Revenu d'entreprise dans un compte personnel : comment l'inscrire

Dois-je quand même déclarer le revenu d'entreprise arrivé dans mon compte personnel?

Oui. Le revenu d'entreprise se déclare quel que soit le compte qui le reçoit. Le revenu brut est tout revenu, quelle qu'en soit la source, l'IRS dit que le revenu d'entreprise peut comprendre le revenu tiré de la vente de produits ou de services, et les instructions de l'annexe C disent de déclarer tout le revenu de l'entreprise, de toutes provenances. La Publication 334 traite un paiement comme un revenu d'entreprise lorsqu'il n'aurait pas été fait sans l'entreprise.

Le compte change les livres, pas l'impôt. Selon la méthode de caisse (vous comptez un revenu quand l'argent arrive et un coût quand vous le payez), le revenu compte quand vous le recevez, y compris lorsqu'il est crédité à votre compte ou mis à votre disposition sans restriction (Publication 334; 26 CFR 1.451-2). Un versement qui arrive dans votre compte chèques personnel est reçu au plus tard ce jour-là, et non le jour où vous le déplacez ensuite. Si la plateforme avait déjà crédité l'argent à un solde que vous pouviez retirer sans restriction, il peut compter plus tôt; c'est donc à la coupure de fin d'année que cela compte. Selon une méthode d'exercice, il compte généralement dans l'année où il est gagné (Publication 334; voyez méthode de caisse ou méthode d'exercice).

Inscrivez chaque vente une seule fois comme revenu d'entreprise et traitez le compte personnel comme votre propre argent; les étapes figurent dans la section suivante.

Votre dossier n'est pas simple si l'un de ces points est vrai :

• L'entreprise est une LLC de deux membres ou plus, une société de personnes ou une société. Le revenu est celui de l'entité, pas le vôtre.
• L'argent des clients passe par un compte personnel depuis un an ou plus, ou vous ne pouvez pas dire quels dépôts sont commerciaux.
• Une déclaration produite pourrait manquer de revenu.
• Les dépôts ne concordent pas avec les ventes, les rapports de versements ou les formulaires 1099.
• L'IRS vous a écrit au sujet d'un revenu qui ne correspond pas à ce qui a été déclaré.
• Des clients ont payé dans un compte qui n'est pas uniquement le vôtre (celui d'un conjoint, d'un proche, d'un ami ou un compte conjoint).
• Le compte personnel est situé hors des États-Unis, ou des clients paient dans une autre devise.

À rassembler : les rapports de ventes et de versements de chaque plateforme, les relevés de chaque compte qui a reçu de l'argent de clients, les formulaires 1099-K et 1099-NEC, les registres de toute taxe de vente perçue et les factures d'entreprise que vous avez payées avec le compte personnel.

Comment inscrire un paiement de client ou un versement déposé dans mon compte personnel?

Inscrivez la vente une seule fois comme revenu d'entreprise, puis traitez le compte personnel comme l'argent du propriétaire : un retrait quand l'argent de l'entreprise y arrive, un apport quand l'argent du propriétaire paie une facture de l'entreprise. Un retrait est de l'argent de l'entreprise que vous prenez pour vous; un apport est votre propre argent versé à l'entreprise. Vous n'ajoutez pas le compte personnel aux livres : le compte de retraits en tient lieu. Cela convient à un entrepreneur individuel ou à une LLC à un seul membre imposée dans la déclaration du propriétaire (IRS); les autres types d'entité sont traités plus bas.

1. Repérez les dépôts de clients sur le relevé personnel. Laissez de côté les chèques de paie, les cadeaux, les remboursements et les virements.
2. Si une facture ou une écriture du processeur a déjà inscrit la vente, appliquez le paiement à ce solde et ne créditez pas de nouveau les ventes. Sinon, inscrivez la vente dans un compte de ventes à son montant brut, à la date où elle compte selon votre méthode comptable (le jour de la réception, selon la méthode de caisse). Un versement est plus petit que les ventes qui le composent : l'IRS dit que le montant brut du paiement n'est pas réduit par les frais, les crédits, les remboursements, l'expédition ni les rabais; inscrivez-les donc séparément. La taxe de vente imposée à vos acheteurs que vous devez percevoir et verser ne fait pas partie des recettes brutes; inscrivez-la comme due à l'État (écritures de taxe de vente). Si votre État impose plutôt la taxe au vendeur que vous êtes, les instructions de l'annexe C incluent dans les recettes brutes le montant que vous percevez et déduisent la taxe; demandez à l'agence fiscale de l'État laquelle s'applique.
3. Imputez le montant correspondant à un compte de retraits du propriétaire. La Publication 334 décrit un compte de retraits comme un compte distinct pour le revenu d'entreprise que vous retirez pour des dépenses personnelles et familiales. L'entreprise n'a jamais détenu cet argent; l'écriture le traite donc comme reçu par l'entreprise et retiré par le propriétaire.
4. Conservez le rapport de versement et la ligne du relevé. La Publication 583 dit que les registres peuvent identifier la source des recettes, ce qui permet de séparer les recettes d'entreprise des autres et le revenu imposable du revenu non imposable.

