Kế toán hằng tháng hay chỉ cuối năm cho công ty nhỏ tại Canada

Tôi có cần trả tiền cho kế toán hằng tháng cho công ty của mình không?

Không theo quy định của CRA hay luật công ty liên bang. Hướng dẫn T2 yêu cầu mọi công ty nộp tờ khai cho mỗi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải nộp, và không nêu người chuẩn bị bắt buộc nào. Income Tax Act, s. 230 yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ đủ để xác định thuế của mình, và Canada Business Corporations Act, s. 20 yêu cầu công ty lưu giữ sổ sách kế toán đầy đủ; không điều nào nói rằng phải do kế toán viên giữ. Công ty liên bang không chào bán cổ phần ra công chúng phải bổ nhiệm kiểm toán viên mỗi năm, trừ khi mọi cổ đông, có quyền biểu quyết hay không, đồng ý với một nghị quyết không bổ nhiệm (CBCA, s. 163). Luật cấp tỉnh bang, hợp đồng vay hoặc thỏa thuận cổ đông có thể đặt ra yêu cầu riêng.

Câu hỏi thực sự là những hồ sơ nào đến hạn trong năm, vì các ngày đó đến dù không ai cập nhật sổ sách. Công ty có bảng lương, tài khoản GST/HST hoặc thuế tạm tính cần có kế hoạch cho từng ngày đó. Bảng bên dưới cũng liệt kê T2 và các hồ sơ nộp cho tỉnh bang và cơ quan đăng ký, vốn có ngày riêng.

Trường hợp không đơn giản khi công ty có:

• Tờ khai GST/HST mỗi tháng hoặc mỗi quý.
• Bảng lương, kể cả tiền lương trả cho chủ sở hữu.
• Thuế công ty nộp tạm tính.
• Tiền chuyển qua lại giữa chủ sở hữu và công ty, nên khoản vay của cổ đông thay đổi.
• Sổ sách bị chậm, hoặc một tài khoản ngân hàng lẫn lộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu của công ty.
• Tờ khai công ty tại Quebec hoặc Alberta, hoặc chủ sở hữu hay thu nhập ở một quốc gia khác.

Hãy chuẩn bị trước: mười hai tháng sao kê ngân hàng và thẻ, T2 và thông báo ấn định thuế gần nhất, các bản sao kê của CRA về GST/HST và tiền lương, hợp đồng vay và sổ biên bản.

Nếu bạn có báo giá hằng tháng và báo giá chỉ cuối năm, hãy kiểm tra từng báo giá có ghi rõ ai phụ trách từng mục áp dụng ở trên hay không. Chi phí và cách so sánh báo giá có trong chi phí ghi sổ mỗi tháng và chi phí tờ khai công ty và báo giá.

Tôi có thể tự làm kế toán cho công ty của mình và chỉ trả tiền cho việc cuối năm không?

Chủ sở hữu có thể tự ghi sổ nếu hồ sơ chính xác và mọi hồ sơ có hạn đều được nộp đúng hạn. Hướng dẫn T2 không nêu người chuẩn bị bắt buộc nào, và Schedule 141 trong hướng dẫn GIFI của CRA hỏi ai đã làm hơn một nửa công việc về thông tin tài chính và người đó có chứng chỉ kế toán hay không, nên CRA không mặc định có chuyên gia chuẩn bị.

Có hai giới hạn. Hầu hết các công ty, kể cả công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC), phải nộp T2 bằng điện tử (hướng dẫn T2 liệt kê các ngoại lệ), nên công ty cần phần mềm được CRA chứng nhận hoặc bên truyền dữ liệu điện tử; công ty phải nộp điện tử mà không nộp sẽ bị phạt $1.000 (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Và các giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân, cùng với công ty, đối với các khoản khấu trừ tiền lương chưa nộp (Income Tax Act, s. 227.1) và thuế ròng GST/HST chưa nộp (Excise Tax Act, s. 323), khi việc thu từ công ty không thành công hoặc công ty phá sản hay đang thanh lý. Giám đốc đã cẩn trọng ở mức một người thận trọng hợp lý sẽ làm để ngăn lỗi đó thì không phải chịu trách nhiệm, và thời hạn là hai năm sau lần cuối người đó thôi làm giám đốc.

