Filiale américaine d'une société étrangère : étapes et première année

Comment créer la filiale américaine d'une société étrangère?

Une société mère étrangère constitue la filiale selon le droit des sociétés d'un État, puis lui donne des actions, un numéro d'identification fiscale, un compte bancaire et des inscriptions dans les États où elle travaille. L'ordre compte, car chaque étape exige un document de l'étape précédente.

1. Choisissez l'État de constitution, et dressez une liste distincte des États où se trouveront le personnel, les bureaux et les clients.
2. Choisissez un nom et un agent enregistré (mandataire pour la signification des actes de procédure) qui a une adresse civique dans cet État. Le Delaware, par exemple, exige que chaque entité en ait un.
3. Déposez le certificat de constitution. Au Delaware, il indique notamment le nom, l'agent enregistré, l'objet et le nombre d'actions autorisées avec leur valeur nominale (Code du Delaware, titre 8, article 102).
4. Organisez la société. Le fondateur ou les premiers administrateurs adoptent les règlements et élisent les administrateurs, puis les administrateurs élisent les dirigeants (article 108).
5. Approuvez l'émission d'actions à la société mère par résolution du conseil et convention de souscription; inscrivez les actions au registre des actions une fois que la société mère a payé dans le compte bancaire propre à la filiale (étape 7).
6. Obtenez l'EIN avec le formulaire SS-4, en nommant comme partie responsable le particulier qui contrôle la filiale, jamais la société mère.
7. Ouvrez le compte bancaire américain (voyez la section sur la banque plus bas).
8. Inscrivez-vous pour exercer des activités dans chaque autre État où la filiale exerce. Le droit de l'État appelle cela se qualifier comme « foreign corporation », soit une société constituée dans un autre État américain.
9. Ouvrez les comptes de paie et de taxe de vente avant le premier chèque de paie ou la première vente taxable, dans chaque État où ils s'appliquent (mise en place de la paie).
10. Produisez la déclaration BE-13 auprès du Bureau of Economic Analysis dans les 45 jours civils suivant la création de la filiale.

Ce qui rend le cas non simple : la société mère paie des factures américaines depuis l'étranger et personne ne consigne si la filiale lui doit l'argent; la société mère facture des frais, des intérêts ou des redevances; la société mère apporte de l'équipement, des stocks ou de la propriété intellectuelle contre des actions; ou le personnel travaille dans plusieurs États. La plupart de ces cas apparaissent avec la première facture entre sociétés liées ou les premiers formulaires 1120 et 5472. Le pays de la société mère peut aussi avoir des règles pour la nouvelle filiale; cette page traite du côté américain.

À rassembler d'abord : le certificat d'inscription de la société mère et un organigramme de propriété remonté jusqu'aux particuliers; les noms, adresses et pièces d'identité des administrateurs et dirigeants de la filiale, où qu'ils vivent; le plan de financement (combien en actions, combien en prêt, et quand); l'emplacement du personnel, des bureaux et des clients; la fin d'exercice de la société mère; et les ententes de services, de licence ou d'approvisionnement prévues avec la société mère.

Dans quel État une société mère étrangère devrait-elle constituer la filiale?

N'importe quel État peut être l'État de constitution, et la filiale doit aussi s'inscrire dans chaque État où elle exerce réellement ses activités. Constituer la filiale dans l'État où elle exerce évite le rapport annuel et l'impôt d'un deuxième État; la constituer ailleurs les ajoute à ceux de l'État d'exploitation.

Une société du Delaware produit un rapport annuel et paie la taxe de franchise au plus tard 1er mars de l'année suivante; les frais du rapport seul sont de 50 $ (Delaware). L'État d'exploitation impose aussi la filiale : la Californie, par exemple, exige le formulaire 100 de toute société inscrite auprès de son Secrétaire d'État ou qui y exerce des activités (FTB de la Californie). Pour la comparaison, voyez dans quel État constituer sa société; pour la deuxième inscription, voyez s'inscrire dans un autre État.

Comment les actions sont-elles émises à la société mère, et quels documents le prouvent?

Le conseil émet les actions par résolution au prix qu'il fixe, la société mère paie, et la société inscrit les actions à son registre des actions. Selon le droit du Delaware, le conseil peut accepter de l'argent, des biens corporels ou incorporels, ou un autre avantage pour la société (article 152).

Gardez un seul dossier avec le certificat de constitution, les règlements, le consentement d'organisation, la résolution du conseil qui émet les actions, le document de souscription de la société mère, la confirmation du virement et l'inscription au registre des actions. Ces documents montrent que l'argent a été payé pour des actions, et non prêté ou gagné.

