CPA và kế toán nói tiếng Hoa: cần kiểm tra gì trước khi thuê

Tôi có cần CPA nói tiếng Hoa không, hay nhân viên ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế là đủ?

Việc nói tiếng Hoa không cho biết một người được phép làm gì cho doanh nghiệp của bạn. Bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị, hoặc giúp chuẩn bị, toàn bộ hoặc phần lớn tờ khai liên bang Hoa Kỳ đều phải có PTIN, còn việc đánh máy hay hỗ trợ thuần túy cơ học thì không tính (quy định PTIN; PTIN FAQ). Chỉ CPA, enrolled agent và luật sư mới được đại diện bạn trong mọi vấn đề với IRS (chứng nhận).

Nhân viên ghi sổ là một vai trò khác. Bảng trên nói về việc chuẩn bị và ký tờ khai; bảng không nói gì về việc ghi sổ. Hãy đánh giá nhân viên ghi sổ qua những gì họ chứng minh được: sổ sách đã làm cho doanh nghiệp giống của bạn, và câu trả lời rõ ràng về việc ai sở hữu hồ sơ kế toán và tài khoản đăng nhập, ai đối chiếu các tài khoản mỗi tháng và ai xử lý các dòng bằng RMB (xem phần về sổ sách bên dưới). Về những điều cần hỏi, xem câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ; về vai trò bạn cần, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Khi trường hợp không đơn giản. Tài khoản hoặc công ty ở Trung Quốc, tiền thường xuyên chuyển đến hoặc đi từ gia đình ở đó, tờ khai ở cả Hoa Kỳ lẫn Canada, hoặc những năm chưa nộp gì đều làm phát sinh thêm các báo cáo ngoài tờ khai. Lúc đó, kiểm tra chứng nhận chỉ là bước đầu: hãy hỏi ai lập các báo cáo ấy. Nếu bạn đang so sánh báo giá, hoặc đang rời một người chuẩn bị thuế chưa bao giờ hỏi về Trung Quốc, đây là những trường hợp cần một người chịu trách nhiệm bao quát sổ sách, tờ khai và các báo cáo nước ngoài; hãy hỏi từng ứng viên đó là ai. Hãy gom các tài khoản ở nước ngoài kèm số dư cao nhất, các khoản chuyển tiền cho gia đình kèm ngày, giấy tờ công ty ở Trung Quốc và các tờ khai những năm trước; danh sách đầy đủ ở bên dưới.

Làm sao tìm CPA hoặc kế toán nói tiếng Hoa gần tôi?

Hãy bắt đầu từ một cái tên bạn kiểm chứng được, rồi thử khả năng ngôn ngữ. Danh bạ của IRS cho tìm theo thành phố, tiểu bang và mã ZIP; hội đồng kế toán của tiểu bang hoặc danh bạ người chuẩn bị thuế của CRA có thể xác nhận một cái tên bạn được giới thiệu, chẳng hạn qua gia đình hoặc nhóm cộng đồng. Hãy hỏi từng ứng viên:

• Người ký tờ khai của tôi có nói được tiếng Hoa không, hay chỉ nhân viên nói được?
• Thư thỏa thuận dịch vụ, các câu hỏi về tài khoản của tôi và bản tóm tắt tờ khai có được viết bằng tiếng Hoa không, và bản nào có giá trị khi có khác biệt?

Để so sánh các công ty và báo giá ở cả hai nước, xem tìm kế toán thuế xuyên biên giới.

Làm sao kiểm tra CPA, enrolled agent hoặc người chuẩn bị thuế tại Hoa Kỳ?

Hãy kiểm tra giấy phép tại cơ quan đã cấp, kiểm tra PTIN, và tra danh bạ người chuẩn bị thuế của IRS. Mỗi cách trả lời một câu hỏi khác nhau.

