Vom Einzelunternehmen zur Gesellschaft: BN, GST/HST, Bank

Vom Einzelunternehmen zur Gesellschaft in Kanada: Was ändert sich, und in welcher Reihenfolge?

Alles, was Ihren Namen oder Ihre Business Number (BN) trägt, muss übertragen oder ersetzt werden, weil die Gesellschaft eine andere rechtliche Person ist. Die CRA behandelt die Gründung für ein bestehendes Unternehmen als Änderung der Rechtsform: Die Gesellschaft erhält eine neue BN, die GST/HST-Konten (RT) und Lohnabrechnungskonten (RP) Ihrer alten BN gehen nicht auf sie über, und Sie schließen die alte BN und deren Konten (CRA: Änderung der Rechtsform).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Vermögen von echtem Wert übertragen wird (eine Wahl bestimmt den steuerlichen Wert, und eine verspätete bringt einen Strafzuschlag oder kann abgelehnt werden), wenn Sie Personal haben oder wenn Sie für die GST/HST registriert sind (die Gesellschaft muss für die Wahl GST44 ebenfalls registriert sein). Die Reihenfolge zählt: Die Konten der Gesellschaft müssen existieren, bevor Kundengeld, Rechnungen und Lohnabrechnung über sie laufen.

Halten Sie zuerst bereit: den Übertragungstag, eine Liste des Vermögens mit Anschaffungskosten und Marktwert, jedes Konto, jede Plattform, jedes Darlehen, jeden Mietvertrag, jede Genehmigung und jeden Vertrag auf Ihren Namen sowie Ihre BN-, RT- und RP-Nummern mit den zuletzt eingereichten Erklärungen.

Schritt 1: An welchem Tag übernimmt die Gesellschaft?

Der Übertragungstag ist der Tag, an dem die Gesellschaft das Geschäft zu führen beginnt; alles davor gehört Ihnen, alles ab diesem Tag der Gesellschaft. Halten Sie ihn in einem schriftlichen Übertragungsvertrag fest, der auflistet, was übergeht. Wählen Sie einen Tag, bis zu dem Bankkonto und CRA-Konten bereit sein können, oft den ersten Tag eines Monats. Welche Umsätze und Rechnungen auf welche Seite des Tages fallen, behandelt Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.

Schritt 2: Behält die Gesellschaft meine Business Number?

Nein. Die Gesellschaft erhält eine neue BN mit einem Körperschaftsteuerkonto (RC). Die Gründung nach Bundesrecht oder in Alberta, British Columbia, Manitoba, New Brunswick, Nova Scotia, Ontario, Prince Edward Island oder Saskatchewan registriert die neue BN automatisch (CRA: Wann Sie eine BN brauchen); andernfalls registrieren Sie sie bei der CRA, sobald Sie die Gründungsunterlagen haben. Registrieren Sie danach RT- und RP-Konten auf die neue BN, wenn die Gesellschaft sie braucht (CRA: Änderung der Rechtsform). Ein Unternehmen mit physischem Sitz in Québec registriert sich stattdessen bei Revenu Québec für die GST/HST und reicht dort ein (CRA: Als Ansässiger registrieren). Wie ein falsch eingerichtetes Konto korrigiert wird, steht unter nach der Gründung.

Schritt 3: Braucht die Gesellschaft eine eigene GST/HST-Nummer?

Ja, wenn sie kein Kleinunternehmer ist oder sich freiwillig registriert. Der Test mit $30.000 zählt die steuerpflichtigen Umsätze der Gesellschaft und ihrer verbundenen Personen (CRA: Wann Sie sich registrieren; Excise Tax Act, Abschnitt 148), und wer eine Gesellschaft kontrolliert, ist mit ihr verbunden (Unterabschnitt 127(2)). Die Verbundenheit wird zu Beginn jedes Kalenderquartals geprüft; ab dem ersten vollen Quartal der Gesellschaft zählen also Ihre Umsätze der vier Quartale davor zu ihrer Summe.

