Kanadischer Freelancer mit US-Kunden in USD: Buchhaltung und T2125

Melde ich Einkünfte in USD in der T2125 in kanadischen Dollar, und zu welchem Kurs?

Ja. Die T2125 ist das Formular der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) für Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit und lautet auf kanadische Dollar. Ein US-Kunde schickt keine kanadische Bescheinigung, doch Einkünfte aus einer Quelle außerhalb Kanadas zählen trotzdem (Income Tax Act, s. 3). Ein Betrag in einer anderen Währung wird zum Wechselkurs des Tages umgerechnet, an dem er entstanden ist (Income Tax Act, s. 261(2)). Das Gesetz definiert diesen Kurs als den Kurs, den die Bank of Canada für den Tag nennt, oder für den nächsten früheren Tag, wenn keiner genannt wird. Ein anderer Kurs zählt nur, wenn die CRA ihn akzeptiert (s. 261(1); Folio S5-F4-C1).

Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit müssen nach der periodengerechten Methode gemeldet werden: Die Einkünfte zählen in dem Zeitraum, in dem sie verdient werden, gleich wann sie bezahlt werden. Nur Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter dürfen die Zufluss-Abfluss-Methode wählen (Guide T4002). Bei Dienstleistungen behandelt das Gesetz einen Betrag als fällig am Tag Ihrer Rechnung oder an dem Tag, an dem Sie ohne unangemessene Verzögerung hätten abrechnen können, je nachdem, was früher liegt (Income Tax Act, s. 12(1)(b)). Ein Freelancer rechnet deshalb jede Rechnung zum Kurs dieses Tages um, und wer eine Rechnung ohne guten Grund zurückhält, verschiebt die Einkünfte nicht in ein späteres Jahr. Der Umsatz in der T2125 ist die Summe dieser Beträge in kanadischen Dollar.

Durchschnittskurse und andere Kursquellen sind enge Ausnahmen. Die CRA kann für bestimmte Einkunftsposten einen Durchschnitt akzeptieren, in der Regel aber nicht, wenn die Kurse stark schwanken, und eine andere Quelle nur, wenn alle Bedingungen im Folio erfüllt sind. Der Tageskurs der Bank of Canada für das jeweilige Rechnungsdatum vermeidet beide Fragen. Die Ausnahmen behandelt Wechselkursregeln und Auszahlungen von Marktplätzen.

Ein Freelancer, der fertige Arbeit in Rechnung stellt und binnen Tagen bezahlt wird, hat einen einfachen Fall. Er wird nicht mehr einfach, wenn:

• Ihre Gesamtumsätze, US-Kunden eingeschlossen, nahe an $30.000 liegen oder darüber und Sie kein GST/HST-Konto haben;
• Kunden Anzahlungen leisten, bevor die Arbeit erledigt ist;
• eine Plattform in einer anderen Währung auszahlt als der, in der Sie abgerechnet haben;
• frühere Jahre nie eingereicht wurden;
• private und Kundengelder auf einem Konto liegen.

Halten Sie bereit: jede Rechnung, die Bank- und Plattformauszüge zu jeder Zahlung, den Kurs, den Sie für jedes Datum verwendet haben, die Belege für Ausgaben in US-Dollar und, falls Sie nahe an der Grenze liegen, eine Liste der Umsätze nach Kalenderquartal.

Wie richte ich Rechnungen so ein, dass jede USD-Zahlung Rechnungsdatum, Zahlungsdatum und CAD-Wert zeigt?

Stellen Sie in der vereinbarten Währung Rechnung, hier in US-Dollar, und führen Sie dann je Rechnung eine Zeile mit drei Daten und dem kanadischen Wert zu jedem. Die Rechnung selbst kann in US-Dollar bleiben. Der Wert in kanadischen Dollar gehört in die Buchhaltung. Die CRA sagt, dass Einkunftsnachweise Datum, Betrag und Quelle zeigen müssen, gestützt auf Originalbelege wie Verkaufsrechnungen und Einzahlungsbelege der Bank (Guide T4002).

Das archivierte Bulletin der CRA ordnet einen Wechselkursgewinn oder -verlust auf Geschäftskonten den Einkünften zu und akzeptiert unterschiedliche Methoden dafür, wann er gemessen wird, etwa wenn ein Konto ausgeglichen wird oder wenn auf einem Fremdwährungskonto gehaltene US-Dollar umgetauscht werden (IT-95R, Abs. 7 bis 9). Führen Sie jede Differenz in einer eigenen Zeile, getrennt vom Umsatz, damit keine verloren geht. Wann und wie sie gebucht und besteuert wird, steht unter Wechselkursgewinn oder -verlust auf einem US-Dollar-Konto.

