DBA ou LLC: qual você precisa e o que muda no imposto

DBA ou LLC: o que muda no imposto?

Um DBA (“doing business as”) é um nome que você registra; uma LLC é uma entidade empresarial que você abre pela lei estadual. Com um só proprietário, nenhum dos dois muda o imposto de renda federal por padrão: o lucro vai no Schedule C e no Schedule SE do proprietário de qualquer forma (IRS: empresas individuais; IRS: LLCs de um único membro). O que difere é a responsabilidade, o custo estadual e as opções tributárias que só uma entidade pode fazer.

O caso deixa de ser simples quando uma segunda pessoa divide o lucro, quando você contrata, quando um cliente, locador ou licença exige uma entidade, quando uma opção pelo regime de corporação S está em jogo, ou quando o seu estado cobra da LLC todo ano, qualquer que seja o ganho. Reúna todos os nomes sob os quais você opera, quem é dono do negócio e divide o lucro, o estado e os condados em que você trabalha, qualquer contrato ou banco que peça uma entidade, seus planos de contratação e a declaração do ano passado.

O que é um DBA e o que ele não faz?

Um DBA é um nome comercial registrado. Os estados o chamam de assumed name (Texas, Nova York), fictitious name (Flórida) ou fictitious business name (Califórnia). O registro informa ao público quem está por trás do nome; ele não cria um novo negócio (Florida Division of Corporations).

Um DBA não:

• Cria uma entidade nem limita a responsabilidade. A orientação de Nova York diz que o empresário individual responde pessoalmente por todas as dívidas do negócio e que os sócios gerais respondem solidária e individualmente pelas obrigações da sociedade, enquanto a responsabilidade de um membro de LLC é limitada (New York Department of State).
• Muda o seu imposto. A renda continua sendo do proprietário, na declaração dele.
• Dá direitos sobre o nome. A Flórida diz que o registro não dá a propriedade do nome e não impede que outros o registrem; o Texas diz que um registro não conta como uso do nome para fins de prioridade (Texas Business and Commerce Code, seção 71.157). Direitos sobre o nome são uma questão de marca.

Em geral, você só precisa de um DBA para operar sob um nome diferente do seu nome legal. A Flórida e Nova York dizem que não é preciso registro para o próprio nome legal de uma pessoa física, e a Flórida diz o mesmo para o nome legal de uma entidade (Florida Division of Corporations; New York Department of State). Deixar de fazer um registro exigido tem custo: no Texas, um negócio não pode processar com base em um contrato feito sob um nome fictício não registrado até registrá-lo (Texas Business and Commerce Code seção 71.201), e na Flórida, deixar de registrar é contravenção (misdemeanor) (Florida Division of Corporations).

Um DBA entrega a própria declaração ou precisa de um EIN próprio?

Não. Um DBA não é contribuinte, portanto não entrega declaração. O empresário individual declara o negócio no Schedule C, com o DBA na linha C, “Business name”, e paga o imposto de autônomo no Schedule SE: 15,3% sobre 92,35% do lucro líquido (Schedule C; IRS: imposto de autônomo). Cada negócio distinto tem o próprio Schedule C, sejam quais forem os nomes que use (instruções do Schedule C).

Um empresário individual em geral precisa de apenas um EIN, não importa quantos negócios ou nomes comerciais tenha; o DBA vai na linha 2 do Form SS-4, “Trade name of business” (instruções do SS-4). Mudar o nome do negócio não exige novo EIN; constituir uma corporação ou formar uma sociedade de pessoas, sim (IRS: você precisa de um novo EIN?). Muitos empresários individuais não precisam de EIN: as instruções do Schedule C só pedem um com um plano de aposentadoria qualificado ou para declarações federais de emprego, de impostos especiais de consumo e de alguns outros tipos.

O que uma LLC muda em comparação com um DBA?

Uma LLC é uma entidade separada criada por lei estadual. O IRS tributa uma LLC de um membro como parte da declaração do proprietário e uma LLC com dois ou mais membros como sociedade de pessoas no Form 1065, a menos que a LLC opte pela tributação de corporação (IRS: LLCs de um único membro). A opção pela tributação de corporação S ou C é tratada em como as LLCs são tributadas.

Uma LLC de um único membro desconsiderada para o imposto de renda ainda é uma entidade separada para o imposto sobre a folha de pagamento e certos impostos especiais de consumo. Com empregados, ela declara a folha em seu próprio nome e com seu próprio EIN, não o do proprietário (IRS: LLCs de um único membro).

A LLC muda mais no nível estadual do que no IRS:

• Abertura e registros anuais. Uma taxa de abertura e, na maioria dos estados, um relatório ou imposto anual ou bienal.
• Imposto estadual que um DBA nunca gera. O imposto de franquia do Texas alcança LLCs, inclusive de um único membro, mas não empresas individuais (Texas Comptroller). A Califórnia cobra de toda LLC organizada ou que faz negócios no estado um imposto anual de $800 (California Franchise Tax Board).
• Responsabilidade. A lei estadual limita a responsabilidade pessoal de um membro (New York Department of State). Até onde essa proteção chega é uma questão para um advogado.

