Trabalho remoto para empresa canadense a partir dos EUA: imposto e CPP

Trabalho remoto para uma empresa canadense a partir dos EUA: qual país tributa o seu salário?

Os EUA, quando você é residente nos EUA e não no Canadá. Pelo artigo XV(1) do tratado tributário entre o Canadá e os EUA, o salário só é tributável no país onde você mora, a menos que o trabalho seja feito no outro país. Um residente dos EUA que trabalha de casa nos EUA paga imposto dos EUA sobre esse salário, e o Canadá geralmente não tem direito a ele, mesmo que o empregador, a folha de pagamento e o banco sejam canadenses.

Quatro coisas tornam o caso não simples:

• Dias que você trabalha no Canadá. O Canadá pode tributar o pagamento por esses dias, e a isenção habitual de curta permanência não ajuda quando o empregador é canadense.
• O ano da mudança. O salário de antes e de depois da data da mudança é tributado de forma diferente, e você pode ser residente nos dois países por parte do ano. Veja a declaração dual-status no ano em que você se muda.
• Família ou casa ainda no Canadá. O Canadá pode continuar tratando você como residente e tributar todo o seu salário, até que as regras de desempate do tratado resolvam. Veja residência fiscal no Canadá.
• Sem folha de pagamento nos EUA. Nada é retido para os EUA, então você paga sozinho o imposto federal e estadual, e o Social Security dos EUA pode ficar sem pagamento.

Reúna a data da mudança, um calendário de onde você trabalhou em cada dia, seus demonstrativos de pagamento e o T4, e qualquer carta do empregador sobre sua nova situação.

Meu empregador canadense deve parar de descontar o imposto de renda canadense?

Em geral sim, quando você deixa de ser residente no Canadá. O Income Tax Regulations seção 104(2) diz que nenhum imposto é retido de um empregado que não trabalha nem reside no Canadá, exceto sobre o pagamento por funções exercidas no Canadá e certos pagamentos a ex-residentes. A parte da folha de pagamento, incluindo o que dizer ao setor de folha e como parar os descontos, está em trabalhar para um empregador canadense do exterior.

Nos dias em que volto ao Canadá para trabalhar, o Canadá tributa esse salário?

Sim, o Canadá pode tributar o pagamento pelo trabalho que você faz enquanto está no Canadá. O tratado dá duas saídas, e normalmente só uma serve para um empregador canadense (artigo XV(2)):

Esta é a armadilha mais comum: algumas semanas no escritório de Toronto ficam bem abaixo de 183 dias, mas a regra de curta permanência não se aplica porque o seu empregador é canadense. Só o teste do valor pequeno pode isentar esse pagamento. Se o pagamento pelos dias trabalhados no Canadá passar do limite, o Canadá tributa tudo, você entrega uma declaração canadense de não residente e pode pedir o imposto canadense como crédito na sua declaração dos EUA; veja pedir o imposto canadense na sua primeira declaração dos EUA.

A folha de pagamento ainda pode reter imposto nos dias trabalhados no Canadá mesmo quando o tratado isenta o pagamento, a menos que a CRA aprove antes uma dispensa; veja trabalhar para um empregador canadense do exterior.

A previdência segue a mesma divisão: o acordo cobre o trabalho pelo país onde ele é feito, então o pagamento pelos dias trabalhados no Canadá pode gerar CPP e EI em vez de Social Security dos EUA. Peça à folha de pagamento que trate esses dias separadamente.

Ainda pago CPP e EI se moro nos EUA, ou pago o Social Security dos EUA?

Em geral, o Social Security dos EUA, e não o CPP. Pelo acordo de previdência social entre o Canadá e os EUA, o emprego é coberto apenas pelo sistema do país onde o trabalho é feito (CRA: IC84-6). Trabalho feito da sua casa nos EUA é trabalho nos EUA.

A exceção é a transferência temporária. Se o empregador o envia para trabalhar nos EUA por um tempo determinado, você normalmente continua no CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá) e fica isento do Social Security e do Medicare dos EUA, por até 60 meses; os dois países podem acordar prorrogar. A prova é um certificado de cobertura previdenciária, pedido no Form CPT56 e entregue ao empregador; o IRS diz que o empregado que reivindica a isenção dos EUA precisa obter um. Uma mudança permanente, em que você escolheu morar nos EUA e manter o emprego, não se encaixa nessa exceção.

