Subsidiária nos EUA de empresa estrangeira: etapas e primeiro ano

Como abrir uma subsidiária nos EUA de uma empresa estrangeira?

Uma controladora estrangeira constitui a subsidiária segundo a lei societária de um estado, e depois lhe dá ações, um número fiscal, uma conta bancária e registros nos estados onde ela trabalha. A ordem importa, porque cada etapa precisa de um documento da etapa anterior.

1. Escolha o estado de constituição e liste separadamente os estados onde ficarão funcionários, escritórios e clientes.
2. Escolha um nome e um agente registrado com endereço físico nesse estado. Delaware, por exemplo, exige que toda entidade tenha um.
3. Entregue o certificado de constituição. Em Delaware, ele informa, entre outros itens, o nome, o agente registrado, o objeto social e o número de ações autorizadas com o valor nominal (par value) (Delaware Code, title 8, seção 102).
4. Organize a corporação. O incorporador ou os primeiros administradores adotam o regimento interno e elegem os administradores, e os administradores elegem os diretores (seção 108).
5. Aprove a emissão de ações para a controladora por resolução do conselho e contrato de subscrição; registre as ações no livro de ações quando a controladora pagar na conta bancária da própria subsidiária (etapa 7).
6. Obtenha o EIN no Form SS-4, indicando como responsável a pessoa física que controla a subsidiária, nunca a controladora.
7. Abra a conta bancária nos EUA (veja a seção sobre banco abaixo).
8. Registre-se para fazer negócios em cada outro estado onde a subsidiária opera. A lei estadual chama isso de qualificar-se como “foreign corporation”, ou seja, uma corporação constituída em outro estado dos EUA.
9. Abra as contas de folha de pagamento e de imposto sobre vendas antes do primeiro pagamento de salário ou da primeira venda tributável, em cada estado em que se aplicarem (abertura da folha de pagamento).
10. Entregue o relatório BE-13 ao Bureau of Economic Analysis em até 45 dias corridos depois de constituir a subsidiária.

O que torna o caso mais complicado: a controladora paga contas dos EUA do exterior e ninguém registra se a subsidiária deve esse dinheiro de volta; a controladora cobra taxas, juros ou royalties; a controladora aporta equipamentos, estoque ou propriedade intelectual em troca de ações; ou funcionários trabalham em vários estados. A maior parte disso aparece com a primeira fatura entre as empresas ou com o primeiro Form 1120 e Form 5472. O país da controladora também pode ter regras para a nova subsidiária; esta página trata do lado dos EUA.

Reúna antes: o certificado de registro da controladora e um organograma de propriedade até as pessoas físicas; nomes, endereços e documentos de identificação dos administradores e diretores da subsidiária, onde quer que morem; o plano de capitalização (quanto em ações, quanto em empréstimo, e quando); onde ficarão funcionários, escritórios e clientes; o fim do exercício fiscal da controladora; e os arranjos de serviços, licença ou fornecimento planejados com a controladora.

Em que estado uma controladora estrangeira deve constituir a subsidiária?

Qualquer estado pode ser o estado de constituição, e a subsidiária também precisa se registrar em cada estado onde realmente faz negócios. Constituir no estado onde ela opera evita o relatório anual e o imposto de um segundo estado; constituir em outro estado soma esses custos aos do estado de operação.

Uma corporação de Delaware entrega um relatório anual e paga o franchise tax até 1º de março do ano seguinte; só a taxa do relatório é de $50 (Delaware). O estado de operação também tributa a subsidiária: a Califórnia, por exemplo, exige o Form 100 de toda corporação registrada na Secretaria de Estado ou que faz negócios lá (California FTB). Para comparar, veja em que estado constituir; para o segundo registro, veja registro em outro estado.

Como as ações são emitidas para a controladora e que documentos comprovam isso?

O conselho emite as ações por resolução, pelo preço que fixa, a controladora paga e a corporação registra as ações no livro de ações. Pela lei de Delaware, o conselho pode aceitar dinheiro, bens tangíveis ou intangíveis, ou outro benefício para a corporação (seção 152).

Guarde em um só arquivo o certificado de constituição, o regimento interno, o consentimento de organização, a resolução do conselho que emite as ações, o documento de subscrição da controladora, a confirmação da transferência e o registro no livro de ações. Esses documentos mostram que o dinheiro foi pago por ações, e não emprestado nem ganho.

