Contas de patrimônio líquido da LLC: aportes e retiradas

Quais contas de patrimônio líquido uma LLC precisa ter?

As contas de patrimônio líquido de uma LLC nos EUA dependem de como o IRS a tributa, e não da palavra “LLC” nem do rótulo do estado. O IRS trata uma LLC nacional com dois ou mais membros como uma sociedade de pessoas, e uma LLC com um membro como parte da declaração do proprietário, a menos que a LLC entregue o Form 8832 para ser tributada como corporação. Salvo em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo específico de registros, então os nomes das contas são prática de escrituração contábil. O que cada declaração lê é fixo.

Um caso deixa de ser simples quando a LLC tem dois ou mais membros ou uma opção por corporação S ou C, quando a classificação é desconhecida, quando uma opção foi entregue mas a escrituração contábil nunca mudou, quando um membro entrou ou saiu, ou quando o dinheiro do proprietário passou meses pela conta da empresa sem identificação. Reúna primeiro: a data de abertura, o acordo operacional, qualquer Form 8832 ou 2553 com a resposta do IRS, os depósitos e saques do proprietário com data e o último balanço patrimonial. Para uma LLC nova em folha, comece por como configurar a escrituração de uma LLC nova.

Quais contas de patrimônio líquido uma LLC de um único membro precisa ter?

Uma LLC de um único membro geralmente mantém três contas de patrimônio líquido: aporte do proprietário para o dinheiro que entra, retirada do proprietário para o dinheiro que sai e patrimônio líquido do proprietário para a participação acumulada do proprietário. A atividade da LLC é declarada na declaração do proprietário, e os Schedules C, E e F não têm seção de patrimônio líquido; por isso essas contas servem ao proprietário, a um credor e aos saldos iniciais do ano seguinte.

A Publication 334 descreve uma conta de retiradas como uma conta separada para a renda da empresa retirada para despesas pessoais e da família. A Publication 583 diz que as contas de receita e despesa são encerradas no fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido continuam abertas. Na prática, o lucro é encerrado no patrimônio líquido do proprietário, e muitas escriturações contábeis também encerram nele os aportes e as retiradas, para que cada ano comece do zero; o patrimônio líquido final é o mesmo de qualquer forma. Os programas de contabilidade costumam chamar a conta de patrimônio líquido do proprietário de Retained Earnings. Numa LLC de um só proprietário, ela guarda o lucro acumulado e também as retiradas e os aportes depois que essas contas são encerradas nela.

Por que cada membro de uma LLC com vários membros precisa da sua própria conta de capital?

Cada membro deve ter uma conta de capital separada porque aportes, retiradas e parcelas do lucro diferem de membro para membro, e a declaração da sociedade de pessoas informa a conta de cada membro, a menos que a sociedade seja pequena o bastante para dispensá-la (veja Schedule L na declaração de uma corporação). O item L de cada Schedule K-1 mostra o capital inicial, o capital aportado, a parcela do lucro ou prejuízo líquido, outros aumentos ou reduções, as retiradas e distribuições e o capital final do membro. Uma única linha combinada de patrimônio líquido dos proprietários não consegue gerar esses números.

Na escrituração contábil, dê a cada membro uma conta de capital com uma subconta de aportes e uma de retiradas. O lucro líquido geralmente é dividido como prevê o acordo operacional, e os membros podem dever imposto sobre a sua parte seja ela distribuída ou não. O item L conta os bens aportados pelo seu custo-base fiscal ajustado, e não pelo valor de mercado, então o método importa; veja contas de capital dos sócios.

Duas armadilhas:

• Capital não é custo-base (basis). O valor do item L pode não ser igual ao custo-base ajustado do membro na participação na LLC (o custo-base é o investimento fiscal do membro nela), então cada membro mantém um registro separado do custo-base.
• O capital pode ficar negativo. Uma conta de capital final pode ser negativa quando prejuízos e distribuições superam os aportes e a parcela da renda; veja patrimônio líquido negativo do proprietário.

As contas nunca mantidas estão em como reconstruir as contas de capital de uma sociedade de pessoas, e o pagamento a um membro por serviços está em pagamentos garantidos versus retiradas de sócios.

Quais contas uma LLC tributada como corporação S ou C usa?

