Cancelar la cuenta de GST/HST: declaración final y bienes

¿Qué hago con mi número de GST al cerrar una empresa individual o dejar de trabajar por cuenta propia?

Cancele la cuenta, presente la declaración final y declare el GST/HST sobre el inventario y el equipo que conserva. Cerrar el negocio no cierra la cuenta. La CRA (la autoridad tributaria de Canadá) toma como fecha de cancelación el día en que cierra el negocio (CRA).

En orden:

1. Fije la fecha de cierre.
2. Cancele en su cuenta de la CRA o con el Form RC145.
3. Presente la declaración del período que termina el día anterior a esa fecha. Esa declaración incluye el impuesto sobre los bienes que conserva.
4. Presente una segunda declaración breve solo si tiene impuesto por remitir por los días desde la fecha de cierre hasta el final de ese mes.

El caso no es sencillo si conserva un vehículo, equipo o inventario por los que reclamó créditos fiscales por insumos (input tax credits: el GST/HST que recuperó por compras del negocio), si vende el negocio o lo pasa a una corporación, si hay alguna declaración atrasada, o si además tiene una cuenta de impuesto provincial sobre las ventas.

Si su negocio está ubicado en Quebec, por lo general presenta las declaraciones de GST/HST ante Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) y no ante la CRA, así que los pasos y formularios de la CRA que se describen aquí quizá no sean su punto de partida (RC4022). El QST es una cuenta aparte de Quebec. Vea hacer negocios en Quebec.

Reúna esto antes de empezar:

• Su número de negocio (business number) y el acceso a su cuenta de la CRA.
• La fecha de cierre y la última declaración que presentó, con su período.
• Un conteo del inventario y los suministros que tiene en la fecha de cierre, con pruebas de lo que valía cada uno en ese momento.
• Una lista de equipos y vehículos: fecha de compra, precio antes de impuestos, GST/HST pagado, créditos reclamados, mejoras posteriores (fecha, costo e impuesto) y valor en la fecha de cierre.
• Facturas de servicios, alquileres u otros pagos similares que cubren algún período posterior al cierre.
• Facturas de clientes sin cobrar y facturas de proveedores sin pagar en la fecha de cierre.

¿Puedo simplemente dejar de presentar el GST/HST en vez de cancelar la cuenta?

No. Un inscrito presenta una declaración por cada período de declaración hasta que termina su inscripción, y un período sin ventas también requiere declaración (Excise Tax Act s. 238). Dejar de trabajar o ignorar la correspondencia de la CRA no termina esa obligación. Las declaraciones omitidas y lo que cuestan se explican en declaraciones en cero omitidas y en la multa por presentación tardía.

La CRA indica que, al cancelar, usted presenta todas las declaraciones y remite el GST/HST que cobró mientras estuvo inscrito (RC4022). Un inscrito puede pedir la cancelación al cerrar el negocio o al dejar de hacer ventas gravables, cuando ya no necesita estar inscrito.

Un pequeño proveedor que sigue operando no puede cancelar de inmediato: la CRA exige primero un año completo de inscripción (CRA). Si sus ventas bajaron pero sigue trabajando, vea cuándo inscribirse en el GST/HST.

¿Cómo cancelo la inscripción de GST/HST y qué fecha cuenta?

Cancele en línea en su cuenta de la CRA o por correo con el Form RC145. Para un negocio que cierra, la fecha de cancelación es el día en que cierra el negocio (CRA).

Tenga a mano su número de negocio, la razón social del negocio, la fecha de cancelación y el motivo. En línea, inicie sesión en su cuenta de la CRA y elija Business o Representative. Por correo, complete la Parte B y las demás partes que correspondan del Form RC145, y envíelo a su centro tributario dentro de seis meses después de firmarlo. El mismo formulario puede cerrar más de una cuenta del número de negocio.

La ley permite que la CRA cancele una inscripción que ya no es necesaria, y debe notificarle por escrito la fecha de entrada en vigor (s. 242). Si tendrá impuesto que remitir o créditos que reclamar después del cierre, el RC4022 le indica llamar a la CRA para confirmar la fecha que debe usar.

La fecha de cancelación importa. Define dónde empieza y termina cada declaración, el día en que se valoran sus bienes y qué facturas todavía puede reclamar.

¿Qué es la declaración final de GST/HST y cuándo vence?

La declaración final cubre el período de declaración que termina el día anterior a la fecha de cancelación. Por lo general vence un mes después del cierre de ese período, y usted remite lo que muestra en la misma fecha (s. 238; s. 228). Es su última declaración como inscrito, así que también incluye el impuesto sobre los bienes que conserva y los ajustes de créditos que se explican más abajo.

