Contador sumiu ou foi demitido: recupere seus registros

Meu contador parou de responder ou eu o dispensei: o que faço primeiro?

Os registros que você entregou ao contador são seus, e o IRS guarda o próprio registro do que foi entregue; por isso você pode começar sem o contador antigo. Siga esta ordem:

1. Descubra o próximo vencimento. O Form 1065 ou o Form 1120-S de ano-calendário vence em 15 de março, ou em 15 de setembro com prorrogação. O Form 1120 de ano-calendário vence em 15 de abril do ano seguinte, ou em 15 de outubro com prorrogação. O Schedule C de um empresário individual é entregue junto com o Form 1040, que vence em 15 de abril, ou em 15 de outubro com o Form 4868. Com folha de pagamento, o Form 941 vence o último dia do primeiro mês após cada trimestre.
2. Veja o que o IRS tem. Use uma Business Tax Account ou peça transcrições. As transcrições enviadas pelo correio vão apenas para o endereço registrado (etapa 5).
3. Peça por escrito ao contador antigo os seus registros, com uma lista e uma data.
4. Dê autorização ao novo escritório pelo Form 8821 ou pelo Form 2848 e revogue a do escritório antigo.
5. Corrija o endereço registrado se a correspondência do IRS ainda vai para o escritório antigo.
6. Refaça a contabilidade a partir de uma única data de corte.

Só a etapa 3 depende de uma resposta do contador antigo.

O caso deixa de ser simples quando um vencimento está próximo ou já passou sem comprovante de entrega, quando um ou mais anos nunca foram entregues, quando o IRS enviou um aviso, quando há um empréstimo ou uma venda em andamento ou quando a última declaração entregue e a contabilidade não batem. Nesses casos, o que entregar primeiro é uma decisão de julgamento de um profissional; veja a seção sobre declarações não entregues e avisos abaixo.

Reúna: a carta do EIN (número de identificação do empregador), as cartas de aceitação da opção pelo regime de corporação S ou da opção de classificação da LLC, as transcrições de cada ano em aberto, os extratos bancários e de cartão de todas as contas, os relatórios da folha de pagamento e as últimas declarações entregues.

Quais registros são meus e o que um contador anterior deve devolver?

Pela regra federal, um CPA (contador público habilitado), enrolled agent (profissional autorizado pelo IRS a representar contribuintes) ou advogado deve devolver, a pedido, os registros que você entregou e os que foram reunidos para você junto a terceiros. Um responsável contábil que não prepara nada para o IRS não está sujeito a essa regra; valem a carta de contratação e a lei estadual.

A regra do Tesouro dos EUA diz que o profissional deve, a pedido do cliente, devolver prontamente todos os registros do cliente necessários para cumprir as obrigações fiscais federais do cliente, e pode ficar com cópias. A regra obriga advogados, CPAs e enrolled agents. Pelos seus termos, ela também alcança qualquer pessoa paga para preparar toda ou uma parte substancial de uma declaração ou outro documento a ser entregue ao IRS.

Cada conselho estadual de contabilidade também define regras para os CPAs que licencia. As perguntas frequentes do conselho do Texas são apenas um exemplo, não uma regra nacional. Consulte o conselho do seu estado.

A regra federal cobre os registros de que você precisa para cumprir as obrigações fiscais federais. Um arquivo do livro-razão ou relatórios de conciliação podem depender da sua carta de contratação; peça-os mesmo assim.

O que exatamente devo pedir?

Peça tudo o que liga a última declaração entregue ao dia de hoje, por ano, por escrito, com uma data de entrega e um formato de arquivo.

Envie o pedido por um meio que comprove a entrega e guarde uma cópia. Se o contador for CPA, enrolled agent ou advogado, cite a regra federal acima.

Eles podem reter meus arquivos por uma conta em aberto?

Para um CPA, enrolled agent ou advogado, uma disputa de honorários geralmente não justifica reter os registros do cliente cobertos pela regra federal. A regra do Tesouro dos EUA diz que a existência de uma disputa de honorários geralmente não libera o profissional do dever de devolver os registros. Há dois limites:

• Uma declaração ou um anexo que o escritório preparou e retém até você pagar a cobrança por esse documento não é registro do cliente nos termos da regra.
• Onde a lei estadual permite que o profissional retenha registros durante uma disputa de honorários, ele só precisa devolver os registros que devem ser anexados à sua declaração e deve dar a você acesso razoável para consultar e copiar o restante.