Jede Zeile der Aufstellung braucht:

• Kunde, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum;
• US-Dollar-Betrag, den Kurs der Bank of Canada für dieses Datum und den Wert in kanadischen Dollar;
• Zahlungsdatum, erhaltene US-Dollar, Kurs und Wert in kanadischen Dollar;
• einbehaltene Gebühren und den Nettobetrag, der bei der Bank ankam.

Brauche ich ein US-Dollar-Bankkonto, und ändert es, was ich melde?

Nein. Die Umrechnungsregeln gelten in jeder Währung, in der das Geld liegt, und keine davon verlangt ein US-Dollar-Konto. Einkünfte werden in beiden Fällen in kanadischen Dollar gemeldet (s. 261(2)), und ein Einzelunternehmer kann nicht wählen, in US-Dollar zu berichten (s. 261(3)).

Mit einem US-Dollar-Konto können Sie in US-Dollar Geld empfangen und zahlen, ohne jedes Mal umzutauschen. Der Preis ist der Buchhaltungsaufwand: Der Saldo ändert seinen Wert in kanadischen Dollar, wenn sich die Kurse bewegen, und jeder Umtausch oder jede Zahlung in US-Dollar erzeugt eine Kursdifferenz. Zu Buchungen zwischen Ihren eigenen Konten und der Marge der Bank siehe Überweisungen zwischen CAD- und USD-Konten. Private und Kundengelder auf einem Konto zu mischen macht die Aufstellung schwer belegbar. Ob ein getrenntes Geschäftskonto erforderlich ist, behandelt Buchhaltung selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen.

Form T1135 (Meldung ausländischen Vermögens) ist eine eigene Meldung. Ein US-Dollar-Konto bei einer kanadischen Bank zählt dafür nicht. Es zählen nur Gelder, die sich außerhalb Kanadas befinden, dort eingezahlt sind oder gehalten werden, gleich in welcher Währung (s. 233.3(1)). Ein Konto bei einer US-Bank kann zu den gesamten Anschaffungskosten bestimmten ausländischen Vermögens von $100.000 zählen, wenn sie zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr erreicht werden. Die T1135-Fragen der CRA verwenden in ihrem eigenen Beispiel ein US-Bankkonto. Vermögen, das ausschließlich in einem aktiven Geschäftsbetrieb genutzt oder gehalten wird, ist ausgenommen, und ob ein bestimmtes Konto dazu gehört, hängt von seiner Nutzung ab. Siehe welche Bestände für Form T1135 zählen.

Wie buche ich Gebühren von Bank, Plattform und Umtausch?

Buchen Sie den Umsatz in voller Höhe der Rechnung und dann jede Gebühr als eigene Ausgabe. Wer nur die Nettoeinzahlung bucht, weist zu niedrige Umsätze aus: Die T2125 beginnt mit den Bruttoumsätzen, Provisionen oder Gebühren vor den Ausgaben (Guide T4002).

1. Umsatz: der Rechnungsbetrag, umgerechnet zum Kurs des Rechnungsdatums.
2. Gebühr der Plattform oder des Zahlungsdienstleisters: eine Betriebsausgabe, umgerechnet zum Kurs des Tages, an dem sie berechnet wurde. Die CRA erlaubt eine angemessene laufende Ausgabe, die entstanden ist, um Geschäftseinkünfte zu erzielen (T2125-Ausgaben).
3. Bank- oder Überweisungsgebühr, einzeln ausgewiesen: die Zeile der T2125 für Zinsen und Bankgebühren, Zeile 8710.
4. Umtauschmarge: die Lücke zwischen dem Wert Ihrer US-Dollar laut Bank of Canada und den kanadischen Dollar, die die Bank gutgeschrieben hat. Führen Sie sie in einer eigenen Zeile. Wie sie behandelt wird, steht im Ratgeber zu Überweisungen.

Die Teile sollten sich wieder zur Einzahlung addieren: Rechnungsbetrag, plus oder minus die Kursdifferenz zwischen Rechnungsdatum und Zahlungsdatum, abzüglich Plattformgebühr, abzüglich Bankgebühr, abzüglich Marge. Eine Lücke, die keiner dieser Punkte erklärt, deutet auf einen fehlenden Beleg hin. In welche Zeile der T2125 welche Ausgabe gehört, steht unter Ausgabenzeilen für Selbstständige.