Los ejemplos de la propia CRA siguen este patrón (RC4022):

Una excepción: si la fecha de cancelación de quien presenta anualmente es el primer día del ejercicio fiscal, la declaración final cubre todo el año que acaba de terminar y vence en la fecha anual habitual (tres meses después del cierre del año, o el 15 de junio para una persona física con un negocio de año calendario, aunque cualquier saldo se paga a más tardar el 30 de abril). La declaración del primer mes solo se necesita si hay impuesto por pagar por ese mes, y vence un mes después de que termina ese mes (RC4022; s. 238(1); s. 228(2)).

¿Por qué podría necesitar dos declaraciones?

Necesita una segunda declaración breve solo si debe impuesto por los días desde la fecha de cancelación hasta el final de ese mes. La cancelación crea dos períodos de declaración: la parte de su período habitual anterior a la fecha de cancelación, y esos días (s. 251(2)).

La primera declaración siempre es obligatoria. Una persona que ya no es inscrita presenta declaración por un período solo cuando hay impuesto neto por remitir en ese período (s. 238(2)). Después de eso, la CRA no exige declaraciones de períodos posteriores, salvo que tenga impuesto neto que declarar (Memorandum 8-5).

¿Qué impuesto pago por el inventario y los suministros que conservo?

Los bienes que tenía para el negocio y conserva se tratan como vendidos a su valor justo de mercado justo antes del cierre, y usted paga GST/HST sobre ese valor (CRA; s. 171(3)). Aquí entran el inventario, los suministros y otros bienes que no son bienes de capital.

El valor justo de mercado es, más o menos, lo que se obtendría al vender el artículo, no lo que usted pagó. El impuesto se calcula sobre ese valor incluso para un artículo que compró sin pagar GST/HST, así que puede haber impuesto por pagar sobre un artículo que nunca le dio un crédito (Memorandum 8-5).

Declárelo en su última declaración como inscrito y remita el impuesto neto que resulte (RC4022). El inventario que venda antes de cerrar es una venta gravable normal; vea vender equipo usado y artículos de segunda mano.

¿Qué impuesto pago por el equipo, un vehículo u otros bienes de capital que conservo?

El equipo y otros bienes muebles de capital que usó principalmente en el negocio y conserva se tratan como vendidos justo antes del cierre, y usted declara un impuesto igual a su contenido fiscal básico (basic tax content) según las reglas de cambio de uso (CRA; Memorandum 8-5). Por lo general, se devuelve la totalidad o una parte de los créditos que reclamó por ese bien.

El contenido fiscal básico es el GST/HST que queda en el artículo, no simplemente los créditos que reclamó. Parte del impuesto de la última compra y de las mejoras posteriores, menos los reembolsos que usted podría recuperar (distintos de los créditos fiscales por insumos). También cuenta el impuesto que habría sido pagadero de no ser por un alivio, como una transferencia con el Form GST44. Ese monto se reduce proporcionalmente por la menor de estas dos cifras: uno, o el valor justo de mercado del artículo justo antes de la cancelación dividido entre su precio antes del GST/HST más el costo de las mejoras posteriores. En una compra simple con el crédito completo reclamado, el resultado es más o menos ese crédito, ajustado al valor de la fecha de cierre (CRA; s. 123(1)). Un bien que viene de otro negocio o de otra provincia requiere su acuerdo y su elección, y su monto se calcula antes de presentar.

La regla se aplica a los artículos que usó principalmente en el negocio, es decir, más de 50% (s. 200(2); CRA); los terrenos y edificios usan otros umbrales. Usted incluye el impuesto en su impuesto neto de la última declaración como inscrito (RC4022). Pregunte a la CRA en qué parte de su declaración va este impuesto y guarde su valoración con la contabilidad.

Para el lado del impuesto sobre la renta de los bienes que conserva o vende, vea vender un activo del negocio.

¿Aún puedo reclamar créditos fiscales por insumos de mis últimas facturas, alquileres o servicios?

Sí, por los montos que corresponden al período anterior a la cancelación, aunque la factura se vuelva pagadera después. No, por los servicios que recibe, ni por alquileres y regalías, que corresponden al período posterior (RC4022; s. 171(4)).

Si ya reclamó créditos por alquileres, regalías o servicios pagados por adelantado que cubren un período posterior al cierre, ajuste su impuesto neto en la declaración final para devolverlos. Una última factura por trabajo hecho antes de la fecha de cierre todavía se puede reclamar en la declaración final. Las reglas habituales para reclamar créditos están en presentar el GST/HST y reclamar créditos fiscales por insumos. Sobre el impuesto de las facturas que usted emitió y no le pagaron, vea GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar.

