Lista de limpieza contable antes de su declaración de impuestos

¿Qué debe mostrar mi contabilidad antes de dársela a mi preparador de impuestos?

La contabilidad debe mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y cada asiento debe poder rastrearse a un registro (Publication 583). Sirve cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. En una sociedad de personas o una corporación, el balance general de la declaración (Schedule L), cuando se exige, también debe coincidir con la contabilidad (instrucciones del Form 1065, el Form 1120-S y el Form 1120).

Siga la lista en este orden. Cada paso hace posible el siguiente.

Un caso no es sencillo cuando:

• Un año ya presentado no concilia. Encuentre la causa antes de cambiar nada; la declaración presentada podría verse afectada.
• Una sociedad de personas o una corporación S tiene cuentas de capital o de préstamos que nadie llevó. El balance general de la declaración debe coincidir con la contabilidad; una sociedad de personas adjunta una declaración explicativa de cualquier diferencia, y los préstamos de los accionistas de una corporación S deben conciliar con los K-1.
• El dinero del propietario está mezclado en meses de transacciones del negocio. Hay que clasificar cada transacción antes de poder usar la contabilidad.
• Hay meses sin ningún registro, o años de atraso. Primero hay que registrar los meses que faltan para que esta lista aplique; consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Se acerca la fecha de una declaración. Queda poco tiempo para encontrar y corregir diferencias.
• El propietario o la empresa matriz están fuera de EE. UU. Una empresa estadounidense de propiedad extranjera puede tener que reportar las transacciones con su propietario extranjero (Form 5472), así que la lista de transferencias del propietario debe estar completa.

Reúna primero: el estado de cuenta de cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo, la declaración presentada del año anterior, cada Form 1099 recibido y una lista del dinero que pasó entre el negocio y sus propietarios.

¿Cada cuenta bancaria y de tarjeta concilia con su estado de cuenta al cierre del año?

Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta con su estado de cuenta al último día del período. La contabilidad y el estado de cuenta deben coincidir una vez que anote lo que aún no se ha cobrado ni acreditado. La Publication 583 indica que se debe mantener la cuenta del negocio separada de la personal y conciliarla cada mes. Una conciliación funciona así:

1. Compare cada depósito y pago del estado de cuenta con la contabilidad y anote cada diferencia.
2. Anote lo que está en la contabilidad pero todavía no en el estado de cuenta, como los cheques pendientes de cobro y los depósitos en tránsito.
3. Registre lo que está en el estado de cuenta pero no en la contabilidad, como los cargos bancarios.
4. Verifique que el saldo ajustado del estado de cuenta sea igual al saldo ajustado de la contabilidad. Si no, todavía hay un error.

Haga la misma prueba en cada cuenta y tarjeta, incluidas las que casi no usa y las cerradas. Los saldos de tarjetas de crédito y de préstamos se prueban igual contra sus estados de cuenta. Tener el banco conectado no es una conciliación: consulte por qué las conexiones bancarias no son una conciliación.

Una cuenta conciliada muestra que el saldo de efectivo es correcto. No muestra que las categorías lo sean.

Partidas de la conexión bancaria: ¿debo excluir o eliminar las transacciones sin coincidencia y las duplicadas?

Excluya una copia o una partida que no pertenezca a esta contabilidad, en lugar de eliminarla. Esto aplica a partidas que aún esperan en la conexión; una que ya se agregó a la contabilidad se corrige en la contabilidad. En QuickBooks Online, una partida excluida de la conexión no se vuelve a traer, mientras que una eliminada se descarga otra vez del banco (documentación de Intuit). Ninguna fuente oficial explica cómo se comportan estas conexiones y otros programas pueden funcionar distinto, así que revise su ayuda antes de confiar en esto.

Clasifique cada partida de la conexión sin coincidencia en uno de tres grupos:

• Real y todavía no registrada en la contabilidad: regístrela con una categoría.
• Ya está en la contabilidad por un asiento manual, el pago de una factura o una transferencia en otra cuenta: haga que coincida con ese asiento.
• No es de esta contabilidad, o es copia de otra partida: exclúyala.

