Saldos iniciais quando a escrituração começa tarde

Preciso registrar tudo o que aconteceu antes de a escrituração começar?

Muitas vezes não, para um ano que já terminou e foi entregue: a escrituração pode começar do balanço patrimonial de encerramento desse ano, desde que a declaração entregue seja uma base sólida. Sim, para qualquer ano cuja declaração ainda será entregue, porque a declaração informa a receita e as despesas do ano fiscal inteiro. O IRS diz que, com poucas exceções, a lei não exige um tipo específico de registro, mas os registros precisam sustentar o que a declaração informa.

O caso não é simples, e vale a pena resolvê-lo com um preparador de declarações antes de lançar qualquer coisa, quando uma declaração foi entregue ou vence para um ano que a sua escrituração não cobre, quando um ano anterior não tem declaração entregue, quando os saldos iniciais não batem com a última declaração entregue, quando um equipamento nunca foi depreciado ou quando o dinheiro da empresa e o pessoal ficaram na mesma conta. Reúna antes:

• Extratos de todas as contas bancárias, de cartão e de empréstimo, um para cada mês, voltando até o primeiro dia do ano fiscal.
• O saldo de cada conta no dia anterior à data de início.
• Uma lista de equipamentos com datas e custos de compra.
• A última declaração entregue.
• Um registro do dinheiro que os proprietários colocaram ou retiraram.

Guarde os documentos dos anos anteriores. O IRS diz para guardar os registros pelo tempo em que puderem ser necessários para comprovar a renda ou as deduções de uma declaração, e um saldo inicial não os substitui: por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Qual data de início devo escolher, e por que o ano fiscal importa?

A data de início usual é o primeiro dia de um ano fiscal: 1º de janeiro para uma empresa com ano-calendário. Um ano fiscal é o período anual que uma empresa usa para manter seus registros e informar sua receita e suas despesas.

• A escrituração bate com a declaração. As contas de receita e de despesa são encerradas no fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido passam para o ano seguinte. Começar no primeiro dia do ano faz a primeira demonstração do resultado cobrir exatamente o que a declaração cobre.
• O patrimônio líquido é mais fácil de sustentar. Abrir em qualquer outro dia coloca o lucro obtido até então no ano dentro do patrimônio líquido inicial, um valor que nenhuma declaração entregue contém.
• Um negócio novo começa no seu primeiro dia, apenas com o que os proprietários aportaram. Uma entidade que não existiu durante o ano inteiro entrega uma declaração do período mais curto em que existiu. Uma empresa com exercício fiscal começa no primeiro dia do seu exercício fiscal.

Uma empresa que nunca entregou declaração adota seu ano fiscal e seu método contábil com a primeira declaração, a menos que precise usar um ano fiscal específico, e depois dessa declaração mudar o método geralmente exige a aprovação do IRS. As duas escolhas têm regras próprias: regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa, exercício fiscal ou ano-calendário.

O que entra em um saldo inicial?

Um saldo inicial é o saldo de cada ativo, dívida e conta de proprietário na data de início. Ativos menos dívidas deixam o patrimônio líquido.

O dinheiro recebido por um trabalho ainda não feito pode ser um passivo na escrituração, mas geralmente conta como renda quando é recebido, a menos que se aplique um diferimento do regime de competência: pagamentos antecipados e depósitos de clientes.

O patrimônio líquido é um resultado, não um dado de entrada. Quando ele sai inesperadamente grande ou negativo, precisa de explicação: uma conta faltando ou um número errado ou, no caso de um valor negativo, prejuízos ou retiradas que realmente passaram do que foi aportado. Opening Balance Equity.

Como lanço as transações dos meses anteriores ao início da escrituração?

Lance-as a partir dos extratos, mês a mês, começando no primeiro dia do ano fiscal. Um saldo inicial datado do dia em que a escrituração foi montada não substitui esses meses; uma demonstração do resultado feita com essa escrituração deixaria de fora a receita e as despesas deles, e uma declaração preparada a partir dessa demonstração também.

