¿Contador mensual o solo al cierre del año para una corporación?

¿Necesito pagar un contador cada mes por mi corporación?

No según las reglas de la CRA ni de la ley federal de corporaciones. La guía T2 exige que toda corporación presente una declaración por cada año fiscal, aunque no haya impuesto por pagar, y no nombra a ningún preparador obligatorio. La Income Tax Act, s. 230 exige que un negocio lleve registros que permitan determinar su impuesto, y la Canada Business Corporations Act, s. 20 exige que una corporación lleve registros contables adecuados; ninguna dice que deba llevarlos un contador. Una corporación federal que no ofrece sus acciones al público debe nombrar un auditor cada año, salvo que todos los accionistas, con voto o sin él, den su consentimiento a una resolución de no nombrarlo (CBCA, s. 163). Una ley provincial, un contrato de préstamo o un acuerdo entre accionistas pueden fijar sus propios requisitos.

La pregunta de fondo es qué presentaciones vencen durante el año, porque nadie espera a que la contabilidad esté al día para que lleguen esas fechas. Una corporación con nómina, una cuenta de GST/HST o pagos anticipados de impuestos necesita un plan para cada una de esas fechas. La tabla de abajo también incluye el T2 y las presentaciones provinciales y de registro, que tienen fechas propias.

Un caso no es sencillo cuando la corporación tiene:

• Declaraciones de GST/HST cada mes o cada trimestre.
• Nómina, incluido un sueldo pagado al propietario.
• Pagos anticipados del impuesto corporativo.
• Dinero que va y viene entre el propietario y la corporación, de modo que el préstamo del accionista cambia.
• Contabilidad atrasada, o una sola cuenta bancaria que mezcla gastos personales y de la corporación.
• Una declaración corporativa de Quebec o Alberta, o propietarios o ingresos en otro país.

Reúna primero: doce meses de estados de cuenta bancarios y de tarjeta, el último T2 y la notificación de evaluación (notice of assessment), los estados de la CRA del GST/HST y de la nómina, los contratos de préstamo y el libro de actas.

Si tiene una cotización mensual y otra solo para el cierre del año, verifique que cada una diga quién cubre cada punto de arriba que le aplique. Los costos y cómo comparar cotizaciones están en costo mensual de la contabilidad y costo y cotizaciones de la declaración corporativa.

¿Puedo ser mi propio contador en mi corporación y pagar solo el cierre del ejercicio?

Un propietario puede llevar la contabilidad si los registros son exactos y cada presentación con fecha se hace a tiempo. La guía T2 no nombra a ningún preparador obligatorio, y el Schedule 141 de la guía GIFI de la CRA pregunta quién hizo más de la mitad del trabajo sobre la información financiera y si esa persona tiene un título contable, de modo que la CRA no da por hecho que la preparó un profesional.

Se aplican dos límites. La mayoría de las corporaciones, incluidas las sociedades privadas bajo control canadiense (CCPC), deben presentar el T2 por vía electrónica (la guía T2 enumera las excepciones), así que la corporación necesita un software certificado por la CRA o un transmisor electrónico; una corporación que debe presentar por vía electrónica y no lo hace está sujeta a una multa de $1,000 (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Además, los directores pueden ser responsables personalmente, junto con la corporación, por las retenciones de nómina no remitidas (Income Tax Act, s. 227.1) y por el GST/HST neto no remitido (Excise Tax Act, s. 323), una vez que fracasa el cobro a la corporación o esta quiebra o se liquida. Un director que tomó el cuidado que habría tomado una persona razonablemente prudente para evitar el incumplimiento no es responsable, y el plazo es de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez.

Para elegir entre una hoja de cálculo, un software y un responsable contable, vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

¿Qué fechas límite corren durante el año aunque nadie lleve la contabilidad mensual?

La nómina, el GST/HST, los pagos anticipados y los comprobantes tienen sus propias fechas, que fija una corrida de nómina, un período de declaración o el impuesto del año anterior, no el estado de la contabilidad.

Un pago anticipado de una corporación no necesita la contabilidad del año en curso: un pago mensual puede ser una doceava parte del impuesto del año anterior (ajustado a un año completo si el año anterior fue más corto, Income Tax Regulations, s. 5301), y el resto vence el día de pago del saldo (CRA T7B-Corp). Una declaración de GST/HST es distinta: sus cifras salen de las ventas y compras del período. La CRA por lo general asigna un período anual de GST/HST cuando los suministros gravables anuales son de $1,500,000 o menos, y la persona inscrita puede elegir uno más frecuente, en línea o con el Form GST20 (RC4022). Cada período mensual o trimestral agrega un total que alguien tiene que preparar.

¿Cuándo vale la pena la contabilidad mensual?

