CPA reagiert nicht mehr: Unterlagen und Buchhaltung zurückholen

Mein Buchhaltungsexperte antwortet nicht mehr oder ich habe ihm gekündigt: Was tue ich zuerst?

Unterlagen, die Sie dem Buchhaltungsexperten gegeben haben, gehören Ihnen, und der IRS führt eigene Aufzeichnungen darüber, was eingereicht wurde. Sie können also ohne den alten Buchhaltungsexperten beginnen. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Nächsten Fälligkeitstermin ermitteln. Eine Form 1065 oder Form 1120-S für das Kalenderjahr ist am 15. März fällig, mit Fristverlängerung am 15. September. Eine Form 1120 für das Kalenderjahr ist am 15. April des Folgejahres fällig, mit Fristverlängerung am 15. Oktober. Die Schedule C eines Einzelunternehmers wird zusammen mit Form 1040 eingereicht, fällig am 15. April, mit Form 4868 am 15. Oktober. Bei Lohnabrechnung ist Form 941 fällig: der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal.
2. Prüfen, was dem IRS vorliegt. Nutzen Sie ein Business Tax Account oder bestellen Sie Transcripts. Per Post verschickte Transcripts gehen nur an die hinterlegte Adresse (Schritt 5).
3. Den alten Buchhaltungsexperten schriftlich um Ihre Unterlagen bitten, mit einer Liste und einem Datum.
4. Der neuen Kanzlei Vollmacht geben, mit Form 8821 oder Form 2848, und die Vollmacht der alten Kanzlei widerrufen.
5. Die hinterlegte Adresse korrigieren, wenn IRS-Post noch an die alte Kanzlei geht.
6. Die Bücher neu aufbauen, ab einem Stichtag.

Nur Schritt 3 setzt voraus, dass der alte Buchhaltungsexperte antwortet.

Der Fall ist nicht einfach, wenn ein Fälligkeitstermin kurz bevorsteht oder ohne Nachweis der Einreichung verstrichen ist, wenn ein oder mehrere Jahre nie eingereicht wurden, wenn der IRS ein Schreiben geschickt hat, wenn ein Darlehen oder ein Verkauf ansteht oder wenn die zuletzt eingereichte Steuererklärung und die Bücher voneinander abweichen. In diesen Fällen kommt es darauf an, was zuerst eingereicht wird. Das muss ein Fachmann beurteilen; lesen Sie dazu den Abschnitt zu nicht eingereichten Steuererklärungen und IRS-Schreiben weiter unten.

Legen Sie bereit: das EIN-Bestätigungsschreiben, alle Annahmeschreiben zur S-Wahl oder zur Wahl der LLC-Besteuerung, Transcripts für jedes offene Jahr, Konto- und Kartenauszüge für jedes Konto, Lohnabrechnungsberichte und die zuletzt eingereichten Steuererklärungen.

Welche Unterlagen gehören mir, und was muss ein früherer Buchhaltungsexperte zurückgeben?

Nach einer US-Bundesregel muss ein CPA, Enrolled Agent (beim IRS zugelassener Steuervertreter) oder Rechtsanwalt auf Verlangen die Unterlagen zurückgeben, die Sie ihm gegeben haben, und die Unterlagen, die er für Sie bei Dritten eingeholt hat. Ein Buchhalter, der nichts für den IRS erstellt, fällt nicht unter diese Regel; dann gelten der Mandatsvertrag und das Recht des Bundesstaates.

Nach der Regel des US-Finanzministeriums muss ein Berater auf Wunsch des Kunden alle Unterlagen des Kunden unverzüglich zurückgeben, die der Kunde für seine US-Bundessteuerpflichten braucht; Kopien darf der Berater behalten. Die Regel bindet Rechtsanwälte, CPAs und Enrolled Agents. Nach ihrem Wortlaut erfasst sie auch jeden, der dafür bezahlt wird, eine Steuererklärung oder ein anderes Dokument für den IRS ganz oder zu einem wesentlichen Teil zu erstellen.

