Lập LLC Hoa Kỳ cho người không cư trú: từng bước

Cách lập LLC tại Hoa Kỳ khi là người không cư trú: các bước theo thứ tự

Người sống ngoài Hoa Kỳ có thể lập LLC Hoa Kỳ qua bảy bước; bước cuối là ghi các hồ sơ phải nộp đầu tiên vào lịch. Thứ tự rất quan trọng: IRS yêu cầu lập LLC với tiểu bang trước khi xin EIN, nếu không EIN có thể bị chậm (IRS: xin EIN).

Trang này dành cho chủ sở hữu không phải công dân hay người có thẻ xanh Hoa Kỳ. Công dân Hoa Kỳ ở nước ngoài khai LLC một chủ trên tờ khai của chính mình (lập LLC Hoa Kỳ khi sống ở nước ngoài); nếu bạn sống tại Hoa Kỳ với visa, xem lập LLC khi đang có visa.

Chỉ lập LLC không làm bạn phải nộp thuế thu nhập Hoa Kỳ. Nhưng nó tạo ra nghĩa vụ báo cáo: LLC một chủ do người nước ngoài sở hữu phải nộp Form 5472 cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo với bạn hoặc một bên liên quan khác, chẳng hạn công ty khác của bạn, và việc bạn trả chi phí thành lập cũng được tính. Bỏ sót sẽ bị phạt $25.000, kể cả khi LLC không có thu nhập.

Trường hợp của bạn không đơn giản khi:

• LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, khiến LLC mặc định là hợp danh;
• bạn, hoặc người làm việc cho LLC, làm việc tại Hoa Kỳ, hoặc LLC bán hàng tồn kho tại Hoa Kỳ;
• bạn muốn LLC bị đánh thuế như một công ty (corporation);
• nước bạn cư trú cũng đánh thuế lợi nhuận của LLC hoặc khoản bạn rút ra;
• bạn có thể trở thành người cư trú về thuế Hoa Kỳ, chẳng hạn do chuyển đến Hoa Kỳ, điều này thay đổi những gì bạn và LLC phải nộp (IRS: tình trạng cư trú về thuế);
• LLC đã tồn tại và đã bỏ sót một Form 5472.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: hộ chiếu, địa chỉ nhà ở nước ngoài, hai hoặc ba tên dự phòng và thông tin của đại diện đăng ký. Hãy giữ lại trong quá trình làm: biên nhận nộp hồ sơ của tiểu bang và hồ sơ thành lập đã nộp, thư EIN, và hồ sơ mọi khoản thanh toán giữa bạn và LLC từ ngày đầu.

Người nước ngoài có mở được LLC tại Hoa Kỳ không?

Có. IRS cho biết đa số tiểu bang không hạn chế ai được sở hữu LLC, và thành viên có thể là cá nhân, công ty và pháp nhân nước ngoài (IRS: LLC). Chẳng hạn, luật Delaware chỉ yêu cầu giấy chứng nhận thành lập ghi tên LLC, đại diện đăng ký và văn phòng đăng ký (Del. Code tit. 6, § 18-201); không hỏi gì về quốc tịch, nơi cư trú hay visa của chủ sở hữu.

LLC Hoa Kỳ không ẩn danh với IRS hay ngân hàng. Form SS-4 ghi tên người kiểm soát LLC, ngân hàng phải xác minh chủ sở hữu của LLC, và Form 5472 báo cáo chủ sở hữu nước ngoài.

Bước 1: chọn tiểu bang nào, và chi phí thành lập là bao nhiêu?

Hãy so sánh khoản phí hằng năm của tiểu bang, không chỉ phí thành lập, vì khoản phí hằng năm lặp lại mỗi năm. Trang này lấy Wyoming, Delaware và New Mexico làm ví dụ. Cách chọn được giải thích trong tiểu bang tốt nhất cho LLC của người không cư trú.