Os testes próprios do Canadá apontam na mesma direção (CRA: emprego fora do Canadá):

A CRA acrescenta que o empregador não pode usar o Form CPT8 para manter você no CPP quando o Canadá tem um acordo de previdência social com o país onde o trabalho é feito, como tem com os EUA. Se você estava no QPP (Quebec Pension Plan), a cobertura do QPP é tratada separadamente; veja trabalhar nos EUA para um empregador no exterior.

Quem paga o Social Security e o Medicare dos EUA se o empregador não tem folha de pagamento nos EUA?

O empregador. O IRS diz que pessoas empregadas nos EUA por um empregador estrangeiro geralmente estão sujeitas à retenção do Social Security e do Medicare pelo empregador estrangeiro, a menos que um acordo de previdência social as isente. O Social Security se aplica ao salário até US$184.500; o Medicare se aplica a todo ele.

Se o seu empregador não tem conta de folha de pagamento nos EUA e não retém, essa lacuna não se resolve só pela sua declaração: o dever é do empregador, e como o imposto não retido será pago depende dos seus fatos e da resposta do empregador. Fale com o empregador cedo; a montagem está em contratar um empregado entre países. Como informar na declaração os salários sem retenção, e quando o Form 8919 se aplica, está em trabalhar nos EUA para um empregador no exterior.

Como pago o imposto federal dos EUA sem retenção nos EUA?

Por pagamentos estimados trimestrais no Form 1040-ES. A Publication 505 diz que, em geral, você precisa pagar imposto estimado se espera dever pelo menos US$1.000 depois das retenções e créditos. O imposto canadense descontado do seu salário não é retenção dos EUA e não conta.

Para evitar a multa por pagamento insuficiente, pague ao longo do ano o menor entre:

No ano em que você chega, em geral não há declaração dos EUA de ano inteiro para o ano anterior, então a meta do ano anterior não está disponível; planeje pela meta do ano corrente. O primeiro pagamento vence em 15 de abril se você tem renda nesse trimestre; se a sua renda nos EUA começar depois, o primeiro pagamento vence na data desse período posterior (Publication 505; Form 1040-ES). Como calcular e fazer os pagamentos está em pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Devo imposto de renda estadual sobre o salário?

Se o seu estado tem imposto de renda pessoal, ele geralmente tributa os salários de um residente, e um empregador canadense que não se registrou no seu estado não vai retê-lo. Você então faz os pagamentos estimados do próprio estado, que têm datas e regras de multa próprias. O seu estado também pode tributar o salário dos dias trabalhados no Canadá, e os créditos estaduais pelo imposto canadense variam. Veja trabalho remoto e imposto de renda estadual e para qual estado dos EUA se mudar saindo do Canadá.

Que informe eu recebo, e como o salário entra na minha declaração dos EUA?

Em geral você receberá um T4 canadense, sem imposto de renda se a folha de pagamento parou os descontos, e nenhum Form W-2 dos EUA. Mesmo assim, informe o salário do seu período de residência nos EUA (todo ele, se você foi residente dos EUA o ano inteiro) no Form 1040, em dólares americanos; o T4 não é um W-2 e a caixa de imposto dele não é retenção dos EUA. A linha a usar e como converter estão em trabalhar nos EUA para um empregador no exterior.

Se imposto canadense foi retido nos dias trabalhados nos EUA, peça ao empregador que corrija o informe, ou recupere o imposto em uma declaração canadense; veja trabalhar para um empregador canadense do exterior. Ele não gera crédito por imposto estrangeiro nos EUA, porque o direito de tributar esse salário é dos EUA, e não do Canadá.

O que muda se meu empregador me transformar em prestador de serviços?

Se você realmente se torna prestador de serviços, a previdência funciona de outra forma: você deve o imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax) por conta própria, e o acordo de previdência social atribui os autônomos pelo local onde moram, e não pelo local de quem paga (CRA: IC84-6). Ser ou não prestador de serviços depende de como o trabalho é feito, e não de como o empregador o chama. Veja imposto de autônomo no exterior e totalização.

O que devo entregar ao empregador e o que devo guardar?

