Cuentas de patrimonio de una LLC: aportes, retiros y ganancias

¿Qué cuentas de patrimonio necesita una LLC?

Las cuentas de patrimonio de una LLC dependen de cómo la grava el IRS, no de la palabra «LLC» ni de la etiqueta del estado. El IRS trata a una LLC nacional con dos o más miembros como una sociedad de personas, y a una LLC con un miembro como parte de la declaración de su propietario, salvo que la LLC presente el Form 8832 para tributar como corporación. Salvo en unos pocos casos, la ley no exige ningún tipo específico de registros, así que los nombres de las cuentas son una práctica contable. Lo que lee cada declaración sí está fijado.

Un caso deja de ser sencillo cuando la LLC tiene dos o más miembros o una elección como corporación S o C, no se conoce la clasificación, se presentó una elección pero los libros nunca cambiaron, un miembro entró o salió, o el dinero de los propietarios lleva meses pasando por la cuenta del negocio sin etiquetas. Reúna primero: la fecha de constitución, el acuerdo operativo, cualquier Form 8832 o 2553 con la respuesta del IRS, los depósitos y retiros de los propietarios con fecha, y el último balance general. Para una LLC recién creada, empiece con cómo configurar los libros de una LLC nueva.

¿Qué cuentas de patrimonio necesita una LLC de un solo miembro?

Una LLC de un solo miembro suele llevar tres cuentas de patrimonio: inversión del propietario para el dinero que aporta, retiro del propietario para el dinero que saca, y patrimonio del propietario para su participación acumulada. La actividad de la LLC se declara en la declaración del propietario y los Schedules C, E y F no tienen sección de patrimonio, así que estas cuentas sirven al propietario, a un prestamista y a los saldos iniciales del año siguiente.

La Publication 334 describe una cuenta de retiros como una cuenta aparte para el ingreso del negocio que se retira para gastos personales y familiares. La Publication 583 indica que las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto siguen abiertas. En la práctica, la ganancia se cierra contra el patrimonio del propietario, y muchos libros también cierran contra él la inversión y los retiros para que cada año empiece en cero; el patrimonio final es el mismo de cualquier forma. El software suele llamar a la cuenta de patrimonio del propietario Retained Earnings (ganancias retenidas). En una LLC de un propietario, guarda la ganancia acumulada y, una vez cerradas contra ella esas cuentas, también los retiros y el dinero aportado.

¿Por qué cada miembro de una LLC con varios miembros necesita su propia cuenta de capital?

Cada miembro debe tener una cuenta de capital separada porque los aportes, los retiros y la participación en las ganancias difieren según el miembro, y la declaración de la sociedad de personas informa la cuenta de cada miembro, a menos que la sociedad sea lo bastante pequeña para omitirla (consulte el Schedule L en una declaración corporativa). El item L de cada Schedule K-1 muestra el capital inicial del miembro, el capital aportado, la participación en el ingreso o la pérdida neta, otros aumentos o disminuciones, los retiros y distribuciones, y el capital final. Una sola línea combinada de patrimonio de los propietarios no puede producir esas cifras.

En los libros, dé a cada miembro una cuenta de capital con una subcuenta de aportes y otra de retiros. El ingreso neto generalmente se reparte según lo que disponga el acuerdo operativo, y los miembros pueden deber impuestos sobre su parte se distribuya o no. El item L cuenta los bienes aportados por su base fiscal ajustada, no por su valor de mercado, así que el método importa; consulte cuentas de capital de los socios.

Dos trampas:

• El capital no es la base fiscal. El monto del item L puede no ser igual a la base ajustada del miembro en su participación en la LLC (la base es la inversión fiscal del miembro en ella), por lo que cada miembro lleva un registro aparte de su base.
• El capital puede volverse negativo. La cuenta de capital final puede ser negativa cuando las pérdidas y distribuciones superan los aportes y la parte del ingreso; consulte patrimonio negativo del propietario.

Las cuentas que nunca se llevaron están en cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas, y los pagos a un miembro por sus servicios en pagos garantizados frente a retiros de socios.

¿Qué cuentas usa una LLC gravada como corporación S o C?