Bens em troca de ações. Se a controladora transfere equipamentos, estoque ou propriedade intelectual somente em troca de ações e controla a subsidiária logo depois, a seção 351 em geral significa que não se reconhece ganho nem perda na troca. A subsidiária então anexa à declaração desse ano uma declaração com o valor justo de mercado e o custo-base fiscal do bem (26 CFR 1.351-3(b)), então guarde a avaliação que a sustenta. Se o bem vale menos que o custo-base, o custo-base da subsidiária pode cair para o valor justo de mercado (seção 362(e); veja empresa estrangeira entrando nos EUA). A transferência também pode precisar de uma descrição na Parte VI do Form 5472.

Por que as ações autorizadas e o valor nominal importam em Delaware. O franchise tax de Delaware pode ser calculado de dois modos, e Delaware manda usar o método com o menor imposto (Delaware):

Muitas ações autorizadas podem gerar uma conta alta pelo primeiro método, então defina o número de ações e o valor nominal antes de entregar. O imposto do primeiro ano é proporcional à parte do ano em que a corporação existiu (seção 503(d)). Veja franchise tax de Delaware.

Quem é o responsável no pedido de EIN quando a controladora é uma empresa?

Uma pessoa física, nunca a empresa controladora. As instruções do Form SS-4 definem o responsável como a pessoa física que, em última instância, é dona da entidade ou a controla, ou exerce o controle efetivo final sobre ela e seus recursos; elas indicam expressamente o diretor principal apenas para entidades de capital aberto ou registradas na SEC (instruções do Form SS-4). A página-resumo do IRS diz que, para uma corporação, em geral é o diretor principal (IRS). Para uma subsidiária, indique a pessoa que de fato a dirige, como seu presidente ou o diretor-gerente da controladora. Um agente de constituição ou outro nominee não pode ser indicado.

Informe o SSN ou o ITIN dessa pessoa na linha 7b, ou “foreign” ou N/A se ela não tiver um e não puder obter um (instruções do Form SS-4). Faça o pedido depois que o estado aceitar o certificado, usando o nome jurídico exato que ele mostra.

Se o responsável não tem SSN nem ITIN, o pedido online fica fechado: uma subsidiária com escritório nos EUA envia por fax ou correio para o número e o endereço nacionais, e a linha telefônica não está aberta para ela. Quando é exigida assinatura, o presidente, um vice-presidente ou outro diretor principal assina o Form SS-4 (IRS). Se o diretor indicado sair, informe o novo responsável no Form 8822-B em até 60 dias. Para mais detalhes, veja EIN sem SSN.

Quem assina e o que um banco dos EUA exige de uma controladora estrangeira?

Os diretores da subsidiária assinam por ela; a controladora age apenas como acionista. Delaware exige que cada administrador seja uma pessoa física, e não a empresa controladora, mas não impõe regra de residência nem exige que os administradores tenham ações (seção 141(b)). O conselho elege os diretores, um diretor autorizado, como o presidente ou o tesoureiro, assina o Form 1120 (IRS), e uma resolução do conselho deve indicar quem pode assinar pela conta bancária. Quem controla os recursos da subsidiária e deixa, de propósito, de pagar o imposto de folha de pagamento retido pode ser responsabilizado pessoalmente por esse valor (26 U.S.C. 6672; veja multa de recuperação de imposto retido).

Um banco dos EUA precisa identificar cada pessoa física que detém, direta ou indiretamente, 25% ou mais de um cliente empresarial, olhando através da controladora, mais uma pessoa física que o controla, como o diretor executivo (FinCEN). Se ninguém atinge essa participação, como numa controladora com capital pulverizado, o banco ainda identifica a pessoa de controle. Leve o organograma de propriedade até essas pessoas, os documentos de identificação delas, os documentos de registro da controladora, o certificado de constituição, a carta do EIN e a resolução do conselho. As escolhas de endereço e de agente estão em endereços comerciais e contas bancárias nos EUA.

A subsidiária entrega um relatório BOI?

Não. A regra final da FinCEN isenta toda empresa criada nos Estados Unidos do relatório de informações sobre beneficiários finais; a obrigação agora recai apenas sobre entidades constituídas no exterior que se registram para fazer negócios em um estado e não têm isenção (FinCEN). Se a própria controladora se registrar em um estado, veja quem ainda entrega o relatório BOI.