1. Giấy phép CPA. Mỗi tiểu bang có hội đồng kế toán riêng. California Board of Accountancy là một ví dụ: trang này cho tra cứu mọi CPA hoặc công ty ở California để xem tình trạng giấy phép và kỷ luật. Hãy dùng hội đồng của tiểu bang ghi trên giấy phép của người chuẩn bị thuế.
2. Danh bạ của IRS. Danh bạ người chuẩn bị thuế có chứng nhận và trình độ chọn lọc của IRS liệt kê luật sư, CPA, enrolled agent và người tham gia Annual Filing Season Program theo tên, thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Người chuẩn bị thuế không có trong danh bạ vẫn có thể đủ trình độ, nên hãy hỏi về học vấn và đào tạo (IRS).
3. PTIN. Người chuẩn bị thuế có thu phí phải có PTIN và ghi mã này trên tờ khai nộp cho IRS, nhưng không cần ghi trên bản của bạn (IRS). Hãy xin số này trước khi thuê.

Để so sánh rộng hơn ở Hoa Kỳ, xem CPA, enrolled agent hay phần mềm thuế.

Làm sao kiểm tra người chuẩn bị thuế tại Canada?

Với tờ khai cá nhân, CRA liệt kê những người chuẩn bị thuế được chứng nhận nộp qua dịch vụ EFILE, và bạn cho phép từng lần nộp bằng cách ký Form T183. Tờ khai điện tử của công ty dùng một biểu mẫu riêng, T183CORP, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế họ nộp tờ khai của công ty bằng cách nào. Nếu người chuẩn bị thuế tại Canada dùng danh xưng CPA, hãy hỏi họ thuộc tổ chức CPA nào của tỉnh bang và xác nhận với tổ chức đó.

• Danh bạ. Người chuẩn bị thuế trong danh bạ của CRA được chứng nhận nộp tờ khai của bạn qua EFILE.
• Đăng ký. Quy định EFILE của CRA nói đơn vị truyền dữ liệu không được nhận và truyền hồ sơ từ người chuẩn bị thuế chưa đăng ký. Hãy xin số đăng ký EFILE.
• Form T183. Trước khi người chuẩn bị thuế nộp tờ khai cá nhân bằng điện tử, bạn ký Part F của Form T183, phần này phải khớp với tờ khai điện tử (CRA).

Nếu bạn sống ở Quebec, bạn còn nộp một tờ khai Quebec riêng cho Revenu Québec (CRA), nên hãy hỏi ai chuẩn bị tờ khai đó. Để biết thêm, gồm cả ủy quyền riêng của Revenu Québec, xem chọn kế toán tại Canada.

Ai ký tờ khai của tôi, và ai làm việc với IRS hoặc CRA thay tôi?

Tại Hoa Kỳ, người chuẩn bị thuế có thu phí ký kèm PTIN, và bạn cấp ủy quyền riêng cho bất kỳ ai nói thay bạn. Tại Canada, bạn ký giấy ủy quyền nộp điện tử (Form T183 cho tờ khai cá nhân) và ủy quyền cho người đại diện qua CRA. Ở cả hai nước, bạn vẫn chịu trách nhiệm về những gì được nộp.

• Chữ ký tại Hoa Kỳ. Người chuẩn bị thuế có thu phí phải ký và ghi PTIN hợp lệ trên mọi tờ khai họ chuẩn bị. Người chuẩn bị thuế từ chối làm vậy là người chuẩn bị thuế "ma" (ghost preparer) (IRS).
• Đại diện tại Hoa Kỳ. Form 2848 ủy quyền cho một cá nhân đủ điều kiện hành nghề trước IRS đại diện bạn (IRS). Form 8821 chỉ cho phép một người xem hoặc nhận thông tin thuế bảo mật của bạn (IRS).
• FBAR. FBAR được nộp cho FinCEN, không đi kèm tờ khai thuế (IRS). CPA, luật sư hoặc enrolled agent chỉ có thể nộp thay bạn khi có Form 114a bạn đã ký; nếu không, bạn tự ký và nộp (FinCEN).
• Canada. Với tờ khai cá nhân, hãy ký Part F của Form T183 để cho phép nộp điện tử (CRA). Để ai đó làm việc với CRA thay bạn, hãy ủy quyền cho họ trực tuyến trong My Account hoặc My Business Account, hoặc gửi bưu điện Form AUT-01, mẫu này chỉ cấp quyền truy cập ngoại tuyến (CRA). Hãy chọn mức truy cập cẩn thận: có mức cho phép người đại diện thay đổi tài khoản của bạn, không chỉ xem (CRA).

