Contador ou CPA que fala chinês: o que checar antes de contratar

Preciso de um CPA que fale chinês, ou basta um responsável contábil ou um preparador de declarações?

Falar chinês não mostra o que uma pessoa pode fazer pelo seu negócio. Quem é pago para preparar, ou ajudar a preparar, toda ou praticamente toda uma declaração federal dos EUA precisa ter um PTIN (número de identificação de preparador do IRS, a receita federal dos EUA), embora digitação ou outra ajuda puramente mecânica não conte (regra do PTIN; perguntas frequentes sobre o PTIN). Somente CPAs, enrolled agents (profissionais autorizados pelo IRS a representar contribuintes) e advogados podem representar você em qualquer assunto no IRS (credenciais).

Um responsável contábil é outro papel. A tabela trata de preparar e assinar declarações; ela não diz nada sobre manter a escrituração. Avalie um responsável contábil pelo que ele pode mostrar: escrituração mantida para um negócio como o seu e respostas claras sobre quem é o proprietário do arquivo contábil e dos acessos, quem concilia as contas todo mês e quem cuida das linhas em RMB (veja a seção sobre escrituração abaixo). Para saber o que perguntar, veja perguntas antes de contratar um responsável contábil; para saber qual função você precisa, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Quando o caso não é simples. Uma conta ou uma empresa na China, dinheiro enviado regularmente a familiares de lá ou recebido deles, declarações nos EUA e no Canadá, ou anos sem nenhuma declaração entregue: tudo isso soma relatórios além da declaração. Nesse caso, conferir a credencial é só o começo: pergunte quem prepara esses relatórios. Se você está comparando orçamentos, ou deixando um preparador que nunca perguntou sobre a China, esses são os casos em que uma pessoa responsável precisa cobrir a escrituração, as declarações e os relatórios estrangeiros; pergunte a cada candidato quem é essa pessoa. Reúna as contas no exterior com os saldos mais altos, as transferências a familiares com as datas, os documentos da empresa na China e as declarações anteriores; a lista completa está abaixo.

Como encontro um CPA ou contador que fale chinês perto de mim?

Comece por um nome que você consiga verificar e depois teste o idioma. O diretório do IRS permite buscar por cidade, estado e ZIP code, e um conselho estadual de contabilidade ou o diretório de preparadores da CRA podem confirmar um nome que você recebeu, por exemplo, de familiares ou de um grupo da comunidade. Pergunte a cada candidato:

• A pessoa que assina minha declaração fala chinês, ou só a equipe?
• A carta de contratação, as perguntas sobre minhas contas e o resumo da declaração serão em chinês, e qual versão prevalece?

Para comparar firmas e orçamentos nos dois países, veja como encontrar um contador para impostos entre países.

Como verifico um CPA, enrolled agent ou preparador de declarações nos EUA?

Confira a licença com o órgão que a emitiu, o PTIN e o diretório de preparadores do IRS. Cada um responde a uma pergunta diferente.

1. Licença de CPA. Cada estado tem seu próprio conselho de contabilidade. O California Board of Accountancy é um exemplo: permite buscar qualquer CPA ou firma da Califórnia para ver a situação da licença e as medidas disciplinares. Use o conselho do estado que consta na licença do preparador.
2. Diretório do IRS. O diretório do IRS de preparadores com credenciais e qualificações selecionadas lista advogados, CPAs, enrolled agents e participantes do Annual Filing Season Program por nome, cidade, estado e ZIP code. Um preparador que não está na lista ainda pode ser qualificado, então pergunte sobre formação e treinamento (IRS).
3. PTIN. Um preparador remunerado precisa ter um PTIN e informá-lo na declaração entregue ao IRS, mas não na sua cópia (IRS). Peça o número antes de contratar.

Para uma comparação mais ampla nos EUA, veja CPA, enrolled agent ou software de impostos.

Como verifico um preparador de declarações no Canadá?

Para uma declaração pessoal, a CRA (Agência da Receita do Canadá) lista os preparadores certificados para entregar pelo serviço EFILE, e você autoriza cada entrega assinando o Form T183. A declaração eletrônica de uma corporação usa outro formulário, o T183CORP; por isso, pergunte ao preparador como ele entrega a declaração de uma corporação. Se um preparador canadense usa o título de CPA, pergunte a qual órgão provincial de CPAs ele pertence e confirme com esse órgão.

• Diretório. Os preparadores do diretório da CRA são certificados para entregar sua declaração pelo EFILE.
• Registro. As regras do EFILE da CRA dizem que um transmissor não pode aceitar nem transmitir registros de um preparador não registrado. Peça o registro no EFILE.
• Form T183. Antes de o preparador entregar uma declaração pessoal por via eletrônica, você assina a Parte F do Form T183, que deve corresponder à declaração eletrônica (CRA).