Voy a vender el negocio o a constituir una corporación: ¿cancelo la cuenta y qué hace el Form GST44?

Por lo general, el vendedor que deja de operar el negocio cierra la cuenta de GST/HST, y una elección conjunta puede eliminar el GST/HST de la venta si se cumplen sus condiciones. El vendedor con una cuenta de GST/HST se comunica con la oficina de servicios tributarios para cerrarla (CRA).

El Form GST44 es la elección conjunta del vendedor y del comprador para que no se pague GST/HST por la venta de un negocio o de una parte de él. Requiere estas condiciones (CRA; s. 167):

• El comprador adquiere la totalidad o casi la totalidad de los bienes necesarios para operar el negocio como tal. Por lo general, la CRA considera que se cumple esto si se adquiere al menos 90% de su valor justo de mercado.
• Usted vende el negocio o una parte de él, no solo uno o más activos.
• Si usted es inscrito, el comprador también es inscrito.

El impuesto sigue aplicando a los servicios gravables que usted prestará al comprador, a los arrendamientos y licencias gravables, y a las ventas gravables de bienes inmuebles a un comprador que no es inscrito. Un comprador inscrito presenta la elección a más tardar la fecha de vencimiento de su primera declaración de GST/HST que cubra el impuesto que de otro modo surgiría por la transferencia, salvo que la CRA permita una fecha posterior (Memorandum 14-4).

La página de la CRA sobre la venta de un negocio no trata el caso de pasar un negocio a su propia corporación. La sección 167 fija sus condiciones sobre lo que se transfiere y sobre la inscripción, así que la elección puede aplicar cuando se cumplan. Los bienes que usted se reserva no se venden con la elección, y se les aplica el impuesto por venta presunta descrito arriba. Una elección válida no desactiva las reglas de cambio de uso del propio comprador: si este después usa bienes de capital adquiridos para actividades no comerciales, puede aplicarle impuesto (Memorandum 14-4; s. 167(1.1)). La transferencia en sí se explica en pasar un negocio a una corporación, y las ventas de acciones y de activos en vender su negocio.

¿Y las cuentas de nómina, de PST y de QST?

Cerrar la cuenta de GST/HST no cierra sus cuentas de nómina, de PST ni de QST; cada una se cierra por separado.

• Nómina. La última remesa de nómina vence dentro de 7 días calendario desde el día en que el negocio deja de operar, y las declaraciones informativas dentro de 30 días desde ese día (remesas; declaraciones informativas). El vendedor con empleados también debe cerrar la cuenta de nómina (CRA).
• PST. El impuesto provincial sobre las ventas lo administra cada provincia, con sus propios pasos de cierre. Columbia Británica, por ejemplo, pide una solicitud de cierre, en línea o en su formulario, y todas las declaraciones hasta la fecha de cierre, incluso las que están en cero (Government of British Columbia). Vea impuesto provincial sobre las ventas.
• QST. Cancelar la inscripción del QST es un trámite de Quebec. En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST, así que un negocio ubicado allí trata con Revenu Québec y no con la CRA (RC4022). Vea hacer negocios en Quebec.

¿Cuánto tiempo conservo los registros de GST/HST después de cerrar?

Consérvelos durante 6 años después del final del año al que se refieren, o durante otro plazo si se prescribe uno. La regla de conservación de la ley no tiene una excepción por cierre (s. 286(3); CRA).

Guarde con la declaración final la lista de activos y el conteo de inventario que usó para el impuesto por venta presunta. Las reglas completas están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Cerré hace años y nunca cancelé la cuenta, o hay declaraciones sin presentar: ¿qué hago ahora?

La cuenta sigue abierta hasta que se cancela, así que las declaraciones siguen vencidas por cada período desde que usted dejó de trabajar. La CRA puede determinar un monto aunque no se haya presentado ninguna declaración (s. 299). Cancelar ahora no borra esos períodos: aún hay que presentar las declaraciones hasta la fecha de cancelación (RC4022; s. 238).

La CRA decide la fecha de entrada en vigor de la cancelación y se la notifica (s. 242), así que puede aceptar o no el día en que usted realmente dejó de trabajar. Muchas personas en esta situación piden a la CRA que confirme la fecha antes de presentar, y llevan la fecha en que el negocio realmente cerró y cualquier prueba de ella, como una última factura o un depósito bancario. Esa fecha define qué períodos siguen pendientes y el día en que se valoran sus bienes restantes.

