Tự quẹt thẻ cá nhân qua Square: thu nhập, sổ sách, Form 1099-K

Tự quẹt thẻ của mình qua Square có được tính là thu nhập không?

Nhìn chung là không, nếu doanh nghiệp không đưa gì để đổi lại và số tiền đó là của bạn. Khoản quẹt thẻ của chính bạn trên máy đọc thẻ của chính bạn là tiền của bạn chuyển vào doanh nghiệp, nên không phải doanh số. Không có trang nào của IRS nói về khoản quẹt thẻ của chính chủ sở hữu. Quy tắc này suy ra từ điều IRS nói Form 1099-K báo cáo, tức các khoản nhận được cho hàng hóa hoặc dịch vụ, và từ tuyên bố của IRS rằng một khoản thanh toán có trên biểu mẫu không nhất thiết chịu thuế (Understanding your Form 1099-K; Cần làm gì với Form 1099-K). Tổng doanh thu là thu nhập nhận được từ hoạt động kinh doanh, và Publication 583 gợi ý xác định nguồn của từng khoản tiền gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay tiền vay (Publication 583). Điểm thưởng thẻ kiếm được theo cách này có chịu thuế hay không vẫn chưa rõ; xem phần về điểm thưởng bên dưới.

Biểu mẫu là một vấn đề riêng. Đơn vị xử lý thanh toán báo cáo mọi khoản thanh toán bằng thẻ mà họ quyết toán, nên Form 1099-K có thể ghi nhiều hơn doanh số thật của bạn.

Trường hợp không đơn giản khi:

• Các khoản quẹt thẻ diễn ra trong nhiều tháng hoặc qua nhiều năm thuế.
• Tờ khai năm đó đã nộp, hoặc đã dùng tổng số trên biểu mẫu làm doanh số.
• Doanh nghiệp là hợp danh hoặc công ty, nơi tiền của chủ sở hữu vào tài khoản vốn hoặc tài khoản vay.
• Các khoản quẹt thẻ lẫn trong doanh số thật, hoặc một số được quẹt bằng thẻ của người khác.
• Đơn vị xử lý thanh toán đã đóng băng hoặc đóng tài khoản.

Hãy thu thập chi tiết giao dịch cả năm của đơn vị xử lý thanh toán, sao kê của thẻ bạn đã dùng, các khoản tiền gửi vào ngân hàng của doanh nghiệp và Form 1099-K.

Các khoản quẹt thẻ cá nhân của tôi có xuất hiện trên Form 1099-K của doanh nghiệp không?

Nhìn chung là có. Đơn vị xử lý thẻ báo cáo tổng số tiền thanh toán bằng thẻ mà họ quyết toán cho một doanh nghiệp, và quy định không liệt kê ngoại lệ nào cho thẻ của chính chủ sở hữu.

Quy định định nghĩa giao dịch thẻ thanh toán là bất kỳ giao dịch nào trong đó thẻ được chấp nhận làm phương tiện thanh toán. Quy định không hỏi khoản quẹt thẻ đó dùng vào việc gì (26 CFR 1.6050W-1). Quy định liệt kê những gì đơn vị xử lý không báo cáo: rút tiền ATM và ứng tiền mặt, vì không có người bán nào chấp nhận thẻ; séc tiện lợi (convenience check); và khoản thanh toán cho người bán có liên quan đến bên phát hành thẻ. Khoản quẹt thẻ trên máy đọc thẻ của chính doanh nghiệp không nằm trong danh sách đó.

Box 1a là số gộp. Số này không bị giảm trừ cho các khoản tín dụng, phí, tiền hoàn lại hay bất kỳ khoản nào khác (Instructions for Form 1099-K).

Không có mức tối thiểu cho thanh toán bằng thẻ: IRS cho biết đơn vị xử lý thẻ gửi biểu mẫu bất kể có bao nhiêu khoản thanh toán hay số tiền là bao nhiêu. Mức $20.000 và 200 giao dịch chỉ dành cho ứng dụng thanh toán và sàn thương mại trực tuyến (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K).