Se você mora em Quebec, também entrega uma declaração de Quebec separada à Revenu Québec (CRA); por isso, pergunte quem a prepara também. Para saber mais, incluindo a autorização separada da Revenu Québec, veja como escolher um contador no Canadá.

Quem assina minha declaração, e quem fala com o IRS ou a CRA por mim?

Nos EUA, o preparador remunerado assina com um PTIN, e você autoriza separadamente quem fala em seu nome. No Canadá, você assina uma autorização de entrega eletrônica (Form T183 para uma declaração pessoal) e autoriza um representante pela CRA. Nos dois países, você continua responsável pelo que é entregue.

• Assinatura nos EUA. Preparadores remunerados devem assinar e incluir um PTIN válido em toda declaração que preparam. Um preparador que se recusa é um preparador “fantasma” (IRS).
• Representação nos EUA. O Form 2848 autoriza uma pessoa habilitada a atuar perante o IRS a representar você (IRS). O Form 8821 só permite que alguém consulte ou receba suas informações fiscais confidenciais (IRS).
• FBAR. O FBAR (relatório de contas bancárias e financeiras no exterior) vai para a FinCEN, unidade do Tesouro dos EUA contra crimes financeiros, e não junto com a declaração de imposto de renda (IRS). Um CPA, advogado ou enrolled agent só pode entregá-lo por você com o seu Form 114a assinado; sem ele, você mesmo assina e envia (FinCEN).
• Canadá. Em uma declaração pessoal, assine a Parte F do Form T183 para autorizar a entrega eletrônica (CRA). Para que alguém trate com a CRA por você, autorize-o on-line em My Account ou My Business Account, ou envie pelo correio o Form AUT-01, que dá acesso apenas offline (CRA). Escolha o nível de acesso com cuidado: alguns níveis permitem que um representante altere sua conta, e não apenas a consulte (CRA).

As duas autoridades responsabilizam você pelas informações da sua declaração, quem quer que a tenha preparado (IRS; CRA). Peça ao preparador que revise a declaração inteira com você, em um idioma que você leia, antes de assinar.

Que itens relacionados à China meu contador deve perguntar?

Um contador deve perguntar sobre contas, transferências de familiares e empresas na China antes de preparar qualquer coisa, porque cada uma pode exigir um relatório separado da declaração. Quais se aplicam depende de você ser cidadão ou residente dos EUA, residente do Canadá, ou ambos.

Uma pessoa física que passa a ser residente no Canadá pela primeira vez não entrega o Form T1135 nem o T1134 nesse primeiro ano, mas uma corporação não tem essa isenção (ITA seção 233.7; CRA). Informe ao contador a data em que sua residência no Canadá começou.

Outros guias tratam dos detalhes: quais contas contam no FBAR, relatório de contas no exterior, enviar dinheiro ou ações a familiares no exterior, doações recebidas do exterior, formulários para uma empresa estrangeira, relatório de bens e afiliadas estrangeiras no Canadá, declaração de LLC de um único membro de propriedade estrangeira e voltar para a China e o imposto chinês.

Um relatório não entregue pode custar dinheiro mesmo quando não há imposto a pagar. A multa inicial por informações não entregues do Form 5471 é de US$10.000 por corporação estrangeira por ano (IRS). Se anos anteriores foram perdidos, veja como regularizar relatórios estrangeiros não entregues.

Um contador que fale chinês pode cuidar das minhas declarações dos EUA e do Canadá?

Um contador ou uma firma pode, se a pessoa que prepara cada declaração tiver autorização para isso em cada país e alguém for responsável pela ligação entre as duas. Caso contrário, use dois preparadores, um em cada país, que compartilhem seus documentos.

Cada declaração precisa do seu próprio preparador: um titular de PTIN assina a declaração dos EUA, e um preparador registrado no EFILE entrega a declaração pessoal do Canadá, que você autoriza assinando a Parte F do Form T183. Pergunte antes de assinar a carta de contratação:

• Quem assina a declaração dos EUA como preparador, e quem entrega a do Canadá?
• Quem entrega o FBAR, o Form T1135 e quaisquer relatórios sobre uma empresa na China?
• Quem concilia a renda, o imposto pago em cada país e as taxas de câmbio entre as duas declarações?
• Quem responde a uma carta do IRS, e quem responde a uma da CRA?

Para um negócio canadense com atividade nos EUA, veja quando um negócio canadense precisa de um contador para impostos entre países.

Como a escrituração é feita quando os extratos bancários e as faturas estão em chinês ou em RMB?