Para a comparação completa, veja LLC ou empresa individual.

Onde se registra um DBA: no estado ou no condado?

Depende do estado e de quem é dono do negócio. Alguns estados recebem todo DBA em um escritório estadual; outros mandam empresários individuais e sociedades de pessoas gerais ao county clerk e entidades à Secretaria de Estado.

Fontes: Florida Division of Corporations; Texas Business and Commerce Code, seções 71.054 e 71.103, e instruções do Form 503; New York Business Express e Department of State; California Secretary of State. Outros estados diferem: confira o escritório de registros empresariais do seu estado e, para empresário individual ou sociedade de pessoas, o county clerk antes de registrar.

A Flórida soma uma etapa: o nome deve ser anunciado pelo menos uma vez em um jornal do condado do seu local principal de negócios, e você certifica que o fez ao assinar. A Califórnia também exige publicação: no condado de Los Angeles, por exemplo, a declaração registrada deve sair em um jornal uma vez por semana por quatro semanas seguidas, começando em até 30 dias do registro (Los Angeles County Registrar-Recorder/County Clerk). Um registro na Flórida dura cinco anos e expira em 31 de dezembro do último ano; um certificado do Texas dura até dez anos.

É possível abrir uma conta bancária empresarial e receber pagamentos com um DBA?

Em geral, sim, depois que o nome é registrado. A Division of Corporations da Flórida diz que a maioria dos bancos exige comprovante do registro para abrir uma conta, e Nova York diz que você pode precisar de cópias autenticadas do certificado para os seus bancos (Florida Division of Corporations; New York Business Express). O dinheiro continua sendo seu, porque um DBA não é um proprietário separado.

A conta de uma LLC fica no nome da própria LLC. Uma LLC de um proprietário que não precisa de EIN para fins de imposto ainda pode obter um se o banco exigir (IRS: LLCs de um único membro); veja EIN para uma LLC de um único membro. Para o que os bancos pedem e quando abrir a conta, veja conta bancária empresarial para uma LLC ou empresário individual.

Uma LLC também pode ter um DBA?

Sim. Uma LLC que opera sob um nome diferente do seu nome legal exato registra o próprio DBA: um nome fictício na Flórida, o Form 503 no Texas, um Certificate of Assumed Name no New York Department of State. A LLC mantém o mesmo EIN e a mesma declaração; o nome comercial vai na linha 2 do Form SS-4 e na linha 2 do Form W-9 (instruções do SS-4; Form W-9).

Um DBA registrado como pessoa física em geral não passa para uma LLC aberta depois; a LLC registra o próprio, como o Texas exige (Texas Business and Commerce Code, seção 71.103). Na Flórida, você registra um cancelamento em até 30 dias depois de parar de usar o nome, e a LLC pode registrá-lo de novo no mesmo ato (Florida Statutes seção 865.09(4)). Para a mudança completa, inclusive o que fazer com o registro antigo, veja de empresário individual para LLC. Para uma segunda marca dentro de uma empresa que você já tem, veja como tocar mais de um negócio.

Pagamentos e 1099 em nome do DBA: de quem é a renda?

A renda pertence a quem está por trás do nome: você, como empresário individual, ou a LLC. Os pagadores declaram com o nome e o número do seu Form W-9, e a linha 1 deve ser o nome que consta na declaração de imposto de renda que informa a renda (Form W-9).

O IRS diz que o W-9 de uma LLC desconsiderada mostra o SSN ou o EIN do proprietário, não o EIN da LLC (IRS: LLCs de um único membro). O número deve corresponder ao nome da linha 1; se não corresponder, o pagador pode ter de reter 24% de cada pagamento (retenção adicional, backup withholding). Um Form 1099 que mostra o DBA ou o nome da LLC continua sendo renda na declaração do contribuinte da linha 1.

Quanto custa abrir e manter um DBA ou uma LLC?

Um DBA costuma custar uma taxa estadual ou do condado pequena e uma renovação periódica. Uma LLC custa uma taxa de abertura mais, na maioria dos estados, um registro anual ou bienal e, em alguns estados, um imposto anual (taxas e relatórios anuais de LLC por estado). O IRS emite o EIN sem custo (instruções do SS-4).

Fontes: Flórida taxas e taxas de LLC; Texas Form 503, Form 205 e declaração sem imposto devido; Nova York Business Express, Certificate of Assumed Name e tabelas de taxas.

A Califórnia é o caso caro para uma LLC: o imposto anual de $800 vence todo ano, qualquer que seja o ganho da LLC, e uma taxa de LLC a partir de $900 é somada quando a renda total chega a $250.000 (California Franchise Tax Board). A regra de publicação de Nova York está em exigência de publicação da LLC, e a taxa de abertura de cada estado está em custo da LLC por estado.

