Checkliste: Buchhaltung vor der US-Steuererklärung bereinigen

Was sollten meine Bücher zeigen, bevor ich sie meinem Ersteller der Steuererklärung gebe?

Die Bücher müssen Bruttoeinnahmen, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, und jede Buchung muss sich auf einen Beleg zurückführen lassen (Publication 583). Jedes System genügt, wenn es Einnahmen und Ausgaben klar zeigt. Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft in den USA sollte auch die Bilanz in der Steuererklärung (Schedule L), wo sie vorgeschrieben ist, mit den Büchern übereinstimmen (Anleitungen zu Form 1065, Form 1120-S und Form 1120).

Arbeiten Sie die Checkliste in dieser Reihenfolge ab. Jeder Schritt ermöglicht den nächsten.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Ein bereits eingereichtes Jahr nicht stimmt. Finden Sie die Ursache, bevor Sie etwas ändern; die eingereichte Steuererklärung kann betroffen sein.
• Eine Personengesellschaft oder S Corporation hat Kapital- oder Darlehenskonten, die niemand geführt hat. Die Bilanz in der Steuererklärung sollte mit den Büchern übereinstimmen; eine Personengesellschaft legt für jede Differenz eine Erläuterung bei, und Gesellschafterdarlehen einer S Corporation sollten mit den Schedules K-1 abgestimmt sein.
• Eigentümergelder sind mit Monaten geschäftlicher Buchungen vermischt. Jede Buchung muss einzeln zugeordnet werden, bevor die Bücher brauchbar sind.
• Für Monate ist nichts gebucht, oder die Bücher sind Jahre im Rückstand. Die fehlenden Monate müssen nachgebucht werden, bevor diese Checkliste greift; siehe überfällige Buchhaltung nachholen.
• Eine Steuererklärung ist bald fällig. Es bleibt wenig Zeit, Differenzen zu finden und zu beheben.
• Der Eigentümer oder eine Muttergesellschaft sitzt außerhalb der USA. Eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz muss unter Umständen Transaktionen mit ihrem ausländischen Eigentümer melden (Form 5472); die Liste der Übertragungen an den Eigentümer muss daher vollständig sein.

Legen Sie zuerst bereit: den Kontoauszug jedes Bank-, Karten- und Darlehenskontos, die eingereichte Steuererklärung des Vorjahres, jede erhaltene Form 1099 und eine Liste der Gelder, die zwischen dem Unternehmen und seinen Eigentümern bewegt wurden.

Stimmt jedes Bank- und Kartenkonto zum Jahresende mit seinem Kontoauszug überein?

Stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto zum letzten Tag der Periode mit seinem Kontoauszug ab. Bücher und Kontoauszug sollten übereinstimmen, sobald Sie auflisten, was noch nicht verbucht ist. Publication 583 rät, das Geschäftskonto vom Privatkonto getrennt zu halten und es jeden Monat abzustimmen. Eine Abstimmung läuft so ab:

1. Vergleichen Sie jede Einzahlung und Zahlung im Kontoauszug mit den Büchern und notieren Sie jede Differenz.
2. Listen Sie auf, was in den Büchern steht, aber noch nicht im Kontoauszug erscheint, etwa ausstehende Schecks und Einzahlungen auf dem Weg.
3. Buchen Sie, was im Kontoauszug steht, aber nicht in den Büchern, etwa Bankgebühren.
4. Prüfen Sie, ob der bereinigte Kontoauszugssaldo dem bereinigten Buchsaldo entspricht. Wenn nicht, steckt noch ein Fehler darin.

Wenden Sie denselben Test auf jedes Konto und jede Karte an, auch auf selten genutzte und geschlossene. Kreditkarten- und Darlehenssalden werden auf dieselbe Weise mit ihren Auszügen abgeglichen. Eine verbundene Bank ist keine Abstimmung: siehe warum Bankfeeds keine Abstimmung sind.

Ein abgestimmtes Konto zeigt, dass der Kassenbestand stimmt. Es zeigt nicht, dass die Kategorien stimmen.

Bankfeed-Posten: Soll ich nicht zugeordnete und doppelte Transaktionen ausschließen oder löschen?

