Subsidiária dos EUA de uma empresa canadense: montagem e entregas do primeiro ano

O que uma empresa canadense com uma subsidiária nos EUA monta e entrega?

Uma corporação canadense monta uma subsidiária nos EUA constituindo-a em um estado, emitindo as ações dela para a controladora contra um pagamento registrado e obtendo um EIN para ela. Desde o primeiro ano, dois conjuntos de declarações correm lado a lado: a subsidiária entrega nos EUA, e a controladora informa a subsidiária à CRA.

Para a CRA, uma subsidiária dos EUA de propriedade integral é afiliada estrangeira da controladora, e as duas empresas são relacionadas, então têm relação de dependência (non-arm's-length) (Income Tax Act, seção 95; seção 251).

O que faz disso mais do que papelada: os dois países enxergam as mesmas transações entre as empresas, então os números do Form 5472, do T1134 e do T106 devem coincidir com as duas contabilidades. Um Form 5472 ausente ou substancialmente incompleto custa, sozinho, US$25.000. Um empréstimo da controladora, bens vendidos entre as empresas, contas dos EUA que a controladora pagou diretamente sem um acordo, funcionários nos EUA e um primeiro ano curto acrescentam, cada um, uma etapa.

Reúna: a resolução do conselho da controladora, o certificado de constituição, o regimento interno e o registro de ações da subsidiária, a prova de que a controladora pagou pelas ações, a carta do EIN, qualquer empréstimo ou acordo entre as empresas e os registros bancários das duas.

O que a controladora canadense deve decidir e assinar primeiro?

O conselho da controladora deve aprovar o investimento em uma só resolução que defina o estado, o capital social, as pessoas responsáveis e o financiamento. Cada escolha reflete nas entregas dos EUA; por isso, defina tudo antes de entregar qualquer coisa.

• Estado. Uma subsidiária geralmente deve se registrar em cada estado onde faz negócios, conforme esse estado define, onde quer que tenha sido formada; constituir em um estado e operar em outro significa entregas nos dois. Veja em que estado constituir.
• Capital social. O número de ações autorizadas e o valor nominal (par value) delas. Em Delaware, eles determinam a franchise tax anual; veja a franchise tax de Delaware.
• Administradores e diretores. Delaware exige pelo menos um administrador, que deve ser pessoa física; os administradores não precisam ser acionistas, e a seção 141(b) não fixa teste de residência (Delaware Code, Title 8). Os diretores têm o papel tributário: o presidente, o vice-presidente, o tesoureiro ou outro diretor autorizado assina o Form 1120 (IRS). Indique pessoas que saibam que vão assinar.
• Financiamento. Quanto entra por ações e quanto entra como empréstimo (veja abaixo). Se uma só pessoa não residente, ou um grupo de não residentes com relação de dependência (non-arm's-length), controla a controladora canadense, qualquer um dos dois pode ser tratado como dividendo pago a esse proprietário estrangeiro pelas regras de foreign affiliate dumping, a menos que uma exceção se aplique (Income Tax Act, seção 212.3).
• Ano fiscal. A subsidiária adota o ano fiscal na primeira declaração; mudá-lo depois geralmente exige o consentimento do IRS no Form 1128 (IRS).

Realizar as reuniões do conselho da subsidiária no Canadá não a torna residente canadense: se o Canadá também a tratasse como residente, uma empresa criada apenas pela lei dos EUA é residente apenas dos EUA pelo Artigo IV(3) do tratado, e a Income Tax Act segue o tratado (seção 250(5)). Mas, se o negócio dela é dirigido de um escritório no Canadá, esse escritório pode ser um estabelecimento permanente, e o Canadá pode tributar o lucro que lhe pertence pelos Artigos V e VII (tratado). Mesmo sem um, uma subsidiária que exerce negócios no Canadá, o que inclui captar pedidos aqui por meio da equipe da controladora, entrega o próprio T2 em até seis meses do fim do exercício, com o Schedule 91 pedindo a isenção do tratado (Income Tax Act, seção 150; seção 253; CRA: guia do T2). Se a controladora ainda não escolheu entre uma filial, uma subsidiária e uma LLC, leia primeiro negócio canadense nos EUA.

Montar uma subsidiária dos EUA: quais são as etapas, em ordem?

Constitua a empresa, emita as ações, obtenha o EIN e depois abra a conta bancária; as contas de folha de pagamento e de imposto sobre vendas só vêm quando forem exigidas. As etapas abaixo usam Delaware; os outros estados usam entregas parecidas, pelas próprias leis.