Khoản quẹt thẻ mà sau đó bạn hoàn lại vào thẻ của chính mình vẫn được tính ở box 1a. Hãy trừ khoản quẹt thẻ đó một lần trong bảng đối chiếu (bridge) mô tả bên dưới, và ghi khoản hoàn lại vào khoản góp vốn hoặc khoản vay của chủ sở hữu, không phải khoản hoàn tiền bán hàng. Khoản hoàn tiền cho khách hàng thì khác: nó ghi ở dòng hàng trả lại và giảm giá, không trừ khỏi tổng doanh thu (Schedule C, line 2; line 1b trên Form 1065, Form 1120 và Form 1120-S) (Hướng dẫn điền Schedule C).

Vì vậy box 1a có thể vượt tổng doanh thu đúng bằng các khoản quẹt thẻ của chủ sở hữu. IRS đã coi một trường hợp tương tự, tiền mặt trả lại khách tại quầy, là vấn đề về hồ sơ: các khoản đó có trên biểu mẫu, nhìn chung không phải tổng doanh thu, và IRS yêu cầu giữ hồ sơ về chúng (Cần làm gì với Form 1099-K). Các ô theo tháng từ 5a đến 5l của biểu mẫu cho thấy tháng nào cao hơn sổ sách của bạn, và box 3 cho biết số giao dịch của cả năm.

Làm sao ghi sổ để khoản này không bị coi là doanh số?

Cách xử lý thường dùng là ghi số tiền đó là tiền của chủ sở hữu đưa vào, một khoản góp vốn hoặc một khoản vay, không phải doanh thu. Nếu để như doanh số, doanh thu sẽ bị khai cao, thường vì khoản tiền gửi về cùng với doanh số thật.

1. Liệt kê mọi khoản quẹt thẻ của chủ sở hữu: ngày, số tiền, thẻ, và số tiền đó đã trả cho việc gì. Gồm cả mọi khoản hoàn lại của một khoản quẹt thẻ.
2. Loại từng khoản ra khỏi doanh số. Ghi toàn bộ số tiền đã quẹt là khoản góp vốn của chủ sở hữu (vốn chủ sở hữu) hoặc, với hợp danh hay công ty, là khoản vay của chủ sở hữu (khoản nợ mà doanh nghiệp nợ bạn). Khoản tiền gửi vào ngân hàng là số tiền đã quẹt trừ phí, và trừ cả khoản khấu trừ dự phòng ghi ở box 4 nếu có (Instructions for Form 1099-K).
3. Ghi riêng khoản phí của lần quẹt thẻ đó; phần về phí bên dưới nêu rõ nó thuộc về đâu.
4. Nếu số tiền sau đó chuyển cho cá nhân bạn, nhìn chung ghi là khoản rút tiền hoặc khoản phân phối cho chủ sở hữu, hoặc là khoản trả nợ cho một khoản vay thực sự là nợ. Với công ty, hệ quả về thuế khác nhau, nên người chuẩn bị thuế cần xác nhận.
5. Kiểm tra kết quả và giữ lại thành một danh sách ngắn, tức bảng đối chiếu (bridge): bắt đầu từ box 1a của biểu mẫu, trừ các khoản quẹt thẻ của chủ sở hữu một lần, và giải thích mọi chênh lệch khác so với sổ sách. Biểu mẫu có thể gồm những khoản không phải thu nhập của bạn, như thuế bán hàng mà người mua phải trả (Publication 334), tiền tip bạn chuyển cho nhân viên (IRS) và tiền mặt trả lại khách, và có thể bỏ sót các khoản thu như tiền mặt, séc và doanh số của các đơn vị xử lý khác. Biểu mẫu tính một khoản thanh toán vào năm đơn vị xử lý quyết toán, có thể không phải năm bạn ghi sổ giao dịch bán. Tiền tip của chính bạn và thuế bán hàng áp lên bạn với tư cách người bán vẫn nằm trong tổng doanh thu. Bảng đối chiếu phải kết thúc ở doanh số gộp thật của bạn trước các khoản hoàn lại.