Wie buche ich Ausgaben, die ich in US-Dollar bezahle?

Rechnen Sie jede Ausgabe zum Kurs der Bank of Canada für den Tag um, an dem sie entstanden ist, bewahren Sie den Beleg in US-Dollar auf und machen Sie den Betrag in kanadischen Dollar in der Zeile für diese Ausgabenart geltend. Dieselbe Regel in section 261, die Einkünfte umrechnet, rechnet auch Ausgaben um.

Haben Sie mit einer Karte in kanadischen Dollar bezahlt, zeigt der Kontoauszug die belasteten kanadischen Dollar. Das Folio sagt nicht, ob dieser Betrag für die Einkommensteuer den Kurs der Bank of Canada ersetzen darf. Bewahren Sie daher sowohl den Auszug als auch den Kurs des Tages auf, den Sie verwendet haben, und fragen Sie einen Fachmann, bevor Sie sich auf den Auszugsbetrag stützen. Die Wahl zwischen Beleg und Auszug behandelt in Fremdwährung bezahlte Ausgaben, und GST/HST auf Dienstleistungen, die Sie von außerhalb Kanadas beziehen, behandeln Rechnungen ausländischer Lieferanten.

Zählen USD-Einkünfte von US-Kunden für die GST/HST-Registrierungsgrenze?

Ja. Die Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) liegt bei $30.000. Die CRA zählt die Einnahmen aus steuerpflichtigen Leistungen, einschließlich nullbesteuerter Leistungen (steuerpflichtige Leistungen, auf die keine GST/HST berechnet wird), und die Ihrer verbundenen Personen (Associates), etwa einer Kapitalgesellschaft, die Sie kontrollieren (CRA: wann sich registrieren, RC4022). Eine Dienstleistung an einen Nichtansässigen ist in der Regel nullbesteuert, nach der allgemeinen Regel oder, bei Beratungs- und freiberuflichen Leistungen, nach einer gesonderten Vorschrift, jeweils mit Ausnahmen (CRA: Ausfuhr von Dienstleistungen). So oder so zählen die Einnahmen weiter.

Der Test ist kein Jahrestest. Er ist erfüllt, wenn Sie die Grenze in einem einzigen Kalenderquartal oder in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen überschreiten. Eine Prüfung zur Steuerzeit kann daher zu spät kommen. Im ersten Fall sind Sie bei dem Umsatz kein Kleinunternehmer mehr, der die Grenze überschreitet. Im zweiten Fall gilt als Zeitpunkt: das Ende des Monats nach dem Quartal, in dem Sie die Grenze überschreiten. Zählen Sie jeden Betrag, wenn er fällig wird oder, falls früher, wenn er bezahlt wird, umgerechnet in kanadische Dollar. Für die GST/HST gelten eigene Umrechnungsregeln, sodass die Zahl von der in Ihrer T2125 abweichen kann.

Welche US-Kunden infrage kommen und welche Nachweise Sie aufbewahren, steht unter GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen. Zum Wirksamkeitsdatum, zur üblichen Frist von 29 Tage für den Antrag, zur verspäteten Registrierung und zur freiwilligen Registrierung unter der Grenze siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Welche Unterlagen bewahre ich für jede Kundenzahlung auf, und wie lange?

Bewahren Sie die Dokumente auf, die Rechnung, Zahlung und Kurs verbinden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen (CRA: Geschäftsunterlagen). Reichen Sie verspätet ein, läuft diese Frist ab dem Tag der Einreichung (CRA: wo Unterlagen aufbewahrt werden).

Bewahren Sie für jede Zahlung auf:

• den Vertrag oder die schriftlichen Bedingungen und die Rechnung;
• den Bank- oder Plattformauszug mit Bruttobetrag, Gebühren und Nettoeinzahlung;
• den Umtauschbeleg, falls das Geld umgetauscht wurde;
• eine gespeicherte Kopie des Kurses der Bank of Canada für jedes verwendete Datum;
• bei einem nullbesteuerten Umsatz alles, was belegt, dass der Kunde außerhalb Kanadas sitzt;
• den ursprünglichen US-Dollar-Beleg für jede Ausgabe.