Les retraits et les apports ne font bouger que les capitaux propres (la part du propriétaire dans l'entreprise); ils ne changent donc jamais le bénéfice. Certains spécialistes de la tenue de livres gardent plutôt l'argent dans un compte « dû par le propriétaire » jusqu'à ce qu'il arrive au compte de l'entreprise; le bénéfice est le même. Choisissez une méthode et utilisez-la pour tous les mois. La taxe de vente imposée à l'acheteur que vous devez verser va à la taxe de vente à payer, pas aux ventes. Pour faire concorder chaque versement avec ses ventes, ses frais, ses remboursements et ses réserves, voyez rapprocher les ventes et les versements.

Comment inscrire une facture d'entreprise ou un paiement de carte fait avec mon compte personnel?

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à un seul membre imposée dans votre déclaration, inscrivez chaque facture d'entreprise dans sa catégorie normale comme un coût d'entreprise, et créditez le compte d'apport du propriétaire. Le compte qui a payé une facture ne décide pas si elle est déductible. Un coût n'est déductible que s'il est ordinaire et nécessaire, et la Publication 583 énumère les comptes payés, les factures, les reçus et les chèques payés qui l'appuient. Les instructions de l'annexe C excluent les dépenses personnelles, de subsistance et familiales.

Une facture qui n'est qu'en partie professionnelle, comme un téléphone, ne donne droit qu'à sa part professionnelle (dépenses à usage mixte). Les factures personnelles payées avec le compte de l'entreprise vont au compte de retraits du propriétaire (dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise).

Si l'argent paie une carte de crédit d'entreprise, les achats ont déjà été inscrits comme coûts au moment où ils ont été faits. Le paiement lui-même n'est pas une autre dépense : il réduit le solde de la carte, avec l'apport du propriétaire de l'autre côté (paiements de carte de crédit dans les livres).

Une société de personnes ou une société, c'est différent. Un propriétaire qui paie personnellement une facture de l'entité ne donne pas automatiquement la déduction à l'entité : les instructions de l'annexe E permettent à un associé de déduire les dépenses non remboursées de la société de personnes seulement si la convention de société l'obligeait à les payer, et la facture d'une société payée par un propriétaire peut être inscrite comme un prêt à l'actionnaire ou un apport au capital, tandis que les frais de travail du propriétaire lui-même suivent les règles de remboursement. Voyez les dépenses d'une LLC payées par un associé et les dépenses d'une société de type S jamais remboursées.

Puis-je déposer dans mon compte personnel un chèque fait à l'ordre de mon entreprise?

Que la banque l'accepte ou non dépend de sa propre politique, et non des règles fiscales sur la déclaration du revenu; demandez donc à la banque avant de déposer.

Sur le plan fiscal, le compte n'a pas d'importance. Selon la méthode de caisse, un chèque est un revenu quand vous le recevez : la réception d'un chèque valide avant la fin de l'année d'imposition est un revenu de cette année, même si vous ne pouvez le déposer que l'année suivante. Inscrivez-le comme une vente et un retrait du propriétaire, comme dans le tableau ci-dessus, et notez la source du chèque dans votre registre de dépôts (Publication 583).

Un chèque payable à une société de personnes ou à une société est un revenu de cette entité. Ses livres et sa déclaration doivent quand même le montrer, et ce que le propriétaire détient ensuite relève de la section sur les entités plus bas. Si la banque refuse le dépôt, ou si vous préférez ne pas mélanger l'argent, ouvrez un compte d'entreprise et déposez-y le chèque.