1. Nomeie um agente registrado. Delaware exige que toda entidade empresarial mantenha um agente registrado com endereço físico em Delaware (Delaware Division of Corporations). Veja agentes registrados.
2. Entregue o certificado de constituição. Ele indica o nome da corporação, a sede e o agente registrados, o objeto (qualquer negócio lícito basta), as ações autorizadas e o nome e o endereço postal do incorporador (Delaware Code, seção 102).
3. Adote o regimento interno e eleja os diretores. Depois da entrega, o incorporador ou os administradores indicados realizam uma reunião de organização, ou agem por consentimento escrito, para adotar o regimento interno e eleger administradores e diretores (seção 108).
4. Emita as ações para a controladora. O conselho decide quantas ações são emitidas e por qual contraprestação: dinheiro, bens ou outro benefício (seção 152). Lance a emissão no registro de ações.
5. Obtenha o EIN no Form SS-4 (próxima seção).
6. Abra uma conta bancária em nome da subsidiária e faça a controladora pagar pelas ações da própria conta para ela, para que o pagamento seja rastreável. Veja endereço comercial e conta bancária nos EUA.
7. Entregue o BEA Form BE-13 em até 45 dias corridos da constituição. Uma nova empresa dos EUA de propriedade de uma controladora estrangeira informa ao Bureau of Economic Analysis mesmo que o órgão nunca peça; quando o custo esperado para abri-la é de US$40 milhões ou menos, o relatório é o BE-13 Claim for Exemption, mais curto (15 CFR 801.7). Veja montar uma subsidiária dos EUA para uma empresa estrangeira.
8. Registre-se como corporação estrangeira em cada outro estado onde ela faça negócios. Veja registrar-se em outro estado.
9. Abra as contas de folha de pagamento e de imposto sobre vendas só quando forem exigidas: quando ela pagar salários pela primeira vez em um estado ou atingir ali o nexus de imposto sobre vendas. Veja enviar empregados para trabalhar nos EUA e limites de imposto sobre vendas por estado.
10. Assine acordos entre as empresas antes da primeira fatura ou do primeiro empréstimo entre elas (abaixo).

Como a subsidiária obtém um EIN quando nenhum diretor tem SSN?

Por fax ou correio, no Form SS-4. O pedido on-line só está aberto a requerentes localizados nos EUA cujo diretor principal tenha um número de identificação fiscal dos EUA, e o IRS não dá mais um EIN por telefone a contribuintes domésticos (IRS: instruções do Form SS-4). O manual interno do IRS reserva a linha telefônica internacional às empresas formadas fora dos EUA; por isso, uma subsidiária de Delaware é encaminhada ao fax ou ao correio mesmo quando é dirigida do Canadá (IRM 21.7.13).

A parte responsável das linhas 7a–7b deve ser uma pessoa física, nunca a controladora canadense: a pessoa que, em última instância, é dona da subsidiária ou a controla, ou exerce o controle efetivo final sobre ela e sobre seus fundos. Se essa pessoa não tem SSN nem ITIN e não consegue um, escreva “foreign” ou N/A na linha 7b. Caminhos, prazos de processamento e números atuais: EIN sem SSN.

A controladora deve financiar a subsidiária dos EUA com ações ou com um empréstimo?

Os dois são possíveis; a papelada é diferente. A compra de ações exige uma resolução do conselho, um lançamento no registro de ações e a prova do pagamento. Um empréstimo exige um contrato assinado, com taxa de juros e data de pagamento fixas que as duas empresas sigam, ou o adiantamento pode ser tratado como ações (26 USC 385); ele também acrescenta informações nos dois países.

Informar no Form 5472 todo aporte do proprietário é uma regra para uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira, e não para uma corporação. A informação linha por linha de um empréstimo está em aportar dinheiro na sua corporação dos EUA, do exterior; a retenção e os Forms 1042 e 1042-S estão em subsidiária dos EUA de uma empresa estrangeira.

No Canadá, um empréstimo a um não residente que permanece em aberto por mais de um ano sem juros razoáveis pode gerar uma renda de juros presumida para a controladora pela seção 17; a subseção 17(8) pode isentar um empréstimo a uma afiliada estrangeira controlada, na medida em que a controladora mostre que o dinheiro foi usado o tempo todo para obter renda de atividade empresarial (Income Tax Act, seção 17). Fixe a taxa como partes sem relação fariam; veja preços entre as suas empresas canadense e americana. Para distinguir ações de empréstimo depois que o dinheiro já se moveu, veja aportar dinheiro na sua corporação dos EUA, do exterior.