Una LLC gravada como corporación usa capital pagado, ganancias retenidas y distribuciones en lugar de aportes, patrimonio del propietario y retiros. El capital pagado y las ganancias retenidas corresponden a las líneas de patrimonio del Schedule L, el balance general del Form 1120-S y del Form 1120; las distribuciones se informan en otros anexos (el Schedule K y cada K-1 en el Form 1120-S, el Schedule M-2 en el Form 1120).

Una LLC que presenta el Form 8832 para tener estatus de corporación presenta el Form 1120. Una LLC que presenta a tiempo el Form 2553 (dentro de 2 meses y 15 días después de que comienza el año fiscal o durante el año anterior, con el consentimiento de cada propietario) se considera que eligió la clasificación de corporación desde la fecha de vigencia de la elección S, si cumple los requisitos de una corporación pequeña, y presenta el Form 1120-S. Una LLC emite participaciones de miembro, no acciones, y el Schedule L no tiene una línea para ellas, así que confirme con el preparador de la declaración en qué línea va el capital aportado.

Una corporación S puede tener una sola clase de acciones. El reglamento lo evalúa según si las disposiciones que rigen la entidad, incluidos los acuerdos vinculantes sobre distribuciones, dan a cada acción derechos idénticos de distribución y liquidación, y las distribuciones que difieren en el momento o el monto reciben un efecto fiscal según los hechos. Compare las distribuciones de cada accionista con su participación y pida a un profesional que lea el acuerdo operativo frente a ellas.

Una distribución no reemplaza el pago por el trabajo. Las instrucciones del Form 1120-S indican que las distribuciones y otros pagos a un ejecutivo son salarios en la medida en que sean una remuneración razonable por sus servicios. Consulte contabilidad de una corporación S y cómo pagarse desde una LLC.

El impuesto del propietario sobre una distribución también es distinto. Una distribución de una corporación S generalmente no tributa solo hasta la base de las acciones del propietario (sección 1368); consulte cómo registrar distribuciones de una corporación S. Una distribución de una corporación C generalmente es un dividendo en la medida de las ganancias y utilidades (earnings and profits), que se informa al propietario en el Form 1099-DIV (Publication 542); consulte dividendos de los propietarios de una corporación C.

¿Cómo registro el aporte de un propietario a mi LLC y es ingreso?

Registre el dinero que un propietario aporta como un aumento del patrimonio (inversión del propietario, aporte de capital de un miembro o capital pagado), no como ingreso. Es un préstamo, y por tanto un pasivo, solo si es una deuda real: la LLC está obligada legalmente a devolverlo, ambas partes pretenden que se devuelva y el propietario es un verdadero acreedor (Publication 334). La Publication 583 sugiere una chequera con espacio para anotar si cada depósito es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo.

Las reglas fiscales apuntan en el mismo sentido. La Publication 541 indica que ni el socio ni la sociedad de personas suelen reconocer ganancia o pérdida cuando se aportan bienes a cambio de una participación en la sociedad. La Publication 542 indica que los aportes al capital de una corporación son capital pagado y no son gravables para la corporación. El dinero de un préstamo de buena fe tampoco es ingreso, pero es un pasivo, no patrimonio.

1. Mueva el dinero por transferencia bancaria y conserve el estado de cuenta.
2. Decida si es un aporte o un préstamo antes de registrarlo; consulte aporte o préstamo del propietario.
3. Aumente la cuenta bancaria y la cuenta de patrimonio, con la fecha, el monto y el miembro o accionista.
4. Para un bien, registre su valor de mercado, la base fiscal ajustada de quien lo aporta y cualquier deuda que lo acompañe. El item L y el Schedule M-2 usan la base fiscal ajustada neta de pasivos.

Una factura del negocio pagada desde una cuenta personal sigue siendo un gasto del negocio en los libros. Registre la otra parte en la inversión del propietario, o en una cuenta por pagar al propietario si la LLC se lo reembolsará. El tratamiento fiscal de un costo que un propietario pagó y nunca le fue reembolsado depende de los hechos. Un socio al que el acuerdo de la sociedad obliga a pagar un costo puede deducirlo en el Schedule E; en ese caso la LLC debe dejarlo fuera de sus gastos; consulte gastos de la LLC pagados personalmente por un socio. Para una corporación S, consulte gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron. Un depósito registrado como ventas exagera el ingreso.