Comment déplacer l'argent vers le compte de l'entreprise sans le compter deux fois comme revenu?

Gardez le revenu dans la période que votre méthode comptable exige, puis inscrivez le déplacement comme un apport du propriétaire, jamais comme une vente. Cela vaut pour un entrepreneur individuel ou une LLC à un seul membre qui a inscrit la réception comme un retrait; si vous l'avez inscrite comme « dû par le propriétaire », le déplacement règle plutôt ce solde. Dans une société de personnes ou une société, l'argent versé en contrepartie d'un solde dû règle aussi ce solde (voyez la section sur les entités plus bas). Les mêmes dollars apparaissent deux fois dans les données bancaires : une fois comme paiement de client dans le compte personnel, une fois comme dépôt « virement » dans le compte de l'entreprise. Seul le premier est un revenu.

Le manuel d'examen de l'IRS fonctionne de la même façon, vu de l'autre côté. Quand l'IRS estime un revenu à partir des dépôts bancaires, il compte les dépôts dans les comptes d'entreprise et personnels qu'un contribuable contrôle, puis retire les virements entre comptes, qui, dit-il, ne sont pas des recettes additionnelles.

Dans un logiciel de tenue de livres, codez une ligne de flux bancaire qui indique « virement du compte personnel » comme un apport du propriétaire (ou comme le règlement du solde dû par le propriétaire, si vous employez cette méthode), et un déplacement du compte de l'entreprise vers le compte personnel comme un retrait du propriétaire. Codé comme des ventes, le virement compte le revenu deux fois (revenu compté deux fois).

Vous pouvez déplacer une partie de l'argent, ou le déplacer des mois plus tard. Les ventes restent inscrites en entier dans la période que votre méthode exige, quoi que vous déplaciez ensuite. Selon la méthode de caisse, un versement qui vous parvient le 30 décembre est un revenu de cette année même si vous le déplacez en janvier, et un solde de processeur sans restriction de décembre peut compter encore plus tôt (Publication 334). Selon une méthode d'exercice, la vente peut déjà être inscrite, et le paiement la règle.

Mon formulaire 1099-K concorde-t-il avec ce que montrent les livres?

Pas ligne par ligne. Le formulaire 1099-K montre les paiements bruts, y compris la taxe de vente perçue et l'expédition; vos livres montrent les ventes sans la taxe de vente imposée à l'acheteur que vous devez verser, moins les remboursements, avec les frais en dépenses. L'IRS dit que la case 1a n'est pas rajustée pour les frais, les crédits, les remboursements, l'expédition, les équivalents de trésorerie ni les rabais. Elle déclare les paiements reçus par le bénéficiaire nommé sur le formulaire. Si un payeur ou une plateforme n'avait pas de numéro d'identification fiscale valide pour vous, il peut avoir retenu un impôt de réserve, indiqué à la case 4; c'est un impôt déjà payé pour vous, et non des frais ni une réduction des ventes.

Un formulaire peut manquer, être en double, porter le mauvais nom ou numéro, ou inclure des cadeaux et des remboursements d'amis. Le revenu se déclare qu'un formulaire arrive ou non (IRS). Voyez le seuil du 1099-K, un formulaire erroné ou corrigé et les paiements personnels sur le formulaire. Un même paiement peut aussi figurer sur un formulaire 1099-NEC; le revenu n'est quand même compté qu'une fois (le même revenu sur deux formulaires fiscaux). Le pont pas à pas entre les dépôts et le formulaire se trouve dans rapprocher les ventes et les versements.

Et si l'entreprise est une LLC, une société de personnes ou une société?

Le revenu appartient au contribuable que l'entreprise constitue, et non au compte où il arrive; cela détermine ce que signifie la détention de cet argent par un propriétaire. Le sujet no 407 explique comment chaque type produit sa déclaration (IRS).

Une LLC à un seul membre appartenant à une société ou à une société de personnes est plutôt déclarée dans la déclaration de ce propriétaire (IRS). Une LLC détenue entièrement par des conjoints en biens communs (community property) selon le droit de l'État peut être traitée soit comme faisant partie de leur déclaration, soit comme une société de personnes, et un changement de position ultérieur est traité comme une conversion de l'entité; détenue par des conjoints ailleurs, elle produit comme une société de personnes (IRS). Des conjoints qui possèdent ensemble une entreprise non constituée en société en dehors d'une LLC, qui participent tous deux de façon substantielle et qui produisent une déclaration conjointe peuvent choisir de former une coentreprise admissible et produire chacun une annexe C au lieu du formulaire 1065 (instructions de l'annexe C).