O que a subsidiária dos EUA entrega no primeiro ano?

O Form 1120, com a pergunta sobre propriedade estrangeira respondida e um Form 5472 para cada parte relacionada com quem fez negócios, mais eventuais declarações de retenção e as entregas estaduais (IRS: instruções do Form 1120).

• Form 1120. Toda corporação doméstica entrega, com ou sem renda tributável. Ele vence em 15º dia do quarto mês após o fim do ano; o primeiro ano curto de uma nova corporação segue a mesma regra, contada a partir do fim do período curto. Um exercício que termina em junho segue a mesma regra para anos fiscais iniciados depois de 2025; o prazo do terceiro mês, junho, das instruções do Form 1120 vale apenas para anos anteriores (Public Law 114-41, section 2006(a)(3)). O Form 7004, entregue até o vencimento, prorroga a entrega por seis meses, mas não o pagamento. Marque “Initial return”. O imposto federal é de 21% da renda tributável; os pagamentos estimados se aplicam se a corporação espera US$500 ou mais de imposto.
• Schedule K, perguntas 4 e 7. Responda 4a Sim, porque uma corporação é dona das ações, e anexe o Schedule G (Form 1120) com o nome da controladora; a 4b geralmente também é Sim se uma pessoa física detém metade ou mais da controladora, e a Parte II do Schedule G então indica essa pessoa. Responda Sim à 7 quando uma pessoa estrangeira detém pelo menos 25% dos votos ou do valor, e informe a porcentagem, o Canadá e o número de Forms 5472 anexados.
• Form 5472. Entregue um formulário separado para cada parte relacionada com quem a subsidiária teve uma transação a informar: a controladora e qualquer empresa irmã que ela tenha pago ou faturado. Anexe-os ao Form 1120 até o vencimento, inclusive as prorrogações, e marque a caixa do primeiro ano (IRS: instruções do Form 5472). Depois de 90 dias de um aviso do IRS, uma falha continuada acrescenta US$25.000 por parte relacionada a cada período de 30 dias.

Uma corporação criada nos EUA é uma pessoa dos EUA (US person) para o FBAR, mesmo quando a controladora é canadense (FinCEN). A partir do segundo ano, veja subsidiária dos EUA de uma empresa estrangeira.

O que a controladora canadense entrega no primeiro ano?

O Schedule 25 com o T2, o Form T1134 da subsidiária em até 10 meses depois do fim do próprio ano fiscal dela e o Form T106 se as operações dela com não residentes relacionados, como a subsidiária, passarem de C$1.000.000 (CRA: guia do T2).

• Form T1134. A controladora entrega uma declaração para cada afiliada estrangeira (Income Tax Act, seção 233.4), com um suplemento separado por afiliada. Se uma holding canadense é dona da controladora, só a corporação canadense do nível mais baixo informa a afiliada (CRA).
• Primeiro ano inativo (dormant). Pela política administrativa da CRA, nenhum suplemento é entregue, apenas as informações básicas no resumo do T1134, se o custo da participação da controladora foi inferior a C$100.000, a receita bruta da subsidiária foi inferior a C$100.000 e os bens dela nunca passaram de C$1.000.000. A receita bruta inclui valores recebidos que não são receita, como empréstimos; por isso, o financiamento sozinho pode encerrar a inatividade (instruções do T1134).
• Form T106. Exigido quando as transações a informar com todos os não residentes com relação de dependência (non-arm's-length) passam, juntas, de C$1.000.000: um resumo, um informe separado para cada não residente, entregue à parte do T2 em até 6 meses depois do fim do exercício (instruções do T106; seção 233.1). Vendas de bens ou serviços à subsidiária, empréstimos, juros e o investimento da controladora nas ações da subsidiária contam para o total. Os limites do T106 e do T1134 estão em dólares canadenses; por isso, converta os valores em dólares americanos da subsidiária antes de comparar.
• Form T1135. Ações de uma afiliada estrangeira, e dívidas devidas por ela, não são bens estrangeiros específicos; assim, a própria subsidiária não é listada (seção 233.3). A declaração de bens estrangeiros própria de Quebec, TP-1079.8.BE-V, também os deixa de fora (Quebec, 2025 c. 35, s. 128).

Um T1134 ou T106 tardio custa o maior entre C$100 e C$25 por dia, por até 100 dias; falhas conscientes ou com negligência grave custam mais (seção 162). Se um ano já foi perdido, veja relatório de afiliada estrangeira não entregue por uma empresa dos EUA.

Que acordos entre as empresas devem existir desde o primeiro dia?

