Comptable mensuel ou fin d'exercice seulement : petite société

Dois-je payer un comptable chaque mois pour ma société?

Non, ni selon les règles de l'ARC ni selon la loi fédérale sur les sociétés. Le guide T2 exige que chaque société produise une déclaration pour chaque année d'imposition, même sans impôt à payer, et ne nomme aucun préparateur obligatoire. La Loi de l'impôt sur le revenu, art. 230 exige d'une entreprise qu'elle tienne des registres permettant de déterminer son impôt, et la Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 20 exige d'une société qu'elle tienne des documents comptables adéquats; aucune ne dit qu'un comptable doit les tenir. Une société fédérale qui ne fait pas appel au public pour ses actions doit nommer un vérificateur chaque année, sauf si tous les actionnaires, avec ou sans droit de vote, consentent à une résolution de ne pas en nommer (LCSA, art. 163). Une loi provinciale, une convention de prêt ou une convention entre actionnaires peut fixer ses propres exigences.

La vraie question est de savoir quelles productions tombent pendant l'année, car personne n'a besoin d'avoir mis les livres à jour pour que ces dates arrivent. Une société qui a une paie, un compte de TPS/TVH ou des acomptes provisionnels d'impôt a besoin d'un plan pour chacune de ces dates. Le tableau ci-dessous énumère aussi la T2 et les productions provinciales et auprès du registre, qui ont leurs propres dates.

Le cas n'est pas simple lorsque la société a :

• Des déclarations de TPS/TVH chaque mois ou chaque trimestre.
• Une paie, y compris un salaire versé au propriétaire.
• Des acomptes provisionnels d'impôt des sociétés.
• De l'argent qui circule entre le propriétaire et la société, de sorte que le prêt à l'actionnaire change.
• Des livres en retard, ou un seul compte bancaire qui mélange les dépenses personnelles et celles de la société.
• Une déclaration de société du Québec ou de l'Alberta, ou des propriétaires ou des revenus dans un autre pays.

À réunir d'abord : douze mois de relevés bancaires et de cartes, la dernière T2 et le dernier avis de cotisation, les relevés de l'ARC pour la TPS/TVH et la paie, les conventions de prêt et le registre des procès-verbaux.

Si vous avez une soumission mensuelle et une soumission de fin d'exercice seulement, vérifiez que chacune indique qui couvre chacun des éléments ci-dessus qui s'appliquent. Les coûts et la façon de comparer les soumissions sont dans coût mensuel de la tenue de livres et coût d'une déclaration de société et soumissions.

Puis-je être mon propre comptable pour ma société et ne payer qu'à la fin de l'exercice?

Un propriétaire peut tenir les livres si les registres sont exacts et que chaque production datée est faite à temps. Le guide T2 ne nomme aucun préparateur obligatoire, et l'annexe 141 du guide de l'IGRF de l'ARC demande qui a fait plus de la moitié du travail sur les renseignements financiers et si cette personne détient un titre comptable; l'ARC ne présume donc pas qu'un professionnel les a préparés.

Deux limites s'appliquent. La plupart des sociétés, y compris les sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC), doivent produire la T2 par voie électronique (le guide T2 énumère les exceptions); la société a donc besoin d'un logiciel certifié par l'ARC ou d'un transmetteur électronique, et une société qui doit produire par voie électronique et ne le fait pas est passible d'une pénalité de 1 000 $ (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 162(7.2)). De plus, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables, avec la société, des retenues sur la paie non versées (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1) et de la TPS/TVH nette non versée (Loi sur la taxe d'accise, art. 323), une fois que le recouvrement auprès de la société a échoué ou qu'elle est en faillite ou en liquidation. Un administrateur qui a pris le soin qu'une personne raisonnablement prudente aurait pris pour prévenir le manquement n'est pas responsable, et le délai est de deux ans après la dernière date à laquelle la personne a cessé d'être administrateur.

Pour choisir entre un chiffrier, un logiciel et un spécialiste de la tenue de livres, voir tenir vos livres ou embaucher un spécialiste.

Quelles échéances tombent pendant l'année même si personne ne tient de livres mensuels?

La paie, la TPS/TVH, les acomptes provisionnels et les feuillets ont leurs propres dates, fixées par une période de paie, une période de déclaration ou l'impôt de l'an dernier, et non par l'état des livres.

Un acompte provisionnel d'une société n'exige pas de livres de l'année courante : un acompte mensuel peut correspondre à un douzième de l'impôt de l'an dernier (ramené à une année complète si l'an dernier était plus court, Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5301), le reste étant dû à la date d'exigibilité du solde (ARC : T7B-Corp). Une déclaration de TPS/TVH est différente : ses chiffres viennent des ventes et des achats de la période. L'ARC attribue généralement une période de déclaration annuelle de TPS/TVH lorsque les fournitures taxables annuelles sont de 1 500 000 $ ou moins, et l'inscrit peut en choisir une plus fréquente, en ligne ou au moyen du formulaire GST20 (RC4022). Chaque période mensuelle ou trimestrielle ajoute un total que quelqu'un doit produire.

