Télétravail pour un employeur canadien depuis les États-Unis

Télétravail pour une entreprise canadienne depuis les États-Unis : quel pays impose votre paie?

Ce sont les États-Unis, dès que vous résidez aux États-Unis et non au Canada. Selon le paragraphe 1 de l'article XV de la convention fiscale Canada–États-Unis, la paie n'est imposable que dans le pays où vous vivez, sauf si le travail est exécuté dans l'autre pays. Un résident des États-Unis qui travaille de chez lui aux États-Unis paie l'impôt américain sur cette paie, et le Canada n'y a généralement aucun droit, même si l'employeur, la paie et la banque sont canadiens.

Quatre éléments rendent un dossier moins simple :

• Les jours travaillés au Canada. Le Canada peut imposer la paie de ces jours, et l'exemption habituelle pour séjour de courte durée n'aide pas lorsque l'employeur est canadien.
• L'année du déménagement. La paie d'avant et d'après la date du déménagement est imposée différemment, et vous pouvez être résident des deux pays pendant une partie de l'année. Voyez la déclaration à double statut de l'année du déménagement.
• Famille ou maison toujours au Canada. Le Canada peut encore vous traiter comme un résident et imposer toute votre paie, jusqu'à ce que les règles de départage de la convention tranchent. Voyez la résidence fiscale canadienne.
• Aucune paie aux États-Unis. Rien n'est retenu pour les États-Unis; vous payez donc vous-même l'impôt fédéral et celui de l'État, et la sécurité sociale américaine peut rester impayée.

Rassemblez votre date de déménagement, un calendrier des lieux où vous avez travaillé chaque jour, vos talons de paie et votre feuillet T4, ainsi que toute lettre de votre employeur sur votre nouveau statut.

Mon employeur canadien doit-il cesser de retenir l'impôt canadien sur le revenu?

Généralement oui, dès que vous n'êtes plus résident du Canada. Le paragraphe 104(2) du Règlement de l'impôt sur le revenu prévoit qu'aucun impôt n'est retenu pour un employé qui n'est ni employé ni résident au Canada, sauf sur la paie pour les fonctions exercées au Canada et certaines sommes versées à d'anciens résidents. Le volet de la paie, y compris ce qu'il faut dire au service de paie et comment faire cesser les retenues, est expliqué dans travailler pour un employeur canadien depuis l'étranger.

Les jours où je reviens travailler au Canada : le Canada impose-t-il cette paie?

Oui, le Canada peut imposer la paie du travail que vous faites pendant que vous êtes au Canada. La convention offre deux façons de s'en sortir, et une seule convient habituellement avec un employeur canadien (article XV(2)) :

C'est le piège courant : quelques semaines au bureau de Toronto sont bien en deçà de 183 jours, mais la règle du séjour de courte durée ne s'applique pas parce que votre employeur est canadien. Seul le critère du petit montant peut exempter cette paie. Si la paie des jours travaillés au Canada dépasse la limite, le Canada l'impose en entier, vous produisez une déclaration canadienne de non-résident et vous pouvez réclamer l'impôt canadien comme crédit dans votre déclaration américaine; voyez réclamer l'impôt canadien dans votre première déclaration américaine.

Le service de paie peut quand même retenir de l'impôt pour les jours travaillés au Canada, même lorsque la convention exempte la paie, à moins que l'ARC n'approuve d'abord une dispense; voyez travailler pour un employeur canadien depuis l'étranger.

La sécurité sociale suit le même partage : l'accord couvre le travail selon le pays où il est exécuté; la paie des jours travaillés au Canada peut donc donner lieu au RPC et à l'AE plutôt qu'à la sécurité sociale américaine. Demandez au service de paie de traiter ces jours séparément.

Dois-je encore payer le RPC et l'AE si je vis aux États-Unis, ou la sécurité sociale américaine?

Habituellement la sécurité sociale américaine, et non le RPC. Selon l'accord de sécurité sociale Canada–États-Unis, un emploi n'est couvert que par le régime du pays où le travail est exécuté (ARC : IC84-6). Le travail fait depuis votre domicile aux États-Unis est du travail américain.

L'exception est une affectation temporaire. Si votre employeur vous envoie travailler aux États-Unis pour une période déterminée, vous restez normalement dans le RPC et êtes exempté de la cotisation de sécurité sociale américaine et de Medicare, pendant au plus 60 mois; les deux pays peuvent convenir de prolonger cette période. La preuve est un certificat de couverture, demandé au moyen du formulaire CPT56 et remis à l'employeur; l'IRS indique qu'un employé qui réclame l'exemption américaine doit en obtenir un. Un déménagement permanent, où vous avez choisi de vivre aux États-Unis et de garder l'emploi, ne correspond pas à cette exception.