El trabajo mensual vale la pena cuando una fecha omitida acarrea una multa o una responsabilidad personal, o cuando alguien ajeno a la corporación depende de cifras al día.

Si ninguna de estas filas encaja, trabajar solo al cierre del año es un arreglo que algunos propietarios usan; confirme antes las presentaciones provinciales. Si alguna fila encaja, vea lo que debe entregar un servicio mensual en qué debe hacer un responsable contable cada mes.

¿Qué sale mal si se trabaja solo al cierre del año?

Pueden salir mal cinco cosas cuando no se revisa nada entre un cierre y otro.

• GST/HST omitido. Se exige una declaración por cada período de declaración aunque no haya actividad (CRA). Una declaración tardía con un monto por pagar tiene una multa que empieza en 1% del monto por pagar y crece con cada mes completo, y pueden cobrarse intereses; la CRA no cobra multa por presentación tardía cuando no se debe nada (CRA). Vea declaraciones de GST/HST, PST y QST en cero omitidas.
• Remesas de nómina tardías. La multa es de 3% por 1 a 3 días de atraso y sube a 10% después de 7 días, sobre la parte del monto adeudado que excede $500 (todo el monto si la demora fue a sabiendas o por negligencia grave), más intereses; un nuevo incumplimiento a sabiendas en el mismo año calendario tiene una multa de 20% (Income Tax Act, s. 227). Una remesa tardía o una declaración tardía de GST/HST también rompe el historial de cumplimiento perfecto que exige remitir cada trimestre (CRA).
• Intereses por pagos anticipados. La CRA cobra intereses por los pagos anticipados tardíos o insuficientes (T7B-Corp). Vea cómo registrar los pagos anticipados del impuesto corporativo.
• Préstamo del accionista. El dinero retirado sin identificar igual hay que clasificarlo después como préstamo, sueldo, dividendo o beneficio gravable. Un accionista puede tener que incluir un préstamo en su ingreso salvo que aplique una excepción, como el pago dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo; el folio fija las condiciones (CRA folio S3-F1-C1). Vea la cuenta de préstamo del accionista.
• Recibos perdidos. La corporación debe conservar los registros requeridos y los documentos de respaldo durante seis años. Guarde cada recibo o factura cuando se pague el costo. Vea requisitos de la CRA sobre recibos.

Un T2 tardío tiene una multa de 5% del impuesto sin pagar en la fecha límite más 1% de ese impuesto por cada mes completo, hasta 12 meses (guía T2). El T2 vence seis meses después del cierre del ejercicio, así que importa la fecha en que empieza el contador.

¿Qué necesita de mi contabilidad un contador que trabaja solo al cierre del año?

Contabilidad conciliada: registros que coinciden con el banco, las cuentas de la CRA y los prestamistas. El T2 exige información de estados financieros (guía GIFI), así que el contador la arma a partir de estos registros.

Si estos registros no coinciden, el primer trabajo es ponerse al día, no el cierre del ejercicio. Vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y la lista de verificación del cierre del año de una corporación. Para los estados financieros en sí, vea estados financieros de fin de año de una corporación.

¿Qué opciones intermedias hay: revisiones trimestrales, acceso por horas o un responsable contable más un contador para el cierre del año?

Varios arreglos ponen la ayuda donde caen las presentaciones con fecha. Son acuerdos con un proveedor, no categorías de la CRA, así que importa más el alcance que el nombre.

Ponga por escrito qué presentaciones cubre el acuerdo, qué meses y quién responde una carta de la CRA. Para el acceso por horas, confirme el título de CPA y si la revisión de una presentación se cobra aparte. Para saber qué preguntar, vea elegir un contador en Canadá, y para cotizaciones del T2, costo y cotizaciones de la declaración corporativa.

¿Cómo doy acceso a un contador para que revise sin entregarle todo?

Una autorización de representante de la CRA cubre las cuentas de la CRA, y una exportación periódica o un usuario aparte con derechos limitados cubre la contabilidad, de modo que nadie necesita sus propias claves de acceso. La CRA ofrece a un negocio tres niveles de acceso para un representante: el nivel 1 permite acceder solo a información, el nivel 2 permite además ciertos cambios en la cuenta, y el nivel 3 permite además que el representante autorice a otros (CRA). Una exportación útil incluye los estados bancarios, un balance de comprobación y los informes de GST/HST y de nómina.

¿Por cuánto tiempo y dónde debo conservar los registros que hago yo mismo?

Conserve los registros requeridos y los documentos de respaldo durante seis años a partir del final del último año fiscal al que se refieren, en su lugar de negocios o residencia en Canadá (CRA). La obligación es de la corporación, sin importar quién hizo los registros.

