CPA parlant chinois : quoi vérifier avant d'embaucher

Me faut-il un CPA qui parle chinois, ou un spécialiste de la tenue de livres ou un préparateur suffit-il?

Parler chinois ne montre pas ce qu'une personne peut faire pour votre entreprise. Quiconque est payé pour préparer, ou aider à préparer, la totalité ou la quasi-totalité d'une déclaration fédérale américaine doit détenir un PTIN (numéro d'identification fiscale du préparateur), mais la simple saisie ou une autre aide purement mécanique ne compte pas (règle sur le PTIN; FAQ sur le PTIN). Seuls les CPA, les agents inscrits (enrolled agents) et les avocats peuvent vous représenter dans toute affaire devant l'IRS (titres).

Un spécialiste de la tenue de livres exerce un autre rôle. Le tableau porte sur la préparation et la signature des déclarations; il ne dit rien de la tenue de livres. Jugez un spécialiste de la tenue de livres sur ce qu'il peut montrer : des livres tenus pour une entreprise comme la vôtre, et des réponses claires sur qui possède le dossier comptable et les accès, qui fait le rapprochement des comptes chaque mois et qui s'occupe des lignes en RMB (voir la section sur les livres plus bas). Pour savoir quoi demander, voir questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres; pour savoir de quel rôle vous avez besoin, voir spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Quand le cas n'est pas simple. Un compte ou une société en Chine, des transferts réguliers vers ou depuis de la famille là-bas, des déclarations aux États-Unis et au Canada, ou des années sans production ajoutent des déclarations au-delà de la déclaration de revenus. La vérification des titres n'est alors qu'un début : demandez qui prépare ces déclarations. Si vous comparez des soumissions, ou si vous quittez un préparateur qui ne vous a jamais posé de questions sur la Chine, ce sont les cas où une seule personne responsable doit couvrir les livres, les déclarations de revenus et les déclarations étrangères; demandez à chaque candidat qui c'est. Rassemblez les comptes à l'étranger avec leurs soldes les plus élevés, les transferts familiaux avec leurs dates, les documents de la société en Chine et les déclarations antérieures; la liste complète figure plus bas.

Comment trouver un CPA ou un comptable qui parle chinois près de chez moi?

Partez d'un nom que vous pouvez vérifier, puis mettez la langue à l'épreuve. Le répertoire de l'IRS permet de chercher par ville, État et code ZIP, et un conseil de comptabilité de l'État ou le répertoire des préparateurs de l'ARC peuvent confirmer un nom qu'on vous a donné, par exemple par la famille ou un groupe communautaire. Demandez à chaque candidat :

• La personne qui signe ma déclaration parle-t-elle chinois, ou seulement le personnel?
• La lettre de mission, les questions sur mes comptes et le sommaire de la déclaration seront-ils en chinois, et quelle version fait foi?

Pour comparer des cabinets et des soumissions dans les deux pays, voir trouver un comptable transfrontalier.

Comment vérifier un CPA, un agent inscrit ou un préparateur de déclarations aux États-Unis?

Vérifiez le permis auprès de l'organisme qui l'a délivré, le PTIN et le répertoire des préparateurs de l'IRS. Chacun répond à une question différente.

1. Permis de CPA. Chaque État a son propre conseil de comptabilité. Le California Board of Accountancy en est un exemple : il permet de chercher tout CPA ou cabinet de la Californie pour connaître l'état de son permis et ses sanctions disciplinaires. Utilisez le conseil de l'État indiqué sur le permis du préparateur.
2. Répertoire de l'IRS. Le répertoire de l'IRS des préparateurs titulaires d'un titre et de certaines qualifications énumère les avocats, les CPA, les agents inscrits et les participants au Annual Filing Season Program par nom, ville, État et code ZIP. Un préparateur qui n'y figure pas peut tout de même être qualifié; interrogez-le donc sur sa formation (IRS).
3. PTIN. Un préparateur rémunéré doit avoir un PTIN et l'inscrire sur la déclaration produite auprès de l'IRS, mais pas sur votre copie (IRS). Demandez le numéro avant d'embaucher.

