Kapitalgesellschaft: monatliche Buchhaltung oder nur Jahresende

Muss ich für meine Kapitalgesellschaft monatlich einen Buchhaltungsexperten bezahlen?

Nein, weder nach den Regeln der CRA noch nach dem Bundesgesetz für Kapitalgesellschaften. Der T2-Leitfaden verlangt, dass jede Kapitalgesellschaft für jedes Steuerjahr eine Erklärung einreicht, auch ohne zu zahlende Steuer, und nennt keinen vorgeschriebenen Ersteller. Der Income Tax Act, s. 230 verlangt von einem Unternehmen Unterlagen, aus denen sich seine Steuer ermitteln lässt, und der Canada Business Corporations Act, s. 20 verlangt von einer Kapitalgesellschaft ausreichende Buchführungsunterlagen; keiner von beiden sagt, dass ein Buchhaltungsexperte sie führen muss. Eine Bundeskapitalgesellschaft, die ihre Anteile nicht öffentlich anbietet, muss jedes Jahr einen Prüfer (Auditor) bestellen, es sei denn, alle Aktionäre, mit oder ohne Stimmrecht, stimmen einem Beschluss zu, keinen zu bestellen (CBCA, s. 163). Ein Gesetz der Provinz, ein Darlehensvertrag oder eine Vereinbarung unter den Aktionären kann eigene Anforderungen stellen.

Die eigentliche Frage ist, welche Einreichungen im Lauf des Jahres fällig werden, denn diese Termine kommen, auch wenn niemand die Bücher aktualisiert hat. Eine Kapitalgesellschaft mit Lohnabrechnung, GST/HST-Konto oder Steuervorauszahlungen braucht für jeden dieser Termine einen Plan. Die folgende Tabelle führt auch die T2 und die Einreichungen bei Provinz und Register auf, die eigene Termine haben.

Der Fall ist nicht einfach, wenn die Kapitalgesellschaft Folgendes hat:

• GST/HST-Erklärungen jeden Monat oder jedes Quartal.
• Lohnabrechnung, auch ein Gehalt an den Eigentümer.
• Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer.
• Geld, das zwischen dem Eigentümer und der Kapitalgesellschaft fließt, sodass sich das Gesellschafterdarlehen ändert.
• Bücher im Rückstand oder ein Bankkonto, auf dem private und geschäftliche Ausgaben vermischt sind.
• Eine Körperschaftsteuererklärung in Québec oder Alberta oder Eigentümer oder Einkünfte in einem anderen Land.

Sammeln Sie zuerst: zwölf Monate Konto- und Kartenauszüge, die letzte T2 und den Steuerbescheid, die Kontoauszüge der CRA für GST/HST und Lohnabrechnung, Darlehensverträge und das Protokollbuch (Minute Book).

Wenn Sie ein Angebot für monatliche Betreuung und eines nur für das Jahresende haben, prüfen Sie, dass jedes sagt, wer jeden der oben genannten zutreffenden Punkte übernimmt. Kosten und Angebotsvergleich stehen unter Buchhaltungskosten pro Monat und Kosten und Angebote für die Körperschaftsteuererklärung.

Kann ich für meine Kapitalgesellschaft mein eigener Buchhaltungsexperte sein und nur das Jahresende bezahlen?

Ein Eigentümer darf die Bücher selbst führen, wenn die Unterlagen stimmen und jede befristete Einreichung rechtzeitig erfolgt. Der T2-Leitfaden nennt keinen vorgeschriebenen Ersteller, und Schedule 141 im GIFI-Leitfaden der CRA fragt, wer mehr als die Hälfte der Arbeit an den Finanzangaben erledigt hat und ob diese Person einen Abschluss in Buchhaltung hat; die CRA geht also nicht davon aus, dass ein Profi sie erstellt hat.

Zwei Grenzen gelten. Die meisten Kapitalgesellschaften, auch kanadisch kontrollierte Privatgesellschaften (Canadian-controlled private corporations, CCPCs), müssen die T2 elektronisch einreichen (der T2-Leitfaden nennt die Ausnahmen); die Kapitalgesellschaft braucht daher von der CRA zertifizierte Software oder einen elektronischen Übermittler. Eine Kapitalgesellschaft, die elektronisch einreichen muss und es nicht tut, schuldet einen Zuschlag von $1.000 (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Außerdem können Direktoren zusammen mit der Kapitalgesellschaft persönlich haften für nicht abgeführte Lohnabzüge (Income Tax Act, s. 227.1) und nicht abgeführte GST/HST-Nettosteuer (Excise Tax Act, s. 323), sobald die Beitreibung bei der Kapitalgesellschaft scheitert oder sie insolvent oder in Liquidation ist. Ein Direktor, der die Sorgfalt aufgewendet hat, die eine vernünftig vorsichtige Person aufgewendet hätte, um das Versäumnis zu verhindern, haftet nicht; die Frist beträgt zwei Jahre nachdem die Person zuletzt aufgehört hat, Direktor zu sein.

