למי זה מתאים
- בעלי עסק יחידני, שותפויות וחברות שה-CPA או איש הנהלת החשבונות שלהם הפסיק להגיב או שסיימו איתו את ההתקשרות
- בעלים שלא יודעים אילו דוחות, הארכות או תשלומים רואה החשבון הקודם טיפל בהם בפועל
- עסקים שצריכים לבנות מחדש את הספרים מדפי חשבון בנק ומרשומות של IRS
לא מכוסה כאן
- העברת טיפול במס הכנסה מדינתי, במס מכירה ובספק שכר
- סכסוכי שכר טרחה, תביעות רשלנות מקצועית ותביעות חוזיות, שהם עניינים משפטיים
- הכנת דוחות באיחור, או קביעה מפורטת של יתרות פתיחה
- חשבונות ורשומות בקנדה
רואה החשבון הפסיק להגיב או שסיימנו איתו את ההתקשרות: מה עושים קודם?
הרשומות שמסרתם לרואה החשבון שייכות לכם, ו-IRS שומר רישום משלו של מה שהוגש, ולכן אפשר להתחיל גם בלי רואה החשבון הקודם. פועלים בסדר הזה:
- מצאו את מועד ההגשה הקרוב. מועד ההגשה של טופס 1065 או 1120-S לשנה קלנדרית הוא 15 במרץ, או 15 בספטמבר עם הארכה. מועד ההגשה של טופס 1120 לשנה קלנדרית הוא 15 באפריל של השנה שלאחר מכן, או 15 באוקטובר עם הארכה. Schedule C של בעל עסק יחידני מוגש עם טופס 1040, שמועד ההגשה שלו הוא 15 באפריל, או 15 באוקטובר עם טופס 4868. כשיש שכר, מועד ההגשה של טופס 941 הוא היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון.
- בדקו מה יש ל-IRS. השתמשו בחשבון מס עסקי (business tax account) או הזמינו תדפיסים. תדפיסים בדואר נשלחים רק לכתובת הרשומה (שלב 5).
- בקשו בכתב מרואה החשבון הקודם את הרשומות שלכם, עם רשימה ותאריך.
- הסמיכו את המשרד החדש בטופס 8821 או בטופס 2848, ובטלו את הגישה של המשרד הקודם.
- תקנו את הכתובת הרשומה אם הדואר מ-IRS עדיין מגיע למשרד הקודם.
- בנו מחדש את הספרים מתאריך חיתוך אחד.
רק שלב 3 תלוי בתשובה של רואה החשבון הקודם.
המקרה אינו פשוט כשמועד ההגשה קרוב או חלף בלי הוכחה להגשה, כשלא הוגשו דוחות לשנה אחת או יותר, כש-IRS שלח הודעה, כשממתינים להלוואה או למכירה, או כשהדוח האחרון שהוגש והספרים אינם מתאימים. במקרים כאלה ההכרעה היא מה מגישים קודם, וזה שיקול דעת של איש מקצוע; ראו את הסעיף על דוחות שלא הוגשו והודעות בהמשך.
אספו: את מכתב האישור של ה-EIN, מכתבי אישור על בחירת S או על בחירת סיווג ה-LLC, תדפיסים לכל שנה פתוחה, דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי לכל חשבון, דוחות שכר ואת הדוחות האחרונים שהוגשו.
אילו רשומות שייכות לעסק, ומה רואה חשבון קודם חייב להחזיר?
לפי כלל פדרלי, CPA, סוכן מס מורשה (enrolled agent) או עורך דין חייבים להחזיר, לפי בקשה, את הרשומות שמסרתם להם ואת הרשומות שנאספו עבורכם מאחרים. איש הנהלת חשבונות שאינו מכין דבר ל-IRS אינו מכוסה בכלל הזה; חלים מכתב ההתקשרות וחוק המדינה.
הכלל של משרד האוצר האמריקאי קובע שעל איש מקצוע, לפי בקשת הלקוח, להחזיר מיד את כל רשומות הלקוח הדרושות לעמידה בחובות המס הפדרליים של הלקוח, והוא רשאי לשמור העתקים. הכלל מחייב עורכי דין, CPA וסוכני מס מורשים. לפי לשונו הוא חל גם על כל מי שמקבל תשלום על הכנת כל הדוח או חלק ניכר ממנו, או מסמך אחר שמוגש ל-IRS.
גם מועצת רואי החשבון של כל מדינה קובעת כללים ל-CPA שהיא מעניקה להם רישיון. השאלות הנפוצות של המועצה בטקסס הן דוגמה אחת, לא כלל ארצי. בדקו את המועצה במדינה שלכם.
| פריט | מגיע לכם בחזרה? |
|---|---|
| מסמכים שמסרתם: דפי חשבון בנק, חשבוניות, דוחות שכר, דוחות קודמים | כן, לפי הכלל הפדרלי. כללי המדינה יכולים להוסיף מועד: בטקסס, למשל, CPA חייב להחזיר אותם בתוך 10 ימי עסקים, בלי תשלום. |
| מסמכים שהמשרד אסף עבורכם והיו קיימים לפני שנשכר | כן, לפי הכלל הפדרלי. |
| דוחות ונספחים שהמשרד הכין ומסר לכם קודם | כן, כשאתם צריכים אותם להגשה פדרלית נוכחית. |
| דוח או נספח שהמשרד הכין ומחזיק עד שתשלמו את שכר הטרחה על אותו מסמך | אינו מכוסה בכלל הפדרלי. בקשו בכל זאת, והסדירו את שכר הטרחה כעניין נפרד. |
| ניירות העבודה של המשרד | בדרך כלל שייכים למשרד. בטקסס, למשל, ניירות עבודה שהם רשומות לקוח חייבים להימסר, תמורת תשלום סביר. |
הכלל הפדרלי חל על רשומות שאתם צריכים לעמידה בחובות המס הפדרליים. קובץ ספר ראשי או דוחות התאמה עשויים להיות תלויים במכתב ההתקשרות, ולכן בקשו אותם בכל זאת.
