DBA ou LLC : lequel choisir et ce que cela change pour vos impôts

DBA ou LLC : qu'est-ce qui change pour vos impôts?

Un DBA (« doing business as », soit « exerçant sous le nom de ») est un nom que vous déclarez; une LLC est une entité commerciale que vous constituez en vertu d'une loi d'État. Avec un seul propriétaire, ni l'un ni l'autre ne change l'impôt fédéral sur le revenu par défaut : le bénéfice figure dans les deux cas sur l'annexe C et l'annexe SE du propriétaire (IRS : entreprises individuelles; IRS : LLC à membre unique). Ce qui diffère, c'est la responsabilité, le coût au niveau de l'État et les choix fiscaux que seule une entité peut faire.

Un dossier cesse d'être simple quand une deuxième personne partage le bénéfice, quand vous embauchez, quand un client, un locateur ou un permis exige une entité, quand le choix de société de type S est envisagé, ou quand votre État facture chaque année la LLC quel que soit son revenu. Réunissez tous les noms sous lesquels vous exercez vos activités, les propriétaires et les personnes qui partagent le bénéfice, l'État et les comtés où vous travaillez, tout contrat ou toute banque qui demande une entité, vos projets d'embauche et la déclaration de l'an dernier.

Qu'est-ce qu'un DBA, et que ne fait-il pas?

Un DBA est un nom commercial déclaré. Les États l'appellent nom d'emprunt (Texas, New York), nom fictif (Floride) ou nom commercial fictif (Californie). Le dépôt indique au public qui se trouve derrière le nom; il ne crée aucune nouvelle entreprise (Division des sociétés de la Floride).

Un DBA ne fait pas ce qui suit :

• Il ne crée pas d'entité et ne limite pas la responsabilité. Selon les indications de New York, un entrepreneur individuel est personnellement responsable de toutes les dettes de l'entreprise et les associés d'une société en nom collectif sont responsables solidairement et individuellement des obligations de la société, alors que la responsabilité d'un membre de LLC est limitée (Département d'État de New York).
• Il ne change pas vos impôts. Le revenu reste celui du propriétaire, dans sa déclaration.
• Il ne vous donne pas de droits sur le nom. La Floride précise que l'enregistrement ne confère aucune propriété du nom et n'empêche pas d'autres personnes de l'enregistrer; le Texas précise qu'un dépôt ne compte pas comme utilisation du nom pour établir la priorité (Code de commerce du Texas, article 71.157). Les droits sur un nom relèvent du droit des marques de commerce.

En règle générale, vous n'avez besoin d'un DBA que pour exercer vos activités sous un nom autre que votre nom légal. La Floride et New York précisent qu'aucun dépôt n'est requis pour le nom légal d'un particulier, et la Floride dit la même chose pour le nom légal d'une entité (Division des sociétés de la Floride; Département d'État de New York). Omettre un dépôt obligatoire a un coût : au Texas, une entreprise ne peut pas poursuivre en justice pour un contrat conclu sous un nom d'emprunt non déposé tant qu'elle ne l'a pas déposé (Code de commerce du Texas, article 71.201), et en Floride, l'omission d'enregistrer le nom est un délit mineur (Division des sociétés de la Floride).

Un DBA produit-il sa propre déclaration de revenus ou a-t-il besoin de son propre EIN?

Non. Un DBA n'est pas un contribuable; il ne produit donc aucune déclaration. L'entrepreneur individuel déclare l'entreprise sur l'annexe C, avec le DBA à la ligne C (« Business name »), et paie l'impôt sur le travail autonome sur l'annexe SE : 15,3 % de 92,35 % du bénéfice net (annexe C; IRS : impôt sur le travail autonome). Chaque entreprise distincte a sa propre annexe C, peu importe les noms utilisés (instructions de l'annexe C).

Un entrepreneur individuel n'a généralement besoin que d'un seul EIN, quel que soit le nombre d'entreprises ou de noms commerciaux qu'il exploite; le DBA s'inscrit à la ligne 2 du formulaire SS-4 (« Trade name of business ») (instructions du formulaire SS-4). Changer le nom de l'entreprise ne nécessite pas de nouvel EIN; se constituer en société ou former une société de personnes, si (IRS : avez-vous besoin d'un nouvel EIN?). Bien des entrepreneurs individuels n'ont pas besoin d'EIN du tout : les instructions de l'annexe C n'en exigent un que pour un régime de retraite admissible ou pour les déclarations fédérales d'emploi, de taxes d'accise et certaines autres.