Wie Sie zwischen Tabellenkalkulation, Software und Buchhalter wählen, steht unter Bücher selbst führen oder Buchhalter beauftragen.

Welche Termine laufen im Lauf des Jahres, auch wenn niemand monatlich bucht?

Lohnabrechnung, GST/HST, Vorauszahlungen und Bescheinigungen haben eigene Termine, die ein Gehaltslauf, ein Meldezeitraum oder die Steuer des Vorjahres bestimmt, nicht der Stand der Bücher.

Eine Vorauszahlung auf die Körperschaftsteuer braucht keine Bücher des laufenden Jahres: Eine monatliche Vorauszahlung kann ein Zwölftel der Steuer des Vorjahres sein (auf ein volles Jahr hochgerechnet, wenn das Vorjahr kürzer war, Income Tax Regulations, s. 5301), der Rest ist am Fälligkeitstag des Restbetrags fällig (CRA T7B-Corp). Bei einer GST/HST-Erklärung ist das anders: Ihre Zahlen stammen aus den Verkäufen und Einkäufen des Zeitraums. Die CRA weist einen jährlichen GST/HST-Zeitraum in der Regel zu, wenn die jährlichen steuerpflichtigen Umsätze $1.500.000 oder weniger betragen, und der Registrierte kann online oder mit Form GST20 einen kürzeren Zeitraum wählen (RC4022). Jeder monatliche oder vierteljährliche Zeitraum verlangt eine Summe, die jemand erstellen muss.

Wann lohnt sich monatliche Buchhaltung?

Monatliche Arbeit lohnt sich dort, wo ein versäumter Termin einen Zuschlag oder persönliche Haftung nach sich zieht oder wo jemand außerhalb der Kapitalgesellschaft auf aktuelle Zahlen angewiesen ist.

Passt keine dieser Zeilen, ist Arbeit nur zum Jahresende eine Regelung, die manche Eigentümer nutzen; bestätigen Sie zuerst die Einreichungen in der Provinz. Passt eine Zeile, lesen Sie unter was ein Buchhalter jeden Monat tun sollte, was ein monatlicher Service leisten sollte.

Was geht bei Arbeit nur zum Jahresende schief?

Fünf Dinge können schiefgehen, wenn zwischen den Jahresenden nichts geprüft wird.

• Versäumte GST/HST. Für jeden Meldezeitraum ist eine Erklärung erforderlich, auch ohne Geschäftstätigkeit (CRA). Eine verspätete Erklärung mit geschuldetem Betrag zieht einen Zuschlag nach sich, der bei 1 % des geschuldeten Betrags beginnt und mit jedem vollen Monat wächst; zusätzlich können Zinsen anfallen. Die CRA erhebt keinen Verspätungszuschlag, wenn nichts geschuldet wird (CRA). Siehe versäumte Nullerklärungen zur GST/HST.
• Verspätete Abführung der Lohnabzüge. Der Zuschlag beträgt 3 % bei 1 bis 3 Tagen Verspätung und steigt nach 7 Tagen auf 10 %, berechnet auf den Teil des fälligen Betrags über $500 (auf den ganzen Betrag, wenn die Verzögerung wissentlich oder grob fahrlässig war), zuzüglich Zinsen; ein wiederholtes wissentliches Versäumnis im selben Kalenderjahr zieht 20 % nach sich (Income Tax Act, s. 227). Eine verspätete Abführung oder eine verspätete GST/HST-Erklärung zerstört außerdem die makellose Compliance-Bilanz, die für die vierteljährliche Abführung erforderlich ist (CRA).
• Zinsen auf Vorauszahlungen. Die CRA erhebt Zinsen auf verspätete oder zu niedrige Vorauszahlungen (T7B-Corp). Siehe Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer buchen.
• Gesellschafterdarlehen. Geld, das ohne Kennzeichnung entnommen wurde, muss später als Darlehen, Gehalt, Dividende oder steuerpflichtiger Vorteil eingeordnet werden. Ein Aktionär muss ein Darlehen möglicherweise seinem Einkommen zurechnen, sofern keine Ausnahme gilt, etwa die Rückzahlung innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde; der Folio legt die Bedingungen fest (CRA folio S3-F1-C1). Siehe das Konto für Gesellschafterdarlehen.
• Verlorene Belege. Die Kapitalgesellschaft muss die vorgeschriebenen Unterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren. Speichern Sie jeden Beleg oder jede Rechnung, wenn die Ausgabe bezahlt wird. Siehe Beleganforderungen der CRA.

