Cancelar a conta de GST/HST: declaração final e bens que ficam

O que faço com meu número de GST ao fechar uma empresa individual ou parar de trabalhar como autônomo?

Cancele a conta, entregue a declaração final e acerte o GST/HST sobre o estoque e os equipamentos que você mantém. Fechar o negócio não fecha a conta. A CRA (Agência da Receita do Canadá) trata o dia em que o negócio fecha como a data de cancelamento (CRA).

Em ordem:

1. Defina a data de fechamento.
2. Cancele na sua conta da CRA ou no Form RC145.
3. Entregue a declaração do período que termina no dia anterior a essa data. Ela inclui o imposto sobre os bens que você mantém.
4. Entregue uma segunda declaração, curta, apenas se houver imposto a recolher pelos dias entre a data de fechamento e o fim daquele mês.

O caso deixa de ser simples quando você mantém um veículo, equipamentos ou estoque sobre os quais deduziu créditos de imposto sobre insumos (o GST/HST recuperado nas compras do negócio), quando vai vender o negócio ou passá-lo para uma corporação, quando alguma declaração está atrasada ou quando você também tem uma conta de imposto provincial sobre vendas.

Se o seu negócio fica em Quebec, você geralmente entrega as declarações de GST/HST à Revenu Québec, e não à CRA, então as etapas e os formulários da CRA descritos aqui podem não ser o seu ponto de partida (RC4022). O QST é uma conta separada de Quebec. Veja como fazer negócios em Quebec.

Reúna antes de começar:

• Seu número de empresa (business number) e seu acesso à conta da CRA.
• A data de fechamento e a última declaração entregue, com o respectivo período.
• Uma contagem do estoque e dos materiais que você tem na data de fechamento, com provas do valor de cada item nessa data.
• Uma lista de equipamentos e veículos: data da compra, preço antes do imposto, GST/HST pago, créditos deduzidos, melhorias posteriores (data, custo, imposto) e valor na data de fechamento.
• Contas de serviços, aluguel e pagamentos semelhantes que cobrem qualquer período depois do fechamento.
• Faturas de clientes e contas de fornecedores em aberto na data de fechamento.

Posso simplesmente parar de entregar o GST/HST em vez de cancelar?

Não. Quem é contribuinte registrado entrega uma declaração para cada período de apuração até o registro terminar, e um período sem vendas também tem declaração (Excise Tax Act, seção 238). Parar de trabalhar, ou ignorar as cartas da CRA, não encerra essa obrigação. As declarações não entregues e o que elas custam estão em declarações zeradas não entregues e na multa por atraso na entrega do GST/HST.

A CRA diz que, ao cancelar, você entrega todas as declarações e recolhe o GST/HST que cobrou ou arrecadou enquanto esteve registrado (RC4022). Quem é contribuinte registrado pode pedir o cancelamento ao fechar o negócio ou ao parar de fazer vendas tributáveis, quando não precisa mais estar registrado.

Um pequeno fornecedor que continua em atividade não pode cancelar de imediato: a CRA exige antes um ano inteiro de registro (CRA). Se as suas vendas caíram, mas você continua trabalhando, veja quando se registrar no GST/HST.

Como cancelo o registro de GST/HST e qual data vale?

Cancele on-line na sua conta da CRA, ou pelo correio com o Form RC145. Para um negócio que fecha, a data de cancelamento é o dia em que o negócio fecha (CRA).

Tenha em mãos o número de empresa, a razão social do negócio, a data de cancelamento e o motivo. On-line, entre na sua conta da CRA e escolha Empresa ou Representante. Pelo correio, preencha a Parte B e as demais partes aplicáveis do Form RC145 e envie ao seu centro tributário em até seis meses depois de assinar. O mesmo formulário pode encerrar mais de uma conta de número de empresa.

A lei permite que a CRA cancele um registro que não é mais necessário, e ela deve avisar você por escrito da data de vigência (seção 242). Se você terá imposto a recolher ou créditos a deduzir depois do fechamento, o RC4022 orienta ligar para a CRA e confirmar a data a usar.

A data de cancelamento importa. Ela define onde cada declaração começa e termina, o dia em que seus bens são avaliados e quais contas você ainda pode deduzir.

O que é a declaração final de GST/HST e quando ela vence?

A declaração final cobre o período de apuração que termina no dia anterior à data de cancelamento. Em geral, ela vence um mês após o fim desse período, e você recolhe o valor apurado na mesma data (seção 238; seção 228). Essa é a sua última declaração como contribuinte registrado, então ela também inclui o imposto sobre os bens que você mantém e os ajustes de crédito descritos abaixo.

