Subsidiaria de EE. UU. de una empresa canadiense: puesta en marcha y presentaciones del primer año

¿Qué pone en marcha y presenta una empresa canadiense con una subsidiaria en EE. UU.?

Una corporación canadiense pone en marcha una subsidiaria en EE. UU. constituyéndola en un estado, emitiendo sus acciones a la matriz a cambio de un pago registrado y obteniéndole un EIN. Desde el primer año corren en paralelo dos juegos de declaraciones: la subsidiaria presenta en EE. UU., y la matriz informa sobre la subsidiaria a la CRA.

Para la CRA, una subsidiaria de EE. UU. de propiedad total es una filial extranjera de la matriz, y las dos empresas están relacionadas, por lo que no tienen una relación sin vínculos (Income Tax Act, sección 95; sección 251).

Lo que hace que sea más que papeleo: ambos países ven las mismas transacciones entre las empresas, por lo que las cifras del Form 5472, el T1134 y el T106 deben coincidir con ambas contabilidades. Un Form 5472 faltante o sustancialmente incompleto cuesta por sí solo US$25,000. Un préstamo de la matriz, bienes vendidos entre las empresas, facturas de EE. UU. que la matriz pagó directamente sin un acuerdo, personal en EE. UU. y un primer año corto suman cada uno un paso.

Reúna: la resolución del directorio de la matriz, el certificado de constitución, los reglamentos internos y el registro de acciones de la subsidiaria, la prueba de que la matriz pagó sus acciones, la carta del EIN, cualquier acuerdo de préstamo o entre las empresas, y los registros bancarios de ambas empresas.

¿Qué debe decidir y firmar primero la matriz canadiense?

El directorio de la matriz debe aprobar la inversión en una sola resolución que fije el estado, el capital social, las personas a cargo y el financiamiento. Cada decisión pasa a las presentaciones de EE. UU., así que defínala antes de presentar nada.

• Estado. Una subsidiaria generalmente debe registrarse en cada estado donde hace negocios, según lo defina ese estado, sin importar dónde se forme; formarla en un estado y operar en otro implica presentaciones en ambos. Vea en qué estado formar la empresa.
• Capital social. El número de acciones autorizadas y su valor nominal. En Delaware determinan el impuesto de franquicia anual; vea impuesto de franquicia de Delaware.
• Directores y ejecutivos. Delaware exige al menos un director, que debe ser una persona física; los directores no tienen que ser accionistas, y la sección 141(b) no fija ninguna prueba de residencia (Delaware Code, Title 8). Los ejecutivos llevan la función tributaria: el presidente, el vicepresidente, el tesorero u otro ejecutivo autorizado firma el Form 1120 (IRS). Nombre a personas que sepan que firmarán.
• Financiamiento. Cuánto se aporta por acciones y cuánto como préstamo (vea abajo). Si una persona no residente, o un grupo de no residentes con vínculos entre sí, controla a la matriz canadiense, cualquiera de las dos formas puede tratarse como un dividendo pagado a ese propietario extranjero conforme a las reglas de foreign affiliate dumping, a menos que se aplique una excepción (Income Tax Act, sección 212.3).
• Año fiscal. La subsidiaria adopta su año fiscal en su primera declaración; cambiarlo después generalmente requiere el consentimiento del IRS en el Form 1128 (IRS).

Celebrar las reuniones del directorio de la subsidiaria en Canadá no la hace residente de Canadá: si Canadá también la tratara como residente, una empresa creada solo conforme a la ley de EE. UU. es residente solo de EE. UU. según el Artículo IV(3) del tratado, y la Income Tax Act sigue al tratado (sección 250(5)). Pero si su negocio se dirige desde una oficina en Canadá, esa oficina puede ser un establecimiento permanente, y Canadá puede gravar las ganancias que le correspondan conforme a los Artículos V y VII (tratado). Incluso sin uno, una subsidiaria que hace negocios en Canadá, lo que incluye captar pedidos allí por medio del personal de la matriz, presenta su propia T2 dentro de seis meses después de su cierre de año, con el Schedule 91 para reclamar la exención del tratado (Income Tax Act, sección 150; sección 253; CRA: guía T2). Si la matriz todavía no ha elegido entre una sucursal, una subsidiaria y una LLC, lea primero un negocio canadiense en EE. UU..

Crear una subsidiaria en EE. UU.: ¿cuáles son los pasos, en orden?

Forme la empresa, emita sus acciones, obtenga el EIN y luego abra la cuenta bancaria; las cuentas de nómina y de impuestos sobre las ventas llegan solo cuando se activan. Los pasos siguientes usan Delaware; otros estados usan presentaciones parecidas conforme a sus propias leyes.