Une société de personnes déclare ses recettes brutes à la ligne 1a du formulaire 1065 et une société de type S à la ligne 1a du formulaire 1120-S, quel que soit le compte qui a reçu l'argent.

Associés : les livres devraient montrer l'argent de clients détenu par un associé comme dû à la société de personnes, ou comme une distribution à cet associé. Une distribution est un retrait dans le compte de capital de cet associé (sa part courante de l'entreprise) à l'annexe K-1 (instructions du formulaire 1065); le choix change donc le K-1. Entendez-vous avec les autres associés et avec votre préparateur sur le traitement applicable avant la préparation de la déclaration (comptes de capital des associés).

Propriétaires d'une société de type S qui travaillent dans l'entreprise : l'IRS renvoie à des décisions judiciaires où des paiements appelés distributions ou prêts à un actionnaire-dirigeant ont été traités comme des salaires. Aucune page de l'IRS ne règle l'issue d'un cas donné; elle dépend des faits et des documents. Voyez une société de type S qui paie des dépenses personnelles et emprunter à sa propre société.

Savoir si mélanger l'argent affaiblit la protection de responsabilité d'une LLC est une question de droit des États, et non une règle fiscale. Consultez un avocat.

Comment garder l'argent de l'entreprise dans un compte réservé à l'entreprise?

Faites du compte d'entreprise le seul endroit où l'argent des clients arrive, et consignez la provenance de chaque dépôt. Savoir si vous devez avoir un compte distinct, et ce que le mélange de l'argent fait à la protection de responsabilité d'une LLC, est expliqué dans le guide du compte bancaire d'entreprise. La Publication 583 dit qu'ouvrir un compte chèques d'entreprise est l'une des premières choses à faire. Gardez-le séparé de votre compte personnel, déposez-y toutes les recettes quotidiennes, utilisez-le uniquement pour l'entreprise et notez si chaque dépôt est un revenu d'entreprise, des fonds personnels ou un prêt.

1. Ouvrez le compte d'entreprise. Ce qu'une banque demande, y compris un EIN, figure dans le guide du compte bancaire d'entreprise.
2. Changez le compte de versement dans chaque processeur de paiement, place de marché et application de paiement, et indiquez le compte d'entreprise sur vos factures. Si l'entreprise a changé de structure, de nom ou de numéro, avisez sans tarder le processeur de cartes pour que le formulaire 1099-K corresponde à la nouvelle entité (IRS).
3. Déplacez en un seul virement tout l'argent de clients encore dans le compte personnel, et inscrivez-le comme ci-dessus.
4. Payez-vous par virement à partir du compte de l'entreprise. Un entrepreneur individuel ou une LLC à un seul membre inscrit un retrait (inscrire les retraits du propriétaire). Le paiement d'un associé est une distribution ou un autre traitement au niveau de l'associé; le propriétaire d'une société est payé par un salaire, une distribution ou un véritable prêt, décidé avant l'inscription (voyez la section sur les entités plus haut). L'argent que vous versez à l'entreprise est un apport ou un prêt (apport du propriétaire ou prêt).
5. Rapprochez chaque mois : le relevé, les livres et les rapports de versements. La Publication 583 dit de rapprocher le compte chèques chaque mois.

Des dépôts que personne ne peut identifier sont difficiles à défendre. En décrivant sa méthode des dépôts bancaires, le manuel de l'IRS dit que les dépôts bancaires non identifiés ont l'apparence inhérente d'un revenu.

Et si des années antérieures ont omis ce revenu dans une déclaration?

Si une déclaration produite a omis du revenu d'entreprise, le règlement dit de la corriger. Un contribuable qui découvre qu'un élément faisait partie du revenu brut d'une année antérieure doit, dans le délai de prescription, produire une déclaration modifiée et payer tout impôt additionnel dû.