Pour la comparaison américaine plus large, voir CPA, agent inscrit ou logiciel de déclaration.

Comment vérifier un préparateur de déclarations au Canada?

Pour une déclaration de particulier, l'ARC répertorie les préparateurs certifiés pour produire par son service TED (transmission électronique des déclarations), et vous autorisez chaque production en signant le formulaire T183. La déclaration électronique d'une société utilise un formulaire distinct, le T183CORP; demandez donc à un préparateur comment il produit la déclaration d'une société. Si un préparateur canadien utilise le titre de CPA, demandez de quel organisme provincial de CPA il est membre et confirmez-le auprès de cet organisme.

• Répertoire. Les préparateurs du répertoire de l'ARC sont certifiés pour produire votre déclaration par TED.
• Inscription. Selon les règles de TED de l'ARC, un transmetteur ne peut pas accepter ni transmettre les dossiers d'un préparateur non inscrit. Demandez son inscription à TED.
• Formulaire T183. Avant que le préparateur produise par voie électronique une déclaration de particulier, vous signez la partie F du formulaire T183, qui doit correspondre à la déclaration électronique (ARC).

Si vous vivez au Québec, vous produisez aussi une déclaration du Québec distincte auprès de Revenu Québec (ARC); demandez donc aussi qui la prépare. Pour en savoir plus, y compris l'autorisation distincte de Revenu Québec, voir choisir un comptable au Canada.

Qui signe ma déclaration, et qui parle à l'IRS ou à l'ARC pour moi?

Aux États-Unis, le préparateur rémunéré signe avec un PTIN et vous autorisez séparément toute personne qui parle en votre nom. Au Canada, vous signez une autorisation de production électronique (formulaire T183 pour une déclaration de particulier) et vous autorisez un représentant auprès de l'ARC. Dans les deux pays, vous demeurez responsable de ce qui est produit.

• Signature aux États-Unis. Les préparateurs rémunérés doivent signer et inscrire un PTIN valide sur chaque déclaration qu'ils préparent. Un préparateur qui refuse est un préparateur « fantôme » (IRS).
• Représentation aux États-Unis. Le formulaire 2848 autorise une personne admise à exercer devant l'IRS à vous représenter (IRS). Le formulaire 8821 permet seulement à quelqu'un de consulter ou de recevoir vos renseignements fiscaux confidentiels (IRS).
• FBAR. La déclaration des comptes bancaires et financiers étrangers (FBAR) est transmise à FinCEN, et non avec la déclaration de revenus (IRS). Un CPA, un avocat ou un agent inscrit ne peut la produire pour vous qu'avec votre formulaire 114a signé; sans lui, vous la signez et la transmettez vous-même (FinCEN).
• Canada. Pour une déclaration de particulier, signez la partie F du formulaire T183 pour autoriser la production électronique (ARC). Pour qu'une personne traite avec l'ARC à votre place, autorisez-la en ligne dans Mon dossier ou Mon dossier d'entreprise, ou postez le formulaire AUT-01, qui ne donne qu'un accès hors ligne (ARC). Choisissez le niveau d'accès avec soin : certains niveaux permettent à un représentant de modifier votre compte, et non seulement de le consulter (ARC).

Les deux agences vous tiennent responsable des renseignements de votre déclaration, peu importe qui l'a préparée (IRS; ARC). Demandez au préparateur de parcourir toute la déclaration avec vous, dans une langue que vous lisez, avant de signer.

Quels éléments liés à la Chine mon comptable devrait-il demander?

Un comptable devrait poser des questions sur les comptes, les transferts familiaux et les sociétés en Chine avant de préparer quoi que ce soit, car chacun peut exiger une déclaration distincte de la déclaration de revenus. Lesquelles s'appliquent dépend de votre situation : citoyen ou résident américain, résident canadien, ou les deux.

