Contador o CPA que habla chino: qué revisar antes de contratar

¿Necesito un CPA que hable chino, o basta con un responsable contable o un preparador de impuestos?

Hablar chino no demuestra qué puede hacer una persona por su negocio. Quien cobre por preparar, o por ayudar a preparar, la totalidad o casi la totalidad de una declaración federal debe tener un PTIN, aunque la ayuda de simple digitación u otra ayuda puramente mecánica no cuenta (regla del PTIN; preguntas frecuentes del PTIN). Solo los CPA, los enrolled agents y los abogados pueden representarlo en cualquier asunto ante el IRS (credenciales).

Un responsable contable es un rol distinto. La tabla trata de preparar y firmar declaraciones; no dice nada sobre llevar la contabilidad. Juzgue a un responsable contable por lo que pueda mostrar: libros llevados para un negocio como el suyo, y respuestas claras sobre quién es dueño del archivo contable y de las claves de acceso, quién concilia las cuentas cada mes y quién se encarga de las líneas en RMB (vea la sección sobre los libros más abajo). Sobre qué preguntar, vea preguntas antes de contratar a un responsable contable; sobre qué rol necesita, vea responsable contable, contador o CPA.

Cuando el caso no es sencillo. Una cuenta o una empresa en China, envíos regulares de dinero a familiares allá o desde allá, declaraciones en EE. UU. y en Canadá, o años sin presentar suman reportes además de la declaración. Entonces revisar la credencial es solo el comienzo: pregunte quién prepara esos reportes. Si está comparando cotizaciones, o deja a un preparador que nunca preguntó por China, en estos casos una sola persona responsable debe cubrir los libros, las declaraciones y los reportes extranjeros; pregunte a cada candidato quién es. Reúna las cuentas en el extranjero con sus saldos más altos, las transferencias familiares con fechas, los documentos de la empresa en China y las declaraciones anteriores; la lista completa está más abajo.

¿Cómo encuentro un CPA o contador que hable chino cerca de mí?

Parta de un nombre que pueda verificar y luego pruebe el idioma. El directorio del IRS busca por ciudad, estado y código postal, y una junta estatal de contabilidad o el directorio de preparadores de la CRA pueden confirmar un nombre que le dieron, por ejemplo, su familia o un grupo de la comunidad. Pregunte a cada candidato:

• ¿La persona que firma mi declaración habla chino, o solo el personal?
• ¿La carta de contratación, las preguntas sobre mis cuentas y el resumen de la declaración estarán en chino, y qué versión prevalece?

Para comparar firmas y cotizaciones en ambos países, vea cómo encontrar a un contador de impuestos transfronterizo.

¿Cómo verifico a un CPA, enrolled agent o preparador de impuestos de EE. UU.?

Revise la licencia con el organismo que la emitió, el PTIN y el directorio de preparadores del IRS. Cada uno responde una pregunta distinta.

1. Licencia de CPA. Cada estado tiene su propia junta de contabilidad. La California Board of Accountancy es un ejemplo: permite buscar a cualquier CPA o firma de California para ver el estado de su licencia y las sanciones. Use la junta del estado que figura en la licencia del preparador.
2. Directorio del IRS. El directorio del IRS de preparadores con credenciales y calificaciones selectas lista abogados, CPA, enrolled agents y participantes del Annual Filing Season Program por nombre, ciudad, estado y código postal. Un preparador que no aparece puede estar calificado igual, así que pregunte por su formación y capacitación (IRS).
3. PTIN. Un preparador pagado debe tener un PTIN e incluirlo en la declaración que se presenta al IRS, aunque no en su copia (IRS). Pida el número antes de contratar.

Para la comparación más amplia en EE. UU., vea CPA, enrolled agent o software de impuestos.

¿Cómo verifico a un preparador de impuestos en Canadá?

Para una declaración personal, la CRA lista a los preparadores certificados para presentar mediante su servicio EFILE, y usted autoriza cada presentación firmando el Form T183. La declaración electrónica de una corporación usa otro formulario, el T183CORP, así que pregunte a un preparador cómo presenta la declaración de una corporación. Si un preparador canadiense usa el título de CPA, pregunte a qué organismo provincial de CPA pertenece y confírmelo con ese organismo.

• Directorio. Los preparadores del directorio de la CRA están certificados para presentar su declaración mediante EFILE.
• Registro. Las reglas de EFILE de la CRA dicen que un transmisor no puede aceptar ni transmitir registros de un preparador no registrado. Pida el registro EFILE.
• Form T183. Antes de que el preparador presente una declaración personal por vía electrónica, usted firma la Parte F del Form T183, que debe coincidir con la declaración electrónica (CRA).