¿Cómo registro el retiro de los miembros y por qué no es un gasto?

Registre el dinero que un propietario saca en la cuenta de retiro del propietario, retiro del miembro o distribuciones del accionista, no en una cuenta de gastos. Cada una reduce el patrimonio, así que ninguna afecta el estado de resultados. La Publication 334 indica que un propietario único no puede deducir su propio sueldo ni sus retiros personales, y la Publication 583 indica que los cheques a su propio nombre solo deben hacerse para retiros de uso personal.

Para los miembros, un retiro a cuenta de la ganancia no es un pago garantizado deducible: las instrucciones del Form 1065 limitan esa línea a pagos por servicios o por el uso del capital que se determinan sin considerar el ingreso de la sociedad. La Publication 542 muestra que una corporación no deduce los dividendos que paga.

Las trampas son un retiro codificado en una cuenta de gastos, que subestima la ganancia, y los cargos personales en una tarjeta de la empresa, que también son retiros (cargos personales en tarjetas de la empresa). Asiento por asiento: cómo registrar el retiro de un propietario.

¿Qué son las ganancias retenidas y cómo llegan las ganancias al patrimonio al cierre del año?

Las ganancias retenidas son la ganancia obtenida en años anteriores y conservada en el negocio. Las ganancias del año en curso son la ganancia hasta la fecha de este año, que suele mostrarse como una línea de ingreso neto en la sección de patrimonio hasta que se cierra el año. Al cierre del año, la ganancia pasa a las ganancias retenidas en una corporación, y al patrimonio del propietario o a la cuenta de capital de cada miembro en una LLC transparente.

En una LLC con varios miembros, asigne la ganancia de cada año a las cuentas de capital de los miembros según lo que disponga el acuerdo operativo, para que las cuentas de capital sumen el patrimonio total.

La columna de la corporación sigue el Schedule M-2 del Form 1120. El dinero que un propietario aporta a una corporación va al capital pagado, no a las ganancias retenidas. En el Form 1065, el Schedule M-2 hace la conciliación de saldos de las cuentas de capital de los socios, aportes incluidos. En el Form 1120-S, el Schedule M-2 es un análisis distinto: sigue la cuenta de ajustes acumulados, una cuenta fiscal que no es lo mismo que las ganancias retenidas contables.

Si el patrimonio inicial no coincide con la declaración del año pasado, consulte ganancias retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.

¿A qué debe ser igual cada mes la sección de patrimonio del balance general?

El patrimonio total en el balance general de una LLC debe ser igual al total de activos menos el total de pasivos al cierre de cada mes. La Publication 583 describe un balance general como los activos, los pasivos y su patrimonio en el negocio, y el patrimonio neto como el exceso de los activos sobre los pasivos.

Las instrucciones del Form 1065 piden una explicación cuando el total de activos al inicio del año difiere del cierre del año anterior. Un saldo que queda en Opening Balance Equity indica un asiento faltante; consulte cómo limpiar Opening Balance Equity.

¿Qué anexos de la declaración leen las cuentas de patrimonio de mi LLC?

Los Schedules C, E y F no leen ninguna cuenta de patrimonio; las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones sí, en los anexos que siguen. El Schedule L debe coincidir con los libros y registros, según las instrucciones del Form 1065 y del Form 1120-S.

Fuentes: Form 1065, Form 1120-S y Form 1120. Omitir un anexo no exime de llevar los libros: la Publication 583 señala que los estados financieros ayudan al tratar con un banco o con acreedores. Las entidades pequeñas pueden omitir algunos de estos anexos. Para saber quién puede, o si una declaración pide el Schedule L y sus libros no pueden producirlo, consulte el Schedule L en una declaración corporativa.

¿Qué pasa con las cuentas de patrimonio si la LLC cambia su clasificación fiscal?

