محاسب شهري أم عند نهاية السنة فقط لشركة صغيرة

هل أحتاج إلى دفع أجر محاسب شهريًا لشركتي؟

لا بموجب قواعد CRA ولا قانون الشركات الفيدرالي. فـدليل ⁦T2⁩ يوجب على كل شركة تقديم إقرار عن كل سنة ضريبية، حتى لو لم تستحق ضريبة، ولا يسمّي معدًّا مطلوبًا. ويوجب قانون ضريبة الدخل، المادة 230 على المنشأة الاحتفاظ بسجلات تتيح تحديد ضريبتها، ويوجب قانون الشركات التجارية الكندي، المادة 20 على الشركة الاحتفاظ بسجلات محاسبية كافية؛ ولا ينص أي منهما على أن يمسكها محاسب. ويجب أن يُعيَّن كل سنة مدقق حسابات للشركة الفيدرالية التي لا تعرض أسهمها على الجمهور، ما لم يوافق كل مساهم، سواء كان له حق التصويت أم لا، على قرار بعدم تعيينه (CBCA، المادة 163). وقد يضع قانون مقاطعة أو اتفاقية قرض أو اتفاقية مساهمين متطلباته الخاصة.

السؤال الحقيقي هو أي الإقرارات تستحق خلال السنة، لأن المواعيد لا تنتظر أن يحدّث أحد الدفاتر. والشركة التي لديها رواتب أو حساب ⁦GST/HST⁩ أو دفعات ضريبة مقدّمة تحتاج إلى خطة لكل موعد من هذه المواعيد. ويسرد الجدول أدناه أيضًا إقرار ⁦T2⁩ والإقرارات الإقليمية وإقرارات السجل، ولها مواعيدها الخاصة.

لا تكون الحالة بسيطة عندما يكون للشركة:

• إقرارات ⁦GST/HST⁩ كل شهر أو ربع سنة.
• رواتب، بما فيها راتب يُدفع للمالك.
• دفعات ضريبة مقدّمة للشركة.
• أموال تنتقل بين المالك والشركة، فيتغير قرض المساهم.
• دفاتر متأخرة، أو حساب مصرفي واحد يخلط الإنفاق الشخصي بإنفاق الشركة.
• إقرار شركة في كيبك أو ألبرتا، أو مالكون أو دخل في بلد آخر.

اجمع أولًا: كشوف البنك والبطاقات لـ12 شهرًا، وآخر إقرار ⁦T2⁩ وإشعار التقدير، وكشوف CRA الخاصة بـ ⁦GST/HST⁩ والرواتب، واتفاقيات القروض وسجل المحاضر.

إذا كان بين يديك عرض شهري وعرض لنهاية السنة فقط، فتحقق من أن كلًّا منهما يذكر من يغطي كل بند مما سبق ينطبق عليك. وتكلفة مسك الدفاتر وطريقة المقارنة في تكلفة مسك الدفاتر شهريًا وتكلفة إقرار الشركة وعروض الأسعار.

هل يمكنني أن أكون محاسب شركتي بنفسي وأدفع عند نهاية السنة فقط؟

يجوز للمالك أن يمسك الدفاتر إذا كانت السجلات دقيقة وقُدِّم كل إقرار ذي موعد في وقته. ولا يسمّي دليل ⁦T2⁩ معدًّا مطلوبًا، ويسأل الجدول 141 في دليل GIFI من CRA من أنجز أكثر من نصف العمل على المعلومات المالية وهل يحمل مؤهلًا محاسبيًا، فلا تفترض CRA أن مهنيًا أعدّها.

ينطبق حدّان. يجب على معظم الشركات، ومنها الشركات الكندية الخاصة الخاضعة لسيطرة كندية (CCPC)، تقديم ⁦T2⁩ إلكترونيًا (دليل ⁦T2⁩ يسرد الاستثناءات)، فتحتاج الشركة إلى برنامج معتمد من CRA أو جهة إرسال إلكتروني؛ والشركة التي يجب أن تقدّم إلكترونيًا ولم تفعل تتعرض لغرامة 1,000 دولار (قانون ضريبة الدخل، المادة ⁦162(7.2)⁩). وقد يكون المديرون مسؤولين شخصيًا، مع الشركة، عن استقطاعات الرواتب غير المسددة (قانون ضريبة الدخل، المادة 227.1) وعن صافي ⁦GST/HST⁩ غير المسدد (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 323)، متى فشل التحصيل من الشركة أو أُفلست أو كانت قيد التصفية. ولا يُسأل المدير الذي بذل العناية التي كان سيبذلها شخص رشيد معقول لمنع الإخفاق، والمهلة سنتان بعد آخر مرة توقف فيها الشخص عن كونه مديرًا.

