Subsidiaria en EE. UU. de una empresa extranjera: pasos y primer año

¿Cómo se crea en EE. UU. la subsidiaria de una empresa extranjera?

La matriz extranjera constituye la subsidiaria bajo la ley corporativa de un solo estado y luego le da acciones, un número de identificación fiscal, una cuenta bancaria y registros en los estados donde trabaja. El orden importa, porque cada paso necesita un documento del anterior.

1. Elija el estado de constitución y haga una lista aparte de los estados donde estarán el personal, las oficinas y los clientes.
2. Elija un nombre y un agente registrado con dirección física en ese estado. Delaware, por ejemplo, exige que toda entidad tenga uno.
3. Presente el certificado de constitución. En Delaware indica, entre otros datos, el nombre, el agente registrado, el propósito y el número de acciones autorizadas con su valor nominal (Delaware Code, title 8, sección 102).
4. Organice la corporación. El incorporador o los directores iniciales adoptan los reglamentos internos y eligen a los directores, y los directores eligen a los ejecutivos (sección 108).
5. Apruebe la emisión de acciones a la matriz con una resolución de la junta y un acuerdo de suscripción; registre las acciones en el libro de acciones cuando la matriz pague en la cuenta bancaria propia de la subsidiaria (paso 7).
6. Obtenga el EIN con el Form SS-4, nombrando como parte responsable a la persona que controla la subsidiaria, nunca a la matriz.
7. Abra la cuenta bancaria en EE. UU. (vea la sección sobre el banco más abajo).
8. Regístrese para hacer negocios en cada otro estado donde opere la subsidiaria. La ley estatal llama a esto calificar como "corporación foránea", es decir, una formada en otro estado de EE. UU.
9. Abra las cuentas de nómina y de impuesto sobre las ventas antes del primer pago de sueldo o de la primera venta gravable, en cada estado donde apliquen (configuración de la nómina).
10. Presente el informe BE-13 ante la Bureau of Economic Analysis dentro de los 45 días calendario posteriores a la creación de la subsidiaria.

Qué lo complica: la matriz paga facturas de EE. UU. desde el extranjero y nadie registra si la subsidiaria le debe ese dinero; la matriz cobra honorarios, intereses o regalías; la matriz aporta equipos, inventario o propiedad intelectual a cambio de acciones; o el personal trabaja en varios estados. La mayoría de estos casos aparecen con la primera factura entre las dos empresas o con el primer Form 1120 y Form 5472. El país de la matriz también puede tener reglas para la nueva subsidiaria; esta página cubre el lado de EE. UU.

Reúna primero: el certificado de registro de la matriz y un organigrama de propiedad que llegue hasta las personas físicas; nombres, direcciones e identificación de los directores y ejecutivos de la subsidiaria, vivan donde vivan; el plan de financiamiento (cuánto en acciones, cuánto como préstamo y cuándo); dónde estarán el personal, las oficinas y los clientes; el cierre del ejercicio de la matriz; y los acuerdos de servicios, licencia o suministro previstos con la matriz.

¿En qué estado debe constituirse una matriz extranjera?

Cualquier estado puede ser el estado de constitución, y la subsidiaria además debe registrarse en cada estado donde realmente haga negocios. Constituirla en el estado donde opera evita el informe anual y el impuesto de un segundo estado; constituirla en otro los suma a los del estado donde opera.

Una corporación de Delaware presenta un informe anual y paga el impuesto de franquicia a más tardar el 1 de marzo del año siguiente; solo el cargo del informe es de $50 (Delaware). El estado donde opera también grava a la subsidiaria: California, por ejemplo, exige el Form 100 a toda corporación registrada ante su Secretary of State o que haga negocios allí (California FTB). Para la comparación, vea en qué estado constituir la empresa; para el segundo registro, vea registrarse en otro estado.

¿Cómo se emiten las acciones a la matriz y qué documentos lo prueban?

La junta emite las acciones mediante una resolución, al precio que fija; la matriz paga y la corporación registra las acciones en su libro de acciones. Según la ley de Delaware, la junta puede aceptar dinero en efectivo, bienes tangibles o intangibles, u otro beneficio para la corporación (sección 152).

Guarde en un solo expediente el certificado de constitución, los reglamentos internos, el consentimiento de organización, la resolución de la junta que emite las acciones, el documento de suscripción de la matriz, la confirmación de la transferencia bancaria y la anotación en el libro de acciones. Estos registros muestran que el dinero se pagó por acciones y no se prestó ni se ganó.