Quand la tenue de livres mensuelle se rentabilise-t-elle?

Le travail mensuel se justifie là où une date manquée entraîne une pénalité ou une responsabilité personnelle, ou là où quelqu'un hors de la société se fie à des chiffres à jour.

Si aucune de ces lignes ne vous correspond, la fin d'exercice seulement est un arrangement que certains propriétaires utilisent; confirmez d'abord les productions provinciales. Si l'une des lignes vous correspond, voyez ce qu'un service mensuel devrait livrer dans ce qu'un spécialiste de la tenue de livres devrait faire chaque mois.

Qu'est-ce qui peut mal tourner avec la fin d'exercice seulement?

Cinq choses peuvent mal tourner quand rien n'est vérifié entre deux fins d'exercice.

• TPS/TVH manquée. Une déclaration est exigée pour chaque période de déclaration, même sans activité d'entreprise (ARC). Une déclaration tardive avec un montant à payer entraîne une pénalité qui commence à 1 % du montant à payer et augmente avec chaque mois complet, et des intérêts peuvent s'ajouter; l'ARC n'impose aucune pénalité pour production tardive quand rien n'est dû (ARC). Voir déclarations nulles de TPS/TVH manquées.
• Versements de paie tardifs. La pénalité est de 3 % pour 1 à 3 jours de retard, et passe à 10 % après 7 jours, sur la partie du montant dû qui dépasse 500 $ (sur la totalité si le retard était délibéré ou découlait d'une négligence grave), plus les intérêts; un manquement délibéré répété la même année civile entraîne 20 % (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227). Un versement tardif ou une déclaration de TPS/TVH tardive brise aussi le dossier de conformité parfait que le versement trimestriel exige (ARC).
• Intérêts sur les acomptes provisionnels. L'ARC facture des intérêts sur les acomptes provisionnels tardifs ou insuffisants (T7B-Corp). Voir comptabiliser les acomptes provisionnels d'impôt des sociétés.
• Prêt à l'actionnaire. L'argent retiré sans étiquette doit quand même être trié plus tard entre prêt, salaire, dividende ou avantage imposable. Un actionnaire peut devoir inclure un prêt dans son revenu sauf si une exception s'applique, comme un remboursement au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti; le folio précise les conditions (folio S3-F1-C1 de l'ARC). Voir le compte de prêt à l'actionnaire.
• Reçus perdus. La société doit conserver les registres exigés et les pièces justificatives pendant six ans. Sauvegardez chaque reçu ou facture au moment où le coût est payé. Voir exigences de l'ARC sur les reçus.

Une T2 tardive entraîne une pénalité de 5 % de l'impôt impayé à la date limite de production plus 1 % de cet impôt pour chaque mois complet, jusqu'à 12 mois (guide T2). La T2 est due dans les six mois suivant la fin de l'exercice; la date d'entrée en fonction du comptable compte donc.

Que faut-il à un comptable de fin d'exercice seulement à partir de mes livres?

Des livres rapprochés : des registres qui concordent avec la banque, les comptes de l'ARC et les prêteurs. La T2 exige des renseignements d'états financiers (guide de l'IGRF), que le comptable construit donc à partir de ces éléments.

Si ces éléments ne concordent pas, le premier travail est un rattrapage, et non une fin d'exercice. Voir rattraper des livres en retard et la liste de fin d'exercice. Pour les états eux-mêmes, voir états financiers de fin d'exercice d'une société.

Quelles options intermédiaires existent : suivis trimestriels, accès à l'heure ou spécialiste de la tenue de livres plus comptable de fin d'exercice?

Plusieurs arrangements placent l'aide là où se trouvent les productions datées. Ce sont des ententes avec un fournisseur, et non des catégories de l'ARC; l'étendue du mandat compte donc plus que l'étiquette.

Précisez par écrit quelles productions sont couvertes, quels mois, et qui répond à une lettre de l'ARC. Pour l'accès à l'heure, confirmez le titre de CPA et si l'examen d'une déclaration est facturé à part. Pour savoir quoi demander, voir choisir un comptable au Canada, et pour les soumissions de T2, coût d'une déclaration de société et soumissions.

Comment donner à un comptable l'accès pour faire un suivi sans lui remettre tout?

Une autorisation de représentant de l'ARC couvre les comptes de l'ARC, et une exportation périodique ou un utilisateur distinct aux droits limités couvre les livres; personne n'a donc besoin de vos propres identifiants. L'ARC offre à une entreprise trois niveaux d'accès pour un représentant : le niveau 1 permet l'accès aux renseignements seulement, le niveau 2 permet aussi certaines modifications de compte, et le niveau 3 permet aussi au représentant d'autoriser d'autres personnes (ARC). Une exportation utile comprend les relevés bancaires, une balance de vérification, et les rapports de TPS/TVH et de paie.

Combien de temps dois-je conserver les registres que je produis moi-même, et où?

