Küçük Şirket İçin Aylık Muhasebe mi, Yalnızca Yıl Sonu mu?

Şirketim için her ay muhasebeciye ödeme yapmam gerekir mi?

CRA'nın kurallarına ve federal şirketler kanununa göre hayır. T2 rehberi, her şirketin ödenecek vergi olmasa bile her vergi yılı için beyanname vermesini şart koşar ve zorunlu bir hazırlayıcı belirtmez. Income Tax Act, s. 230, bir işletmenin vergisinin belirlenmesine imkân veren kayıtlar tutmasını, Canada Business Corporations Act, s. 20 ise bir şirketin yeterli muhasebe kayıtları tutmasını gerektirir; ikisi de bu kayıtları bir muhasebecinin tutması gerektiğini söylemez. Hisselerini halka arz etmeyen federal bir şirketin, oy hakkı olsun olmasın her hissedar denetçi atamama kararına onay vermedikçe her yıl bir denetçi atamış olması gerekir (CBCA, s. 163). Bir eyalet kanunu, kredi sözleşmesi veya hissedarlar sözleşmesi kendi şartlarını koyabilir.

Asıl soru, yıl içinde hangi beyanların vadesinin geldiğidir; çünkü bu tarihlerin gelmesi için kimsenin muhasebe kayıtlarını güncellemiş olması gerekmez. Bordrosu, GST/HST hesabı veya vergi taksitleri olan bir şirketin bu tarihlerin her biri için bir planı olmalıdır. Aşağıdaki tablo, kendi tarihleri olan T2'yi ve eyalet ve sicil beyanlarını da listeler.

Şirketin aşağıdakilerden birine sahip olması durumunda durum basit değildir:

• Her ay veya her çeyrek GST/HST beyannameleri.
• Sahibe ödenen maaş dahil bordro.
• Şirket vergisi taksitleri.
• Sahip ile şirket arasındaki para hareketleri, yani hissedar kredisinin değişmesi.
• Geride kalmış muhasebe kayıtları veya kişisel ve şirket harcamalarını karıştıran tek bir banka hesabı.
• Québec veya Alberta şirket beyannamesi ya da başka bir ülkede sahipler veya gelir.

Önce toplayın: on iki aylık banka ve kart hesap özetleri, son T2 ve tarhiyat bildirimi, GST/HST ve bordro için CRA hesap dökümleri, kredi sözleşmeleri ve karar defteri (minute book).

Elinizde hem aylık hem de yalnızca yıl sonu teklifi varsa, yukarıdaki maddelerden geçerli olanların her birini kimin üstlendiğini her teklifin belirttiğini kontrol edin. Maliyetler ve tekliflerin nasıl karşılaştırılacağı aylık muhasebe maliyeti ve şirket beyannamesi maliyeti ve teklifleri rehberlerindedir.

Şirketimin muhasebecisi kendim olup yalnızca yıl sonu için ödeme yapabilir miyim?

Kayıtlar doğruysa ve tarihli her beyan zamanında verilirse sahip muhasebe kayıtlarını tutabilir. T2 rehberi zorunlu bir hazırlayıcı belirtmez; CRA'nın GIFI rehberindeki Schedule 141 ise mali bilgilerin yarısından fazlasını kimin yaptığını ve o kişinin muhasebe unvanı taşıyıp taşımadığını sorar; yani CRA bir uzmanın hazırladığını varsaymaz.

İki sınır geçerlidir. Kanada kontrollü özel şirketler (CCPC) dahil çoğu şirket T2'yi elektronik olarak vermelidir (T2 rehberi istisnaları listeler); bu yüzden şirketin CRA onaylı bir yazılıma veya bir elektronik gönderim aracısına ihtiyacı vardır. Elektronik vermesi gereken ve vermeyen bir şirket $1.000 cezaya tabidir (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Ayrıca yönetim kurulu üyeleri, şirketten tahsilat başarısız olduğunda veya şirket iflas ettiğinde ya da tasfiye edildiğinde, aktarılmamış bordro kesintilerinden (Income Tax Act, s. 227.1) ve aktarılmamış net GST/HST'den (Excise Tax Act, s. 323) şirketle birlikte şahsen sorumlu olabilir. Hatayı önlemek için makul ölçüde dikkatli bir kişinin göstereceği özeni gösteren yönetim kurulu üyesi sorumlu değildir ve zaman sınırı, kişinin yönetim kurulu üyeliğinin son kez sona ermesinden iki yıl sonradır.