Là khoản góp vốn hay khoản vay còn tùy vào ý định và những gì đã ghi thành văn bản. Xem khoản góp vốn và khoản vay của chủ sở hữu cho LLC. Về cách ghi sổ thông thường cho tiền về từ máy đọc thẻ, phí và doanh số, xem các khoản tiền về từ Square trong sổ sách.

Ghi sổ thế nào cho chủ doanh nghiệp một chủ, thành viên LLC và cổ đông công ty?

Bút toán giống nhau trong mọi trường hợp, là tiền của chủ sở hữu đưa vào; tên tài khoản và dòng trên tờ khai thì khác nhau.

Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên là cùng một người nộp thuế với chủ sở hữu: trừ khi chọn khác (Form 8832, hoặc Form 2553 cho S corporation), LLC một chủ được coi là pháp nhân bị bỏ qua về thuế, tách biệt khỏi chủ sở hữu, và được phân loại là hợp danh khi có thành viên thứ hai (26 CFR 301.7701-3). Vì vậy tiền của chính chủ sở hữu đưa vào nhìn chung không phải thu nhập, và khi không có bên cho vay riêng, "khoản vay" từ chủ sở hữu chỉ là một nhãn trong sổ sách. Sổ sách vẫn tách riêng khoản này để báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy doanh số thật.

Trong hợp danh, các khoản góp vốn của mỗi thành viên hợp danh được theo dõi trong tài khoản vốn của người đó, và việc góp tài sản để nhận một phần lợi ích nhìn chung không phát sinh lãi hoặc lỗ (26 U.S.C. 721); xem thành viên hợp danh tự trả chi phí của LLC.

Tổng thu nhập của một công ty không gồm khoản góp vốn vào vốn của công ty (26 U.S.C. 118). Khoản vay của cổ đông phải là nợ thực sự; xem khoản vay của cổ đông cho S corporation. Khi tài khoản máy đọc thẻ đứng tên công ty và dùng EIN của công ty, biểu mẫu mang các thông tin đó, nên sổ sách của công ty, không phải tờ khai cá nhân của cổ đông, phải giải thích chênh lệch. Biểu mẫu mang mã số của chính chủ sở hữu cho một doanh nghiệp nộp Form 1120, Form 1120-S hoặc Form 1065 cần được sửa (Cần làm gì với Form 1099-K).

LLC một thành viên tại Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu hoàn toàn có thể phải khai các khoản góp vốn, phân phối và khoản vay của chủ sở hữu trên Form 5472. Công ty tại Hoa Kỳ có cổ đông sở hữu ít nhất 25% quyền biểu quyết hoặc giá trị, trực tiếp hoặc gián tiếp, cũng có thể phải khai cho các giao dịch với bên liên quan như khoản vay. Tư cách người nước ngoài phụ thuộc vào quốc tịch và tình trạng cư trú tại Hoa Kỳ, không phải nơi phát hành thẻ (Instructions for Form 5472). Xem tiền về từ sàn thương mại trong LLC do người nước ngoài sở hữu.

Phí xử lý thẻ có phải chi phí kinh doanh không?

Tùy số tiền đó dùng vào việc gì, và người chuẩn bị thuế quyết định. Phí của một giao dịch bán thật là chi phí kinh doanh: IRS cho biết box 1a không được điều chỉnh cho phí và phí có thể được trừ khỏi số tiền gộp (Cần làm gì với Form 1099-K). Phí của một khoản quẹt thẻ do chủ sở hữu không có giao dịch bán nào đứng sau, và không có trang nào của IRS mà hướng dẫn này dựa vào nêu cách xử lý nó.