1. Defina os saldos iniciais no primeiro dia do ano fiscal, ou no dia em que o negócio começou, se for mais tarde.
2. Lance cada mês anterior a partir dos extratos bancários e de cartão, usando uma única fonte para cada mês.
3. Concilie o mês antes de começar o seguinte. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês, para que o extrato, o talão de cheques e a escrituração concordem.
4. Separe os depósitos conforme o método contábil. No regime de caixa, os pagamentos de clientes são renda quando recebidos. No regime de competência, o pagamento de uma fatura já registrada baixa a conta a receber e não é renda de novo. Dinheiro que o proprietário aportou, empréstimos e transferências entre contas não são vendas: quais depósitos não são renda.
5. Guarde a fatura ou o recibo por trás de cada custo. Somente a prova de pagamento não comprova uma dedução: recibos perdidos.

Se nesses meses o dinheiro da empresa e o pessoal ficaram na mesma conta, separe-os antes de lançar: como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Como avalio equipamentos e outros bens que eu tinha antes de a escrituração começar?

Use o custo do que a empresa comprou. O custo-base (basis) é o valor sobre o qual se calcula a depreciação. Para algo que um empresário individual, ou o proprietário de uma LLC de um único membro tributada como empresa individual, passa do uso pessoal para o uso na empresa, o custo-base para depreciação é o menor valor entre o valor de mercado e o custo ajustado no dia em que o uso mudou. Depois, mostre a depreciação já tomada ou permitida.

A data da mudança é o dia em que o uso empresarial começou, não o dia em que a escrituração começou. Um laptop usado na empresa desde o ano passado mudou de uso no ano passado, então o valor dele naquele dia define o custo-base e a depreciação do ano passado já pode ser permitida. Um bem que um proprietário aporta a uma sociedade de pessoas geralmente mantém o custo-base ajustado do proprietário (26 U.S.C. § 723). Um bem aportado a uma corporação em uma troca qualificada por ações (seção 351, que exige controle logo depois) geralmente também mantém, mas, se os bens valem menos no total do que o custo-base do proprietário neles, o custo-base da corporação fica limitado ao valor de mercado. O proprietário e a corporação podem, em vez disso, acordar por escrito reduzir o custo-base das ações do proprietário, com uma declaração entregue junto com a declaração original, no prazo, do ano da transferência; a opção não pode ser desfeita (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542). Uma LLC tributada como corporação segue essa regra de corporação mesmo com um só proprietário. Qual regra se aplica é decisão do preparador: como colocar bens pessoais na sua LLC.

Equipamentos baixados integralmente, por exemplo pela seção 179, ainda pertencem à lista: eles já recuperaram o custo-base, então aparecem pelo custo com uma depreciação acumulada igual ao custo.

Se uma declaração anterior deixou de lado a depreciação, o custo continua sendo reduzido pelo que era permitido. A depreciação permitida em um ano anterior não pode ser compensada na declaração do ano atual; uma declaração retificadora ou uma mudança de método contábil resolve, e qual se aplica depende dos fatos (Publication 946): como reconstruir um quadro de depreciação perdido.

Qual é o lançamento contábil da depreciação ou amortização acumulada como saldo inicial?

A depreciação acumulada entra como um saldo credor ao lado do custo do equipamento, dentro do único lançamento inicial que também contém o saldo bancário, as dívidas e o patrimônio líquido. Ela não é uma despesa do ano atual: a depreciação dos anos anteriores pertence a esses anos.

• Debite cada ativo: o saldo bancário, o equipamento pelo custo, o estoque pelo custo.
• Credite a depreciação acumulada e cada dívida. Credite o patrimônio líquido pela diferença, ou debite-o se a diferença for um déficit.
• O total dos débitos é igual ao total dos créditos, como exige o método das partidas dobradas.

A amortização acumulada funciona da mesma forma para ativos intangíveis, como os custos de abertura do negócio: debite o ativo pelo custo total e credite a amortização acumulada pela parte já deduzida. Para equipamentos, o termo é depreciação. O exemplo mostra o lançamento da depreciação com números.

Como trato o dinheiro que os proprietários colocaram ou retiraram antes do início?