Cancelar no extingue el impuesto sin pagar. Un propietario único lo debe personalmente. Una sociedad de personas se considera vigente hasta que se cancela su inscripción, y sus socios generales responden solidariamente por su GST/HST, incluidos los montos que surjan después de la disolución si eran miembros cuando se disolvió (s. 272.1). Los directores pueden deber el impuesto neto no remitido de una corporación, con intereses y multas, una vez cumplidos los pasos de cobro de la ley, salvo que hayan actuado con cuidado razonable; la CRA tiene dos años después de que dejan de ser directores por última vez para determinarles el monto (s. 323). Las reglas para corporaciones están en cerrar una corporación.

Si la CRA ya determinó un monto, vea declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares canadienses.

Una trabajadora independiente de Edmonton deja de trabajar el 14 de marzo

Una contribuyente trimestral que cobra GST de 5% deja de trabajar el 14 de marzo y cancela a partir de esa fecha. Conserva suministros por C$1,000 y una laptop que compró por C$2,000 más C$100 de GST, con el crédito completo reclamado. Justo antes de la cancelación, la laptop vale C$1,000.

• Suministros: 5% de C$1,000 es C$50.
• Laptop: el contenido fiscal básico es C$100 × (C$1,000 ÷ C$2,000) = C$50.

Suma C$100 al impuesto neto de su declaración final, que cubre del 1 de enero al 13 de marzo y vence el 13 de abril. Una segunda declaración del 14 al 31 de marzo vence el 30 de abril, y solo si tiene impuesto que remitir por esos días.

Un consultor de Toronto constituye una corporación

Un consultor con una cuenta de HST pasa su negocio, incluidos C$60,000 de equipo que es todo lo necesario para realizar el trabajo, a una nueva empresa que usará el equipo solo en su negocio gravable.

• Con una elección del Form GST44, si se cumplen sus condiciones: no se cobra HST por la transferencia. La empresa debe tener su propia cuenta de GST/HST, porque el consultor es inscrito, y es ella la que presenta la elección.
• Sin la elección: el consultor cobra HST de 13% sobre C$60,000, unos C$7,800, y lo remite. La empresa por lo general puede reclamarlo después como crédito fiscal por insumos si es inscrita y usa el equipo en su negocio gravable, así que la elección evita sobre todo el desembolso de efectivo y el papeleo adicional.

Luego el consultor cancela la cuenta anterior. Todo lo que quede fuera de la transferencia se grava según las reglas de venta presunta. La forma de fijar el precio de la transferencia se explica en pasar un negocio a una corporación.

Un trabajador de oficio de Winnipeg que nunca canceló la cuenta

Un contribuyente trimestral deja de trabajar en junio del año 1 y no hace nada. Suponga que sus herramientas quedan sin uso y no se destinan a uso personal.

• Año 1: la cuenta sigue abierta, y vence una declaración por cada trimestre posterior a su cese, esté en cero o no.
• Año 2: no se presenta ninguna declaración. La CRA puede enviar requerimientos o estimar lo que él debe.
• Año 3: pide a la CRA cancelar a partir del día en que dejó de trabajar; que la CRA acepte esa fecha define qué trimestres todavía requieren declaración. Se presentan todas las declaraciones hasta la fecha que ella fije, y el impuesto sobre el inventario y las herramientas que conservaba se calcula sobre su valor justo antes de esa fecha, no el de hoy. El impuesto por un cambio anterior de las herramientas a uso personal correspondería al período en que ocurrió. Cualquier cuenta del impuesto provincial sobre las ventas se cierra por separado.

¿Su caso es distinto?

• Va a dejar de trabajar, vender o constituir una corporación y conserva un vehículo, equipo o inventario por los que reclamó créditos: el impuesto depende del precio que pagó, de los créditos reclamados y del valor en la fecha de cancelación, y un vehículo de pasajeros puede seguir reglas aparte. Un responsable contable puede cerrar la contabilidad a esa fecha y preparar las cifras que necesita la declaración final: ayuda con contabilidad.
• Tiene declaraciones atrasadas, llegó una estimación o las cifras no cuadran: vea declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas y ponerse al día con la contabilidad atrasada, y obtenga ayuda con contabilidad.
• Va a pasar el negocio a una corporación: si conviene usar la elección y abrir una cuenta nueva se explica en pasar un negocio a una corporación; la ayuda con contabilidad cierra la contabilidad anterior y prepara la nueva.
• Va a vender el negocio o sus acciones: vea vender su negocio.
• Su corporación se está cerrando o quedará inactiva: la cuenta de GST/HST es un paso de cerrar una corporación; para la declaración de cierre del ejercicio de una empresa inactiva, vea una declaración en cero para una corporación inactiva.
• Tiene un terreno o un edificio: vea GST/HST sobre propiedades comerciales.
• Tiene una cuenta de PST o de Quebec: vea impuesto provincial sobre las ventas y hacer negocios en Quebec.