Quality-of-Earnings-Bericht: Kosten und was die Gebühr bestimmt

Was kostet ein Quality-of-Earnings-Bericht?

Keine staatliche Regel legt einen Preis für einen Quality-of-Earnings-Bericht (QoE) fest, und das SBA-Handbuch für Kreditgeber nennt keine Gebühr; es gibt also weder einen Standardpreis noch einen offiziellen Durchschnitt. Der Finanzexperte, der den Bericht erstellt (der Prüfer), nennt eine Gebühr für die Arbeit, die Ihre Unterlagen erfordern, und der Zustand dieser Unterlagen ist der Teil, den Sie selbst steuern.

Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt jemand einen Bericht verlangt. Ein SBA-7(a)-Darlehen (das wichtigste Darlehensprogramm der Small Business Administration, der US-Behörde für kleine Unternehmen) verlangt einen Bericht nur bei einer Erstübernahme oder Erweiterung ab $3 Millionen, ohne Immobilien. Der Bericht muss für den Kreditgeber erstellt sein; ein vom Verkäufer bestellter zählt nicht. Bei anderen Transaktionen entscheiden der Käufer, der Kreditgeber und der Kaufvertrag. Einzelheiten stehen weiter unten unter „Wann verlangt ein SBA-Kreditgeber einen Quality-of-Earnings-Bericht?“.

Was einen Fall schwierig macht: Bücher, die nicht zur Steuererklärung passen, private Ausgaben, die über das Unternehmen laufen, Barverkäufe, die nie eingezahlt wurden, oder Umsätze, die über mehrere Plattformen eingehen. Jedes dieser Probleme macht aus der Kontrolle fertiger Bücher eine Rekonstruktion aus Kontoauszügen. Hat ein Käufer, Makler oder Kreditgeber bereits einen Bericht verlangt und trifft eines davon zu, müssen die Bücher Monat für Monat abgestimmt und abgeschlossen werden, bevor der Prüfer beginnt. Siehe „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende.

Was Sie zuerst zusammentragen: die Steuererklärungen des Unternehmens der letzten drei Jahre, Monatsauszüge für jedes Bank-, Karten- und Zahlungskonto sowie Berichte zur Lohnabrechnung und zur Sales Tax. Die vollständige Liste steht weiter unten unter „Was fragt der Prüfer zuerst an?“.

Bevor Sie ein Angebot annehmen, lassen Sie sich Umfang und Gebühr schriftlich geben: die abgedeckten Zeiträume, die einbezogenen Konten, ob die Gebühr pauschal oder nach Stunden berechnet wird und was mit ihr geschieht, wenn die Unterlagen neu aufgebaut werden müssen. Eine Gebühr, die genannt wird, bevor der Prüfer Ihre Unterlagen gesehen hat, beruht meist auf Annahmen über sie. Fragen Sie, auf welchen, und was sich ändert, wenn zuerst jedes Konto abgestimmt und jeder Monat abgeschlossen wird.

Was lässt die Gebühr für einen Quality-of-Earnings-Bericht steigen oder sinken?

Die Gebühr folgt dem Umfang der Rekonstruktion: Mehr Zeiträume, mehr Konten und mehr Lücken zwischen Büchern, Steuererklärung und Bank bedeuten mehr Arbeit. Das SBA-Handbuch für Kreditgeber listet auf, was ein vorgeschriebener Bericht abdecken muss. Wie ein Prüfer das in einen Preis umsetzt, ist seine eigene Methode.

Was deckt ein Quality-of-Earnings-Bericht ab?

Ein Quality-of-Earnings-Bericht prüft, ob die Erträge, die ein Verkäufer ausweist, verlässlich sind und voraussichtlich fortbestehen. Die SBA definiert ihn als unabhängigen Bericht der finanziellen Due Diligence zur Verlässlichkeit, Nachhaltigkeit und Genauigkeit der historischen und prognostizierten Erträge eines Unternehmens (SBA-Handbuch für Kreditgeber). Ein vorgeschriebener Bericht hat vier Teile:

• Eine Abstimmung. Sie führt die von Buchhaltungsexperten erstellten Abschlüsse, Steuererklärungen, internen Abschlüsse und Daten der IRS-Transkripte zu einer bereinigten Ertragszahl zusammen, die den wiederkehrenden Geschäftsbetrieb zu fremdüblichen Bedingungen widerspiegelt: keine einmaligen Posten und keine Geschäfte zu Vorzugsbedingungen, etwa mit einem Verwandten.
• Ein Cash Proof. Er rekonstruiert Zahlungseingänge und -ausgänge, indem er Daten der Kontoauszüge mit der Gewinn- und Verlustrechnung und der Steuererklärung abgleicht, über die letzten 12 Monate und die letzten zwei Geschäftsjahre.
• Jeder Add-back und jede Anpassung. Ein Add-back ist ein Kostenposten, den der Eigentümer über das Unternehmen laufen ließ und den ein neuer Eigentümer nicht hätte. Die Liste umfasst einmalige Erträge oder Aufwendungen, Vergütungen der Eigentümer über oder unter Marktniveau, Geschäfte mit nahestehenden Personen, aufgeschobene Instandhaltung und Unterschiede zwischen der Zufluss-Abfluss-Methode und der periodengerechten Methode.
• Ein Blick auf die Umsatzbasis. Kundenkonzentration, Vertragskontinuität und die Frage, ob Umsätze und Margen nach dem Verkauf voraussichtlich halten.

Außerhalb eines SBA-Darlehens legen der Käufer und der Prüfer den Umfang fest. Die SBA-Liste zeigt, was ein Bericht in der Qualität eines Kreditgebers umfasst, nicht eine Regel für jede Transaktion. Zur Neuberechnung der Vergütung der Eigentümer und privater Kosten siehe Add-backs und Seller's Discretionary Earnings. Zur schrittweisen Vorbereitung des Verkäufers siehe Bücher für eine Quality-of-Earnings-Prüfung vorbereiten.

Wer zahlt für einen Quality-of-Earnings-Bericht: der Käufer, der Verkäufer oder der Kreditgeber?

Bei einer SBA-7(a)-Unternehmensübernahme darf der Kreditgeber die Auslagen für Berichte der finanziellen Due Diligence an den Käufer weitergeben, und Mittel, die der Käufer für den Bericht ausgibt, können auf das vorgeschriebene Eigenkapital angerechnet werden. Das Darlehen kann diese Kosten auch finanzieren (SBA-Handbuch für Kreditgeber). Wer zahlt, richtet sich meist danach, wer den Bericht bestellt.

Außerhalb eines SBA-Darlehens gilt das SBA-Handbuch nicht. Der Kaufvertrag oder der Auftragsbrief des Prüfers regelt meist, wer zahlt; einigen Sie sich also darauf, bevor der Bericht bestellt wird.

Wann verlangt ein SBA-Kreditgeber einen Quality-of-Earnings-Bericht?

Ein SBA-7(a)-Kreditgeber muss bei einer Initial Acquisition (Erstübernahme) oder einer Business Expansion (Unternehmenserweiterung) einen Bericht einholen, wenn der Business Purchase Price (Unternehmenskaufpreis) $3 Millionen oder mehr beträgt. Owner Buyouts (Übernahmen durch bisherige Eigentümer) sowie ESOP- und Genossenschaftstransaktionen unterliegen der Anforderung nicht (SBA-Handbuch für Kreditgeber, Anhang 15).

Der Business Purchase Price ist der Vertragspreis abzüglich des geschätzten Werts der selbst genutzten Gewerbeimmobilie in der Transaktion. Der Kreditgeber misst ihn vor Eigenkapital des Käufers, Verkäuferfinanzierung oder jeder anderen Finanzierung; ein kleineres Darlehen umgeht die Anforderung also nicht.

Der Kreditgeber ordnet die Transaktion einer Kategorie zu, und Initial Acquisition ist der Standard; ein Käufer, der neu im Unternehmen ist, sollte also damit rechnen. Ein Owner Buyout ist für derzeitige Eigentümer und Arbeitnehmer gedacht, die mindestens 24 Monate im Unternehmen gearbeitet haben. Ein Käufer ohne diese Zeit ist auf weniger als die Hälfte des Eigenkapitals beschränkt und darf nicht größter Eigentümer werden, sonst wird die Transaktion als Initial Acquisition behandelt. Zu den Transaktionsarten und Ausnahmen siehe ob Sie einen Bericht oder eine Durchsicht durch einen CPA brauchen.