1. Nombre un agente registrado. Delaware exige que toda entidad comercial mantenga un agente registrado con una dirección física en Delaware (Delaware Division of Corporations). Vea agentes registrados.
2. Presente el certificado de constitución. Indica el nombre de la corporación, su domicilio y agente registrados, su propósito (basta cualquier negocio lícito), sus acciones autorizadas y el nombre y la dirección postal del constituyente (Delaware Code, sección 102).
3. Adopte los reglamentos internos y elija a los ejecutivos. Después de presentar, el constituyente o los directores nombrados celebran una reunión de organización, o actúan por consentimiento escrito, para adoptar los reglamentos internos y elegir a los directores y ejecutivos (sección 108).
4. Emita las acciones a la matriz. El directorio resuelve cuántas acciones se emiten y a cambio de qué contraprestación: efectivo, bienes u otro beneficio (sección 152). Anote la emisión en el registro de acciones.
5. Obtenga el EIN con el Form SS-4 (siguiente sección).
6. Abra una cuenta bancaria a nombre de la subsidiaria, y haga que la matriz pague sus acciones desde su propia cuenta a esa cuenta, para que el pago sea rastreable. Vea dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..
7. Presente el BEA Form BE-13 dentro de 45 días calendario después de la formación. Una empresa nueva de EE. UU. de propiedad de una matriz extranjera informa al Bureau of Economic Analysis aunque la oficina nunca lo pida; cuando el costo previsto de ponerla en marcha es US$40 millones o menos, el informe es el BE-13 Claim for Exemption, que es breve (15 CFR 801.7). Vea crear una subsidiaria en EE. UU. para una empresa extranjera.
8. Regístrese como corporación extranjera en cada otro estado donde haga negocios. Vea registrarse en otro estado.
9. Abra las cuentas de nómina y de impuestos sobre las ventas solo cuando se activen: cuando pague sueldos por primera vez en un estado, o alcance allí el nexo para el impuesto sobre las ventas. Vea enviar empleados a trabajar en EE. UU. y umbrales del impuesto sobre las ventas por estado.
10. Firme acuerdos entre las empresas antes de la primera factura o préstamo entre ellas (abajo).

¿Cómo obtiene la subsidiaria un EIN cuando ningún ejecutivo tiene un SSN?

Por fax o por correo con el Form SS-4. La solicitud en línea está abierta solo a solicitantes ubicados en EE. UU. cuyo ejecutivo principal tiene un número de identificación fiscal de EE. UU., y el IRS ya no da a los contribuyentes nacionales un EIN por teléfono (instrucciones del Form SS-4 del IRS). El manual del personal del IRS reserva la línea telefónica internacional para empresas formadas fuera de EE. UU., por lo que una subsidiaria de Delaware es remitida al fax o al correo aunque se dirija desde Canadá (IRM 21.7.13).

La parte responsable de las líneas 7a–7b debe ser una persona física, nunca la matriz canadiense: la persona que en última instancia es dueña de la subsidiaria o la controla, o ejerce el control efectivo final sobre ella y sus fondos. Si esa persona no tiene SSN ni ITIN y no puede obtener uno, anote "foreign" o N/A en la línea 7b. Vías, plazos de procesamiento y números vigentes: EIN sin un SSN.

¿Debe la matriz financiar la subsidiaria de EE. UU. con acciones o con un préstamo?

Ambas son posibles; los documentos difieren. Una compra de acciones necesita una resolución del directorio, una anotación en el registro de acciones y prueba del pago. Un préstamo necesita un acuerdo firmado con una tasa de interés y una fecha de pago fijas que ambas empresas cumplan, o el anticipo puede tratarse como acciones (26 USC 385); además suma información que presentar en ambos países.

Informar cada aporte del propietario en el Form 5472 es una regla para una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera, no para una corporación. El informe línea por línea de un préstamo está en poner dinero en su corporación de EE. UU. desde el extranjero; la retención y los Forms 1042 y 1042-S están en subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera.

En Canadá, un préstamo a un no residente que sigue pendiente más de un año sin intereses razonables puede crear ingreso por intereses presuntos para la matriz conforme a la sección 17; la subsección 17(8) puede eximir un préstamo a una filial extranjera controlada, en la medida en que la matriz demuestre que el dinero se usó durante todo el período para generar ingresos de negocio activo (Income Tax Act, sección 17). Fije la tasa como lo harían partes no relacionadas; vea fijar precios entre sus empresas de Canadá y de EE. UU.. Para distinguir acciones de un préstamo cuando el dinero ya se movió, vea poner dinero en su corporación de EE. UU. desde el extranjero.