Excluya solo lo que de verdad no pertenece. Si excluye un depósito real, la contabilidad queda por debajo del estado de cuenta y la diferencia aparece en la siguiente conciliación.

¿Cómo encuentro y elimino ingresos y gastos duplicados?

Encuentre la segunda copia por monto y fecha, y elimine la que no coincida con un registro del banco o con un documento. Un duplicado se nota porque el saldo de la contabilidad es mayor o menor que el del estado de cuenta, o porque los ingresos son mayores que los depósitos.

Orígenes comunes:

• Una factura marcada como pagada, más el mismo depósito registrado de nuevo como ingreso.
• El mismo archivo del banco traído por la conexión y otra vez al subirlo.
• La misma tarjeta conectada dos veces.
• El pago de una tarjeta registrado como gasto, además de los cargos de la propia tarjeta.
• Una transferencia entre sus propias cuentas registrada como ingreso en una y como gasto en la otra. Ninguna de las dos es un ingreso ni un gasto.

Para encontrarlos, sume los depósitos de los estados de cuenta y compárelos con los ingresos registrados más los depósitos que no son ingresos. Luego ordene por monto y busque la misma cifra en fechas cercanas. Una diferencia de conciliación puede ser igual a un solo duplicado. La Publication 583 indica que los registros deben identificar el origen de los cobros, para poder separar el dinero del negocio del que no lo es, y el dinero gravable del no gravable. Si la copia tiene fecha de un año ya presentado, avise al preparador antes de eliminarla.

Para ventas duplicadas, consulte ingresos duplicados en su contabilidad. Para depósitos que no coinciden con un reporte de ventas, consulte conciliar ventas y pagos recibidos. Para pagos de tarjeta contados dos veces, consulte pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad.

¿Mis saldos iniciales coinciden con la declaración presentada del año anterior?

Deberían. Los saldos iniciales de este año son los saldos finales del año anterior, y una sociedad de personas o una corporación puede compararlos línea por línea con el balance general de la declaración presentada.

Una entidad pequeña puede omitir el Schedule L si responde Sí a la pregunta sobre su tamaño en la declaración (en el Schedule B de los Forms 1065 y 1120-S, y en el Schedule K del Form 1120), y una sociedad de personas pequeña también puede omitir el Schedule M-2 y el ítem L de cada Schedule K-1 (Form 1065). En ese caso, compare con la contabilidad final del año anterior y los estados de cuenta de fin de año. La contabilidad igualmente debe coincidir con el cierre del año anterior.

Para comparar, ponga el balance general de fin del año anterior junto al balance general inicial de este año y anote cada línea que difiera. Una causa común es un asiento con fecha del año cerrado que se cambió después de preparar la declaración. El balance general presentado por una sociedad de personas puede estar en base fiscal, y el ítem L reporta el capital en base fiscal; por eso pida la declaración explicativa de una diferencia intencional antes de suponer que la contabilidad está mal.

No cierre una diferencia con un asiento de este año antes de saber por qué existe. Consulte un saldo inicial que cambió en un período cerrado, utilidades retenidas que no coinciden con la declaración y bloquear un año ya presentado.

¿Cómo manejo los gastos personales y las transferencias del propietario en la cuenta del negocio?

Los retiros, los aportes y los préstamos del propietario van en cuentas del propietario, nunca en ingresos ni en gastos. Los salarios y los pagos garantizados son aparte, y los clasifica el preparador. La Publication 334 incluye los gastos personales, de vida y familiares entre los gastos que no se pueden deducir, e indica separar la parte personal de un gasto mixto. También describe una cuenta de retiros aparte para el ingreso del negocio que se retira para uso personal.

La Publication 583 sugiere marcar cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o préstamo, y hacerse cheques a sí mismo solo para retiros personales. El dinero obtenido con un préstamo genuino no es ingreso.

Haga una sola lista de cada transferencia entre el negocio y sus propietarios en el año: fecha, monto, cuenta y propósito. Saque los gastos personales de los gastos y póngalos en una cuenta del propietario. El nombre de la cuenta no decide la etiqueta fiscal; el preparador clasifica las transferencias viendo el año completo.

