Chinesischsprachiger CPA und Buchhalter: Das prüfen Sie zuerst

Brauche ich einen chinesischsprachigen CPA, oder genügt ein Buchhalter oder Ersteller der Steuererklärung?

Chinesisch zu sprechen sagt nichts darüber, was eine Person für Ihr Unternehmen tun darf. Wer gegen Entgelt die gesamte oder im Wesentlichen die gesamte US-Bundessteuererklärung erstellt oder dabei hilft, braucht eine PTIN (Preparer Tax Identification Number, Nummer für Ersteller von Steuererklärungen); reine Schreib- oder andere mechanische Hilfe zählt nicht (PTIN-Regel; PTIN-FAQ). Nur CPAs (Certified Public Accountants), Enrolled Agents (vom IRS zugelassene Steuerexperten) und Anwälte dürfen Sie in jeder Angelegenheit vor dem IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) vertreten (Qualifikationen).

Ein Buchhalter ist eine andere Rolle. Die Tabelle betrifft das Erstellen und Unterschreiben von Steuererklärungen; sie sagt nichts über die Führung der Bücher aus. Beurteilen Sie einen Buchhalter danach, was er vorweisen kann: Bücher, die er für ein Unternehmen wie Ihres geführt hat, und klare Antworten darauf, wem die Buchhaltungsdatei und die Zugangsdaten gehören, wer die Konten jeden Monat abstimmt und wer die RMB-Posten bearbeitet (siehe den Abschnitt zu den Büchern unten). Was Sie fragen sollten, steht in Fragen vor der Beauftragung eines Buchhalters; welche Rolle Sie brauchen, steht in Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Wenn der Fall nicht einfach ist. Ein Konto oder eine Gesellschaft in China, regelmäßige Geldflüsse von oder zu Familie dort, Steuererklärungen in den USA und in Kanada oder Jahre ohne Einreichung bringen zusätzliche Meldungen neben der Steuererklärung mit sich. Dann ist die Prüfung der Qualifikation nur der Anfang: Fragen Sie, wer diese Meldungen erstellt. Wenn Sie Angebote vergleichen oder einen Ersteller verlassen, der nie nach China gefragt hat, muss in diesen Fällen eine verantwortliche Person die Bücher, die Steuererklärungen und die Auslandsmeldungen abdecken; fragen Sie jeden Kandidaten, wer das ist. Stellen Sie Auslandskonten mit ihren Höchstständen, Überweisungen an die Familie mit Daten, Unterlagen zur Gesellschaft in China und frühere Steuererklärungen zusammen; die vollständige Liste steht unten.

Wie finde ich einen chinesischsprachigen CPA oder Buchhaltungsexperten in meiner Nähe?

Beginnen Sie mit einem Namen, den Sie überprüfen können, und testen Sie dann die Sprache. Das Verzeichnis des IRS durchsucht nach Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl; eine staatliche Berufsaufsicht (State Board of Accountancy) oder das Verzeichnis der Ersteller der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) kann einen Namen bestätigen, den Sie erhalten haben, zum Beispiel von der Familie oder einer Gemeinschaft. Fragen Sie jeden Kandidaten:

• Spricht die Person, die meine Steuererklärung unterschreibt, Chinesisch, oder nur die Mitarbeiter?
• Sind die Auftragsvereinbarung, die Fragen zu meinen Konten und die Zusammenfassung der Steuererklärung auf Chinesisch, und welche Fassung gilt?

Wie Sie Anbieter und Angebote in beiden Ländern vergleichen, steht in Einen Buchhaltungsexperten für grenzüberschreitende Fälle finden.

Wie prüfe ich einen US-CPA, Enrolled Agent oder Ersteller von Steuererklärungen?

Prüfen Sie die Zulassung bei der Stelle, die sie ausgestellt hat, die PTIN und das Verzeichnis der Ersteller des IRS. Jedes beantwortet eine andere Frage.