¿Qué presenta la subsidiaria de EE. UU. en su primer año?

El Form 1120, con la pregunta sobre propiedad extranjera contestada y un Form 5472 por cada parte relacionada con la que operó, más cualquier declaración de retención y sus presentaciones estatales (instrucciones del Form 1120 del IRS).

• Form 1120. Toda corporación nacional lo presenta, con o sin ingreso gravable. Vence el día 15 del cuarto mes después del cierre del año; el primer año corto de una corporación nueva sigue la misma regla, contada desde el final del período corto. Un cierre de año en junio sigue la misma regla para los años fiscales que empiezan después de 2025; la fecha límite del tercer mes para junio de las instrucciones del Form 1120 cubre solo los años anteriores (Public Law 114-41, sección 2006(a)(3)). El Form 7004, presentado en la fecha de vencimiento, prorroga la presentación por seis meses, pero no el pago. Marque "Initial return". El impuesto federal es 21% del ingreso gravable; se aplican pagos estimados si la corporación espera US$500 o más de impuesto.
• Schedule K, preguntas 4 y 7. Responda 4a Sí, porque una corporación es dueña de las acciones, y adjunte el Schedule G (Form 1120) con el nombre de la matriz; 4b también es generalmente Sí si una persona física posee la mitad o más de la matriz, y la Parte II del Schedule G nombra entonces a esa persona. Responda 7 Sí cuando una persona extranjera posea al menos 25% de los votos o del valor, y anote el porcentaje, Canadá y el número de Forms 5472 adjuntos.
• Form 5472. Presente un formulario aparte por cada parte relacionada con la que la subsidiaria tuvo una transacción reportable: la matriz y cualquier empresa hermana a la que pagó o facturó. Adjúntelos al Form 1120 a más tardar en su fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, y marque la casilla del primer año (instrucciones del Form 5472 del IRS). Pasados 90 días desde un aviso del IRS, un incumplimiento continuo suma US$25,000 por parte relacionada por cada período de 30 días.

Una corporación creada en EE. UU. es una persona de EE. UU. para la FBAR, aunque su matriz sea canadiense (FinCEN). Del segundo año en adelante, vea subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera.

¿Qué presenta la matriz canadiense en su primer año?

El Schedule 25 con su T2, el Form T1134 de la subsidiaria dentro de 10 meses después de que termine su propio año fiscal, y el Form T106 si sus operaciones con no residentes relacionados, como la subsidiaria, superan C$1,000,000 (CRA: guía T2).

• Form T1134. La matriz presenta una declaración por cada filial extranjera (Income Tax Act, sección 233.4), con un suplemento aparte por filial. Si una sociedad de cartera canadiense es dueña de la matriz, solo la corporación canadiense del nivel más bajo informa sobre la filial (CRA).
• Primer año inactivo. Conforme a una política administrativa de la CRA, no se presenta suplemento, solo la información básica del resumen del T1134, si el costo de la participación de la matriz fue inferior a C$100,000, y los ingresos brutos de la subsidiaria fueron inferiores a C$100,000 y sus activos nunca superaron C$1,000,000. Los ingresos brutos incluyen recibos que no son ingresos, como préstamos, por lo que el solo financiamiento puede poner fin a la condición de inactiva (instrucciones del T1134).
• Form T106. Se exige cuando las transacciones reportables con todos los no residentes con vínculos suman más de C$1,000,000: un resumen, una hoja aparte por cada no residente, presentados por separado de la T2 dentro de 6 meses después del cierre del año (instrucciones del T106; sección 233.1). Las ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, los préstamos, los intereses y la inversión de la matriz en las acciones de la subsidiaria cuentan todos para el total. Los límites del T106 y del T1134 están en dólares canadienses, así que convierta los montos en dólares estadounidenses de la subsidiaria antes de compararlos.
• Form T1135. Las acciones de una filial extranjera y las deudas a su cargo no son bienes extranjeros especificados, por lo que la subsidiaria misma no se incluye (sección 233.3). La propia declaración de bienes extranjeros de Quebec, TP-1079.8.BE-V, también las excluye (Quebec, 2025 c. 35, s. 128).

Un T1134 o T106 tardío cuesta el mayor entre C$100 y C$25 al día, hasta por 100 días; los incumplimientos a sabiendas o por negligencia grave cuestan más (sección 162). Si ya se omitió un año, vea informe omitido de filial extranjera de una empresa de EE. UU..