Los meses de dinero mezclado están en corregir fondos mezclados. El pago a los socios está en pagos garantizados y retiros de socios. Las transferencias del propietario de una corporación S están en contabilidad atrasada de una corporación S y gastos personales pagados por una corporación S. Para una corporación C, consulte gastos del propietario pagados por una corporación C.

¿Cómo resuelvo las partidas sin categoría y las cuentas transitorias antes de enviar algo?

Dé a cada transacción una categoría que llegue a una línea de la declaración, o una nota escrita que diga qué se desconoce. No deje nada en ingresos sin categoría, gastos sin categoría ni una cuenta de espera general.

1. Haga una lista de cada transacción de esas cuentas.
2. Clasifique cada una: ingreso, gasto del negocio, dinero del propietario, transferencia entre sus propias cuentas, pago de préstamo o de tarjeta, o compra de equipo.
3. Si una partida no tiene registro, revise el estado de cuenta del banco o de la tarjeta. Un estado de cuenta puede probar el pago, pero la prueba de pago por sí sola no establece una deducción; conserve también la factura o el recibo.
4. Si no puede identificar una partida, anote la fecha, el monto y el beneficiario en una nota para el preparador. No adivine una categoría.

El método completo está en gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos. Para recibos que faltan, consulte recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Mis ingresos concilian con los Forms 1099-K y 1099-NEC?

Sume cada formulario por pagador o plataforma, compárelo con el ingreso registrado de esa fuente y explique cada diferencia en una nota. El IRS indica que se debe usar el Form 1099-K junto con otros registros y reportar todos los ingresos, llegue o no un formulario. La contabilidad puede mostrar más que los formularios; si muestra menos, necesita un motivo que pueda documentar.

Un procesador de tarjetas de pago envía el Form 1099-K por los pagos con tarjeta, sin importar el monto. Una app de pagos o un marketplace en línea debe enviar uno cuando los pagos por bienes o servicios superan $20,000 en más de 200 transacciones, y puede enviarlo por menos. El dinero de familiares y amigos como regalo o como reembolso de un gasto personal no debe aparecer en un Form 1099-K (IRS). La Publication 583 incluye los Forms 1099-MISC y 1099-NEC entre los documentos que respaldan los ingresos brutos.

Las diferencias suelen venir de comisiones, reembolsos, impuesto sobre las ventas cobrado, el momento del registro, pagos personales, duplicados o errores en el formulario. El impuesto sobre las ventas cobrado para el estado no es ingreso cuando el impuesto recae sobre el comprador, pero sí forma parte de los ingresos brutos cuando recae sobre usted como vendedor (Publication 334). El momento del registro incluye las facturas sin cobrar al cierre del año cuando la contabilidad usa el método de acumulación y la declaración usa el método de efectivo (Publication 583; consulte contabilidad de acumulación y declaración en base de efectivo). Si un Form 1099-NEC y un Form 1099-K pueden reportar el mismo pago, cuéntelo una sola vez: consulte el mismo ingreso en dos formularios fiscales.

Los ingresos que no coinciden con un reporte de ventas están en conciliar ventas y pagos recibidos. Hacer coincidir los ingresos con los formularios en una contabilidad atrasada está en ponerse al día con la contabilidad atrasada.

¿Qué préstamos, tarjetas de crédito y equipo van en el balance general?

El dinero que se debe y lo que el negocio posee van en el balance general, no en el estado de resultados. Un balance general muestra los activos, los pasivos y el capital del propietario en una fecha (Publication 583).

• Préstamos: el saldo coincide con el estado de cuenta del prestamista al cierre del año. El dinero prestado no es ingreso, y los intereses de una deuda del negocio son el costo que llega a los gastos (Publication 334). Consulte registrar un préstamo del negocio.
• Tarjetas de crédito: el saldo coincide con el estado de cuenta de la tarjeta. Pagar la tarjeta mueve dinero del banco a la tarjeta; no es un segundo gasto. Consulte pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad.
• Equipo: la propiedad que usa en el negocio y que se espera que dure más de un año generalmente no se puede deducir completa en el año de la compra; el costo se reparte en más de un año fiscal como depreciación (Publication 334). La deducción de la sección 179 (Publication 583), la depreciación adicional (bonus) y la elección de puerto seguro de minimis para compras pequeñas pueden permitir una deducción mayor en el primer año; el puerto seguro aplica solo a los montos que se deducen en la contabilidad (Publication 334). Conserve la fecha de adquisición, el precio, las mejoras, cualquier deducción de la sección 179 y la depreciación tomada (Publication 583).