Bienes a cambio de acciones. Si la matriz transfiere equipos, inventario o propiedad intelectual solo a cambio de acciones y controla la subsidiaria justo después, la sección 351 por lo general significa que no se reconoce ganancia ni pérdida en el intercambio. La subsidiaria entonces adjunta a su declaración de ese año una declaración con el valor justo de mercado y la base fiscal del bien (26 CFR 1.351-3(b)); conserve la valoración que la respalda. Si el bien vale menos que su base, la base de la subsidiaria puede bajar al valor justo de mercado (sección 362(e); vea empresa extranjera que entra a EE. UU.). La transferencia también puede requerir una descripción en la Parte VI del Form 5472.

Por qué importan las acciones autorizadas y el valor nominal en Delaware. El impuesto de franquicia de Delaware se puede calcular de dos maneras, y Delaware indica usar el método con el menor impuesto (Delaware):

Muchas acciones autorizadas pueden significar una cuenta alta con el primer método, así que defina el número de acciones y el valor nominal antes de presentar. El impuesto del primer año se prorratea por la parte del año en que existió la corporación (sección 503(d)). Vea impuesto de franquicia de Delaware.

¿Quién es la parte responsable en la solicitud del EIN cuando la matriz es una empresa?

Una persona física, nunca la empresa matriz. Las instrucciones del Form SS-4 definen a la parte responsable como la persona natural que en última instancia es dueña o controla la entidad, o que ejerce el control efectivo final sobre ella y sus fondos; solo nombran de manera expresa al ejecutivo principal cuando la entidad cotiza en bolsa o está registrada ante la SEC (instrucciones del Form SS-4). La página de resumen del IRS dice que en una corporación suele ser el ejecutivo principal (IRS). Para una subsidiaria, nombre a la persona que realmente la dirige, como su presidente o el director gerente de la matriz. No se puede indicar a un agente de constitución ni a otro nominatario.

Anote el SSN o ITIN de esa persona en la línea 7b, o "foreign" o N/A si no tiene uno y no puede obtenerlo (instrucciones del Form SS-4). Presente la solicitud después de que el estado acepte el certificado, con el nombre legal exacto que aparece en él.

Si la parte responsable no tiene SSN ni ITIN, la solicitud en línea no está disponible: una subsidiaria con oficina en EE. UU. envía por fax o correo al número y la dirección nacionales, y no puede usar la línea telefónica. Cuando se requiere firma, el presidente, un vicepresidente u otro ejecutivo principal firma el Form SS-4 (IRS). Si el ejecutivo nombrado se va, informe la nueva parte responsable en el Form 8822-B dentro de 60 días. Para más detalle, vea EIN sin SSN.

¿Quién firma y qué pide un banco de EE. UU. a una matriz extranjera?

Los ejecutivos de la subsidiaria firman por ella; la matriz actúa solo como accionista. Delaware exige que cada director sea una persona física, no la empresa matriz, pero no fija regla de residencia ni exige que los directores sean dueños de acciones (sección 141(b)). La junta elige a los ejecutivos, un ejecutivo autorizado, como el presidente o el tesorero, firma el Form 1120 (IRS), y una resolución de la junta debe indicar quién puede firmar en la cuenta bancaria. Quien controla los fondos de la subsidiaria y deja de pagar a propósito el impuesto de nómina retenido puede ser responsable personalmente de ese monto (26 U.S.C. 6672; vea multa por recuperación del impuesto en fideicomiso).

Un banco de EE. UU. debe identificar a cada persona que posea directa o indirectamente 25% o más de un cliente empresarial, mirando a través de la matriz, además de una persona que lo controle, como el director ejecutivo (FinCEN). Si nadie llega a ese porcentaje, como en una matriz con propiedad muy dispersa, el banco igual identifica a la persona de control. Lleve el organigrama de propiedad hasta esas personas, su identificación, los documentos de registro de la matriz, el certificado de constitución, el aviso del EIN y la resolución de la junta. La elección de dirección y de agente está en direcciones comerciales y cuentas bancarias en EE. UU..

¿La subsidiaria presenta un informe BOI?

