Su CPA no responde o lo despidió: recupere sus registros y libros

Mi contador dejó de responder o lo despedí: ¿qué hago primero?

Los registros que usted entregó al contador son suyos, y el IRS conserva su propio historial de lo presentado, así que puede empezar sin el contador anterior. Siga este orden:

1. Encuentre la próxima fecha de vencimiento. El Form 1065 o el Form 1120-S de un año calendario vence el 15 de marzo, o el 15 de septiembre con una prórroga. El Form 1120 de un año calendario vence el 15 de abril del año siguiente, o el 15 de octubre con una prórroga. El Schedule C de un propietario único se presenta con el Form 1040, que vence el 15 de abril, o el 15 de octubre con el Form 4868. Si hay nómina, el Form 941 vence el último día del primer mes después de cada trimestre.
2. Vea qué tiene el IRS. Use una cuenta tributaria del negocio o pida transcripciones. Las transcripciones enviadas por correo llegan solo a la dirección registrada (paso 5).
3. Pida por escrito al contador anterior sus registros, con una lista y una fecha.
4. Dé autoridad a la nueva firma con el Form 8821 o el Form 2848, y revoque la de la firma anterior.
5. Corrija la dirección registrada si el correo del IRS aún llega a la firma anterior.
6. Reconstruya la contabilidad desde una sola fecha de corte.

Solo el paso 3 requiere que el contador anterior responda.

El caso no es sencillo cuando una fecha de vencimiento está cerca o ya pasó sin prueba de presentación, cuando uno o más años nunca se presentaron, cuando el IRS envió un aviso, cuando hay un préstamo o una venta pendiente, o cuando la última declaración presentada y la contabilidad no coinciden. En esos casos lo importante es qué presentar primero, y eso es una decisión que corresponde a un profesional; consulte más abajo la sección sobre declaraciones sin presentar y avisos.

Reúna: la carta de confirmación del EIN, las cartas de aceptación de la elección S o de la elección de la LLC, las transcripciones de cada año abierto, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todas las cuentas, los informes de nómina y las últimas declaraciones presentadas.

¿Qué registros son míos y qué debe devolver un contador anterior?

Según una regla federal, un CPA, un agente inscrito o un abogado debe devolver, a solicitud suya, los registros que usted le entregó y los que reunió para usted de terceros. Un responsable contable que no prepara nada para el IRS no queda cubierto por esa regla; se aplican la carta de contratación y la ley estatal.

La regla del Departamento del Tesoro dice que un profesional debe, a solicitud del cliente, devolver de inmediato todos los registros del cliente que necesite para cumplir sus obligaciones tributarias federales, y puede conservar copias. La regla obliga a abogados, CPA y agentes inscritos. Según su texto, también alcanza a cualquier persona pagada para preparar la totalidad o una parte sustancial de una declaración u otro documento que se presente al IRS.

Además, cada junta estatal de contabilidad fija reglas para los CPA a los que otorga licencia. Las preguntas frecuentes de la junta de Texas son un ejemplo, no una regla nacional. Consulte a la junta de su propio estado.

La regla federal cubre los registros que usted necesita para cumplir con los impuestos federales. Un archivo del libro contable o los informes de conciliación pueden depender de su carta de contratación; pídalos de todos modos.

¿Qué debo pedir exactamente?

Pida por escrito todo lo que une la última declaración presentada con hoy, año por año, con una fecha de entrega y un formato de archivo.

Envíe la solicitud por un medio que pruebe la entrega y conserve una copia. Si el contador es un CPA, un agente inscrito o un abogado, cite la regla federal descrita arriba.

¿Pueden retener mis archivos por una cuenta sin pagar?

Cuando se trata de un CPA, un agente inscrito o un abogado, una disputa de honorarios generalmente no justifica retener los registros del cliente que cubre la regla federal. La regla del Departamento del Tesoro dice que la existencia de una disputa por honorarios generalmente no libera al profesional de su deber de devolver los registros. Se aplican dos límites:

• Una declaración o un anexo que la firma preparó y retiene hasta que usted pague los honorarios de ese documento no es un registro del cliente según la regla.
• Cuando la ley estatal permite que un profesional conserve registros durante una disputa de honorarios, el profesional solo debe devolver los registros que haya que adjuntar a su declaración, y debe darle acceso razonable para revisar y copiar el resto.