מה בדיוק צריך לבקש?
בקשו בכתב כל מה שמקשר בין הדוח האחרון שהוגש להיום, לפי שנה, עם תאריך מסירה ופורמט קובץ.
| מה לבקש | למה זה נחוץ |
|---|---|
| דוחות שהוגשו לכל שנה פתוחה, עם כל הנספחים, ההצהרות ואישורי ההגשה האלקטרונית (e-file) | הוכחה למה שהוגש; נקודת המוצא ליתרות הפתיחה |
| אישורי קבלה של טופס 7004 ואישורי תשלום | מראים מה הוארך ומה שולם |
| מכתבי אישור של IRS על בחירת S, על סיווג הישות ועל בחירות אחרות | הבחירות מחייבות את הדוחות הבאים. מכתב חסר הוא דגל אדום: ראו את הסעיף האחרון |
| גיבוי של קובץ החברה בתוכנת החשבונאות והרשאת מנהל, או ייצוא של הספר הראשי, של מאזן הבוחן ושל דוחות ההתאמה | בנייה מחדש קצרה יותר כשהספר הישן קיים |
| לוחות נכסים קבועים ופחת; חשבונות הון של שותפים או רשומות של הלוואות בעלי מניות | אלה עוברים משנה לשנה וקשה לשחזר אותם מדפי חשבון בנק |
| דוחות שכר, טפסים 941 ו-940, טפסי W-2 והיסטוריית הפקדות | דוחות השכר פועלים לפי לוח זמנים משלהם |
| הודעות פתוחות מ-IRS וכל תשובה שנשלחה | מועדי המענה ממשיכים לרוץ |
| רשימה של כל גישה וכל חיבור לבנק שנפתחו על שמכם | כדי שתשלטו בהם |
שלחו את הבקשה בדרך שמוכיחה מסירה ושמרו עותק. אם רואה החשבון הוא CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, הפנו לכלל הפדרלי שלמעלה.
האם מותר להחזיק את הקבצים בגלל חשבון שלא שולם?
אצל CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, מחלוקת על שכר טרחה אינה פוטרת בדרך כלל מהחזקת רשומות הלקוח שהכלל הפדרלי מכסה. הכלל של משרד האוצר האמריקאי קובע שקיומה של מחלוקת על שכר טרחה אינה פוטרת בדרך כלל את איש המקצוע מחובת ההחזרה. יש שתי מגבלות:
- דוח או נספח שהמשרד הכין ומחזיק עד שתשלמו את שכר הטרחה על אותו מסמך אינו רשומת לקוח לפי הכלל.
- במקום שבו חוק המדינה מתיר לאיש מקצוע לשמור רשומות בזמן מחלוקת על שכר, עליו להחזיר רק את הרשומות שחובה לצרף לדוח, ולתת לכם גישה סבירה לעיין בשאר ולהעתיק אותן.
השאלות הנפוצות של טקסס מחמירות יותר: מסמכי מקור שסיפקתם חייבים להיות מוחזרים לפי בקשה, גם אם לא שילמתם. איש הנהלת חשבונות שאינו מכוסה בכלל הפדרלי כפוף לחוזה ולחוק המדינה. מחלוקות על שכר טרחה ותביעות חוזיות הן שאלות משפטיות שהעמוד הזה אינו עונה עליהן.
בקשו קודם את מסמכי המקור שסיפקתם, והסדירו את החשבון כעניין נפרד.
איך רואים מה יש ל-IRS בלי רואה החשבון?
הירשמו לחשבון מס עסקי (business tax account) אם התפקיד שלכם מתאים, או הזמינו תדפיסים בדואר או בטלפון. IRS מציג שלוש דרכים לקבל תדפיס עסקי: החשבון המקוון, טופס 4506-T בדואר, או קו העסקים והמסים המיוחדים.