وللاختيار بين جدول بيانات وبرنامج ومسؤول مسك دفاتر، انظر مسك دفاترك بنفسك أم الاستعانة بمسؤول مسك دفاتر.

ما المواعيد التي تسري خلال السنة حتى لو لم يمسك أحد الدفاتر شهريًا؟

للرواتب و⁦GST/HST⁩ والدفعات المقدّمة والكشوف مواعيدها الخاصة، يحددها تشغيل الرواتب أو فترة الإبلاغ أو ضريبة السنة الماضية، لا حال الدفاتر.

لا تحتاج الدفعة المقدّمة للشركة إلى دفاتر السنة الحالية: فقد تكون الدفعة الشهرية جزءًا من اثني عشر جزءًا من ضريبة السنة الماضية (وتُضاعف لتعادل سنة كاملة إذا كانت السنة الماضية أقصر، لوائح ضريبة الدخل، المادة 5301)، ويستحق الباقي في يوم استحقاق الرصيد (CRA T7B-Corp). أما إقرار ⁦GST/HST⁩ فمختلف: فأرقامه تأتي من مبيعات الفترة ومشترياتها. وتعيّن CRA عمومًا فترة سنوية لـ ⁦GST/HST⁩ عندما تكون التوريدات الخاضعة للضريبة السنوية 1,500,000 دولار أو أقل، ويجوز للمسجَّل اختيار فترة أكثر تكرارًا، عبر الإنترنت أو على النموذج ⁦GST20⁩ (⁦RC4022⁩). وكل فترة شهرية أو ربع سنوية تضيف مجموعًا يجب أن يعدّه أحد.

متى يستحق مسك الدفاتر الشهري كلفته؟

يستحق العمل الشهري كلفته حيث يترتب على تفويت موعد غرامة أو مسؤولية شخصية، أو حيث يعتمد طرف خارج الشركة على أرقام حديثة.

إذا لم ينطبق عليك أي من هذه الصفوف، فالعمل عند نهاية السنة فقط ترتيب يستخدمه بعض المالكين؛ فتأكد من الإقرارات الإقليمية أولًا. وإذا انطبق أي صف، فانظر ما ينبغي أن تقدمه الخدمة الشهرية في مهام مسؤول مسك الدفاتر كل شهر.

ما الذي قد يسوء عند العمل في نهاية السنة فقط؟

قد يسوء خمسة أمور عندما لا يُفحص شيء بين نهايتي سنتين.

• ⁦GST/HST⁩ فائتة. الإقرار مطلوب لكل فترة إبلاغ حتى بلا نشاط تجاري (CRA). والإقرار المتأخر الذي عليه مبلغ مستحق تترتب عليه غرامة تبدأ بنسبة ⁦1%⁩ من المبلغ المستحق وتزيد مع كل شهر كامل، وقد تُحتسب فوائد؛ ولا تفرض CRA غرامة تأخر عندما لا يكون هناك مبلغ مستحق (CRA). انظر إقرارات ⁦GST/HST⁩ الصفرية الفائتة.
• تأخر سداد استقطاعات الرواتب. الغرامة ⁦3%⁩ للتأخر من 1 إلى 3 أيام، وترتفع إلى ⁦10%⁩ بعد 7 أيام، على الجزء المستحق الذي يزيد على 500 دولار (وعلى كامله إذا كان التأخير عن علم أو إهمالًا جسيمًا)، إضافةً إلى الفوائد؛ والإخفاق المتكرر عن علم في السنة التقويمية نفسها يستجلب ⁦20%⁩ (قانون ضريبة الدخل، المادة 227). والسداد المتأخر أو إقرار ⁦GST/HST⁩ المتأخر يكسر أيضًا سجل الامتثال الخالي من المخالفات الذي يشترطه السداد ربع السنوي (CRA).
• فوائد الدفعات المقدّمة. تفرض CRA فوائد على الدفعات المقدّمة المتأخرة أو غير الكافية (⁦T7B-Corp⁩). انظر تسجيل دفعات ضريبة الشركات المقدّمة.
• قرض المساهم. المال المسحوب دون وسم يجب فرزه لاحقًا بين قرض أو راتب أو توزيعات أرباح أو ميزة خاضعة للضريبة. وقد يلزم المساهم بإضافة قرض إلى دخله ما لم ينطبق استثناء، مثل السداد خلال سنة واحدة بعد نهاية السنة الضريبية للشركة التي مُنح فيها القرض؛ ويضع الملف الشروط (ملف CRA S3-F1-C1). انظر حساب قرض المساهم.
• إيصالات مفقودة. على الشركة الاحتفاظ بالسجلات والمستندات المؤيدة المطلوبة لمدة ست سنوات. فاحفظ كل إيصال أو فاتورة عند دفع التكلفة. انظر متطلبات CRA للإيصالات.