L'IRS dispose généralement de 3 ans après la production d'une déclaration pour établir un impôt additionnel (26 U.S.C. 6501). Ce délai devient 6 ans lorsque le revenu omis dépasse 25 % du revenu brut de la déclaration (pour une entreprise, les recettes avant le coût des ventes) ou lorsque plus de 5 000 $ de ce revenu est lié à un actif financier étranger. Il n'y a aucune limite si aucune déclaration n'a été produite ou si la déclaration était frauduleuse. Jusqu'où remonter pour modifier, ainsi que les pénalités et les intérêts, sont expliqués dans modifier pour un revenu omis dans des déclarations passées. Le montant à déclarer vient des relevés du compte personnel et des rapports de versements, mois par mois.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Le versement d'une boutique en ligne paie la carte de l'entreprise

La boutique en ligne d'une entrepreneure individuelle a 2 150 $ US de ventes pour la période. Le processeur retient 150 $ US de frais et verse 2 000 $ US dans son compte chèques personnel. Elle s'en sert pour payer la carte de crédit de l'entreprise, qui porte déjà les achats d'entreprise comme coûts.

• Versement : ventes 2 150 $ US, frais de traitement 150 $ US, retrait du propriétaire 2 000 $ US.
• Paiement de carte à partir du compte chèques personnel : solde de la carte en baisse de 2 000 $ US, apport du propriétaire de 2 000 $ US.

Le revenu est inscrit une seule fois, à 2 150 $ US. Le retrait et l'apport s'annulent, et rien d'autre n'est inscrit comme revenu ou dépense.

Chèque de client déposé dans le compte chèques personnel

Un entrepreneur individuel dépose dans son compte chèques personnel un chèque de client de 5 000 $ US. C'est toujours 5 000 $ US de revenu d'entreprise à l'annexe C; seul le compte diffère. Il inscrit des ventes de 5 000 $ US et un retrait du propriétaire de 5 000 $ US. Selon la méthode de caisse, si le chèque est arrivé le 28 décembre et qu'il l'a déposé le 3 janvier, c'est un revenu de l'année précédente. Plus tard, il déplace 5 000 $ US vers un nouveau compte d'entreprise : compte bancaire de l'entreprise en hausse, apport du propriétaire en hausse. Ce n'est pas un nouveau revenu.

LLC de deux membres, ventes payées à un associé

Une LLC de deux membres imposée comme société de personnes a 30 000 $ US de ventes payées dans le compte personnel d'un associé durant l'année. C'est un revenu de la société de personnes, à la ligne 1a du formulaire 1065, et non celui de cet associé seul. Une façon de l'inscrire est 30 000 $ US de ventes et 30 000 $ US dus par cet associé tant qu'ils ne sont pas versés; la traiter plutôt comme une distribution change le compte de capital de cet associé. Dans les deux cas, les livres doivent montrer la vente avant la préparation de la déclaration de la société de personnes. Chaque associé déclare la part du K-1 dans le revenu de la société de personnes, et non l'argent qu'il s'est trouvé à détenir.

Votre situation est différente?

• L'argent de clients passe par un compte personnel depuis un an ou plus, est allé dans un compte qui n'est pas uniquement le vôtre, ou les dépôts ne concordent pas avec les ventes : reconstituer le revenu par mois et inscrire les virements entre comptes est un travail de jugement, et il détermine si des déclarations antérieures sont insuffisantes. Voyez corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels et reconstruire des livres à partir des relevés bancaires, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Votre LLC compte plus d'un membre, ou vous possédez une société de type S ou C : que ce que détient le propriétaire soit une dette, une distribution ou une rémunération change les livres et la déclaration. Voyez les comptes de capital des associés et emprunter à sa propre société, puis obtenez de l'aide en tenue de livres avant la préparation de la déclaration.
• Des déclarations antérieures ont peut-être omis ce revenu : voyez modifier pour un revenu omis dans des déclarations passées, et voyez l'aide en tenue de livres pour reconstituer le revenu par mois.
• L'IRS a envoyé un avis au sujet d'un revenu qui ne concorde pas avec votre déclaration : voyez répondre à un avis de sous-déclaration, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer le revenu visé par l'avis.
• Le compte est hors des États-Unis, ou des clients paient de l'étranger : les comptes étrangers peuvent avoir leurs propres déclarations. Voyez la déclaration des comptes étrangers, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vos versements ou votre formulaire 1099-K ne concordent pas avec vos livres : voyez rapprocher les ventes et les versements.
• Vous n'avez pas encore de compte d'entreprise : voyez le guide du compte bancaire d'entreprise.
• Des factures personnelles sont sorties du compte de l'entreprise : voyez les dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.