Balanço patrimonial de pequena empresa com erros: o que mostrar

O que o balanço patrimonial de uma pequena empresa mostra?

O balanço patrimonial de uma pequena empresa mostra, em uma única data, o que a empresa possui, o que ela deve e o que sobra para os proprietários. A SEC o chama de retrato dos ativos, passivos e patrimônio líquido, e os dois lados precisam fechar: ativos são iguais a passivos mais patrimônio líquido. Para um empresário individual, o IRS descreve as mesmas três partes: ativos, passivos e o patrimônio líquido do proprietário na empresa.

Um balanço patrimonial que fecha ainda pode estar errado. A escrituração contábil por partidas dobradas fecha por construção, porque todo lançamento tem um débito e um crédito (Publication 583). Então “fecha” prova a aritmética, não o conteúdo. Casos que não são simples:

• Um plug: um valor lançado no patrimônio líquido ou numa conta de passagem apenas para os totais baterem.
• Caixa que nunca foi conciliado com o banco.
• Um empréstimo, um equipamento ou (se a sua escrituração contábil os registra) contas a pagar ausentes do balanço.
• Saldos iniciais que não batem com a declaração entregue no ano passado nem com o balanço patrimonial de fechamento.

Para verificar um balanço patrimonial, reúna:

• o balanço patrimonial do fim do ano e um balancete (o saldo de cada conta)
• cada extrato de banco, cartão e empréstimo na data do fim do ano
• a declaração entregue no ano passado e o balanço patrimonial de fechamento
• as listas de faturas de clientes não pagas e de contas a pagar, se a sua escrituração contábil as registra

Se um banco, um preparador de declarações ou um CPA (contador público habilitado) está esperando o balanço e ele tem um plug, contas negativas ou um saldo de patrimônio líquido que você não consegue explicar, ou não bate com a declaração do ano passado, o caso é para um profissional; veja E no seu caso? no final.

Como preencho o balanço patrimonial de uma pequena empresa, e quais linhas entram nele?

Para preencher, liste o que a empresa possui e o que ela deve; a diferença é o patrimônio líquido, tudo em uma única data, como o fim do ano. As declarações de sociedades e de corporações dos EUA geralmente incluem um balanço patrimonial tirado da escrituração contábil, o Schedule L (Form 1120-S, Form 1065), e a lista de linhas dele serve de checklist para qualquer pequena empresa.

Na escrituração contábil mantida no regime de caixa, contas a receber e contas a pagar podem ser zero por construção: você informa a renda quando a recebe e geralmente deduz as despesas quando as paga (Publication 583). A escrituração no regime de competência mostra as duas; veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

A Publication 583 chama a diferença entre ativos e passivos de patrimônio líquido (net worth). Como o patrimônio líquido surge como diferença, ele não prova nada sozinho; confira-o com o registro do proprietário do dinheiro aportado, do dinheiro retirado e do lucro mantido. Um empresário individual tem uma conta de proprietário. Uma sociedade mantém uma conta de capital para cada sócio. Uma corporação mostra capital social, capital integralizado e lucros acumulados. Para uma LLC, veja contas de patrimônio líquido de uma LLC.

Como sei se o meu balanço patrimonial está certo?

Um balanço patrimonial tem mais chance de estar certo quando fecha e cada linha importante bate com um registro de fora da escrituração contábil. Quatro conferências pegam os erros mais comuns:

O IRS recomenda conciliar a conta corrente todo mês, para que o extrato bancário, o talão de cheques e a escrituração contábil concordem. Ele lista o que a conciliação faz: verifica quanto dinheiro há na conta, confirma que a escrituração reflete todas as tarifas bancárias e corrige erros. Uma integração bancária (bank feed) sozinha não faz isso; veja integração bancária não é conciliação.

Um valor que você não consegue rastrear até um extrato, uma fatura ou uma declaração anterior pode ser um plug.

Por que o meu balanço patrimonial mostra números estranhos?

Números estranhos num balanço patrimonial geralmente vêm de caixa que nunca foi conciliado, de um empréstimo ou ativo que falta na escrituração contábil, de dinheiro do proprietário na conta errada ou de saldos iniciais diferentes da declaração do ano passado. Relacione o que você vê com a causa provável:

As instruções do Schedule C para outras despesas dizem para não incluir o custo de equipamentos ou móveis da empresa, nem despesas pessoais, de vida e da família (instruções do Schedule C). Uma empresa que faz a opção pela regra de segurança de minimis pode, em vez disso, deduzir de imediato como outras despesas as compras de equipamentos pequenos, se a escrituração contábil também as lança como despesa (Publication 334); veja lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas. As instruções do Form 1065 dizem que os ativos de uma sociedade não podem ser compensados com passivos nem informados como número negativo (instruções do Form 1065); por isso, antes de preencher o Schedule L, um ativo negativo precisa de uma causa: um erro de lançamento, ou um saldo real de cheque especial ou de crédito que deve entrar como passivo.