As perguntas frequentes do Texas são mais rigorosas: os documentos originais que você forneceu devem ser devolvidos a pedido, mesmo que você não tenha pago. Para um responsável contábil que não é coberto pela regra federal, decidem o contrato e a lei estadual. Disputas de honorários e ações contratuais são questões jurídicas que esta página não responde.

Peça primeiro os originais que você forneceu e resolva a conta como um assunto separado.

Como vejo o que o IRS tem registrado sem o meu contador?

Cadastre-se na Business Tax Account (conta online do IRS para empresas) se a sua função permitir, ou peça transcrições por correio ou telefone. O IRS lista três formas de obter uma transcrição da empresa: a conta online, o Form 4506-T pelo correio ou a linha de atendimento para empresas e impostos especializados.

Fonte: Business Tax Account do IRS. O acesso total mostra o saldo, o histórico de pagamentos, as transcrições, os avisos e as cartas. Um Designated Official precisa renovar a função todo ano. O acesso limitado cobre apenas os anos que o IRS lista como disponíveis, que podem não incluir os mais recentes. Uma LLC de um único membro que entrega o Form 1120-S ou o Form 1065 só pode se cadastrar com acesso limitado, como acionista ou sócio com K-1; o IRS indica que a função de Designated Official dessa entidade ainda não está disponível. Se você não se enquadra, o Schedule C de um empresário individual consta das transcrições pessoais do proprietário, disponíveis pela conta online da pessoa física ou pelo Form 4506-T.

As transcrições da declaração e os registros da conta só alcançam o ano atual e os 3 anos anteriores; as transcrições da conta estão disponíveis para a maioria das declarações. Aguarde 2 a 3 semanas após a entrega eletrônica e 6 a 8 semanas após o envio de uma declaração em papel antes de pedir uma transcrição. A mensagem “No record of return filed” (nenhum registro de declaração entregue) numa declaração recente pode significar apenas que ela ainda não foi processada. A maioria dos pedidos do Form 4506-T é processada em até 10 dias úteis. O IRS envia a transcrição pelo correio apenas ao endereço que tem registrado; se ainda for o do contador antigo, use a conta online ou atualize antes o endereço (veja a seção sobre endereço abaixo). Um diretor com poderes para obrigar a corporação, ou qualquer pessoa que tenha sido sócia durante parte do período, pode assinar o Form 4506-T.

Uma transcrição não é uma cópia da declaração. Para a declaração como foi entregue, com os anexos, use o Form 4506: $30 por declaração, em até 75 dias corridos.

Como saber quais declarações, prorrogações e pagamentos foram realmente entregues?

Liste o que deveria existir para cada ano e confira cada item com uma linha da transcrição ou com uma confirmação de entrega. Um item sem nenhum dos dois não está comprovado.

O Form 7004 dá uma prorrogação automática do prazo de entrega (6 meses para uma sociedade de pessoas), não do prazo de pagamento. O IRS não envia mais aprovação e só escreve se rejeitar o pedido, e o nome e o EIN devem coincidir com os registros do IRS, senão a prorrogação não vale. Se você não consegue provar que a prorrogação foi pedida e o vencimento está próximo ou já passou, veja contador perdeu o prazo de impostos.

Se o escritório antigo fazia os depósitos da folha de pagamento, confira esses primeiro. O empregador continua responsável pelo imposto, multas e juros que um terceiro deixou de depositar. Uma pessoa responsável que deixa de repassar de propósito o imposto retido pode ter de pagá-lo pessoalmente, como a Trust Fund Recovery Penalty (multa sobre o imposto retido e não repassado), que em geral pode ser lançada durante 3 anos, contados de 15 de abril depois do ano da folha de pagamento, ou de uma data de entrega posterior. Cadastre-se no EFTPS (sistema eletrônico de pagamento de impostos federais) com o seu próprio PIN para ver os depósitos feitos em seu nome. Veja quem paga as multas.

Form 8821 ou Form 2848: de qual o novo escritório precisa e quem assina?