Des biens contre des actions. Si la société mère transfère de l'équipement, des stocks ou de la propriété intellectuelle uniquement contre des actions et contrôle la filiale tout de suite après, l'article 351 fait généralement en sorte qu'aucun gain ni aucune perte n'est constaté sur l'échange. La filiale joint alors à sa déclaration de cette année-là un état qui donne la juste valeur marchande et la base fiscale du bien (26 CFR 1.351-3(b)); conservez donc l'évaluation qui le soutient. Si le bien vaut moins que sa base, la base de la filiale peut baisser à la juste valeur marchande (article 362(e); voyez une société étrangère qui entre aux États-Unis). Le transfert peut aussi exiger une description à la partie VI du formulaire 5472.

Pourquoi les actions autorisées et la valeur nominale comptent au Delaware. La taxe de franchise du Delaware peut se calculer de deux façons, et le Delaware demande d'utiliser la méthode qui donne la taxe la plus basse (Delaware) :

Beaucoup d'actions autorisées peuvent donner une facture élevée selon la première méthode; fixez donc le nombre d'actions et la valeur nominale avant de produire. La taxe de la première année est calculée au prorata de la partie de l'année où la société a existé (article 503(d)). Voyez la taxe de franchise du Delaware.

Qui est la partie responsable sur la demande d'EIN quand la société mère est une société?

Un particulier, jamais la société mère. Les instructions du formulaire SS-4 définissent la partie responsable comme la personne physique qui, en fin de compte, détient ou contrôle l'entité ou exerce le contrôle effectif ultime sur elle et ses fonds; elles ne nomment expressément le dirigeant principal que pour les entités cotées en bourse ou inscrites auprès de la SEC (instructions du formulaire SS-4). La page de résumé de l'IRS dit que, pour une société, c'est habituellement le dirigeant principal (IRS). Pour une filiale, nommez le particulier qui la dirige réellement, comme son président ou l'administrateur délégué de la société mère. Un agent de constitution ou un autre prête-nom ne peut pas être indiqué.

Inscrivez le SSN ou l'ITIN de cette personne à la ligne 7b, ou « foreign » ou N/A si elle n'en a pas et n'y est pas admissible (instructions du formulaire SS-4). Faites la demande après que l'État a accepté le certificat, en utilisant la dénomination légale exacte qu'il indique.

Si la partie responsable n'a ni SSN ni ITIN, la voie en ligne est fermée : une filiale qui a un bureau aux États-Unis envoie le formulaire par télécopieur ou par la poste au numéro et à l'adresse nationaux, et la ligne téléphonique ne lui est pas ouverte. Quand une signature est exigée, le président, un vice-président ou un autre dirigeant principal signe le formulaire SS-4 (IRS). Si le dirigeant nommé part, déclarez la nouvelle partie responsable sur le formulaire 8822-B dans les 60 jours. Pour plus de détails, voyez l'EIN sans SSN.

Qui signe, et que demande une banque américaine à une société mère étrangère?

Les dirigeants de la filiale signent pour elle; la société mère n'agit que comme actionnaire. Le Delaware exige que chaque administrateur soit un particulier, et non la société mère, mais n'impose aucune règle de résidence et n'exige pas que les administrateurs détiennent des actions (article 141(b)). Le conseil élit les dirigeants, un dirigeant autorisé comme le président ou le trésorier signe le formulaire 1120 (IRS), et une résolution du conseil devrait nommer qui peut signer sur le compte bancaire. Quiconque contrôle les fonds de la filiale et laisse volontairement impayé l'impôt retenu sur la paie peut être personnellement responsable de ce montant (26 U.S.C. 6672; voyez la pénalité de recouvrement des fonds en fiducie).

Une banque américaine doit identifier chaque particulier qui détient directement ou indirectement 25 % ou plus d'un client commercial, en remontant à travers la société mère, plus un particulier qui le contrôle, comme le chef de la direction (FinCEN). Si personne n'atteint cette part, comme avec une société mère à actionnariat très dispersé, la banque identifie quand même la personne qui exerce le contrôle. Apportez l'organigramme de propriété jusqu'à ces personnes, leurs pièces d'identité, les documents d'inscription de la société mère, le certificat de constitution, l'avis d'EIN et la résolution du conseil. Les choix d'adresse et d'agent sont dans adresse commerciale et comptes bancaires aux États-Unis.

La filiale produit-elle une déclaration BOI?