Cả hai cơ quan thuế đều coi bạn chịu trách nhiệm về thông tin trên tờ khai, dù ai là người chuẩn bị (IRS; CRA). Hãy yêu cầu người chuẩn bị thuế xem lại toàn bộ tờ khai cùng bạn bằng ngôn ngữ bạn đọc được trước khi bạn ký.

Kế toán nên hỏi tôi về những mục nào liên quan đến Trung Quốc?

Kế toán nên hỏi về tài khoản, khoản chuyển tiền cho gia đình và công ty ở Trung Quốc trước khi chuẩn bị bất cứ thứ gì, vì mỗi mục có thể đòi hỏi một báo cáo riêng ngoài tờ khai. Mục nào áp dụng tùy bạn là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ, người cư trú Canada, hay cả hai.

Cá nhân lần đầu trở thành người cư trú tại Canada không phải nộp Form T1135 hoặc T1134 cho năm đầu tiên đó, nhưng công ty thì không được miễn như vậy (ITA s. 233.7; CRA). Hãy cho kế toán biết ngày bạn bắt đầu cư trú tại Canada.

Các hướng dẫn khác trình bày chi tiết: những tài khoản nào tính vào FBAR, khai báo tài khoản nước ngoài, cho tiền hoặc cổ phần người thân ở nước ngoài, quà tặng từ nước ngoài, biểu mẫu cho công ty nước ngoài, khai báo tài sản nước ngoài và công ty liên kết tại Canada, nộp hồ sơ cho LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài và về lại Trung Quốc và thuế Trung Quốc.

Bỏ sót một báo cáo có thể tốn tiền dù không có thuế phải nộp. Mức phạt ban đầu khi thiếu thông tin Form 5471 là US$10.000 cho mỗi công ty nước ngoài mỗi năm (IRS). Nếu các năm trước đã bị bỏ sót, xem bù các báo cáo nước ngoài đã bỏ sót.

Một kế toán nói tiếng Hoa có thể lo cả tờ khai Hoa Kỳ lẫn Canada của tôi không?

Một kế toán hoặc một công ty có thể làm được, nếu người chuẩn bị từng tờ khai được phép làm việc đó ở nước đó và có người chịu trách nhiệm về mối liên hệ giữa hai bên. Nếu không, hãy dùng hai người chuẩn bị thuế, mỗi nước một người, cùng dùng chung hồ sơ của bạn.

Mỗi tờ khai cần người chuẩn bị riêng: người có PTIN ký tờ khai Hoa Kỳ, và người chuẩn bị thuế đã đăng ký EFILE nộp tờ khai cá nhân Canada, mà bạn cho phép bằng cách ký Part F của Form T183. Hãy hỏi trước khi ký thư thỏa thuận dịch vụ:

• Ai ký tờ khai Hoa Kỳ với tư cách người chuẩn bị, và ai nộp tờ khai Canada?
• Ai nộp FBAR, Form T1135 và mọi báo cáo về công ty ở Trung Quốc?
• Ai đối chiếu thu nhập, thuế đã nộp ở mỗi nước và tỷ giá giữa hai tờ khai?
• Ai trả lời thư của IRS, và ai trả lời thư của CRA?

Với doanh nghiệp Canada có hoạt động tại Hoa Kỳ, xem khi nào doanh nghiệp Canada cần kế toán xuyên biên giới.

Sổ sách được ghi thế nào khi sao kê ngân hàng và hóa đơn bằng tiếng Hoa hoặc RMB?