Sind Sie für die GST/HST registriert, setzt die Wahl, die das Unternehmen ohne GST/HST überträgt (Schritt 5), voraus, dass auch die Gesellschaft registriert ist: Sie steht nicht zur Verfügung, wenn der Verkäufer registriert ist und der Käufer nicht (Excise Tax Act, Absatz 167(1)(b)). Registrieren Sie die Gesellschaft also vor dem Übertragungstag. Den Registrierungstest finden Sie unter wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Auch eine Nummer für die Provinzumsatzsteuer auf Ihren Namen geht nicht über. British Columbia muss informiert werden, wenn aus einem Einzelunternehmer eine Gesellschaft wird, und eine PST-Nummer ist nicht übertragbar (BC: PST Bulletin 001); anderswo fragen Sie die Provinz oder Revenu Québec, ob die Gesellschaft eine eigene PST-, RST- oder QST-Nummer braucht. Siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz berechnen.

Schritt 4: Gehen mein Bankkonto und meine Zahlungsplattformen auf die Gesellschaft über?

Nein. Eröffnen Sie ein Bankkonto auf den Namen der Gesellschaft und stellen Sie Kartenabwickler, Zahlungslinks und Online-Plattformen vor dem Übertragungstag auf den Namen und die BN der Gesellschaft um. Sobald die Gesellschaft das Geschäft übernommen hat, sind ihre Umsätze in der Regel ihr Einkommen, wohin auch immer das Geld fließt; eine Einzahlung auf Ihr eigenes Konto muss daher in ihre Buchhaltung und GST/HST-Erklärung zurückverfolgt werden. Plattformen melden Verkäufer der CRA mit Namen und Steuernummer: einer SIN bei einer Privatperson, einer Unternehmensregistrierungsnummer bei einer Einheit (CRA: Von Plattformen weitergegebene Informationen). Ein Konto, das auf Ihren Namen bleibt, meldet die Umsätze der Gesellschaft unter Ihnen. Um bereits vermischtes Geld zu bereinigen, siehe Einnahmen der Gesellschaft auf einem privaten Konto.

Schritt 5: Vermögen vom Einzelunternehmen auf eine Gesellschaft übertragen: welches, zu welchem Wert?

Jeder Gegenstand, der übergeht, ist ein Verkauf von Ihnen an die Gesellschaft; führen Sie also jeden im schriftlichen Übertragungsvertrag auf. Weil Sie die Gesellschaft kontrollieren, stehen Sie ihr nicht fremd gegenüber (Income Tax Act, Abschnitt 251); eine Übertragung unter Marktwert gilt für Sie daher als Verkauf zum Marktwert (Abschnitt 69). Ein Fahrzeug „für nichts“ zu übertragen vermeidet die Steuer nicht, und wenn Sie für dieses oder ein früheres Jahr Steuer schulden, haftet auch die Gesellschaft dafür, bis zur Höhe des Werts, den sie nicht bezahlt hat (Abschnitt 160).

Die Alternative ist eine Wahl nach Abschnitt 85: Sie nehmen eine Gegenleistung zurück, die Anteile einschließt, und Sie und die Gesellschaft wählen gemeinsam für jeden berechtigten Gegenstand einen vereinbarten Betrag, der Ihr Erlös und die Anschaffungskosten der Gesellschaft wird (Income Tax Act, Unterabschnitt 85(1)). Die Wahl steht auf Form T2057 und ist bis die früheste Einreichungsfrist der Einkommensteuererklärung einer der beiden Parteien für das Jahr der Übertragung fällig (Unterabschnitt 85(6)). Für die Einkommensteuer in Québec reichen Sie und die Gesellschaft außerdem Form TP-518-V bis der spätere Zeitpunkt aus der frühesten maßgeblichen Einreichungsfrist der Einkommensteuererklärung und dem letzten Tag des zweiten Monats nach Ende des Steuerjahres der später beteiligten Partei bei Revenu Québec ein; eine verspätete Einreichung bringt einen Strafzuschlag.

Die Grenzen des vereinbarten Betrags, verspätete Einreichung und Forderungen behandelt Ein Unternehmen in eine Gesellschaft einbringen.