Một khoản khấu trừ cần là chi phí thông thường và cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh (26 U.S.C. 162), và chi phí cá nhân không được khấu trừ (26 U.S.C. 262). Do đó:

• Số tiền đã trả chi phí kinh doanh, như tiền lương hoặc nhà cung cấp: phí có thể là chi phí kinh doanh. Phí cũng có thể là chi phí tài trợ vốn của chủ sở hữu: khoản chi để tạo điều kiện cho việc huy động vốn hoặc vay nợ nhìn chung phải vốn hóa, không được khấu trừ khi trả (26 CFR 1.263(a)-5), và phí máy đọc thẻ có thuộc loại đó hay không còn tùy dữ kiện.
• Số tiền chuyển cho chủ sở hữu, hoặc khoản quẹt thẻ được thực hiện để lấy điểm thưởng: khoản phí có vẻ là chi phí cá nhân của chủ sở hữu, và có thể thuộc về khoản rút tiền của chủ sở hữu, hoặc khoản phân phối nếu là công ty.
• Hỗn hợp hoặc chưa rõ: hãy chia dựa trên danh sách số tiền đã trả cho việc gì, và nhờ người chuẩn bị thuế xem lại cách chia.

Tiền lãi và phí của chính thẻ cá nhân được nêu trong chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.

Làm sao thể hiện trên tờ khai rằng Form 1099-K cao hơn tổng doanh thu thật của tôi?

Hãy khai tổng doanh thu thật từ sổ sách của bạn, và giữ bảng đối chiếu từ box 1a của biểu mẫu đến con số đó. Với biểu mẫu gồm nhiều hơn một nguồn thu nhập, IRS yêu cầu dùng sổ sách và hồ sơ của bạn để khai tổng doanh thu vào đúng dòng (Cần làm gì với Form 1099-K).

Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên. Schedule C, line 1 hỏi tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh, nên con số ở đó nhìn chung là doanh số thật từ sổ sách của bạn, không phải box 1a (Hướng dẫn điền Schedule C). Với số tiền trên biểu mẫu bị đưa vào do nhầm lẫn, IRS yêu cầu ghi số đó vào ô nhập ở đầu Schedule 1 (Form 1040), và chỉ ghi phần bị nhầm nếu phần còn lại là doanh số thật (Instructions for Form 1040). Không có trang nào của IRS nói khoản quẹt thẻ của chính chủ sở hữu có được coi là bị đưa vào do nhầm lẫn hay không, nên có dùng ô này hay không là quyết định của người chuẩn bị thuế. Hướng dẫn đã in áp dụng cho năm thuế trước, và bản nháp Schedule 1 của IRS cho năm thuế này giữ nguyên ô đó (draft Schedule 1); hãy kiểm tra biểu mẫu chính thức. Với năm trước đó, hãy dùng biểu mẫu của năm đó: IRS cho biết ô này áp dụng từ năm thuế 2024, và mô tả line 8z và line 24z cho năm 2022 và 2023 (Form 1099-K FAQs).

Hợp danh hoặc công ty. Line 1a của Form 1065, Form 1120 và Form 1120-S hỏi tổng doanh thu hoặc doanh số từ mọi hoạt động kinh doanh (hướng dẫn Form 1065, Form 1120 và Form 1120-S). Ô nhập của Schedule 1 nằm trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu và không áp dụng cho tờ khai của pháp nhân. Bảng đối chiếu là thứ cho thấy chênh lệch.

IRS cũng nhận bản của biểu mẫu này. Với cá nhân, IRS mô tả việc gửi thông báo khi thông tin thu nhập từ bên thứ ba không khớp với tờ khai (CP2000); các hướng dẫn về thư được liên kết ở cuối trang.

Tôi có nên yêu cầu đơn vị xử lý gửi biểu mẫu đã sửa không, và nếu họ không gửi thì sao?