Existe alguma pesquisa federal para um novo negócio americano de propriedade estrangeira?

Sim. Um novo negócio nos EUA em que uma entidade estrangeira detém 10% ou mais dos direitos de voto deve entregar um relatório BE-13 ao Bureau of Economic Analysis, quer o órgão entre em contato, quer não (15 CFR 801.7). Ele vence em até 45 dias corridos depois da constituição da subsidiária e é separado das declarações de imposto abaixo.

O que a subsidiária entrega no primeiro ano?

O Form 1120 do primeiro ano fiscal, com um Form 5472 para cada parte relacionada estrangeira com quem teve uma transação declarável, mais as declarações estaduais, de folha de pagamento e de retenção na fonte que se aplicarem. Toda corporação americana entrega o Form 1120, tenha renda ou não, e marca “Initial return” na primeira (IRS).

No Form 1120, Schedule K, a pergunta 7 indaga se um estrangeiro detém 25% ou mais (IRS). Um Form 5472 ausente ou substancialmente incompleto, ou a falta de manutenção dos registros exigidos, acarreta uma multa de $25.000 (IRS).

As cobranças da controladora podem exigir retenção na fonte nos EUA: juros e royalties por direitos usados nos EUA em geral exigem, a 30%, a menos que um tratado reduza a alíquota; uma taxa de serviço depende de onde o trabalho é feito e, de qualquer forma, vai no Form 5472 (Publication 515). A alíquota do tratado só se aplica se o Form W-8BEN-E da controladora estiver nas mãos da subsidiária antes do pagamento, e a própria subsidiária deve o imposto que deixar de reter, com juros e multas (Publication 515; 26 U.S.C. 1461). Preços e retenção estão em subsidiária americana de empresa estrangeira; as parcelas do primeiro ano estão em imposto estimado do primeiro ano.

Quando o primeiro ano fiscal começa e termina, e ele precisa coincidir com o fim do exercício da controladora?

O primeiro ano fiscal começa na data da constituição e termina no fim do exercício que a subsidiária escolher, então a primeira declaração em geral cobre um período curto (Publication 538). Uma nova corporação C adota seu ano fiscal ao entregar a primeira declaração com essa base; o mês de encerramento informado no Form SS-4 não o adota.

As regras federais para uma nova corporação C não vinculam o fim do exercício ao da controladora, então coincidir é uma escolha, a menos que a subsidiária seja uma corporação de prestação de serviços pessoais (consultoria, engenharia e serviços semelhantes prestados por proprietários que são empregados), que em geral deve usar o ano-calendário (instruções do Form 1120). Mudar o ano depois em geral exige aprovação do IRS no Form 1128 (instruções do Form 1120). A declaração curta do primeiro ano vence em 15º dia do quarto mês após o fim do ano, seja qual for o mês em que o ano termina, inclusive junho (26 U.S.C. 6072 e notas). Para o exercício, o padrão contábil e a moeda da escrituração, veja escrituração de uma subsidiária americana de controladora estrangeira.

O primeiro aporte da controladora é uma transação declarável?

Um empréstimo da controladora é declarável; a compra de novas ações em dinheiro, por si só, não está na lista do Form 5472 de uma corporação C. A Parte IV informa os valores tomados emprestados na linha 17, como saldos inicial e final ou média mensal, e os juros pagos na linha 32. A linha geral para outros valores recebidos conta apenas valores que entram na renda tributável da subsidiária, o que o pagamento pelas próprias ações novas não faz (instruções do Form 5472). O item do regulamento sobre pagamentos de constituição e aportes se aplica apenas a entidades desconsideradas (disregarded entities) de propriedade estrangeira (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)).

A armadilha: a controladora paga aluguel, salários ou fornecedores dos EUA diretamente do exterior, e ninguém registra se cada pagamento é empréstimo ou capital até o vencimento da primeira declaração. Decida e documente isso quando o dinheiro se mover. Para ações ou empréstimo, veja empresa estrangeira entrando nos EUA; para os registros, veja como aportar dinheiro do exterior em uma corporação americana.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos.