O dinheiro que um proprietário coloca ou retira como proprietário não é renda nem despesa. As retiradas de um empresário individual são retiradas (draws), mesmo quando o proprietário trabalha na empresa. O pagamento de uma corporação a um proprietário que trabalha nela geralmente passa pela folha de pagamento. Os pagamentos de um sócio por serviços seguem as regras da sociedade de pessoas; os pagamentos garantidos (guaranteed payments) são os fixados sem levar em conta a renda da sociedade (26 U.S.C. § 707(c)). Para os anos anteriores, isso já está dentro do patrimônio líquido inicial. Para os meses do ano atual que você lança a partir dos extratos, registre cada transferência como um aporte ou uma retirada.

Se o dinheiro que um proprietário colocou foi um empréstimo ou um aporte de capital, isso muda a escrituração e a declaração. Se nenhum documento mostra qual foi, resolva isso com um preparador antes do lançamento inicial: aporte do proprietário ou empréstimo à sua LLC, empréstimos a acionistas no balanço patrimonial e contas de capital dos sócios.

Se eu já entreguei declarações antes, como meus saldos iniciais se ligam à última declaração?

Compare os totais com o balanço patrimonial (Schedule L) da última declaração entregue, se ela tiver um. A declaração de um empresário individual não tem.

As instruções dos Forms 1065, 1120-S e 1120 dizem que os balanços patrimoniais do Schedule L devem concordar com a escrituração e os registros. Se a declaração anterior foi preparada sem escrituração, o Schedule L dela pode se basear em estimativas que os extratos não sustentam.

Quando os saldos iniciais diferem do Schedule L entregue, forçar a igualdade, ou deixar a diferença em uma conta de patrimônio líquido genérica, esconde a diferença. Anotar a diferença e a causa a mantém visível. Uma diferença que aponta para um erro em uma declaração entregue é decisão do preparador: lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado. Para escrituração que está sendo transferida de um contador ou software antigo, use saldos iniciais depois de trocar de contador.

O que gastei antes do dia de abertura, e como os custos de abertura do negócio são tratados?

Os gastos antes de o negócio começar geralmente são custos de abertura (start-up costs): uma parte é deduzida no primeiro ano e o restante é diluído ao longo de 180 meses. O dia em que a sua escrituração começou não é o dia em que o seu negócio começou, e a data de início do negócio é a que as regras fiscais usam. As despesas operacionais depois de o negócio começar, mas antes de a escrituração começar, pertencem ao ano que o método contábil determina, mesmo que você só as registre agora. Equipamentos, estoque e outros gastos de capital seguem regras próprias.

Custos de abertura são o que você gasta antes de as operações do negócio realmente começarem. Eles contam se seriam dedutíveis em um negócio que já estivesse em funcionamento; juros, impostos e custos de pesquisa seguem regras próprias (26 U.S.C. § 195(c)). Uma corporação ou sociedade de pessoas tem uma regra paralela para custos de organização. Equipamentos são diferentes: o custo deles é normalmente recuperado por meio da depreciação.

Na escrituração, a parte dos custos de abertura ainda não deduzida é um ativo próprio no saldo inicial. A seção 195 não traz um teste para dizer quando um negócio começa, exceto que um negócio adquirido começa quando você o adquire. Se essa data não estiver clara, ou se os custos forem grandes, resolva isso antes dos lançamentos iniciais. Os valores e a opção: custos de abertura para uma LLC ou um empresário individual. Custos pagos pessoalmente: custos de abertura pagos pessoalmente antes da LLC.

Como confiro se os saldos iniciais estão certos?

Os saldos iniciais estão certos quando a nova escrituração concorda com os extratos, a lista de bens e a última declaração entregue, ou quando cada diferença está anotada e explicada.