1. CPA-Zulassung. Jeder Bundesstaat hat eine eigene Berufsaufsicht (Board of Accountancy). Das California Board of Accountancy ist ein Beispiel: Dort können Sie jeden CPA und jede Kanzlei in Kalifornien auf Zulassungsstatus und Disziplinarmaßnahmen prüfen. Nutzen Sie die Aufsicht des Bundesstaates, der auf der Zulassung des Erstellers steht.
2. IRS-Verzeichnis. Das Verzeichnis des IRS für Ersteller mit Qualifikationen und ausgewählten Zusatzqualifikationen führt Anwälte, CPAs, Enrolled Agents und Teilnehmer des Annual Filing Season Program nach Name, Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl auf. Ein Ersteller, der dort nicht steht, kann trotzdem qualifiziert sein; fragen Sie also nach Ausbildung und Fortbildung (IRS).
3. PTIN. Ein bezahlter Ersteller muss eine PTIN haben und sie auf der beim IRS eingereichten Steuererklärung angeben, nicht aber auf Ihrer Kopie (IRS). Fragen Sie vor der Beauftragung nach der Nummer.

Für den weiteren US-Vergleich siehe CPA, Enrolled Agent oder Steuersoftware.

Wie prüfe ich einen Ersteller von Steuererklärungen in Kanada?

Für die Steuererklärung einer Privatperson führt die CRA Ersteller auf, die für die Einreichung über ihren Dienst EFILE (elektronische Einreichung) zertifiziert sind, und Sie genehmigen jede Einreichung mit Ihrer Unterschrift auf Form T183 (Genehmigung der elektronischen Einreichung). Die elektronische Erklärung einer Kapitalgesellschaft nutzt ein anderes Formular, T183CORP; fragen Sie einen Ersteller daher, wie er die Erklärung einer Kapitalgesellschaft einreicht. Nutzt ein kanadischer Ersteller den Titel CPA, fragen Sie, welchem Provinzverband der CPA er angehört, und bestätigen Sie es bei diesem Verband.

• Verzeichnis. Ersteller im CRA-Verzeichnis sind zertifiziert, Ihre Steuererklärung über EFILE einzureichen.
• Registrierung. Nach den EFILE-Regeln der CRA darf ein Übermittler keine Unterlagen eines nicht registrierten Erstellers annehmen und übermitteln. Fragen Sie nach der EFILE-Registrierung.
• Form T183. Bevor der Ersteller die Steuererklärung einer Privatperson elektronisch einreicht, unterschreiben Sie Teil F von Form T183, der mit der elektronischen Erklärung übereinstimmen muss (CRA).

Wenn Sie in Québec leben, reichen Sie außerdem eine gesonderte Erklärung für Québec bei Revenu Québec ein (CRA); fragen Sie daher auch, wer sie erstellt. Mehr dazu, auch zur gesonderten Vollmacht von Revenu Québec, steht in Einen Buchhaltungsexperten in Kanada auswählen.

Wer unterschreibt meine Steuererklärung, und wer spricht für mich mit dem IRS oder der CRA?

In den USA unterschreibt der bezahlte Ersteller mit einer PTIN, und Sie bevollmächtigen jeden, der für Sie spricht, gesondert. In Kanada unterschreiben Sie eine Genehmigung zur elektronischen Einreichung (Form T183 für die Steuererklärung einer Privatperson) und bevollmächtigen einen Vertreter über die CRA. In beiden Ländern bleiben Sie für das Eingereichte verantwortlich.