Tờ khai Hoa Kỳ nhìn chung dùng đô la Hoa Kỳ và tờ khai Canada dùng đô la Canada, nên mỗi giao dịch bằng RMB cần có số tiền đã quy đổi, kèm số tiền RMB, tỷ giá và chứng từ gốc được giữ bên cạnh. Hồ sơ Canada viết bằng tiếng Hoa cũng phải được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

• Đô la Hoa Kỳ. Số tiền trên tờ khai Hoa Kỳ được khai bằng đô la Hoa Kỳ, nhìn chung theo tỷ giá giao ngay vào lúc bạn nhận, trả hoặc ghi nhận khoản đó. IRS không có tỷ giá chính thức và nhìn chung chấp nhận bất kỳ tỷ giá đã công bố nào được dùng nhất quán (IRS).
• Đô la Canada. Kết quả thuế Canada nhìn chung được tính bằng tiền Canada; công ty cư trú tại Canada có thể chọn khai bằng đô la Hoa Kỳ, euro, bảng Anh, yên Nhật hoặc đô la Úc, và nhân dân tệ không nằm trong số đó. Mặc định của CRA là tỷ giá của Bank of Canada vào ngày khoản tiền phát sinh; nguồn khác chỉ được chấp nhận nếu phổ biến rộng rãi, kiểm chứng được và dùng nhất quán (CRA Folio S5-F4-C1). Bank of Canada công bố tỷ giá nhân dân tệ hằng ngày.
• Ngôn ngữ. Sổ sách và hồ sơ tại Canada phải được lưu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc cả hai (CRA); nếu không thì phải được dịch (CRA). Khi IRS yêu cầu hồ sơ của một công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu từ 25% trở lên (hàng Form 5472 ở bảng trên), công ty phải dịch sang tiếng Anh bất kỳ phần nào IRS yêu cầu, trong vòng 30 ngày kể từ yêu cầu dịch, và có thể xin thêm thời gian (26 CFR 1.6038A-3).
• FBAR dùng tỷ giá riêng. Số dư cao nhất của từng tài khoản, lấy từ sao kê, được quy đổi theo tỷ giá của Bộ Tài chính Hoa Kỳ vào ngày cuối cùng của năm dương lịch (FinCEN). Đó không phải tỷ giá trong sổ sách, nên hãy giữ số dư RMB cao nhất từ sao kê.
• Khoản chuyển tiền cho gia đình. Hãy ghi từng khoản theo người, ngày, chiều chuyển và mục đích. Khoản tiền là khoản vay, quà tặng hay khoản góp vốn sẽ quyết định cách ghi sổ; xem tiền của gia đình trong sổ sách doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và tiền của cha mẹ ở nước ngoài trong doanh nghiệp tại Canada.

Trên mọi dòng bằng ngoại tệ, hãy yêu cầu nhân viên ghi sổ ghi ngày, số tiền RMB, tỷ giá và nguồn tỷ giá, số tiền đã quy đổi và một mô tả ngắn bằng tiếng Anh về chứng từ gốc. Xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và chi phí trả bằng ngoại tệ. Nếu nhân viên ghi sổ làm việc từ ngoài nước của bạn, xem thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài.

Tôi cần mang gì đến buổi gặp đầu tiên?

Hãy mang các giấy tờ cho thấy mọi quốc gia mà tiền của bạn đi qua, để kế toán biết tờ khai và báo cáo nào áp dụng trước khi báo giá.

