Chi phí cho thuê và khấu hao trước khi có người thuê đầu tiên

Có thể khấu trừ chi phí cho nhà cho thuê khi chưa có người thuê hoặc chưa có ngày cho thuê nào không?

Khấu hao bắt đầu vào ngày bất động sản sẵn sàng và có thể cho thuê. Không cần có người thuê. Publication 527 cho phép khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết để quản lý, giữ gìn hoặc bảo trì nhà cho thuê kể từ lúc nhà có thể cho thuê, và khấu hao bắt đầu khi bất động sản được đưa vào sử dụng (Publication 946).

Các chi phí phát sinh trước ngày đó được xử lý khác. Chi phí mua một công trình phải được vốn hóa: cộng vào số tiền bạn đã trả để mua (giá gốc tính thuế, gọi là basis) và thu hồi qua khấu hao thay vì khấu trừ ngay. Chi phí này gồm cả công việc làm trước khi công trình được đưa vào sử dụng (26 CFR 1.263(a)-2(d)(1)). Vì vậy, tiền sửa chữa, sơn và lát sàn làm trước khi đăng tin cho một bất động sản mua để cho thuê nhìn chung được cộng vào giá gốc, không được khấu trừ. Nhà từng là nơi ở của chủ sở hữu theo quy tắc khác; xem phần sử dụng cá nhân bên dưới.

Một trường hợp không đơn giản khi công việc chuẩn bị cho thuê lớn, nhiều tháng trôi qua giữa lúc đóng giao dịch và lúc đăng tin, việc mua diễn ra gần cuối năm, ngày sẵn sàng cho thuê không rõ ràng, hoặc tờ khai đã nộp đã khấu trừ chi phí trước khi đăng tin. Hãy chuẩn bị bảng quyết toán đóng giao dịch, hóa đơn có ghi ngày chia theo phòng và loại công việc, ngày đăng tin và hợp đồng thuê đầu tiên.

"Sẵn sàng và có thể cho thuê" nghĩa là gì, và ngày đưa vào sử dụng là ngày nào?

Bất động sản được đưa vào sử dụng khi nó sẵn sàng và có thể dùng cho mục đích cụ thể, kể cả khi chưa ai dùng (Publication 946; Publication 527). Với nhà cho thuê, đó là ngày căn nhà hoàn thiện và được rao cho thuê, không phải ngày người thuê ký hợp đồng. Publication 527 hỏi liệu bất động sản có được rao cho thuê và có thể cho thuê hay không, nên một căn đã hoàn thiện nhưng giữ lại cho bạn tự ở không được tính; xem số ngày cho thuê theo giá hợp lý và sử dụng cá nhân.

Publication 527 đưa ra các ví dụ thay vì một danh sách kiểm tra:

Publication 527 không nói điều gì xảy ra khi căn nhà hoàn thiện trước khi được đăng tin. Ngày cần ghi lại là ngày căn nhà vừa hoàn thiện vừa được rao cho thuê: hãy giữ tin đăng kèm giá thuê chào, quảng cáo và ảnh có ghi ngày.

Khấu hao bắt đầu khi nào: lúc mua, lúc tôi quảng cáo hay lúc có người thuê đầu tiên?

Khấu hao bắt đầu vào ngày đưa vào sử dụng. Khấu hao không bắt đầu lúc đóng giao dịch và cũng không chờ người thuê đầu tiên.

Công trình nhà ở cho thuê được khấu hao trong 27,5 năm. Quy ước giữa tháng (mid-month convention) coi công trình được đưa vào sử dụng vào giữa tháng đó, nên năm đầu tính nửa tháng đó cộng từng tháng đầy đủ sau nó. Đất không được khấu hao. Thiết bị gia dụng, thảm và đồ nội thất dùng lịch khấu hao 5 năm, và mỗi món bắt đầu khi được lắp đặt và sẵn sàng. Nếu hơn 40% giá gốc của loại tài sản đó trong năm (không tính công trình) được đưa vào sử dụng trong ba tháng cuối năm, thì quy ước giữa quý (mid-quarter) được áp dụng thay cho quy ước nửa năm (Publication 527). Các món mua sau ngày 19 tháng 1 năm 2025 cũng có thể đủ điều kiện hưởng khoản khấu hao bổ sung 100%; công trình thì không (Publication 946). Khoản khấu hao bổ sung được áp dụng trừ khi bạn chọn không dùng cho cả nhóm tài sản đưa vào sử dụng trong năm đó, bằng một văn bản kèm tờ khai nộp đúng hạn; người nộp đúng hạn mà bỏ lỡ vẫn có thể chọn không dùng trên tờ khai điều chỉnh trong vòng 6 tháng sau hạn nộp chưa gia hạn (hướng dẫn Form 4562). Chủ sở hữu có thể chọn hệ thống khấu hao thay thế (alternative depreciation system) với thời gian dài hơn cho công trình nhà ở cho thuê chỉ trong năm đầu tiên công trình được đưa vào sử dụng, và không bao giờ hủy được (Publication 527).