Un cambio de clasificación fiscal cierra un conjunto de cuentas de patrimonio y abre otro en la fecha de vigencia. El reglamento trata cada cambio electivo como una transacción presunta, que se considera ocurrida inmediatamente antes del cierre del día anterior a la entrada en vigor de la elección:

Para volver atrás se necesita una nueva elección con el Form 8832; terminar solo la elección S deja a la LLC gravada como corporación C. Entonces se considera que la corporación distribuye todo a sus propietarios en una liquidación, lo que puede producir ganancia o pérdida para la corporación y sus propietarios (sección 336, sección 331). Una elección con el Form 8832 puede entrar en vigor hasta 75 días antes de presentarse y 12 meses después, por lo que quizá haya que rehacer los libros desde una fecha ya pasada, y la LLC generalmente no puede volver a elegir durante 60 meses. La ganancia o pérdida, la base y los números iniciales dependen de los hechos; consulte cómo se gravan las LLC.

Sumar o perder un miembro también mueve a una LLC entre las reglas predeterminadas de uno y de varios miembros, y la cuenta de capital inicial de un miembro es distinta según si entró aportando o compró una participación existente; consulte cómo registrar la compra de la parte de un socio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Un miembro

Un propietario deposita US$5,000 para empezar, retira US$2,000 al mes durante seis meses (US$12,000) y gana US$30,000. El patrimonio del propietario termina en US$23,000 (5,000 − 12,000 + 30,000). El estado de resultados muestra US$30,000 y ningún retiro, porque los retiros no son deducibles.

Dos miembros

Dos miembros aportan US$10,000 cada uno, y el primero retira US$3,000. Antes del ingreso, las cuentas de capital son US$7,000 y US$10,000. Si la LLC luego gana US$20,000 y el acuerdo los reparte en partes iguales, quedan en US$17,000 y US$20,000. Una sola línea de patrimonio de los propietarios de US$37,000 oculta eso.

Elección de corporación S

Una LLC gravada como corporación S empieza el año con US$50,000 de ganancias retenidas. El propietario aporta US$8,000 en efectivo, que se registran como capital pagado, no como ingreso. Un pago en efectivo de US$20,000 se registra como una distribución, no como salarios ni como un gasto, y las ganancias retenidas bajan a US$30,000 antes de la ganancia del año. Si una parte paga el trabajo que hace el propietario, esa parte son salarios y pasa por la nómina. Que el pago tribute o no depende de la base de las acciones del propietario.

¿Su caso es distinto?

• Dos o más miembros, una elección S, o dinero del propietario que lleva meses pasando por la cuenta del negocio sin etiquetas: la estructura de patrimonio correcta depende de la clasificación fiscal, y quizá haya que corregir los asientos ya registrados antes de enviar un K-1, un Form 1120-S o un balance general. Consulte cómo separar el dinero personal y el del negocio mezclados y ayuda contable.
• Un miembro entró o salió, o se presentó una elección pero los libros nunca cambiaron: quizá haya que rehacer el patrimonio desde la fecha de vigencia. Consulte cómo registrar la compra de la parte de un socio, los libros después de una elección de corporación S y ayuda contable. Para una elección tardía o fallida, consulte alivio por elección fiscal tardía de una LLC.
• Nunca se llevaron las cuentas de capital y el Form 1065 está atrasado: consulte cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas y ayuda contable.
• La LLC tiene un propietario extranjero: una LLC de propiedad total de una persona extranjera, o gravada como corporación y con al menos 25% de propiedad extranjera, puede tener que informar los aportes y distribuciones del propietario en el Form 5472, por lo que los registros con fecha importan; consulte presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera. Una LLC con varios miembros y un miembro extranjero generalmente debe pagar el impuesto retenido sobre la parte de ese miembro del ingreso vinculado con un negocio en EE. UU., y el pago cuenta como una distribución a ese miembro. Consulte socios extranjeros y retención y ayuda contable.
• Los cónyuges son los únicos propietarios: los bienes gananciales y la posición de los cónyuges al declarar deciden entre una cuenta de patrimonio y una cuenta de capital por cada cónyuge. Consulte LLC de cónyuges y de familias.
• Un prestamista o inversionista pidió un balance general: consulte estados financieros para un préstamo bancario.
• No está seguro de si un depósito fue un aporte o un préstamo, o un saldo está en Opening Balance Equity, o el patrimonio es negativo: consulte aporte o préstamo del propietario, Opening Balance Equity y patrimonio negativo del propietario.