Os exemplos da própria CRA seguem este padrão (RC4022):

Uma exceção: se a data de cancelamento de quem entrega anualmente for o primeiro dia do exercício fiscal, a declaração final cobre o ano inteiro que acabou de terminar e vence na data anual de sempre (três meses após o fim do ano, ou 15 de junho para uma pessoa física com negócio no ano-calendário, embora qualquer saldo ainda deva ser pago até 30 de abril). A declaração do primeiro mês só é necessária se houver imposto a pagar por ele, e vence um mês após o fim desse mês (RC4022; seção 238(1); seção 228(2)).

Por que posso precisar de duas declarações?

Você só precisa da segunda declaração, curta, se tiver imposto a pagar pelos dias entre a data de cancelamento e o fim daquele mês. O cancelamento cria dois períodos de apuração: a parte do seu período habitual anterior à data de cancelamento e esses dias (seção 251(2)).

A primeira declaração é sempre obrigatória. Quem deixou de ser contribuinte registrado só entrega declaração de um período quando há imposto líquido a recolher por ele (seção 238(2)). Depois disso, a CRA não exige declarações dos períodos seguintes, a menos que você tenha imposto líquido a informar (Memorandum 8-5).

Que imposto pago sobre o estoque e os materiais que mantenho?

Os bens que você tinha para o negócio e mantém são tratados como vendidos pelo valor justo de mercado logo antes do fechamento, e você paga o GST/HST sobre esse valor (CRA; seção 171(3)). Estoque, materiais e outros bens que não são bens de capital entram aqui.

O valor justo de mercado é, em termos gerais, o preço pelo qual o item seria vendido, e não o que você pagou. O imposto é calculado sobre esse valor mesmo para um item comprado sem GST/HST, então pode haver imposto a pagar sobre um item que nunca gerou crédito (Memorandum 8-5).

Informe esse valor na sua última declaração como contribuinte registrado e recolha qualquer imposto líquido devido (RC4022). O estoque que você vende antes do fechamento é uma venda tributável comum; veja venda de equipamentos usados e bens de segunda mão.

Que imposto pago sobre equipamentos, um veículo ou outros bens de capital que mantenho?

Equipamentos e outros bens pessoais de capital que você usou principalmente no negócio e mantém são tratados como vendidos logo antes do fechamento, e você acerta um imposto igual ao conteúdo de imposto básico (basic tax content) pelas regras de mudança de uso (CRA; Memorandum 8-5). Em geral, todo ou parte dos créditos que você deduziu sobre eles é devolvido.

O conteúdo de imposto básico é o GST/HST que ainda resta no item, e não simplesmente os créditos que você deduziu. Ele parte do imposto da última compra e das melhorias posteriores, menos os reembolsos que você poderia recuperar (exceto créditos de imposto sobre insumos). Também conta o imposto que seria devido se não fosse um alívio, como uma transferência pelo Form GST44. Esse valor é reduzido pelo menor entre um e o valor justo de mercado do item logo antes do cancelamento, dividido pelo preço do item antes do GST/HST mais o custo das melhorias posteriores. Em uma compra simples com o crédito integral deduzido, o resultado é aproximadamente esse crédito, ajustado ao valor na data de fechamento (CRA; seção 123(1)). Um bem que veio de outro negócio ou de outra província exige o respectivo acordo e opção, e o valor é calculado antes de você entregar a declaração.

A regra se aplica aos itens que você usou principalmente no negócio, ou seja, mais de 50% (seção 200(2); CRA); terrenos e edifícios têm limites diferentes. Você inclui o imposto no seu imposto líquido da última declaração como contribuinte registrado (RC4022). Pergunte à CRA em que campo da declaração esse imposto entra e guarde a sua avaliação junto com a escrituração contábil.

Para o lado do imposto de renda dos bens que você mantém ou vende, veja venda de um bem do negócio.

Ainda posso deduzir créditos de imposto sobre insumos das minhas últimas contas, aluguel ou serviços?

Sim, para valores que se referem ao período anterior ao cancelamento, mesmo que a conta passe a vencer depois. Não, para serviços recebidos, aluguel e royalties que se referem ao período posterior (RC4022; seção 171(4)).

Se você já deduziu créditos sobre aluguel, royalties ou serviços pagos antecipadamente que cobrem o período posterior ao fechamento, ajuste o imposto líquido da declaração final para devolvê-los. Uma fatura final de um trabalho feito antes da data de fechamento ainda pode ser deduzida na declaração final. As regras comuns para deduzir créditos estão em entrega do GST/HST e créditos de imposto sobre insumos. Para o imposto sobre faturas que você emitiu e não recebeu, veja GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas.