Khấu hao được khai ở Schedule E, line 18. Form 4562 được đính kèm cho tài sản lần đầu được đưa vào sử dụng trong năm đó (hướng dẫn Schedule E).

Có được khấu trừ chi phí sửa chữa làm trước ngày đưa vào sử dụng không?

Nhìn chung là không, với bất động sản bạn mua để cho thuê. Công việc làm trước khi bất động sản được đưa vào sử dụng là một phần chi phí mua bất động sản, kể cả khi cùng công việc đó sẽ là sửa chữa sau khi đã cho thuê (26 CFR 1.263(a)-2(d)(1)). Ví dụ trong chính quy định này là một công trình mua để làm văn phòng kinh doanh, trong đó chủ sở hữu trả tiền sửa bậc thang, đánh bóng lại sàn, vá tường và sơn trước khi đưa vào sử dụng. Các khoản đó phải được vốn hóa, dù công việc không phải là cải tạo (Example 10, cùng section). Quy tắc không giới hạn ở văn phòng, nên công việc làm trên công trình cho thuê trước khi đưa vào sử dụng nhìn chung cũng được vốn hóa như vậy. Chi phí này được cộng vào giá gốc của bất động sản mà nó phục vụ và được khấu hao từ ngày đưa vào sử dụng.

Quy định loại trừ vật liệu và vật tư cùng safe harbor de minimis tùy chọn, cho phép chủ sở hữu khấu trừ các món nhỏ: tối đa $2.500 cho mỗi hóa đơn hoặc món hàng, chỉ khi sổ sách của chủ sở hữu đã ghi các món đó vào chi phí theo một thông lệ nhất quán có từ đầu năm, và được chọn bằng một văn bản kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn (26 CFR 1.263(a)-1(f); quy tắc về tài sản hữu hình của IRS). Việc một hóa đơn trước khi đăng tin đáp ứng một trong các điều kiện này có được tính là chi phí cho thuê hay không là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế.

Sau ngày đưa vào sử dụng, áp dụng tiêu chí sửa chữa hay cải tạo. Sửa một khiếm khuyết đáng kể đã có khi chủ sở hữu mua bất động sản là cải tiến (betterment), một dạng cải tạo phải vốn hóa, dù chủ sở hữu có biết hay không (26 CFR 1.263(a)-3(j)(1)(i)). Hướng dẫn về sửa chữa hay cải tạo nêu các tiêu chí.

Tôi được khấu trừ những chi phí nào khi nhà đã sẵn sàng cho thuê nhưng bỏ trống?

Các chi phí thông thường và cần thiết để quản lý, giữ gìn hoặc bảo trì nhà cho thuê, kể cả khấu hao, có thể được khấu trừ khi bất động sản bỏ trống, nếu nó được giữ để cho thuê (Publication 527). Chủ sở hữu dùng cơ sở tiền mặt (cash-basis) nhìn chung khấu trừ chi phí trong năm trả tiền.

Publication 527 không nói cách xử lý chi phí nắm giữ phát sinh trước ngày sẵn sàng cho thuê, và quy tắc ngày bắt đầu không cấm chúng. Section 212 cho phép khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết để quản lý, giữ gìn hoặc bảo trì bất động sản được giữ để tạo thu nhập, kể cả khi nó chưa tạo ra thu nhập (26 CFR 1.212-1(b)). Vì vậy, bảo hiểm và tiện ích của bất động sản bạn giữ để cho thuê có thể được khấu trừ trước khi nó sẵn sàng cho thuê, nếu các tình tiết cho thấy mục đích đó; lãi vay và thuế bất động sản có quy tắc khấu trừ riêng. Các quy tắc khác có thể làm thay đổi kết quả: quy tắc chi phí khởi sự (section 195) có thể áp dụng nếu hoạt động cho thuê là một doanh nghiệp, và lựa chọn theo section 266 có thể vốn hóa thuế và lãi vay trên công việc xây dựng hoặc cải tạo cho đến khi hoàn tất, thực hiện bằng một văn bản nộp cùng tờ khai gốc (26 CFR 1.266-1). Publication 551 nói rằng phí bảo hiểm rủi ro tài sản (casualty insurance), tiền thuê và tiện ích bị tính khi đóng giao dịch cho khoảng thời gian trước đó không phải là giá gốc nhưng được khấu trừ như chi phí kinh doanh nếu liên quan đến tài sản kinh doanh. Hãy giữ các hóa đơn này có ghi ngày và nhờ người chuẩn bị thuế quyết định.