Die Unterlagen müssen an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahrt werden. Unterlagen, die außerhalb Kanadas liegen und von Kanada aus online abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt, und elektronische Unterlagen außerhalb Kanadas aufzubewahren braucht die Erlaubnis der CRA. Ein im Ausland gehostetes Online-Werkzeug reicht daher allein nicht aus. Siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind und was Sie Ihrem Buchhaltungsexperten als Einzelunternehmer geben.

Wie viel Steuer lege ich zurück, und schulde ich Vorauszahlungen?

Legen Sie von jeder Zahlung einen Teil zurück, ausgehend von einer Schätzung Ihres Nettogewinns. Kein fester Prozentsatz passt für alle. Besteuert wird der Nettogewinn, also Einkünfte abzüglich Ausgaben, umgerechnet in kanadische Dollar, mit Bundes- und Provinzsätzen, dazu der CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) außerhalb von Québec. Arbeitnehmer in Québec, auch Selbstständige, fallen stattdessen unter den QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) (Guide T4002, Chapter 3).

Ihre Aufstellung der Zahlungen liefert schon den Nettogewinn seit Jahresbeginn. Wenn Sie von jeder Zahlung einen Teil auf ein getrenntes Konto in kanadischen Dollar legen, bemessen nach einer Schätzung der Steuer auf diesen Gewinn, entsteht eine Arbeitsrücklage. Der Steuerratgeber behandelt die CPP-Sätze und wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden.

Vorauszahlungen sind fällig, wenn die Nettosteuerschuld im laufenden Jahr und in einem der beiden Vorjahre mehr als $3.000 beträgt ($1.800 der Bundes-Nettosteuerschuld für Einwohner von Québec; Revenu Québec, die Steuerbehörde der Provinz Québec, hat eigene Regeln für Vorauszahlungen) (CRA: Vorauszahlungen). Ein Freelancer im ersten großen Jahr mit Einkünften in US-Dollar schuldet in diesem Jahr womöglich keine, steht dann aber am 30. April des Folgejahres vor dem vollen Restbetrag. Die Erklärung ist am 15. Juni fällig, der Restbetrag aber weiterhin am 30. April (Guide T4002).

• Fälligkeitstermine: 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember.
• Betrag: Die CRA schickt Erinnerungen an Personen, die voraussichtlich zahlen müssen. Ob Sie schulden, entscheidet aber der Schwellenwert und nicht, ob eine Erinnerung eintrifft. Sie dürfen die Beträge der Erinnerungen zahlen (sie beruhen auf Ihrer letzten veranlagten Erklärung), nach der Erklärung des Vorjahres rechnen oder das laufende Jahr schätzen (Optionen).
• Kosten bei zu niedrigen Zahlungen: Die CRA berechnet Zinsen auf verspätete oder zu niedrige Vorauszahlungen. Ein Strafzuschlag fällt nur an, wenn die Zinsen auf die Vorauszahlungen mehr als $1.000 betragen (Zinsen und Strafzuschlag).

Wann wächst ein überwiegend in USD bezahlter Freelancer aus dem Einzelunternehmen heraus?

Keine Einkommenshöhe macht die Gründung einer Kapitalgesellschaft zur Pflicht. Die Anzeichen sind praktischer Art. Die Gründung verlegt die Arbeit in eine eigene Erklärung: Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft reicht für jedes Steuerjahr ihre eigene T2-Erklärung ein, auch wenn keine Steuer anfällt (CRA: T2-Leitfaden). Die Rechnungen, das Bankkonto, die Buchhaltung und das Steuerstatus-Formular, das ein US-Kunde in seinen Akten führt, gehen dann auf den Namen der Kapitalgesellschaft über. Eine Kapitalgesellschaft, die die Voraussetzungen erfüllt, kann außerdem mit Form T1296 wählen, in US-Dollar zu berichten, spätestens 60 Tage nach dem ersten Tag des Steuerjahres. Siehe Zahlungen von US-Kunden über eine kanadische Kapitalgesellschaft erhalten.

Anzeichen, bei denen sich die Frage lohnt:

• die Buchhaltung braucht mehr als eine Tabellenkalkulation;
• Einkünfte in US-Dollar liegen über der GST/HST-Grenze und wachsen weiter;
• Vorauszahlungen haben begonnen;
• ein US-Kunde möchte mit einer Gesellschaft einen Vertrag schließen.