Schließen Sie eine Kopie oder einen Posten, der nicht in diese Bücher gehört, aus, statt ihn zu löschen. Das gilt für Posten, die noch im Feed warten; ein Posten, der schon in den Büchern steht, wird in den Büchern korrigiert. In QuickBooks Online wird ein ausgeschlossener Feed-Posten nicht erneut geladen, ein gelöschter dagegen erneut von der Bank heruntergeladen (Intuit-Dokumentation). Keine offizielle Quelle beschreibt, wie sich Feeds verhalten, und andere Software kann abweichen; lesen Sie daher deren Hilfe, bevor Sie sich darauf verlassen.

Ordnen Sie jeden nicht zugeordneten Feed-Posten einer von drei Gruppen zu:

• Echt und noch nicht in den Büchern: buchen Sie ihn mit einer Kategorie.
• Schon in den Büchern durch manuelle Buchung, Rechnungszahlung oder eine Übertragung in einem anderen Konto: ordnen Sie ihn dieser Buchung zu.
• Nicht für diese Bücher oder Kopie eines anderen Postens: schließen Sie ihn aus.

Schließen Sie nur Posten aus, die wirklich nicht dazugehören. Wird eine echte Einzahlung ausgeschlossen, liegen die Bücher unter dem Kontoauszug, und die Lücke zeigt sich bei der nächsten Abstimmung.

Wie finde und entferne ich doppelte Einnahmen und Ausgaben?

Finden Sie die zweite Kopie über Betrag und Datum und entfernen Sie die Buchung, die keinem Bankbeleg und keinem Dokument entspricht. Eine Dublette zeigt sich als Buchsaldo, der höher oder niedriger als im Kontoauszug ist, oder als Einnahmen, die größer sind als die Einzahlungen.

Häufige Ursachen:

• Eine als bezahlt markierte Rechnung und dieselbe Einzahlung, die noch einmal als Einnahme gebucht wurde.
• Dieselbe Bankdatei, die der Feed und zusätzlich ein Upload geladen haben.
• Dieselbe Karte, die zweimal verbunden wurde.
• Eine Kartenzahlung, die als Ausgabe gebucht wurde, zusätzlich zu den eigenen Belastungen der Karte.
• Eine Übertragung zwischen Ihren eigenen Konten, die auf dem einen als Einnahme und auf dem anderen als Ausgabe gebucht wurde. Keines von beidem ist eine Einnahme oder Ausgabe.

Zählen Sie dazu die Einzahlungen auf den Kontoauszügen zusammen und vergleichen Sie sie mit den gebuchten Einnahmen plus den Einzahlungen, die keine Einnahmen sind. Sortieren Sie dann nach Betrag und suchen Sie denselben Betrag an nahe beieinanderliegenden Tagen. Eine Abstimmungslücke kann genau einer Dublette entsprechen. Publication 583 sagt, dass Unterlagen die Herkunft der Einnahmen erkennen lassen sollen, damit geschäftliches und nicht geschäftliches sowie steuerpflichtiges und steuerfreies Geld getrennt werden können. Ist die Kopie auf ein bereits eingereichtes Jahr datiert, informieren Sie den Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sie entfernen.

Zu doppelt gebuchten Umsätzen siehe doppelte Einnahmen in Ihren Büchern. Zu Einzahlungen, die nicht zu einem Umsatzbericht passen, siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen. Zu doppelt gezählten Kartenzahlungen siehe Kreditkartenzahlungen in der Buchhaltung.

Stimmen meine Eröffnungssalden mit der eingereichten Steuererklärung des Vorjahres überein?

Sie sollten es. Die Eröffnungssalden dieses Jahres sind die Schlusssalden des Vorjahres, und eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft kann sie Zeile für Zeile mit der Bilanz in der eingereichten Steuererklärung vergleichen.

Ein kleines Unternehmen darf Schedule L weglassen, wenn es die Frage zur Unternehmensgröße in seiner Steuererklärung mit Ja beantwortet (in Schedule B bei Form 1065 und Form 1120-S, in Schedule K bei Form 1120). Eine kleine Personengesellschaft darf zusätzlich Schedule M-2 und Punkt L in jeder Schedule K-1 weglassen (Form 1065). Dann vergleichen Sie stattdessen mit den endgültigen Büchern des Vorjahres und den Kontoauszügen zum Jahresende. Die Bücher müssen trotzdem zum Abschluss des Vorjahres passen.