| עסק | מי מקבל גישה מלאה לחשבון המקוון | גישה מוגבלת, או מגבלות |
|---|---|---|
| חברה שמגישה טופס 1120 או 1120-S | בעל סמכות מוגדר (Designated Official): נושא משרה או חבר מנהל, עובד נוכחי שקיבל טופס W-2 לשנת ההגשה האחרונה, ומוסמך לחייב את הישות | בעל מניות בחברת S שיש לו K-1 רואה יתרה, תשלומים ותדפיסים לשנים שבהן K-1 רשום |
| שותפות שמגישה טופס 1065 | Designated Official שהוא שותף כללי או שותף מנהל ב-LLC | שותף שיש לו K-1 רואה יתרה, תשלומים ותדפיסים לשנים שבהן K-1 רשום |
| בעל עסק יחידני | מי שיש לו SSN או ITIN וגם EIN ומגיש Schedule C או Schedule F | עדיין לא זמין ל-LLC שמגיש דוח כבעל עסק יחידני |
מקור: חשבון מס עסקי של IRS. גישה מלאה מציגה את היתרה, היסטוריית התשלומים, התדפיסים וההודעות והמכתבים. Designated Official חייב לחדש את התפקיד מדי שנה. גישה מוגבלת מכסה רק את השנים ש-IRS מציין כזמינות, ואולי לא את האחרונות. LLC עם חבר יחיד שמגיש טופס 1120-S או טופס 1065 יכול להירשם רק לגישה מוגבלת כבעל מניות או כשותף עם K-1; IRS מציין שתפקיד ה-Designated Official שלו יגיע בקרוב. אם אינכם עומדים בתנאים, Schedule C של בעל עסק יחידני נמצא בתדפיסים האישיים של הבעלים, וזמין דרך החשבון המקוון האישי או טופס 4506-T.
| תדפיס | מה הוא מציג |
|---|---|
| דוח מס | רוב שורות הדוח כפי שהוגש במקור. לא כולל הצהרות מצורפות ולא שינויים מאוחרים. |
| חשבון מס | תאריך הגשה, תאריך עיבוד, תשלומים, קנסות, ריבית ויתרה |
| רשומת חשבון | שילוב של תדפיס הדוח ותדפיס החשבון |
| ישות | EIN, חובות הגשה, והאם ל-LLC יש חבר אחד או כמה |
תדפיסי דוח מס ורשומות חשבון זמינים רק לתקופה הזו: השנה הנוכחית ו-3 השנים הקודמות; תדפיסי חשבון זמינים לרוב הדוחות. המתינו 2 עד 3 שבועות לאחר הגשה אלקטרונית, או 6 עד 8 שבועות לאחר שליחת דוח נייר בדואר, לפני שתבקשו תדפיס. הודעה “No record of return filed” (אין רשומה של דוח שהוגש) על דוח שהוגש לאחרונה עשויה לציין רק שהוא עדיין לא עובד. רוב הבקשות בטופס 4506-T מעובדות תוך 10 ימי עסקים. IRS שולח את התדפיס בדואר רק לכתובת שיש לו; אם זו עדיין כתובת רואה החשבון הקודם, השתמשו בחשבון המקוון או עדכנו קודם את הכתובת (ראו הסעיף על כתובת בהמשך). נושא משרה שמוסמך לחייב את החברה, או כל מי שהיה שותף בחלק מהתקופה, יכול לחתום על טופס 4506-T.
תדפיס אינו העתק של הדוח. כדי לקבל את הדוח כפי שהוגש, עם הנספחים, השתמשו בטופס 4506: העלות היא $30 לכל דוח, והטיפול נמשך עד 75 ימים קלנדריים.
איך יודעים אילו דוחות, הארכות ותשלומים הוגשו בפועל?
רשמו מה אמור להתקיים לכל שנה, ואז התאימו כל פריט לשורה בתדפיס או לאישור הגשה. פריט בלי אחד מהם נחשב לא מוכח.
| מה אמור להתקיים | איפה בודקים |
|---|---|
| טופס 1065, 1120-S או 1120 לכל שנה, או Schedule C של הבעלים | תדפיסי הדוח והחשבון מציגים את תאריכי ההגשה והעיבוד |
| הארכה בטופס 7004 (טופס 4868 לטופס 1040 של הבעלים) | לטופס 7004, תדפיס החשבון: בקשה שעובדה מופיעה בקוד פעולה 460 עם מועד ההגשה המוארך (IRM 3.12.212). אחרת, אישור הגשה אלקטרונית; IRS אינו שולח מכתב אישור |
| מקדמות מס, יתרה לתשלום והפקדות שכר | תדפיס חשבון, היסטוריית תשלומים מקוונת, דפי חשבון בנק |
| טפסים 941 ו-940 | תדפיסי דוח מס תעסוקה, ש-IRS מציע רק לשנים אחרונות; תדפיס חשבון עשוי לכסות תקופות ישנות יותר |
טופס 7004 נותן הארכה אוטומטית להגשה (6 חודשים לשותפות), לא לתשלום. IRS אינו שולח עוד אישור וכותב רק אם הוא דוחה את הבקשה, והשם וה-EIN חייבים להתאים לרישומי IRS, אחרת ההארכה אינה תקפה. אם אינכם יכולים להוכיח שהוגשה הארכה ומועד ההגשה קרוב או חלף, ראו רואה חשבון שפספס את מועד ההגשה.
אם המשרד הקודם ביצע את הפקדות השכר שלכם, בדקו אותן קודם. המעסיק נשאר אחראי למס, קנסות וריבית שצד שלישי לא הפקיד. אדם אחראי שבכוונה לא העביר מס שנוכה עלול לחייב בו אישית, כקנס שחזור כספים שנוכו (trust fund recovery penalty), שבדרך כלל אפשר לקבוע אותו במשך 3 שנים, החל מ-15 באפריל שאחרי שנת השכר, או ממועד הגשה מאוחר יותר. הירשמו למערכת התשלומים האלקטרונית של מסים פדרליים (EFTPS) עם PIN משלכם כדי לראות הפקדות שנעשו על שמכם. ראו מי משלם את הקנסות.