Conservez les registres exigés et les pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, à votre établissement ou à votre résidence au Canada (ARC). L'obligation est celle de la société, peu importe qui a produit les registres.

Les registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada, bien que l'ARC puisse accorder une permission pour les registres électroniques. Si les données comptables sont sur des serveurs à l'étranger, vérifiez d'abord cette règle. Pour les registres des actions et ce qui change quand une société ferme, voir combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Ma province change-t-elle cela?

Les règles fédérales ci-dessus s'appliquent partout au Canada; les productions provinciales et les exceptions ci-dessous s'y ajoutent.

• Alberta. La T2 couvre l'impôt provincial et territorial des sociétés partout sauf au Québec et en Alberta (ARC). Une société qui a un établissement stable en Alberta produit une déclaration de l'Alberta, sauf si elle en est exemptée, dans les six mois suivant la fin de l'exercice, et l'Alberta a ses propres règles sur les acomptes provisionnels et le solde dû (Alberta).
• Québec. Le Québec administre son propre impôt des sociétés; le travail de fin d'exercice comprend donc une seconde déclaration. Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, administre aussi généralement la TPS/TVH d'une entreprise qui s'y trouve; ses déclarations de TPS/TVH et de taxe de vente du Québec (TVQ) vont donc à Revenu Québec, sur ses formulaires (RC4022). Les retenues sur la paie, les déclarations et les dates du Québec sont expliquées dans coût comptable d'une société du Québec.
• Là où vous vous êtes constitué en société. La Loi canadienne sur les sociétés par actions fixe l'obligation de tenir des registres à l'art. 20 et prévoit que les administrateurs présentent les états financiers annuels aux actionnaires (art. 155). La dispense de vérification de l'art. 163 ne dure que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Une société provinciale suit sa propre loi pour les registres et la vérification; voir états financiers de fin d'exercice d'une société.
• Plusieurs provinces. Voir exercer des activités dans plus d'une province.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars canadiens à titre d'illustration.

Société de consultation d'une seule personne, TPS/TVH trimestrielle

Un consultant en TI de Toronto facture 180 000 $ CA par année, n'a aucun employé et a choisi la TPS/TVH trimestrielle. Il compare une soumission mensuelle à une soumission de fin d'exercice seulement. Pour une société à année civile, le premier trimestre se termine le 31 mars, de sorte que cette déclaration est due le 30 avril. Les livres doivent produire un total des ventes et de la TPS/TVH pour chaque trimestre avant sa date d'échéance. La fin d'exercice seulement laisse ces totaux à quelqu'un; un suivi trimestriel place l'examen avant chaque déclaration.

Société de design qui verse un salaire

Une société de design de Vancouver verse à son propriétaire un salaire mensuel de 4 000 $ CA. Comme déclarant régulier, ses retenues sur la paie de mars de 1 200 $ CA sont dues le 15 avril. Des livres faits une fois par année ne changent pas cette date. Versée six jours en retard par inadvertance, la somme entraîne une pénalité de 7 % sur les 700 $ CA au-delà de 500 $ CA, soit 49 $ CA, plus les intérêts (7 % des 1 200 $ CA complets, soit 84 $ CA, si le retard était délibéré). L'impôt de l'an dernier de la société, sur une année complète de 12 mois, était de 12 000 $ CA, de sorte que des acomptes provisionnels mensuels de 1 000 $ CA n'exigent pas de livres de l'année courante. Dans ce cas, la fin d'exercice seulement exigerait quand même que quelqu'un verse à temps et qu'un comptable rapproche les salaires et les versements une fois par année.

Une société de Montréal

Le Québec administre l'impôt sur le revenu de la société; son travail de fin d'exercice comprend donc une déclaration du Québec en plus de la T2. Une soumission de fin d'exercice seulement devrait préciser si cette seconde déclaration est incluse.

Votre situation est différente?

• Vous avez une soumission mensuelle et une soumission de fin d'exercice seulement, et vous percevez aussi la TPS/TVH, avez une paie ou devez des acomptes provisionnels : le niveau qui convient dépend de ces dates, des livres que vous pouvez tenir, et de la propreté de vos livres pour un travail de fin d'exercice ou du rattrapage requis d'abord. Apportez les deux soumissions, votre dernière T2 et vos relevés de l'ARC à l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont des mois de retard ou ne concordent pas : commencez par rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Une date de paie, de TPS/TVH ou de T2 a été manquée : voir versement tardif de la paie, pénalité pour production tardive de la TPS/TVH ou rattraper des déclarations de société non produites.
• Vous déplacez souvent de l'argent entre vous et la société : le compte de prêt à l'actionnaire est le premier solde à rapprocher.
• Un prêteur ou un investisseur veut des chiffres à jour : voir prouver son revenu à un prêteur.
• La société est nouvelle ou n'a eu aucune activité : voir livres d'une nouvelle SPCC ou déclaration nulle et bilan d'une société inactive.
• Un propriétaire vit à l'étranger, ou le revenu vient de deux pays : voir propriétaires non-résidents d'une société canadienne et l'aide en fiscalité transfrontalière.