Contador mensal ou só no fim do ano: pequena corporação

Preciso pagar um contador todo mês para a minha corporação?

Não pelas regras da CRA nem pela lei federal de corporações. O guia do T2 exige que toda corporação entregue uma declaração em todo ano fiscal, mesmo sem imposto a pagar, e não cita nenhum preparador obrigatório. A Income Tax Act, seção 230 exige que um negócio mantenha registros que permitam apurar o seu imposto, e a Canada Business Corporations Act, seção 20 exige que uma corporação mantenha registros contábeis adequados; nenhuma das duas diz que um contador precisa mantê-los. Uma corporação federal que não oferece suas ações ao público deve nomear um auditor a cada ano, a menos que todos os acionistas, com ou sem direito a voto, concordem com uma resolução de não nomear (CBCA, seção 163). Uma lei provincial, um contrato de empréstimo ou um acordo de acionistas pode ter exigências próprias.

A pergunta de verdade é quais entregas vencem durante o ano, porque as datas chegam mesmo que ninguém tenha atualizado a escrituração. Uma corporação com folha de pagamento, conta de GST/HST ou parcelas de imposto precisa de um plano para cada uma dessas datas. A tabela abaixo também lista o T2 e as entregas provinciais e de registro, que têm datas próprias.

O caso deixa de ser simples quando a corporação tem:

• Declarações de GST/HST todo mês ou trimestre.
• Folha de pagamento, inclusive um salário pago ao proprietário.
• Parcelas (instalments) do imposto da corporação.
• Dinheiro que vai e volta entre o proprietário e a corporação, de modo que o empréstimo de acionista muda.
• Escrituração atrasada, ou uma única conta bancária que mistura gastos pessoais e da corporação.
• Uma declaração de corporação de Quebec ou de Alberta, ou proprietários ou renda em outro país.

Reúna primeiro: doze meses de extratos bancários e de cartão, o último T2 e o aviso de lançamento (notice of assessment), os extratos da CRA do GST/HST e da folha de pagamento, os contratos de empréstimo e o livro de atas.

Se você tem um orçamento mensal e um só para o fim do ano, confira se cada um diz quem cobre cada item acima que se aplica. Os custos e como comparar orçamentos estão em custo mensal da escrituração e custo e orçamentos da declaração de corporação.

Posso ser meu próprio contador na minha corporação e pagar só pelo fim do ano?

O proprietário pode fazer a escrituração se os registros forem corretos e toda entrega com data for feita no prazo. O guia do T2 não cita nenhum preparador obrigatório, e o Schedule 141 do guia GIFI da CRA pergunta quem fez mais da metade do trabalho nas informações financeiras e se essa pessoa tem um título de contador; por isso, a CRA não presume que um profissional tenha preparado a declaração.

Duas limitações se aplicam. A maioria das corporações, inclusive as CCPCs (corporações privadas sob controle canadense), deve entregar o T2 por meio eletrônico (o guia do T2 lista as exceções); por isso, a corporação precisa de um software certificado pela CRA ou de um transmissor eletrônico, e uma corporação que deve entregar por meio eletrônico e não o faz está sujeita a uma multa de $1.000 (Income Tax Act, seção 162(7.2)). Além disso, os administradores podem responder pessoalmente, junto com a corporação, pelos descontos da folha de pagamento não recolhidos (Income Tax Act, seção 227.1) e pelo GST/HST líquido não recolhido (Excise Tax Act, seção 323), depois que a cobrança contra a corporação falha ou que ela está falida ou em liquidação. O administrador que tomou o cuidado que uma pessoa razoavelmente prudente teria tomado para evitar a falha não responde, e o prazo é de dois anos depois que a pessoa deixa de ser administradora pela última vez.

Para escolher entre uma planilha, um software e um responsável contábil, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

Quais prazos correm durante o ano mesmo que ninguém faça a escrituração mensal?

A folha de pagamento, o GST/HST, as parcelas e os informes têm datas próprias, definidas por um pagamento de folha, por um período de declaração ou pelo imposto do ano passado, e não pela situação da escrituração.

Uma parcela do imposto da corporação não exige a escrituração do ano atual: uma parcela mensal pode ser um doze avos do imposto do ano passado (ajustado para um ano inteiro se o ano passado foi mais curto, Income Tax Regulations, seção 5301), e o restante vence na data de vencimento do saldo (CRA T7B-Corp). Uma declaração de GST/HST é diferente: os números vêm das vendas e das compras do período. A CRA em geral atribui um período anual de GST/HST quando as vendas tributáveis anuais são de $1.500.000 ou menos, e o registrado pode escolher um período mais frequente, pela internet ou no Form GST20 (RC4022). Cada período mensal ou trimestral acrescenta um total que alguém precisa produzir.