¿Qué acuerdos entre las empresas deben existir desde el primer día?

Todo flujo recurrente entre las empresas necesita un acuerdo firmado antes del primer pago: un acuerdo de servicios si el personal de la matriz trabaja para la subsidiaria, una licencia de software o de marca, un acuerdo de compra o de distribución para bienes, un acuerdo de reparto de costos para intangibles desarrollados en conjunto, y un acuerdo de préstamo. Conforme al Artículo IX del tratado, cada país puede ajustar las condiciones entre empresas relacionadas que difieran de lo que acordarían empresas no relacionadas (tratado), y los mismos flujos aparecen en el Form 5472, que tiene su propia parte para los acuerdos de reparto de costos, y en el T106. Una falla común: la matriz paga directamente las facturas de EE. UU. de la subsidiaria sin un acuerdo ni una refacturación, de modo que ninguna contabilidad dice si cada pago fue un préstamo, un pago por acciones o un honorario. Vea fijar precios entre sus empresas de Canadá y de EE. UU. y contabilidad de una empresa canadiense y su empresa de EE. UU..

¿Cómo vuelve la ganancia a Canadá más adelante?

Por lo general, como dividendos. La retención de EE. UU. sobre un dividendo se limita a 5% cuando la matriz canadiense es una empresa que posee al menos 10% de las acciones con voto y califica conforme al artículo de limitación de beneficios del tratado, el XXIX-A (tratado, Artículo X). Una matriz cuyos dueños son en su mayoría personas que viven fuera de Canadá y de EE. UU. puede no pasar la prueba de propiedad de ese artículo y necesitar otra, como su prueba de negocio activo. Sin un reclamo válido del tratado, la tasa legal es 30% (IRS: Publication 515). La subsidiaria debe cualquier impuesto que no retenga (26 USC 1461), y a un ejecutivo responsable de la retención que voluntariamente no retenga o no lo remita se le puede cobrar personalmente el mismo monto (26 USC 6672).

La matriz entrega a la subsidiaria un Form W-8BEN-E que reclama la tasa del tratado en la Parte III, usando la línea 15 para una tasa de dividendos basada en la propiedad (instrucciones del Form W-8BEN-E del IRS); vea formularios W para una corporación canadiense. En Canadá, la ganancia que la subsidiaria obtiene de un negocio activo en EE. UU. generalmente pasa a su exempt surplus, y la matriz puede deducir un dividendo pagado de ese exempt surplus, de modo que esa ganancia generalmente no se grava otra vez (Income Tax Act, sección 113; Income Tax Regulations, sección 5907). Esas cuentas se acumulan desde el primer año. Los alquileres, intereses y otros ingresos de bienes son distintos: a menos que el negocio tenga más de cinco empleados de tiempo completo, la matriz puede tener que incluir ese ingreso en su propio ingreso canadiense cada año, se pague o no (Income Tax Act, sección 91; sección 95). Más sobre el surplus en un negocio canadiense en EE. UU.; sobre una venta posterior, vea vender un negocio de EE. UU. desde Canadá.

¿La subsidiaria de EE. UU. presenta un informe BOI?

No. FinCEN exime a las empresas creadas en EE. UU. del informe de información sobre beneficiarios finales; las demás empresas que informan son entidades formadas conforme a la ley de un país extranjero que se registran para hacer negocios en un estado de EE. UU. (FinCEN). Por eso la matriz canadiense solo puede tener que informar si se registra ella misma en un estado; vea registrar una corporación canadiense en un estado de EE. UU. y quién todavía presenta un informe BOI.

Ejemplo

Montos ilustrativos. Las cifras de las subsidiarias están en dólares estadounidenses; los umbrales canadienses están en dólares canadienses, convertidos a un tipo de cambio ilustrativo de C$1.40 por dólar estadounidense.

Una empresa de software de Ontario contrata personal de ventas en EE. UU.

Una corporación de software de Ontario forma una subsidiaria en Delaware para emplear a dos vendedores en EE. UU. Compra acciones por US$50,000 y presta US$100,000 con un acuerdo firmado al 5% anual, con intereses pagados trimestralmente.

• Subsidiaria: su primer Form 1120 responde la pregunta 7 con Sí, 100%, Canadá. El Form 5472 de la matriz muestra los saldos del préstamo y los intereses pagados; la compra de acciones no es una línea de la Parte IV. Deduce los intereses cuando se pagan, no retiene nada porque la matriz califica para los beneficios del tratado y entregó un W-8BEN-E, y presenta los Forms 1042 y 1042-S a más tardar el 15 de marzo. Los registros de nómina empiezan con los primeros sueldos.
• Matriz: informa los intereses como ingreso. La subsidiaria recibió unos C$210,000, por encima del límite de ingresos brutos de C$100,000, por lo que el T1134 necesita un suplemento completo. La compra de acciones, el préstamo y los intereses suman muy por debajo de C$1,000,000, así que no hay T106.