טופס 8821 או טופס 2848: מה המשרד החדש צריך, ומי חותם?
טופס 8821 מאפשר לנציג לראות ולקבל את פרטי המס שלכם. טופס 2848 מאפשר לנציג כשיר לפעול בשמכם. משרד חדש שרק מושך תדפיסים יכול לעבוד עם טופס 8821. משרד שידבר עם IRS, יענה להודעה או יבקש הקלה צריך טופס 2848.
| טופס 8821 | טופס 2848 | |
|---|---|---|
| מה זה מאפשר | לעיין ולקבל מידע. אינו מסמיך לדבר בשמכם. | לפעול בשמכם בעניינים הרשומים |
| מי יכול להיות מוזכר | כל אדם או משרד | מי שרשאי לייצג בפני IRS, כמו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין |
| חברה: מי חותם | נושא משרה שיכול לחייב אותה, אדם שהדירקטוריון מינה, ואחרים מסוימים | נושא משרה עם סמכות משפטית לחייב אותה, עם התואר המדויק |
| שותפות: מי חותם | כל מי שהיה שותף בחלק מכל שנה שהטופס מפרט | כל השותפים, או שותף אחד עם סמכות לפי חוק המדינה, כשהסמכות מצורפת. בעניין שחל עליו הליך הביקורת המרכזי בשותפויות (ביקורת של IRS בשותפות), חותם נציג השותפות (partnership representative). |
| מה לרשום | כל טופס מס וכל שנה או תקופה. בעל עסק יחידני רושם טופס 1040, ועם שכר גם טופס 941 או 940 | אותו דבר. לשותפות או לחברת S: “Income including pass-through items”, מספר הטופס והשנה |
| טפסים קודמים | טפסי 8821 קודמים מבוטלים אלא אם תצרפו אותם | טפסי 2848 קודמים שנרשמו לאותם עניינים מוחלפים בדרך כלל; טופס 8821 נשאר בתוקף |
אל תכתבו “All years.” IRS מחזיר טופס עם הפניה כללית. הוא לא ירשום תקופות עתידיות מעבר ל-3 שנים אחרי 31 בדצמבר של השנה שבה הטופס התקבל. חתימה אלקטרונית דורשת הגשה מקוונת בכתובת IRS.gov/Submit8821 או IRS.gov/Submit2848; טופס שנשלח בדואר או בפקס דורש חתימה בכתב יד.
כשאחד הטפסים רשום, CPA או איש מקצוע אחר יכול לבקש את התדפיסים שלכם דרך מערכת מסירת התדפיסים של IRS. מכין דוחות שאינו רשום יכול לייצג אתכם רק במקרים צרים, כמו ביקורת על דוח שאותו מכין הכין וחתם עליו. מי שאינו רשאי לייצג בפני IRS יכול להיות מוזכר רק בטופס 8821.
איך מבטלים את הגישה של רואה החשבון הקודם לחשבון ב-IRS?
בטלו את ההרשאה הישנה בכתב, ואל תניחו שטופס חדש עושה זאת. טופס 2848 חדש מחליף בדרך כלל ייפויי כוח קודמים שנרשמו לאותם עניינים, אך משאיר כל טופס 8821 בתוקף. טופס 8821 חדש מבטל הרשאות קודמות למידע מס; ההוראות שלו אינן אומרות שהוא מסיר טופס 2848. אם למשרד הקודם היו שניהם, בטלו את שניהם.
שתי הרשאות נוספות עלולות לשרוד את שני הטפסים. אם המשרד הקודם פעל כסוכן דיווח לשכר שלכם, יש לו טופס 8655: אף אחד משני הטפסים לעיל לא מסיים אותו, וטופס 8655 של סוכן דיווח חדש מסיים אותו רק מתקופת ההתחלה החדשה, ולכן בטלו אותו בשלבים שלהלן. סימון “Yes” בתיבת מכין הדוחות בתשלום בדוח האחרון מאפשר למכין הזה להתקשר ל-IRS בעניין עיבוד הדוח, והוא מסתיים מעצמו לכל המאוחר במועד ההגשה המקורי של הדוח הבא (הוראות טופס 1065).
לביטול בלי למנות מישהו חדש:
- כתבו REVOKE בראש עותק של הטופס הישן (בעמוד הראשון, בטופס 2848).
- חתמו ורשמו תאריך: מתחת לחתימה המקורית בטופס 8821 או 8655, ומיד מתחת ל-REVOKE בטופס 2848.
- שלחו בדואר או בפקס למשרד IRS שמופיע בטבלת Where To File בטופס.
בלי עותק, שלחו הצהרה חתומה שההרשאה בוטלה, עם שם וכתובת של כל נציג, ועם העניינים והשנים או התקופות, או הנוסח “revoke all years/periods” כדי לסיים אותה לגמרי. הרשאה לשימוש ספציפי נשלחת למשרד IRS שמטפל באותו עניין.