Außerdem setzt die Aufsichtsbehörde jedes Bundesstaates (State Board of Accountancy) Regeln für die CPAs, die sie zulässt. Die FAQ der Behörde in Texas ist ein Beispiel und keine bundesweite Regel. Prüfen Sie die Regeln Ihres eigenen Bundesstaates.

Die US-Bundesregel erfasst Unterlagen, die Sie für die Einhaltung der US-Bundessteuerpflichten brauchen. Ob Sie eine Buchhaltungsdatei oder Abstimmungsberichte erhalten, kann vom Mandatsvertrag abhängen. Fragen Sie deshalb trotzdem danach.

Was genau soll ich anfordern?

Fordern Sie alles an, was die zuletzt eingereichte Steuererklärung mit dem heutigen Stand verbindet, nach Jahren geordnet, schriftlich, mit Lieferdatum und Dateiformat.

Senden Sie die Anforderung auf einem Weg, der die Zustellung belegt, und behalten Sie eine Kopie. Ist der Buchhaltungsexperte ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt, nennen Sie die oben genannte US-Bundesregel.

Darf die Kanzlei meine Unterlagen wegen einer offenen Rechnung zurückhalten?

Bei einem CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt entbindet ein Honorarstreit in der Regel nicht von der Pflicht, die von der US-Bundesregel erfassten Kundenunterlagen herauszugeben. Die Regel des US-Finanzministeriums sagt, dass das Bestehen eines Honorarstreits den Berater in der Regel nicht von der Pflicht befreit, Unterlagen zurückzugeben. Zwei Grenzen gelten:

• Eine Steuererklärung oder Anlage, die die Kanzlei erstellt hat und zurückhält, bis Sie die Gebühr für genau dieses Dokument zahlen, ist nach der Regel keine Kundenunterlage.
• Erlaubt das Recht eines Bundesstaates dem Berater, Unterlagen während eines Honorarstreits zurückzubehalten, muss er nur die Unterlagen herausgeben, die Ihrer Steuererklärung beizufügen sind, und Ihnen für den Rest angemessenen Zugang zur Einsicht und zum Kopieren geben.

Die FAQ in Texas ist strenger: Originaldokumente, die Sie überlassen haben, sind auf Verlangen zurückzugeben, auch wenn Sie nicht gezahlt haben. Bei einem Buchhalter, der nicht unter die US-Bundesregel fällt, entscheiden Vertrag und Recht des Bundesstaates. Honorarstreit und Vertragsansprüche sind Rechtsfragen, die diese Seite nicht beantwortet.

Fordern Sie zuerst die Originale an, die Sie überlassen haben, und klären Sie die Rechnung getrennt davon.

Wie sehe ich ohne meinen Buchhaltungsexperten, was dem IRS vorliegt?

Registrieren Sie sich für ein Business Tax Account, wenn Ihre Rolle das zulässt, oder bestellen Sie Transcripts per Post oder Telefon. Der IRS nennt drei Wege, ein Unternehmens-Transcript zu erhalten: das Online-Konto, Form 4506-T per Post oder die Telefonhotline für Unternehmen und Sonderfälle.

Quelle: IRS Business Tax Account. Voller Zugang zeigt Saldo, Zahlungshistorie, Transcripts sowie Schreiben und Mitteilungen. Ein Designated Official muss die Rolle jedes Jahr erneuern. Eingeschränkter Zugang umfasst nur die Jahre, die der IRS als verfügbar ausweist; das letzte Jahr kann fehlen. Eine LLC mit einem Mitglied, die Form 1120-S oder Form 1065 einreicht, kann sich nur mit eingeschränktem Zugang als Aktionär oder Gesellschafter mit K-1 registrieren; die Rolle des Designated Official ist beim IRS als „demnächst verfügbar“ aufgeführt. Wenn Sie die Voraussetzungen nicht erfüllen, finden Sie die Schedule C eines Einzelunternehmers in den persönlichen Transcripts des Eigentümers, erhältlich über das Online-Konto für Privatpersonen oder Form 4506-T.