Để chọn giữa bảng tính, phần mềm và nhân viên ghi sổ, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Hạn nộp nào chạy trong năm dù không ai giữ sổ sách hằng tháng?

Tiền lương, GST/HST, thuế tạm tính và chứng từ có ngày riêng, do kỳ trả lương, kỳ khai hoặc thuế của năm trước quyết định, không phải do tình trạng sổ sách.

Khoản thuế công ty nộp tạm tính không cần sổ sách của năm hiện tại: một khoản nộp tạm tính hằng tháng có thể bằng một phần mười hai thuế của năm trước (nhân lên cho đủ một năm nếu năm trước ngắn hơn, Income Tax Regulations, s. 5301), phần còn lại đến hạn vào ngày nộp số thuế còn nợ (CRA T7B-Corp). Tờ khai GST/HST thì khác: số liệu của nó lấy từ doanh thu và chi mua của kỳ khai. CRA nói chung ấn định kỳ khai GST/HST hằng năm khi tổng giao dịch cung cấp chịu thuế hằng năm là $1.500.000 hoặc thấp hơn, và người đăng ký có thể chọn kỳ khai thường xuyên hơn, trực tuyến hoặc bằng Form GST20 (RC4022). Mỗi kỳ khai hằng tháng hoặc hằng quý đòi hỏi một tổng số mà ai đó phải lập.

Khi nào ghi sổ hằng tháng đáng giá?

Việc làm hằng tháng đáng giá ở nơi bỏ lỡ một ngày bị phạt hoặc phải chịu trách nhiệm cá nhân, hoặc nơi có người bên ngoài công ty dựa vào số liệu hiện tại.

Nếu không dòng nào ở trên phù hợp, chỉ làm cuối năm là cách sắp xếp mà một số chủ sở hữu dùng; hãy xác nhận các hồ sơ nộp cho tỉnh bang trước. Nếu có dòng nào phù hợp, hãy xem dịch vụ hằng tháng nên mang lại gì trong nhân viên ghi sổ nên làm gì mỗi tháng.

Chỉ làm cuối năm có thể gặp vấn đề gì?

Năm vấn đề có thể xảy ra khi không ai kiểm tra giữa các lần cuối năm.

• Bỏ lỡ GST/HST. Phải nộp tờ khai cho mỗi kỳ khai kể cả khi không có hoạt động kinh doanh (CRA). Tờ khai nộp trễ có số tiền còn nợ bị phạt, bắt đầu từ 1% số tiền còn nợ và tăng theo mỗi tháng đầy đủ, và có thể bị tính lãi; CRA không phạt nộp trễ khi không còn nợ gì (CRA). Xem bỏ lỡ tờ khai GST/HST không phát sinh.
• Nộp thuế lương trễ. Tiền phạt là 3% nếu trễ 1 đến 3 ngày, tăng lên 10% sau 7 ngày, tính trên phần số tiền đến hạn vượt $500 (tính trên toàn bộ nếu việc chậm trễ là cố ý hoặc cực kỳ cẩu thả), cộng tiền lãi; cố ý tái phạm trong cùng một năm dương lịch bị phạt 20% (Income Tax Act, s. 227). Một khoản nộp thuế lương trễ hoặc một tờ khai GST/HST trễ cũng phá vỡ hồ sơ tuân thủ hoàn hảo mà việc nộp theo quý yêu cầu (CRA).
• Lãi trên khoản nộp tạm tính. CRA tính lãi trên các khoản nộp tạm tính trễ hoặc không đủ (T7B-Corp). Xem ghi các khoản nộp thuế công ty tạm tính.
• Khoản vay của cổ đông. Tiền lấy ra mà không có nhãn vẫn phải được phân loại sau này thành khoản vay, tiền lương, cổ tức hoặc lợi ích chịu thuế. Cổ đông có thể phải tính khoản vay vào thu nhập trừ khi có ngoại lệ, chẳng hạn hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện; folio quy định các điều kiện (CRA folio S3-F1-C1). Xem tài khoản khoản vay của cổ đông.
• Mất biên lai. Công ty phải giữ hồ sơ bắt buộc và chứng từ hỗ trợ trong sáu năm. Hãy lưu từng biên lai hoặc hóa đơn khi chi phí được trả. Xem yêu cầu của CRA về biên lai.