Uma declaração dos EUA geralmente é em dólares americanos e uma declaração do Canadá, em dólares canadenses; por isso, cada transação em RMB precisa do valor convertido, com o valor em RMB, a taxa de câmbio e o documento de origem guardados ao lado. Os registros canadenses escritos em chinês também precisam ser traduzidos para o inglês ou o francês.

• Dólares americanos. Os valores de uma declaração dos EUA são informados em dólares americanos, geralmente pela taxa à vista na data em que você recebe, paga ou reconhece o item. O IRS não tem uma taxa oficial e geralmente aceita qualquer taxa divulgada, usada de forma consistente (IRS).
• Dólares canadenses. Os resultados fiscais do Canadá geralmente são apurados em moeda canadense; uma corporação residente no Canadá pode optar por declarar em dólar americano, euro, libra esterlina, iene japonês ou dólar australiano, e o renminbi não é uma dessas moedas. O padrão da CRA é a taxa do Bank of Canada no dia em que o valor surgiu; outra fonte só é aceita se for amplamente disponível, verificável e usada de forma consistente (CRA Folio S5-F4-C1). O Bank of Canada publica as taxas diárias do renminbi.
• Idioma. Os livros e registros canadenses devem ser mantidos em inglês, francês ou nos dois (CRA); caso contrário, devem ser traduzidos (CRA). Quando o IRS pede registros de uma empresa dos EUA com 25% ou mais de propriedade de uma pessoa estrangeira (a linha do Form 5472 acima), a empresa deve traduzir para o inglês a parte que o IRS pedir, em até 30 dias do pedido de tradução, e pode pedir mais prazo (26 CFR 1.6038A-3).
• O FBAR usa a própria taxa. O maior saldo de cada conta, tirado dos extratos, é convertido pela taxa do Tesouro do último dia do ano-calendário (FinCEN). Essa não é a taxa usada na escrituração; por isso, guarde o maior saldo em RMB dos extratos.
• Transferências de familiares. Registre cada uma por pessoa, data, direção e finalidade. Se o dinheiro é um empréstimo, uma doação ou um aporte de capital define como ele é registrado; veja dinheiro de familiares na escrituração de um negócio nos EUA e dinheiro dos pais do exterior em um negócio no Canadá.

Em cada linha em moeda estrangeira, peça ao responsável contábil que registre a data, o valor em RMB, a taxa e sua fonte, o valor convertido e uma breve descrição em inglês do documento original. Veja contas em moeda estrangeira na escrituração nos EUA e despesas pagas em moeda estrangeira. Se o responsável contábil trabalha de fora do seu país, veja como contratar um responsável contábil offshore.

O que levo para a primeira reunião?

Leve os papéis que mostram todos os países que seu dinheiro toca, para que o contador possa dizer quais declarações e relatórios se aplicam antes de dar um orçamento.

• Declarações anteriores. Declarações dos EUA e do Canadá, avisos, e qualquer FBAR, Form 8938, T1135 ou relatório semelhante já entregue.
• Contas no exterior. Para cada uma: a instituição, o tipo, os titulares, os signatários, as datas de abertura e encerramento, e o maior saldo e o saldo do fim do ano em RMB, conforme os extratos. Inclua saldos de aplicativos de pagamento ou carteiras digitais.
• Transferências de familiares. Data, valor, moeda, remetente, destinatário, parentesco, finalidade e qualquer documento (nota promissória de empréstimo, carta de doação, comprovante de transferência).
• Empresa na China. Licença comercial, registro de propriedade mostrando quem detém que participação, demonstrações financeiras, declarações fiscais, extratos bancários e quaisquer empréstimos, dividendos ou taxas entre ela e você.
• Sua situação. Cidadania ou green card, situação no Canadá e a data em que começou, e onde você morou e por quantos dias em cada ano.
• Registros do negócio e avisos. Extratos bancários, faturas, folha de pagamento, o arquivo contábil, os dados de contato do responsável contábil ou contador anterior, e qualquer carta do IRS, da CRA ou de uma repartição fiscal na China.

Quais são os sinais de alerta ao contratar um contador que atende em chinês?

Os sinais de alerta são os mesmos em qualquer idioma: recusar-se a assinar, uma credencial que você não consegue verificar, preço atrelado à sua restituição e descaso com relatórios estrangeiros.