Eine verspätete T2 zieht einen Zuschlag von 5 % der am Einreichungstermin unbezahlten Steuer plus 1 % davon für jeden vollen Monat nach sich, bis zu 12 Monate (T2-Leitfaden). Die T2 ist sechs Monate nach dem Jahresende fällig, daher kommt es auf den Starttermin des Buchhaltungsexperten an.

Was braucht ein Buchhaltungsexperte, der nur das Jahresende macht, aus meinen Büchern?

Abgestimmte Bücher: Unterlagen, die mit der Bank, den Konten bei der CRA und den Kreditgebern übereinstimmen. Die T2 verlangt Angaben aus dem Jahresabschluss (GIFI-Leitfaden), die der Buchhaltungsexperte daraus erstellt.

Stimmen diese nicht überein, ist die erste Aufgabe ein Nachholen, kein Jahresabschluss. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und die Checkliste für den Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft. Zu den Abschlüssen selbst siehe Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.

Welche Zwischenlösungen gibt es: vierteljährliche Durchsicht, Zugang auf Stundenbasis oder Buchhalter plus Buchhaltungsexperte zum Jahresende?

Mehrere Regelungen legen die Hilfe dorthin, wo die befristeten Einreichungen liegen. Das sind Vereinbarungen mit einem Anbieter, keine Kategorien der CRA; der Umfang zählt daher mehr als die Bezeichnung.

Halten Sie schriftlich fest, welche Einreichungen abgedeckt sind, welche Monate und wer ein Schreiben der CRA beantwortet. Bestätigen Sie bei Zugang auf Stundenbasis den CPA-Titel und ob eine Prüfung einer Einreichung gesondert berechnet wird. Was Sie fragen sollten, steht unter einen Buchhaltungsexperten in Kanada wählen, und zu Angeboten für die T2 unter Kosten und Angebote für die Körperschaftsteuererklärung.

Wie gebe ich einem Buchhaltungsexperten Zugang zur Durchsicht, ohne alles aus der Hand zu geben?

Eine Vertretervollmacht der CRA deckt die Konten bei der CRA ab, und ein regelmäßiger Export oder ein eigener Benutzer mit beschränkten Rechten deckt die Bücher ab, sodass niemand Ihre eigenen Zugangsdaten braucht. Die CRA bietet einem Unternehmen drei Stufen des Vertreterzugriffs: Stufe 1 erlaubt nur den Zugriff auf Informationen, Stufe 2 erlaubt zusätzlich bestimmte Änderungen am Konto, und Stufe 3 lässt den Vertreter außerdem andere bevollmächtigen (CRA). Ein nützlicher Export besteht aus Kontoauszügen, einer Saldenliste sowie den Berichten zu GST/HST und Lohnabrechnung.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren, die ich selbst erstelle, und wo?

Bewahren Sie die vorgeschriebenen Unterlagen und Belege sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada (CRA). Die Pflicht liegt bei der Kapitalgesellschaft, wer auch immer die Unterlagen erstellt hat.

Unterlagen, die außerhalb Kanadas aufbewahrt und von Kanada aus abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt, obwohl die CRA für elektronische Unterlagen eine Erlaubnis erteilen kann. Liegen die Buchhaltungsdaten auf Servern im Ausland, prüfen Sie zuerst diese Regel. Zu Anteilsunterlagen und dazu, was sich ändert, wenn eine Kapitalgesellschaft schließt, siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Ändert meine Provinz etwas daran?

Die oben genannten Bundesregeln gelten in ganz Kanada; Einreichungen der Provinz und die folgenden Ausnahmen kommen hinzu.