يترتب على ⁦T2⁩ المتأخر غرامة قدرها ⁦5%⁩ من الضريبة غير المسددة في موعد التقديم، إضافةً إلى ⁦1%⁩ منها عن كل شهر كامل، حتى 12 شهرًا (دليل ⁦T2⁩). ويستحق ⁦T2⁩ بعد ستة أشهر من نهاية السنة، فتاريخ بدء المحاسب مهم.

ماذا يحتاج محاسب نهاية السنة فقط من دفاتري؟

دفاتر مسوّاة: سجلات تتفق مع البنك وحسابات CRA والمُقرضين. ويتطلب ⁦T2⁩ معلومات القوائم المالية (دليل GIFI)، فيبنيها المحاسب من هذه السجلات.

إذا لم تتفق هذه، فأول مهمة هي استكمال الدفاتر لا إقفال السنة. انظر استكمال الدفاتر المتأخرة وقائمة إغلاق نهاية السنة. وللقوائم نفسها، انظر القوائم المالية لنهاية السنة للشركة.

ما الخيارات الوسطى: مراجعات ربع سنوية، أم وصول بالساعة، أم مسؤول مسك دفاتر مع محاسب لنهاية السنة؟

تضع عدة ترتيبات المساعدة حيث تقع المواعيد. وهذه اتفاقات مع مقدم خدمة، لا فئات لدى CRA، فالنطاق أهم من التسمية.

اكتب ما الإقرارات المشمولة، وأي الأشهر، ومن يرد على خطاب من CRA. وفي الوصول بالساعة، تأكد من مؤهل CPA وهل تُفوتر مراجعة الإقرار بشكل منفصل. وما تسأل عنه في اختيار محاسب في كندا، وعروض ⁦T2⁩ في تكلفة إقرار الشركة وعروض الأسعار.

كيف أمنح محاسبًا صلاحية المتابعة دون تسليمه كل شيء؟

يغطي تفويض ممثل لدى CRA حسابات CRA، ويغطي تصدير دوري أو مستخدم منفصل بصلاحيات محدودة الدفاتر، فلا يحتاج أحد إلى بيانات دخولك. وتمنح CRA المنشأة ثلاثة مستويات من وصول الممثل: يتيح المستوى 1 الوصول إلى المعلومات فقط، ويتيح المستوى 2 أيضًا تغييرات معينة في الحساب، ويتيح المستوى 3 أيضًا للممثل أن يفوّض آخرين (CRA). والتصدير المفيد هو كشوف البنك وميزان المراجعة وتقارير ⁦GST/HST⁩ والرواتب.

كم يجب أن أحتفظ بالسجلات التي أعدّها بنفسي، وأين؟

احتفظ بالسجلات والمستندات المؤيدة المطلوبة لمدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها، في مقر عملك أو إقامتك في كندا (CRA). والواجب على الشركة، أيًّا كان من أعدّ السجلات.

لا تُعامل السجلات المحفوظة خارج كندا والمُطَّلع عليها من كندا على أنها محفوظة في كندا، وإن كان يجوز لـ CRA أن تأذن بالسجلات الإلكترونية. وإذا كانت بيانات المحاسبة على خوادم في الخارج فتحقق من هذه القاعدة أولًا. ولسجلات الأسهم وما يتغير عند إغلاق الشركة، انظر مدة حفظ سجلات الأعمال.

هل تغيّر مقاطعتي شيئًا من هذا؟

تسري القواعد الفيدرالية أعلاه في كل كندا؛ وتضيف الإقرارات الإقليمية والاستثناءات أدناه إليها.

• ألبرتا. يغطي ⁦T2⁩ ضريبة الشركات الإقليمية وضريبة الأقاليم في كل مكان عدا كيبك وألبرتا (CRA). والشركة التي لها منشأة دائمة في ألبرتا تقدّم إقرار ألبرتا، ما لم تكن معفاة، خلال ستة أشهر من نهاية السنة، ولألبرتا قواعدها الخاصة للدفعات المقدّمة وللرصيد المستحق (ألبرتا).
• كيبك. تدير كيبك ضريبة الشركات بنفسها، فيشمل عمل نهاية السنة إقرارًا ثانيًا. وتدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩ أيضًا للمنشأة الواقعة هناك، فتذهب إقرارات ⁦GST/HST⁩ وضريبة المبيعات في كيبك (QST) إلى Revenu Québec، على نماذجها (⁦RC4022⁩). واستقطاعات الرواتب والإقرارات والمواعيد في كيبك في تكلفة محاسبة الشركات في كيبك.
• حيث تأسست الشركة. يضع قانون الشركات التجارية الكندي واجب السجلات في المادة 20 ويوجب على المديرين عرض القوائم المالية السنوية على المساهمين (المادة 155). ولا يدوم التنازل عن التدقيق في المادة 163 إلا حتى الاجتماع السنوي التالي. وتتبع الشركة الإقليمية قانونها الخاص في قواعد السجلات والتدقيق؛ انظر القوائم المالية لنهاية السنة للشركة.
• عدة مقاطعات. انظر العمل في أكثر من مقاطعة.