בדקו גם את פרופיל העסק בחשבון המס העסקי כדי לראות מי קיבל גישה כ-Designated User. אחר כך רשמו כל חשבון שרואה החשבון הקודם הקים או יכול להגיע אליו: קובץ החברה בתוכנת החשבונאות, חיבורי בנק וכרטיס אשראי, ספק השכר, חשבונות תשלום מסים וספקי סליקה. כשיש בידיכם גיבוי של קובץ החברה ואתם יודעים מי מריץ את הפקדות השכר, החליפו סיסמאות והפכו לבעלים או למנהל של כל אחד מהם. אם קובץ החברה נמצא במנוי של רואה החשבון והוא מסרב להעביר אותו, בקשו גיבוי שאפשר לשחזר, או פתחו קובץ חדש בתאריך החיתוך.
מתי מעדכנים כתובת או גורם אחראי?
עדכנו את הכתובת הרשומה כשרואה החשבון הקודם כבר אינו מי שאמור לקבל את הדואר שלכם, ודווחו על גורם אחראי חדש (מי שבסופו של דבר הבעלים או השולט בישות) בתוך 60 ימים. השתמשו בטופס 8822-B, שמכסה את כתובת הדואר של העסק, את המיקום ואת הגורם האחראי.
הוראות הטופס מאפשרות לעסק לקבל דואר “in care of” צד שלישי כמו רואה חשבון, אך IRS ממליץ בחום שמעסיק לא ישתמש בכתובת של ספק שכר ככתובת הרשומה שלו. אם לא תמסרו ל-IRS כתובת עדכנית, ייתכן שלא תקבלו הודעת הפרש מס (notice of deficiency) או הודעת דרישה לתשלום, וקנסות וריבית ימשיכו להצטבר על כל הפרש. כתובת שנרשמה בטופס 7004 אינה מעדכנת את הרשומה.
נושא משרה, בעלים, שותף כללי או חבר מנהל ב-LLC חותם. משרד חדש יכול לחתום בשמכם רק אם מצורף עותק של ייפוי כוח, כמו טופס 2848. הטיפול נמשך בדרך כלל 4 עד 6 שבועות. IRS לא יבצע את השינוי לפי בקשת צד שלישי לא מורשה.
איך בונים מחדש את הספרים בלי לספור דבר פעמיים?
בחרו תאריך חיתוך אחד, השאירו את הספרים הישנים כפי שהם עד אליו, והזינו כל שורה בדפי החשבון שאחריו בדיוק פעם אחת. פרט למקרים מעטים, החוק אינו דורש סוג מסוים של רשומות. הספרים שלכם חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ולהיות מגובים במסמכי תמיכה.
- בחרו את תאריך החיתוך. בחירה נפוצה היא סוף החודש האחרון שבו הספרים הישנים תואמים את הבנק ואת הדוח האחרון שהוגש. אל תזינו מחדש דבר שקדם לו.
- קבעו יתרות פתיחה בתאריך החיתוך לפי המאזן בדוח שהוגש (Schedule L), אם יש בו, ולפי יתרות הבנק לאחר ההתאמה. ל-Schedule C אין מאזן, ושותפויות וחברות S קטנות רבות אינן חייבות למלא Schedule L. מה משתמשים אז, ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
- אספו דפי חשבון לכל חשבון בנק, כרטיס אשראי ותשלומים, מתאריך החיתוך ועד היום. דף חשבון יכול להוכיח תשלום אם הוא מציג את הסכום, את הנמען ואת תאריך הרישום או העסקה, ואת מספר הצ׳ק כשמדובר בצ׳ק. הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי, ולכן שמרו גם חשבוניות.
- הזינו כל שורה פעם אחת. הכפילויות הנפוצות:
| מלכודת | למה זה נספר פעמיים | מה עושים |
|---|---|---|
| הקובץ הישן והקובץ החדש שניהם מושכים את עדכון הבנק | אותן הפקדות מגיעות לשניהם | נתקו את העדכון הישן בתאריך החיתוך |
| תשלום חשבון כרטיס אשראי מחשבון עו״ש | החיובים נרשמים כהוצאות, ואז התשלום נספר שוב | ספרו את הרכישות; רשמו את התשלום כהעברה |
| העברת כסף בין חשבונות שלכם | צד אחד נראה כהכנסה והצד השני כהוצאה | רשמו העברה אחת |
| חשבונית ואחריה ההפקדה שלה | ההכנסה נרשמת בחיוב ושוב כשהיא משולמת | התאימו את ההפקדה לחשבונית |
- התאימו כל חשבון לדף החשבון שלו, ואז השוו את הסכומים של כל שנה לתדפיסים ולטפסי 1099 שקיבלתם. לטפסי 1099 שהוצאו על מספר הביטוח הלאומי האמריקאי (SSN) שלכם, תדפיס שכר והכנסה (wage and income transcript) מציג מה IRS קיבל.
אם אין בכלל ספרים שאפשר להשתמש בהם, ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק.
מה אם דוחות לא הוגשו מעולם, או שהודעה כבר פתוחה?
הודעה פתוחה או שנה שלא הוגשה באות בדרך כלל לפני הספרים, כי מועד מענה או הגשה רץ בלוח זמנים משלו. מה בא קודם תלוי בעובדות. IRS אומר שאם הודעה דורשת תשובה, יש לפעול עד המועד.
קנסות איחור בהגשה של שותפות או של חברת S נספרים לכל בעלים לכל חודש שהדוח באיחור, ואילו של חברת C הם נספרים כחלק מהמס שלא שולם. הסכום תלוי בשנה שבה הדוח היה אמור להיות מוגש, וייתכנו סיבה סבירה או הקלה אחרת: ראו קנסות איחור בהגשה ובתשלום.