Vou vender o negócio ou abrir uma corporação: cancelo a conta, e o que faz o Form GST44?

Em geral, quem vende e deixa de exercer o negócio encerra a conta de GST/HST, e uma opção conjunta pode eliminar o GST/HST sobre a venda se as condições forem cumpridas. Quem vende e tem uma conta de GST/HST entra em contato com o escritório de serviços tributários para encerrá-la (CRA).

O Form GST44 é a opção conjunta do vendedor e do comprador de que nenhum GST/HST é devido na venda de um negócio ou de parte dele. Ela exige estas condições (CRA; seção 167):

• O comprador adquire todos ou quase todos os bens necessários para continuar exercendo o negócio como negócio. A CRA geralmente considera que isso é cumprido quando pelo menos 90% do valor justo de mercado é transferido.
• Você vende o negócio ou parte dele, e não apenas um ou mais bens.
• Se você é contribuinte registrado, o comprador também é.

O imposto continua a valer para serviços tributáveis que você prestará ao comprador, aluguéis e licenças tributáveis e vendas tributáveis de bens imóveis a um comprador que não é contribuinte registrado. O comprador que é contribuinte registrado entrega a opção até a data de vencimento da primeira declaração de GST/HST que abrange o imposto que, de outro modo, surgiria na transferência, a menos que a CRA permita uma data posterior (Memorandum 14-4).

A página da CRA sobre a venda de um negócio não trata da transferência de um negócio para a sua própria corporação. A seção 167 define suas condições com base no que é transferido e no registro, então a opção pode se aplicar quando elas forem cumpridas. O bem que você retém não é vendido pela opção, e o imposto da venda presumida descrito acima se aplica a ele. Uma opção válida não desliga as regras de mudança de uso do próprio comprador: se ele depois usar bens de capital adquiridos em atividades não comerciais, pode haver imposto para o comprador (Memorandum 14-4; seção 167(1.1)). A transferência em si está em passar um negócio para uma corporação, e as vendas de ações e de bens em venda do seu negócio.

E as contas de folha de pagamento, PST e QST?

Encerrar a conta de GST/HST não encerra as contas de folha de pagamento, de PST ou de QST; cada uma é encerrada separadamente.

• Folha de pagamento. O último recolhimento da folha vence em até 7 dias corridos do dia em que o negócio deixa de operar, e as declarações informativas em até 30 dias desse dia (recolhimentos; declarações informativas). Quem vende e tem empregados também precisa encerrar a conta de folha de pagamento (CRA).
• PST. O imposto provincial sobre vendas é administrado por cada província, com etapas próprias de encerramento. A Colúmbia Britânica, por exemplo, pede um pedido de encerramento, on-line ou no seu formulário, e todas as declarações até a data de encerramento, mesmo as zeradas (Governo da Colúmbia Britânica). Veja imposto provincial sobre vendas.
• QST. O cancelamento do registro do QST é um assunto de Quebec. Em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST, então um negócio sediado lá trata com a Revenu Québec, e não com a CRA (RC4022). Veja como fazer negócios em Quebec.

Por quanto tempo guardo os registros de GST/HST depois do fechamento?

Guarde-os por 6 anos após o fim do ano a que se referem, ou por outro prazo, se houver um prescrito. A regra de guarda da lei não tem exceção para o fechamento (seção 286(3); CRA).

Guarde, junto com a declaração final, a lista de bens e a contagem de estoque que você usou para o imposto da venda presumida. As regras completas estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Fechei há anos e nunca cancelei, ou há declarações não entregues: e agora?

A conta continua aberta até ser cancelada, então as declarações continuam devidas para todos os períodos desde que você parou. A CRA pode lançar um valor mesmo quando nenhuma declaração foi entregue (seção 299). Cancelar agora não apaga esses períodos: as declarações até a data de cancelamento ainda precisam ser entregues (RC4022; seção 238).

A CRA decide a data de vigência do cancelamento e avisa você (seção 242), então ela pode ou não aceitar o dia em que você realmente parou. Muitas pessoas nessa situação pedem à CRA que confirme a data antes de entregar as declarações e levam a data em que o negócio realmente fechou e o que a comprove, como uma última fatura ou um depósito bancário. Essa data decide quais períodos ainda são devidos e o dia em que seus bens restantes são avaliados.

Cancelar não extingue o imposto não pago. O empresário individual deve esse valor pessoalmente. Uma sociedade de pessoas é tratada como em continuidade até o cancelamento do seu registro, e seus sócios gerais respondem solidariamente pelo GST/HST dela, inclusive por valores surgidos depois da dissolução, se eram sócios quando ela foi dissolvida (seção 272.1). Os administradores podem dever o imposto líquido não recolhido de uma corporação, com juros e multas, depois de cumpridas as etapas de cobrança da lei, a menos que tenham agido com cuidado razoável; a CRA tem dois anos depois que eles deixam de ser administradores pela última vez para lançar o valor contra eles (seção 323). As regras para corporações estão em encerramento de uma corporação.