Uma LLC tributada como corporação usa capital integralizado, lucros acumulados e distribuições no lugar de aportes, patrimônio líquido do proprietário e retiradas. O capital integralizado e os lucros acumulados correspondem às linhas de patrimônio líquido do Schedule L, o balanço patrimonial do Form 1120-S e do Form 1120; as distribuições são declaradas em outros schedules (Schedule K e cada K-1 no Form 1120-S, Schedule M-2 no Form 1120).

Uma LLC que entrega o Form 8832 para ter o status de corporação entrega o Form 1120. Uma LLC que entrega o Form 2553 no prazo (dentro de 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal ou durante o ano anterior, com o consentimento de cada proprietário) é tratada como se tivesse optado pela classificação como corporação a partir da data de vigência da opção pelo regime S, se atender aos requisitos de pequena corporação, e entrega o Form 1120-S. Uma LLC emite participações de membro, não ações, e o Schedule L não tem linha para elas, então confirme com o preparador da declaração qual linha guarda o capital aportado.

Uma corporação S só pode ter uma classe de ações. O regulamento testa isso verificando se as disposições que regem a empresa, incluindo acordos vinculantes sobre distribuições, dão a cada ação direitos idênticos de distribuição e de liquidação, e distribuições que diferem em prazo ou valor recebem efeito fiscal conforme os fatos. Compare as distribuições de cada acionista com a participação na propriedade e peça a um profissional que leia o acordo operacional à luz delas.

Uma distribuição não substitui a remuneração pelo trabalho. As instruções do Form 1120-S dizem que distribuições e outros pagamentos a um diretor são salários na medida em que forem remuneração razoável por serviços. Veja escrituração contábil de corporação S e como se pagar numa LLC.

O imposto do proprietário sobre uma distribuição também difere. Uma distribuição de corporação S geralmente não é tributada apenas até o custo-base das ações do proprietário (seção 1368); veja como registrar distribuições de corporação S. Uma distribuição de corporação C geralmente é um dividendo na medida dos lucros e reservas (earnings and profits), informado ao proprietário no Form 1099-DIV (Publication 542); veja dividendos para o proprietário de corporação C.

Como registro um aporte do proprietário à minha LLC, e ele é renda?

Registre o dinheiro que um proprietário coloca como aumento do patrimônio líquido (aporte do proprietário, aporte de capital de um membro ou capital integralizado), não como renda. Ele é um empréstimo, e portanto um passivo, somente se for uma dívida real: a LLC é legalmente obrigada a pagá-lo, os dois lados pretendem o pagamento e o proprietário é um verdadeiro credor (Publication 334). A Publication 583 sugere um talão de cheques com espaço para anotar se cada depósito é renda da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo.

As regras fiscais apontam para o mesmo lado. A Publication 541 diz que nem o sócio nem a sociedade de pessoas costumam reconhecer ganho ou perda quando um bem é aportado em troca de uma participação na sociedade. A Publication 542 diz que os aportes ao capital de uma corporação são capital integralizado e não são tributáveis para a corporação. O dinheiro de um empréstimo genuíno também não é renda, mas é um passivo, não patrimônio líquido.

1. Mova o dinheiro por transferência bancária e guarde o extrato.
2. Decida se é aporte ou empréstimo antes de lançar; veja aporte ou empréstimo do proprietário.
3. Aumente a conta bancária e a conta de patrimônio líquido, com a data, o valor e o membro ou acionista.
4. Para um bem, registre o valor de mercado, o custo-base fiscal ajustado de quem o aportou e qualquer dívida que o acompanhe. O item L e o Schedule M-2 usam o custo-base fiscal ajustado líquido de passivos.

Uma conta da empresa paga com uma conta pessoal continua sendo uma despesa da empresa na escrituração contábil. Lance a outra ponta em aporte do proprietário, ou em uma conta a pagar ao proprietário se a LLC for reembolsá-lo. O tratamento fiscal de um custo que o proprietário pagou e nunca foi reembolsado depende dos fatos. Um sócio obrigado pelo contrato de sociedade a pagar um custo pode conseguir deduzi-lo no Schedule E; nesse caso, a LLC deve deixá-lo fora das suas despesas. Veja despesas da LLC pagas pessoalmente pelo sócio. Para uma corporação S, veja despesas da corporação S nunca reembolsadas. Um depósito lançado como venda superestima a renda.