Non. La règle finale de FinCEN exempte de la déclaration des renseignements sur les bénéficiaires effectifs toute société créée aux États-Unis; l'obligation ne vise plus que les entités constituées à l'étranger qui s'inscrivent pour exercer dans un État et n'ont aucune exemption (FinCEN). Si la société mère s'inscrit elle-même dans un État, voyez qui doit encore produire une déclaration BOI.

Existe-t-il une enquête fédérale pour une nouvelle entreprise américaine détenue par un étranger?

Oui. Une nouvelle entreprise américaine dont une entité étrangère détient 10 % ou plus des droits de vote doit produire une déclaration BE-13 auprès du Bureau of Economic Analysis, que le bureau la contacte ou non (15 CFR 801.7). Elle est due dans les 45 jours civils suivant la création de la filiale et est distincte des déclarations de revenus ci-dessous.

Que produit la filiale la première année?

Le formulaire 1120 pour sa première année d'imposition, avec un formulaire 5472 pour chaque partie liée étrangère avec laquelle elle a fait une opération à déclarer, plus les productions d'État, de paie et de retenue qui s'appliquent. Toute société américaine produit le formulaire 1120 qu'elle ait des revenus ou non, et coche « Initial return » sur le premier (IRS).

La question 7 de l'annexe K du formulaire 1120 demande si une personne étrangère détient 25 % ou plus (IRS). Un formulaire 5472 manquant ou essentiellement incomplet, ou le fait de ne pas tenir les registres requis, entraîne une pénalité de 25 000 $ (IRS).

Les frais facturés par la société mère peuvent exiger une retenue américaine : les intérêts et les redevances pour des droits utilisés aux États-Unis y sont généralement soumis, à 30 %, sauf si une convention fiscale réduit le taux; des frais de service dépendent de l'endroit où le travail est fait, et vont sur le formulaire 5472 dans les deux cas (Publication 515). Le taux prévu par la convention ne s'applique que si le formulaire W-8BEN-E de la société mère est entre les mains de la filiale avant le paiement, et la filiale elle-même doit tout impôt qu'elle omet de retenir, avec intérêts et pénalités (Publication 515; 26 U.S.C. 1461). Les prix de transfert et la retenue sont traités dans la filiale américaine d'une société étrangère; les acomptes de la première année dans l'impôt estimatif de la première année.

Quand la première année d'imposition commence-t-elle et se termine-t-elle, et doit-elle correspondre à la fin d'exercice de la société mère?

La première année d'imposition commence à la date de constitution et se termine à la fin d'exercice que choisit la filiale; la première déclaration couvre donc habituellement une courte période (Publication 538). Une nouvelle société de type C adopte son année d'imposition en produisant sa première déclaration sur cette base; le mois de clôture inscrit sur le formulaire SS-4 ne l'adopte pas.

Les règles fédérales pour une nouvelle société de type C ne lient pas sa fin d'exercice à celle de la société mère; faire correspondre les deux est donc un choix, sauf si la filiale est une société de services personnels (conseil, ingénierie et services semblables rendus par des employés-propriétaires), qui doit généralement utiliser l'année civile (instructions du formulaire 1120). Changer d'année plus tard exige généralement l'approbation de l'IRS avec le formulaire 1128 (instructions du formulaire 1120). Une déclaration d'une courte première année est due le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l'exercice, quel que soit le mois où l'année se termine, y compris juin (26 U.S.C. 6072 et notes). Pour l'année comptable, la norme et la devise des livres, voyez les livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère.

Le premier financement de la société mère est-il une opération à déclarer?

Un prêt de la société mère est à déclarer; l'achat au comptant de nouvelles actions, en soi, ne figure pas sur la liste du formulaire 5472 d'une société de type C. La partie IV déclare les sommes empruntées à la ligne 17, en soldes de début et de fin ou en moyenne mensuelle, et les intérêts payés à la ligne 32. Sa ligne fourre-tout pour les autres sommes reçues ne compte que les sommes qui entrent dans le revenu imposable de la filiale, ce que n'est pas le paiement de ses propres nouvelles actions (instructions du formulaire 5472). L'élément du règlement pour les paiements et apports de constitution ne s'applique qu'aux entités ignorées détenues par des étrangers (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)).

Le piège : la société mère paie directement depuis l'étranger le loyer, les salaires ou les fournisseurs américains, et personne ne consigne si chaque paiement est un prêt ou du capital avant l'échéance de la première déclaration. Décidez-le et documentez-le au moment où l'argent circule. Pour les actions par rapport à un prêt, voyez une société étrangère qui entre aux États-Unis; pour les registres, voyez injecter de l'argent dans une société américaine depuis l'étranger.