Se a CRA já lançou um valor, veja declarações não entregues e lançamentos por estimativa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares canadenses.

Uma autônoma de Edmonton para de trabalhar em 14 de março

Uma contribuinte trimestral que cobra 5% de GST para de trabalhar em 14 de março e cancela a conta a partir dessa data. Ela mantém materiais no valor de C$1.000 e um laptop que comprou por C$2.000 mais C$100 de GST, com o crédito integral deduzido. Imediatamente antes do cancelamento, o laptop vale C$1.000.

• Materiais: 5% de C$1.000 são C$50.
• Laptop: o conteúdo de imposto básico é C$100 × (C$1.000 ÷ C$2.000) = C$50.

Ela soma C$100 ao imposto líquido da declaração final, que cobre de 1º de janeiro a 13 de março e vence em 13 de abril. Uma segunda declaração, de 14 a 31 de março, vence em 30 de abril, e só se ela tiver imposto a recolher por esses dias.

Um consultor de Toronto abre uma corporação

Um consultor com uma conta de HST transfere o negócio, incluindo C$60.000 em equipamentos que são todos os bens necessários para exercer o trabalho, para uma nova empresa que usará os equipamentos apenas em seu negócio tributável.

• Com a opção do Form GST44, se as condições forem cumpridas: nenhum HST é cobrado na transferência. A empresa precisa ter a própria conta de GST/HST, porque o consultor é contribuinte registrado, e é ela quem entrega a opção.
• Sem a opção: o consultor cobra HST de 13% sobre C$60.000, cerca de C$7.800, e recolhe esse valor. A empresa normalmente pode recuperá-lo como crédito de imposto sobre insumos, se for contribuinte registrada e usar os equipamentos em seu negócio tributável, então a opção evita principalmente o desembolso de caixa e a papelada extra.

Em seguida, o consultor cancela a conta antiga. Tudo o que ficar fora da transferência é tributado pelas regras da venda presumida. A forma de precificar a transferência está em passar um negócio para uma corporação.

Um prestador de serviços de Winnipeg que nunca cancelou

Um contribuinte trimestral para de trabalhar em junho do ano 1 e não faz nada. Suponha que as ferramentas dele ficam sem uso e não passam a ter uso pessoal.

• Ano 1: a conta continua aberta, e uma declaração vence para cada trimestre depois que ele para, zerada ou não.
• Ano 2: nenhuma declaração é entregue. A CRA pode enviar cobranças ou estimar o que ele deve.
• Ano 3: ele pede à CRA que cancele a conta a partir do dia em que parou; se a CRA aceita essa data, isso decide quais trimestres ainda precisam de declaração. Todas as declarações até a data que ela definir são entregues, e o imposto sobre o estoque e as ferramentas que ele tinha é calculado sobre o valor deles logo antes dessa data, e não hoje. O imposto de uma mudança anterior das ferramentas para uso pessoal pertenceria ao período em que ela ocorreu. Qualquer conta de imposto provincial sobre vendas é encerrada separadamente.

E no seu caso?

• Você está parando, vendendo ou abrindo uma corporação e mantém um veículo, equipamentos ou estoque com créditos deduzidos: o imposto depende do preço que você pagou, dos créditos deduzidos e do valor na data de cancelamento, e um veículo de passeio pode seguir regras separadas. Um responsável contábil pode fechar a escrituração contábil nessa data e preparar os números de que a declaração final precisa: ajuda com escrituração contábil.
• Há declarações atrasadas, chegou uma estimativa ou os números não fecham: veja declarações não entregues e lançamentos por estimativa e como colocar a escrituração contábil em dia, e procure ajuda com escrituração contábil.
• Você vai passar o negócio para uma corporação: se vale usar a opção e abrir uma nova conta está em passar um negócio para uma corporação; a ajuda com escrituração contábil encerra a escrituração antiga e organiza a nova.
• Você vai vender o negócio ou as ações: veja venda do seu negócio.
• Sua corporação está fechando ou ficando inativa: a conta de GST/HST é uma das etapas de encerramento de uma corporação; para a declaração de fim de ano de uma empresa inativa, veja declaração zerada de uma corporação inativa.
• Você possui um terreno ou um edifício: veja GST/HST sobre imóveis comerciais.
• Você tem uma conta de PST ou de Quebec: veja imposto provincial sobre vendas e como fazer negócios em Quebec.