O Form 8821 permite que um designado veja e receba suas informações fiscais. O Form 2848 permite que um representante habilitado aja em seu nome. Um novo escritório que só vai buscar transcrições pode trabalhar com o Form 8821. Um escritório que vai falar com o IRS, responder a um aviso ou pedir alívio precisa do Form 2848.

Não escreva “All years” (todos os anos). O IRS devolve um formulário com referência genérica. Ele não registra períodos futuros além de 3 anos, contados a partir de 31 de dezembro do ano em que recebe o formulário. A assinatura eletrônica exige o envio online em IRS.gov/Submit8821 ou IRS.gov/Submit2848; um formulário enviado por correio ou fax precisa de assinatura manuscrita.

Com qualquer um dos formulários registrado, um CPA ou outro profissional pode pedir suas transcrições pelo Transcript Delivery System do IRS. Um preparador de declarações sem credencial (unenrolled return preparer) só pode representar você em casos restritos, como o exame de uma declaração que esse preparador elaborou e assinou. Quem não pode atuar perante o IRS só pode ser indicado no Form 8821.

Como encerro o acesso do contador antigo à minha conta no IRS?

Revogue por escrito a autorização antiga e não presuma que um formulário novo faz isso. Um novo Form 2848 geralmente substitui as procurações anteriores registradas para os mesmos assuntos, mas deixa em vigor qualquer Form 8821. Um novo Form 8821 revoga autorizações anteriores de acesso a informações fiscais; as instruções dele não dizem que remove um Form 2848. Se o escritório antigo tinha os dois, revogue os dois.

Duas outras autorizações podem sobreviver aos dois formulários. Se o escritório antigo atuou como seu agente de declaração da folha de pagamento, ele tem um Form 8655: nenhum dos formulários acima o encerra, e o Form 8655 de um novo agente de declaração o encerra só a partir do novo período inicial; por isso, revogue-o com as etapas abaixo. Um “Yes” na caixa do preparador remunerado da última declaração permite que esse preparador ligue para o IRS sobre o processamento da declaração, e a permissão termina sozinha, no máximo, na data de vencimento original da declaração seguinte (instruções do Form 1065).

Para revogar sem indicar ninguém novo:

1. Escreva REVOKE no alto de uma cópia do formulário antigo (na primeira página, no caso do Form 2848).
2. Assine e date: abaixo da assinatura original no Form 8821 ou no Form 8655, logo abaixo de REVOKE no Form 2848.
3. Envie por correio ou fax ao escritório do IRS indicado na tabela Where To File do formulário.

Sem uma cópia, envie uma declaração assinada de que a autorização foi revogada, com o nome e o endereço de cada designado e com os assuntos e os anos ou períodos, ou “revoke all years/periods” (revogar todos os anos/períodos), para encerrá-la por completo. Uma autorização para uso específico vai ao escritório do IRS que cuida do assunto.

Confira também o perfil da empresa na Business Tax Account para ver quem recebeu acesso como Designated User. Depois liste todas as contas que o contador antigo criou ou pode acessar: o arquivo da empresa no software de contabilidade, conexões bancárias e de cartão, provedor de folha de pagamento, contas de pagamento de impostos e processadores de pagamento. Quando tiver um backup do arquivo da empresa e souber quem faz os depósitos da folha de pagamento, troque as senhas e torne-se o proprietário ou administrador de cada conta. Se o arquivo da empresa estiver na assinatura do próprio contador e ele não quiser transferi-lo, peça um backup que você possa restaurar ou comece um arquivo novo na data de corte.

Quando atualizo o endereço ou a parte responsável?

Atualize o endereço registrado quando o contador antigo deixar de ser a pessoa que deve receber sua correspondência, e informe uma nova parte responsável (responsible party), isto é, a pessoa que em última instância é proprietária ou controla a entidade, em até 60 dias. Use o Form 8822-B, que cobre o endereço postal da empresa, o local e a parte responsável.

As instruções do formulário permitem que uma empresa receba correspondência “aos cuidados de” um terceiro, como um contador, mas o IRS recomenda firmemente que um empregador não use o endereço de um provedor de folha de pagamento como endereço registrado. Se você não informar ao IRS um endereço atual, pode não receber um aviso de deficiência (notice of deficiency) nem um aviso de cobrança (notice of demand), e as multas e os juros continuam correndo sobre qualquer deficiência. Um endereço digitado no Form 7004 não atualiza o seu registro.