Elektronik tablo, yazılım ve muhasebe sorumlusu arasında nasıl seçim yapacağınız için bkz. muhasebe kayıtlarını kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı.

Kimse aylık muhasebe tutmasa bile yıl içinde hangi son tarihler işler?

Bordro, GST/HST, taksitler ve belgelerin kendi tarihleri vardır; bunları bir bordro dönemi, bir beyan dönemi veya geçen yılın vergisi belirler, muhasebe kayıtlarının durumu değil.

Şirket vergisi taksiti cari yıl muhasebe kayıtlarını gerektirmez: aylık bir taksit geçen yılın vergisinin on ikide biri olabilir (geçen yıl daha kısaysa tam bir yıla ölçeklenir, Income Tax Regulations, s. 5301); geri kalanı bakiye ödeme gününde vadesi gelir (CRA T7B-Corp). GST/HST beyannamesi farklıdır: rakamları dönemin satışlarından ve alımlarından gelir. CRA genellikle yıllık vergilendirilebilir teslimler $1.500.000 veya altındaysa yıllık bir GST/HST dönemi atar ve kayıtlı mükellef çevrimiçi veya Form GST20 ile daha sık bir dönem seçebilir (RC4022). Her aylık veya üç aylık dönem, birinin üretmesi gereken bir toplam ekler.

Aylık muhasebe kendini ne zaman amorti eder?

Aylık çalışma, kaçırılan bir tarihin ceza veya kişisel sorumluluk getirdiği ya da şirket dışından birinin güncel rakamlara dayandığı durumlarda yerini kazanır.

Bu satırların hiçbiri uymuyorsa yalnızca yıl sonu, bazı sahiplerin kullandığı bir düzenlemedir; önce eyalet beyanlarını teyit edin. Herhangi bir satır uyuyorsa aylık bir hizmetin neler sunması gerektiği için bkz. muhasebe sorumlusu her ay ne yapmalı.

Yalnızca yıl sonunda neler ters gider?

Yıllar arasında hiçbir şey kontrol edilmediğinde beş şey ters gidebilir.

• Kaçırılan GST/HST. İş faaliyeti olmasa bile her beyan dönemi için beyanname gereklidir (CRA). Borç çıkan geç bir beyanname, borç tutarının %1 oranından başlayıp geçen her tam ayla artan bir ceza getirir ve faiz uygulanabilir; borç yoksa CRA geç beyan cezası uygulamaz (CRA). Bkz. kaçırılan sıfır GST/HST beyannameleri.
• Geç bordro aktarımları. Ceza, 1 ila 3 gün gecikmede %3 olup 7 günden sonra %10 orana çıkar; vadesi gelen tutarın $500 üzerindeki kısmına uygulanır (gecikme bilerek veya ağır ihmalle olduysa tamamına) ve faiz eklenir; aynı takvim yılında tekrar eden bilerek ihlalde %20 uygulanır (Income Tax Act, s. 227). Geç bir aktarım veya geç bir GST/HST beyannamesi, üç aylık aktarım için gereken kusursuz uyum geçmişini de bozar (CRA).
• Taksit faizi. CRA, geç veya yetersiz taksitlere faiz uygular (T7B-Corp). Bkz. şirket vergisi taksitlerinin kaydı.
• Hissedar kredisi. Etiketsiz çekilen para yine de sonradan kredi, maaş, temettü veya vergilendirilebilir menfaat olarak ayrıştırılmalıdır. Bir istisna uygulanmadıkça, örneğin kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri ödeme, hissedarın krediyi gelirine dahil etmesi gerekebilir; koşulları folio belirler (CRA folio S3-F1-C1). Bkz. hissedar kredisi hesabı.
• Kaybolan makbuzlar. Şirket, zorunlu kayıtları ve destekleyici belgeleri altı yıl saklamalıdır. Her makbuzu veya faturayı gider ödendiğinde kaydedin. Bkz. CRA makbuz şartları.