Las preguntas frecuentes de Texas son más estrictas: los documentos originales que usted entregó deben devolverse a solicitud, aunque no haya pagado. En el caso de un responsable contable que no está cubierto por la regla federal, deciden el contrato y la ley estatal. Las disputas de honorarios y los reclamos por contrato son cuestiones legales que esta página no resuelve.

Pida primero los originales que usted entregó y resuelva la cuenta como un asunto aparte.

¿Cómo veo qué tiene el IRS en su archivo sin mi contador?

Regístrese para obtener una cuenta tributaria del negocio si su cargo lo permite, o pida transcripciones por correo o por teléfono. El IRS indica tres formas de obtener una transcripción del negocio: la cuenta en línea, el Form 4506-T por correo, o la línea de impuestos de negocios y de impuestos especializados.

Fuente: cuenta tributaria del negocio del IRS. El acceso completo muestra el saldo, el historial de pagos, las transcripciones, y los avisos y cartas. Un funcionario designado debe renovar el cargo cada año. El acceso limitado cubre solo los años que el IRS indica como disponibles, que pueden no incluir los más recientes. Una LLC de un solo miembro que presenta el Form 1120-S o el Form 1065 solo puede registrarse con acceso limitado como accionista o socio con un K-1; el IRS indica que el cargo de funcionario designado para ella llegará próximamente. Si usted no califica, el Schedule C de un propietario único aparece en las transcripciones personales del dueño, disponibles mediante la cuenta en línea para individuos o el Form 4506-T.

Las transcripciones de la declaración y los registros de la cuenta solo se remontan el año en curso y los 3 años anteriores; las transcripciones de la cuenta están disponibles para la mayoría de las declaraciones. Antes de pedir una transcripción, espere lo siguiente. De 2 a 3 semanas después de presentar por vía electrónica. De 6 a 8 semanas después de enviar una declaración en papel. Un mensaje de «No record of return filed» (sin registro de declaración presentada) en una declaración reciente puede significar solo que todavía no se procesó. La mayoría de las solicitudes del Form 4506-T se procesan en 10 días hábiles. El IRS envía la transcripción por correo únicamente a la dirección que tiene registrada; si sigue siendo la del contador anterior, use la cuenta en línea o actualice primero la dirección (vea la sección sobre la dirección más abajo). Un ejecutivo con autoridad para obligar a la corporación, o cualquier persona que haya sido socia durante parte del período, puede firmar el Form 4506-T.

Una transcripción no es una copia de la declaración. Para obtener la declaración tal como se presentó, con sus anexos, use el Form 4506: $30 por declaración, y hasta 75 días calendario.

¿Cómo sé qué declaraciones, prórrogas y pagos se presentaron realmente?

Haga una lista de lo que debería existir en cada año y relacione cada elemento con una línea de la transcripción o con un acuse de recibo de presentación. Un elemento que no tenga ninguno de los dos queda sin comprobar.

El Form 7004 da una prórroga automática para presentar (6 meses en el caso de una sociedad de personas), no para pagar. El IRS ya no envía una aprobación y solo escribe si rechaza la solicitud, y el nombre y el EIN deben coincidir con los registros del IRS o la prórroga no es válida. Si no puede probar que se presentó una prórroga y la fecha de vencimiento está cerca o ya pasó, vea qué hacer si el contador no cumplió la fecha límite de impuestos.

Si la firma anterior hacía los depósitos de su nómina, revíselos primero. El empleador sigue siendo responsable de los impuestos, multas e intereses que un tercero no depositó. Una persona responsable que deliberadamente no remite el impuesto retenido puede deberlo personalmente como la multa de recuperación de impuestos retenidos (Trust Fund Recovery Penalty, TFRP), que generalmente puede determinarse durante 3 años a partir del 15 de abril posterior al año de la nómina, o de una fecha de presentación posterior. Inscríbase en EFTPS con su propio PIN para ver los depósitos hechos a su nombre. Vea quién paga las multas.

Form 8821 o Form 2848: ¿cuál necesita la nueva firma y quién firma?

El Form 8821 permite que una persona designada vea y reciba su información tributaria. El Form 2848 permite que un representante autorizado actúe en su nombre. Una firma nueva que solo vaya a pedir transcripciones puede trabajar con el Form 8821. Una firma que vaya a hablar con el IRS, responder un aviso o pedir un alivio necesita el Form 2848.

