מפתח חשבונות שמתאים ל-⁠Schedule C ולטופס ⁦1120-S⁩

מהו מפתח חשבונות, והאם IRS דורש אותו?

מפתח חשבונות הוא רשימת החשבונות שאליהם נרשמות פעולות הספרים: הכנסות, הוצאות, נכסים, התחייבויות והון הבעלים. IRS לא דורש רשימה או שיטה מסוימת. אפשר לבחור כל שיטה לשמירת רישומים שמראה בבירור את ההכנסות וההוצאות (שמירת רישומים של IRS). אם אתם משתמשים במערכת ממוחשבת, שמרו תיאור מלא שלה. פרסום 583 קובע שהתיאור הזה צריך להציג, בין השאר, את מפתחות החשבונות ואת תיאורי החשבונות המפורטים.

מה שהדוח קובע הוא השורות שלו. בנו חשבונות הוצאה שמתגלגלים אליהן. השמות והמספרים בחירה שלכם, אבל השורה שכל חשבון מזין נקבעת. בתוכנות קוראים לחשבונות לעיתים קטגוריות; בעמוד הזה נשתמש במילה חשבון בשני המקרים. אפשר להשתמש בטבלאות שלמטה כרשימת פתיחה: העתיקו את עמודת החשבון והוסיפו חשבונות משנה.

השורות תלויות באופן שבו העסק ממוסה. בעל עסק יחידני, וגם LLC עם בעלים יחיד שלא בחר בטיפול כחברה, מדווחים ב-⁠Schedule C (הוראות Schedule C). חברת S מדווחת בטופס ⁦1120-S⁩ (IRS). העמוד הזה ממפה את שני המסלולים.

המצב שלכם אינו פשוט אם:

• לעסק יש שני בעלים או יותר: LLC עם שני חברים או יותר היא שותפות כברירת מחדל, ומגישה דוח שותפות ולא Schedule C (IRS). לבני זוג יש חריגים: מחוץ ל-⁠LLC, בני זוג שהם הבעלים היחידים, שניהם משתתפים באופן מהותי בניהול ומגישים דוח משותף יכולים לבחור במעמד של מיזם משותף מזכה (qualified joint venture) ולהגיש כל אחד Schedule C (הוראות Schedule C). IRS גם מקבל טיפול של שותפות או של ישות שאינה מוכרת לצורכי מס לישות שבבעלות בני זוג בלבד כרכוש משותף (Rev. Proc. 2002-69). בדקו איזה דוח הוגש. ראו חשבונות ההון של LLC ו-LLC של בני זוג ובני משפחה;
• הבעלים של LLC עם בעלים יחיד הוא אדם זר: ה-⁠LLC אינה מוכרת לצורכי מס הכנסה, אבל מטופלת כחברה לצורך טופס 5472, וייתכן שחובה להגיש אותו (הוראות טופס 5472); ראו הגשת דוחות של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה;
• יש לכם יותר מעסק אחד: פרסום 583 קובע לנהל לכל עסק רישומים מלאים ונפרדים;
• אתם מייצרים סחורה או מוכרים אותה מחדש: לעלות המכר יש חלק משלה ב-⁠Schedule C, שמוסבר בעלות המכר;
• העסק בחר זה עתה במעמד S: לבחירה יש מועד תחילה. ספרים שקדמו לו מזינים את הדוח הישן (בדרך כלל Schedule C בעסק עם בעלים אחד), וספרים מהמועד ואילך מזינים את טופס ⁦1120-S⁩. טופס 2553 מוגש בדרך כלל תוך 2 חודשים ו-⁠15 ימים מתחילת שנת המס שבה הבחירה אמורה לחול (הוראות); ראו הספרים אחרי בחירה במעמד S;
• הקטגוריות שלכם גדלו מעבר לשורות הדוח, מכין הדוחות ממפה אותן מחדש מדי שנה, עברתם מ-⁠Schedule C לחברת S והחשבונות הישנים כבר לא מתאימים, או שמאזן חברת S לא מתיישב עם Schedule L: כדאי לסגור את רשימת החשבונות ואת הרישומים שצריך לקודד מחדש לפני ההגשה עם עזרה בהנהלת חשבונות.

אספו את הדוח האחרון (Schedule C, או טופס ⁦1120-S⁩ עם הדפים המצורפים), את רשימת החשבונות הנוכחית ודוח רווח והפסד לפי חשבון לשנה. חברת S צריכה גם את המאזן לסוף השנה.