Tôi có được khấu trừ tiền thuê bị mất khi nhà bỏ trống không?

Không. Publication 527 không cho phép khấu trừ khoản thu nhập từ thuê bị mất khi bất động sản bỏ trống, và chủ sở hữu dùng cơ sở tiền mặt không thể khấu trừ tiền thuê chưa bao giờ thu, vì nó chưa bao giờ được tính vào thu nhập.

Chi phí và khấu hao của những tháng bỏ trống vẫn được tính. Vì vậy một năm không có tiền thuê có thể cho thấy khoản lỗ cho thuê trên Schedule E, mà quy tắc lỗ thụ động có thể giới hạn; xem thuế bất động sản cho thuê.

Tôi mua vào cuối năm và chưa có ngày cho thuê nào thì khai gì trên Schedule E?

Chỉ bất động sản đã sẵn sàng cho thuê chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 mới có khấu hao cho năm đó, và Publication 527 cũng bắt đầu tính chi phí cho thuê từ thời điểm ấy. Bất động sản vẫn đang được chuẩn bị vào ngày 31 tháng 12 thì không có khấu hao; chi phí mua và chuẩn bị được ghi nhận vào giá gốc cho năm cho thuê đầu tiên, còn chi phí nắm giữ trả trong năm đó được xem xét riêng (xem chi phí nắm giữ ở trên).

Bất động sản sẵn sàng cho thuê nhưng chưa cho thuê được thì được liệt kê trên Schedule E với tiền thuê bằng không, các chi phí từ ngày sẵn sàng cho thuê và khấu hao từ ngày đó. Line 2 hỏi số ngày cho thuê theo giá thuê hợp lý và số ngày sử dụng cá nhân; bất động sản chưa cho thuê và không ai sử dụng có giá trị bằng 0 ở cả hai (hướng dẫn Schedule E).

Hãy giữ lại cho năm sau: bảng quyết toán đóng giao dịch, hóa đơn chia theo ngày, phòng và loại công việc kèm ngày kết thúc của từng hạng mục, tin đăng và ảnh có ghi ngày, ngày bắt đầu của bảo hiểm và tiện ích, và hợp đồng thuê đầu tiên. Hướng dẫn về hồ sơ nêu cách chứng minh khi thiếu biên lai.

Khấu hao có tiếp tục khi nhà cho thuê để trống vì cải tạo dài ngày không?

Điều này tùy vào việc bất động sản đã được đưa vào sử dụng hay chưa.

• Chưa bao giờ sẵn sàng cho thuê: Khấu hao chưa bắt đầu. Chi phí cải tạo là chi phí vốn, và ngày đưa vào sử dụng là ngày công việc hoàn tất và căn nhà được rao cho thuê.
• Đã đưa vào sử dụng, sau đó để trống: Khấu hao nhìn chung tiếp tục. Publication 527 nói rằng hãy tiếp tục khấu hao cho bất động sản cho thuê tạm thời không được dùng, và ví dụ của ấn phẩm là sửa chữa sau khi người thuê chuyển đi.

Publication 527 liệt kê các sự kiện đưa bất động sản ra khỏi sử dụng: bán hoặc trao đổi, chuyển sang sử dụng cá nhân, bỏ hoang và bị phá hủy. Ấn phẩm không liệt kê việc cải tạo, và các nguồn không định nghĩa "tạm thời" kéo dài bao lâu, nên tình tiết quyết định; hãy giữ bằng chứng có ghi ngày về kế hoạch cho thuê lại.

Công việc trên bất động sản đã được đưa vào sử dụng theo tiêu chí sửa chữa hay cải tạo. Một khoản cải tạo được khấu hao như tài sản riêng, bắt đầu vào ngày muộn hơn giữa ngày đưa vào sử dụng của chính nó và của bất động sản (Publication 527).