Nguồn: biểu phí Wyoming, câu hỏi thường gặp Wyoming, biểu phí Delaware, hướng dẫn thuế LLC Delaware, biểu mẫu New Mexico. Thanh toán bằng thẻ có thể bị tính thêm phí tiện ích, và đại diện đăng ký thu phí riêng.

Bước 2 và 3: đại diện đăng ký và hồ sơ thành lập

Đại diện đăng ký là cá nhân hoặc công ty tại tiểu bang, nhận giấy tờ kiện tụng và thư chính thức thay cho LLC rồi chuyển lại cho LLC. Delaware và Wyoming đều yêu cầu đại diện này có địa chỉ đường phố thực tế trong tiểu bang (Delaware: cách thành lập; Wyoming: đại diện đăng ký), nên chủ sở hữu ở nước ngoài thường thuê một đại diện.

Bạn không cần tự ký hồ sơ thành lập: tại Delaware, bất kỳ "authorized person" (người được ủy quyền) nào cũng có thể ký (§ 18-201(a)); tại Wyoming, đại diện đăng ký cũng ký một văn bản đồng ý được bổ nhiệm: hồ sơ giấy gửi kèm điều lệ, còn người nộp trực tuyến cam kết đã có văn bản đó và tự lưu giữ (Wyoming: đại diện đăng ký). Wyoming trả lại bản sao hồ sơ đã nộp, một giấy chứng nhận và một biên nhận, và mọi nội dung nhập vào hồ sơ đều trở thành công khai (Wyoming: cách thành lập công ty). Hãy giữ hồ sơ đã nộp và biên nhận: Form SS-4 hỏi ngày doanh nghiệp bắt đầu (line 11), và lệ phí là một khoản phải khai trên Form 5472 nếu bạn tự trả. Về quy định của từng tiểu bang, xem LLC tại Delaware hoặc LLC tại Wyoming.

Bước 4: LLC một chủ có cần thỏa thuận hoạt động không?

Không cần để LLC tồn tại, nhưng thỏa thuận bằng văn bản là bản ghi rõ ràng nhất về người sở hữu và kiểm soát LLC. Tại Delaware, thỏa thuận có thể bằng văn bản, bằng lời nói hoặc ngầm hiểu (§ 18-101(9)), và chỉ giấy chứng nhận thành lập được nộp cho tiểu bang (§ 18-201(a)).

Quyền sở hữu và quyền kiểm soát là điều IRS hỏi trên Form SS-4 và điều ngân hàng phải xác minh khi mở tài khoản (31 CFR 1010.230). Thỏa thuận cho LLC một chủ thường ghi tên thành viên duy nhất, người quản lý LLC, và những gì thành viên đã góp vào.

Bước 5: làm sao xin EIN khi không có SSN?

Nộp Form SS-4 bằng fax hoặc thư. Bạn không dùng được đơn trực tuyến của IRS: đơn đó đòi nơi cư trú hợp pháp, nơi kinh doanh chính hoặc văn phòng tại Hoa Kỳ, và người chịu trách nhiệm có SSN hoặc ITIN (IRS: hướng dẫn Form SS-4). IRS không thu phí xin EIN (IRS: xin EIN).

Nộp bằng fax thường nhận EIN trong vòng 4 ngày làm việc; gửi thư mất khoảng 4 tuần. Đừng trông chờ vào đường dây điện thoại quốc tế của IRS: hướng dẫn SS-4 đưa ra đường dây này cho người nộp đơn không có nơi cư trú, nơi kinh doanh hay văn phòng tại Hoa Kỳ, nhưng sổ tay nội bộ của IRS coi LLC lập tại một tiểu bang Hoa Kỳ là pháp nhân trong nước và yêu cầu nhân viên hướng dẫn người gọi chuyển sang fax hoặc thư (IRM 21.7.13.3.2.7). Người chịu trách nhiệm là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát LLC ở cấp cuối cùng; nếu người đó không có SSN hay ITIN và không thể xin được, hãy điền "foreign" hoặc N/A ở line 7b. LLC một chủ do người ở nước ngoài sở hữu đánh dấu Other ở line 9a và ghi "Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472".