No escriba «All years» (todos los años). El IRS devuelve un formulario con una referencia general. No registrará períodos futuros más allá de 3 años después del 31 de diciembre del año en que reciba el formulario. La firma electrónica exige presentarlo en línea en IRS.gov/Submit8821 o IRS.gov/Submit2848; un formulario enviado por correo o fax necesita firma manuscrita.

Con cualquiera de los dos formularios registrados, un CPA u otro profesional puede pedir sus transcripciones mediante el Transcript Delivery System del IRS. Un preparador de declaraciones no inscrito solo puede representarlo en casos limitados, como un examen de una declaración que ese preparador preparó y firmó. Quien no esté autorizado para ejercer ante el IRS solo puede ser designado en el Form 8821.

¿Cómo termino el acceso del contador anterior a mi cuenta del IRS?

Revoque por escrito la autorización anterior y no dé por hecho que un formulario nuevo lo hace. Un Form 2848 nuevo generalmente reemplaza los poderes registrados anteriormente para los mismos asuntos, pero deja vigente cualquier Form 8821. Un Form 8821 nuevo revoca las autorizaciones de información tributaria anteriores; sus instrucciones no dicen que elimine un Form 2848. Si la firma anterior tenía ambos, revoque ambos.

Otras dos autorizaciones pueden durar más que los dos formularios. Si la firma anterior actuó como agente informante de su nómina, tiene un Form 8655: ninguno de los formularios anteriores lo termina, y el Form 8655 de un nuevo agente informante solo lo termina desde el nuevo período de inicio, así que revóquelo con los pasos siguientes. Un «Yes» (sí) en la casilla del preparador pagado de la última declaración permite que ese preparador llame al IRS sobre el procesamiento de la declaración, y termina por sí solo a más tardar en la fecha de vencimiento original de la declaración siguiente (instrucciones del Form 1065).

Para revocar sin designar a nadie nuevo:

1. Escriba REVOKE en la parte superior de una copia del formulario anterior (la primera página, en el caso del Form 2848).
2. Fírmela y féchela: debajo de la firma original en el Form 8821 o el Form 8655, y justo debajo de REVOKE en el Form 2848.
3. Envíela por correo o fax a la oficina del IRS que indica el cuadro Where To File del formulario.

Si no tiene una copia, envíe una declaración firmada en la que diga que la autoridad queda revocada, con el nombre y la dirección de cada persona designada y con los asuntos y los años o períodos, o bien «revoke all years/periods» (revocar todos los años y períodos) para ponerle fin por completo. Una autorización para un uso específico se envía a la oficina del IRS que atiende ese asunto.

Revise también el perfil del negocio en su cuenta tributaria del negocio para ver a quiénes se dio acceso como usuarios designados (Designated User). Luego haga una lista de todas las cuentas que el contador anterior creó o a las que puede acceder: el archivo contable de la empresa, las conexiones con bancos y tarjetas, el proveedor de nómina, las cuentas de pago de impuestos y los procesadores de pagos. Cuando tenga una copia de seguridad del archivo de la empresa y sepa quién hace los depósitos de nómina, cambie las contraseñas y conviértase en el propietario o administrador de cada cuenta. Si el archivo de la empresa está bajo la suscripción del propio contador y no lo quiere transferir, pida una copia de seguridad que pueda restaurar, o abra un archivo nuevo a partir de su fecha de corte.

¿Cuándo actualizo mi dirección o la parte responsable?

Actualice la dirección registrada cuando el contador anterior deje de ser la persona que debe recibir su correo, e informe una nueva parte responsable (la persona que en última instancia es dueña de la entidad o la controla) dentro de 60 días. Use el Form 8822-B, que cubre la dirección postal del negocio, su ubicación y la parte responsable.

Las instrucciones del formulario permiten que un negocio reciba correo «en atención a» un tercero, como un contador, pero el IRS recomienda enfáticamente que un empleador no use la dirección de un proveedor de nómina como su dirección registrada. Si no le da al IRS una dirección actualizada, es posible que no reciba un aviso de deficiencia ni un aviso de cobro, y las multas y los intereses siguen acumulándose sobre cualquier deficiencia. Una dirección escrita en el Form 7004 no actualiza su registro.