Transcripts der Steuererklärung und Record of Account reichen nur das laufende Jahr und 3 Vorjahre zurück; Transcripts des Steuerkontos gibt es für die meisten Steuererklärungen. Warten Sie 2 bis 3 Wochen nach dem E-File und 6 bis 8 Wochen nach dem Versand einer Papiererklärung, bevor Sie ein Transcript anfordern. Die Meldung „No record of return filed“ bei einer neuen Steuererklärung kann einfach bedeuten, dass sie noch nicht bearbeitet ist. Die meisten Anträge mit Form 4506-T werden innerhalb von 10 Werktage bearbeitet. Der IRS schickt das Transcript nur an die Adresse, die er gespeichert hat; ist das noch die Adresse des alten Buchhaltungsexperten, nutzen Sie das Online-Konto oder aktualisieren Sie zuerst die Adresse (siehe den Abschnitt zur Adresse weiter unten). Ein Officer, der die Kapitalgesellschaft vertreten darf, oder jede Person, die im betreffenden Zeitraum zeitweise Gesellschafter war, kann Form 4506-T unterschreiben.

Ein Transcript ist keine Kopie der Steuererklärung. Die Steuererklärung wie eingereicht, mit Anlagen, erhalten Sie mit Form 4506: $30 je Steuererklärung, Bearbeitungszeit bis zu 75 Kalendertage.

Woran erkenne ich, welche Steuererklärungen, Fristverlängerungen und Zahlungen tatsächlich eingereicht wurden?

Listen Sie für jedes Jahr auf, was vorliegen müsste, und ordnen Sie jeden Punkt einer Zeile im Transcript oder einer Einreichungsbestätigung zu. Ein Punkt ohne beides ist nicht belegt.

Form 7004 verlängert automatisch die Einreichungsfrist (6 Monate bei einer Personengesellschaft), nicht die Zahlungsfrist. Der IRS schickt keine Genehmigung mehr und schreibt nur, wenn er den Antrag ablehnt; Name und EIN müssen mit den IRS-Daten übereinstimmen, sonst ist die Verlängerung ungültig. Wenn Sie nicht belegen können, dass eine Verlängerung beantragt wurde, und der Fälligkeitstermin nahe ist oder verstrichen ist, lesen Sie Buchhaltungsexperte hat die Steuerfrist verpasst.

Wenn die alte Kanzlei Ihre Lohnsteuer eingezahlt hat, prüfen Sie das zuerst. Der Arbeitgeber haftet weiter für Steuern, Strafzuschläge und Zinsen, die ein Dritter nicht eingezahlt hat. Eine verantwortliche Person, die einbehaltene Steuer vorsätzlich nicht abführt, kann dafür persönlich haften, als Trust Fund Recovery Penalty; sie kann in der Regel 3 Jahre lang festgesetzt werden, gerechnet ab dem 15. April nach dem Lohnjahr oder ab einem späteren Einreichungsdatum. Melden Sie sich mit Ihrer eigenen PIN bei EFTPS (elektronisches US-Zahlungssystem des Bundes) an, um Einzahlungen unter Ihrem Namen zu sehen. Siehe wer die Strafzuschläge zahlt.

Form 8821 oder Form 2848: Was braucht die neue Kanzlei, und wer unterschreibt?

Mit Form 8821 darf ein Beauftragter Ihre Steuerdaten einsehen und erhalten. Mit Form 2848 darf ein zugelassener Vertreter für Sie handeln. Eine neue Kanzlei, die nur Transcripts abruft, kommt mit Form 8821 aus. Eine Kanzlei, die mit dem IRS spricht, ein IRS-Schreiben beantwortet oder einen Erlass beantragt, braucht Form 2848.

Schreiben Sie nicht „All years“. Der IRS schickt eine Form mit einer allgemeinen Angabe zurück. Zukünftige Zeiträume erfasst er nur bis 3 Jahre nach dem 31. Dezember des Jahres, in dem er die Form erhält. Eine elektronische Unterschrift setzt die Online-Einreichung über IRS.gov/Submit8821 oder IRS.gov/Submit2848 voraus; eine Form, die per Post oder Fax kommt, braucht eine handschriftliche Unterschrift.