• Não assina nem informa um PTIN. O IRS chama isso de grande sinal de alerta (IRS). Ele também lista uma credencial de CPA, enrolled agent ou advogado alegada que não é válida, nenhuma cópia da sua declaração e registros originais não devolvidos.
• Honorários tirados da sua restituição, ou dinheiro vivo sem recibo. O IRS diz para evitar honorários baseados em um percentual da sua restituição e preparadores que se oferecem para depositá-la nas próprias contas (IRS Topic 254). Ele também cita pagamento somente em dinheiro sem recibo e renda ou deduções inventadas (IRS).
• Restituições anormalmente grandes, ou desencorajar uma segunda opinião. A CRA lista os dois entre os sinais de alerta de esquemas fiscais e de seus promotores (CRA).
• Uma declaração em branco ou incompleta para assinar. Nunca assine uma (IRS).
• Itens estrangeiros descartados. Um contador que diz que uma conta, uma transferência de familiares ou uma empresa na China não exige relatório antes de fazer as perguntas acima pode ter pulado a etapa que define quais relatórios se aplicam.

Para saber o que perguntar a um responsável contábil, veja perguntas antes de contratar um responsável contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; cada um indica sua moeda.

Uma corporação de restaurante em Toronto, pais na China

Uma proprietária de restaurante em Toronto mantém a escrituração da corporação em dólares canadenses (CAD). Ela envia C$80.000 por ano aos pais na China e mantém uma conta em RMB que chegou a ter cerca de C$120.000 no ponto mais alto. Três perguntas decidem o trabalho. De quem é o dinheiro dos C$80.000: salário dela, um dividendo ou dinheiro da corporação? Quem é o titular da conta em RMB, ela ou a corporação? E quanto a conta custou? O teste do Form T1135, mais de C$100.000, é sobre custo, geralmente o custo-base ajustado, não sobre o valor máximo; por isso, C$120.000 no ponto mais alto não resolve a questão; somam-se os outros bens estrangeiros específicos da proprietária, e bens usados ou mantidos exclusivamente em um negócio ativo ficam de fora (CRA). O contador deve cuidar da escrituração da corporação e perguntar sobre as três coisas. Veja despesas pessoais pagas pela corporação.

Um proprietário de LLC em Houston com duas contas bancárias chinesas

Um cidadão dos EUA que mora nos EUA e é proprietário de uma LLC em Houston tem, em seu próprio nome, RMB 900.000 em duas contas bancárias chinesas. A uma taxa ilustrativa de 7,2 RMB por dólar, isso dá cerca de US$125.000, acima do limite do FBAR e provavelmente acima do limite do Form 8938 se ele entrega como solteiro. Antes de contratar, ele confere a credencial do preparador, se o orçamento inclui o FBAR e o Form 8938, e quem assina e entrega o FBAR (Form 114a se o preparador entrega por ele).

Um casal com uma corporação S e uma empresa em Shenzhen

A corporação S (regime em que o lucro é tributado nos sócios) dos EUA de um casal tem US$400.000 de receita. Eles também são proprietários de 100% de uma empresa em Shenzhen com RMB 2.000.000 de receita. O contador deve dizer quem prepara o relatório dos EUA sobre a empresa de Shenzhen (Form 5471, um formulário que só informa sobre a empresa, se ela conta como corporação estrangeira para fins de imposto dos EUA), que é anexado à declaração de quem detém as ações, o casal ou a corporação S. O contador também deve perguntar se as contas bancárias da própria empresa precisam ser informadas em um FBAR, já que o casal é proprietário de toda ela, e dizer como os dois conjuntos de livros se conectam: empréstimos, taxas e dividendos entre eles, e valores em RMB convertidos para a declaração dos EUA. Pergunte também se alguém entregou uma opção do Form 8832 (opção de classificação da entidade) para a empresa, se ela puder fazê-la: isso muda se o Form 5471 se aplica, e pode entrar em vigor no máximo 75 dias antes da entrega ou 12 meses depois (formulários para uma empresa estrangeira).

E no seu caso?

• Você quer um contador que trabalhe em chinês e cuide da sua escrituração e das suas declarações na China, nos EUA e no Canadá: as primeiras perguntas são quais declarações e relatórios estrangeiros de quais países se aplicam a você e o que a escrituração precisa conter. Conte com ajuda de escrituração contábil para a escrituração, ou com ajuda de impostos entre países para as declarações.
• Você está comparando orçamentos ou deixando um preparador que deixou passar um relatório: um orçamento deve dizer quem assina cada declaração, quem entrega cada relatório estrangeiro e quem mantém a escrituração em RMB. Veja o guia do contador para impostos entre países para saber como ler um orçamento, ou conte com ajuda de impostos entre países.
• Um relatório estrangeiro não foi entregue em anos anteriores: veja FBAR ou formulários do TFSA não entregues (o TFSA é uma conta canadense de poupança livre de impostos), a partir do Canadá, ou conte com ajuda com o FBAR.
• Seu preparador entregou uma declaração errada ou parou de responder: veja um preparador que entregou uma declaração errada e como assumir a escrituração de um contador anterior.
• Você vai voltar para a China: veja voltar para a China e o imposto chinês.