Legen Sie zum Vergleich die Jahresendbilanz des Vorjahres neben die Eröffnungsbilanz dieses Jahres und listen Sie jede abweichende Zeile auf. Eine häufige Ursache ist eine Buchung, die auf das abgeschlossene Jahr datiert und nach Erstellung der Steuererklärung geändert wurde. Die eingereichte Bilanz einer Personengesellschaft kann auf Steuerbasis erstellt sein, und Punkt L weist das Kapital auf Steuerbasis aus. Fordern Sie daher die Erläuterung zu einer beabsichtigten Differenz an, bevor Sie annehmen, dass die Bücher falsch sind.

Schließen Sie eine Lücke nicht mit einer Buchung in diesem Jahr, bevor Sie wissen, warum sie besteht. Siehe ein Anfangssaldo, der sich in einer abgeschlossenen Periode geändert hat, Gewinnrücklagen, die nicht zur Steuererklärung passen und ein eingereichtes Jahr sperren.

Wie gehe ich mit privaten Ausgaben und Übertragungen an den Eigentümer auf dem Geschäftskonto um?

Entnahmen, Einlagen und Eigentümerdarlehen gehören auf Eigentümerkonten, nie in Einnahmen oder Ausgaben. Gehälter und garantierte Zahlungen sind davon getrennt, und der Ersteller der Steuererklärung ordnet sie zu. Publication 334 nennt persönliche Lebenshaltungs- und Familienausgaben als nicht abziehbare Ausgaben und sagt, dass der private Teil einer gemischten Ausgabe abzutrennen ist. Sie beschreibt auch ein eigenes Entnahmekonto für Geschäftseinnahmen, die für private Zwecke entnommen werden.

Publication 583 empfiehlt, jede Einzahlung als Geschäftseinnahme, privates Geld oder Darlehen zu kennzeichnen und Schecks an sich selbst nur für private Entnahmen auszustellen. Geld, das Sie über ein echtes Darlehen geliehen haben, ist keine Einnahme.

Erstellen Sie eine Liste aller Übertragungen zwischen dem Unternehmen und seinen Eigentümern im Jahr: Datum, Betrag, Konto und Zweck. Nehmen Sie private Ausgaben aus den Ausgaben heraus und buchen Sie sie auf ein Eigentümerkonto. Der Kontoname entscheidet nicht über die steuerliche Einordnung; der Ersteller der Steuererklärung ordnet die Übertragungen mit Blick auf das ganze Jahr zu.

Monate mit vermischtem Geld behandelt vermischte Gelder bereinigen. Die Vergütung von Gesellschaftern steht in garantierte Zahlungen und Entnahmen von Gesellschaftern. Übertragungen an Eigentümer einer S Corporation behandeln Nachholbuchhaltung einer S Corporation und private Ausgaben, die eine S Corporation bezahlt. Zu einer C Corporation siehe Ausgaben des Eigentümers, die eine C Corporation bezahlt.

Wie kläre ich nicht kategorisierte Posten und Verrechnungskonten, bevor ich etwas versende?

Geben Sie jeder Buchung eine Kategorie, die zu einer Zeile der Steuererklärung führt, oder eine schriftliche Notiz, was unbekannt ist. Lassen Sie nichts in nicht kategorisierten Einnahmen, nicht kategorisierten Ausgaben oder einem Sammelkonto liegen.

1. Listen Sie jede Buchung in diesen Konten auf.
2. Ordnen Sie jede einzeln zu: Einnahme, Betriebsausgabe, Eigentümergeld, Übertragung zwischen Ihren eigenen Konten, Darlehens- oder Kartenzahlung oder Ausrüstungskauf.
3. Prüfen Sie bei einem Posten ohne Beleg den Bank- oder Kartenauszug. Ein Auszug kann die Zahlung belegen, aber der Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug; bewahren Sie auch die Rechnung oder den Beleg auf.
4. Halten Sie bei einem Posten, den Sie nicht zuordnen können, Datum, Betrag und Empfänger in einer Notiz für den Ersteller der Steuererklärung fest. Raten Sie keine Kategorie.