No. La regla final de FinCEN exime de presentar el informe de información de beneficiarios finales a toda empresa creada en EE. UU.; ahora la obligación recae solo en entidades formadas en el extranjero que se registran para hacer negocios en un estado y no tienen exención (FinCEN). Si la propia matriz se registra en un estado, vea quién sigue presentando el informe BOI.

¿Hay una encuesta federal para un nuevo negocio de EE. UU. de propiedad extranjera?

Sí. Un nuevo negocio de EE. UU. en el que una entidad extranjera posee 10% o más del interés con derecho a voto debe presentar un informe BE-13 ante la Bureau of Economic Analysis, aunque la oficina no lo contacte (15 CFR 801.7). Vence dentro de los 45 días calendario posteriores a la creación de la subsidiaria y es independiente de las declaraciones de impuestos que siguen.

¿Qué presenta la subsidiaria en el primer año?

El Form 1120 de su primer año fiscal, con un Form 5472 por cada parte relacionada extranjera con la que tuvo una transacción declarable, además de las presentaciones estatales, de nómina y de retenciones que apliquen. Toda corporación nacional presenta el Form 1120 tenga o no ingresos, y marca "Initial return" (declaración inicial) en la primera (IRS).

En el Form 1120, Schedule K, la pregunta 7 indica si una persona extranjera posee 25% o más (IRS). La falta de un Form 5472, su presentación sustancialmente incompleta o no llevar los registros exigidos lleva una multa de $25,000 (IRS).

Los cobros de la matriz pueden requerir retención en EE. UU.: los intereses y las regalías por derechos usados en EE. UU. por lo general la requieren, a 30%, salvo que un tratado la reduzca; un honorario por servicios depende de dónde se hace el trabajo y de todas formas va en el Form 5472 (Publication 515). La tasa del tratado aplica solo si la subsidiaria tiene en su poder el Form W-8BEN-E de la matriz antes del pago, y la propia subsidiaria debe el impuesto que no retenga, con intereses y multas (Publication 515; 26 U.S.C. 1461). Los precios y las retenciones se tratan en subsidiaria en EE. UU. de una empresa extranjera; los pagos a plazos del primer año, en impuesto estimado del primer año de una corporación nueva.

¿Cuándo empieza y termina el primer año fiscal, y debe coincidir con el cierre de la matriz?

El primer año fiscal empieza en la fecha de constitución y termina en el cierre que elija la subsidiaria, así que la primera declaración suele cubrir un período corto (Publication 538). Una corporación C nueva adopta su año fiscal al presentar su primera declaración sobre esa base; el mes de cierre que se anota en el Form SS-4 no lo adopta.

Las reglas federales para una corporación C nueva no ligan su cierre al de la matriz, así que hacerlos coincidir es una decisión, salvo que la subsidiaria sea una corporación de servicios personales (consultoría, ingeniería y servicios similares prestados por empleados propietarios), que por lo general debe usar el año calendario (instrucciones del Form 1120). Cambiar el año después por lo general requiere aprobación del IRS con el Form 1128 (instrucciones del Form 1120). Una declaración corta del primer año vence el día 15 del cuarto mes después del cierre del año, sin importar en qué mes termine el año, incluido junio (26 U.S.C. 6072 y notas). Para el año contable, el estándar y la moneda de la contabilidad, vea contabilidad de una subsidiaria en EE. UU. de una matriz extranjera.

¿El primer financiamiento de la matriz es una transacción declarable?

Un préstamo de la matriz es declarable; una compra de nuevas acciones en efectivo, por sí sola, no está en la lista del Form 5472 de una corporación C. La Parte IV declara los montos prestados en la línea 17, como saldos inicial y final o como promedio mensual, y los intereses pagados en la línea 32. Su línea general de otros montos recibidos cuenta solo los montos que entran al ingreso gravable de la subsidiaria, y el pago por sus propias acciones nuevas no lo hace (instrucciones del Form 5472). El concepto del reglamento sobre pagos y aportes de constitución aplica solo a las entidades ignoradas de propiedad extranjera (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)).

La trampa: la matriz paga desde el extranjero el alquiler, los sueldos o a los proveedores de EE. UU. directamente, y nadie registra si cada pago es un préstamo o capital hasta que vence la primera declaración. Decídalo y documéntelo cuando se mueva el dinero. Para acciones frente a préstamo, vea empresa extranjera que entra a EE. UU.; para los registros, vea aportar dinero a una corporación de EE. UU. desde el extranjero.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses.