Die GST/HST ist eine gesonderte Frage. Erwirbt die Gesellschaft das gesamte oder im Wesentlichen das gesamte (in der Regel 90 % oder mehr) Vermögen, das zum Betrieb des Unternehmens nötig ist (CRA: Memorandum 14-4), können Sie und die Gesellschaft auf Form GST44 gemeinsam wählen, damit auf den Großteil der Übertragung keine GST/HST anfällt. Eine registrierte Gesellschaft reicht sie bis der Fälligkeitstag seiner ersten GST/HST-Erklärung für die Steuer, die sonst bei der Übertragung anfiele ein. Leistungen, die Sie weiterhin erbringen, sowie Mietverträge und Lizenzen bleiben steuerpflichtig (Excise Tax Act, Unterabschnitt 167(1.1)). Einzelne Gegenstände, die ohne den Rest des Unternehmens übergehen, qualifizieren sich nicht. In Québec wird die Wahl bei Revenu Québec auf einem eigenen Formular eingereicht, das unter Ein Unternehmen in eine Gesellschaft einbringen genannt ist.

Schritt 6: Verträge, Rechnungen und Kunden: was ändert sich nach dem Stichtag?

Ab dem Übertragungstag gehen Rechnungen und Verträge auf den Namen der Gesellschaft hinaus und, wenn sie registriert ist, mit ihrer eigenen GST/HST-Nummer; eine Gesellschaft nach Bundesrecht muss ihren rechtlichen Namen in Verträgen und Rechnungen verwenden (Corporations Canada: Eine Gesellschaft benennen). Ein Kunde, der bei einem Kauf ab $100 einen Vorsteuerabzug geltend macht, braucht die Registrierungsnummer des Lieferanten auf der Rechnung (CRA: Informationspflichten zum Vorsteuerabzug). Setzen Sie nie Ihre alte RT-Nummer auf die Rechnungen der Gesellschaft; wie Sie bereits versandte Rechnungen korrigieren, steht unter nach der Gründung.

Verträge auf Ihren Namen bleiben Ihre, bis der Kunde einen neuen unterzeichnet oder einer Abtretung zustimmt; lesen Sie daher die Bedingungen jedes Vertrags. Senden Sie Kunden und Lieferanten den rechtlichen Namen, die BN, die Adresse und die Zahlungsdaten der Gesellschaft mit dem Datum, ab dem sie mit ihr zu tun haben, und bewahren Sie eine Kopie auf. Kunden, die eine T4A oder T5018 einreichen, identifizieren einen geschäftlichen Empfänger über seine Business Number (CRA: Die Bescheinigung T4A ausfüllen); geben Sie ihnen also die Daten der Gesellschaft und bitten Sie, dass Bescheinigungen für ihre Einnahmen auf die Gesellschaft lauten, nicht auf Sie.

Schritt 7: Brauchen meine Arbeitnehmer ein neues Lohnabrechnungskonto?

Ja. Die Gesellschaft braucht als neuer Arbeitgeber ein eigenes RP-Konto, das registriert sein muss, bevor ihre erste Abführung fällig wird: in der Regel der 15. Tag des Monats nach der ersten Lohnzahlung mit Abzügen (CRA: Lohnabrechnungskonto). Das alte Konto muss innerhalb von 7 Kalendertage nach der Änderung der Rechtsform eine letzte Abführung leisten (CRA: Wann abzuführen ist). Bevor es geschlossen wird, führen Sie alle Abzüge an der Quelle ab, reichen die letzten Informationserklärungen ein und geben den Arbeitnehmern ihre Bescheinigungen; sie sind 30 Tage nach Ende des alten Unternehmens fällig, es sei denn, der alte Saldo geht auf das Konto der Gesellschaft über (CRA: Wann einzureichen ist; CRA: Ihre Konten schließen). Ob der alte Saldo auf die Gesellschaft übergeht und die Regeln zum Rechtsnachfolger-Arbeitgeber für CPP und EI stehen unter Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.

Schritt 8: Gehen Genehmigungen, Versicherung, Mietverträge und mein Geschäftsname automatisch über?