Eine Ausnahme wird leicht missverstanden. Das Handbuch verlangt bei einer selbst genutzten Special Purpose Property (Spezialimmobilie) zu keinem Preis einen Bericht: Immobilie mit begrenztem Markt und besonderer Gestaltung, Bauweise oder Aufteilung, die als fester Bestandteil des Unternehmens gekauft wird. Der Kreditgeber dokumentiert, warum die Immobilie dazu zählt; fragen Sie ihn also, ob Ihre es tut. Eine Bewertung ist weiterhin erforderlich.

Unterhalb der Schwelle verlangt das Handbuch keinen Quality-of-Earnings-Bericht. Es verlangt aber bei jedem Eigentümerwechsel eine finanzielle Due Diligence, einschließlich einer Unternehmensbewertung und eines Abgleichs der Daten des Verkäufers mit den IRS-Transkripten. Die eigene Kreditrichtlinie eines Kreditgebers kann bei einer kleineren Transaktion einen Bericht verlangen; fragen Sie also nach.

Das Handbuch wird oft überarbeitet. Fragen Sie den Kreditgeber, welche Version er anwendet. Eine Bank außerhalb der SBA-Programme legt eigene Prüfungen fest. Siehe was ein SBA-Kreditgeber vom Kreditnehmer verlangt.

Worin unterscheiden sich ein Quality-of-Earnings-Bericht und eine Unternehmensbewertung?

Ein Quality-of-Earnings-Bericht prüft, was das Unternehmen verdient. Eine Unternehmensbewertung schätzt, was es wert ist. Ein SBA-Kreditgeber braucht bei einer größeren Übernahme beides, und die Bewertung muss den Preis stützen.

Kann die Ertragszahl die Bewertung und die geplanten Schulden nicht tragen, verlangt das Handbuch, den Darlehensbetrag zu senken; zusätzliches Eigenkapital kann die Differenz ausgleichen (SBA-Handbuch für Kreditgeber). Ein Bericht, der geringere Erträge feststellt, als der Verkäufer behauptet hat, kann also das Darlehen verkleinern und nicht nur die Preisverhandlung verändern.

Wie senken saubere Monatsbücher die Gebühr für einen Quality-of-Earnings-Bericht?

Saubere Bücher geben dem Prüfer weniger zu rekonstruieren. Jedes Konto, das bereits abgestimmt ist, kann der Prüfer testen, statt es neu aufzubauen. Keine Buchführung garantiert eine niedrigere Gebühr. Diese fünf Gewohnheiten passen zu dem, was der Cash Proof testet:

1. Stimmen Sie jedes Konto jeden Monat ab. Der IRS rät, das Geschäftskonto jeden Monat abzustimmen, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen (Publication 583). Tun Sie dasselbe für Karten- und Zahlungsdienstleisterkonten.
2. Führen Sie nur eine Buchführung. Der Bericht verbindet die Abschlüsse, die Steuererklärung und die internen Zahlen. Sie stimmen leichter überein, wenn sie aus einem Hauptbuch stammen und nicht aus einer Tabelle nebenher.
3. Halten Sie private Ausgaben heraus. Der IRS rät, das Geschäftskonto vom privaten zu trennen und nur geschäftlich zu nutzen. Er empfiehlt zu vermerken, ob jede Einzahlung Geschäftseinnahme, privates Geld oder ein Darlehen ist (Publication 583). Eine private Belastung wird zu einer Anpassung, die der Prüfer finden und der Kreditgeber akzeptieren muss. Siehe private Ausgaben vom Geschäftskonto.
4. Schließen Sie jeden Monat ab. Beenden Sie den Monat und sperren Sie ihn dann. Siehe die Checkliste für den Monatsabschluss.
5. Bewahren Sie die Originalbelege auf. Quittungen, Rechnungen, Einzahlungsbelege und Kontoauszüge stützen jede Buchung (Publication 583). Zur Aufbewahrungsdauer siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Sind die geprüften Monate nicht abgestimmt, ist es Nachholarbeit, sie vor Beginn des Prüfers abzuschließen. Siehe was Nachholbuchhaltung kostet und aufräumen oder neu anfangen.

Was fragt der Prüfer zuerst an?