Si vive en Quebec, también presenta una declaración aparte de Quebec ante Revenu Québec (CRA), así que pregunte quién la prepara también. Para más información, incluida la autorización aparte de Revenu Québec, vea cómo elegir un contador en Canadá.

¿Quién firma mi declaración y quién habla con el IRS o la CRA por mí?

En EE. UU., el preparador pagado firma con un PTIN y usted autoriza por separado a quien hable en su nombre. En Canadá, usted firma una autorización de presentación electrónica (el Form T183 en una declaración personal) y autoriza a un representante ante la CRA. En ambos países, usted sigue siendo responsable de lo que se presenta.

• Firma en EE. UU. Los preparadores pagados deben firmar e incluir un PTIN válido en cada declaración que preparan. Un preparador que se niega es un preparador «fantasma» (ghost) (IRS).
• Representación en EE. UU. El Form 2848 autoriza a una persona habilitada para ejercer ante el IRS a representarlo (IRS). El Form 8821 solo permite a alguien revisar o recibir su información tributaria confidencial (IRS).
• FBAR. La FBAR se envía a FinCEN, no junto con la declaración de impuestos (IRS). Un CPA, abogado o enrolled agent puede presentarla por usted solo con su Form 114a firmado; sin él, usted mismo la firma y la envía (FinCEN).
• Canadá. En una declaración personal, firme la Parte F del Form T183 para autorizar la presentación electrónica (CRA). Para que alguien trate con la CRA en su nombre, autorícelo en línea en Mi cuenta (My Account) o Mi cuenta de negocio (My Business Account), o envíe por correo el Form AUT-01, que da acceso solo fuera de línea (CRA). Elija el nivel de acceso con cuidado: algunos niveles permiten a un representante cambiar su cuenta, no solo verla (CRA).

Ambas agencias lo hacen responsable de la información de su declaración, sin importar quién la preparó (IRS; CRA). Pida al preparador que repase toda la declaración con usted en un idioma que lea antes de firmar.

¿Qué asuntos relacionados con China debe preguntar mi contador?

Un contador debe preguntar por cuentas, transferencias familiares y empresas en China antes de preparar algo, porque cada una puede exigir un reporte aparte de la declaración. Cuáles se aplican depende de si usted es ciudadano o residente de EE. UU., residente de Canadá, o ambos.

Una persona física que pasa a ser residente de Canadá por primera vez no presenta el Form T1135 ni el T1134 por ese primer año, pero una corporación no tiene esa exención (ITA s. 233.7; CRA). Dé al contador la fecha en que comenzó su residencia en Canadá.

Otras guías tienen el detalle: qué cuentas cuentan en la FBAR, reporte de cuentas extranjeras, dar dinero o acciones a familiares en el extranjero, regalos del extranjero, formularios para una empresa extranjera, reporte canadiense de propiedad extranjera y filiales, presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y regresar a China y el impuesto chino sobre ingresos del extranjero.

Un reporte omitido puede costar dinero aunque no se deba impuesto. La multa inicial por omitir la información del Form 5471 es de US$10,000 por cada corporación extranjera por cada año (IRS). Si se omitieron años anteriores, vea ponerse al día con reportes extranjeros omitidos.

¿Puede un solo contador que hable chino encargarse de mis declaraciones de EE. UU. y de Canadá?

Un contador o una firma puede hacerlo, si la persona que prepara cada declaración está autorizada para hacerlo en ese país y alguien se hace cargo del vínculo entre las dos. De lo contrario, use dos preparadores, uno en cada país, que compartan sus documentos.

Cada declaración necesita su propio preparador: un titular de PTIN firma la declaración de EE. UU., y un preparador registrado en EFILE presenta la declaración personal de Canadá, que usted autoriza firmando la Parte F del Form T183. Pregunte antes de firmar una carta de contratación:

• ¿Quién firma la declaración de EE. UU. como preparador y quién presenta la de Canadá?
• ¿Quién presenta la FBAR, el Form T1135 y cualquier reporte sobre una empresa en China?
• ¿Quién concilia entre las dos declaraciones los ingresos, el impuesto pagado en cada país y los tipos de cambio?
• ¿Quién responde una carta del IRS y quién responde una de la CRA?

Para un negocio canadiense con actividad en EE. UU., vea cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo.

¿Cómo se llevan los libros cuando los estados de cuenta y las facturas están en chino o en RMB?

Una declaración de EE. UU. se presenta en general en dólares estadounidenses y una de Canadá en dólares canadienses, así que cada transacción en RMB necesita su monto convertido, con el monto en RMB, el tipo de cambio y el documento de origen guardados junto a él. Los registros canadienses escritos en chino también deben traducirse al inglés o al francés.