T2 nộp trễ bị phạt 5% số thuế chưa nộp vào hạn nộp tờ khai cộng 1% số thuế đó cho mỗi tháng đầy đủ, tối đa 12 tháng (hướng dẫn T2). T2 đến hạn sáu tháng sau ngày kết thúc năm, nên ngày kế toán viên bắt đầu làm việc rất quan trọng.

Kế toán viên chỉ làm cuối năm cần gì từ sổ sách của tôi?

Sổ sách đã được đối chiếu: hồ sơ khớp với ngân hàng, các tài khoản CRA và bên cho vay. T2 yêu cầu thông tin báo cáo tài chính (hướng dẫn GIFI), nên kế toán viên lập thông tin đó từ những hồ sơ này.

Nếu những thứ này không khớp nhau, việc đầu tiên là bắt kịp sổ sách, không phải làm cuối năm. Xem theo kịp sổ sách quá hạn và danh mục kiểm tra khóa sổ cuối năm. Về chính các báo cáo, xem báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Có những lựa chọn ở giữa nào: kiểm tra hằng quý, truy cập theo giờ, hay nhân viên ghi sổ cộng kế toán viên cuối năm?

Một số cách sắp xếp đặt sự hỗ trợ đúng nơi có các hồ sơ có hạn. Đây là thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ, không phải các loại do CRA quy định, nên phạm vi quan trọng hơn tên gọi.

Hãy ghi bằng văn bản hồ sơ nào được bao gồm, những tháng nào, và ai trả lời khi có thư của CRA. Với truy cập theo giờ, hãy xác nhận chứng chỉ CPA và việc rà soát một hồ sơ nộp có tính phí riêng hay không. Về những điều cần hỏi, xem chọn kế toán viên tại Canada, và về báo giá T2, xem chi phí tờ khai công ty và báo giá.

Làm sao để cho kế toán viên quyền kiểm tra mà không giao hết mọi thứ?

Giấy ủy quyền đại diện của CRA bao gồm các tài khoản CRA, còn bản xuất dữ liệu định kỳ hoặc một người dùng riêng với quyền hạn giới hạn bao gồm sổ sách, nên không ai cần đăng nhập bằng tài khoản của bạn. CRA cung cấp cho doanh nghiệp ba mức truy cập của người đại diện: mức 1 chỉ cho phép xem thông tin, mức 2 còn cho phép một số thay đổi tài khoản, và mức 3 còn cho phép người đại diện ủy quyền cho người khác (CRA). Một bản xuất dữ liệu hữu ích gồm sao kê ngân hàng, bảng cân đối thử, và các báo cáo GST/HST và tiền lương.

Tôi phải giữ hồ sơ tự lập trong bao lâu, và ở đâu?

Hãy giữ hồ sơ bắt buộc và chứng từ hỗ trợ trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan, tại nơi kinh doanh hoặc nơi ở của bạn ở Canada (CRA). Nghĩa vụ này thuộc về công ty, dù ai lập hồ sơ.

Hồ sơ lưu bên ngoài Canada và truy cập từ Canada không được coi là lưu tại Canada, dù CRA có thể cho phép đối với hồ sơ điện tử. Nếu dữ liệu kế toán nằm trên máy chủ ở nước ngoài, hãy kiểm tra quy định này trước. Về hồ sơ cổ phần và điều thay đổi khi công ty đóng cửa, xem lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp trong bao lâu.

Tỉnh bang của tôi có làm thay đổi điều này không?

Các quy định liên bang ở trên áp dụng trên toàn Canada; các hồ sơ nộp cấp tỉnh bang và các ngoại lệ bên dưới được bổ sung thêm.