Steuererklärungen und Kontoauszüge, denn sie sind der externe Beweis, an dem die Bücher getestet werden. Rechnen Sie mit einer Liste wie dieser:

• Steuererklärungen des Unternehmens der letzten drei Jahre. Ein SBA-Kreditgeber analysiert die drei jüngsten Jahresabschlüsse.
• Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen, monatlich, falls vorhanden, dazu den aktuellen Zwischenabschluss seit Jahresbeginn und denselben Zeitraum des Vorjahres.
• Bank- und Kartenauszüge für jedes Konto, die mindestens die letzten 12 Monate und die letzten zwei Geschäftsjahre abdecken.
• Auszahlungsberichte von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen für dieselben Monate.
• Berichte zur Lohnabrechnung und Sales-Tax-Erklärungen.
• Unterschriebene Einwilligung für IRS-Transkripte. Der IRS gibt die Daten eines Steuerpflichtigen nur mit dessen Einwilligung an Dritte weiter, über den Dienst, den Kreditgeber für Transkripte nutzen (IVES). Ein Kreditgeber verlangt Form 4506-C oder Form 8821. Der IRS muss eine unterschriebene Form 4506-C innerhalb von 120 Tage und eine für einen Kreditgeber unterschriebene Form 8821 innerhalb von 120 Tage nach dem Unterschriftsdatum erhalten; wer lange vor der Einreichung durch den Kreditgeber unterschreibt, riskiert also, dass die Frist abläuft (Anleitung zu Form 8821).

Die ersten drei Punkte stammen aus dem SBA-Handbuch für Kreditgeber. Die anderen braucht der Cash Proof und die Prüfung der Transkripte.

Was ist, wenn meine Bücher, Steuererklärungen und Bankeinzahlungen nicht übereinstimmen?

Ein Prüfer listet in der Regel jede Lücke nach Zeitraum auf und fragt nach der Ursache. Ungeklärte Lücken erhöhen tendenziell den Aufwand. Ein SBA-7(a)-Kreditgeber muss die Finanzdaten des Verkäufers anhand der Transkripte der IRS-Steuererklärungen prüfen, auch die Daten, auf die sich der Gutachter gestützt hat, und Abweichungen klären (SBA-Handbuch für Kreditgeber); eine ungeklärte Lücke kommt also ans Licht. Außer bei SBA Express geschieht das, bevor der Kreditgeber das Darlehen erstmals auszahlt; SBA-Express-Kreditgeber dürfen danach prüfen.

Eine Lücke in einer eingereichten Steuererklärung, etwa weggelassene Einkünfte oder abgezogene private Kosten, ist eine steuerliche und zugleich eine buchhalterische Frage. Lassen Sie einen CPA darauf schauen, bevor Sie ein eingereichtes Jahr in den Büchern ändern.

Ein Jahr ohne eingereichte Steuererklärung ist mehr als eine Lücke: Es gibt kein Transkript, an dem dieses Jahr getestet werden könnte. Außerhalb von SBA Express verbietet das Handbuch die Auszahlung des Darlehens, solange der IRS für ein Jahr, das der Kreditgeber prüfen muss, keine Daten hat, es sei denn, der Kreditgeber hat den Nachweis, dass die Steuererklärung eingereicht und die Steuer gezahlt oder erstattet wurde (SBA-Handbuch für Kreditgeber). Das fehlende Jahr einzureichen ist eine steuerliche Aufgabe; klären Sie sie zuerst. Siehe nicht eingereichte Steuererklärungen des Unternehmens nachholen.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und gerundete Zahlen.

Ein Landschaftsbauunternehmen mit Büchern nur zum Jahresende

Der Inhaber eines Landschaftsbauunternehmens mit US$1,2 Millionen Umsatz führt die Bücher einmal im Jahr aus einem Schuhkarton voller Belege. Ein Käufer verlangt einen Quality-of-Earnings-Bericht für 24 Monate. Das Unternehmen hat zwei Bankkonten und zwei Karten; der Prüfer muss also vier Konten über 24 Monate neu aufbauen: 96 Monatsauszüge, jede Transaktion von Hand zugeordnet. Ein Landschaftsbauer mit gleichem Umsatz, dessen vier Konten jeden Monat abgestimmt sind, übergibt abgeschlossene Monate, und der Prüfer testet sie, statt sie aufzubauen. In einem solchen Fall bestimmen die Unterlagen des Inhabers den Aufwand mehr als die Größe des Verkaufs.