Firma un ejecutivo, un propietario, un socio general o un miembro administrador de la LLC. Una firma nueva solo puede firmar por usted si adjunta una copia de un poder, como el Form 2848. De 4 a 6 semanas es lo que suele tardar el procesamiento. El IRS no hará el cambio a solicitud de un tercero no autorizado.

¿Cómo reconstruyo la contabilidad sin contar nada dos veces?

Elija una sola fecha de corte, conserve la contabilidad anterior tal como está hasta esa fecha y registre una sola vez cada línea de los estados de cuenta posteriores. Salvo en unos pocos casos, la ley no exige ningún tipo específico de registros. Su contabilidad debe mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y estar respaldada por documentos.

1. Elija la fecha de corte. Una opción común es el último cierre de mes en que la contabilidad anterior coincide con el banco y con la última declaración presentada. No vuelva a registrar nada anterior a esa fecha.
2. Fije los saldos iniciales en la fecha de corte con el balance general de la declaración presentada (Schedule L), si lo tiene, y con los saldos bancarios conciliados. El Schedule C no tiene balance general, y muchas sociedades de personas y corporaciones S pequeñas no están obligadas a completar el Schedule L. Vea saldos iniciales al cambiar de contador para saber qué usar en ese caso.
3. Reúna los estados de cuenta de todas las cuentas bancarias, de tarjetas y de pagos, desde la fecha de corte hasta hoy. Un estado de cuenta puede probar un pago si muestra el monto, el beneficiario y la fecha de contabilización o de la transacción, y el número del cheque si se pagó con cheque. La prueba de pago por sí sola no establece una deducción, así que conserve también las facturas.
4. Registre cada línea una sola vez. Las duplicaciones más comunes:

1. Concilie cada cuenta con su estado de cuenta, y luego compare los totales de cada año con las transcripciones y con los Forms 1099 que haya recibido. Para los Forms 1099 emitidos con su número de Seguro Social, una transcripción de salarios e ingresos (wage and income transcript) muestra lo que el IRS recibió.

Si no tiene ninguna contabilidad utilizable, vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios.

¿Y si nunca se presentaron declaraciones, o ya hay un aviso abierto?

Un aviso abierto o un año sin presentar normalmente va antes que la contabilidad, porque una fecha de respuesta o una presentación corre por su cuenta. Qué va primero depende de los hechos. El IRS indica que, si un aviso pide una respuesta, debe actuar antes de la fecha límite.

Las multas por presentación tardía de una sociedad de personas o de una corporación S se calculan por cada propietario y por cada mes de atraso, y las de una corporación C se calculan como una parte del impuesto sin pagar. El monto depende del año en que la declaración debía presentarse, y puede aplicar la causa razonable u otro alivio: vea multas por presentación y pago tardíos.

Las transcripciones muestran qué años faltan. Luego la contabilidad se reconstruye un año a la vez, empezando por el más antiguo, a partir de la última declaración presentada. Para el orden de presentación, vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar. Si ya tiene un aviso en mano, vea un aviso del IRS a su negocio.

¿Dónde presento una queja y qué credenciales debe tener el próximo profesional?

La mala conducta de un preparador pagado se denuncia ante el IRS, y la de un CPA se denuncia ante la junta estatal.

• IRS. La página de quejas menciona, entre otros casos, no devolver los registros originales de un cliente, aceptar presentar y no presentar, presentar sin el consentimiento del cliente, entrar en una disputa de honorarios o tener un comportamiento amenazante, y no remitir ni preparar las declaraciones de impuestos de nómina. La vía aparte del Form 14157-A para cambios en la cuenta es para quienes presentan el Form 1040; las cuentas de negocios no son elegibles.
• Junta estatal. Una junta estatal de contabilidad sanciona a los CPA a los que otorga licencia. La junta de Texas, por ejemplo, generalmente no tiene jurisdicción sobre un responsable contable sin licencia y considera que las disputas de honorarios quedan fuera de su autoridad. Otros estados son distintos.