• Unterschrift in den USA. Bezahlte Ersteller müssen jede Steuererklärung, die sie erstellen, unterschreiben und eine gültige PTIN angeben. Ein Ersteller, der das verweigert, ist ein „Ghost“-Ersteller (IRS).
• Vertretung in den USA. Mit Form 2848 bevollmächtigen Sie eine Person, die vor dem IRS auftreten darf, Sie zu vertreten (IRS). Form 8821 erlaubt es jemandem nur, Ihre vertraulichen Steuerdaten einzusehen oder zu erhalten (IRS).
• FBAR. Die FBAR (Report of Foreign Bank and Financial Accounts, Meldung ausländischer Bank- und Finanzkonten) geht an FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, US-Behörde gegen Finanzkriminalität), nicht mit der Steuererklärung (IRS). Ein CPA, Anwalt oder Enrolled Agent darf sie nur mit Ihrer unterschriebenen Form 114a für Sie einreichen; ohne sie unterschreiben und übermitteln Sie sie selbst (FinCEN).
• Kanada. Bei der Steuererklärung einer Privatperson unterschreiben Sie Teil F von Form T183, um die elektronische Einreichung zu genehmigen (CRA). Damit jemand für Sie mit der CRA verhandelt, bevollmächtigen Sie ihn online in My Account oder My Business Account oder senden Form AUT-01 per Post, die nur Offline-Zugriff gewährt (CRA). Wählen Sie die Zugriffsstufe mit Bedacht: Bei manchen Stufen kann ein Vertreter Ihr Konto ändern, nicht nur einsehen (CRA).

Beide Behörden machen Sie für die Angaben in Ihrer Steuererklärung verantwortlich, wer sie auch erstellt hat (IRS; CRA). Bitten Sie den Ersteller, die gesamte Steuererklärung vor Ihrer Unterschrift in einer Sprache mit Ihnen durchzugehen, die Sie lesen.

Nach welchen China-Bezügen sollte mein Buchhaltungsexperte fragen?

Ein Buchhaltungsexperte sollte vor jeder Erstellung nach Konten, Überweisungen von und an Familie und Gesellschaften in China fragen, weil jedes davon eine Meldung außerhalb der Steuererklärung erfordern kann. Welche zutreffen, hängt davon ab, ob Sie US-Staatsbürger oder in den USA ansässig sind, in Kanada ansässig sind oder beides.

Eine Privatperson, die erstmals in Kanada ansässig wird, reicht für dieses erste Jahr weder Form T1135 noch Form T1134 ein, eine Kapitalgesellschaft hat aber keine solche Befreiung (ITA s. 233.7; CRA). Nennen Sie dem Buchhaltungsexperten das Datum, an dem Ihre Ansässigkeit in Kanada begann.

Andere Ratgeber behandeln die Einzelheiten: Welche Konten bei der FBAR zählen, Meldung ausländischer Konten, Geld oder Anteile an Familie im Ausland geben, Geschenke aus dem Ausland, Formulare für eine ausländische Gesellschaft, Meldung ausländischen Vermögens und verbundener Unternehmen in Kanada, Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied im ausländischen Besitz und Rückkehr nach China und chinesische Steuer.

Eine versäumte Meldung kann Geld kosten, auch wenn keine Steuer anfällt. Der anfängliche Strafzuschlag für fehlende Angaben in Form 5471 beträgt US$10.000 je ausländischer Kapitalgesellschaft und Jahr (IRS). Wurden frühere Jahre versäumt, siehe Versäumte Auslandsmeldungen nachholen.

Kann ein chinesischsprachiger Buchhaltungsexperte meine US- und meine kanadische Steuererklärung erledigen?

Ein Buchhaltungsexperte oder eine Kanzlei kann das, wenn die Person, die jede Steuererklärung erstellt, dies im jeweiligen Land darf und jemand die Verbindung zwischen beiden verantwortet. Andernfalls nutzen Sie zwei Ersteller, einen in jedem Land, die Ihre Unterlagen gemeinsam nutzen.

Jede Steuererklärung braucht ihren eigenen Ersteller: Ein PTIN-Inhaber unterschreibt die US-Steuererklärung, und ein bei EFILE registrierter Ersteller reicht die kanadische Steuererklärung einer Privatperson ein, die Sie mit Ihrer Unterschrift auf Teil F von Form T183 genehmigen. Fragen Sie, bevor Sie eine Auftragsvereinbarung unterschreiben:

• Wer unterschreibt die US-Steuererklärung als Ersteller, und wer reicht die kanadische ein?
• Wer reicht die FBAR, Form T1135 und alle Meldungen zu einer Gesellschaft in China ein?
• Wer stimmt Einkünfte, in jedem Land gezahlte Steuer und Wechselkurse zwischen den beiden Steuererklärungen ab?
• Wer beantwortet ein Schreiben des IRS, und wer eines der CRA?