Onde fica o dinheiro que coloco na empresa ou tiro dela?

O dinheiro que um proprietário coloca numa empresa ou tira dela geralmente vai para contas de patrimônio líquido ou de empréstimo no balanço patrimonial, não para receitas ou despesas; qual das duas depende dos fatos e do tipo de entidade. O IRS diz que o dinheiro tomado por meio de um empréstimo de boa-fé não é renda (Publication 334). Ele também sugere anotar a origem de cada depósito: renda da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo (Publication 583).

O pagamento a um proprietário por trabalho feito para a empresa pode ser salário ou pagamento garantido, e não retirada ou distribuição. Uma corporação S deve tratar os pagamentos a um diretor como salário na medida em que sejam remuneração razoável por serviços (instruções do Form 1120-S), e uma sociedade pode deduzir os pagamentos garantidos a um sócio por serviços (instruções do Form 1065). Veja como registrar distribuições de corporação S e pagamentos garantidos e retiradas de sócios.

Para um empresário individual, a Publication 334 descreve uma conta de retiradas separada para a renda da empresa retirada para despesas pessoais e da família, que geralmente não são dedutíveis. Se o dinheiro que o proprietário coloca é um aporte ou um empréstimo depende dos fatos; veja aporte ou empréstimo a uma LLC e como registrar as retiradas do proprietário. Se dinheiro pessoal e da empresa passaram pela mesma conta, veja como corrigir a mistura de fundos da empresa e pessoais.

Preciso de um balanço patrimonial, e quem o pede?

Um banco ou investidor muitas vezes pede um balanço patrimonial, a declaração de uma sociedade ou corporação pode exigi-lo como Schedule L, e o Schedule C de um empresário individual não tem nenhum. A SBA diz que uma empresa já estabelecida inclui, num plano de negócios tradicional, demonstrações do resultado, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa dos últimos três a cinco anos, que bancos e investidores costumam pedir. O IRS acrescenta que as demonstrações financeiras ajudam no trato com um banco ou credores. Para saber o que um banco quer, veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário.

Uma sociedade ou corporação dos EUA só pode deixar de preencher o Schedule L quando passa num teste de declaração pequena no próprio formulário, respondido no Schedule B para os Forms 1065 e 1120-S e no Schedule K para o Form 1120. O teste usa a receita total e o ativo total. A receita total é mais ampla que as vendas: ela soma outras rendas e, nos Forms 1065 e 1120-S, também a renda informada no Schedule K e a renda de aluguel do Form 8825 (instruções do Form 1065, instruções do Form 1120-S). Os limites e as condições adicionais variam conforme o formulário e o ano, então leia o formulário que você entrega; o Schedule L numa declaração de corporação trata deles. Deixar de preencher o Schedule L não muda o que um banco ou um preparador de declarações pede.

Com o que o balanço patrimonial da declaração de imposto deve concordar?

O Schedule L deve concordar com a escrituração contábil e os registros da entidade. As instruções do Form 1120, do Form 1120-S e do Form 1065 dizem isso. Uma sociedade dos EUA deve anexar uma declaração explicando qualquer diferença.

O Schedule L mostra o balanço patrimonial no início e no fim do ano. As instruções do Form 1065 dizem que o ativo total no início do ano geralmente deve ser igual ao ativo total no fechamento do ano anterior, e que a sociedade anexa uma declaração se forem diferentes. Na declaração de uma corporação S, os empréstimos de acionistas no Schedule L geralmente devem conciliar com os totais de empréstimos de acionistas nos Schedules K-1 (instruções do Form 1120-S). A declaração de um empresário individual não tem Schedule L, então não há um balanço patrimonial entregue para conferir; compare os saldos iniciais com o balanço patrimonial de fechamento do ano passado. Se a sua escrituração contábil não abre onde a declaração do ano passado fechou, comece por lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado.

O que faço quando os números não fecham?

Siga esta ordem, porque cada etapa depende da anterior:

1. Concilie o caixa. Concilie cada conta bancária com o seu extrato (Publication 583) e cada conta de cartão do mesmo modo, começando pelo mês não conciliado mais antigo, para que um saldo errado não seja levado adiante.
2. Inclua o que falta. Registre empréstimos e equipamentos e, na escrituração no regime de competência, as contas a pagar, a partir dos extratos do credor e das faturas, e tire das despesas o principal dos empréstimos. Tire também o equipamento, se a escrituração o capitaliza: ele entra pelo custo, com a depreciação acumulada, mesmo quando a declaração deduziu o custo pela seção 179 ou pela depreciação especial, porque a depreciação contábil e a fiscal podem diferir (Form 1120-S, Schedule M-1). O equipamento só fica nas despesas quando a política da escrituração o lança como despesa, como exige a regra de segurança de minimis (Publication 334).
3. Mova o dinheiro do proprietário. Decida, com base nos documentos, se cada movimento do proprietário foi um aporte, um empréstimo ou uma retirada, e então lance-o no patrimônio líquido ou numa conta de empréstimo.
4. Compare os saldos iniciais com o balanço patrimonial de fechamento do ano passado, e com o Schedule L da declaração do ano passado, se foi entregue um, antes de mexer neste ano. Uma diferença no início do ano geralmente vem de antes deste ano ou de uma alteração em um período fechado; descubra qual antes de mudar qualquer coisa.
5. Rastreie cada plug e cada saldo de passagem até os documentos. Não lance um novo registro só para o balanço fechar; liste o que você não consegue explicar.

Alguns casos pedem julgamento profissional, porque corrigir o balanço patrimonial pode mudar o lucro ou o patrimônio líquido de anos anteriores. Se uma correção muda o lucro de um ano anterior, a declaração entregue para esse ano pode precisar de revisão. A ajuda profissional é indicada quando mais de um ano está errado, um banco ou preparador de declarações está esperando, chegou uma carta, o Schedule L precisa concordar com uma declaração entregue ou uma corporação tem empréstimos de acionistas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

O caixa está maior que o do banco

O balanço patrimonial de uma empresa de paisagismo mostra US$26.500 em caixa. O extrato bancário mostra US$18.000, uma diferença de US$8.500. A conciliação, voltando até o mês não conciliado mais antigo, encontra duas causas: um depósito de cliente de US$6.000 lançado duas vezes, uma pela importação do banco e outra à mão, e US$2.500 de pagamentos a fornecedores que saíram do banco mas nunca foram lançados. Depois de corrigir os dois, o caixa concorda com o banco. O depósito duplicado também pode ter sido contado como receita, então a demonstração do resultado precisa de uma segunda olhada.

Falta um empréstimo

Uma LLC tomou US$42.000 emprestados no início do ano para comprar equipamento. O credor pagou o vendedor diretamente, então nem o equipamento nem o empréstimo foram lançados. Pagamentos de US$8.400 no ano estão nas despesas: US$1.800 de juros e US$6.600 de principal. O balanço patrimonial corrigido mostra o equipamento por US$42.000 menos a depreciação e um empréstimo de US$35.400, batendo com o extrato do fim do ano do credor. Só os US$1.800 de juros ficam nas despesas. Tirar os US$6.600 de principal aumenta o lucro e o patrimônio líquido em US$6.600 antes da depreciação.

O patrimônio líquido não bate com a declaração do ano passado

Uma corporação S que entrega o Schedule L tem uma escrituração contábil que abre este ano com lucros acumulados de US$48.000. O Schedule L da declaração entregue no ano passado mostra US$54.000 no fim do ano. A diferença de US$6.000 existe antes do primeiro lançamento deste ano. O próximo passo é comparar, conta por conta, os saldos de fechamento do ano passado com os saldos iniciais deste ano, para descobrir o que mudou desde que a declaração foi preparada.

E no seu caso?

• Seu banco, preparador de declarações ou CPA pediu um balanço patrimonial, e o seu tem um plug, um saldo grande de patrimônio líquido sem explicação, contas negativas ou não bate com a declaração do ano passado: em geral, as contas e os saldos iniciais precisam ser rastreados até os documentos antes que o balanço vá para um banco ou para o Schedule L; veja ajuda para arrumar a escrituração contábil.
• Um saldo de patrimônio líquido grande ou negativo veio dos saldos iniciais: veja patrimônio líquido de saldo inicial.
• O dinheiro recebido e não depositado continua se acumulando numa conta de passagem: veja saldo de fundos não depositados.
• O patrimônio líquido do proprietário ficou negativo: veja patrimônio líquido negativo do proprietário.
• O balanço patrimonial da sua corporação mostra um empréstimo grande a um acionista: veja empréstimos a acionistas.
• O que parece errado é o seu lucro, não o seu balanço patrimonial: veja demonstração do resultado com erros.
• Corrigir o balanço mudaria o lucro ou o patrimônio líquido de um ano que você já entregou, ou chegou uma carta: a declaração anterior pode precisar de revisão antes de a escrituração contábil mudar; veja ajuda com a escrituração contábil.
• A empresa pertence a, ou é financiada por, alguém do exterior, como uma subsidiária dos EUA de uma controladora estrangeira: veja escrituração contábil de uma subsidiária dos EUA de uma controladora estrangeira.
• Vários anos de escrituração contábil estão atrasados ou não fecham com as declarações entregues: veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e peça ajuda com a escrituração contábil.