Todo fluxo recorrente entre as empresas precisa de um acordo assinado antes do primeiro pagamento: um acordo de serviços, se a equipe da controladora trabalha para a subsidiária; uma licença para software ou marca; um acordo de compra ou distribuição para bens; um acordo de compartilhamento de custos para intangíveis desenvolvidos em conjunto; e um contrato de empréstimo. Pelo Artigo IX do tratado, cada país pode ajustar as condições entre empresas relacionadas que difiram do que empresas sem relação acordariam (tratado), e os mesmos fluxos aparecem no Form 5472, que tem uma parte própria para acordos de compartilhamento de custos, e no T106. Uma lacuna comum: a controladora paga diretamente as contas da subsidiária nos EUA, sem acordo nem repasse, de modo que nenhuma das contabilidades diz se cada pagamento foi um empréstimo, um pagamento de ações ou uma taxa. Veja preços entre as suas empresas canadense e americana e contabilidade de uma empresa canadense e da sua empresa dos EUA.

Como o lucro volta para o Canadá depois?

Em geral, como dividendos. A retenção nos EUA sobre um dividendo fica limitada a 5% quando a controladora canadense é uma empresa que detém pelo menos 10% das ações com direito a voto e se qualifica pelo artigo de limitação de benefícios do tratado, o XXIX-A (tratado, Artigo X). Uma controladora pertencente em sua maioria a pessoas que moram fora do Canadá e dos EUA pode não passar no teste de propriedade desse artigo e precisar de outro, como o teste de atividade empresarial em operação. Sem um pedido válido pelo tratado, a alíquota legal é 30% (IRS: Publication 515). A subsidiária deve o imposto que deixar de reter (26 USC 1461), e um diretor responsável pela retenção que deixa de propósito de reter ou de recolher o imposto pode ser cobrado pelo mesmo valor pessoalmente (26 USC 6672).

A controladora entrega à subsidiária um Form W-8BEN-E pedindo a alíquota do tratado na Parte III, usando a linha 15 para uma alíquota de dividendos baseada na participação (IRS: instruções do Form W-8BEN-E); veja formulários W para uma corporação canadense. No Canadá, o lucro que a subsidiária obtém de uma atividade empresarial nos EUA geralmente vai para o seu exempt surplus, e a controladora pode deduzir um dividendo pago do exempt surplus; assim, esse lucro em geral não é tributado de novo (Income Tax Act, seção 113; Income Tax Regulations, seção 5907). Essas contas se formam desde o primeiro ano. Aluguéis, juros e outras rendas de propriedade são diferentes: a menos que o negócio tenha mais de cinco empregados em tempo integral, a controladora pode ter de incluir essa renda na própria renda canadense a cada ano, paga ou não (Income Tax Act, seção 91; seção 95). Mais sobre o surplus em negócio canadense nos EUA; para uma venda futura, veja vender um negócio dos EUA a partir do Canadá.

A subsidiária dos EUA entrega um relatório BOI?

Não. A FinCEN isenta as empresas criadas nos EUA do relatório de beneficiários finais; as demais empresas que informam são entidades formadas pela lei de um país estrangeiro que se registram para fazer negócios em um estado dos EUA (FinCEN). Assim, a controladora canadense só pode ter de informar se ela mesma se registrar em um estado; veja registrar uma corporação canadense em um estado dos EUA e quem ainda entrega um relatório BOI.

Exemplo

Valores ilustrativos. Os valores das subsidiárias estão em dólares americanos; os limites canadenses estão em dólares canadenses, convertidos a uma taxa ilustrativa de C$1,40 por dólar americano.

Empresa de software de Ontário contrata vendedores nos EUA

Uma corporação de software de Ontário abre uma subsidiária em Delaware para empregar dois vendedores nos EUA. Ela compra ações por US$50.000 e empresta US$100.000 por meio de um contrato assinado, a 5% ao ano, com juros pagos a cada trimestre.

• Subsidiária: o primeiro Form 1120 dela responde Sim à pergunta 7, 100%, Canadá. O Form 5472 da controladora mostra os saldos do empréstimo e os juros pagos; a compra das ações não é uma linha da Parte IV. Ela deduz os juros quando pagos, não retém nada porque a controladora se qualifica para os benefícios do tratado e entregou um W-8BEN-E, e entrega os Forms 1042 e 1042-S até 15 de março. Os registros de folha de pagamento começam com os primeiros salários.
• Controladora: ela informa os juros como renda. A subsidiária recebeu cerca de C$210.000, acima do limite de receita bruta de C$100.000, então o T1134 precisa de um suplemento completo. A compra das ações, o empréstimo e os juros somam bem menos de C$1.000.000, então não há T106.