Für ein kanadisches Unternehmen mit US-Aktivitäten siehe Wann ein kanadisches Unternehmen einen Buchhaltungsexperten für grenzüberschreitende Fälle braucht.

Wie werden die Bücher geführt, wenn Kontoauszüge und Rechnungen auf Chinesisch oder in RMB sind?

Eine US-Steuererklärung lautet in der Regel auf US-Dollar und eine kanadische auf kanadische Dollar; jede RMB-Transaktion braucht also ihren umgerechneten Betrag, und daneben bewahren Sie den RMB-Betrag, den Wechselkurs und den Quellbeleg auf. Kanadische Unterlagen auf Chinesisch müssen außerdem ins Englische oder Französische übersetzt werden.

• US-Dollar. Beträge in einer US-Steuererklärung werden in US-Dollar angegeben, in der Regel zum Kassakurs, wenn Sie den Posten erhalten, zahlen oder abgrenzen. Der IRS hat keinen amtlichen Kurs und akzeptiert in der Regel jeden veröffentlichten Kurs, der einheitlich verwendet wird (IRS).
• Kanadische Dollar. Kanadische Steuerergebnisse werden in der Regel in kanadischer Währung ermittelt; eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft kann wählen, ihre Ergebnisse in US-Dollar, Euro, britischem Pfund, japanischem Yen oder australischem Dollar auszuweisen, und der Renminbi gehört nicht dazu. Die Standardvorgabe der CRA ist der Kurs der Bank of Canada am Tag, an dem der Betrag entstand; eine andere Quelle wird nur akzeptiert, wenn sie allgemein verfügbar und überprüfbar ist und einheitlich verwendet wird (CRA Folio S5-F4-C1). Die Bank of Canada veröffentlicht tägliche Renminbi-Kurse.
• Sprache. Kanadische Bücher und Unterlagen müssen auf Englisch, Französisch oder in beiden Sprachen geführt werden (CRA); andernfalls müssen sie übersetzt werden (CRA). Fordert der IRS Unterlagen von einer US-Gesellschaft an, die zu 25 % oder mehr einer ausländischen Person gehört (die Zeile zu Form 5472 oben), muss die Gesellschaft jeden vom IRS verlangten Teil ins Englische übersetzen, und zwar innerhalb von 30 Tage nach der Aufforderung zur Übersetzung; sie kann um mehr Zeit bitten (26 CFR 1.6038A-3).
• Die FBAR nutzt einen eigenen Kurs. Der Höchststand jedes Kontos, den Sie den Kontoauszügen entnehmen, wird zum Kurs des Treasury (US-Finanzministerium) für den letzten Tag des Kalenderjahres umgerechnet (FinCEN). Das ist nicht der Kurs in den Büchern; bewahren Sie daher den höchsten RMB-Stand aus den Kontoauszügen auf.
• Familienüberweisungen. Erfassen Sie jede nach Person, Datum, Richtung und Zweck. Ob das Geld ein Darlehen, ein Geschenk oder eine Kapitaleinlage ist, entscheidet über die Buchung; siehe Geld der Familie in US-Geschäftsbüchern und Geld der Eltern in einem kanadischen Unternehmen.

Bitten Sie den Buchhalter, in jeder Zeile in Fremdwährung das Datum, den RMB-Betrag, den Kurs samt Quelle, den umgerechneten Betrag und eine kurze englische Beschreibung des Originalbelegs zu erfassen. Siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern und In Fremdwährung bezahlte Ausgaben. Arbeitet der Buchhalter von außerhalb Ihres Landes, siehe Einen Buchhalter im Ausland beauftragen.

Was bringe ich zum ersten Gespräch mit?

Bringen Sie die Unterlagen mit, die alle Länder zeigen, die Ihr Geld berührt, damit der Buchhaltungsexperte vor einem Angebot erkennen kann, welche Steuererklärungen und Meldungen gelten.