Los registros guardados fuera de Canadá y consultados desde Canadá no se consideran guardados en Canadá, aunque la CRA puede dar permiso para los registros electrónicos. Si los datos contables están en servidores en el extranjero, verifique primero esta regla. Para los registros de acciones y lo que cambia cuando una corporación cierra, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Mi provincia cambia esto?

Las reglas federales de arriba se aplican en todo Canadá; las presentaciones provinciales y las excepciones de abajo se suman a ellas.

• Alberta. El T2 cubre el impuesto corporativo provincial y territorial en todas partes salvo en Quebec y Alberta (CRA). Una corporación con un establecimiento permanente en Alberta presenta una declaración de Alberta, salvo que esté exenta, dentro de seis meses del cierre del ejercicio, y Alberta tiene sus propias reglas de pagos anticipados y de saldo por pagar (Alberta).
• Quebec. Quebec administra su propio impuesto corporativo, así que el trabajo del cierre del ejercicio incluye una segunda declaración. Revenu Québec también administra por lo general el GST/HST de un negocio ubicado allí, de modo que sus declaraciones de GST/HST y del impuesto de ventas de Quebec (QST) van a Revenu Québec, en sus formularios (RC4022). Las retenciones de nómina, las declaraciones y las fechas de Quebec están en costo de la contabilidad de una corporación de Quebec.
• Dónde se constituyó. La Canada Business Corporations Act fija la obligación de llevar registros en la s. 20 y hace que los directores presenten los estados financieros anuales a los accionistas (s. 155). La dispensa de auditoría de la s. 163 dura solo hasta la siguiente asamblea anual. Una corporación provincial sigue su propia ley en cuanto a las reglas de registros y auditoría; vea estados financieros de fin de año de una corporación.
• Varias provincias. Vea operar en más de una provincia.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses ilustrativos.

Una corporación de consultoría de una sola persona con GST/HST trimestral

Un consultor de TI en Toronto factura C$180,000 al año, no tiene empleados y eligió el GST/HST trimestral. Está comparando una cotización mensual con una solo para el cierre del año. Para una corporación con año calendario, el primer trimestre termina el 31 de marzo, así que esa declaración vence el 30 de abril. La contabilidad debe producir un total de ventas y de GST/HST de cada trimestre antes de su fecha de vencimiento. Trabajar solo al cierre del año deja esos totales en manos de alguien; una revisión trimestral pone la revisión antes de cada declaración.

Una corporación de diseño que paga un sueldo

Una corporación de diseño de Vancouver paga a su propietario un sueldo mensual de C$4,000. Como remitente regular, las retenciones de nómina de marzo, de C$1,200, vencen el 15 de abril. Llevar la contabilidad una vez al año no cambia esa fecha. Si se paga con seis días de atraso por descuido, la remesa tiene una multa de 7% sobre los C$700 que exceden C$500, es decir C$49, más intereses (7% de los C$1,200 completos, C$84, si la demora fuera a sabiendas). El impuesto corporativo del año pasado, de un año completo de 12 meses, fue de C$12,000, así que los pagos anticipados mensuales de C$1,000 no necesitan la contabilidad del año en curso. En este caso, trabajar solo al cierre del año igual necesitaría que alguien remita a tiempo y un contador que concilie una vez al año los salarios y las remesas.

Una corporación de Montreal

Quebec administra el impuesto sobre la renta de la corporación, así que su trabajo de cierre del ejercicio incluye una declaración de Quebec además del T2. Una cotización solo para el cierre del año debe decir si esa segunda declaración está incluida.

¿Es distinto en su caso?

• Tiene una cotización mensual y otra solo para el cierre del año, y además cobra GST/HST, maneja nómina o debe pagos anticipados: qué nivel conviene depende de esas fechas, de qué contabilidad puede llevar usted y de si sus registros están lo bastante limpios para el trabajo de cierre del año o necesitan primero ponerse al día. Lleve ambas cotizaciones, el último T2 y sus estados de la CRA a ayuda con la contabilidad.
• Su contabilidad tiene meses de atraso o no concilia: empiece con ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Se omitió una fecha de nómina, de GST/HST o del T2: vea remesa de nómina tardía, multa por presentar tarde el GST/HST o ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• Mueve dinero con frecuencia entre usted y la corporación: la cuenta de préstamo del accionista es el primer saldo que hay que conciliar.
• Un prestamista o un inversionista quiere cifras al día: vea comprobar ingresos ante un prestamista.
• La corporación es nueva o no ha tenido actividad: vea contabilidad para una CCPC nueva o una declaración en cero para una corporación inactiva.
• Un propietario vive en el extranjero, o los ingresos vienen de dos países: vea propietarios no residentes de una corporación canadiense y ayuda con impuestos transfronterizos.