Quem assina é um diretor, proprietário, sócio geral ou sócio administrador da LLC. Um novo escritório só pode assinar por você com uma cópia de uma procuração anexada, como o Form 2848. O processamento geralmente leva 4 a 6 semanas. O IRS não faz a alteração a pedido de um terceiro não autorizado.

Como refazer a contabilidade sem contar nada duas vezes?

Escolha uma data de corte, mantenha a contabilidade antiga como está até ela e lance cada linha dos extratos depois dela exatamente uma vez. Salvo em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo específico de registro. Sua contabilidade deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, com documentos de apoio.

1. Escolha a data de corte. Uma escolha comum é o último fim de mês em que a contabilidade antiga bate com o banco e com a última declaração entregue. Não relance nada antes dessa data.
2. Defina os saldos iniciais na data de corte a partir do balanço patrimonial da declaração entregue (Schedule L), se houver, e dos saldos bancários conciliados. O Schedule C não tem balanço patrimonial, e muitas sociedades de pessoas e corporações S pequenas não são obrigadas a preencher o Schedule L. Veja saldos iniciais ao trocar de contador para saber o que usar nesses casos.
3. Reúna os extratos de cada conta bancária, de cartão e de pagamento, da data de corte até hoje. Um extrato pode comprovar um pagamento se mostrar o valor, o favorecido e a data de lançamento ou da transação e, no caso de cheque, o número do cheque. A prova de pagamento sozinha não comprova uma dedução; guarde também as faturas.
4. Lance cada linha uma só vez. As duplicidades mais comuns:

1. Concilie cada conta com o extrato e depois compare os totais de cada ano com as transcrições e com os Forms 1099 que você recebeu. Para os Forms 1099 emitidos com o seu Social Security number, uma transcrição de salários e rendimentos (wage and income transcript) lista o que o IRS recebeu.

Se não há nenhuma contabilidade utilizável, veja refazer a contabilidade a partir dos extratos bancários.

E se declarações nunca foram entregues ou há um aviso em aberto?

Um aviso em aberto ou um ano não entregue costuma vir antes da contabilidade, porque o prazo de resposta ou de entrega corre por conta própria. O que vem primeiro depende dos fatos. O IRS diz que, se um aviso pede resposta, você deve agir até a data de vencimento.

As multas por atraso de uma sociedade de pessoas ou corporação S são calculadas por proprietário, para cada mês de atraso da declaração, e as de uma corporação C são calculadas como uma parte do imposto não pago. O valor depende do ano em que a declaração venceu, e pode haver alívio por causa razoável ou outro motivo: veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

As transcrições mostram quais anos estão faltando. Depois a contabilidade é refeita um ano por vez, do mais antigo ao mais recente, a partir da última declaração entregue. Para a ordem de entrega, veja como regularizar declarações empresariais não entregues. Para um aviso que você já recebeu, veja um aviso do IRS para a sua empresa.

Onde reclamo e que credenciais o próximo profissional deve ter?

A má conduta de um preparador remunerado vai ao IRS, e a conduta de um CPA vai ao conselho estadual.

• IRS. A página de reclamações lista, entre outros casos, não devolver os registros originais do cliente, aceitar entregar uma declaração e não entregar, entregar sem o consentimento do cliente, entrar em disputa de honorários ou ter comportamento ameaçador e deixar de recolher ou preparar declarações de imposto sobre a folha de pagamento. O caminho separado do Form 14157-A, para mudança de conta, é para quem entrega o Form 1040; contas de empresas não são elegíveis.
• Conselho estadual. Um conselho estadual de contabilidade disciplina os CPAs que licencia. O conselho do Texas, por exemplo, em geral não tem jurisdição sobre um responsável contábil sem licença e trata disputas de honorários como fora de sua competência. Outros estados são diferentes.