• Dólares estadounidenses. Los montos de una declaración de EE. UU. se reportan en dólares estadounidenses, en general al tipo de cambio al contado del momento en que recibe, paga o devenga la partida. El IRS no tiene un tipo de cambio oficial y en general acepta cualquier tipo publicado que se use de forma consistente (IRS).
• Dólares canadienses. Los resultados fiscales canadienses se calculan en general en moneda canadiense; una corporación residente de Canadá puede elegir reportar en dólares estadounidenses, euros, libras esterlinas, yenes japoneses o dólares australianos, y el renminbi no es una de esas monedas. La opción por defecto de la CRA es el tipo del Bank of Canada del día en que surgió el monto; solo se acepta otra fuente si está ampliamente disponible, es verificable y se usa de forma consistente (CRA Folio S5-F4-C1). El Bank of Canada publica los tipos diarios del renminbi.
• Idioma. Los libros y registros canadienses deben llevarse en inglés, en francés o en ambos (CRA); de lo contrario, deben traducirse (CRA). Cuando el IRS pide registros a una empresa de EE. UU. cuya propiedad es 25% o más de una persona extranjera (la fila del Form 5472 de arriba), la empresa debe traducir al inglés la parte que el IRS le pida, dentro de 30 días desde la solicitud de traducción, y puede pedir más tiempo (26 CFR 1.6038A-3).
• La FBAR usa su propio tipo de cambio. El saldo más alto de cada cuenta, tomado de los estados de cuenta, se convierte al tipo de cambio del Tesoro del último día del año calendario (FinCEN). Ese no es el tipo usado en los libros, así que conserve el saldo más alto en RMB que figura en los estados de cuenta.
• Transferencias familiares. Registre cada una por persona, fecha, dirección y propósito. Si el dinero es un préstamo, un regalo o un aporte de capital decide cómo se registra; vea dinero de familiares en los libros de un negocio en EE. UU. y dinero de los padres en un negocio canadiense.

En cada línea en moneda extranjera, pida al responsable contable que registre la fecha, el monto en RMB, el tipo de cambio y su fuente, el monto convertido y una breve descripción en inglés del documento original. Vea cuentas en moneda extranjera en los libros de EE. UU. y gastos pagados en moneda extranjera. Si el responsable contable trabaja desde fuera de su país, vea contratar a un responsable contable en el extranjero.

¿Qué llevo a la primera reunión?

Lleve los papeles que muestren todos los países por donde pasa su dinero, para que el contador pueda saber qué declaraciones y reportes se aplican antes de cotizar.

• Declaraciones anteriores. Declaraciones de EE. UU. y de Canadá, avisos, y cualquier FBAR, Form 8938, T1135 u otros reportes similares ya presentados.
• Cuentas en el extranjero. Para cada una: la institución, el tipo, los titulares, los firmantes, las fechas de apertura y cierre, y el saldo más alto y el saldo al cierre del año en RMB según los estados de cuenta. Incluya los saldos de aplicaciones de pago o billeteras digitales.
• Transferencias familiares. Fecha, monto, moneda, remitente, destinatario, parentesco, propósito y cualquier documento (pagaré, carta de regalo, comprobante de transferencia).
• Empresa en China. Licencia comercial, registro de propiedad que muestre quién tiene qué participación, estados financieros, declaraciones de impuestos, estados de cuenta bancarios, y cualquier préstamo, dividendo o comisión entre ella y usted.
• Su situación. Ciudadanía o green card, su condición en Canadá y la fecha en que comenzó, y dónde vivió y cuántos días cada año.
• Registros del negocio y avisos. Estados de cuenta bancarios, facturas, nómina, el archivo contable, los datos de contacto del responsable contable o contador anterior, y cualquier carta del IRS, de la CRA o de una oficina de impuestos en China.

¿Cuáles son las señales de alerta al contratar a un contador chino?

Las señales de alerta son las mismas en cualquier idioma: negarse a firmar, una credencial que no puede verificar, precios atados a su reembolso, y restar importancia a los reportes extranjeros.