مثال

تستخدم هذه الأمثلة دولارات كندية توضيحية.

شركة استشارات من شخص واحد مع ⁦GST/HST⁩ ربع سنوية

يفوتر مستشار تقنية معلومات في تورنتو 180,000 دولار كندي سنويًا، ولا موظفين لديه، واختار ⁦GST/HST⁩ ربع سنوية. ويقارن بين عرض شهري وعرض لنهاية السنة فقط. وفي شركة سنتها تقويمية ينتهي الربع الأول في 31 مارس، فيستحق ذلك الإقرار في 30 أبريل. ويجب أن تنتج الدفاتر مجموع المبيعات و⁦GST/HST⁩ لكل ربع قبل موعد استحقاقه. والعمل عند نهاية السنة فقط يترك هذه المجاميع لمن يتولاها؛ أما المراجعة الربع سنوية فتضع الفحص قبل كل إقرار.

شركة تصميم تدفع راتبًا

تدفع شركة تصميم في فانكوفر لمالكها راتبًا شهريًا قدره 4,000 دولار كندي. وبصفتها مسدِّدًا منتظمًا، يستحق سداد استقطاعات رواتب مارس البالغة 1,200 دولار كندي في 15 أبريل. ولا تغيّر الدفاتر التي تُمسك مرة في السنة هذا الموعد. وإذا سُدّد المبلغ متأخرًا 6 أيام بسبب سهو، فتترتب عليه غرامة ⁦7%⁩ على 700 دولار كندي التي تزيد على 500 دولار كندي، أي 49 دولارًا كنديًا، إضافةً إلى الفوائد (⁦7%⁩ من كامل الـ1,200 دولار كندي، أي 84 دولارًا كنديًا، لو كان التأخير عن علم). وكانت ضريبة الشركة للسنة الماضية، وهي سنة كاملة من 12 شهرًا، 12,000 دولار كندي، فدفعات شهرية قدرها 1,000 دولار كندي لا تحتاج إلى دفاتر السنة الحالية. وفي هذه الحالة، سيظل العمل عند نهاية السنة فقط يحتاج إلى من يسدد في موعده ومحاسب يسوّي الأجور والمدفوعات مرة في السنة.

شركة في مونتريال

تدير كيبك ضريبة دخل الشركة، فيشمل عملها عند نهاية السنة إقرارًا في كيبك إضافة إلى ⁦T2⁩. وينبغي أن يذكر عرض نهاية السنة فقط هل يشمل ذلك الإقرار الثاني.

هل وضعك مختلف؟

• لديك عرض شهري وعرض لنهاية السنة فقط، وتحصّل أيضًا ⁦GST/HST⁩ أو تدير رواتب أو عليك دفعات مقدّمة: يتوقف المستوى المناسب على هذه المواعيد، والدفاتر التي تستطيع مسكها، وهل دفاترك نظيفة بما يكفي لعمل نهاية السنة أم تحتاج استكمالًا أولًا. أحضر العرضين وآخر إقرار ⁦T2⁩ وكشوف CRA إلى مساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة بأشهر أو لا تتسوّى: ابدأ بـاستكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• فاتك موعد للرواتب أو ⁦GST/HST⁩ أو ⁦T2⁩: انظر تأخر سداد استقطاعات الرواتب أو غرامة التأخر في تقديم ⁦GST/HST⁩ أو تدارك إقرارات الشركات غير المقدّمة.
• تنقل المال كثيرًا بينك وبين الشركة: حساب قرض المساهم هو أول رصيد يجب تسويته.
• يريد مُقرِض أو مستثمر أرقامًا حديثة: انظر إثبات الدخل أمام جهة إقراض.
• الشركة جديدة أو لم يكن لها نشاط: انظر دفاتر شركة CCPC جديدة أو إقرار صفري لشركة خاملة.
• يقيم أحد المالكين في الخارج، أو يأتي الدخل من بلدين: انظر مالكو شركة كندية غير المقيمين ومساعدة في الضرائب العابرة للحدود.