האם מפתח חשבונות זהה לספר הראשי?

לא. מפתח החשבונות הוא הרשימה. הספר הראשי (general ledger) מחזיק כל רישום שנרשם בחשבונות האלה. פרסום 583 מתאר ספר ראשי כספר סיכומים מיומני הרישום, מסודר לפי חשבונות. שינוי ברשימה משנה כל דוח שנבנה מהספר.

אילו חשבונות נחוצים לכל עסק?

חמש קבוצות: הכנסות, הוצאות, נכסים, התחייבויות והון הבעלים. פרסום 583 מתאר כך ספרים בשיטת רישום כפול: חשבונות הכנסות והוצאות נסגרים בסוף כל שנת מס, וחשבונות נכסים, התחייבויות והון נשארים פתוחים.

רשמו החזרות והחזרים בחשבון הכנסות נפרד. שורה 2 ב-⁠Schedule C ושורה 1b בטופס ⁦1120-S⁩ מפרידות אותם מהתקבולים ברוטו (הוראות Schedule C; הוראות טופס ⁦1120-S⁩).

מס מכירה שמוטל על הקונה, שאתם גובים ומעבירים למדינה, אינו הכנסה ואינו הוצאה מותרת בניכוי (הוראות Schedule C), ולכן פתחו לו חשבון התחייבות. ראו רישום מס מכירה, ולגבי הפקדות שמגיעות אחרי ניכוי עמלות, התאמה בין מכירות לתשלומים שהתקבלו.

חוץ מהמלאי, חשבונות המאזן של בעל עסק יחידני לא מופיעים ב-⁠Schedule C. הם עדיין חשובים, כי הלוואות, ציוד ומשיכות בעלים הם הפריטים שצריכים להישאר מחוץ להוצאות.

לאיזו שורה ב-⁠Schedule C מזין כל חשבון הוצאה?

פתחו חשבון הוצאה אחד לכל שורה ב-⁠Schedule C שבה אתם משתמשים, בשם השורה, כך שדוח רווח והפסד אחד לפי חשבון מתיישב ישירות על הטופס. השורות שלמטה לקוחות מהטיוטות המוקדמות של IRS ל-Schedule C ול-הוראותיו, והן עשויות להשתנות עד הטפסים הסופיים; אשרו אותן בטופס הסופי. בטיוטה הריבית מחולקת לשלוש שורות. בדוח לשנה קודמת יש לריבית שתי שורות (משכנתה ואחרת): השתמשו בטופס של אותה שנה.

סחורה שאתם מייצרים או מוכרים מחדש נכללת בעלות בחלק III של Schedule C ולא בחשבונות האלה. ראו עלות המכר.

לאן נרשמת הוצאה שאין לה שורה משלה ב-⁠Schedule C?

היא נרשמת בחלק V, הוצאות אחרות, החלק האחרון של Schedule C. ההוראות קובעות לפרט כל הוצאה לפי סוג וסכום, והסכום הכולל נרשם בשורות 48 ו-⁠27b (הוראות). פתחו חשבון אחד לכל סוג, כולם תחת חשבון אב בשם הוצאות אחרות.

ההוראות מציינות כמה סוגים ששייכים לשם:

• הפחתה (amortization);
• חובות אבודים שנכללו בהכנסה והתברר בוודאות שאין סיכוי לגבותם;
• עלויות הקמת עסק, שיש להן כללי ניכוי והפחתה משלהן;
• כלים טכנולוגיים ותוכנות, כמו שירותי מנוי לניהול העסק, אלא אם יש לפחת או להפחית את התוכנה;
• רכישות קטנות שבחרתם לנכות לפי הפטור לרכישות קטנות (de minimis safe harbor), שההוראות קובעות לנכות אותן בחלק V בלבד (הוראות); ראו להוציא או להוון רכישות קטנות.

עמלות בנק הן דוגמה נפוצה נוספת: בטופס אין להן שורה, ו-פרסום 334 מונה אותן בין ההוצאות העסקיות האחרות שאפשר לנכות, ולכן הן מפורטות כאן לפי סוג.

הימנעו מחשבון אחד בשם שונות. חלק V דורש כל סוג בנפרד, ולכן יתרה גדולה ב״שונות״ אומרת שמכין הדוחות צריך לפתוח כל רישום שבה. כל מה שיש לו שורה משלו שייך לשורה הזו ולא לחלק V.