Un particulier qui devient résident du Canada pour la première fois ne produit ni le formulaire T1135 ni le T1134 pour cette première année, mais une société ne bénéficie d'aucune exemption de ce genre (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 233.7; ARC). Donnez au comptable la date où votre résidence au Canada a commencé.

D'autres guides couvrent le détail : quels comptes comptent pour le FBAR, déclaration des comptes étrangers, donner de l'argent ou des actions à de la famille à l'étranger, dons reçus de l'étranger, formulaires pour une société étrangère, déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées au Canada, production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et retour en Chine et impôt chinois.

Une déclaration omise peut coûter de l'argent même si aucun impôt n'est dû. La pénalité initiale pour des renseignements manquants sur le formulaire 5471 est de 10 000 US$ par société étrangère et par année (IRS). Si des années antérieures ont été omises, voir rattraper les déclarations étrangères omises.

Un seul comptable qui parle chinois peut-il s'occuper à la fois de mes déclarations américaines et canadiennes?

Un comptable ou un cabinet peut le faire, si la personne qui prépare chaque déclaration y est autorisée dans ce pays et que quelqu'un est responsable du lien entre les deux. Sinon, recourez à deux préparateurs, un dans chaque pays, qui se partagent vos documents.

Chaque déclaration exige son propre préparateur : un titulaire de PTIN signe la déclaration américaine, et un préparateur inscrit à TED produit la déclaration de particulier canadienne, que vous autorisez en signant la partie F du formulaire T183. Demandez avant de signer une lettre de mission :

• Qui signe la déclaration américaine à titre de préparateur, et qui produit la déclaration canadienne?
• Qui produit le FBAR, le formulaire T1135 et toute déclaration sur une société en Chine?
• Qui rapproche le revenu, l'impôt payé dans chaque pays et les taux de change entre les deux déclarations?
• Qui répond à une lettre de l'IRS, et qui répond à une lettre de l'ARC?

Pour une entreprise canadienne qui exerce des activités aux États-Unis, voir quand une entreprise canadienne a besoin d'un comptable transfrontalier.

Comment tenir les livres quand les relevés bancaires et les factures sont en chinois ou en RMB?

Une déclaration américaine est généralement en dollars américains et une déclaration canadienne en dollars canadiens; chaque opération en RMB a donc besoin de son montant converti, avec le montant en RMB, le taux de change et le document source conservés à côté. Les registres canadiens rédigés en chinois doivent aussi être traduits en anglais ou en français.

• Dollars américains. Les montants d'une déclaration américaine sont déclarés en dollars américains, généralement au taux du jour où vous recevez, payez ou comptabilisez l'élément. L'IRS n'a aucun taux officiel et accepte généralement tout taux publié utilisé de façon constante (IRS).
• Dollars canadiens. Les résultats fiscaux canadiens sont généralement calculés en monnaie canadienne; une société résidente du Canada peut choisir de déclarer en dollars américains, en euros, en livres sterling, en yens ou en dollars australiens, et le renminbi n'en fait pas partie. Par défaut, l'ARC retient le taux de la Banque du Canada le jour où le montant est né; une autre source n'est acceptée que si elle est largement accessible, vérifiable et utilisée de façon constante (Folio S5-F4-C1 de l'ARC). La Banque du Canada publie les taux quotidiens du renminbi.
• Langue. Les livres et registres canadiens doivent être tenus en anglais, en français ou dans les deux langues (ARC); sinon, ils doivent être traduits (ARC). Lorsque l'IRS demande des registres à une société américaine détenue à 25 % ou plus par une personne étrangère (la ligne du formulaire 5472 ci-dessus), la société doit traduire en anglais toute partie que l'IRS demande, dans les 30 jours suivant la demande de traduction, et peut demander plus de temps (26 CFR 1.6038A-3).
• Le FBAR utilise son propre taux. Le solde maximal de chaque compte, tiré des relevés, est converti au taux du Trésor américain pour le dernier jour de l'année civile (FinCEN). Ce n'est pas le taux des livres; conservez donc le solde maximal en RMB tiré des relevés.
• Transferts familiaux. Inscrivez chacun par personne, date, sens et objet. Qu'il s'agisse d'un prêt, d'un don ou d'un apport détermine la façon de le comptabiliser; voir l'argent de la famille dans les livres d'une entreprise américaine et l'argent des parents dans une entreprise canadienne.