• Tờ khai các năm trước. Tờ khai Hoa Kỳ và Canada, các thông báo, và mọi FBAR, Form 8938, T1135 hoặc báo cáo tương tự đã nộp.
• Tài khoản ở nước ngoài. Với mỗi tài khoản: tổ chức, loại tài khoản, chủ sở hữu, người có quyền ký, ngày mở và đóng, cùng số dư cao nhất và số dư cuối năm bằng RMB lấy từ sao kê. Gồm cả số dư trên ứng dụng thanh toán hoặc ví điện tử.
• Khoản chuyển tiền cho gia đình. Ngày, số tiền, loại tiền, người gửi, người nhận, quan hệ, mục đích và mọi giấy tờ (giấy vay, thư tặng, xác nhận chuyển khoản).
• Công ty ở Trung Quốc. Giấy phép kinh doanh, sổ đăng ký chủ sở hữu cho thấy ai nắm tỷ lệ nào, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế, sao kê ngân hàng, và mọi khoản vay, cổ tức hoặc phí giữa công ty và bạn.
• Tình trạng của bạn. Quốc tịch hoặc thẻ xanh, tình trạng tại Canada và ngày bắt đầu, cùng nơi bạn sống và số ngày ở mỗi nơi trong từng năm.
• Hồ sơ kinh doanh và thông báo. Sao kê ngân hàng, hóa đơn, bảng lương, hồ sơ kế toán, thông tin liên lạc của nhân viên ghi sổ hoặc kế toán trước đây, và mọi thư từ IRS, CRA hoặc cơ quan thuế ở Trung Quốc.

Dấu hiệu cảnh báo khi thuê kế toán người Hoa là gì?

Dấu hiệu cảnh báo giống nhau ở mọi ngôn ngữ: từ chối ký tên, chứng nhận bạn không kiểm chứng được, tính phí theo khoản hoàn thuế của bạn, và coi nhẹ các báo cáo nước ngoài.

• Không chịu ký hoặc không đưa PTIN. IRS gọi đây là dấu hiệu đáng ngờ lớn (IRS). IRS cũng nêu các dấu hiệu khác: tự nhận là CPA, enrolled agent hoặc luật sư nhưng chứng nhận không hợp lệ, không đưa bạn bản sao tờ khai, và không trả lại hồ sơ gốc.
• Thu phí từ khoản hoàn thuế, hoặc nhận tiền mặt không có biên lai. IRS khuyên tránh các khoản phí tính theo phần trăm khoản hoàn thuế của bạn và người chuẩn bị thuế đề nghị gửi khoản hoàn vào tài khoản của chính họ (IRS Topic 254). IRS cũng nêu việc chỉ nhận tiền mặt không có biên lai và việc bịa ra thu nhập hoặc khoản khấu trừ (IRS).
• Khoản hoàn thuế lớn bất thường, hoặc ngăn cản bạn hỏi ý kiến thứ hai. CRA liệt kê cả hai trong các dấu hiệu cảnh báo về chiêu trò thuế và người cầm đầu chiêu trò (CRA).
• Tờ khai trống hoặc chưa đầy đủ đưa bạn ký. Đừng bao giờ ký loại tờ khai này (IRS).
• Gạt bỏ các mục nước ngoài. Kế toán nói rằng tài khoản, khoản chuyển tiền cho gia đình hoặc công ty ở Trung Quốc không cần báo cáo, trước khi hỏi các câu hỏi ở trên, có thể đã bỏ qua bước quyết định báo cáo nào áp dụng.

Về những điều cần hỏi nhân viên ghi sổ, xem câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; mỗi ví dụ nêu rõ loại tiền.

Công ty nhà hàng ở Toronto, cha mẹ ở Trung Quốc

Một chủ nhà hàng ở Toronto giữ sổ sách của công ty bằng CAD. Cô gửi CAD 80.000 mỗi năm cho cha mẹ ở Trung Quốc và có một tài khoản RMB với số dư cao nhất khoảng CAD 120.000. Ba câu hỏi quyết định công việc. CAD 80.000 là tiền của ai: tiền lương của cô, cổ tức, hay tiền của công ty? Ai sở hữu tài khoản RMB, cô hay công ty? Và tài khoản đó có giá gốc bao nhiêu? Ngưỡng của Form T1135, hơn C$100.000, được tính trên giá gốc, nhìn chung là giá gốc điều chỉnh, không phải giá trị cao nhất, nên CAD 120.000 ở mức cao nhất chưa cho biết kết quả; tài sản nước ngoài được chỉ định khác của chủ sở hữu được cộng vào, còn tài sản chỉ dùng hoặc giữ trong hoạt động kinh doanh tích cực thì bị loại (CRA). Kế toán phải lo sổ sách của công ty và hỏi về cả ba điều. Xem chi phí cá nhân do công ty trả.