Fabricante da BC abastece uma subsidiária do Texas

Um fabricante da BC abre uma subsidiária no Texas para manter estoque e vender a varejistas dos EUA. A subsidiária compra US$2.000.000 em bens da controladora no primeiro ano.

• Subsidiária: formada no Texas, ela não precisa de registro como corporação estrangeira ali, mas se registra em qualquer outro estado onde faça negócios. O Form 5472 informa as compras de estoque da controladora. O primeiro relatório de franchise tax do Texas vence em 15 de maio do ano seguinte.
• Controladora: US$2.000.000 equivalem a cerca de C$2.800.000, acima de C$1.000.000, então ela entrega o T106 em até seis meses depois do fim do exercício, mais um suplemento do T1134. Um contrato de compra com comprovação de preços deve existir antes do primeiro embarque, porque as duas autoridades fiscais podem testar o preço.

Empresa de Alberta se forma em dezembro e começa em janeiro

Uma corporação de Alberta com exercício encerrado em 31 de dezembro abre uma subsidiária em Delaware em 10 de dezembro e compra ações por US$10.000. Nada mais acontece até janeiro.

• Subsidiária: ela adota o ano-calendário como ano fiscal, então o primeiro ano curto vai de 10 a 31 de dezembro. O Form 1120, marcado “Initial return”, vence em 15 de abril. Se a compra das ações foi a única operação com a controladora, em geral não é preciso Form 5472; se a controladora também pagou as taxas de constituição e a subsidiária deve esse valor de volta, esse saldo é um empréstimo a informar. O BE-13 Claim for Exemption dela vence em 45 dias, até 24 de janeiro. O primeiro relatório anual e a franchise tax de Delaware dela vencem em 1º de março.
• Controladora: o T1134 dela vence em 31 de outubro. O custo dela (cerca de C$14.000) e a receita da subsidiária (cerca de C$14.000) ficam abaixo de C$100.000, e os bens ficam muito abaixo de C$1.000.000; por isso, o resumo traz as informações básicas e nenhum suplemento.

E no seu caso?

• O primeiro Form 1120, o Form 5472, o T1134 e o T106 vencem juntos, ou o dinheiro já se moveu sem papéis: as mesmas transações devem coincidir em todos eles; conte com a ajuda com impostos entre países.
• Pessoas ou empresas fora do Canadá são donas da controladora canadense ou a controlam: o investimento pode virar dividendo presumido pelas regras de foreign affiliate dumping, e as alíquotas do tratado podem não se aplicar; conte com a ajuda com impostos entre países antes de o dinheiro se mover e veja uma empresa canadense para um fundador residente na China.
• A subsidiária será dirigida do escritório da controladora no Canadá, ou a equipe da controladora venderá por ela no Canadá: ela pode dever o próprio T2 e imposto canadense sobre parte do lucro; conte com a ajuda com impostos entre países.
• A subsidiária deterá imóveis de aluguel ou investimentos nos EUA em vez de tocar um negócio: a controladora pode ser tributada no Canadá sobre essa renda a cada ano; conte com a ajuda com impostos entre países. Se a corporação canadense for dona diretamente de imóveis de aluguel nos EUA, veja corporação canadense dona de imóveis nos EUA.
• Um cidadão dos EUA ou titular de green card é dono da controladora canadense: o proprietário tem entregas próprias nos EUA pela corporação canadense; veja proprietários americanos de corporações canadenses e conte com a ajuda com impostos entre países.
• Você ainda está escolhendo entre uma filial, uma subsidiária e uma LLC: leia negócio canadense nos EUA.
• A subsidiária vai comprar bens, serviços ou software da controladora: veja preços entre as suas empresas canadense e americana e conte com a ajuda com impostos entre países.
• Você ou outros empregados canadenses vão trabalhar para a subsidiária nos EUA: veja enviar empregados para trabalhar nos EUA.
• A corporação canadense vai se registrar ela mesma em um estado: veja registrar uma corporação canadense em um estado dos EUA.
• Uma pessoa, e não uma corporação, será dona da empresa dos EUA: veja constituir uma corporação dos EUA a partir do Canadá.
• A controladora não é canadense: veja montar uma subsidiária dos EUA para uma empresa estrangeira.
• Um T1134 ou Form 5472 já foi perdido: veja relatório de afiliada estrangeira não entregue por uma empresa dos EUA e conte com a ajuda com impostos entre países.