Bạn có thể yêu cầu, nhưng đơn vị xử lý có thể từ chối, vì họ đã báo cáo các khoản thanh toán bằng thẻ mà họ thực sự quyết toán. Khi số tiền gộp trên biểu mẫu không đúng, IRS yêu cầu liên hệ bên phát hành ghi ở mục "Filer" phía trên bên trái của biểu mẫu, hoặc đơn vị thanh toán bù trừ (payment settlement entity) ghi ở phía dưới bên trái nếu bạn không nhận ra bên nộp, và yêu cầu biểu mẫu đã sửa (Cần làm gì với Form 1099-K). IRS không thể sửa biểu mẫu.

1. Hãy yêu cầu bằng văn bản, liệt kê các khoản quẹt thẻ của chủ sở hữu theo ngày và số tiền. Yêu cầu biểu mẫu đã sửa không gồm các khoản đó, hoặc một lý do bằng văn bản vì sao biểu mẫu giữ nguyên. Giữ biểu mẫu gốc, yêu cầu của bạn và mọi phản hồi.
2. Đừng chờ: IRS cho biết hãy nộp tờ khai dù bạn không thể có biểu mẫu đã sửa.
3. Nếu biểu mẫu không được sửa, hãy nộp tờ khai theo số liệu thật của bạn kèm bảng đối chiếu.

Với biểu mẫu sai theo cách khác, xem biểu mẫu nền tảng sai hoặc đã sửa.

Hồ sơ nào chứng minh khoản quẹt thẻ nào là của chính tôi?

Hồ sơ cần nối từng khoản quẹt thẻ của chủ sở hữu với thẻ, với khoản tiền gửi và với việc số tiền đó được dùng vào đâu sau đó. Publication 583 cho biết hồ sơ cần xác định nguồn của các khoản thu, tách kinh doanh khỏi không phải kinh doanh, và chứng từ hỗ trợ cần khớp với các mục trên tờ khai của bạn (Publication 583).

Hãy giữ hồ sơ chừng nào còn có thể cần, nhìn chung là đến khi hết thời hạn giới hạn của tờ khai (Publication 583). Hãy xuất toàn bộ lịch sử giao dịch ngay bây giờ: General Terms của Square nêu rằng Square có thể xóa dữ liệu tài khoản khi chấm dứt tài khoản (Square: General Terms of Service).

Máy đọc thẻ Square có cho phép dùng cá nhân không, và thỏa thuận xử lý thanh toán nói gì?

Thỏa thuận của bạn với đơn vị xử lý thanh toán quyết định điều này, không phải quy tắc thuế. General Terms of Service của Square (cập nhật lần cuối ngày 14 tháng 9 năm 2026) không có câu nào nói về việc quẹt thẻ của chính bạn, nên riêng các điều khoản này không trả lời được. Tuy vậy, chúng cho Square quyền hành động:

• Square có thể tạm ngưng hoặc chấm dứt tài khoản bất cứ lúc nào vì bất kỳ lý do nào, kể cả khi vi phạm điều khoản.
• Người bán cam kết rằng thông tin của mình mô tả chính xác doanh nghiệp mà dưới danh nghĩa đó họ bán hàng hóa và dịch vụ, rằng giao dịch của mình sẽ tuân thủ pháp luật, và rằng sẽ không dùng dịch vụ cho bất kỳ hoạt động gian lận nào.
• Trong phần trọng tài, người bán nêu rằng mình không có ý định dùng dịch vụ cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc hộ gia đình. Câu đó không nhắc đến việc quẹt thẻ của chính bạn.
• Người bán đồng ý bồi hoàn chi phí cho Square từ các khiếu nại hoặc thủ tục phát sinh do vi phạm các cam kết đó hoặc do sử dụng dịch vụ sai trái hay không đúng cách.

Điều khoản thanh toán của Square và thỏa thuận riêng của chiếc thẻ cá nhân là những tài liệu khác mà hướng dẫn này chưa đọc. Điều khoản có thể thay đổi, nên hãy đọc phiên bản bạn đã chấp nhận. Một loạt khoản quẹt thẻ cụ thể có vi phạm điều khoản nào hay không là câu hỏi cho các tài liệu đó. Nếu tài khoản đã bị đóng băng hoặc đóng, hãy lấy hồ sơ trước.