Quanto às credenciais, o IRS diz que qualquer pessoa com um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) pode preparar declarações, e as habilidades variam. O diretório do IRS lista preparadores com credenciais que o IRS reconhece ou com um registro anual de conclusão do programa de temporada de entrega (annual filing season record of completion). Para vários anos de declarações, avisos ou uma entidade com vários proprietários, pergunte se a pessoa é CPA, enrolled agent ou advogado que pode ser indicado no Form 2848, e confira a licença do CPA no conselho estadual.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

LLC de dois membros tributada como sociedade de pessoas

Uma LLC de dois membros com ano-calendário tem US$180.000 de receita. O contador parou de responder em fevereiro. Um sócio administrador se cadastra na Business Tax Account como Designated Official, e as transcrições ainda não mostram nenhum Form 1065 nem prorrogação (código 460). O escritório antigo não consegue apresentar a confirmação do Form 7004; portanto, nenhuma prorrogação está comprovada. Se houver tempo, o novo escritório entrega o Form 7004 antes de 15 de março e depois confere a contabilidade antiga do ano que acabou de terminar com os extratos bancários e a declaração entregue do ano anterior. Se bater, 31 de dezembro é a data de corte; se não, a data de corte volta para o último fim de mês que bate.

Corporação S com três anos sem entrega

Uma corporação S com a opção pelo regime S aceita, três acionistas e cerca de US$450.000 de receita por ano nunca entregou o Form 1120-S por três anos. As transcrições mostram uma declaração do Ano 1, nenhuma dos Anos 2 a 4 e um aviso em aberto sobre o Ano 2.

• Primeiro: confere-se a data de resposta do aviso, e o novo escritório entrega o Form 2848 para os anos do 1120-S.
• Ano 2: a contabilidade é refeita a partir dos extratos bancários, começando pelo balanço patrimonial entregue do Ano 1.
• Ano 3: abre com os saldos finais do Ano 2.
• Ano 4: abre com os saldos finais do Ano 3. A ordem de entrega está em como regularizar declarações empresariais não entregues.

Empresário individual só com extratos bancários

Um empresário individual demite o responsável contábil e tem apenas extratos bancários. O último mês em que a contabilidade antiga bate é junho; a data de corte é, então, 30 de junho. Cada linha dos extratos a partir de 1º de julho é lançada uma só vez. Um depósito de US$4.000, em 3 de julho, paga uma fatura de junho que a contabilidade antiga já lista; por isso é associado a essa fatura e não lançado como receita nova. Um depósito sem fatura na contabilidade antiga é receita nova. O feed bancário antigo é desconectado.

E no seu caso?

• Um vencimento está próximo ou passou, um ano nunca foi entregue, ou você não sabe dizer o que foi entregue nem o que o IRS tem em aberto: uma declaração não entregue, uma prorrogação ou um aviso vem antes da contabilidade. Veja contador perdeu o prazo de impostos e como regularizar declarações empresariais não entregues e conte com ajuda de escrituração contábil e atualização ou ajuda com impostos de corporações para entregar os anos que faltam.
• O IRS já enviou um aviso: veja um aviso do IRS para a sua empresa; o prazo de resposta continua correndo enquanto a contabilidade é refeita.
• A contabilidade da sua corporação S mistura gastos pessoais e distribuições: veja contabilidade de atualização para corporação S e conte com ajuda de escrituração contábil.
• Você só tem extratos bancários, ou a contabilidade antiga e a última declaração entregue não batem: veja refazer a contabilidade a partir dos extratos bancários e conte com ajuda de escrituração contábil.
• Você está trocando de contador no meio do ano, ou há folha de pagamento e contas estaduais envolvidas: veja troca de contador.
• Você é proprietário, de fora dos EUA, de uma empresa americana, ou o Form 5472 foi esquecido: veja declarações de proprietário estrangeiro não entregues e multas e refazer a contabilidade quando declarações de proprietário estrangeiro foram esquecidas, e conte com ajuda de escrituração contábil e atualização.
• Uma opção pelo regime S ou da LLC não tem carta de aceitação, ou você não tem certeza de que foi entregue: a declaração que você entrega depende disso. Veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S e alívio para opção tributária tardia da LLC.
• Os erros do responsável contábil antigo causaram multas, ou pode haver depósitos da folha de pagamento faltando: veja quem paga as multas e quando o provedor de folha de pagamento não pagou seus impostos, e conte com ajuda de escrituração contábil para conciliar os depósitos.
• Um preparador entregou uma declaração pessoal errada ou falsa: veja preparador entregou uma declaração errada.
• A empresa fica no Canadá: veja contador canadense que perdeu entregas ou parou de responder.