Liegt eine der beiden Formen vor, kann ein CPA oder anderer Berater Ihre Transcripts über das IRS Transcript Delivery System anfordern. Ein nicht registrierter Ersteller von Steuererklärungen darf Sie nur in engen Fällen vertreten, etwa bei einer Prüfung einer Steuererklärung, die er selbst erstellt und unterschrieben hat. Wer nicht vor dem IRS auftreten darf, kann nur auf Form 8821 benannt werden.

Wie beende ich den Zugriff des alten Buchhaltungsexperten auf mein IRS-Konto?

Widerrufen Sie die alte Vollmacht schriftlich und verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine neue Form das erledigt. Eine neue Form 2848 ersetzt frühere erfasste Vollmachten für dieselben Angelegenheiten in der Regel, lässt aber jede Form 8821 bestehen. Eine neue Form 8821 widerruft frühere Vollmachten zum Zugriff auf Steuerdaten; nach ihrer Anleitung beendet sie keine Form 2848. Hatte die alte Kanzlei beide, widerrufen Sie beide.

Zwei weitere Vollmachten können beide Formen überdauern. Wenn die alte Kanzlei als Reporting Agent Ihre Lohnabrechnung gemeldet hat, besitzt sie eine Form 8655: Keine der beiden Formen oben beendet sie, und die Form 8655 eines neuen Reporting Agent beendet sie erst ab dem neuen Beginn des Zeitraums. Widerrufen Sie sie daher mit den Schritten unten. Ein „Yes“ im Feld für den bezahlten Ersteller in der letzten Steuererklärung erlaubt diesem Ersteller, beim IRS wegen der Bearbeitung der Steuererklärung anzurufen; es endet von selbst spätestens am ursprünglichen Fälligkeitstermin der nächsten Steuererklärung (Anleitung zu Form 1065).

So widerrufen Sie, ohne jemand Neuen zu benennen:

1. Schreiben Sie REVOKE oben auf eine Kopie der alten Form (bei Form 2848 auf die erste Seite).
2. Unterschreiben und datieren Sie sie: unter der ursprünglichen Unterschrift bei Form 8821 oder Form 8655, direkt unter REVOKE bei Form 2848.
3. Senden Sie sie per Post oder Fax an die IRS-Stelle, die in der Tabelle „Where To File“ der Form genannt ist.

Haben Sie keine Kopie, senden Sie eine unterschriebene Erklärung, dass die Vollmacht widerrufen ist, mit Namen und Anschrift jedes Beauftragten und entweder den Angelegenheiten und Jahren oder Zeiträumen oder dem Zusatz „revoke all years/periods“, um sie vollständig zu beenden. Eine Vollmacht für einen bestimmten Zweck geht an die IRS-Stelle, die diese Angelegenheit bearbeitet.

Prüfen Sie außerdem im Unternehmensprofil Ihres Business Tax Account, wer als Designated User Zugang erhalten hat. Listen Sie dann jedes Konto auf, das der alte Buchhaltungsexperte eingerichtet hat oder erreichen kann: die Buchhaltungsdatei, Bank- und Kartenverbindungen, den Lohnabrechnungsdienstleister, Konten für Steuerzahlungen und Zahlungsdienstleister. Sobald Sie eine Sicherung der Buchhaltungsdatei haben und wissen, wer die Lohnsteuer einzahlt, ändern Sie die Passwörter und machen Sie sich bei jedem Konto zum Eigentümer oder Administrator. Liegt die Buchhaltungsdatei im Abonnement des Buchhaltungsexperten und er überträgt sie nicht, fordern Sie eine Sicherung an, die Sie wiederherstellen können, oder beginnen Sie am Stichtag eine neue Datei.

Wann aktualisiere ich Adresse oder verantwortliche Person?