En cuanto a las credenciales, el IRS indica que cualquier persona con un PTIN puede preparar declaraciones, y que las habilidades varían. Su directorio incluye preparadores que tienen credenciales que el IRS reconoce o un registro anual de finalización de la temporada de presentación. Si se trata de varios años de declaraciones, avisos o una entidad con varios propietarios, pregunte si la persona es un CPA, un agente inscrito o un abogado que puede ser designado en el Form 2848, y verifique la licencia del CPA con la junta estatal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

LLC de dos miembros tratada como sociedad de personas

Una LLC de dos miembros con año calendario tiene US$180,000 de ingresos. Su contador dejó de responder en febrero. Un socio administrador se registra para obtener una cuenta tributaria del negocio como funcionario designado, y las transcripciones no muestran ningún Form 1065 todavía ni una prórroga (código 460). La firma anterior no puede presentar un acuse de recibo del Form 7004, así que no hay prueba de prórroga. Si hay tiempo, la nueva firma presenta el Form 7004 antes del 15 de marzo y luego concilia la contabilidad anterior del año recién terminado con los estados de cuenta bancarios y la declaración presentada del año previo. Si coinciden, la fecha de corte es el 31 de diciembre; si no, la fecha de corte retrocede al último cierre de mes que sí coincide.

Corporación S con tres años sin presentar

Una corporación S con una elección S aceptada, tres accionistas y unos US$450,000 de ingresos al año nunca presentó el Form 1120-S durante tres años. Las transcripciones muestran una declaración del Año 1, ninguna de los Años 2 a 4, y un aviso abierto sobre el Año 2.

• Primero: se revisa la fecha de respuesta del aviso y la nueva firma presenta el Form 2848 para los años del 1120-S.
• Año 2: se reconstruye la contabilidad con los estados de cuenta bancarios, a partir del balance general presentado del Año 1.
• Año 3: abre con los saldos finales del Año 2.
• Año 4: abre con los saldos finales del Año 3. El orden de presentación está en cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar.

Propietario único con solo estados de cuenta bancarios

Un propietario único despide a su responsable contable y solo tiene estados de cuenta bancarios. El último mes en que la contabilidad anterior concilia es junio, así que la fecha de corte es el 30 de junio. Cada línea de los estados de cuenta desde el 1 de julio se registra una sola vez. Un depósito de US$4,000 del 3 de julio paga una factura de junio que la contabilidad anterior ya incluye, así que se relaciona con esa factura y no se registra como ingreso nuevo. Un depósito sin factura en la contabilidad anterior es un ingreso nuevo. Se desconecta la conexión bancaria anterior.

¿Su caso es distinto?

• Una fecha de vencimiento está cerca o ya pasó, un año nunca se presentó, o no puede saber qué se presentó ni qué tiene abierto el IRS: una declaración sin presentar, una prórroga o un aviso van antes que la contabilidad. Vea qué hacer si el contador no cumplió la fecha límite de impuestos y cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar, y solicite ayuda con registro contable y puesta al día o ayuda con impuestos de corporaciones para presentar los años que faltan.
• El IRS ya envió un aviso: vea un aviso del IRS a su negocio; la fecha de respuesta sigue corriendo mientras se reconstruye la contabilidad.
• La contabilidad de su corporación S mezcla gastos personales y distribuciones: vea contabilidad de puesta al día de una corporación S, y solicite ayuda con el registro contable.
• Solo tiene estados de cuenta bancarios, o la contabilidad anterior y la última declaración presentada no coinciden: vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios, y solicite ayuda con el registro contable.
• Cambia de contador a mitad de año, o hay nómina y cuentas estatales de por medio: vea cómo cambiar de contador.
• Usted es dueño de la empresa de EE. UU. desde fuera del país, o se omitió el Form 5472: vea multas y declaraciones omitidas de propietarios extranjeros y cómo reconstruir la contabilidad por declaraciones omitidas de propietarios extranjeros, y solicite ayuda con registro contable y puesta al día.
• Una elección S o de LLC no tiene carta de aceptación, o no está seguro de que se presentó: la declaración que usted presente depende de ella. Vea alivio por una elección tardía de corporación S y alivio por una elección tributaria tardía de LLC.
• Los errores del responsable contable anterior causaron multas, o pueden faltar depósitos de nómina: vea quién paga las multas y cuando un proveedor de nómina no pagó sus impuestos, y solicite ayuda con el registro contable para conciliar los depósitos.
• Un preparador presentó una declaración personal incorrecta o falsa: vea un preparador de impuestos presentó una declaración incorrecta.
• El negocio está en Canadá: vea el contador canadiense omitió presentaciones o dejó de responder.