Les propres critères du Canada vont dans le même sens (ARC : emploi à l'extérieur du Canada) :

L'ARC ajoute qu'un employeur ne peut pas utiliser le formulaire CPT8 pour vous maintenir dans le RPC lorsque le Canada a un accord de sécurité sociale avec le pays de travail, comme c'est le cas avec les États-Unis. Si vous étiez dans le Régime de rentes du Québec (RRQ), la couverture du RRQ est traitée séparément; voyez travailler aux États-Unis pour un employeur étranger.

Qui paie la sécurité sociale américaine et Medicare si l'employeur n'a pas de paie aux États-Unis?

L'employeur. L'IRS indique que les personnes employées aux États-Unis par un employeur étranger sont généralement assujetties à la retenue de sécurité sociale américaine et de Medicare par cet employeur, sauf si un accord de sécurité sociale les exempte. La sécurité sociale américaine s'applique à la paie jusqu'à 184 500 US$; Medicare s'applique à la totalité.

Si votre employeur n'a pas de compte de paie aux États-Unis et ne retient rien, cette lacune ne se règle pas par votre seule déclaration : l'obligation incombe à l'employeur, et la façon de payer l'impôt omis dépend de votre situation et de la réponse de l'employeur. Soulevez la question tôt auprès de l'employeur; la mise en place est expliquée dans embaucher un employé de l'autre côté de la frontière. La façon de déclarer des salaires sans retenue dans votre déclaration, et le moment où le formulaire 8919 s'applique, sont expliqués dans travailler aux États-Unis pour un employeur étranger.

Comment payer l'impôt fédéral américain sans retenue aux États-Unis?

Par des paiements estimatifs trimestriels au moyen du formulaire 1040-ES. La Publication 505 indique que vous devez généralement payer un impôt estimatif si vous prévoyez devoir au moins 1 000 US$ après les retenues et les crédits. L'impôt canadien retenu sur votre paie n'est pas une retenue américaine et ne compte pas.

Pour éviter la pénalité pour paiement insuffisant, versez durant l'année le plus petit des montants suivants :

L'année de votre arrivée, vous n'avez généralement pas de déclaration américaine complète pour l'année précédente; la cible fondée sur l'année précédente n'est donc pas disponible, et il faut viser celle de l'année courante. Le premier paiement est dû 15 avril si vous avez un revenu ce trimestre-là; si votre revenu américain commence plus tard, le premier paiement est dû au plus tard à la date de cette période ultérieure (Publication 505; formulaire 1040-ES). Comment calculer et faire les paiements est expliqué dans les paiements estimatifs trimestriels d'impôt.

Dois-je l'impôt de l'État sur cette paie?

Si votre État a un impôt personnel sur le revenu, il impose généralement les salaires d'un résident, et un employeur canadien qui ne s'est pas inscrit dans votre État ne le retiendra pas. Vous faites alors les paiements estimatifs propres à l'État, qui ont leurs propres dates et règles de pénalité. Votre État peut aussi imposer la paie des jours travaillés au Canada, et les crédits d'État pour l'impôt canadien varient. Voyez le télétravail et l'impôt d'État sur le revenu et quel État américain choisir en quittant le Canada.

Quel feuillet vais-je recevoir, et comment la paie figure-t-elle dans ma déclaration américaine?

Vous recevrez généralement un feuillet T4 canadien, sans impôt sur le revenu si le service de paie a cessé les retenues, et aucun formulaire W-2 américain. Déclarez tout de même la paie de votre période de résidence aux États-Unis (en entier, si vous avez été résident des États-Unis toute l'année) dans votre formulaire 1040, en dollars américains; le T4 n'est pas un W-2, et sa case d'impôt n'est pas une retenue américaine. La ligne à utiliser et la façon de convertir sont expliquées dans travailler aux États-Unis pour un employeur étranger.

Si de l'impôt canadien a été retenu pour des jours travaillés aux États-Unis, demandez à l'employeur de corriger le feuillet, ou récupérez l'impôt dans une déclaration canadienne; voyez travailler pour un employeur canadien depuis l'étranger. Ce n'est pas un crédit américain pour impôt étranger, parce que ce sont les États-Unis, et non le Canada, qui ont le droit d'imposer cette paie.

Que change-t-il si mon employeur fait de moi un entrepreneur indépendant?

Si vous devenez réellement un entrepreneur indépendant, la sécurité sociale fonctionne autrement : vous devez vous-même l'impôt américain sur le travail autonome, et l'accord de sécurité sociale rattache les travailleurs autonomes au pays où ils vivent, et non à celui du payeur (ARC : IC84-6). Être entrepreneur indépendant dépend de la façon dont le travail est exécuté, et non du nom que l'employeur lui donne. Voyez l'impôt sur le travail autonome à l'étranger et la totalisation.

