소규모 법인 회계사: 매월 맡길까, 결산 때만 맡길까

법인에 회계사를 매월 두어야 하나요?

CRA의 규정에도 연방 법인법에도 그런 요구는 없습니다. T2 안내서는 납부할 세금이 없더라도 모든 법인이 매 과세연도마다 신고서를 제출하도록 요구하지만, 신고서를 작성해야 하는 사람은 정해 두지 않았습니다. Income Tax Act 제230조는 사업자가 세금을 정할 수 있는 기록을 보관하도록 요구하고, Canada Business Corporations Act 제20조는 법인이 적절한 회계 기록을 보관하도록 요구하지만, 둘 다 회계사가 보관해야 한다고 말하지 않습니다. 주식을 일반에 공개하지 않는 연방 법인은 모든 주주(의결권 유무와 관계없이)가 감사인을 선임하지 않기로 하는 결의에 동의하지 않는 한 매년 감사인을 선임해야 합니다(CBCA 제163조). 주 법령, 대출 계약, 주주 간 계약은 자체 요건을 둘 수 있습니다.

진짜 문제는 연중에 어떤 신고와 납부 기한이 오느냐입니다. 그 기한은 장부가 최신인지와 상관없이 다가옵니다. 급여, GST/HST 계정, 세금 분납이 있는 법인은 이 기한마다 대책이 있어야 합니다. 아래 표에는 고유한 기한이 있는 T2 신고서와 주 및 법인 등록 기관 제출도 함께 정리했습니다.

다음 중 하나라도 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 매월 또는 분기마다 GST/HST 신고서를 제출합니다.
• 소유주에게 지급하는 급여를 포함한 급여 지급이 있습니다.
• 법인세 분납이 있습니다.
• 소유주와 법인 사이에 돈이 오가서 주주 대여금이 바뀝니다.
• 장부가 밀렸거나, 한 은행 계좌에 개인 지출과 법인 지출이 섞여 있습니다.
• 퀘벡 주나 앨버타 주의 법인 신고서가 있거나, 다른 나라에 소유주나 소득이 있습니다.

먼저 모아 둘 자료: 12개월 치 은행 및 카드 명세서, 직전 T2 신고서와 세액 결정 통지서, GST/HST와 급여에 대한 CRA 명세서, 대출 계약서, 의사록부.

매월 견적과 결산 때만 맡기는 견적을 둘 다 받았다면, 위 항목 중 해당하는 것을 누가 맡는지 각 견적에 적혀 있는지 확인하세요. 비용과 견적을 비교하는 방법은 월별 장부 관리 비용과 법인 신고서 비용과 견적에 있습니다.

법인의 회계를 직접 하고 결산 때만 비용을 내도 되나요?

기록이 정확하고 날짜가 정해진 모든 신고를 제때 한다면 소유주가 직접 장부를 관리해도 됩니다. T2 안내서는 신고서 작성자를 정해 두지 않았고, CRA의 GIFI 안내서의 Schedule 141은 재무 정보 작업의 절반 넘게 누가 했는지와 그 사람이 회계 자격(designation)을 갖고 있는지 묻습니다. 따라서 CRA는 전문가가 작성했다고 가정하지 않습니다.

2가지 제한이 있습니다. 캐나다 지배 민간 법인(CCPC)을 포함한 대부분의 법인은 T2 신고서를 전자로 제출해야 합니다(예외는 T2 안내서 참고). 그래서 법인에 CRA 인증 소프트웨어나 전자 전송 사업자가 필요하며, 전자 제출 대상인데 전자로 제출하지 않으면 $1,000의 가산세가 부과됩니다(Income Tax Act 제162조 제(7.2)항). 또한 이사는 법인에서 징수하지 못했거나 법인이 파산하거나 청산 중일 때, 납부하지 않은 급여 원천공제액(Income Tax Act 제227.1조)과 납부하지 않은 GST/HST 순세액(Excise Tax Act 제323조)에 대해 법인과 함께 개인 책임을 질 수 있습니다. 합리적이고 신중한 사람이 그 위반을 막기 위해 기울였을 주의를 기울인 이사는 책임이 없으며, 마지막으로 이사직을 그만둔 때부터 2년 후에 기한이 끝납니다.