Quando a escrituração mensal compensa?

O trabalho mensal vale a pena quando perder uma data gera multa ou responsabilidade pessoal, ou quando alguém de fora da corporação depende de números atuais.

Se nenhuma dessas linhas se aplica, só o fim do ano é um arranjo que alguns proprietários usam; confirme antes as entregas provinciais. Se alguma linha se aplica, veja o que um serviço mensal deve entregar em o que um responsável contábil deve fazer a cada mês.

O que dá errado com só o fim do ano?

Cinco coisas podem dar errado quando nada é conferido entre um fim de ano e outro.

• GST/HST perdido. Uma declaração é obrigatória em cada período de declaração, mesmo sem atividade do negócio (CRA). Uma declaração entregue com atraso e com valor a pagar gera uma multa que começa em 1% do valor devido e cresce a cada mês completo, e podem ser cobrados juros; a CRA não cobra multa por atraso na entrega quando não há nada a pagar (CRA). Veja declarações zeradas de GST/HST não entregues.
• Recolhimentos da folha de pagamento atrasados. A multa é de 3% para 1 a 3 dias de atraso e sobe para 10% depois de 7 dias, sobre a parte do valor devido acima de $500 (sobre tudo, se o atraso foi consciente ou de negligência grave), mais juros; uma nova falha consciente no mesmo ano-calendário gera 20% (Income Tax Act, seção 227). Um recolhimento atrasado ou uma declaração de GST/HST atrasada também quebra o histórico perfeito de cumprimento que o recolhimento trimestral exige (CRA).
• Juros sobre parcelas. A CRA cobra juros sobre parcelas atrasadas ou insuficientes (T7B-Corp). Veja registro das parcelas de imposto da corporação.
• Empréstimo de acionista. O dinheiro retirado sem identificação ainda precisa ser classificado depois como empréstimo, salário, dividendo ou benefício tributável. Um acionista pode ter de incluir um empréstimo na renda, salvo exceção, como a devolução em até um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito; o folio define as condições (CRA folio S3-F1-C1). Veja a conta de empréstimo de acionista.
• Recibos perdidos. A corporação deve guardar os registros exigidos e os documentos de apoio por seis anos. Salve cada recibo ou fatura quando o custo for pago. Veja exigências da CRA para recibos.

Um T2 entregue com atraso gera multa de 5% do imposto não pago no prazo de entrega, mais 1% dele por cada mês completo, até 12 meses (guia do T2). O T2 vence seis meses após o fim do ano fiscal; por isso, a data em que o contador começa importa.

O que um contador de só o fim do ano precisa da minha escrituração?

Uma escrituração conciliada: registros que concordam com o banco, com as contas da CRA e com os credores. O T2 exige informações das demonstrações financeiras (guia GIFI); por isso, o contador as monta a partir desses registros.

Se esses itens não concordam, o primeiro trabalho é uma atualização, e não um fechamento de fim de ano. Veja como atualizar uma escrituração atrasada e o checklist de fechamento do ano de uma corporação. Para as demonstrações em si, veja demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação.

Que opções intermediárias existem: conferências trimestrais, acesso por hora ou um responsável contábil mais um contador de fim de ano?

Vários arranjos colocam a ajuda onde estão as entregas com data. São acordos com um prestador, e não categorias da CRA; por isso, o escopo importa mais que o nome.

Deixe por escrito quais entregas estão cobertas, quais meses e quem responde a uma carta da CRA. No acesso por hora, confirme o título de CPA e se a revisão de uma declaração é cobrada à parte. Sobre o que perguntar, veja como escolher um contador no Canadá e, para orçamentos do T2, custo e orçamentos da declaração de corporação.

Como dou acesso a um contador para acompanhar sem entregar tudo?

Uma autorização de representante da CRA cobre as contas da CRA, e uma exportação periódica ou um usuário separado com direitos limitados cobre a escrituração; assim, ninguém precisa dos seus próprios logins. A CRA oferece a um negócio três níveis de acesso para o representante: o nível 1 permite acesso apenas a informações, o nível 2 permite também certas mudanças na conta e o nível 3 permite também que o representante autorize outras pessoas (CRA). Uma boa exportação reúne os extratos bancários, um balancete e os relatórios de GST/HST e da folha de pagamento.

Por quanto tempo devo guardar os registros que eu mesmo faço, e onde?

Guarde os registros exigidos e os documentos de apoio por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, no seu local de negócio ou na sua residência no Canadá (CRA). A obrigação é da corporação, quem quer que tenha feito os registros.