Nein. Jedes davon lautet nach seinen eigenen Bedingungen auf einen benannten Inhaber. Prüfen Sie jedes mit dem Aussteller oder der anderen Partei:

• Geschäftsname: Ein Name, den Sie persönlich registriert haben, ist auf Sie registriert. Eine Gesellschaft nach Bundesrecht, die unter einem anderen Namen als ihrem rechtlichen Namen tätig ist, registriert diesen Namen in jeder Provinz und jedem Territorium, in der oder dem sie tätig ist (Corporations Canada); eine Gesellschaft nach Provinzrecht folgt den Regeln ihrer Provinz.
• Genehmigungen, Erlaubnisse und Konten der Berufsgenossenschaft: Fragen Sie jeden Aussteller, ob die Gesellschaft eigene braucht.
• Versicherung: Lassen Sie die Gesellschaft vor dem Übertragungstag als Versicherte benennen.
• Mietverträge und Darlehen: Sie gehen nur über, wenn Vermieter, Leasinggeber oder Darlehensgeber zustimmt.
• Fahrzeuge: Übertragen Sie die Zulassung nach den Regeln Ihrer Provinz, zusammen mit der Versicherung und einem etwaigen Darlehen.

Schritt 9: Wie schließe ich das Einzelunternehmen: letzte T2125 und alte Konten?

Das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens endet, wenn es aufhört, und kann daher kürzer als 12 Monate sein (CRA: T4002, Kapitel 1). Beim üblichen Jahresende am 31. Dezember deckt die letzte T2125 den Zeitraum vom 1. Januar bis zum Tag vor dem Übertragungstag ab und wird mit Ihrer persönlichen Erklärung für dieses Jahr eingereicht (CRA: Form T2125 ausfüllen). Das erste Steuerjahr der Gesellschaft und ihre erste T2-Erklärung stehen unter Erstes Steuerjahr der Gesellschaft.

Schließen Sie das alte GST/HST-Konto, sobald das Vermögen übergegangen ist: Geschäftsvermögen, das Sie bei Ende der Registrierung noch halten, gilt als verkauft, und die Steuer darauf wird berechnet (CRA: Ihr GST/HST-Konto schließen). Das Schließen kommt zuerst und schafft bis zu zwei letzte Zeiträume, jeder mit einer Erklärung, die ein Monat nach seinem Ende fällig ist; der zweite ist nur nötig, wenn Steuer abzuführen ist. Die Schließungsseite der CRA behandelt den Fall eines Unternehmens, das in eine Gesellschaft übergeht, nicht; bestätigen Sie das Datum der Kündigung daher bei der CRA; Einzelheiten stehen unter ein GST/HST-Konto schließen. Schließen Sie dann die alte BN; die CRA sagt, dass vorher manche Formulare nötig sein können (CRA: Ihre Konten schließen). Läuft noch ein anderes Unternehmen oder Konto von Ihnen unter der alten BN, fragen Sie die CRA, welche Konten zu schließen sind. Beträge, die auf den alten Konten noch geschuldet werden, bleiben Ihre. Als Direktor der Gesellschaft können Sie außerdem persönlich für GST/HST und Lohnabzüge haften, die sie nicht abführt; die CRA muss innerhalb von 2 Jahre tätig werden, nachdem Sie zuletzt aufgehört haben, Direktor zu sein (Excise Tax Act, Abschnitt 323; Income Tax Act, Abschnitt 227.1).

Was Sie für beide Seiten aufbewahren

Bewahren Sie die Unterlagen des Einzelunternehmens sechs Jahre ab dem Ende des Steuerjahrs auf, in dem es endete (CRA: Wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren). Beide Akten enthalten eine Kopie des Übertragungsvertrags und der Vermögensliste.