במה רשימת טופס ⁦1120-S⁩ שונה מזו של Schedule C?

טופס ⁦1120-S⁩ מפריד בין שכר נושאי משרה לשכר עובדים, מונה פחות שורות הוצאה, ומפנה כל שאר ההוצאות לשורה 20 עם דף מצורף. שלושה הבדלים קובעים את רשימת החשבונות:

• שכר נושאי משרה הוא שורה 7 ושאר השכר הוא שורה 8. נהלו שני חשבונות.
• לביטוח, שירותים משפטיים ומקצועיים, חומרים, נסיעות, ארוחות ושירותים אין שורה בשם. ההוראות מונות אותם כדוגמאות לניכויים בשורה 20, ולכן לכל אחד חשבון משלו תחת ניכויים אחרים (הוראות).
• חלק מהפריטים אינם בשורות 7 עד 20 בכלל: הוצאות שכירות, ניכויים הקשורים להכנסות מתיק השקעות, הוצאות שאינן ניתנות לניכוי ופריטים שבעלי המניות מחשבים בנפרד, כמו תרומות. פתחו לכל אחד חשבון משלו כדי שיישארו מחוץ לשורות הרגילות (הוראות).

בשורות ההטבות הנלוות, הבעלות כוללת מניות שנחשבות בבעלותכם לפי סעיף 318 (למשל מניות של בן משפחה). הבדיקה של יותר מ-⁠⁦2%⁩ בוחנת מניות בנפרע או כוח הצבעה משולב בכל יום בשנת המס (הוראות).

שורות 15 ו-⁠19 (דפלישן, ניכוי על בניינים מסחריים חסכוניים באנרגיה) דורשות חשבון רק אם משתמשים בהן. מספרי השורות שלמעלה זהים גם בטיוטת הטופס המוקדמת של IRS לשנת המס הזו, שעשויה להשתנות עד הטופס הסופי.

חברה עם תקבולים כוללים של ⁦$500,000⁩ או יותר שמנכה שכר נושאי משרה מצרפת גם טופס ⁦1125-E⁩, דף שמפרט את שכר כל נושא משרה. תקבולים כוללים הם מושג רחב יותר ממכירות (הוראות). אם החברה מייצרת סחורה או מוכרת אותה מחדש, עלות המכר מדווחת בטופס ⁦1125-A⁩ ולא בשורות 7 עד 20 (הוראות); ראו עלות המכר, שנכתב עבור Schedule C.

גם להכנסות יש גבול. שורות 1a עד 5 כוללות הכנסה מעסק בלבד. הכנסה משכירות והכנסה מתיק השקעות עוברות ל-⁠Schedule K ול-⁠Schedule ⁦K-1⁩, והשכרת מקרקעין גם לטופס 8825 (הוראות).

שכר נושאי משרה, חלוקות ובדיקת טופס ⁦1125-E⁩ מוסברים במלואם בהנהלת חשבונות של חברת S.

אילו חשבונות הון ומאזן חברת S מוסיפה כדי ש-⁠Schedule L יתאים לספרים?

חברת S צריכה חשבון מאזן לכל שורה ב-⁠Schedule L שחלה עליה, כי Schedule L, המאזן המצורף לדוח, צריך להתאים לספרים ולרישומים של החברה (הוראות). חברות קטנות יותר עשויות לוותר על Schedule L; הבדיקה והפרטים נמצאים בSchedule L בדוח חברה. השורות מופיעות בטופס ⁦1120-S⁩.

שלושה חשבונות חשובים יותר לחברת S מאשר לבעל עסק יחידני:

• חלוקות. חשבון הון נפרד שנסגר לעודפים בסוף השנה. חלוקות שאינן דיבידנד נרשמות ב-⁠Schedule K, שורה 16d. דיבידנדים ששולמו מרווחים והכנסות מצטברים (earnings and profits) נרשמים בשורה 17c ובטופס ⁦1099-DIV⁩ ולא ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩, ולכן שמרו מספיק פירוט כדי להפריד ביניהם (הוראות). ראו רישום חלוקות של חברת S.
• הלוואות בעלי מניות. כסף שבעל מניות מלווה לחברה הוא התחייבות, ונרשם בנפרד מהון המניות. הסכום ב-⁠Schedule L, שורה 19 צריך בדרך כלל להתיישב עם Schedule K-1 של בעלי המניות (הוראות). ראו הלוואות בעלי מניות בחברת S.
• התאמות מצטברות. החשבון של Schedule M-2 עוקב אחר רווחים שלא חולקו. ההוראות ממליצות שכל חברת S תנהל אותו (הוראות).