Nếu các khoản quẹt thẻ là cho người thân, đối tác hoặc bạn bè thì sao?

Phép thử là liệu số tiền đó có trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp hay không. Nếu có, đó là doanh số, bất kể ai là chủ chiếc thẻ. Nếu đó là tiền riêng của ai đó chuyển cho bạn hoặc doanh nghiệp, thì không phải.

• Quà tặng, hoặc khoản hoàn trả cho chi phí cá nhân: IRS cho biết tiền của bạn bè và gia đình như vậy không nên có trên Form 1099-K và không phải thu nhập chịu thuế (Understanding your Form 1099-K). Xem quà tặng và tiền chia hóa đơn trên ứng dụng thanh toán.
• Khoản vay cho doanh nghiệp: đó là nợ, không phải doanh số. Xem khoản vay của gia đình cho doanh nghiệp của bạn.
• Thẻ của thành viên hợp danh hoặc đồng sở hữu: đó là khoản góp vốn hoặc khoản vay của chủ sở hữu đó, ghi vào tài khoản vốn hoặc tài khoản vay của người đó.
• Bạn quẹt thẻ của họ rồi đưa tiền mặt cho họ: đây có thể là tiền doanh nghiệp chỉ làm trung gian chuyển qua. Khoản phí bạn tính họ cho việc đó có thể là tiền trả cho một dịch vụ, và IRS cho biết thu nhập từ dịch vụ bạn cung cấp phải khai (Understanding your Form 1099-K). Thỏa thuận xử lý thanh toán có cho phép quẹt thẻ của người khác hay không là câu hỏi cho chính thỏa thuận đó.
• Các khoản quẹt thẻ là doanh số của doanh nghiệp riêng của họ: xem biểu mẫu gồm doanh số của người khác. IRS cũng cho biết nếu bạn dùng chung thiết bị quẹt thẻ với doanh nghiệp khác, bạn có thể cần nộp tờ khai thông tin cho họ (Cần làm gì với Form 1099-K).

Điểm thưởng hoặc phần thưởng thẻ kiếm được theo cách này có chịu thuế không?

Chưa rõ ở đây. Các trang của IRS mà hướng dẫn này dựa vào không nói điểm thưởng hay phần thưởng kiếm được khi quẹt thẻ của chính bạn là thu nhập, là khoản giảm chi phí hay không phải cả hai. Announcement 2002-18 chỉ nói về dặm bay thường xuyên và các lợi ích bằng hiện vật tương tự từ chuyến đi công tác hoặc chính thức, và sự miễn trừ của nó không áp dụng cho lợi ích đã đổi thành tiền mặt (Announcement 2002-18). Văn bản này không đề cập đến phần thưởng từ chi tiêu bằng thẻ.

Hãy giữ các sao kê thẻ cho thấy phần thưởng đã kiếm được, và nêu câu hỏi này với người chuẩn bị thuế thay vì tự cho rằng đáp án nào cũng đúng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Quẹt thẻ để trả tiền lương

Chủ một tiệm làm tóc quẹt US$5.000 từ thẻ cá nhân qua máy đọc thẻ của tiệm để trả tiền lương. Khoản tiền gửi này không phải doanh số. Tiệm ghi US$5.000 là khoản góp vốn của chủ sở hữu và xem xét riêng khoản phí của lần quẹt thẻ đó. Form 1099-K cuối năm vẫn tính US$5.000.