Chỉ dùng một cách nộp, nếu không LLC có thể có hai EIN, và đừng bao giờ nhập số tự bịa vào đơn trực tuyến. Về số điện thoại, số fax, giờ làm việc và từng dòng, xem EIN khi không có SSN; về việc bạn có cần thêm ITIN không, xem ITIN cho chủ sở hữu nước ngoài.

Bước 6: làm sao mở tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản thanh toán?

Hãy chuẩn bị để ngân hàng xác định và xác minh những người sở hữu và kiểm soát LLC khi mở tài khoản (31 CFR 1010.230); mỗi ngân hàng có các yêu cầu khác riêng. Về giấy tờ cần mang và địa chỉ nên dùng, xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ. Hãy chuyển mọi khoản thanh toán của LLC qua tài khoản đó ngay từ ngày đầu: đây là hồ sơ để bạn lập Form 5472. Khi ngân hàng, nền tảng thanh toán hoặc khách hàng tại Hoa Kỳ yêu cầu form thuế, chủ sở hữu đưa Form W-8BEN (W-8BEN-E nếu chủ sở hữu là công ty), không phải Form W-9, dù LLC có EIN (hướng dẫn Form W-9).

LLC phải nộp gì trong năm đầu, kể cả khi không có thu nhập?

LLC một chủ do người nước ngoài sở hữu nộp Form 5472 đính kèm Form 1120 pro forma cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo với bạn hoặc một bên liên quan khác. Quy định liên bang coi LLC như vậy là một công ty (corporation) theo mục đích của Form 5472 (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Giao dịch phải khai báo gồm các khoản trả liên quan đến việc lập LLC, tiền bạn góp vào và tiền bạn rút ra (IRS: hướng dẫn Form 5472). Vì vậy nếu bạn trả phí tiểu bang hoặc phí đại diện bằng thẻ cá nhân, năm đầu đã có điều phải khai báo.

LLC dùng năm thuế Hoa Kỳ của bạn, hoặc năm dương lịch nếu bạn không có (IRS: hướng dẫn Form 5472). Tiền phạt khi không nộp Form 5472, hoặc không lưu hồ sơ làm căn cứ cho form, là $25.000, cộng thêm $25.000 cho mỗi khoảng thời gian 30 ngày mà việc không nộp còn kéo dài quá 90 ngày sau thông báo của IRS. Chi tiết từng năm xem LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu phải nộp gì; với năm đầu ngắn, xem hồ sơ nộp cho năm thành lập.

Form 1040-NR của chính bạn (Form 1120-F nếu chủ sở hữu là công ty nước ngoài) phụ thuộc vào việc bạn có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ hay không. IRS cho biết làm dịch vụ hoặc bán hàng tồn kho tại Hoa Kỳ thường được tính, nếu hoạt động đó "considerable, continuous and regular" (đáng kể, liên tục và đều đặn) (IRS: ECI; hướng dẫn Form 1040-NR). Nhà thầu, kho hàng hay nhân viên tại Hoa Kỳ có khiến LLC vượt qua ranh giới đó hay không còn tùy từng trường hợp; xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Điều gì thay đổi khi có hai chủ sở hữu hoặc chọn corporation?

Từ hai chủ sở hữu trở lên, LLC mặc định là hợp danh, và LLC có thể chọn đánh thuế như một công ty (corporation) bằng Form 8832, có hiệu lực không sớm hơn 75 ngày trước ngày nộp (26 CFR 301.7701-3; IRS: LLC).

Hợp danh có chủ sở hữu nước ngoài cũng có thể có nghĩa vụ khấu trừ thuế; xem LLC do hai người không cư trú sở hữu. Về thuế của LLC so với corporation, xem lập và vận hành công ty từ nước ngoài.

LLC Hoa Kỳ của người không cư trú có phải nộp báo cáo BOI không?