Aktualisieren Sie die hinterlegte Adresse, sobald der alte Buchhaltungsexperte nicht mehr der richtige Empfänger Ihrer Post ist, und melden Sie eine neue verantwortliche Person (Responsible Party, die Person, die das Unternehmen letztlich besitzt oder kontrolliert) innerhalb von 60 Tage. Nutzen Sie dafür Form 8822-B; sie deckt Postadresse, Standort und verantwortliche Person des Unternehmens ab.

Nach der Anleitung zur Form darf ein Unternehmen Post „c/o“ (zu Händen) eines Dritten wie eines Buchhaltungsexperten erhalten; der IRS empfiehlt aber dringend, dass ein Arbeitgeber nicht die Adresse eines Lohnabrechnungsdienstleisters als hinterlegte Adresse verwendet. Teilen Sie dem IRS keine aktuelle Adresse mit, erhalten Sie möglicherweise keinen Bescheid über eine Steuernachforderung (Notice of Deficiency) und keine Zahlungsaufforderung (Notice of Demand), und auf eine Nachforderung laufen weiter Strafzuschläge und Zinsen. Eine Adresse, die Sie in Form 7004 eintragen, aktualisiert Ihren Datensatz nicht.

Ein Officer, Eigentümer, General Partner oder geschäftsführender Gesellschafter der LLC unterschreibt. Eine neue Kanzlei kann nur für Sie unterschreiben, wenn eine Kopie einer Vollmacht beiliegt, etwa Form 2848. Die Bearbeitung dauert in der Regel 4 bis 6 Wochen. Auf Wunsch eines nicht bevollmächtigten Dritten ändert der IRS nichts.

Wie baue ich die Bücher neu auf, ohne etwas doppelt zu zählen?

Wählen Sie einen Stichtag, lassen Sie die alten Bücher bis dahin unverändert und erfassen Sie jede Zeile der Kontoauszüge danach genau einmal. Bis auf wenige Ausnahmen schreibt das Gesetz keine bestimmte Art von Aufzeichnungen vor. Ihre Bücher müssen Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen und durch Belege gestützt sein.

1. Den Stichtag wählen. Üblich ist das letzte Monatsende, an dem die alten Bücher mit der Bank und mit der zuletzt eingereichten Steuererklärung übereinstimmen. Erfassen Sie nichts davor neu.
2. Eröffnungssalden festlegen. Nehmen Sie am Stichtag die Bilanz der eingereichten Steuererklärung (Schedule L), falls sie eine hat, und die abgestimmten Banksalden. Eine Schedule C hat keine Bilanz, und viele kleine Personengesellschaften und S Corporations müssen Schedule L nicht ausfüllen. Was Sie dann verwenden, steht in Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
3. Kontoauszüge sammeln für jedes Bank-, Karten- und Zahlungskonto vom Stichtag bis heute. Ein Kontoauszug kann eine Zahlung belegen, wenn er Betrag, Empfänger und Buchungs- oder Transaktionsdatum zeigt, bei einem Scheck auch die Schecknummer. Der Zahlungsnachweis allein begründet noch keinen Abzug; bewahren Sie deshalb auch die Rechnungen auf.
4. Jede Zeile einmal erfassen. Die üblichen Doppelzählungen:

1. Abstimmen Sie jedes Konto mit seinem Kontoauszug und vergleichen Sie dann die Jahressummen mit den Transcripts und mit allen Form 1099, die Sie erhalten haben. Für Form 1099 auf Ihre Social Security Number zeigt ein Wage and Income Transcript (Transcript der Lohn- und Einkommensdaten), was der IRS erhalten hat.

Haben Sie überhaupt keine brauchbaren Bücher, lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Was gilt, wenn Steuererklärungen nie eingereicht wurden oder ein IRS-Schreiben offen ist?

Ein offenes IRS-Schreiben oder ein nicht eingereichtes Jahr kommt meist vor den Büchern, weil eine Antwortfrist oder eine Einreichung nach eigener Uhr läuft. Was zuerst kommt, hängt von den Tatsachen ab. Der IRS sagt: Wenn ein Schreiben um eine Antwort bittet, handeln Sie bis zum Fälligkeitstermin.