Năm lần quẹt thẻ để lấy điểm thưởng

Một chủ sở hữu quẹt năm lần với tổng cộng US$10.000 trong năm để lấy điểm thưởng. Doanh số thật là US$120.000, toàn bộ là doanh số thẻ trên máy đọc thẻ này, không có tiền hoàn lại, tiền tip hay thuế bán hàng trong năm, và biểu mẫu cuối năm ghi US$130.000. Chủ sở hữu khai US$120.000 là tổng doanh thu, ghi từng lần quẹt thẻ là tiền vào rồi ra cho chủ sở hữu, nhờ người chuẩn bị thuế quyết định khoản phí của các lần quẹt thẻ đó thuộc về đâu, và giữ danh sách năm lần quẹt thẻ (ngày, số tiền, thẻ) làm bảng đối chiếu từ US$130.000 xuống US$120.000. Điểm thưởng có chịu thuế hay không vẫn chưa rõ.

Thẻ của cổ đông trên máy đọc thẻ của công ty

Một cổ đông quẹt US$8.000 từ thẻ cá nhân qua máy đọc thẻ của công ty. Công ty ghi một khoản vay của cổ đông, hoặc khoản góp vốn nếu đó là ý định, và không đưa US$8.000 vào tổng doanh thu ở Form 1120-S, line 1a. Biểu mẫu mang EIN của công ty, nên sổ sách của công ty giải thích chênh lệch. Nếu việc tương tự đã xảy ra ở các năm trước, mỗi năm trước đó có thể cần điều chỉnh lại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản quẹt thẻ diễn ra trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, hoặc tờ khai năm đó đã nộp: sổ sách có thể cần điều chỉnh lại từng năm, và tờ khai đã nộp có thể đã dùng tổng số trên biểu mẫu làm doanh số. Yêu cầu hoàn thuế cho tờ khai đã nộp (Form 1040-X; Form 1120-X cho công ty) nhìn chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn (hướng dẫn Form 1040-X và Form 1120-X). Có cần biểu mẫu đã sửa hay thay đổi tờ khai hay không cần sự cân nhắc; xem điều chỉnh lại sổ sách.
• Đơn vị xử lý thanh toán đã đóng băng hoặc đóng tài khoản: hãy xuất toàn bộ lịch sử giao dịch trước, rồi xem dựng lại hồ sơ và đối chiếu khoản chi trả với doanh số.
• Doanh nghiệp là hợp danh hoặc công ty và biểu mẫu mang tiền của chủ sở hữu: là khoản góp vốn hay khoản vay ảnh hưởng đến tài khoản vốn, số dư khoản vay và tờ khai của các chủ sở hữu. Xem khoản vay của cổ đông, chi phí do thành viên hợp danh tự trả và sắp xếp lại các bút toán.
• Chủ sở hữu hoặc một cổ đông không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ: tùy loại hình pháp nhân và quyền sở hữu, các khoản vay, góp vốn và phân phối giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp có thể phải khai trên Form 5472. Xem tiền về từ sàn thương mại trong LLC do người nước ngoài sở hữu và ghi nhận tiền của chủ sở hữu.
• Một thư của IRS đã đến: hãy đọc thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn hoặc hướng dẫn về thông báo khai thiếu thu nhập. Bảng đối chiếu từ box 1a đến số liệu thật của bạn là hồ sơ mà bản trả lời dựa vào; xem dựng lại từ sổ sách.
• Biểu mẫu sai theo cách khác, như chỉ cho một phần năm, bị trùng, sai mã số định danh, hoặc doanh nghiệp đã bán hay đổi loại hình trong năm (IRS yêu cầu báo cho đơn vị xử lý tên mới và mã số thuế mới): xem biểu mẫu nền tảng sai hoặc đã sửa.
• Các khoản thanh toán là quà tặng hoặc tiền chia hóa đơn: xem quà tặng và tiền chia hóa đơn trên ứng dụng thanh toán.
• Tài khoản đã nhận tiền cho doanh nghiệp của người khác: xem doanh số của người khác trên biểu mẫu của bạn.
• Tiền của chủ sở hữu còn vào ra doanh nghiệp theo những cách khác: xem gỡ rối tiền kinh doanh và tiền cá nhân.