À chaque ligne en devise étrangère, demandez au spécialiste de la tenue de livres d'inscrire la date, le montant en RMB, le taux et sa source, le montant converti et une courte description en anglais du document d'origine. Voir comptes en devises étrangères dans les livres américains et dépenses payées en devises étrangères. Si le spécialiste de la tenue de livres travaille hors de votre pays, voir embaucher un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger.

Que dois-je apporter à la première rencontre?

Apportez les documents qui montrent chaque pays que touche votre argent, afin que le comptable puisse dire quelles déclarations s'appliquent avant de vous soumettre un prix.

• Déclarations antérieures. Déclarations américaines et canadiennes, avis, et tout FBAR, formulaire 8938, T1135 ou déclaration semblable déjà produits.
• Comptes à l'étranger. Pour chacun : l'institution, le type, les titulaires, les signataires, les dates d'ouverture et de fermeture, ainsi que le solde maximal et le solde de fin d'année en RMB tirés des relevés. Incluez les soldes des applications de paiement ou des portefeuilles électroniques.
• Transferts familiaux. Date, montant, devise, expéditeur, destinataire, lien de parenté, objet et tout document (billet de prêt, lettre de don, confirmation de virement).
• Société en Chine. Licence d'exploitation, registre des actionnaires indiquant qui détient quelle part, états financiers, déclarations fiscales, relevés bancaires, et tout prêt, dividende ou frais entre la société et vous.
• Votre statut. Citoyenneté ou carte verte, statut au Canada et date où il a commencé, et où vous avez vécu et pendant combien de jours chaque année.
• Documents d'entreprise et avis. Relevés bancaires, factures, paie, dossier comptable, coordonnées du spécialiste de la tenue de livres ou du comptable précédent, et toute lettre de l'IRS, de l'ARC ou d'un bureau des impôts en Chine.

Quels sont les signes d'alerte quand on embauche un comptable qui parle chinois?

Les signes d'alerte sont les mêmes dans toutes les langues : refus de signer, titre impossible à vérifier, prix lié à votre remboursement, et banalisation des déclarations étrangères.

• Refuse de signer ou de donner un PTIN. L'IRS y voit un signal d'alarme majeur (IRS). Il énumère aussi un titre de CPA, d'agent inscrit ou d'avocat invoqué mais non valide, l'absence de copie de votre déclaration et des documents originaux non rendus.
• Honoraires prélevés sur votre remboursement, ou argent comptant sans reçu. L'IRS recommande d'éviter les honoraires calculés en pourcentage de votre remboursement et les préparateurs qui offrent de le déposer dans leurs propres comptes (IRS Topic 254). Il nomme aussi le paiement comptant seulement sans reçu et les revenus ou déductions inventés (IRS).
• Remboursements exceptionnellement élevés, ou dissuasion de demander un deuxième avis. L'ARC range les deux parmi ses signes d'alerte des stratagèmes fiscaux et de leurs promoteurs (ARC).
• Une déclaration vierge ou incomplète à signer. Ne signez jamais une telle déclaration (IRS).
• Éléments étrangers écartés. Un comptable qui affirme qu'un compte, un transfert familial ou une société en Chine n'exige aucune déclaration avant d'avoir posé les questions ci-dessus peut avoir sauté l'étape qui détermine quelles déclarations s'appliquent.

Pour savoir quoi demander à un spécialiste de la tenue de livres, voir questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; chacun indique sa devise.