스프레드시트, 소프트웨어, 장부 담당자 중에서 고르는 방법은 장부를 직접 관리할지 장부 담당자를 둘지를 참고하세요.

아무도 월별 장부를 관리하지 않아도 연중에 오는 기한은 무엇인가요?

급여, GST/HST, 분납, 명세서에는 각자의 날짜가 있으며, 이 날짜는 장부 상태가 아니라 급여 지급일, 신고 기간, 전년도 세금이 정합니다.

법인세 분납에는 당해 연도 장부가 필요하지 않습니다. 월 분납액은 전년도 세액의 열두 분의 일일 수 있고(전년도가 1년보다 짧았다면 1년 기준으로 환산, Income Tax Regulations 제5301조), 나머지는 잔액 납부 기한에 냅니다(CRA T7B-Corp). GST/HST 신고서는 다릅니다. 그 수치는 해당 기간의 매출과 매입에서 나옵니다. CRA는 연간 과세 공급이 $1,500,000 이하일 때 보통 연간 신고 기간을 지정하며, 등록 사업자는 온라인이나 Form GST20으로 더 짧은 기간을 선택할 수 있습니다(RC4022). 월별 또는 분기별 기간마다 누군가 만들어야 하는 합계가 하나씩 더해집니다.

월별 장부 관리는 언제 비용을 상쇄하나요?

날짜를 놓치면 가산세나 개인 책임이 따르는 경우, 또는 법인 밖의 누군가가 최신 수치에 의존하는 경우에 월별 작업이 제 몫을 합니다.

이 중 해당하는 항목이 없다면 결산 때만 맡기는 방식은 일부 소유주가 쓰는 방법입니다. 먼저 주 정부 제출 사항을 확인하세요. 해당하는 항목이 있다면 월별 서비스가 해야 할 일을 장부 담당자가 매월 해야 하는 일에서 확인하세요.

결산 때만 맡기면 무엇이 잘못될 수 있나요?

결산과 결산 사이에 아무것도 확인하지 않으면 5가지가 잘못될 수 있습니다.

• GST/HST 누락. 영업 활동이 없어도 신고 기간마다 신고서를 제출해야 합니다(CRA). 납부할 금액이 있는 신고서를 늦게 제출하면 납부할 금액의 1%에서 시작해 꽉 찬 달마다 늘어나는 가산세가 붙고 이자도 붙을 수 있습니다. 납부할 금액이 없으면 CRA는 지연 제출 가산세를 부과하지 않습니다(CRA). 놓친 무실적 GST/HST 신고서를 참고하세요.
• 급여 원천공제액 납부 지연. 가산세는 1~3일 늦으면 3%, 7일을 넘기면 10%까지 올라가며, 납부해야 할 금액 중 $500 초과분에 적용되고(지연이 고의이거나 중대한 과실이면 전액) 이자가 더해집니다. 같은 역년에 고의로 반복해 위반하면 20%가 부과됩니다(Income Tax Act 제227조). 원천공제액 납부나 GST/HST 신고서가 늦으면 분기별 납부 요건인 무결점 준수 이력도 깨집니다(CRA).
• 분납 이자. CRA는 늦거나 부족한 분납에 이자를 부과합니다(T7B-Corp). 법인세 분납 기록을 참고하세요.
• 주주 대여금. 이름 없이 꺼낸 돈은 나중에 대여금, 급여, 배당, 과세 대상 혜택 중 하나로 분류해야 합니다. 기한(대출이 이뤄진 법인 과세연도 종료 후 한 해) 안에 상환하는 등 예외에 해당하지 않으면 주주가 대여금을 소득에 포함해야 할 수 있으며, 조건은 Folio에 있습니다(CRA Folio S3-F1-C1). 주주 대여금 계정을 참고하세요.
• 영수증 분실. 법인은 필요한 기록과 증빙 서류를 6년 동안 보관해야 합니다. 비용을 낼 때마다 영수증이나 청구서를 저장하세요. CRA 영수증 요건을 참고하세요.