עד כמה מפורט צריך להיות מפתח החשבונות?

חשבון אחד לכל שורה בדוח שבה אתם משתמשים, וחשבונות משנה רק היכן שתפעלו לפי הפירוט. כל חשבון משנה חייב להתגלגל לשורה אחת בדיוק.

אם אינכם מסתכלים על שני חשבונות בנפרד, מזגו אותם. אם אתם מסתכלים, השאירו אותם כחשבונות משנה של אותה שורה. מספור הוא רשות; אם אתם מספרים, שמרו את חשבונות המשנה ליד חשבון האב שלהם.

מה חייב להישאר מחוץ להוצאות?

משיכות בעלים, חלוקות, קרן הלוואה והוצאות אישיות אינן הוצאות, גם אם בעדכון הבנק הן נראות כך. לכל אחד יש חשבון משלו. ציוד הוא נכס, אלא אם הוא עומד בפטור לרכישות קטנות (de minimis safe harbor), שדורש שהספרים ירשמו אותו כהוצאה.

השאירו חשבון אחד בשם ״לבדיקה״ לכל מה שעדיין אי אפשר למקם, ונקו אותו לפני שמפיקים את הדוח לסוף השנה. ראו הוצאות לא מקוטלגות לפני עונת המס.

האם אפשר לשנות קטגוריות באמצע השנה או בין שנים בלי לשנות את שיטת החשבונאות?

לעיתים קרובות כן. שינוי שם, מיזוג או פיצול של חשבונות, או העברת עלות בין שתי שורות הוצאה, משנים בדרך כלל איפה היא מדווחת ולא מתי. שיטת חשבונאות קובעת מתי הכנסות והוצאות נספרות, ושינוי בטיפול בפריט מהותי, כלומר כזה שמשפיע על המועד הנכון להכללת הכנסה או לניכוי הוצאה, הוא שינוי שיטה. התאמה שאינה נוגעת למועד הנכון אינה שינוי שיטה ואינה דורשת אישור של IRS (פרסום 538).

העברה שמשנה את הסכום המנוכה, כמו בין ארוחות לנסיעות, היא שאלה אחרת: השורה חייבת להיות נכונה, ולכן אשרו אותה עם מכין הדוחות. הספרים והדוח חייבים להשתמש באותה שיטת חשבונאות (פרסום 583). כששינויים ברשימה נעשים באמצע השנה, קודדו מחדש את החודשים הקודמים כך שדוח אחד יכסה את כל השנה, ושמרו הערה שממפה חשבונות ישנים לחדשים להשוואה משנה לשנה.

מיון מחדש של הספרים אינו משנה דוח שכבר הוגש. אם המיון מחדש מראה שסכום בדוח שהוגש היה שגוי, זו שאלה של תיקון שצריך לבחון עם מכין הדוחות; ראו הוצאות לא מקוטלגות לפני עונת המס.

איזה דוח מהמפתח מכין הדוחות שלי צריך בסוף השנה?

דוח רווח והפסד לפי חשבון לכל שנת המס, כשכל חשבון קשור לשורה בדוח. מכין הדוחות צריך גם:

1. את מפת חשבון לשורה: עמודה בדוח, או רשימה בעמוד אחד.
2. את הפירוט שמאחורי הרשימות שהדוח דורש: חלק V ב-⁠Schedule C, או הדף המצורף לשורה 20 בטופס ⁦1120-S⁩, כל אחד לפי סוג וסכום.
3. את פעילות ההון: משיכות והפקדות, או חלוקות והלוואות בעלי מניות.
4. בחברת S, מאזנים בתחילת השנה ובסופה, ש-⁠Schedule L אמור להתיישב איתם, ואת לוח הפחת.