Verspätungszuschläge bei einer Personengesellschaft oder S Corporation laufen je Eigentümer für jeden Monat der Verspätung, bei einer C Corporation als Anteil an der unbezahlten Steuer. Die Höhe hängt vom Jahr ab, in dem die Steuererklärung fällig war, und ein triftiger Grund oder ein anderer Erlass kann greifen: siehe Verspätungszuschläge bei Einreichung und Zahlung.

Transcripts zeigen, welche Jahre fehlen. Danach werden die Bücher Jahr für Jahr neu aufgebaut, das älteste zuerst, ausgehend von der zuletzt eingereichten Steuererklärung. Die Reihenfolge der Einreichung steht in nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen. Für ein IRS-Schreiben, das Sie schon haben, lesen Sie IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.

Wo beschwere ich mich, und welche Qualifikation sollte der nächste Berater haben?

Fehlverhalten eines bezahlten Erstellers von Steuererklärungen melden Sie dem IRS, das Verhalten eines CPA der Aufsichtsbehörde des Bundesstaates.

• IRS. Die Seite für Beschwerden nennt unter anderem: Originalunterlagen des Kunden nicht zurückgeben, zusagen einzureichen und es nicht tun, ohne Zustimmung des Kunden einreichen, einen Honorarstreit führen oder drohen sowie Lohnsteuererklärungen nicht abführen oder nicht erstellen. Der separate Weg über Form 14157-A zur Kontoänderung gilt für Einreicher einer Form 1040; Unternehmenskonten sind davon ausgenommen.
• Aufsichtsbehörde des Bundesstaates. Die State Board of Accountancy ahndet Verstöße der CPAs, die sie zulässt. Die Behörde in Texas ist zum Beispiel in der Regel nicht zuständig für einen Buchhalter ohne Lizenz und behandelt Honorarstreitigkeiten als außerhalb ihrer Befugnis. In anderen Bundesstaaten ist es anders.

Zur Qualifikation: Der IRS sagt, dass jeder mit einer PTIN Steuererklärungen erstellen darf, und die Fähigkeiten unterscheiden sich. Sein Verzeichnis führt Ersteller auf, die vom IRS anerkannte Qualifikationen oder einen jährlichen Nachweis über die Teilnahme am Filing Season Program haben. Bei Steuererklärungen für mehrere Jahre, IRS-Schreiben oder einem Unternehmen mit mehreren Eigentümern fragen Sie, ob die Person ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt ist und auf Form 2848 benannt werden kann, und prüfen Sie die Lizenz eines CPA bei der Aufsichtsbehörde des Bundesstaates.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Beträge sind in US-Dollar.

LLC mit zwei Mitgliedern, besteuert als Personengesellschaft

Eine LLC mit zwei Mitgliedern und Kalenderjahr hat US$180.000 Umsatz. Ihr Buchhaltungsexperte antwortet seit Februar nicht mehr. Ein geschäftsführender Gesellschafter registriert sich als Designated Official für ein Business Tax Account, und die Transcripts zeigen noch keine Form 1065 und keine Fristverlängerung (Code 460). Die alte Kanzlei kann keine Bestätigung zu Form 7004 vorlegen, also ist keine Verlängerung nachgewiesen. Reicht die Zeit, reicht die neue Kanzlei Form 7004 vor dem 15. März ein und stimmt dann die alten Bücher für das gerade beendete Jahr mit den Kontoauszügen und der eingereichten Steuererklärung des Vorjahres ab. Stimmen sie überein, ist der 31. Dezember der Stichtag; wenn nicht, rückt der Stichtag auf das letzte Monatsende zurück, das übereinstimmt.

S Corporation mit drei nicht eingereichten Jahren

Eine S Corporation mit anerkannter S-Wahl, drei Aktionären und etwa US$450.000 Umsatz im Jahr hat drei Jahre lang keine Form 1120-S eingereicht. Die Transcripts zeigen eine Steuererklärung für Jahr 1, keine für die Jahre 2 bis 4 und ein offenes IRS-Schreiben zu Jahr 2.