Không, theo quy định hiện hành của FinCEN. FinCEN cho biết các công ty Hoa Kỳ được miễn báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi; hiện chỉ các pháp nhân được thành lập theo luật nước ngoài và đăng ký hoạt động tại một tiểu bang Hoa Kỳ mới phải báo cáo (FinCEN: BOI). LLC thành lập tại Hoa Kỳ không thuộc nhóm đó, bất kể quốc tịch của chủ sở hữu. Quy định này mới thay đổi gần đây, và FinCEN cảnh báo một số trang cũ trên trang web của họ đã lỗi thời, vì vậy hãy kiểm tra trang của FinCEN trước khi dựa vào nội dung này.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà sáng lập ở Đức lập LLC Wyoming vào tháng 3

Cô trả $100 phí tiểu bang và $150 phí đại diện đăng ký bằng thẻ của mình, nhận EIN qua fax khoảng một tuần sau, mở tài khoản thanh toán và chuyển vào $5.000. LLC dùng năm dương lịch. Chậm nhất vào ngày 15 tháng 4 của năm sau, LLC nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma, liệt kê $250 cô đã trả và $5.000 cô đã góp vào. Báo cáo hằng năm đầu tiên của Wyoming đến hạn vào ngày 1 tháng 3 của năm sau.

Nhà sáng lập ở Brazil lập LLC Delaware vào tháng 11 rồi để đó

Cô tự trả $110 phí tiểu bang và phí đại diện đăng ký, rồi không làm gì cho đến tháng 1. LLC vẫn phải nộp Form 5472 cho năm đầu ngắn, vì chi phí thành lập cô đã trả là khoản phải khai báo; hạn nộp là ngày 15 tháng 4 của năm sau. Khoản thuế hằng năm $400 đầu tiên của Delaware bao gồm năm thành lập, không tính theo tỷ lệ, và đến hạn vào ngày 1 tháng 6 của năm sau.

Hai người bạn ở Ấn Độ và UAE lập chung một LLC

Mỗi người sở hữu một nửa. LLC mặc định là hợp danh, nên nộp Form 1065 và cấp cho mỗi chủ sở hữu một Schedule K-1 thay vì đi theo hướng Form 5472. LLC có phải khấu trừ thuế trên phần của họ hay không phụ thuộc chủ yếu vào việc LLC có thu nhập kinh doanh tại Hoa Kỳ hay không, và cả vào thu nhập đầu tư có nguồn từ Hoa Kỳ như tiền lãi hoặc cổ tức; xem LLC do hai người không cư trú sở hữu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Form 5472 đầu tiên của bạn sắp đến hạn, hoặc bạn không chắc khoản thanh toán nào phải khai trên đó: xem hồ sơ nộp cho năm thành lập và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Một Form 5472 đã bị bỏ sót: xem hồ sơ bỏ sót của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn muốn nhờ làm giúp hồ sơ tiểu bang, đại diện đăng ký và thỏa thuận hoạt động: nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Một dịch vụ trực tuyến đã lập LLC cho bạn: xem thuế sau khi dùng dịch vụ thành lập công ty trực tuyến.
• Nước bạn cư trú cũng đánh thuế lợi nhuận của LLC: nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn chưa chọn tiểu bang: xem tiểu bang tốt nhất cho LLC của người không cư trú.
• Bạn có đồng sở hữu ở nước ngoài: xem LLC do hai người không cư trú sở hữu.
• Bạn muốn LLC bị đánh thuế như corporation: xem LLC của người nước ngoài chọn đánh thuế như corporation.
• Công việc, nhân viên hoặc hàng tồn kho sẽ ở Hoa Kỳ: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.
• Bạn sống ở Trung Quốc đại lục: xem công ty Hoa Kỳ cho nhà sáng lập cư trú tại Trung Quốc.
• Bạn sống ở Canada: xem doanh nghiệp Hoa Kỳ cho người cư trú tại Canada.