Siehe Wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Die Gesellschaft einer Beraterin in Ontario übernimmt am 1. Juli

Sie gründet im Juni mit einer neuen BN, registriert die Gesellschaft ab dem 1. Juli für die HST und eröffnet ihr Bankkonto. Am 1. Juli schickt sie Kunden per E-Mail Namen, BN und Bankdaten der Gesellschaft; jede Rechnung von da an zeigt die Gesellschaft und deren eigene HST-Nummer. Ihr einziges Vermögen, ein Laptop, geht zum Marktwert über (die GST/HST auf diesen Verkauf bleibt hier außen vor). Ihre letzte T2125 deckt den 1. Januar bis 30. Juni ab. Dann schließt sie das alte HST-Konto, reicht dessen letzte Erklärung fristgerecht ein und schließt die alte BN.

Ein Handwerksunternehmer überträgt das Geschäft mit vier Arbeitsfahrzeugen

Das ganze Unternehmen geht über, einschließlich vier Arbeitstransportern im Gesamtwert von $120.000. Nehmen Sie an, sie bilden die ganze steuerliche Abschreibungsklasse, haben mehr als $120.000 gekostet und haben verbleibende steuerliche Kosten von $70.000. Beide Seiten sind GST/HST-Registrierte, daher unterzeichnen sie GST44, und auf die Übertragung wird keine GST/HST berechnet. Ohne Wahl könnte die Differenz von $50.000 als Einkünfte nachversteuert werden. Eine Wahl auf T2057 mit einem vereinbarten Betrag von $70.000 gegen Anteile schiebt sie auf, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind. Die Darlehen für die Transporter gehen nur mit Zustimmung des Darlehensgebers über, und ein von der Gesellschaft übernommenes Darlehen zählt als Zahlung, die keine Anteile sind, was den vereinbarten Betrag erhöhen kann.

Eine Online-Verkäuferin lässt den Zahlungsdienstleister auf ihren Namen

Ihre Gesellschaft übernimmt das Geschäft am 1. April, doch sie behält ihren Zahlungsdienstleister bis zum 30. Juni auf ihren eigenen Namen und ihre SIN, und $45.000 an Umsätzen landen dort. Das sind Umsätze der Gesellschaft: Sie gehören in deren Buchhaltung und GST/HST-Erklärung, und sie schuldet der Gesellschaft das Geld, bis sie es überträgt. Der Bericht der Plattform zeigt die Umsätze weiterhin unter ihrer SIN, deshalb behält sie die Abstimmung.

Anders in Ihrem Fall?

• Fahrzeuge, Ausrüstung, Warenbestand oder Geschäftswert, die sich nach Abschnitt 85 zu übertragen lohnen: Die vereinbarten Beträge und die Frist für T2057 stehen unter Ein Unternehmen in eine Gesellschaft einbringen; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor Sie die Übertragung unterzeichnen.
• Sie sind für die GST/HST registriert, und die Gesellschaft wird es auch sein: Die Voraussetzungen und der Zeitpunkt von GST44 entscheiden, ob auf die Übertragung Steuer anfällt; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie haben Arbeitnehmer: Zwei Lohnabrechnungskonten, eine letzte Abführung und Bescheinigungen überschneiden sich im Jahr der Übertragung; siehe Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Umsätze sind schon auf Ihrem eigenen Konto oder auf einer Plattform unter Ihrer SIN gelandet, oder Sie haben unter der alten GST/HST-Nummer fakturiert: Sie müssen in die Buchhaltung und GST/HST-Erklärung der Gesellschaft zurückverfolgt werden; siehe Einnahmen der Gesellschaft auf einem privaten Konto und nach der Gründung, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben bisher Entnahmen gemacht: Geld, das Sie der Gesellschaft entnehmen, ist Gehalt, Dividende, Gesellschafterdarlehen oder Rückzahlung dessen, was sie Ihnen schuldet; siehe Sich im ersten Jahr selbst bezahlen und Gesellschafterdarlehen.
• Sie brauchen den Buchhaltungsstichtag und die Eröffnungsbuchungen: siehe Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.
• Sie überlegen noch, ob Sie gründen: siehe Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft?.
• Sie wollen die Gründungskosten abziehen: siehe Gründungskosten.
• Mietobjekte werden ebenfalls eingebracht: siehe Mietobjekte in eine Gesellschaft einbringen.
• Sie wollen die Übertragung später rückgängig machen: siehe Zurück zum Einzelunternehmen.