Un fabricante de BC abastece una subsidiaria en Texas

Un fabricante de BC forma una subsidiaria en Texas para mantener inventario y vender a minoristas de EE. UU. La subsidiaria compra a la matriz US$2,000,000 en bienes en el primer año.

• Subsidiaria: formada en Texas, no necesita registro extranjero allí, pero se registra en cualquier otro estado donde haga negocios. El Form 5472 informa las compras de inventario a la matriz. Su primer informe del impuesto de franquicia de Texas vence el 15 de mayo del año siguiente.
• Matriz: US$2,000,000 son unos C$2,800,000, por encima de C$1,000,000, así que presenta el T106 dentro de seis meses después del cierre del año, más un suplemento del T1134. Debe existir un acuerdo de compra con respaldo de precios antes del primer envío, porque ambas autoridades tributarias pueden poner a prueba el precio.

Una empresa de Alberta se forma en diciembre y empieza en enero

Una corporación de Alberta con cierre de año el 31 de diciembre forma una subsidiaria en Delaware el 10 de diciembre y compra acciones por US$10,000. No pasa nada más hasta enero.

• Subsidiaria: adopta un año fiscal calendario, por lo que su primer año corto va del 10 al 31 de diciembre. El Form 1120, marcado "Initial return", vence el 15 de abril. Si la compra de acciones fue su única operación con la matriz, generalmente no se necesita el Form 5472; si la matriz también pagó las tarifas de constitución y la subsidiaria se las debe, ese saldo es un préstamo que debe informarse. Su BE-13 Claim for Exemption vence dentro de 45 días, el 24 de enero. Su primer informe anual de Delaware y su impuesto de franquicia vencen el 1 de marzo.
• Matriz: su T1134 vence el 31 de octubre. Su costo (unos C$14,000) y los ingresos de la subsidiaria (unos C$14,000) son inferiores a C$100,000 y los activos están muy por debajo de C$1,000,000, así que el resumen lleva la información básica y no hay suplemento.

¿Su caso es distinto?

• El primer Form 1120, Form 5472, T1134 y T106 vencen juntos, o el dinero ya se movió sin documentos: las mismas transacciones deben coincidir en todos; obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Personas o empresas fuera de Canadá son dueñas o controlan a la matriz canadiense: la inversión puede convertirse en un dividendo presunto conforme a las reglas de foreign affiliate dumping, y es posible que no se apliquen las tasas del tratado; obtenga ayuda con impuestos transfronterizos antes de mover dinero, y vea empresa canadiense para un fundador residente en China.
• La subsidiaria se dirigirá desde la oficina canadiense de la matriz, o el personal de la matriz venderá por ella en Canadá: puede deber su propia T2 e impuesto canadiense sobre parte de su ganancia; obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La subsidiaria tendrá propiedades de alquiler o inversiones en EE. UU. en lugar de operar un negocio: la matriz puede pagar impuestos en Canadá sobre ese ingreso cada año; obtenga ayuda con impuestos transfronterizos. Si la corporación canadiense es dueña directa de una propiedad de alquiler en EE. UU., vea corporación canadiense dueña de bienes inmuebles en EE. UU..
• Un ciudadano de EE. UU. o titular de una green card es dueño de la matriz canadiense: el propietario tiene presentaciones propias en EE. UU. por la corporación canadiense; vea propietarios estadounidenses de corporaciones canadienses y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Todavía elige entre una sucursal, una subsidiaria y una LLC: lea un negocio canadiense en EE. UU..
• La subsidiaria comprará bienes, servicios o software a la matriz: vea fijar precios entre sus empresas de Canadá y de EE. UU. y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Usted u otros empleados canadienses trabajarán para la subsidiaria en EE. UU.: vea enviar empleados a trabajar en EE. UU..
• La corporación canadiense se registrará ella misma en un estado: vea registrar una corporación canadiense en un estado de EE. UU..
• Una persona, no una corporación, será dueña de la empresa de EE. UU.: vea formar una corporación de EE. UU. desde Canadá.
• La matriz no es canadiense: vea crear una subsidiaria en EE. UU. para una empresa extranjera.
• Ya se omitió un T1134 o un Form 5472: vea informe omitido de filial extranjera de una empresa de EE. UU. y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.