הרשימה המלאה, ומה מכין הדוחות מתאים, נמצאות בספרים לדוח המס העסקי.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

יועץ עם LLC עם בעלים יחיד

יועץ שיש לו LLC עם בעלים יחיד בלי בחירה בטיפול כחברה, ולכן מגיש Schedule C, מקבל תקבולים של ⁦US$120,000⁩ ומנהל 14 חשבונות הוצאה. שנים עשר מהם מזינים שורות של Schedule C: פרסום ⁦(8)⁩, רכב ומשאית ⁦(9)⁩, עבודת קבלנים ⁦(11)⁩, פחת ⁦(13)⁩, ביטוח ⁦(15)⁩, שירותים משפטיים ומקצועיים ⁦(17)⁩, הוצאות משרד ⁦(18)⁩, שכירות ⁦(20b)⁩, חומרים וציוד מתכלה ⁦(22)⁩, מסים ורישיונות ⁦(23)⁩, נסיעות ⁦(24a)⁩ ושירותים ⁦(25)⁩. לשניים אין שורה: מנויי תוכנה ב-⁦US$3,600⁩ ועמלות בנק ב-⁦US$400⁩. הם מפורטים לפי סוג בחלק V וסכומם ⁦US$4,000⁩ בשורה 27b. דוח אחד לפי חשבון נותן כל שורה בלי מיון מחדש.

חברת S עם תקבולים של ⁦US$400,000⁩

שכר נושאי משרה של ⁦US$80,000⁩ נמצא בחשבון אחד של שכר נושאי משרה לשורה 7. שאר השכר, ⁦US$60,000⁩, נמצא בחשבון שכר לשורה 8. לביטוח, לחומרים וציוד מתכלה ולשירותים אין שורה בשם, ולכן כל אחד מפורט לפי סוג בדף המצורף לשורה 20. נניח ששכר נושאי המשרה סביר לעבודה, ולכן חלוקה של ⁦US$50,000⁩ נשארת חלוקה ונרשמת בחשבון החלוקות בהון. אם הייתה מקודדת כהוצאה, הרווח בספרים היה נמוך ב-⁦US$50,000⁩, ומכין הדוחות היה צריך להחזיר אותה לפני שהדוח מדווח על ההכנסה הנכונה.

בעל עסק יחידני עם 60 קטגוריות

בתוכנה של בעל עסק יחידני יש 60 קטגוריות, והדוח משתמש בכ-⁠20 שורות. שש קטגוריות פרסום (מודעות חיפוש, מודעות ברשתות חברתיות, פליירים, כרטיסי ביקור, חסויות ומודעות באתרים) מסתכמות ב-⁦US$9,000⁩. הן הופכות לחשבונות משנה של חשבון פרסום אחד שמזין את שורה 8. אם עושים כך לכל שורה, 60 קטגוריות הופכות לכ-⁠20 חשבונות.

המצב שלכם שונה?

• צריך לבנות מחדש את רשימת החשבונות, לא רק לקרוא עליה: הקטגוריות שלכם גדלו מעבר לדוח, מכין הדוחות ממפה אותן מחדש מדי שנה, בחרתם זה עתה במעמד S, מאזן חברת S שלכם לא מתיישב עם Schedule L, או שהספרים מפגרים או שדוחות של שנים קודמות השתמשו בקטגוריות שגויות. כדאי לסגור את רשימת החשבונות, את הרישומים לקידוד מחדש לפני ההגשה ואת יתרות הפתיחה עם עזרה בהנהלת חשבונות. ראו גם הספרים אחרי בחירה במעמד S, Schedule L בדוח חברה ו-השלמת ספרים שבאיחור.
• לעסק יש שני בעלים או יותר: ההפקדות והחלוקות של חבר ב-⁠LLC נרשמות בחשבון הון ולא כמשיכות של בעלים אחד, ועסק של בני זוג עדיין עשוי להגיש Schedule C: בדקו איזה דוח הוגש. ראו חשבונות ההון של LLC, LLC של בני זוג ובני משפחה ו-הקמת ספרים ל-⁠LLC חדשה.
• הבעלים של ה-⁠LLC הוא אדם זר: ראו הגשת דוחות של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה ועזרה במיסוי חוצה גבולות.
• יש לכם נכס להשכרה: השתמשו במפתח החשבונות לנכס להשכרה לפי שורות Schedule E.
• אתם מוכרים סחורה: לעלות המכר יש חשבונות משלה.
• אתם מדווחים למשקיעים: ראו מפתח חשבונות לסטארט-אפ.
• משיכות, חלוקות או עלויות אישיות כבר מקודדות כהוצאות: ראו רישום משיכות בעלים ו-הוצאות לא מקוטלגות לפני עונת המס.
• אתם רוצים לדעת אילו הוצאות IRS בודק, או באיזו אפליקציה להשתמש: ראו הוצאות ב-⁠Schedule C ש-⁠IRS בודק ו-אפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C.