Chi phí đóng giao dịch và chi phí vay khi mua được ghi vào đâu?

Phí mua bất động sản được cộng vào giá gốc. Phí để vay tiền thì không (Publication 551).

• Tính vào giá gốc: phí luật sư, tra cứu quyền sở hữu (title search), bảo hiểm quyền sở hữu của chủ nhà, phí đăng ký, khảo sát đo đạc, thuế chuyển nhượng, phí lắp đặt dịch vụ tiện ích, và các khoản người bán còn nợ mà bạn đồng ý trả, chẳng hạn thuế còn thiếu.
• Không tính vào giá gốc: điểm (points), phí khởi tạo khoản vay, phí bảo hiểm thế chấp, báo cáo tín dụng và định giá do bên cho vay yêu cầu. Đây là chi phí để vay tiền, nhìn chung được khấu trừ dần trong thời hạn vay.

Hướng dẫn về bảng quyết toán đóng giao dịch nêu từng dòng, gồm bảo hiểm trả trước, các khoản tính trước khi đóng giao dịch và tiền ký quỹ (escrow), và cách tách giá đất khỏi giá công trình.

Nếu tôi tự sử dụng bất động sản, hoặc nhà vừa rao bán vừa rao cho thuê thì sao?

Một căn nhà trước đây là nơi ở trở thành nhà cho thuê vào ngày nó chuyển sang mục đích cho thuê, tức là khi nó sẵn sàng cho thuê chứ không phải khi chủ sở hữu chuyển đi. Các chi phí hằng năm như thuế và bảo hiểm được chia giữa thời kỳ sử dụng cá nhân và thời kỳ cho thuê, khấu hao coi ngày đó là ngày đưa vào sử dụng, và giá gốc tính khấu hao là số nhỏ hơn giữa giá trị thị trường hợp lý và giá gốc điều chỉnh vào ngày đó (Publication 527). Căn nhà chuyển sang cho thuê vào ngày 1 tháng 6 được tính bảy phần mười hai thuế và bảo hiểm của năm là chi phí cho thuê, và các hóa đơn hằng tháng như tiện ích được tính từ tháng 6. Bảo hiểm và khấu hao cho phần năm sử dụng cá nhân không được khấu trừ; lãi vay thế chấp và thuế bất động sản cho phần đó có thể khai trên Schedule A nếu bạn khấu trừ theo từng khoản.

Giá gốc điều chỉnh bao gồm các phần bổ sung và cải tạo vĩnh viễn. Tiền sửa chữa trả khi nó vẫn là nhà của bạn là chi phí cá nhân, không phải chi phí cho thuê. Các nguồn đã đọc không nói cách xử lý các khoản sửa chữa làm giữa lúc chuyển đi và lúc đăng tin; hãy giữ chúng có ghi ngày và hỏi người chuẩn bị thuế.

Một căn nhà mà chủ sở hữu cũng sử dụng được chia chi phí theo số ngày sử dụng, và các khoản khấu trừ có thể bị giới hạn nếu nó được tính là nhà ở; hướng dẫn về số ngày cho thuê theo giá hợp lý và sử dụng cá nhân nêu cách đếm ngày.

Bất động sản đang rao bán chỉ giữ được các khoản khấu trừ cho thuê khi nó vẫn được rao cho thuê và có thể cho thuê. Nếu không, chi phí của nó không phải chi phí cho thuê được khấu trừ (Publication 527).

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ để minh họa.

Mua vào tháng 3, đăng tin vào tháng 6

Một chủ sở hữu mua căn nhà để cho thuê vào ngày 10 tháng 3, không bao giờ ở và chi US$20.000 cho sàn và sửa chữa trước khi đăng tin. Phần giá mua và phí đóng giao dịch thuộc về công trình là US$145.000. Căn nhà sẵn sàng và được đăng tin vào ngày 15 tháng 6, và người thuê đầu tiên bắt đầu từ ngày 1 tháng 9.