Como registro uma retirada dos membros, e por que ela não é despesa?

Registre o dinheiro que um proprietário tira na conta de retirada do proprietário, retirada do membro ou distribuições do acionista, e não em uma conta de despesa. Cada uma reduz o patrimônio líquido, então nenhuma toca a demonstração do resultado. A Publication 334 diz que um empresário individual não pode deduzir o próprio salário nem as retiradas pessoais, e a Publication 583 diz para emitir cheques em seu próprio nome apenas para retiradas de uso pessoal.

Para os membros, uma retirada por conta do lucro não é um pagamento garantido dedutível: as instruções do Form 1065 limitam essa linha a pagamentos por serviços ou pelo uso de capital determinados sem levar em conta a renda da sociedade. A Publication 542 mostra que uma corporação não deduz os dividendos que paga.

As armadilhas são uma retirada lançada numa conta de despesa, o que subestima o lucro, e gastos pessoais no cartão da empresa, que também são retiradas (gastos pessoais em cartões da empresa). Lançamento por lançamento: como registrar a retirada de um proprietário.

O que são lucros acumulados, e como os lucros chegam ao patrimônio líquido no fim do ano?

Os lucros acumulados são o lucro obtido em anos anteriores e mantido na empresa. Os resultados do ano corrente são o lucro até o momento neste ano, geralmente mostrado como uma linha de lucro líquido na seção de patrimônio líquido até o ano ser encerrado. No fim do ano, o lucro vai para os lucros acumulados numa corporação, e para o patrimônio líquido do proprietário ou para a conta de capital de cada membro numa LLC de transparência fiscal.

Numa LLC com vários membros, aloque o lucro de cada ano às contas de capital dos membros como prevê o acordo operacional, para que as contas de capital somem o patrimônio líquido total.

A coluna da corporação segue o Schedule M-2 do Form 1120. O dinheiro que um proprietário coloca numa corporação vai para o capital integralizado, não para os lucros acumulados. No Form 1065, o Schedule M-2 faz a movimentação das contas de capital dos sócios, aportes incluídos. No Form 1120-S, o Schedule M-2 é outra análise: ele acompanha a conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account), uma conta fiscal que não é igual aos lucros acumulados contábeis.

Se o patrimônio líquido inicial não bate com a declaração do ano passado, veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado.

A que o patrimônio líquido do balanço patrimonial deve ser igual todo mês?

O patrimônio líquido total no balanço patrimonial de uma LLC deve ser igual ao total dos ativos menos o total dos passivos em todo fim de mês. A Publication 583 descreve o balanço patrimonial como ativos, passivos e a sua participação na empresa, e o patrimônio líquido como o excesso dos ativos sobre os passivos.

As instruções do Form 1065 pedem uma explicação quando o total dos ativos no início do ano difere do fechamento do ano anterior. Um saldo deixado no Opening Balance Equity indica um lançamento faltando; veja como zerar o Opening Balance Equity.

Quais schedules da declaração leem as contas de patrimônio líquido da minha LLC?

Os Schedules C, E e F não leem nenhuma conta de patrimônio líquido; as declarações de sociedade de pessoas e de corporação leem, nos schedules abaixo. O Schedule L deve concordar com a escrituração e os registros, segundo as instruções do Form 1065 e do Form 1120-S.

Fontes: Form 1065, Form 1120-S e Form 1120. Um schedule dispensado não dispensa a escrituração contábil: a Publication 583 observa que as demonstrações financeiras ajudam no trato com um banco ou com credores. Entidades pequenas podem dispensar alguns desses schedules. Para saber quem pode, ou se a declaração pede o Schedule L e a sua escrituração não consegue produzi-lo, veja Schedule L na declaração de uma corporação.

O que acontece com as contas de patrimônio líquido se a LLC mudar a classificação fiscal?