Qu'est-ce qu'une LLC change par rapport à un DBA?

Une LLC est une entité distincte créée par une loi d'État. L'IRS impose une LLC à un seul membre dans la déclaration de son propriétaire, et une LLC de deux membres ou plus comme une société de personnes, sur le formulaire 1065, sauf si la LLC choisit l'impôt des sociétés (IRS : LLC à membre unique). Le choix de l'impôt d'une société de type S ou de type C est traité dans Comment les LLC sont imposées.

Une LLC à membre unique ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu reste une entité distincte pour l'impôt sur l'emploi et certaines taxes d'accise. Si elle a des employés, elle déclare la paie sous son propre nom et son propre EIN, et non ceux du propriétaire (IRS : LLC à membre unique).

La LLC change plus de choses au niveau de l'État qu'au niveau de l'IRS :

• Constitution et dépôts annuels. Des frais de constitution, puis, dans la plupart des États, un rapport ou une taxe annuels ou aux deux ans.
• Une taxe d'État qu'un DBA n'entraîne jamais. La taxe de franchise du Texas s'applique aux LLC, y compris les LLC à membre unique, mais pas aux entreprises individuelles (Comptroller du Texas). La Californie impose à toute LLC organisée ou exerçant ses activités sur son territoire une taxe annuelle de 800 $ (Franchise Tax Board de la Californie).
• Responsabilité. La loi de l'État limite la responsabilité personnelle d'un membre (Département d'État de New York). L'étendue de cette protection est une question à poser à un avocat.

Pour la comparaison complète, consultez LLC ou entreprise individuelle.

Où déclarer un DBA : auprès de l'État ou du comté?

Cela dépend de l'État et du propriétaire de l'entreprise. Certains États reçoivent tous les DBA à un seul bureau d'État; d'autres envoient les entrepreneurs individuels et les sociétés en nom collectif au greffier du comté, et les entités au secrétaire d'État.

Sources : Division des sociétés de la Floride; Code de commerce du Texas, articles 71.054 et 71.103, et instructions du formulaire 503; New York Business Express et Département d'État; Secrétaire d'État de la Californie. Les autres États diffèrent : vérifiez auprès du bureau des entreprises de votre État et, pour un entrepreneur individuel ou une société de personnes, auprès du greffier de votre comté avant de déposer.

La Floride ajoute une étape : le nom doit être annoncé au moins une fois dans un journal du comté du principal établissement, et vous attestez l'avoir fait en signant. La Californie exige aussi une publication : dans le comté de Los Angeles, par exemple, la déclaration déposée doit paraître dans un journal une fois par semaine pendant quatre semaines consécutives, à compter d'au plus 30 jours après le dépôt (Registrar-Recorder/County Clerk du comté de Los Angeles). Un enregistrement en Floride dure cinq ans et expire le 31 décembre de la dernière année; un certificat du Texas dure jusqu'à dix ans.

Peut-on ouvrir un compte bancaire d'entreprise et recevoir des paiements sous un DBA?

En général, oui, une fois le nom déposé. La Division des sociétés de la Floride indique que la plupart des banques exigent une preuve d'enregistrement pour ouvrir un compte, et New York dit que vous pourriez avoir besoin de copies certifiées du certificat pour vos banques (Division des sociétés de la Floride; New York Business Express). L'argent reste le vôtre, car un DBA n'est pas un propriétaire distinct.

Le compte d'une LLC est ouvert à son propre nom. Une LLC à propriétaire unique qui n'a pas besoin d'EIN pour l'impôt peut tout de même en obtenir un si sa banque l'exige (IRS : LLC à membre unique); consultez EIN d'une LLC à membre unique. Pour savoir ce que les banques demandent et quand ouvrir le compte, consultez Compte bancaire d'entreprise pour une LLC ou un entrepreneur individuel.

Une LLC peut-elle aussi avoir un DBA?