Geç verilen bir T2, beyanname son tarihinde ödenmemiş verginin %5 oranında ve geçen her tam ay için ödenmemiş verginin %1 oranında, en fazla 12 ay ceza getirir (T2 rehberi). T2, yıl sonundan itibaren altı ay içinde verilir; bu yüzden muhasebecinin başlama tarihi önemlidir.

Yalnızca yıl sonu çalışan bir muhasebeci, muhasebe kayıtlarımdan neye ihtiyaç duyar?

Mutabık muhasebe kayıtları: banka, CRA hesapları ve kredi verenlerle uyuşan kayıtlar. T2, mali tablo bilgisi ister (GIFI rehberi); muhasebeci bunu bu kayıtlardan oluşturur.

Bunlar uyuşmuyorsa ilk iş, yıl sonu değil, eksiklerin tamamlanmasıdır. Bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama ve yıl sonu kapanış kontrol listesi. Mali tabloların kendisi için bkz. şirket için yıl sonu mali tabloları.

Ara seçenekler nelerdir: üç aylık kontroller, saatlik erişim veya muhasebe sorumlusu artı yıl sonu muhasebecisi?

Birkaç düzenleme, yardımı tarihli beyanların olduğu yere koyar. Bunlar bir hizmet sağlayıcıyla yapılan anlaşmalardır, CRA kategorileri değildir; bu yüzden etiketten çok kapsam önemlidir.

Hangi beyanların, hangi ayların kapsandığını ve CRA yazısını kimin yanıtlayacağını yazılı hale getirin. Saatlik erişim için CPA unvanını ve beyan incelemesinin ayrı faturalandırılıp faturalandırılmadığını teyit edin. Nelerin sorulacağı için bkz. Kanada'da muhasebeci seçimi, T2 teklifleri için ise şirket beyannamesi maliyeti ve teklifleri.

Her şeyi teslim etmeden bir muhasebeciye kontrol için nasıl erişim veririm?

CRA temsilci yetkilendirmesi CRA hesaplarını kapsar; düzenli bir dışa aktarım veya sınırlı haklara sahip ayrı bir kullanıcı ise muhasebe kayıtlarını kapsar; bu yüzden kimsenin sizin kendi girişlerinize ihtiyacı olmaz. CRA bir işletmeye üç temsilci erişim düzeyi sunar: 1. düzey yalnızca bilgilere erişime, 2. düzey ayrıca belirli hesap değişikliklerine izin verir, 3. düzey ise temsilcinin başkalarını yetkilendirmesine de izin verir (CRA). Yararlı bir dışa aktarım; banka hesap özetleri, mizan (trial balance) ve GST/HST ile bordro raporlarıdır.

Kendi tuttuğum kayıtları ne kadar süre ve nerede saklamalıyım?

Zorunlu kayıtları ve destekleyici belgeleri, ilgili olduğu son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca, Kanada'daki işyerinizde veya ikametgâhınızda saklayın (CRA). Kayıtları kimin yaptığına bakılmaksızın yükümlülük şirkete aittir.

Kanada dışında tutulup Kanada'dan erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz; ancak CRA elektronik kayıtlar için izin verebilir. Muhasebe verileri yurt dışındaki sunucularda duruyorsa önce bu kuralı kontrol edin. Hisse kayıtları ve bir şirket kapandığında nelerin değiştiği için bkz. işletme kayıtlarının saklanma süresi.

Eyaletim bunu değiştirir mi?

Yukarıdaki federal kurallar Kanada'nın tamamında geçerlidir; eyalet beyanları ve aşağıdaki istisnalar bunlara eklenir.

• Alberta. T2, Québec ve Alberta dışında her yerde eyalet ve bölge şirket vergisini kapsar (CRA). Alberta'da daimi işyeri olan bir şirket, muaf değilse yıl sonundan itibaren altı ay içinde bir Alberta beyannamesi verir ve Alberta'nın kendi taksit ve bakiye ödeme kuralları vardır (Alberta).
• Québec. Québec kendi şirket vergisini yönetir; bu yüzden yıl sonu işi ikinci bir beyannameyi de içerir. Revenu Québec ayrıca genellikle orada bulunan bir işletme için GST/HST'yi yönetir; bu yüzden GST/HST ve Québec satış vergisi (QST) beyannameleri, kendi formlarıyla Revenu Québec'e verilir (RC4022). Québec bordro kesintileri, beyannameleri ve tarihleri Québec şirket muhasebe maliyeti rehberindedir.
• Nerede kurulduğunuz. Canada Business Corporations Act, kayıt yükümlülüğünü s. 20'de belirler ve yıllık mali tabloların yönetim kurulu tarafından hissedarlara sunulmasını şart koşar (s. 155). s. 163'teki denetim muafiyeti yalnızca bir sonraki yıllık toplantıya kadar sürer. Eyalet şirketi, kayıt ve denetim kuralları için kendi kanununu izler; bkz. şirket için yıl sonu mali tabloları.
• Birkaç eyalet. Bkz. birden fazla eyalette faaliyet.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcı Kanada doları tutarları kullanır.