Registros guardados fora do Canadá e acessados do Canadá não são tratados como guardados no Canadá, embora a CRA possa dar permissão para registros eletrônicos. Se os dados contábeis ficam em servidores no exterior, confira essa regra primeiro. Para os registros de ações e o que muda quando uma corporação é encerrada, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Minha província muda isso?

As regras federais acima valem em todo o Canadá; as entregas provinciais e as exceções abaixo se somam a elas.

• Alberta. O T2 cobre o imposto de corporação provincial e territorial em todo o Canadá, exceto em Quebec e em Alberta (CRA). Uma corporação com estabelecimento permanente em Alberta entrega uma declaração de Alberta, a menos que seja isenta, em até seis meses após o fim do ano fiscal, e Alberta tem regras próprias de parcelas e de data de vencimento do saldo (Alberta).
• Quebec. Quebec administra o próprio imposto de corporação; por isso, o trabalho de fim de ano inclui uma segunda declaração. A Revenu Québec também em geral administra o GST/HST de um negócio localizado lá, então as declarações de GST/HST e do imposto sobre vendas de Quebec (QST) vão para a Revenu Québec, nos formulários dela (RC4022). Os descontos da folha de pagamento, as declarações e as datas de Quebec estão em custo da contabilidade de uma corporação de Quebec.
• Onde você constituiu a corporação. A Canada Business Corporations Act define a obrigação de manter registros na seção 20 e manda os administradores apresentarem as demonstrações financeiras anuais aos acionistas (seção 155). A dispensa de auditoria da seção 163 dura apenas até a assembleia anual seguinte. Uma corporação provincial segue a própria lei nas regras de registros e de auditoria; veja demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação.
• Várias províncias. Veja operar em mais de uma província.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses ilustrativos.

Uma corporação de consultoria de uma só pessoa com GST/HST trimestral

Um consultor de TI em Toronto fatura C$180.000 por ano, não tem empregados e escolheu o GST/HST trimestral. Ele compara um orçamento mensal com um só para o fim do ano. Para uma corporação com ano fiscal igual ao ano-calendário, o primeiro trimestre termina em 31 de março; por isso, essa declaração vence em 30 de abril. A escrituração precisa produzir um total de vendas e de GST/HST de cada trimestre antes do vencimento. Só o fim do ano deixa esses totais a cargo de alguém; uma conferência trimestral coloca a revisão antes de cada declaração.

Uma corporação de design que paga salário

Uma corporação de design de Vancouver paga ao proprietário um salário mensal de C$4.000. Como remetente regular, seus descontos da folha de pagamento de março, de C$1.200, vencem em 15 de abril. Uma escrituração feita uma vez por ano não muda essa data. Pago com seis dias de atraso por descuido, o recolhimento gera uma multa de 7% sobre os C$700 acima de C$500, ou C$49, mais juros (7% do total de C$1.200, ou C$84, se o atraso fosse consciente). O imposto da corporação do ano passado, num ano completo de 12 meses, foi de C$12.000; por isso, parcelas mensais de C$1.000 não exigem a escrituração do ano atual. Nesse caso, só o fim do ano ainda exigiria alguém para recolher no prazo e um contador para conciliar salários e recolhimentos uma vez por ano.

Uma corporação de Montreal

Quebec administra o imposto de renda da corporação; por isso, o trabalho de fim de ano dela inclui uma declaração de Quebec além do T2. Um orçamento só para o fim do ano deve dizer se essa segunda declaração está incluída.

E no seu caso?

• Você tem um orçamento mensal e um só para o fim do ano e também cobra GST/HST, tem folha de pagamento ou deve parcelas: o nível certo depende dessas datas, de quais livros você consegue manter e de a sua escrituração estar limpa o bastante para o trabalho de fim de ano ou precisar antes de uma atualização. Leve os dois orçamentos, o último T2 e os seus extratos da CRA para a ajuda com a escrituração.
• Sua escrituração está meses atrasada ou não concilia: comece por como atualizar uma escrituração atrasada e pela ajuda com a escrituração.
• Uma data da folha de pagamento, do GST/HST ou do T2 foi perdida: veja recolhimento atrasado da folha de pagamento, multa por atraso na declaração de GST/HST ou como regularizar declarações de corporação não entregues.
• Você movimenta dinheiro com frequência entre você e a corporação: a conta de empréstimo de acionista é o primeiro saldo a conciliar.
• Um banco ou investidor quer números atuais: veja comprovar renda a um banco.
• A corporação é nova ou não teve atividade: veja escrituração de uma nova CCPC ou declaração zerada e balanço de uma corporação inativa.
• Um proprietário mora no exterior, ou a renda vem de dois países: veja proprietários não residentes de uma corporação canadense e ajuda com impostos entre países.