• No firma ni da un PTIN. El IRS lo llama una señal de alerta grave (IRS). También lista una credencial de CPA, enrolled agent o abogado que dice tener pero no es válida, no entregar copia de su declaración y no devolver los registros originales.
• Honorarios sacados de su reembolso, o efectivo sin recibo. El IRS recomienda evitar honorarios basados en un porcentaje de su reembolso y preparadores que ofrecen depositarlo en sus propias cuentas (IRS Topic 254). También señala el pago solo en efectivo sin recibo y los ingresos o deducciones inventados (IRS).
• Reembolsos inusualmente grandes, o desalentar una segunda opinión. La CRA incluye ambos entre sus señales de alerta de esquemas fiscales y de sus promotores (CRA).
• Una declaración en blanco o incompleta para firmar. Nunca la firme (IRS).
• Partidas extranjeras descartadas. Un contador que dice que una cuenta, una transferencia familiar o una empresa en China no necesita ningún reporte antes de hacer las preguntas de arriba puede haberse saltado el paso que decide qué reportes se aplican.

Sobre qué preguntar a un responsable contable, vea preguntas antes de contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; cada uno indica su moneda.

Una corporación de restaurantes en Toronto, padres en China

Una propietaria de un restaurante en Toronto lleva los libros de la corporación en CAD. Envía CAD 80,000 al año a sus padres en China y mantiene una cuenta en RMB que llegó a tener unos CAD 120,000 en su punto más alto. Tres preguntas deciden el trabajo. ¿De quién es el dinero de los CAD 80,000: su sueldo, un dividendo o el de la corporación? ¿Quién es el titular de la cuenta en RMB, ella o la corporación? ¿Y cuánto costó la cuenta? La prueba del Form T1135, más de C$100,000, se basa en el costo, en general el costo base ajustado, no en el valor máximo, así que CAD 120,000 en su punto más alto no la resuelve; se suma el resto de la propiedad extranjera especificada de la propietaria, y se excluye la propiedad que se usa o se mantiene solo en un negocio activo (CRA). El contador debe encargarse de los libros de la corporación y preguntar por las tres cosas. Vea gastos personales pagados por la corporación.

Un propietario de una LLC en Houston con dos cuentas bancarias chinas

Un ciudadano de EE. UU. que vive en EE. UU. y es propietario de una LLC en Houston tiene, a su nombre, RMB 900,000 repartidos en dos cuentas bancarias chinas. A un tipo ilustrativo de 7.2 RMB por dólar, son unos USD 125,000, por encima del umbral de la FBAR y probablemente por encima del umbral del Form 8938 si presenta su declaración como soltero. Antes de contratar, revisa la credencial del preparador, si la cotización incluye la FBAR y el Form 8938, y quién firma y presenta la FBAR (Form 114a si el preparador la presenta por él).

Una pareja con una corporación S y una empresa en Shenzhen

La corporación S de EE. UU. de una pareja tiene USD 400,000 de ingresos. También son dueños del 100% de una empresa en Shenzhen con RMB 2,000,000 de ingresos. El contador debe decir quién prepara el reporte de EE. UU. sobre la empresa de Shenzhen (el Form 5471, un formulario que solo informa sobre la empresa, si cuenta como corporación extranjera para efectos tributarios de EE. UU.), que se adjunta a la declaración de quien tenga las acciones, la pareja o la corporación S. El contador también debe preguntar si las cuentas bancarias de la propia empresa deben reportarse en una FBAR, ya que la pareja es dueña de toda ella, y decir cómo se conectan los dos juegos de libros: préstamos, comisiones y dividendos entre ellos, y las cifras en RMB convertidas para la declaración de EE. UU. Pregunte también si alguien presentó una elección con el Form 8832 para la empresa, si es elegible para hacerla: cambia si se aplica el Form 5471, y puede entrar en vigor como máximo 75 días antes de presentarla o 12 meses después (formularios para una empresa extranjera).

¿Su caso es distinto?

• Quiere un solo contador que trabaje en chino y pueda encargarse de sus libros y declaraciones en China, EE. UU. y Canadá: las primeras preguntas son qué declaraciones y reportes extranjeros de cada país se aplican a usted y qué deben contener los libros. Obtenga ayuda con la contabilidad para los libros, o ayuda con impuestos transfronterizos para las declaraciones.
• Está comparando cotizaciones o dejando a un preparador que omitió un reporte: una cotización debe decir quién firma cada declaración, quién presenta cada reporte extranjero y quién lleva los libros en RMB. Vea la guía del contador transfronterizo para saber cómo leer una cotización, u obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Se omitió un reporte extranjero en años anteriores: vea Forms de la FBAR o la TFSA omitidos desde Canadá, o obtenga ayuda con la FBAR.
• Su preparador presentó una declaración incorrecta o dejó de responder: vea un preparador de impuestos que presentó una declaración incorrecta y cómo hacerse cargo de los libros de un contador anterior.
• Regresa a China: vea regresar a China y el impuesto chino sobre ingresos del extranjero.