Una matriz japonesa con oficina en California

Una empresa japonesa constituye una subsidiaria de Delaware con 1,000,000 de acciones autorizadas y se las emite todas a sí misma por US$500,000 en efectivo. Su director ejecutivo, que además es el presidente de la subsidiaria, es la parte responsable; como no tiene SSN ni ITIN y no puede obtenerlos, la línea 7b dice "foreign". Como la oficina está en California, la subsidiaria no es un solicitante internacional y envía el Form SS-4 por fax al número nacional del IRS. Se registra en California y, con costos de creación muy inferiores a US$40 millones, presenta un BE-13 Claim for Exemption dentro de 45 días.

Primer año: Form 1120, con respuesta sí a la pregunta 7; la compra de acciones por US$500,000 no requiere por sí sola el Form 5472. Para un año completo, el método de acciones autorizadas de Delaware daría US$8,665. El método de capital con valor nominal supuesto da el mínimo de US$400: US$500,000 de activos entre 1,000,000 de acciones emitidas son US$0.50 por acción, por 1,000,000 de acciones autorizadas (el valor nominal declarado es menor) son US$500,000. La subsidiaria debe el menor impuesto, US$400 prorrateados por la parte del primer año en que existió, más el cargo del informe de US$50; vea impuesto de franquicia de Delaware. California: Form 100; una corporación recién calificada no paga el impuesto mínimo de US$800 en su primer año, pero cualquier ingreso se grava a 8.84%.

La matriz factura servicios de apoyo

La misma subsidiaria paga a la matriz US$200,000 por servicios de apoyo que su personal presta en Japón. Ahora se requiere el Form 5472: un formulario para la matriz, con el honorario en la Parte IV, línea 29. Un honorario por servicios prestados por completo fuera de EE. UU. por lo general es de fuente extranjera, así que no hay retención en EE. UU., pero el precio igual debe ser de plena competencia.

Una matriz del Reino Unido crea la subsidiaria en noviembre

Una matriz del Reino Unido con cierre de ejercicio el 31 de marzo constituye su subsidiaria el 10 de noviembre. Con cierre en año calendario, el primer Form 1120 cubre del 10 de noviembre al 31 de diciembre y vence el 15 de abril. Con cierre el 31 de marzo para coincidir con la matriz, cubre del 10 de noviembre al 31 de marzo y vence el 15 de julio. En ambos casos, el primer informe anual de Delaware vence el 1 de marzo, con el impuesto de franquicia prorrateado del 10 de noviembre al 31 de diciembre. Si la matriz presta US$100,000 el 1 de diciembre, la línea 17 muestra US$0 al inicio y US$100,000 al final del primer año fiscal.

¿Su caso es distinto?

• Su matriz es canadiense: use crear una subsidiaria en EE. UU. desde Canadá, que suma las declaraciones de la matriz canadiense.
• No ha elegido entre sucursal, subsidiaria o LLC, ni entre acciones y préstamo: vea empresa extranjera que entra a EE. UU..
• La matriz quiere ser dueña de una LLC de EE. UU.: vea una LLC propiedad de una corporación.
• La matriz cobrará honorarios, intereses o regalías: los precios y las retenciones están en subsidiaria en EE. UU. de una empresa extranjera; si ya se hicieron pagos sin retención, vea retenciones omitidas en pagos al extranjero.
• Se acerca el primer Form 1120 y Form 5472, o la primera factura entre las empresas del grupo: lleve los registros de acciones, los documentos de préstamo y las facturas de la matriz a ayuda tributaria corporativa.
• La matriz ha estado pagando directamente el alquiler, los sueldos o a los proveedores de EE. UU.: cada pago debe clasificarse como préstamo o capital antes de la primera declaración; vea aportar dinero a una corporación de EE. UU. desde el extranjero y reciba ayuda tributaria corporativa.
• Se omitió un Form 5472 o llegó un aviso de multa: vea presentaciones omitidas y multas de propietarios extranjeros y reciba ayuda tributaria corporativa.
• Necesita configurar la contabilidad, la moneda y la nómina: vea contabilidad de una subsidiaria en EE. UU. de una matriz extranjera o reciba ayuda con la contabilidad.
• La subsidiaria se constituyó a fines del año y pasó poco: vea declaraciones del año en que se constituyó la empresa de un propietario extranjero.