Das vollständige Vorgehen steht in nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuerzeit. Zu fehlenden Belegen siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Stimmen meine Einnahmen mit den Forms 1099-K und 1099-NEC überein?

Addieren Sie jede Form nach Zahler oder Plattform, vergleichen Sie sie mit den aus dieser Quelle gebuchten Einnahmen und erklären Sie jede Differenz in einer Notiz. Der IRS sagt, Sie sollen Form 1099-K zusammen mit anderen Unterlagen verwenden und alle Einnahmen angeben, ob eine Form eintrifft oder nicht. Die Bücher können mehr zeigen als die Formen; Bücher, die weniger zeigen, brauchen einen Grund, den Sie belegen können.

Ein Zahlungsabwickler für Kartenzahlungen sendet eine Form 1099-K für Kartenzahlungen unabhängig vom Betrag. Eine Zahlungs-App oder ein Online-Marktplatz muss eine senden, wenn die Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen $20.000 bei mehr als 200 Transaktionen übersteigen, und darf auch bei weniger eine senden. Geld von Familie und Freunden als Geschenk oder zur Erstattung einer privaten Ausgabe sollte nicht in einer Form 1099-K stehen (IRS). Publication 583 nennt die Forms 1099-MISC und 1099-NEC unter den Unterlagen, die Bruttoeinnahmen belegen.

Differenzen entstehen meist durch Gebühren, Erstattungen, eingenommene Sales Tax, zeitliche Abgrenzung, private Zahlungen, Dubletten oder Fehler auf der Form. Für den Bundesstaat eingenommene Sales Tax ist keine Einnahme, wenn die Steuer dem Käufer auferlegt wird, aber sie gehört zu den Bruttoeinnahmen, wenn die Steuer Ihnen als Verkäufer auferlegt wird (Publication 334). Zur zeitlichen Abgrenzung zählen am Jahresende unbezahlte Rechnungen, wenn die Bücher periodengerecht geführt werden und die Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode erstellt wird (Publication 583; siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode). Wenn eine Form 1099-NEC und eine Form 1099-K dieselbe Zahlung melden können, zählen Sie sie nur einmal: siehe dieselben Einnahmen auf zwei Steuerformularen.

Einnahmen, die nicht zu einem Umsatzbericht passen, behandelt Umsätze und Auszahlungen abstimmen. Den Abgleich der Einnahmen mit den Formen bei überfälliger Buchhaltung behandelt überfällige Buchhaltung nachholen.

Welche Darlehen, Kreditkarten und Ausrüstung gehören in die Bilanz?

Geschuldetes Geld und das, was dem Unternehmen gehört, gehört in die Bilanz, nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Bilanz zeigt zu einem Stichtag Vermögen, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers (Publication 583).

• Darlehen: Der Saldo entspricht dem Jahresendauszug des Kreditgebers. Geliehenes Geld ist keine Einnahme, und die Zinsen auf Geschäftsschulden sind die Kosten, die als Ausgabe gebucht werden (Publication 334). Siehe ein Geschäftsdarlehen buchen.
• Kreditkarten: Der Saldo entspricht dem Kartenauszug. Wer die Kartenrechnung bezahlt, bewegt Geld von der Bank auf die Karte; das ist keine zweite Ausgabe. Siehe Kreditkartenzahlungen in der Buchhaltung.
• Ausrüstung: Gegenstände, die Sie im Unternehmen nutzen und die voraussichtlich länger als ein Jahr halten, können in der Regel nicht im Kaufjahr voll abgezogen werden; die Kosten werden als Abschreibung über mehrere Steuerjahre verteilt (Publication 334). Der Abzug nach Section 179 (Publication 583), die Bonusabschreibung und die Safe-Harbor-Wahl für Kleinanschaffungen (De-minimis-Regel) können einen höheren Abzug im ersten Jahr ermöglichen; der Safe Harbor gilt nur für Beträge, die in den Büchern abgezogen werden (Publication 334). Bewahren Sie Anschaffungsdatum, Preis, Verbesserungen, jeden Abzug nach Section 179 und die vorgenommene Abschreibung auf (Publication 583).