• Alberta. Die T2 deckt die Körperschaftsteuer der Provinzen und Territorien überall außer in Québec und Alberta ab (CRA). Eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) in Alberta reicht, sofern sie nicht befreit ist, innerhalb von sechs Monate nach dem Jahresende eine Erklärung in Alberta ein, und Alberta hat eigene Regeln für Vorauszahlungen und den Restbetrag (Alberta).
• Québec. Québec verwaltet seine eigene Körperschaftsteuer, sodass die Arbeit zum Jahresende eine zweite Erklärung umfasst. Revenu Québec verwaltet in der Regel auch die GST/HST für ein Unternehmen mit Sitz dort, sodass die Erklärungen zur GST/HST und zur Umsatzsteuer von Québec (QST) an Revenu Québec gehen, auf dessen Formularen (RC4022). Lohnabzüge, Erklärungen und Termine in Québec stehen unter Kosten der Buchhaltung einer Kapitalgesellschaft in Québec.
• Wo Sie gegründet haben. Der Canada Business Corporations Act legt die Pflicht zu Unterlagen in s. 20 fest und lässt die Direktoren den Aktionären jährlich Jahresabschlüsse vorlegen (s. 155). Der Verzicht auf den Prüfer nach s. 163 gilt nur bis zur nächsten Jahresversammlung. Eine Kapitalgesellschaft einer Provinz folgt für Unterlagen und Prüfung ihrem eigenen Gesetz; siehe Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.
• Mehrere Provinzen. Siehe Geschäftstätigkeit in mehr als einer Provinz.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden veranschaulichende kanadische Dollar.

Eine Beratungs-Kapitalgesellschaft mit einer Person und vierteljährlicher GST/HST

Ein IT-Berater in Toronto stellt im Jahr C$180.000 in Rechnung, hat keine Mitarbeiter und hat die vierteljährliche GST/HST gewählt. Er vergleicht ein Angebot für monatliche Betreuung mit einem Angebot nur für das Jahresende. Bei einer Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr endet das erste Quartal am 31. März, die Erklärung ist also am 30. April fällig. Die Bücher müssen vor dem Fälligkeitstag für jedes Quartal eine Summe der Umsätze und der GST/HST liefern. Arbeit nur zum Jahresende überlässt diese Summen irgendjemandem; eine vierteljährliche Durchsicht legt die Prüfung vor jede Erklärung.

Eine Design-Kapitalgesellschaft, die ein Gehalt zahlt

Eine Design-Kapitalgesellschaft in Vancouver zahlt ihrem Eigentümer ein monatliches Gehalt von C$4.000. Als regulärer Einzahler (Regular Remitter) muss sie die Lohnabzüge für März von C$1.200 am 15. April abführen. Bücher, die nur einmal im Jahr geführt werden, ändern diesen Termin nicht. Wird die Abführung aus Versehen sechs Tage zu spät gezahlt, zieht sie einen Zuschlag von 7 % auf die C$700 über C$500 nach sich, also C$49, plus Zinsen (7 % der vollen C$1.200, C$84, wenn die Verzögerung wissentlich war). Die Körperschaftsteuer des Vorjahres für ein volles Jahr von 12 Monaten betrug C$12.000, sodass monatliche Vorauszahlungen von C$1.000 keine Bücher des laufenden Jahres brauchen. In diesem Fall bräuchte Arbeit nur zum Jahresende trotzdem jemanden, der pünktlich abführt, und einen Buchhaltungsexperten, der Löhne und Abführungen einmal im Jahr abstimmt.

Eine Kapitalgesellschaft in Montreal

Québec verwaltet die Körperschaftsteuer der Kapitalgesellschaft, sodass ihre Arbeit zum Jahresende neben der T2 eine Erklärung für Québec umfasst. Ein Angebot nur für das Jahresende sollte sagen, ob diese zweite Erklärung enthalten ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein Angebot für monatliche Betreuung und eines nur für das Jahresende und erheben außerdem GST/HST, führen eine Lohnabrechnung oder schulden Vorauszahlungen: Welche Stufe passt, hängt von diesen Terminen ab, davon, welche Bücher Sie führen können, und davon, ob Ihre Bücher sauber genug für die Arbeit zum Jahresende sind oder zuerst nachgeholt werden müssen. Bringen Sie beide Angebote, die letzte T2 und Ihre Auszüge der CRA zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher hängen Monate hinterher oder stimmen nicht überein: Beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Termin zur Lohnabrechnung, zur GST/HST oder zur T2 wurde versäumt: Siehe verspätete Abführung der Lohnabzüge, Zuschlag bei verspäteter GST/HST-Einreichung oder nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen.
• Sie bewegen häufig Geld zwischen sich und der Kapitalgesellschaft: Das Konto für Gesellschafterdarlehen ist der erste Saldo, den Sie abstimmen sollten.
• Ein Kreditgeber oder Investor möchte aktuelle Zahlen: Siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen.
• Die Kapitalgesellschaft ist neu oder hatte keine Aktivität: Siehe Buchhaltung für eine neue CCPC oder Nullerklärung und Bilanz einer ruhenden Kapitalgesellschaft.
• Ein Eigentümer lebt im Ausland, oder Einkünfte stammen aus zwei Ländern: Siehe nicht ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.