Uma controladora japonesa com escritório na Califórnia

Uma empresa japonesa constitui uma subsidiária em Delaware com 1.000.000 de ações autorizadas e emite todas para si mesma por US$500.000 em dinheiro. O diretor executivo dela, que também é o presidente da subsidiária, é o responsável; sem SSN nem ITIN e sem direito a obter um, a linha 7b diz “foreign”. Como o escritório fica na Califórnia, a subsidiária não é uma solicitante internacional e envia o Form SS-4 por fax ao número de fax nacional do IRS. Ela se registra na Califórnia e, com custos de abertura muito abaixo de US$40 milhões, entrega um BE-13 Claim for Exemption em até 45 dias.

Primeiro ano: Form 1120, respondendo sim à pergunta 7; a compra de ações de US$500.000, sozinha, não exige Form 5472. Para um ano completo, o método das ações autorizadas de Delaware daria US$8.665. O método do capital com valor nominal presumido dá o mínimo de US$400: US$500.000 de ativos sobre 1.000.000 de ações emitidas dão US$0,50 por ação, vezes 1.000.000 de ações autorizadas (o valor nominal declarado é menor) dá US$500.000. Ela deve o menor imposto, US$400 proporcionais à parte do primeiro ano em que existiu, mais a taxa do relatório de US$50; veja franchise tax de Delaware. Califórnia: Form 100; uma corporação recém-qualificada não paga o imposto mínimo de US$800 no primeiro ano, mas qualquer renda é tributada a 8,84%.

A controladora cobra por serviços de apoio

A mesma subsidiária paga à controladora US$200.000 por serviços de apoio que a equipe dela presta no Japão. O Form 5472 agora é exigido: um formulário para a controladora, com a taxa na linha 29 da Parte IV. Uma taxa por serviços prestados inteiramente fora dos EUA em geral é de fonte estrangeira, então não há retenção na fonte nos EUA, mas o preço ainda precisa ser o de mercado (arm’s length).

Uma controladora do Reino Unido constitui a subsidiária em novembro

Uma controladora do Reino Unido com exercício encerrado em 31 de março constitui a subsidiária em 10 de novembro. Com o exercício igual ao ano-calendário, o primeiro Form 1120 cobre de 10 de novembro a 31 de dezembro e vence em 15 de abril. Com exercício encerrado em 31 de março, para coincidir com o da controladora, ele cobre de 10 de novembro a 31 de março e vence em 15 de julho. De qualquer forma, o primeiro relatório anual de Delaware vence em 1º de março, com o franchise tax proporcional ao período de 10 de novembro a 31 de dezembro. Se a controladora emprestar US$100.000 em 1º de dezembro, a linha 17 mostra US$0 no início e US$100.000 no fim do primeiro ano fiscal.

E no seu caso?

• Sua controladora é canadense: use abrir uma subsidiária nos EUA a partir do Canadá, que acrescenta as obrigações da controladora canadense.
• Você ainda não escolheu entre filial, subsidiária ou LLC, nem entre ações e empréstimo: veja empresa estrangeira entrando nos EUA.
• A controladora quer ter uma LLC americana em vez disso: veja LLC pertencente a uma corporação.
• A controladora vai cobrar taxas, juros ou royalties: preços e retenção estão em subsidiária americana de empresa estrangeira; se pagamentos já saíram sem retenção, veja retenção não feita em pagamentos ao exterior.
• O primeiro Form 1120 e Form 5472, ou a primeira fatura entre as empresas, está chegando: leve os registros das ações, os documentos do empréstimo e as faturas da controladora para ajuda com impostos de corporações.
• A controladora vem pagando aluguel, salários ou fornecedores dos EUA diretamente: cada pagamento precisa ser classificado como empréstimo ou capital antes da primeira declaração; veja como aportar dinheiro do exterior em uma corporação americana e procure ajuda com impostos de corporações.
• Um Form 5472 não foi entregue ou chegou uma notificação de multa: veja declarações de proprietários estrangeiros não entregues e multas e procure ajuda com impostos de corporações.
• Você precisa montar a escrituração contábil, a moeda e a folha de pagamento: veja escrituração de uma subsidiária americana de controladora estrangeira ou procure ajuda com escrituração contábil.
• A subsidiária foi constituída no fim do ano e quase nada aconteceu: veja declarações do ano em que a empresa foi constituída.