• Frühere Steuererklärungen. US- und kanadische Steuererklärungen, Bescheide und alle bereits eingereichten FBAR, Form 8938, T1135 oder ähnlichen Meldungen.
• Konten im Ausland. Für jedes: Institut, Art, Inhaber, Zeichnungsberechtigte, Eröffnungs- und Schließungsdatum sowie der höchste Stand und der Stand am Jahresende in RMB laut Kontoauszügen. Beziehen Sie Salden von Zahlungs-Apps und digitalen Geldbörsen ein.
• Familienüberweisungen. Datum, Betrag, Währung, Absender, Empfänger, Verwandtschaftsverhältnis, Zweck und jeder Beleg (Darlehensvertrag, Schenkungsschreiben, Überweisungsbestätigung).
• Gesellschaft in China. Geschäftslizenz, Gesellschafterverzeichnis mit den Anteilen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Kontoauszüge und alle Darlehen, Dividenden oder Gebühren zwischen ihr und Ihnen.
• Ihr Status. Staatsbürgerschaft oder Green Card, Status in Kanada und sein Beginn sowie wo Sie in jedem Jahr gelebt haben und an wie vielen Tagen.
• Geschäftsunterlagen und Schreiben. Kontoauszüge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, die Buchhaltungsdatei, Kontaktdaten des früheren Buchhalters oder Buchhaltungsexperten und jedes Schreiben des IRS, der CRA oder einer Steuerbehörde in China.

Welche Warnzeichen gibt es bei der Beauftragung eines chinesischsprachigen Buchhaltungsexperten?

Die Warnzeichen sind in jeder Sprache dieselben: Verweigerung der Unterschrift, eine Qualifikation, die Sie nicht überprüfen können, Preise, die an Ihre Erstattung geknüpft sind, und Abwiegeln von Auslandsmeldungen.

• Unterschreibt nicht oder nennt keine PTIN. Der IRS nennt das ein großes Warnsignal (IRS). Er führt außerdem eine behauptete, aber ungültige Qualifikation als CPA, Enrolled Agent oder Anwalt auf, keine Kopie Ihrer Steuererklärung und nicht zurückgegebene Originalunterlagen.
• Gebühren aus Ihrer Erstattung oder Barzahlung ohne Quittung. Der IRS rät, Gebühren in Prozent Ihrer Erstattung zu meiden sowie Ersteller, die anbieten, sie auf eigene Konten einzuzahlen (IRS Topic 254). Er nennt auch ausschließliche Barzahlung ohne Quittung und erfundene Einkünfte oder Abzüge (IRS).
• Ungewöhnlich hohe Erstattungen oder Abraten von einer zweiten Meinung. Die CRA nennt beides unter ihren Warnzeichen für Steuermodelle und deren Anbieter (CRA).
• Eine leere oder unvollständige Steuererklärung zur Unterschrift. Unterschreiben Sie nie eine solche (IRS).
• Auslandsposten abgetan. Ein Buchhaltungsexperte, der sagt, ein Konto, eine Überweisung an die Familie oder eine Gesellschaft in China brauche keine Meldung, bevor er die obigen Fragen gestellt hat, hat möglicherweise den Schritt übersprungen, der entscheidet, welche Meldungen gelten.

Was Sie einen Buchhalter fragen sollten, steht in Fragen vor der Beauftragung eines Buchhalters.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; jedes nennt seine Währung.

Eine Kapitalgesellschaft mit einem Restaurant in Toronto und Eltern in China

Die Inhaberin eines Restaurants in Toronto führt die Bücher der Kapitalgesellschaft in CAD. Sie schickt ihren Eltern in China jährlich CAD 80.000 und hat ein RMB-Konto, das auf seinem Höchststand etwa CAD 120.000 enthielt. Drei Fragen bestimmen die Arbeit. Wessen Geld sind die CAD 80.000: ihr Gehalt, eine Dividende oder das Geld der Kapitalgesellschaft? Wem gehört das RMB-Konto, ihr oder der Kapitalgesellschaft? Und was hat das Konto gekostet? Der Test für Form T1135, mehr als C$100.000, richtet sich nach den Kosten, in der Regel den angepassten Anschaffungskosten (Adjusted Cost Base, ACB), nicht nach dem Höchstwert; CAD 120.000 auf dem Höchststand entscheiden es daher nicht. Anderes bestimmtes ausländisches Vermögen der Inhaberin wird hinzugerechnet, und Vermögen, das nur in einem aktiven Geschäftsbetrieb genutzt oder gehalten wird, bleibt außen vor (CRA). Der Buchhaltungsexperte muss die Bücher der Kapitalgesellschaft führen und nach allen drei Punkten fragen. Siehe Von der Kapitalgesellschaft bezahlte private Ausgaben.