• Zuerst: Die Antwortfrist des IRS-Schreibens wird geprüft, und die neue Kanzlei reicht Form 2848 für die Jahre der 1120-S ein.
• Jahr 2: Die Bücher werden aus Kontoauszügen neu aufgebaut, ausgehend von der eingereichten Bilanz des Jahres 1.
• Jahr 3: beginnt mit den Schlusssalden des Jahres 2.
• Jahr 4: beginnt mit den Schlusssalden des Jahres 3. Die Reihenfolge der Einreichung steht in nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.

Einzelunternehmer mit nur Kontoauszügen

Ein Einzelunternehmer kündigt seinem Buchhalter und hat nur Kontoauszüge. Der letzte Monat, in dem die alten Bücher stimmen, ist Juni, also ist der Stichtag der 30. Juni. Jede Zeile der Kontoauszüge ab dem 1. Juli wird einmal erfasst. Ein Eingang von US$4.000 am 3. Juli bezahlt eine Rechnung vom Juni, die in den alten Büchern schon steht, und wird deshalb dieser Rechnung zugeordnet und nicht als neue Einnahme erfasst. Ein Eingang ohne Rechnung in den alten Büchern ist eine neue Einnahme. Der alte Bank-Feed wird getrennt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Fälligkeitstermin ist nah oder verstrichen, ein Jahr wurde nie eingereicht, oder Sie wissen nicht, was eingereicht wurde oder was beim IRS offen ist: Eine fehlende Steuererklärung, Fristverlängerung oder ein IRS-Schreiben geht den Büchern vor. Lesen Sie Buchhaltungsexperte hat die Steuerfrist verpasst und nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei Buchhaltung und Nachholarbeiten oder Hilfe bei der Körperschaftsteuer, um die fehlenden Jahre einzureichen.
• Der IRS hat bereits ein Schreiben geschickt: Lesen Sie IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen; die Antwortfrist läuft weiter, während die Bücher neu aufgebaut werden.
• In den Büchern Ihrer S Corporation sind private Ausgaben und Ausschüttungen vermischt: Lesen Sie Nachholbuchhaltung für S Corporations und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben nur Kontoauszüge, oder die alten Bücher und die zuletzt eingereichte Steuererklärung weichen voneinander ab: Lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie wechseln mitten im Jahr, oder Lohnabrechnung und Konten des Bundesstaates sind betroffen: Lesen Sie Buchhaltungsexperten wechseln.
• Sie besitzen die US-Gesellschaft von außerhalb der USA, oder Form 5472 wurde versäumt: Lesen Sie versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer und Strafzuschläge und Bücher nach versäumten Meldungen ausländischer Eigentümer neu aufbauen, und holen Sie sich Hilfe bei Buchhaltung und Nachholarbeiten.
• Für eine S-Wahl oder LLC-Wahl gibt es kein Annahmeschreiben, oder Sie sind nicht sicher, ob sie eingereicht wurde: Davon hängt ab, welche Steuererklärung Sie einreichen. Lesen Sie Entlastung bei verspäteter S-Wahl und Entlastung bei verspäteter Wahl der LLC-Besteuerung.
• Fehler des alten Buchhalters haben Strafzuschläge verursacht, oder Lohnsteuer-Einzahlungen fehlen möglicherweise: Lesen Sie wer die Strafzuschläge zahlt und wenn ein Lohnabrechnungsdienstleister Ihre Steuern nicht gezahlt hat, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Einzahlungen abzustimmen.
• Ein Ersteller hat eine falsche oder gefälschte persönliche Steuererklärung eingereicht: Lesen Sie Ersteller hat falsche Steuererklärung eingereicht.
• Das Unternehmen sitzt in Kanada: Lesen Sie kanadischer Buchhaltungsexperte hat Einreichungen versäumt oder antwortet nicht mehr.