Ein HVAC-Kauf für US$3,5 Millionen mit einem SBA-7(a)-Darlehen

Ein Käufer, der neu im Unternehmen ist, plant, ein HVAC-Unternehmen (Heizung, Lüftung, Klima) für US$3,5 Millionen zu kaufen, ohne Immobilien. Dieser Käufer fällt in die Kategorie Initial Acquisition, und ab $3 Millionen verlangt der Kreditgeber einen Quality-of-Earnings-Bericht und eine Bewertung, beide für den Kreditgeber. Der Kreditgeber darf die Kosten des Berichts an den Käufer weitergeben, und sie können auf das Eigenkapital des Käufers angerechnet werden.

Angenommen, stattdessen entfallen US$0,8 Millionen des Preises auf das Gebäude, in dem das Unternehmen arbeitet, zu seinem geschätzten Wert. Der Business Purchase Price beträgt dann US$2,7 Millionen, also weniger als $3 Millionen. Der Kreditgeber verlangt keinen Quality-of-Earnings-Bericht, aber weiterhin eine Bewertung und den Abgleich der Daten des Verkäufers mit den IRS-Transkripten.

Ein Partner-Buyout für US$4 Millionen

Zwei Partner vereinbaren, dass einer den anderen für US$4 Millionen auskauft, ohne Immobilien. Hat der kaufende Partner mindestens die letzten 24 Monate im Unternehmen gearbeitet, kann die Transaktion ein Owner Buyout sein, und die Anforderung eines Quality-of-Earnings-Berichts entfällt. Der Kreditgeber muss die Daten des Verkäufers trotzdem mit den IRS-Transkripten abgleichen; jede Lücke zwischen Büchern und Steuererklärungen kommt also ans Licht. Hat der kaufende Partner weniger Zeit im Unternehmen, macht ihn die Übernahme des gesamten Anteils zum größten Eigentümer, sodass das Handbuch die Regeln der Initial Acquisition verlangt, bei diesem Preis auch den Bericht. Der Kreditgeber dokumentiert die Kategorie; fragen Sie also, wie er die Transaktion einstuft.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Käufer, Makler oder Kreditgeber hat einen Bericht verlangt, oder Ihre Bücher passen nicht zur Steuererklärung oder zu den Bankeinzahlungen: Die Frage ist, ob jedes geprüfte Konto und jeder Monat abgestimmt und abgeschlossen werden kann, bevor der Prüfer beginnt, und was das umfasst. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung und was eine Bereinigung umfasst.
• Eine Steuererklärung für ein geprüftes Jahr wurde nie eingereicht: Der Kreditgeber kann dieses Jahr nicht prüfen. Reichen Sie die fehlende Steuererklärung zuerst ein (nicht eingereichte Steuererklärungen des Unternehmens nachholen) und stimmen Sie dann die Bücher darum herum ab (Hilfe bei der Buchhaltung).
• Sie sind der Verkäufer und möchten die Vorbereitungsschritte, oder Sie überlegen, zuerst einen eigenen Bericht zu bestellen: nutzen Sie Bücher für eine Quality-of-Earnings-Prüfung vorbereiten.
• Sie sind der Käufer und überlegen, ob Sie einen Bericht bestellen: siehe ob Sie einen Bericht oder eine Durchsicht durch einen CPA brauchen und die Bücher eines Verkäufers vor dem Kauf prüfen.
• Sie lassen private Ausgaben über das Unternehmen laufen, oder eine eingereichte Steuererklärung stimmt möglicherweise nicht: Zu privaten Ausgaben siehe Add-backs und Seller's Discretionary Earnings. Eine möglicherweise fehlerhafte eingereichte Steuererklärung ist eine steuerliche Frage für einen CPA; bringen Sie die Bücher drumherum in Ordnung (Hilfe bei der Buchhaltung).
• Sie möchten die Steuer auf den Verkauf wissen: siehe Ihr Unternehmen verkaufen.
• Sie haben Anwälte und Buchhaltungsexperten für die Transaktion bezahlt: siehe Due Diligence und Transaktionskosten.
• Ihr Kreditgeber verlangt die Abschlüsse des Kreditnehmers: siehe Finanzabschlüsse für ein SBA-Darlehen.