Weisen Sie den Ersteller der Steuererklärung auf jede Ausrüstung hin, die als Reparatur oder Verbrauchsmaterial gebucht wurde, und auf jeden Kauf, der in der Anlagenliste fehlt. Fragen Sie, bevor Sie eine Kleinanschaffung in die Bilanz verschieben, ob die Safe-Harbor-Wahl genutzt wird: siehe Kleinanschaffungen: Ausgabe oder Aktivierung. Eine fehlende Anlagenübersicht behandelt einen fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen.

Was sende ich dem Ersteller der Steuererklärung, wenn die Bücher sauber sind?

Senden Sie die bereinigten Bücher und die Unterlagen dahinter, mit einer Notiz zu allem, was ungeklärt ist.

Welche Berichte ein Ersteller der Steuererklärung abruft, steht in von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung. Was nach dem 31. Dezember noch abzuschließen ist, steht in der Checkliste für den Jahresabschluss.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine freiberufliche Designerin, deren Girokonto nicht stimmt

Die Bücher zeigen US$18.400 auf dem Girokonto, der Kontoauszug zum 31. Dezember zeigt US$17.950. Es gibt keine ausstehenden Schecks und keine Einzahlungen auf dem Weg. Die Lücke von US$450 ist eine Einzahlung eines Zahlungsabwicklers, die der Feed zweimal gebucht hat. Nach dem Entfernen der überzähligen Buchung bleibt eine Einzahlung, und die Bücher stehen bei US$17.950. Schließen Sie jede Kopie, die noch im Feed wartet, aus, damit sie nicht zurückkommt.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, deren Anfangsbestand an Bargeld nicht stimmt

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, beginnt das Jahr mit US$31.000 Bargeld in ihren Büchern. Die eingereichte Schedule L des Vorjahres zeigte US$26.500 Bargeld zum Jahresende. Die Differenz von US$4.500 kann von einer Buchung stammen, die auf das abgeschlossene Jahr datiert und nach Erstellung der Steuererklärung geändert wurde. Die Lösung beginnt mit der Suche nach der Ursache, nicht mit einer Anpassung des Bargelds in diesem Jahr. Beruht die Differenz auf einer Änderung, die der Ersteller der Steuererklärung nie gesehen hat, muss die eingereichte Steuererklärung unter Umständen noch einmal angesehen werden; das entscheidet der Ersteller.

Eine S Corporation, die die Miete des Eigentümers bezahlt hat

Eine S Corporation hat US$6.000 private Miete des Eigentümers mit der Geschäftskarte bezahlt und als Mietaufwand gebucht. Die US$6.000 kommen auf ein Eigentümerkonto, bis der Ersteller der Steuererklärung mit Blick auf das ganze Jahr entscheidet, ob es Vergütung, Ausschüttung oder Gesellschafterdarlehen ist. Ist es eine Ausschüttung oder ein Darlehen, senkt die Herausnahme aus dem Mietaufwand die Ausgaben um US$6.000 und erhöht den Buchgewinn um denselben Betrag. Ist es angemessene Vergütung für Leistungen, bleibt es als Gehalt eine Ausgabe, mit Meldung der Lohnabrechnung, und der Gewinn ändert sich nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Saldo stimmt nicht mit einem bereits eingereichten Jahr überein, oder Sie sind unsicher, ob Sie bereinigen, neu aufbauen oder eine neue Datei anlegen sollen: siehe ein Anfangssaldo, der sich in einer abgeschlossenen Periode geändert hat, Gewinnrücklagen, die nicht zur Steuererklärung passen, bereinigen oder neu anfangen und was Nachholbuchhaltung kostet, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Für Monate ist nichts gebucht, oder eine Steuererklärung ist bald fällig: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eigentümergelder sind mit Monaten von Buchungen vermischt: siehe vermischte Gelder bereinigen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Personengesellschaft oder S Corporation hat Kapital- oder Gesellschafterdarlehenskonten, die niemand geführt hat: siehe Nachholbuchhaltung einer S Corporation und garantierte Zahlungen und Entnahmen von Gesellschaftern, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der Eigentümer lebt im Ausland, eine ausländische Gesellschaft besitzt das Unternehmen, oder ein Konto liegt im Ausland: siehe Buchhaltung für eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz, Unterlagen für eine LLC in ausländischem Besitz und FBAR für Firmenkonten im Ausland, und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Einzahlungen passen nicht zu Ihren Umsatzberichten: siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.