Oui. Une LLC qui exerce ses activités sous un nom autre que son nom légal exact dépose son propre DBA : un nom fictif en Floride, le formulaire 503 au Texas, un certificat de nom d'emprunt auprès du Département d'État de New York. La LLC garde le même EIN et la même déclaration; le nom commercial s'inscrit à la ligne 2 du formulaire SS-4 et à la ligne 2 du formulaire W-9 (instructions du formulaire SS-4; formulaire W-9).

Un DBA que vous avez déposé comme particulier ne passe généralement pas à une LLC que vous constituez plus tard; la LLC dépose le sien, comme l'exige le Texas (Code de commerce du Texas, article 71.103). En Floride, vous déposez une annulation dans les 30 jours suivant l'arrêt de l'utilisation du nom, et la LLC peut le réenregistrer dans le même dépôt (Lois de la Floride, article 865.09(4)). Pour le transfert complet, y compris ce qu'il faut faire de l'ancien dépôt, consultez De l'entreprise individuelle à la LLC. Pour une deuxième marque au sein d'une société que vous possédez déjà, consultez Exploiter plus d'une entreprise.

Paiements et formulaires 1099 sous le nom du DBA : à qui appartient le revenu?

Le revenu appartient à la personne qui se trouve derrière le nom : vous, en tant qu'entrepreneur individuel, ou la LLC. Les payeurs déclarent sous le nom et le numéro de votre formulaire W-9, et la ligne 1 doit porter le nom figurant sur la déclaration de revenus qui déclare le revenu (formulaire W-9).

L'IRS indique que le W-9 d'une LLC ignorée porte le SSN ou l'EIN du propriétaire, et non l'EIN de la LLC (IRS : LLC à membre unique). Le numéro doit correspondre au nom de la ligne 1; sinon, le payeur peut devoir retenir 24 % de chaque paiement (retenue de réserve). Un formulaire 1099 qui indique le nom du DBA ou celui de la LLC reste un revenu dans la déclaration du contribuable de la ligne 1.

Combien coûtent la mise en place et le maintien d'un DBA ou d'une LLC?

Un DBA coûte généralement de modestes frais d'État ou de comté et un renouvellement périodique. Une LLC coûte des frais de constitution et, dans la plupart des États, un dépôt annuel ou aux deux ans, et dans certains États une taxe annuelle (Frais et rapports annuels des LLC par État). L'IRS délivre l'EIN gratuitement (instructions du formulaire SS-4).

Sources : Floride, frais et frais des LLC; Texas, formulaire 503, formulaire 205 et déclaration sans taxe à payer; New York, Business Express, certificat de nom d'emprunt et barèmes des frais.

La Californie est le cas coûteux pour une LLC : sa taxe annuelle de 800 $ est exigible chaque année quel que soit le revenu de la LLC, et des frais de LLC à partir de 900 $ s'ajoutent dès que le revenu total atteint 250 000 $ (Franchise Tax Board de la Californie). La règle de publication de New York figure dans Obligation de publication d'une LLC, et les frais de constitution de chaque État figurent dans Coût d'une LLC par État.

Avez-vous besoin d'une LLC si vous avez un DBA?

Pas toujours. Un DBA peut suffire à un propriétaire unique à faible risque qui veut exercer ses activités sous une marque ou tester un nom. Une entité, et des conseils avant le dépôt, valent la peine d'être envisagés lorsque l'une des situations suivantes s'applique :

Un choix fiscal est difficile à défaire. Une fois qu'une LLC a changé de classification par choix, elle ne peut généralement pas la changer de nouveau par choix pendant 60 mois (instructions du formulaire 8832), et après la fin d'un choix de société de type S, un nouveau choix doit attendre la cinquième année d'imposition suivant l'année où la fin a pris effet, sauf consentement de l'IRS (26 U.S.C. 1362(g)). Quitter l'impôt des sociétés pour le traitement de société de personnes ou d'entité ignorée est imposé comme si la société était liquidée (26 CFR 301.7701-3(g)). C'est pourquoi on règle habituellement ensemble l'entité et son statut fiscal, avant la première paie ou le premier gros contrat.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une toiletteuse pour chiens qui exerce sous le nom « Happy Paws »

Année 1. En Floride, une toiletteuse annonce le nom, enregistre « Happy Paws » comme nom fictif pour 50 $ et ouvre un compte bancaire avec la preuve d'enregistrement. Le bénéfice net de 40 000 $ figure sur son annexe C, avec « Happy Paws » à la ligne C. L'impôt sur le travail autonome de l'annexe SE s'élève à environ 5 652 $ (40 000 $ × 92,35 % × 15,3 %). Les clients reçoivent un W-9 portant le nom de la toiletteuse à la ligne 1, « Happy Paws » à la ligne 2 et son SSN.