• Alberta. T2 bao gồm thuế công ty cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ ở mọi nơi, trừ Quebec và Alberta (CRA). Công ty có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Alberta nộp tờ khai Alberta, trừ khi được miễn, trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm, và Alberta có quy định riêng về nộp tạm tính và ngày nộp số thuế còn nợ (Alberta).
• Quebec. Quebec tự quản lý thuế công ty, nên công việc cuối năm gồm một tờ khai thứ hai. Revenu Québec nói chung cũng quản lý GST/HST đối với doanh nghiệp đặt tại đó, nên tờ khai GST/HST và thuế bán hàng Quebec (QST) của doanh nghiệp nộp cho Revenu Québec, trên mẫu của cơ quan này (RC4022). Các khoản khấu trừ tiền lương, tờ khai và ngày nộp của Quebec có trong chi phí kế toán công ty tại Quebec.
• Nơi bạn thành lập công ty. Canada Business Corporations Act đặt nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ trong s. 20 và yêu cầu các giám đốc trình báo cáo tài chính hằng năm trước cổ đông (s. 155). Việc miễn kiểm toán trong s. 163 chỉ kéo dài đến cuộc họp thường niên tiếp theo. Công ty cấp tỉnh bang theo đạo luật riêng của mình về hồ sơ và kiểm toán; xem báo cáo tài chính cuối năm của công ty.
• Nhiều tỉnh bang. Xem hoạt động tại nhiều hơn một tỉnh bang.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng số tiền đô la Canada minh họa.

Công ty tư vấn một người với GST/HST hằng quý

Một chuyên gia tư vấn CNTT ở Toronto lập hóa đơn C$180.000 mỗi năm, không có nhân viên và chọn khai GST/HST hằng quý. Anh đang so sánh một báo giá hằng tháng với một báo giá chỉ cuối năm. Với công ty có năm dương lịch, quý đầu kết thúc ngày 31 tháng 3, nên tờ khai đó đến hạn ngày 30 tháng 4. Sổ sách phải cho ra tổng doanh thu và GST/HST của mỗi quý trước ngày đến hạn. Chỉ làm cuối năm để những tổng số đó cho ai đó lo; kiểm tra hằng quý đặt việc rà soát trước mỗi tờ khai.

Công ty thiết kế trả tiền lương

Một công ty thiết kế ở Vancouver trả cho chủ sở hữu tiền lương C$4.000 mỗi tháng. Là người nộp thông thường, khoản khấu trừ tiền lương tháng 3 là C$1.200 đến hạn ngày 15 tháng 4. Làm sổ sách một lần mỗi năm không làm đổi ngày đó. Nếu nộp trễ sáu ngày do sơ suất, khoản nộp bị phạt 7% trên phần C$700 vượt quá C$500, tức C$49, cộng tiền lãi (7% trên toàn bộ C$1.200, tức C$84, nếu việc chậm trễ là cố ý). Thuế công ty của năm trước, một năm đủ 12 tháng, là C$12.000, nên các khoản nộp tạm tính hằng tháng C$1.000 không cần sổ sách của năm hiện tại. Trong trường hợp này, chỉ làm cuối năm vẫn cần ai đó nộp đúng hạn và một kế toán viên đối chiếu tiền lương và các khoản nộp mỗi năm một lần.

Công ty tại Montreal

Quebec quản lý thuế thu nhập công ty, nên công việc cuối năm của công ty gồm một tờ khai Quebec bên cạnh T2. Báo giá chỉ cuối năm nên nói rõ có bao gồm tờ khai thứ hai đó không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có báo giá hằng tháng và báo giá chỉ cuối năm, và bạn cũng thu GST/HST, trả lương hoặc nợ thuế tạm tính: mức nào phù hợp tùy thuộc vào các ngày đó, sổ sách nào bạn có thể tự giữ, và sổ sách của bạn đã đủ sạch cho công việc cuối năm hay cần bắt kịp trước. Hãy mang cả hai báo giá, T2 gần nhất và các bản sao kê CRA của bạn đến hỗ trợ ghi sổ.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng hoặc không khớp: hãy bắt đầu với theo kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ.
• Đã bỏ lỡ một ngày về tiền lương, GST/HST hoặc T2: xem nộp thuế lương trễ, tiền phạt nộp tờ khai GST/HST trễ hoặc theo kịp tờ khai công ty chưa nộp.
• Bạn thường chuyển tiền qua lại giữa bản thân và công ty: tài khoản khoản vay của cổ đông là số dư đầu tiên cần đối chiếu.
• Ngân hàng cho vay hoặc nhà đầu tư muốn số liệu hiện tại: xem chứng minh thu nhập với ngân hàng cho vay.
• Công ty mới hoặc chưa có hoạt động: xem sổ sách cho CCPC mới hoặc tờ khai không phát sinh cho công ty ngừng hoạt động.
• Chủ sở hữu sống ở nước ngoài, hoặc thu nhập đến từ hai quốc gia: xem chủ sở hữu không cư trú của công ty tại Canada và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.