T2 신고서가 늦으면 신고 기한에 내지 않은 세금의 5%에 더해 꽉 찬 달마다 그 세금의 1%씩 최대 12개월까지 가산세가 붙습니다(T2 안내서). T2 신고서는 결산일로부터 6개월 이내에 제출해야 하므로 회계사가 시작하는 날짜가 중요합니다.

결산 때만 맡는 회계사에게는 장부에서 무엇이 필요한가요?

대사가 끝난 장부, 즉 은행, CRA 계정, 대출 기관의 기록과 일치하는 기록이 필요합니다. T2 신고서에는 재무제표 정보가 필요하므로(GIFI 안내서) 회계사는 이 자료로 재무제표를 만듭니다.

이 자료들이 서로 맞지 않는다면 먼저 할 일은 결산이 아니라 밀린 장부 정리입니다. 밀린 장부 따라잡기와 결산 마감 체크리스트를 참고하세요. 재무제표 자체는 법인 결산 재무제표를 참고하세요.

중간 옵션에는 어떤 것이 있나요? 분기별 점검, 시간제 상담, 장부 담당자와 결산 회계사의 조합이 있습니다.

날짜가 정해진 신고가 있는 곳에 도움을 배치하는 방식이 여러 가지 있습니다. 이는 서비스 제공자와 맺는 계약이며 CRA가 정한 분류가 아니므로, 이름보다 업무 범위가 더 중요합니다.

어떤 신고를 맡는지, 어느 달을 맡는지, CRA 서신에 누가 답하는지를 서면으로 정해 두세요. 시간제 상담은 CPA 자격을 확인하고, 신고서 검토가 별도로 청구되는지도 확인하세요. 무엇을 물어볼지는 캐나다에서 회계사 고르기를, T2 견적은 법인 신고서 비용과 견적을 참고하세요.

모든 것을 넘기지 않고 회계사가 점검할 수 있도록 접근 권한을 주려면 어떻게 하나요?

CRA 대리인 권한 부여로 CRA 계정에 대한 접근을 맡길 수 있고, 장부는 정기 내보내기나 권한이 제한된 별도 사용자로 맡길 수 있으므로 본인 로그인 정보를 누구에게도 줄 필요가 없습니다. CRA는 사업체에 대리인 접근을 3단계로 제공합니다. 1단계는 정보 조회만 가능하고, 2단계는 일부 계정 변경도 가능하며, 3단계는 대리인이 다른 사람에게 권한을 부여할 수도 있습니다(CRA). 유용한 내보내기 자료는 은행 명세서, 시산표, GST/HST 및 급여 보고서입니다.

직접 만든 기록은 얼마나, 어디에 보관해야 하나요?

필요한 기록과 증빙 서류는 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 캐나다 안의 사업장이나 거주지에 보관하세요(CRA). 기록을 누가 만들었든 이 의무는 법인에 있습니다.

캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 접근하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않지만, CRA가 전자 기록에 대해 허가해 줄 수 있습니다. 회계 데이터가 해외 서버에 있다면 이 규정을 먼저 확인하세요. 주식 기록과 법인이 폐쇄될 때 달라지는 점은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

주에 따라 달라지나요?

위의 연방 규정은 캐나다 전체에 적용되며, 주 정부 제출 사항과 아래 예외가 추가됩니다.

• 앨버타 주. T2 신고서는 퀘벡 주와 앨버타 주를 제외한 모든 곳의 주 및 준주 법인세를 포함합니다(CRA). 앨버타 주에 고정사업장이 있는 법인은 면제 대상이 아니라면 결산일로부터 6개월 이내에 앨버타 주 신고서를 제출하며, 앨버타 주에는 자체 분납과 잔액 납부 규정이 있습니다(Alberta).
• 퀘벡 주. 퀘벡 주는 자체 법인세를 관리하므로 결산 작업에 두 번째 신고서가 포함됩니다. Revenu Québec(퀘벡 주 국세청)은 그곳에 있는 사업체의 GST/HST도 일반적으로 관리하므로, GST/HST와 퀘벡 판매세(QST) 신고서는 Revenu Québec의 양식으로 Revenu Québec에 제출합니다(RC4022). 퀘벡 주의 급여 원천공제, 신고서, 날짜는 퀘벡 주 법인 회계 비용에 있습니다.
• 설립한 곳. Canada Business Corporations Act는 제20조에서 기록 의무를 정하고 제155조에서 이사가 연간 재무제표를 주주에게 제출하도록 합니다. 제163조의 감사 면제는 다음 연차 총회까지만 유효합니다. 주 법인은 기록과 감사 규정에 대해 해당 주 법령을 따릅니다. 법인 결산 재무제표를 참고하세요.
• 여러 주. 여러 주에서 영업하기를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 캐나다 달러 금액을 사용합니다.