Jede Antwort hat Kosten und Abwägungen auf beiden Seiten der Grenze. Siehe Gründung einer Kapitalgesellschaft für Verträge mit US-Kunden und, für die Buchhaltung danach, Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden. Die Kurse sind kanadische Dollar je US-Dollar (C$ und US$), und die Beträge sind gerundet.

Ein Entwickler stellt monatlich US$6.000 in Rechnung

Ein Entwickler in Edmonton stellt einem US-Kunden monatlich US$6.000 in Rechnung. Bei 1,35 beträgt jede Rechnung C$8.100 und das Jahr C$97.200. Beginnen die Rechnungen im Januar, gibt es keine anderen Umsätze, und ist jede bei Ausstellung fällig, ergeben drei C$24.300 im ersten Kalenderquartal, unter der Grenze für ein einzelnes Quartal. Sechs ergeben bis zum Ende des zweiten Quartals C$48.600, über der Vier-Quartals-Grenze, sodass er Ende Juli kein Kleinunternehmer mehr ist. Die Leistungen sind in der Regel nullbesteuert, deshalb wird keine GST/HST berechnet, doch sie zählen. Die GST/HST-Registrierung ist die erste Frage, lange vor der T2125.

Eine Designerin und die drei Daten

Eine Designerin in Toronto stellt am 1. März US$2.000 in Rechnung, als der Kurs 1,34 beträgt, der Umsatz ist also C$2.680. Der Kunde zahlt am 20. März zu 1,35, dann sind die US$2.000 C$2.700 wert, C$20 mehr als gebucht. Sie behält die US-Dollar und tauscht am 10. April zu 1,38 um, erhält C$2.760, weitere C$60. Der Umsatz in der T2125 bleibt C$2.680. Die C$80 insgesamt sind eine Kursdifferenz und kein zusätzlicher Umsatz, und sie wird nicht übergangen: Wann sie gemessen und wie sie besteuert wird, behandelt der Ratgeber zum Wechselkurs.

Ein Lektor nahe an der Grenze

Ein Lektor in Vancouver verdient im Jahr US$20.000 von drei US-Kunden und C$5.000 von Kunden vor Ort. Bei 1,35 sind die US-Kunden C$27.000, die Gesamtumsätze also C$32.000. Das meiste davon ist nullbesteuert, zählt aber ganz für die Grenze, und die Summe liegt darüber. Der erste Schritt ist, das Quartal zu finden, in dem die Summe die Grenze überschritten hat. Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Umsätze liegen nahe an $30.000 oder darüber, oder Sie haben noch kein GST/HST-Konto: Das Registrierungsdatum kann bereits verstrichen sein. Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Zahlungen in US-Dollar sind einer Tabelle entwachsen, oder private und Kundengelder liegen auf einem Konto: Die Aufstellung lässt sich aus den Auszügen neu aufbauen. Siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Einkünfte früherer Jahre in US-Dollar wurden nie gemeldet, oder die CRA hat geschrieben: Siehe frühere Einkünfte in US-Dollar rekonstruieren und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Kunde zahlt Anzahlungen oder Vorschüsse, bevor die Arbeit erledigt ist: Der Tag, an dem die Einkünfte verdient werden, kann vom Tag des Geldeingangs abweichen. Siehe Kundenanzahlungen und noch nicht verdiente Erlöse.
• Eine Plattform zahlt Sie aus und behält einen Anteil ein: Siehe Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen.
• Ein US-Kunde verlangt Form W-8BEN oder W-9, behält Steuer ein oder hat Ihnen eine Form 1099 geschickt: Siehe den Ratgeber für kanadische Freelancer mit US-Kunden.
• Das US-Unternehmen legt Ihre Arbeitszeiten fest, stellt Ihre Werkzeuge oder zahlt Sie über die Lohnabrechnung: Dann sind Sie womöglich gar nicht selbstständig. Siehe Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in Kanada.
• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber: Die USA verlangen möglicherweise ebenfalls eine Erklärung für diese Einkünfte. Siehe Amerikaner in Kanada.
• Sie überlegen, eine Kapitalgesellschaft zu gründen: Siehe Gründung einer Kapitalgesellschaft für Verträge mit US-Kunden und Zahlungen von US-Kunden über eine kanadische Kapitalgesellschaft erhalten und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie leben in Québec: Revenu Québec hat eigene Regeln für Einkommensteuer und QST (Québec-Umsatzsteuer) und verwaltet dort in der Regel auch die GST/HST, und Sie zahlen QPP statt CPP. Diese Seite behandelt sie nicht.