Uma primeira conciliação que não parte do saldo certo: saldo inicial da conciliação errado. Rotina contínua de fechamento: lista de verificação do fechamento mensal.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma desenvolvedora autônoma começa a escrituração em julho

Uma desenvolvedora começou a trabalhar como autônoma em 1º de fevereiro e recebeu US$40.000 de clientes até o fim de junho, com US$4.000 de custos de software e assinaturas. Ela começa a escrituração em julho. O Schedule C dela cobre o ano inteiro, então ela define a data de início como 1º de fevereiro, com saldo inicial zero, e lança de fevereiro a junho a partir dos extratos bancários. Abrir a escrituração em 1º de julho com um saldo bancário deixaria esses cinco meses fora da demonstração do resultado, e um Schedule C montado a partir da escrituração omitiria os US$40.000. Se ela trabalhasse como autônoma havia anos, com a declaração do ano passado entregue, definiria os saldos iniciais em 31 de dezembro do ano passado a partir dos extratos e da lista de bens, e lançaria de janeiro a junho a partir dos extratos bancários.

Uma LLC com dois membros abre a escrituração em 1º de janeiro

Dois sócios com participações iguais começam a escrituração em 1º de janeiro, com aportes iguais e retiradas iguais. Os extratos mostram US$12.000 no banco e US$5.000 devidos em um empréstimo. A lista de bens mostra um equipamento comprado por US$8.000 com US$3.000 de depreciação até agora. O patrimônio líquido é o que sobra: US$12.000 + US$8.000 − US$3.000 − US$5.000 = US$12.000, US$6.000 para cada um. Se os aportes ou as retiradas tivessem sido diferentes, cada conta de capital seguiria seus próprios aportes, a participação no lucro e as retiradas.

O equipamento líquido de US$5.000 e o capital total de US$12.000 são então comparados com o último Schedule L entregue e com o capital final dos sócios nos Schedules K-1. Se um Schedule L não era exigido, não há o que comparar, e os extratos e a lista de bens são a evidência.

Um laptop passa a fazer parte da empresa de um empresário individual

Uma empresária individual comprou um laptop por US$1.800 para uso pessoal. Quando ela começa a usá-lo na empresa, ele vale US$900. O custo-base dele para depreciação é o menor dos dois valores, US$900. O lançamento inicial é um débito em equipamento e um crédito no patrimônio líquido do proprietário, ambos de US$900. Os outros US$900 não podem ser depreciados, e uma venda posterior usa regras de custo-base diferentes para ganho e para perda (Publication 551).

E no seu caso?

• Uma declaração vence para um ano que a escrituração não cobre, ou uma declaração entregue pode não ser sólida: qual data de início usar, quais meses anteriores reconstruir e como trazer os saldos de antes da escrituração são decisões de julgamento que dependem dos fatos. Veja como atualizar a escrituração atrasada e a ajuda com escrituração contábil.
• Declarações de anos anteriores nunca foram entregues: veja como regularizar declarações de empresa não entregues.
• Os saldos iniciais não batem com uma declaração entregue, ou um valor grande sem explicação está em uma conta de patrimônio líquido: veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado, Opening Balance Equity e a ajuda com escrituração contábil.
• Você tem relatórios de um contador antigo ou um arquivo anterior: use saldos iniciais depois de trocar de contador.
• Você comprou com dinheiro próprio mercadorias para vender antes de abrir: veja estoque que você já tinha antes de abrir.
• A depreciação nunca foi tomada ou a lista de bens se perdeu: veja como reconstruir um quadro de depreciação perdido e a ajuda com escrituração contábil.
• O capital dos sócios nunca foi acompanhado: veja como reconstruir as contas de capital de uma sociedade de pessoas e a ajuda com escrituração contábil.
• O negócio é um imóvel alugado: veja como atualizar a escrituração de um imóvel alugado.
• Você é o proprietário da empresa americana e mora fora dos EUA: veja escrituração de uma empresa americana de propriedade estrangeira.
• Você pagou empregados ou cobrou imposto sobre vendas nesses meses: veja impostos sobre a folha de pagamento em atraso e como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você não sabe se deve limpar, atualizar ou começar um arquivo novo: veja limpar a escrituração ou começar do zero.
• O negócio fica no Canadá: veja escrituração depois de constituir uma empresa individual como corporação e escrituração atrasada no Canadá.