Você precisa de uma LLC se já tem um DBA?

Nem sempre. Um DBA pode bastar para um proprietário com pouco risco que quer operar sob uma marca ou testar um nome. Vale pesar uma entidade, e pedir orientação antes de registrar, quando uma destas situações se aplica:

Uma opção tributária é difícil de desfazer. Depois que uma LLC muda a classificação por opção, em geral ela não pode mudar de novo por opção durante 60 meses (instruções do Form 8832), e depois que uma opção pelo regime S termina, uma nova deve esperar até o quinto ano fiscal depois do ano em que o término passou a valer, a menos que o IRS consinta (26 U.S.C. 1362(g)). Sair da tributação de corporação para o tratamento de sociedade de pessoas ou de entidade desconsiderada é tributado como se a corporação fosse liquidada (26 CFR 301.7701-3(g)). Por isso a entidade e seu regime tributário costumam ser definidos juntos, antes da primeira folha de pagamento ou do primeiro contrato grande.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma tosadora de cães que opera como “Happy Paws”

Ano 1. Uma tosadora na Flórida anuncia o nome, registra “Happy Paws” como nome fictício por US$50 e abre uma conta bancária com o registro. O lucro líquido de US$40.000 vai no Schedule C dela, com “Happy Paws” na linha C. O imposto de autônomo no Schedule SE é de cerca de US$5.652 (US$40.000 × 92,35% × 15,3%). Os clientes recebem um W-9 com o nome da tosadora na linha 1, “Happy Paws” na linha 2 e o SSN dela.

Ano 2. A tosadora abre a “Happy Paws Grooming LLC” por US$125 e, em até 30 dias da mudança do negócio, cancela o registro pessoal de “Happy Paws” e registra o nome de novo para a LLC no mesmo registro de US$50. Com um proprietário e sem opção, os mesmos US$40.000 de lucro continuam indo no Schedule C da tosadora, com o mesmo imposto de autônomo. O W-9 agora mostra a tosadora na linha 1 e a LLC na linha 2.

Ano 3. A LLC entrega o primeiro relatório anual por US$138,75. O imposto federal não mudou; a LLC acrescentou registros estaduais e o limite de responsabilidade que a lei estadual dá a seus membros.

Dois amigos que operam como “Fix-It Bros”

Dois amigos no Texas dividem o lucro de serviços de reparos sob o nome “Fix-It Bros” e registram um certificado de nome fictício no county clerk. O nome não muda nada no imposto: duas pessoas que dividem lucro são uma sociedade de pessoas. A sociedade obtém o próprio EIN, entrega o Form 1065 e dá a cada amigo um Schedule K-1 com uma parte de US$30.000, que cada um informa na própria declaração. Abrir uma LLC depois não mudaria os anos já declarados.

E no seu caso?

• Outra pessoa já divide o lucro sob o seu nome comercial: os anos passados podem já exigir o Form 1065 e Schedules K-1, com ou sem LLC, e o IRS cobra uma multa por sócio por cada mês de atraso da declaração, por até 12 meses (26 U.S.C. 6698). Veja sócios sem uma LLC e peça ajuda com a declaração do negócio para a declaração da sociedade de pessoas; a ajuda para abrir a empresa se aplica se você abrir uma LLC depois.
• Você toca o negócio com o seu cônjuge: um negócio detido só por cônjuges pode evitar a declaração de sociedade de pessoas, como joint venture qualificada se não for uma LLC (instruções do Schedule C), ou, em um estado de bens comunitários, se eles detêm a LLC como bem comunitário (IRS: LLCs de um único membro). Veja LLCs de cônjuges e de família.
• O proprietário não é cidadão nem residente dos EUA: uma LLC de um proprietário pertencente a uma pessoa estrangeira precisa do próprio EIN e entrega o Form 5472 com um Form 1120 pro forma em qualquer ano com transações reportáveis, onde quer que o proprietário more; deixar de entregar custa $25.000 (instruções do Form 5472; instruções do SS-4). Um cidadão dos EUA que mora no exterior não tem a obrigação do Form 5472 para a LLC. Veja declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira; um residente do Canadá pode começar por negócio nos EUA para um residente do Canadá.
• Você está passando um negócio com DBA para uma LLC nova: veja de empresário individual para LLC.
• Você está adicionando uma marca a uma empresa que já tem: veja como tocar mais de um negócio.
• Você vai contratar, assinar um contrato que exige uma entidade ou avaliar a opção pelo regime S: compare LLC ou empresa individual e vale a pena optar pelo regime de corporação S?; depois peça ajuda para abrir a empresa para montar a entidade e seu regime tributário na ordem certa.
• Você quer as taxas de todos os estados: veja custo da LLC por estado.