Entregue à folha de pagamento seu novo endereço nos EUA, a data em que você deixou de ser residente no Canadá, se a mudança é permanente ou uma transferência por prazo determinado e, antes de cada viagem, as datas em que você vai trabalhar no Canadá. Guarde um calendário datado de onde você trabalhou em cada dia, seus demonstrativos de pagamento e T4s, qualquer certificado de cobertura e a prova de cada pagamento estimado.

Exemplo

Apenas ilustrativo. O salário está em dólares canadenses; as alíquotas e a contagem de dias são números redondos.

Mudando para Charlotte com o mesmo emprego

Uma analista ganha C$110.000 por ano. Ela se muda de Toronto para Charlotte em 1º de março e continua trabalhando de casa. A partir de março, o trabalho dela é feito nos EUA, então, pelo acordo de previdência social, ele fica sob o Social Security dos EUA, e não sob o CPP; o EI para porque ela não mora mais no Canadá; e a retenção do imposto de renda para porque ela não é mais residente nem empregada no Canadá. Os EUA e a Carolina do Norte tributam o salário dela a partir dessa data. O empregador dela não tem folha de pagamento nos EUA, então ela faz pagamentos estimados federais e estaduais pelos trimestres depois da mudança e pergunta ao empregador como o Social Security dos EUA será tratado. No ano da mudança, ela entrega uma declaração canadense para o salário de janeiro e fevereiro e uma primeira declaração dos EUA para o salário a partir de março; veja a declaração dual-status.

Quinze dias no escritório de Toronto

No ano seguinte, ela passa 15 dias úteis em Toronto. Com cerca de 230 dias úteis por ano, esse salário é de aproximadamente C$7.200, abaixo do limite de C$10.000 do tratado, então o Canadá não pode tributá-lo. Se a folha de pagamento reteve imposto canadense nesses dias, ela o recupera em uma declaração canadense. Se tivesse passado 30 dias lá, cerca de C$14.300, o valor inteiro seria tributável no Canadá, porque o empregador dela é canadense; ela entregaria uma declaração canadense de não residente e pediria esse imposto como crédito na declaração dos EUA.

Uma transferência de dois anos para Seattle

Um desenvolvedor de uma empresa de Calgary é enviado ao escritório de Seattle por dois anos e vai voltar. Como a transferência é temporária e está dentro do limite do acordo, o empregador dele pode obter um certificado de cobertura previdenciária no Form CPT56. Com ele, o desenvolvedor continua no CPP e fica isento do Social Security e do Medicare dos EUA sobre esse trabalho. O imposto de renda é outra questão: onde ele é residente, segundo as regras de cada país e o tratado, decide quem tributa o salário dele.

E no seu caso?

• Você trabalha no Canadá por semanas seguidas, ou seus dias no Canadá fazem o salário passar do limite do tratado: tanto a declaração canadense quanto o crédito nos EUA dependem dos seus registros de dias trabalhados; procure ajuda tributária entre países.
• Seu empregador não quer montar uma folha de pagamento nos EUA ou continua descontando imposto canadense e CPP: a solução passa pelos dois países; veja contratar um empregado entre países e procure ajuda tributária entre países.
• Seu cônjuge, seus filhos ou sua casa ainda estão no Canadá: sua residência decide qual país tributa todo o seu salário; veja residência fiscal no Canadá e procure ajuda tributária entre países.
• Este é o ano em que você se mudou: você entrega uma declaração canadense do ano de saída e uma primeira declaração dos EUA que pode ser dual-status; veja a declaração dual-status no ano em que você se muda e procure ajuda tributária entre países.
• Passaram-se meses ou anos sem retenção do Social Security dos EUA ou sem pagamentos estimados: o que é devido, por quem e as multas dependem dos seus fatos e da resposta do empregador; procure ajuda tributária entre países.
• Você tem ações, um bônus ou salário recebidos por volta da data da mudança: cada país tributa a sua parte conforme os dias trabalhados; veja ações e salário depois de uma mudança e procure ajuda tributária entre países.
• Você está nos EUA com status TN: veja canadenses com visto TN.
• Você se mudou para um país que não os EUA: veja trabalhar para um empregador canadense do exterior.
• Você ainda mora no Canadá e trabalha para um empregador dos EUA: veja trabalhar entre os dois países.