• Đưa vào sử dụng: ngày 15 tháng 6. Hợp đồng thuê từ ngày 1 tháng 9 không làm thay đổi ngày này.
• Giá gốc: US$145.000 cộng US$20.000 chi phí công việc là US$165.000. Chi phí công việc không phải khoản khấu trừ trong năm.
• Khấu hao: trong 27,5 năm, một năm đầy đủ là US$6.000. Cách tính giữa tháng cho năm đầu sáu tháng rưỡi, tức US$3.250. Cách này coi toàn bộ chi phí là chi phí công trình; thảm và thiết bị gia dụng là tài sản 5 năm và có thể đủ điều kiện hưởng khoản khấu hao bổ sung, nên người chuẩn bị thuế cần tách chúng ra.
• Chi phí vận hành: bảo hiểm và tiện ích từ ngày 15 tháng 6 được khấu trừ; các khoản trước đó cần xem xét riêng.

Mua ngày 12 tháng 12, vẫn đang cải tạo vào ngày 31 tháng 12

Căn nhà chưa sẵn sàng cho thuê vào cuối năm, nên không có khấu hao cho năm đó. Chi phí nắm giữ trả trong năm đó cần xem xét riêng trước khi quyết định khai gì, nếu có, trên Schedule E. Giá mua, phí đóng giao dịch và hóa đơn cải tạo được ghi nhận vào giá gốc. Nếu căn nhà hoàn thiện và được đăng tin vào ngày 3 tháng 3 của năm sau, khấu hao bắt đầu vào tháng 3 trên toàn bộ giá gốc, kể cả phần cải tạo.

Căn hộ chung cư đăng tin ngày 1 tháng 10, đến cuối năm chưa có người thuê

Một căn hộ chung cư chủ sở hữu mua để cho thuê và chưa từng dùng được đăng tin với giá thuê hợp lý vào ngày 1 tháng 10 và chưa cho thuê được đến ngày 31 tháng 12. Bảo hiểm US$600 và phí quản lý tòa nhà US$900 cho tháng 10 đến tháng 12 được khấu trừ, và khấu hao bắt đầu từ tháng 10. Khoản tiền thuê chủ sở hữu hy vọng nhận được thì không được khấu trừ. Schedule E cho thấy không có tiền thuê và một khoản lỗ bằng US$1.500 cộng khấu hao tháng 10 đến tháng 12, mà quy tắc lỗ thụ động có thể giới hạn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Công việc chuẩn bị cho thuê lớn, nhiều tháng trôi qua giữa lúc đóng giao dịch và lúc đăng tin, các ngày không rõ ràng, hoặc tờ khai đã nộp khấu trừ chi phí trước khi đăng tin hay bắt đầu khấu hao quá sớm: ngày đưa vào sử dụng quyết định hóa đơn nào là giá gốc và khi nào khấu hao bắt đầu, và Publication 527 không giải quyết cách xử lý lãi vay, thuế bất động sản, bảo hiểm và tiện ích trả trước ngày đó. Publication 946 nói rằng việc thay đổi ngày đưa vào sử dụng không phải là thay đổi phương pháp kế toán và được thực hiện trên tờ khai điều chỉnh, nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn. Việc vốn hóa các chi phí mà tờ khai đã nộp đã khấu trừ có thể thay vào đó là thay đổi phương pháp kế toán, tùy thuộc vào tình tiết và số tờ khai đã dùng cách xử lý đó (Publication 946). Hãy nhờ người chuẩn bị thuế xác định ngày, các hóa đơn và hướng xử lý nào áp dụng, với hỗ trợ thuế cá nhân.
• Khấu hao chưa bao giờ được khấu trừ: xem khấu hao bị bỏ sót trên bất động sản cho thuê.
• Bạn cần phân biệt sửa chữa và cải tạo: xem sửa chữa hay cải tạo nhà cho thuê.
• Bạn sở hữu nhiều bất động sản: xem thiết lập tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê.
• Đây là nhà cho thuê ngắn hạn chưa có lượt đặt nào: xem Airbnb: Schedule C hay Schedule E.
• Bạn cũng ở trong bất động sản: xem số ngày cho thuê theo giá hợp lý và sử dụng cá nhân.
• Khoản lỗ năm đầu có thể bù vào thu nhập khác: xem thuế bất động sản cho thuê về giới hạn lỗ thụ động.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc không phải công dân hay người cư trú của Hoa Kỳ: biểu mẫu và việc khấu trừ thuế khác nhau; xem chủ nhà không cư trú hoặc, nếu bạn sống ở Canada, người Canada có bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ.
• Bất động sản cho thuê nằm trong LLC hoặc sở hữu cùng người khác: xem bất động sản cho thuê trong LLC và cho thuê đồng sở hữu: Schedule E hay tờ khai hợp danh.