התדפיסים מראים אילו שנים חסרות. אחר כך בונים את הספרים מחדש שנה אחר שנה, מהישנה לחדשה, החל מהדוח האחרון שהוגש. לסדר ההגשה ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו. להודעה שכבר בידיכם ראו הודעה מ-IRS לעסק שלכם.
איפה מתלוננים, ואילו הסמכות צריכות להיות לאיש המקצוע הבא?
התנהגות לא תקינה של מכין דוחות בתשלום מדווחים ל-IRS, והתנהגות של CPA למועצה של המדינה.
- IRS. דף התלונות מפרט, בין השאר, אי-החזרת רשומות מקור של לקוח, הסכמה להגיש ואי-הגשה, הגשה ללא הסכמת הלקוח, מחלוקת על שכר או התנהגות מאיימת, ואי-העברה או אי-הכנה של דוחות מס תעסוקה. מסלול שינוי החשבון הנפרד בטופס 14157-A מיועד למגישי טופס 1040; חשבונות עסקיים אינם זכאים.
- מועצת המדינה. מועצת רואי החשבון של המדינה נוקטת אמצעי משמעת נגד ה-CPA שהיא מעניקה להם רישיון. למועצה בטקסס, למשל, אין בדרך כלל סמכות על איש הנהלת חשבונות ללא רישיון, והיא רואה במחלוקות על שכר טרחה עניין שמחוץ לסמכותה. במדינות אחרות המצב שונה.
לגבי הסמכות, IRS אומר שכל מי שיש לו מספר זיהוי למכין דוחות (PTIN) יכול להכין דוחות, והכישורים שונים. הספרייה שלו מפרטת מכיני דוחות בעלי הסמכה ש-IRS מכיר או רשומת סיום של עונת הגשה שנתית. לשנים רבות של דוחות, להודעות או לישות עם כמה בעלים, שאלו אם האדם הוא CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין שאפשר למנות בטופס 2848, ובדקו את הרישיון של CPA במועצת המדינה.
דוגמה
הדוגמאות להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים אמריקאיים.
LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות
ל-LLC עם שני חברים בשנה קלנדרית יש הכנסות של US$180,000. רואה החשבון שלו הפסיק להשיב בפברואר. שותף מנהל נרשם לחשבון מס עסקי כ-Designated Official, והתדפיסים מראים שעדיין אין טופס 1065 ואין הארכה (קוד 460). המשרד הקודם לא יכול להציג אישור קבלה של טופס 7004, ולכן לא הוכחה הארכה. אם הזמן מאפשר, המשרד החדש מגיש טופס 7004 לפני 15 במרץ, ואז מתאים את הספרים הישנים של השנה שהסתיימה לדפי חשבון הבנק ולדוח שהוגש בשנה הקודמת. אם הם תואמים, 31 בדצמבר הוא תאריך החיתוך; אם לא, תאריך החיתוך חוזר לסוף החודש האחרון שתואם.
חברת S עם שלוש שנים שלא הוגשו
חברת S עם בחירת S שאושרה, שלושה בעלי מניות והכנסות של כ-US$450,000 בשנה לא הגישה טופס 1120-S במשך שלוש שנים. התדפיסים מראים דוח לשנה 1, אף דוח לשנים 2 עד 4, והודעה פתוחה על שנה 2.
- קודם: בודקים את מועד המענה להודעה, והמשרד החדש מגיש טופס 2848 לשנות טופס 1120-S.
- שנה 2: הספרים נבנים מחדש מדפי חשבון בנק, החל מהמאזן שהוגש לשנה 1.
- שנה 3: נפתחת עם יתרות הסגירה של שנה 2.
- שנה 4: נפתחת עם יתרות הסגירה של שנה 3. סדר ההגשה מופיע בהשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
בעל עסק יחידני עם דפי חשבון בנק בלבד
בעל עסק יחידני מפטר איש הנהלת חשבונות ויש לו רק דפי חשבון בנק. החודש האחרון שבו הספרים הישנים מותאמים הוא יוני, ולכן תאריך החיתוך הוא 30 ביוני. כל שורה בדפי החשבון מ-1 ביולי מוזנת פעם אחת. הפקדה של US$4,000 ב-3 ביולי משלמת חשבונית של יוני שכבר מופיעה בספרים הישנים, ולכן היא מותאמת לחשבונית ואינה מוזנת כהכנסה חדשה. הפקדה בלי חשבונית בספרים הישנים היא הכנסה חדשה. העדכון מהבנק הישן מנותק.
המצב שלכם שונה?
- מועד ההגשה קרוב או חלף, שנה לא הוגשה מעולם, או שאי אפשר לדעת מה הוגש ומה פתוח אצל IRS: דוח שלא הוגש, הארכה או הודעה באים לפני הספרים. ראו רואה חשבון שפספס את מועד ההגשה והשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות ובהשלמת פיגורים או עזרה במיסוי חברות להגשת השנים החסרות.
- IRS כבר שלח הודעה: ראו הודעה מ-IRS לעסק שלכם; מועד המענה ממשיך לרוץ בזמן שהספרים נבנים מחדש.