Avise al preparador de cualquier equipo registrado como gasto de reparación o de suministros y de cualquier compra que falte en la lista de activos. Antes de pasar una compra pequeña al balance general, pregunte si se usa la elección de puerto seguro: consulte gasto o capitalización de compras pequeñas. Un calendario de activos que falta está en reconstruir un calendario de depreciación.

¿Qué envío al preparador cuando la contabilidad está limpia?

Envíe la contabilidad limpia y los registros que la respaldan, con una nota de todo lo que quede sin resolver.

Los reportes que saca un preparador están en de la contabilidad a la declaración del negocio. Lo que se cierra después del 31 de diciembre está en la lista de verificación del cierre del año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una diseñadora independiente cuya cuenta corriente no concilia

La contabilidad muestra US$18,400 en la cuenta corriente, y el estado de cuenta del 31 de diciembre muestra US$17,950. No hay cheques pendientes ni depósitos en tránsito. La diferencia de US$450 es un depósito de un procesador de pagos que la conexión registró dos veces. Al quitar la entrada extra queda un solo depósito y la contabilidad en US$17,950. Excluya cualquier copia que aún esté esperando en la conexión, para que no vuelva.

Una LLC de dos miembros cuyo efectivo inicial no cuadra

Una LLC de dos miembros con tratamiento fiscal de sociedad de personas abre el año con US$31,000 de efectivo en su contabilidad. El Schedule L presentado el año anterior mostraba US$26,500 de efectivo al cierre. La diferencia de US$4,500 puede venir de un asiento con fecha del año cerrado que se cambió después de preparar la declaración. La solución empieza por encontrar la causa, no por ajustar el efectivo de este año. Si la causa es un cambio que el preparador nunca vio, la declaración presentada podría necesitar otra revisión; eso lo decide el preparador.

Una corporación S que pagó el alquiler del propietario

Una corporación S pagó US$6,000 del alquiler personal del propietario con la tarjeta del negocio y lo registró como gasto de alquiler. Los US$6,000 pasan a una cuenta del propietario hasta que el preparador decida, viendo el año completo, si es pago, una distribución o un préstamo del accionista. Si es una distribución o un préstamo, sacarlo del gasto de alquiler reduce los gastos en US$6,000 y sube la ganancia contable en el mismo monto. Si es un pago razonable por servicios, sigue como gasto en salarios, con reporte de nómina, y la ganancia no cambia.

¿Su caso es distinto?

• Un saldo no concilia con un año ya presentado, o no sabe si limpiar, reconstruir o empezar un archivo nuevo: consulte un saldo inicial que cambió en un período cerrado, utilidades retenidas que no coinciden con la declaración, limpiar o empezar de nuevo y cuánto cuesta ponerse al día con la contabilidad, y busque ayuda con la contabilidad.
• Hay meses sin ningún registro, o se acerca la fecha de una declaración: consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada y busque ayuda con la contabilidad.
• El dinero del propietario está mezclado en meses de transacciones: consulte corregir fondos mezclados y busque ayuda con la contabilidad.
• Una sociedad de personas o una corporación S tiene cuentas de capital o de préstamos de accionistas que nadie llevó: consulte contabilidad atrasada de una corporación S y pagos garantizados y retiros de socios, y busque ayuda con la contabilidad.
• El propietario vive en el extranjero, una empresa extranjera es dueña del negocio o hay una cuenta en el extranjero: consulte contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera, registros de una LLC de propiedad extranjera y FBAR para cuentas de la empresa en el extranjero, y busque ayuda con impuestos transfronterizos.
• Los depósitos no coinciden con sus reportes de ventas: consulte conciliar ventas y pagos recibidos.