Uma mudança na classificação fiscal encerra um conjunto de contas de patrimônio líquido e abre outro na data de vigência. O regulamento trata cada mudança por opção como uma transação presumida, considerada como ocorrida imediatamente antes do fim do dia anterior ao início da vigência da opção:

Fazer o caminho contrário exige uma nova opção pelo Form 8832; encerrar apenas a opção pelo regime S deixa a LLC tributada como corporação C. A corporação é então presumida como distribuindo tudo aos seus proprietários em liquidação, o que pode gerar ganho ou perda para a corporação e seus proprietários (seção 336, seção 331). Uma opção pelo Form 8832 pode ter vigência até 75 dias antes da entrega e 12 meses depois, então a escrituração contábil pode precisar ser refeita a partir de uma data já passada, e a LLC geralmente não pode optar de novo por 60 meses. Ganho ou perda, custo-base e os números iniciais dependem dos fatos; veja como as LLCs são tributadas.

Incluir ou perder um membro também move a LLC entre os padrões de um membro e de vários membros, e a conta de capital inicial de um membro difere conforme ele tenha entrado aportando ou comprado uma participação existente; veja como registrar a compra da participação de um sócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Um membro

Um proprietário deposita US$5.000 para começar, retira US$2.000 por mês durante seis meses (US$12.000) e ganha US$30.000. O patrimônio líquido do proprietário termina em US$23.000 (5.000 − 12.000 + 30.000). A demonstração do resultado mostra US$30.000 e nenhuma retirada, porque as retiradas não são dedutíveis.

Dois membros

Dois membros aportam US$10.000 cada um, e o primeiro retira US$3.000. Antes da renda, as contas de capital são US$7.000 e US$10.000. Se a LLC então ganha US$20.000 e o acordo divide o lucro igualmente, elas passam a US$17.000 e US$20.000. Uma única linha de patrimônio líquido dos proprietários de US$37.000 esconde isso.

Opção pelo regime de corporação S

Uma LLC tributada como corporação S começa o ano com US$50.000 de lucros acumulados. O proprietário aporta US$8.000 em dinheiro, registrados como capital integralizado, não como renda. Um pagamento de US$20.000 em dinheiro é registrado como distribuição, não como salário nem como despesa, e os lucros acumulados caem para US$30.000 antes do lucro do ano. Se parte dele paga o trabalho que o proprietário faz, essa parte é salário e passa pela folha de pagamento. Se o pagamento é tributado depende do custo-base das ações do proprietário.

E no seu caso?

• Dois ou mais membros, uma opção pelo regime S, ou dinheiro do proprietário que passou meses pela conta da empresa sem identificação: a estrutura certa do patrimônio líquido depende da classificação fiscal, e lançamentos já feitos podem precisar ser refeitos antes de um K-1, um Form 1120-S ou um balanço patrimonial ser enviado. Veja como separar dinheiro pessoal e da empresa misturados e ajuda de escrituração contábil.
• Um membro entrou ou saiu, ou uma opção foi entregue mas a escrituração contábil nunca mudou: o patrimônio líquido pode precisar ser refeito a partir da data de vigência. Veja como registrar a compra da participação de um sócio, escrituração contábil depois da opção pelo regime de corporação S e ajuda de escrituração contábil. Para uma opção tardia ou que falhou, veja alívio para opção tributária tardia de LLC.
• As contas de capital nunca foram mantidas e o Form 1065 está atrasado: veja como reconstruir as contas de capital de uma sociedade de pessoas e ajuda de escrituração contábil.
• A LLC tem um proprietário estrangeiro: uma LLC de propriedade integral de uma pessoa estrangeira, ou tributada como corporação e com pelo menos 25% de propriedade estrangeira, pode ter de declarar os aportes e distribuições do proprietário no Form 5472, então registros datados importam; veja declaração de LLC de um único membro de propriedade estrangeira. Uma LLC com vários membros e um membro estrangeiro geralmente deve recolher a retenção de imposto sobre a parcela desse membro na renda ligada a uma atividade nos EUA, e o pagamento conta como distribuição a esse membro. Veja sócios estrangeiros e retenção na fonte e ajuda de escrituração contábil.
• Cônjuges são os únicos proprietários: o regime de bens do casal (community property) e a posição de declaração dos cônjuges decidem entre uma conta de patrimônio líquido e uma conta de capital para cada cônjuge. Veja LLCs de cônjuges e de famílias.
• Um credor ou investidor pediu um balanço patrimonial: veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário.
• Você não sabe se um depósito foi aporte ou empréstimo, ou há um saldo no Opening Balance Equity, ou o patrimônio líquido está negativo: veja aporte ou empréstimo do proprietário, Opening Balance Equity e patrimônio líquido negativo do proprietário.