Der Inhaber einer LLC in Houston mit zwei chinesischen Bankkonten

Ein US-Staatsbürger, der in den USA lebt und eine LLC in Houston besitzt, hält auf eigenen Namen RMB 900.000 auf zwei chinesischen Bankkonten. Bei einem beispielhaften Kurs von 7,2 RMB je Dollar sind das etwa USD 125.000, über dem Schwellenwert der FBAR und wahrscheinlich über dem Schwellenwert von Form 8938, wenn er als Alleinstehender einreicht. Vor der Beauftragung prüft er die Qualifikation des Erstellers, ob das Angebot die FBAR und Form 8938 enthält und wer die FBAR unterschreibt und einreicht (Form 114a, wenn der Ersteller sie für ihn einreicht).

Ein Ehepaar mit einer S Corporation und einer Gesellschaft in Shenzhen

Die S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) eines Ehepaars hat USD 400.000 Umsatz. Dem Ehepaar gehören außerdem 100 % einer Gesellschaft in Shenzhen mit RMB 2.000.000 Umsatz. Der Buchhaltungsexperte muss sagen, wer die US-Meldung zur Gesellschaft in Shenzhen erstellt (Form 5471, ein Formular, das nur über die Gesellschaft berichtet, wenn sie für die US-Steuer als ausländische Kapitalgesellschaft gilt); sie wird der Steuererklärung dessen beigefügt, der die Anteile hält, des Ehepaars oder der S Corporation. Er muss außerdem fragen, ob die eigenen Bankkonten der Gesellschaft in einer FBAR gemeldet werden müssen, da dem Ehepaar alles gehört, und sagen, wie die beiden Buchhaltungen zusammenhängen: Darlehen, Gebühren und Dividenden dazwischen sowie die für die US-Steuererklärung umgerechneten RMB-Beträge. Fragen Sie auch, ob jemand für die Gesellschaft eine Form-8832-Wahl eingereicht hat, falls sie dazu berechtigt ist: Sie ändert, ob Form 5471 gilt, und kann höchstens 75 Tage vor der Einreichung oder 12 Monate danach wirksam werden (Formulare für eine ausländische Gesellschaft).

Anders in Ihrem Fall?

• Sie möchten einen Buchhaltungsexperten, der auf Chinesisch arbeitet und Ihre Bücher und Steuererklärungen in China, den USA und Kanada abdecken kann: Die ersten Fragen sind, welche Steuererklärungen und Auslandsmeldungen der Länder für Sie gelten und was die Bücher enthalten müssen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Bücher oder Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern für die Steuererklärungen.
• Sie vergleichen Angebote oder verlassen einen Ersteller, der eine Meldung übersehen hat: Ein Angebot sollte nennen, wer jede Steuererklärung unterschreibt, wer jede Auslandsmeldung einreicht und wer die RMB-Bücher führt. Wie Sie ein Angebot lesen, steht im Ratgeber zum Buchhaltungsexperten für grenzüberschreitende Fälle; oder holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Eine Auslandsmeldung wurde in früheren Jahren versäumt: siehe Versäumte FBAR- oder TFSA-Formulare für Personen in Kanada, oder holen Sie sich Hilfe bei der FBAR.
• Ihr Ersteller hat eine falsche Steuererklärung eingereicht oder antwortet nicht mehr: siehe Ein Ersteller hat eine falsche Steuererklärung eingereicht und Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen.
• Sie ziehen zurück nach China: siehe Rückkehr nach China und chinesische Steuer.