Exemple

Montants donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Une société mère japonaise avec un bureau en Californie

Une société japonaise constitue une filiale du Delaware avec 1 000 000 d'actions autorisées et se les émet toutes contre 500 000 $ US en argent. Son chef de la direction, qui est aussi le président de la filiale, est la partie responsable; sans SSN ni ITIN et sans admissibilité à l'un ou l'autre, la ligne 7b indique « foreign ». Comme le bureau est en Californie, la filiale n'est pas un demandeur international et envoie le formulaire SS-4 par télécopieur au numéro national de l'IRS. Elle s'inscrit en Californie et, ses frais de démarrage étant bien inférieurs à 40 millions $ US, produit un BE-13 Claim for Exemption dans les 45 jours.

Première année : formulaire 1120, avec la réponse oui à la question 7; l'achat d'actions de 500 000 $ US seul n'exige pas de formulaire 5472. Pour une année complète, la méthode des actions autorisées du Delaware donnerait 8 665 $ US. La méthode du capital selon la valeur nominale présumée donne le minimum de 400 $ US : 500 000 $ US d'actifs divisés par 1 000 000 d'actions émises donnent 0,50 $ US par action, multipliés par 1 000 000 d'actions autorisées (la valeur nominale déclarée étant plus basse), soit 500 000 $ US. Elle doit la taxe la plus basse, 400 $ US calculés au prorata de la partie de la première année où elle a existé, plus les frais de rapport de 50 $ US; voyez la taxe de franchise du Delaware. Californie : formulaire 100; une société nouvellement qualifiée ne paie pas l'impôt minimum de 800 $ US la première année, mais tout revenu est imposé à 8,84 %.

La société mère facture des services de soutien

La même filiale paie à la société mère 200 000 $ US pour des services de soutien que son personnel rend au Japon. Le formulaire 5472 est maintenant exigé : un formulaire pour la société mère, avec les frais à la partie IV, ligne 29. Des frais pour des services rendus entièrement hors des États-Unis sont généralement de source étrangère; aucune retenue américaine ne s'applique donc, mais le prix doit quand même être conforme au principe de pleine concurrence.

Une société mère britannique constitue la filiale en novembre

Une société mère britannique dont l'exercice se termine le 31 mars constitue sa filiale le 10 novembre. Avec une fin d'exercice à la fin de l'année civile, le premier formulaire 1120 couvre du 10 novembre au 31 décembre et est dû le 15 avril. Avec une fin d'exercice au 31 mars pour correspondre à la société mère, il couvre du 10 novembre au 31 mars et est dû le 15 juillet. Dans les deux cas, le premier rapport annuel du Delaware est dû le 1er mars, avec la taxe de franchise calculée au prorata du 10 novembre au 31 décembre. Si la société mère prête 100 000 $ US le 1er décembre, la ligne 17 indique 0 $ US au début et 100 000 $ US à la fin de la première année d'imposition.

Votre situation est différente?

• Votre société mère est canadienne : utilisez créer une filiale américaine depuis le Canada, qui ajoute les productions de la société mère canadienne.
• Vous n'avez pas choisi entre une succursale, une filiale ou une LLC, ni entre des actions et un prêt : voyez une société étrangère qui entre aux États-Unis.
• La société mère veut plutôt détenir une LLC américaine : voyez une LLC détenue par une société.
• La société mère facturera des frais, des intérêts ou des redevances : les prix de transfert et la retenue sont dans la filiale américaine d'une société étrangère; si des paiements sont déjà sortis sans retenue, voyez retenue omise sur les paiements à l'étranger.
• Le premier formulaire 1120 et le premier formulaire 5472, ou la première facture entre sociétés liées, approche : apportez les registres des actions, les documents de prêt et les factures de la société mère à l'aide en fiscalité des sociétés.
• La société mère paie directement le loyer, les salaires ou les fournisseurs américains : chaque paiement doit être classé en prêt ou en capital avant la première déclaration; voyez injecter de l'argent dans une société américaine depuis l'étranger et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Un formulaire 5472 a été omis ou un avis de pénalité est arrivé : voyez production omise par un propriétaire étranger et pénalités et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous devez mettre en place les livres, la devise et la paie : voyez les livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère ou obtenez de l'aide en tenue de livres.
• La filiale a été constituée tard dans l'année et il s'est passé peu de choses : voyez la production de l'année de constitution.