Année 2. La toiletteuse constitue « Happy Paws Grooming LLC » pour 125 $, puis, dans les 30 jours suivant le transfert de l'entreprise, annule l'enregistrement personnel de « Happy Paws » et réenregistre le nom pour la LLC dans le même dépôt de 50 $. Avec un seul propriétaire et sans choix, le même bénéfice de 40 000 $ figure toujours sur l'annexe C de la toiletteuse, avec le même impôt sur le travail autonome. Le W-9 indique maintenant la toiletteuse à la ligne 1 et la LLC à la ligne 2.

Année 3. La LLC dépose son premier rapport annuel pour 138,75 $. L'impôt fédéral n'a pas changé; la LLC a ajouté des dépôts d'État et la limite de responsabilité que la loi de l'État accorde à ses membres.

Deux amis qui exercent sous le nom « Fix-It Bros »

Deux amis du Texas se partagent le bénéfice de travaux de réparation sous le nom « Fix-It Bros » et déposent un certificat de nom d'emprunt auprès du greffier de leur comté. Le nom ne change rien à l'impôt : deux personnes qui partagent un bénéfice forment une société de personnes. La société de personnes obtient son propre EIN, produit le formulaire 1065 et remet à chaque ami une annexe K-1 indiquant une part de 30 000 $, que chacun déclare dans sa propre déclaration. Constituer une LLC plus tard ne changerait rien aux années déjà produites.

Votre situation est différente?

• Quelqu'un d'autre partage déjà le bénéfice sous votre nom commercial : les années passées peuvent déjà exiger le formulaire 1065 et des annexes K-1, avec ou sans LLC, et l'IRS impose une pénalité par associé pour chaque mois de retard, jusqu'à 12 mois (26 U.S.C. 6698). Consultez Associés d'affaires sans LLC et obtenez de l'aide pour la déclaration de revenus d'entreprise pour la déclaration de la société de personnes; l'aide à la constitution d'entreprise s'applique si vous constituez ensuite une LLC.
• Vous exploitez l'entreprise avec votre conjoint : une entreprise détenue uniquement par des conjoints peut éviter la déclaration d'une société de personnes, en tant que coentreprise admissible si ce n'est pas une LLC (instructions de l'annexe C), ou dans un État de biens communs si les conjoints détiennent la LLC comme bien commun (IRS : LLC à membre unique). Consultez LLC de conjoints et de famille.
• Le propriétaire n'est ni citoyen américain ni résident des États-Unis : une LLC à propriétaire unique détenue par une personne étrangère a besoin de son propre EIN et produit le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 pro forma pour toute année comportant des opérations à déclarer, peu importe où vit le propriétaire; l'omission coûte 25 000 $ (instructions du formulaire 5472; instructions du formulaire SS-4). Un citoyen américain qui vit à l'étranger n'a aucune obligation de produire le formulaire 5472 pour la LLC. Consultez Production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger; un résident du Canada peut commencer par Entreprise américaine pour un résident du Canada.
• Vous transférez une entreprise exploitée sous un DBA dans une nouvelle LLC : consultez De l'entreprise individuelle à la LLC.
• Vous ajoutez une marque à une société que vous possédez déjà : consultez Exploiter plus d'une entreprise.
• Vous embauchez, vous signez un contrat qui exige une entité ou vous évaluez un choix de société de type S : comparez LLC ou entreprise individuelle et Faut-il choisir le statut de société de type S?, puis obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise pour mettre en place l'entité et son statut fiscal dans le bon ordre.
• Vous voulez les frais de chaque État : consultez Coût d'une LLC par État.