Une société de restauration de Toronto, des parents en Chine

La propriétaire d'un restaurant de Toronto tient les livres de la société en dollars canadiens. Elle envoie 80 000 $ CA par année à ses parents en Chine et détient un compte en RMB qui a atteint environ 120 000 $ CA à son maximum. Trois questions déterminent le travail. À qui appartiennent les 80 000 $ CA : à sa rémunération, à un dividende ou à la société? À qui appartient le compte en RMB, à elle ou à la société? Et combien le compte a-t-il coûté? Le critère du formulaire T1135, plus de 100 000 C$, porte sur le coût, généralement le coût de base rajusté, et non sur la valeur maximale; 120 000 $ CA à son maximum ne règle donc pas la question. On y ajoute les autres biens étrangers déterminés de la propriétaire, et les biens utilisés ou détenus uniquement dans une entreprise exploitée activement sont exclus (ARC). Le comptable doit s'occuper des livres de la société et poser des questions sur les trois points. Voir dépenses personnelles payées par la société.

Le propriétaire d'une LLC de Houston avec deux comptes bancaires chinois

Un citoyen américain qui vit aux États-Unis et possède une LLC de Houston détient, à son nom, 900 000 RMB répartis dans deux comptes bancaires chinois. À un taux illustratif de 7,2 RMB pour un dollar, cela représente environ 125 000 $ US, au-dessus du seuil du FBAR, et probablement au-dessus du seuil du formulaire 8938 s'il produit comme célibataire. Avant d'embaucher, il vérifie le titre du préparateur, si la soumission comprend le FBAR et le formulaire 8938, et qui signe et produit le FBAR (formulaire 114a si le préparateur le produit pour lui).

Un couple avec une société de type S et une société à Shenzhen

La société de type S américaine d'un couple a 400 000 $ US de revenus. Le couple détient aussi 100 % d'une société de Shenzhen qui a 2 000 000 RMB de revenus. Le comptable doit dire qui prépare la déclaration américaine sur la société de Shenzhen (formulaire 5471, un formulaire qui ne fait que renseigner sur la société, si elle compte comme société étrangère aux fins de l'impôt américain), laquelle se joint à la déclaration de celui qui détient les actions, le couple ou la société de type S. Le comptable doit aussi demander si les comptes bancaires de la société elle-même doivent être déclarés dans un FBAR, puisque le couple la détient en totalité, et dire comment les deux ensembles de livres se rejoignent : prêts, frais et dividendes entre eux, et montants en RMB convertis pour la déclaration américaine. Demandez aussi si quelqu'un a produit un choix au moyen du formulaire 8832 pour la société, si elle peut en faire un : il change l'application du formulaire 5471 et peut prendre effet jusqu'à 75 jours avant la production ou jusqu'à 12 mois après (formulaires pour une société étrangère).

Votre situation est différente?

• Vous voulez un seul comptable qui travaille en chinois et peut s'occuper de vos livres et de vos déclarations en Chine, aux États-Unis et au Canada : les premières questions sont de savoir quelles déclarations et quels rapports étrangers de quels pays s'appliquent à vous, et ce que les livres doivent contenir. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les livres, ou de l'aide en fiscalité transfrontalière pour les déclarations.
• Vous comparez des soumissions ou vous quittez un préparateur qui a omis une déclaration : une soumission devrait indiquer qui signe chaque déclaration, qui produit chaque déclaration étrangère et qui tient les livres en RMB. Voir le guide sur le comptable transfrontalier pour savoir comment lire une soumission, ou obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Une déclaration étrangère a été omise pendant des années antérieures : voir formulaires FBAR ou CELI omis si vous êtes au Canada, ou obtenez de l'aide pour le FBAR.
• Votre préparateur a produit une mauvaise déclaration ou ne répond plus : voir un préparateur de déclarations qui a produit une mauvaise déclaration et reprendre les livres d'un ancien comptable.
• Vous retournez vivre en Chine : voir retour en Chine et impôt chinois.