Chủ LLC ở Houston có hai tài khoản ngân hàng ở Trung Quốc

Một công dân Hoa Kỳ sống tại Hoa Kỳ và sở hữu một LLC ở Houston, đứng tên riêng hai tài khoản ngân hàng ở Trung Quốc với tổng cộng RMB 900.000. Theo tỷ giá minh họa 7,2 RMB mỗi đô la, số này khoảng USD 125.000, vượt ngưỡng FBAR, và nhiều khả năng vượt ngưỡng Form 8938 nếu ông khai là độc thân. Trước khi thuê, ông kiểm tra chứng nhận của người chuẩn bị thuế, xem báo giá có gồm FBAR và Form 8938 không, và ai ký và nộp FBAR (Form 114a nếu người chuẩn bị thuế nộp thay ông).

Cặp vợ chồng có S corporation và một công ty ở Thâm Quyến

S corporation (công ty bầu chọn để lợi nhuận tính vào tờ khai cá nhân của cổ đông) của một cặp vợ chồng tại Hoa Kỳ có doanh thu USD 400.000. Họ cũng sở hữu 100% một công ty ở Thâm Quyến với doanh thu RMB 2.000.000. Kế toán phải nói rõ ai lập báo cáo của Hoa Kỳ về công ty ở Thâm Quyến (Form 5471, biểu mẫu chỉ báo cáo về công ty, nếu công ty được coi là công ty nước ngoài về thuế Hoa Kỳ), được đính kèm tờ khai của người nắm cổ phần, là cặp vợ chồng hoặc S corporation. Kế toán cũng phải hỏi các tài khoản ngân hàng của chính công ty có phải khai trên FBAR không, vì cặp vợ chồng sở hữu toàn bộ công ty, và nói rõ hai bộ sổ sách liên kết với nhau thế nào: các khoản vay, phí và cổ tức giữa hai bên, và số liệu RMB được quy đổi cho tờ khai Hoa Kỳ. Cũng nên hỏi có ai đã nộp lựa chọn Form 8832 cho công ty chưa, nếu công ty đủ điều kiện lựa chọn: lựa chọn này làm thay đổi việc Form 5471 có áp dụng hay không, và có thể có hiệu lực không quá 75 ngày trước khi nộp hoặc 12 tháng sau đó (biểu mẫu cho công ty nước ngoài).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn muốn một kế toán làm việc bằng tiếng Hoa và lo được sổ sách lẫn tờ khai ở Trung Quốc, Hoa Kỳ và Canada: các câu hỏi đầu tiên là tờ khai và báo cáo nước ngoài của những nước nào áp dụng cho bạn, và sổ sách phải ghi những gì. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán cho sổ sách, hoặc hỗ trợ thuế xuyên biên giới cho tờ khai.
• Bạn đang so sánh báo giá, hoặc đang rời một người chuẩn bị thuế đã bỏ sót báo cáo: báo giá nên nêu ai ký từng tờ khai, ai nộp từng báo cáo nước ngoài và ai giữ sổ sách RMB. Xem hướng dẫn về kế toán xuyên biên giới để biết cách đọc báo giá, hoặc nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Một báo cáo nước ngoài đã bị bỏ sót ở những năm trước: từ Canada, xem bỏ sót biểu mẫu FBAR hoặc TFSA, hoặc nhờ hỗ trợ FBAR.
• Người chuẩn bị thuế của bạn đã nộp sai tờ khai hoặc ngừng trả lời: xem người chuẩn bị thuế đã nộp sai tờ khai và tiếp quản sổ sách từ kế toán cũ.
• Bạn sắp về lại Trung Quốc: xem về lại Trung Quốc và thuế Trung Quốc.