Que dois-je remettre à mon employeur, et que dois-je conserver?

Remettez au service de paie votre nouvelle adresse aux États-Unis, la date où vous avez cessé d'être résident du Canada, la nature de votre déménagement (permanent ou affectation de durée déterminée) et, avant chaque voyage, les dates où vous travaillerez au Canada. Conservez un calendrier daté des lieux où vous avez travaillé chaque jour, vos talons de paie et vos feuillets T4, tout certificat de couverture et la preuve de chaque paiement estimatif.

Exemple

À titre d'illustration seulement. La paie est en dollars canadiens; les taux et les nombres de jours sont des chiffres ronds.

Déménager à Charlotte avec le même emploi

Une analyste gagne 110 000 $ CA par année. Elle déménage de Toronto à Charlotte le 1er mars et continue de travailler de chez elle. À partir de mars, son travail est exécuté aux États-Unis; selon l'accord de sécurité sociale, il relève donc de la sécurité sociale américaine, et non du RPC; l'AE cesse parce qu'elle ne vit plus au Canada; et la retenue d'impôt sur le revenu cesse parce qu'elle n'est plus résidente ni employée au Canada. Les États-Unis et la Caroline du Nord imposent sa paie à partir de cette date. Son employeur n'a pas de paie aux États-Unis; elle fait donc des paiements estimatifs fédéraux et d'État pour les trimestres suivant le déménagement et demande à l'employeur comment la sécurité sociale américaine sera traitée. Pour l'année du déménagement, elle produit une déclaration canadienne pour sa paie de janvier et de février et une première déclaration américaine pour sa paie à partir de mars; voyez la déclaration à double statut.

Quinze jours au bureau de Toronto

L'année suivante, elle passe 15 jours ouvrables à Toronto. À environ 230 jours ouvrables par année, cette paie s'élève à environ 7 200 $ CA, sous la limite de 10 000 $ CA de la convention; le Canada ne peut donc pas l'imposer. Si le service de paie a retenu de l'impôt canadien pour ces jours, elle le récupère dans une déclaration canadienne. Si elle y avait passé 30 jours, soit environ 14 300 $ CA, la totalité du montant serait imposable au Canada, parce que son employeur est canadien; elle produirait une déclaration canadienne de non-résident et réclamerait cet impôt comme crédit dans sa déclaration américaine.

Une affectation de deux ans à Seattle

Un développeur d'une entreprise de Calgary est envoyé au bureau de Seattle pendant deux ans et reviendra ensuite. Comme l'affectation est temporaire et respecte la limite de l'accord, son employeur peut obtenir un certificat de couverture au moyen du formulaire CPT56. Grâce à lui, il reste dans le RPC et est exempté de la cotisation de sécurité sociale américaine et de Medicare sur ce travail. L'impôt sur le revenu est une question distincte : la résidence selon les règles de chaque pays et la convention déterminent qui impose sa paie.

Votre situation est différente?

• Vous travaillez au Canada pendant des semaines à la fois, ou vos jours au Canada font dépasser la limite de la convention : une déclaration canadienne et un crédit américain dépendent tous deux de vos registres de jours travaillés; obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Votre employeur refuse de mettre en place une paie aux États-Unis ou continue de retenir l'impôt canadien et le RPC : la solution passe par les deux pays; voyez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Votre conjoint, vos enfants ou votre maison sont toujours au Canada : votre résidence détermine quel pays impose toute votre paie; voyez la résidence fiscale canadienne et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• C'est l'année de votre déménagement : vous produisez une déclaration canadienne de l'année de départ et une première déclaration américaine qui peut être à double statut; voyez la déclaration à double statut de l'année du déménagement et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Des mois ou des années se sont écoulés sans retenue de sécurité sociale américaine ou sans paiements estimatifs : ce qui est dû, par qui, et les pénalités dépendent de votre situation et de la réponse de votre employeur; obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Vous avez des attributions d'actions, une prime ou une paie gagnée autour du déménagement : chaque pays impose sa part selon les jours travaillés; voyez les attributions d'actions et la paie après un déménagement et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Vous êtes aux États-Unis avec le statut TN : voyez les Canadiens titulaires d'un visa TN.
• Vous avez déménagé dans un autre pays que les États-Unis : voyez travailler pour un employeur canadien depuis l'étranger.
• Vous vivez encore au Canada et travaillez pour un employeur américain : voyez travailler de part et d'autre de la frontière.