분기별 GST/HST를 신고하는 1인 컨설팅 법인

토론토의 IT 컨설턴트가 연 C$180,000을 청구하고, 직원이 없으며, 분기별 GST/HST 신고를 선택했습니다. 이 컨설턴트는 매월 견적과 결산 때만 맡기는 견적을 비교하고 있습니다. 역년 결산 법인의 1분기는 3월 31일에 끝나므로 그 신고서의 기한은 4월 30일입니다. 장부는 기한 전에 분기별 매출과 GST/HST 합계를 내야 합니다. 결산 때만 맡기면 그 합계는 누군가에게 맡겨진 채로 남고, 분기별 점검은 신고서마다 그 전에 검토를 넣어 줍니다.

급여를 지급하는 디자인 법인

밴쿠버의 한 디자인 법인이 소유주에게 월 C$4,000의 급여를 지급합니다. 정기 납부자이므로 3월 급여 원천공제액 C$1,200의 기한은 4월 15일입니다. 장부를 한 해에 한 번 정리해도 이 날짜는 바뀌지 않습니다. 실수로 엿새 늦게 납부하면 C$500을 넘는 C$700에 대해 7%의 가산세 C$49와 이자가 붙습니다(지연이 고의였다면 C$1,200 전체의 7%인 C$84). 전년도 법인세는 12개월 전체 연도 기준으로 C$12,000이었으므로, 월 분납액 C$1,000에는 당해 연도 장부가 필요하지 않습니다. 이 경우에도 결산 때만 맡기면 제때 납부할 사람이 필요하고, 한 해에 한 번 급여와 납부액을 대사할 회계사가 필요합니다.

몬트리올의 법인

퀘벡 주는 법인 소득세를 직접 관리하므로, 결산 작업에 T2 신고서 외에 퀘벡 주 신고서도 포함됩니다. 결산 때만 맡기는 견적에는 이 두 번째 신고서가 포함되는지 적혀 있어야 합니다.

상황이 다르다면?

• 매월 견적과 결산 때만 맡기는 견적을 모두 받았고, GST/HST를 징수하거나 급여를 지급하거나 분납이 있는 경우: 어느 수준이 맞는지는 그 기한들, 직접 관리할 수 있는 장부, 장부가 결산 작업을 할 만큼 깨끗한지 아니면 먼저 정리가 필요한지에 달려 있습니다. 두 견적, 직전 T2 신고서, CRA 명세서를 장부 관리 도움에 가져오세요.
• 장부가 몇 달 밀렸거나 대사가 안 되는 경우: 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 도움부터 시작하세요.
• 급여, GST/HST, T2 날짜를 놓친 경우: 급여 원천공제액 납부 지연, GST/HST 지연 제출 가산세, 제출하지 않은 법인 신고서 따라잡기를 참고하세요.
• 본인과 법인 사이에 돈이 자주 오가는 경우: 주주 대여금 계정이 가장 먼저 대사할 잔액입니다.
• 대출 기관이나 투자자가 최신 수치를 요구하는 경우: 대출 기관에 소득 증명하기를 참고하세요.
• 법인이 신설되었거나 활동이 없었던 경우: 신규 CCPC의 장부 또는 휴면 법인의 무실적 신고서를 참고하세요.
• 소유주가 해외에 살거나 소득이 두 나라에서 나오는 경우: 캐나다 법인의 비거주 소유주와 국경 간 세금 도움을 참고하세요.