- הספרים של חברת S שלכם מערבבים הוצאות אישיות עם חלוקות: ראו השלמת ספרים לחברת S, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- יש לכם רק דפי חשבון בנק, או שהספרים הישנים והדוח האחרון שהוגש אינם מתאימים: ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- אתם עוברים רואה חשבון באמצע השנה, או שמעורבים שכר וחשבונות מדינה: ראו החלפת רואה חשבון.
- אתם הבעלים של החברה האמריקאית מחוץ לארה״ב, או שטופס 5472 לא הוגש: ראו דיווחי בעלים זרים שלא הוגשו וקנסות ובנייה מחדש של ספרים לדיווחי בעלים זרים שלא הוגשו, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות ובהשלמת פיגורים.
- לבחירת S או לבחירת LLC אין מכתב אישור, או שאינכם בטוחים שהיא הוגשה: הדוח שמגישים תלוי בה. ראו הקלה לבחירת חברת S שהוגשה באיחור והקלה לבחירת מיסוי של LLC שהוגשה באיחור.
- הטעויות של איש הנהלת החשבונות הקודם גרמו לקנסות, או שהפקדות שכר עלולות להיות חסרות: ראו מי משלם את הקנסות וכשספק שכר לא שילם את המסים שלכם, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות להתאמת ההפקדות.
- מכין דוחות הגיש דוח אישי שגוי או מזויף: ראו מכין דוחות הגיש דוח שגוי.
- העסק נמצא בקנדה: ראו רואה חשבון קנדי שפספס הגשות או הפסיק להגיב.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| מועד ההגשה הפדרלי הרגיל לשותפויות ולחברות S ששנת המס שלהן היא שנה קלנדרית לאחר סוף השנה; התאמות לסופי שבוע ולחגים, וחריגים מזכים לספרים המנוהלים מחוץ לארה״ב, יכולים לשנות את המועד. | 15 במרץ | IRS: הוראות טופס 1065 סומן |
| מועד ההגשה הפדרלי המוארך לשותפויות ולחברות S ששנת המס שלהן היא שנה קלנדרית לאחר סוף השנה, עם טופס 7004 שהוגש במועד; נגזר מהארכת ההגשה בשישה חודשים. אינו מאריך את מועד התשלום. | 15 בספטמבר | IRS: הוראות טופס 7004 סומן |
| מועד טופס 1120 של חברת C בשנה קלנדרית בדרך כלל ה-15 בחודש הרביעי אחרי שנת המס; סופי שבוע, חגים והארכות יכולים להזיז את מועד ההגשה | 15 באפריל של השנה שלאחר מכן | IRS: הוראות טופס 1120 סומן |
| מועד הגשה מוארך של טופס 1120 של חברת C בשנה קלנדרית לחברה מקומית מסוג C בשנה קלנדרית 2026 עם הארכה תקפה בטופס 7004 שהוגשה בזמן, הדוח נדרש עד 15 באוקטובר 2027. טופס 7004 אינו מאריך את זמן התשלום; כללי סוף שבוע וחגים יכולים להזיז את התאריך בשנים אחרות. | 15 באוקטובר שנת מס 2026 | IRS: הוראות טופס 7004 סומן |
| המועד הרגיל להגשת טופס 1040 בשנה קלנדרית שאחרי שנת המס; סופי שבוע, חגים רשמיים וכללים מיוחדים לנישומים עשויים להזיז את המועד. | 15 באפריל | IRS: המועד הרגיל להגשת טופס 1040 בשנה קלנדרית סומן |
| המועד הרגיל להגשת דוח של יחיד בשנה קלנדרית, עם הארכה אוטומטית שהוגשה בזמן שאחרי שנת המס; כללי סוף שבוע, חג, שהייה בחו״ל ואסונות טבע עשויים לשנות את המועד האחרון. | 15 באוקטובר | IRS: קבלת הארכה להגשת דוח המס סומן |
| מועד ההגשה הרבעוני של טופס 941 בדרך כלל 30 באפריל, 31 ביולי, 31 באוקטובר ו-31 בינואר; ייתכנו הארכות ליום העסקי הבא ולהפקדה במועד | היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון | IRS: הוראות טופס 941 סומן |
| מועד אחרון בטקסס ל-CPA להחזיר מסמכי מקור של לקוח לפי בקשה מסמכי מקור שהלקוח מסר; ללא תשלום, גם אם הלקוח לא שילם. כלל של מדינה אחת; כל מועצת רישוי לרואי חשבון של מדינה (state board of accountancy) קובעת כללים משלה. | 10 ימי עסקים | Texas State Board of Public Accountancy: שאלות נפוצות על משרדי CPA סומן |
| עד כמה אחורה מגיעות תמציות דוח (return transcript) או רישום חשבון (record of account) בטופס 4506-T טופס 4506-T שורה 6a: תמציות דוח (return transcripts) זמינות לשנה הנוכחית ולדוחות שעובדו ב-3 שנות העיבוד הקודמות; שורה 6c: רישום חשבון (record of account), השנה הנוכחית ו-3 שנות המס הקודמות. תמציות חשבון (account transcripts, שורה 6b) זמינות לרוב הדוחות. | השנה הנוכחית ו-3 השנים הקודמות | IRS: טופס 4506-T, בקשה לתדפיס דוח מס סומן |