Üç ayda bir GST/HST veren tek kişilik danışmanlık şirketi

Toronto'daki bir BT danışmanı yılda C$180.000 fatura keser, çalışanı yoktur ve üç aylık GST/HST'yi seçmiştir. Aylık bir teklif ile yalnızca yıl sonu teklifini karşılaştırıyor. Takvim yılı olan bir şirket için ilk çeyrek 31 Mart'ta biter; bu yüzden o beyannamenin vadesi 30 Nisan'dır. Muhasebe kayıtları, her çeyrek için son tarihten önce satış ve GST/HST toplamını üretmelidir. Yalnızca yıl sonu bu toplamları birine bırakır; üç aylık kontrol ise incelemeyi her beyannameden önceye koyar.

Maaş ödeyen bir tasarım şirketi

Vancouver'daki bir tasarım şirketi sahibine aylık C$4.000 maaş öder. Düzenli aktarıcı olarak Mart bordro kesintileri olan C$1.200'ün vadesi 15 Nisan'dır. Yılda bir tutulan muhasebe kayıtları bu tarihi değiştirmez. Dikkatsizlik yüzünden altı gün geç ödenen aktarım, C$500'ün üzerindeki C$700 için %7 ceza getirir, yani C$49, artı faiz (gecikme bilerek olsaydı tam C$1.200'ün %7'si, yani C$84). Geçen yılın şirket vergisi, tam 12 aylık bir yıl için C$12.000 idi; bu yüzden C$1.000'lık aylık taksitler cari yıl muhasebe kayıtlarını gerektirmez. Bu durumda yalnızca yıl sonu yine de zamanında aktarım yapacak birine ve ücretleri ile aktarımları yılda bir kez mutabık hale getirecek bir muhasebeciye ihtiyaç duyar.

Montréal'deki bir şirket

Québec şirketin gelir vergisini yönetir; bu yüzden yıl sonu işi T2'nin yanı sıra bir Québec beyannamesini de içerir. Yalnızca yıl sonu teklifi, bu ikinci beyannamenin dahil olup olmadığını belirtmelidir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Hem aylık hem yalnızca yıl sonu teklifiniz var ve ayrıca GST/HST tahsil ediyorsunuz, bordro yürütüyorsunuz veya taksit borcunuz var: hangi düzeyin uyduğu bu tarihlere, hangi muhasebe kayıtlarını tutabildiğinize ve kayıtlarınızın yıl sonu işi için yeterince temiz olup olmadığına ya da önce tamamlanması gerekip gerekmediğine bağlıdır. Her iki teklifi, son T2'yi ve CRA dökümlerinizi muhasebe desteğine getirin.
• Muhasebe kayıtlarınız aylarca geride veya mutabık değil: geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama ve muhasebe desteği ile başlayın.
• Bir bordro, GST/HST veya T2 tarihi kaçırıldı: bkz. geç bordro aktarımı, geç GST/HST beyan cezası veya verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama.
• Kendiniz ile şirket arasında sık sık para hareketi yapıyorsunuz: mutabık hale getirilecek ilk bakiye hissedar kredisi hesabıdır.
• Bir kredi veren kuruluş veya yatırımcı güncel rakamlar istiyor: bkz. kredi verene gelir kanıtlama.
• Şirket yeni veya hiç faaliyeti olmadı: bkz. yeni bir CCPC'nin muhasebe kayıtları veya faaliyetsiz şirket için boş beyanname.
• Bir sahip yurt dışında yaşıyor veya gelir iki ülkeden geliyor: bkz. Kanada şirketinin mukim olmayan sahipleri ve sınır ötesi vergi desteği.