| זמן ההמתנה אחרי הגשה אלקטרונית לפני בקשת תדפיס מס עסקי לדוח שהוגש אלקטרונית; “No record of return filed” עשוי לומר שהדוח עדיין לא עובד. | 2 עד 3 שבועות | IRS: קבלת תדפיס מס עסקי סומן |
| זמן ההמתנה אחרי שליחת דוח על נייר בדואר לפני בקשת תדפיס מס עסקי לדוח שהוגש על נייר. | 6 עד 8 שבועות | IRS: קבלת תדפיס מס עסקי סומן |
| זמן העיבוד של רוב בקשות התדפיס בטופס 4506-T הטופס חייב להגיע ל-IRS בתוך 120 ימים מתאריך החתימה. | 10 ימי עסקים | IRS: טופס 4506-T, בקשה לתדפיס דוח מס סומן |
| אגרה של IRS על צילום של דוח מס שהוגש (טופס 4506) לכל דוח שמתבקש; יש לצרף תשלום מלא או שהבקשה נדחית; מוחזר אם IRS לא מוצא את הדוח. | $30 | IRS: טופס 4506 (Rev. 4-2025), שורה 8 סומן |
| זמן העיבוד הארוך ביותר שנקבע לעותק של דוח לפי טופס 4506 לפי הטופס, עיבוד הבקשה עשוי לקחת עד פרק זמן זה. | 75 ימים קלנדריים | IRS: טופס 4506, בקשה לעותק של דוח מס (Rev. 4-2025) סומן |
| הארכה כללית להגשת דוח שותפות בטופס 7004 הארכה תקפה שהוגשה בזמן להגשה, לא לתשלום. | 6 חודשים | IRS: הוראות טופס 7004 סומן |
| תקופת שומה כללית של קנס אחריות לכספי נאמנות (trust fund recovery penalty) מ-15 באפריל שאחרי, לדוחות מס תעסוקה שהוגשו בזמן, או מההגשה בפועל המאוחרת יותר; חלים חריגים | 3 שנים | IRS: תקופת השומה של קנס אחריות לכספי נאמנות (Trust Fund Recovery Penalty) סומן |
| מועד ההגשה הנחשב בחוק לדוח השנתי על מסי העסקה לצורך שומה בשנה הקלנדרית הבאה; הגשת הדוח בפועל במועד מאוחר יותר דוחה את תחילת תקופת השומה; חריגים יכולים להשעות או לבטל את המגבלה | 15 באפריל | IRS: כללי קביעת קנס בגין אי-העברת מסים שנגבו בנאמנות סומן |
| התקופה הרחוקה ביותר בעתיד ש-IRS רושם בטופס 8821 או בטופס 2848 נספר מ-31 בדצמבר של השנה שבה IRS מקבל את הטופס; תקופות מאוחרות יותר ברשימה אינן נרשמות. | 3 שנים | IRS: הוראות טופס 8821, שורה 3 סומן |
| מועד אחרון להודעה ל-IRS על שינוי בגורם האחראי (responsible party) הזמן לדווח על שינוי בגורם האחראי של עסק בטופס 8822-B. | 60 ימים | IRS: על טופס 8822-B סומן |
| זמן עיבוד רגיל לשינוי כתובת או גורם אחראי בטופס 8822-B הוראות הטופס אומרות שבדרך כלל לוקח פרק זמן זה לעבד שינוי. | 4 עד 6 שבועות | IRS: טופס 8822-B, שינוי כתובת או גורם אחראי, עסק (Rev. 12-2019) סומן |
מקורות ראשוניים
- IRS: קבלת תדפיס מס עסקי
- IRS: חשבון מס עסקי
- IRS: סוגי תדפיסים ודרכים להזמין אותם
- IRS: מערכת מסירת התדפיסים (TDS)
- IRS: טופס 4506-T, בקשה לתדפיס דוח מס
- IRS: טופס 4506, בקשה להעתק של דוח מס
- IRS: הוראות טופס 7004
- IRS: הוראות טופס 8821
- IRS: הוראות טופס 2848
- IRS: על טופס 8822-B
- IRS: טופס 8822-B, שינוי כתובת או גורם אחראי, עסק
- IRS: הוראות טופס SS-4
- IRS: הבנת ההודעה או המכתב מ-IRS
- Treasury Circular 230: 31 CFR 10.28, החזרת רשומות הלקוח
- Treasury Circular 230: 31 CFR 10.3, מי רשאי לעסוק בייצוג
- Treasury Circular 230: 31 CFR 10.8, הכנת דוחות והחלת הכללים על אנשים נוספים
- Texas State Board of Public Accountancy: שאלות נפוצות על משרדי CPA
- Texas State Board of Public Accountancy: צרכנים
- IRS: בחירת איש מקצוע למסים
- IRS: הגשת תלונה על מכין דוחות מס
- IRS: פרסום 583, הקמת עסק ושמירת רישומים
- IRS: Internal Revenue Manual 3.12.212, בקשות להארכת מועד הגשת דוחות
- IRS: טופס 8655, הרשאת סוכן דיווח
- IRS: מיקור חוץ של תפקידי שכר
- IRS: מסי תעסוקה וקנס שחזור כספים שנוכו (TFRP)
- IRS: הוראות טופס 1065, הרשאת מכין דוחות בתשלום
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.