یہ کس کے لیے ہے
- امریکہ کے انفرادی کاروبار کے مالکان، شراکت داریاں اور کارپوریشنز جن کا حساب کتاب اسپریڈشیٹ میں ہے
- وہ مالکان جو طے کر رہے ہیں کہ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر پر جائیں یا نہیں
- وہ مالکان جن سے قرض دینے والے، شریک مالک، اکاؤنٹنٹ یا IRS نے حساب کتاب کا ریکارڈ مانگا ہے
یہاں شامل نہیں
- کون سا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر خریدیں
- کرایے کی جائیداد کا حساب کتاب اور نقد یا استحقاقی طریقے کا انتخاب
- کئی مہینوں کے غائب حساب کتاب کی ازسرنو تیاری، اور جرمانوں کی رقم
- ہر قسم کا ریکارڈ کتنی مدت تک رکھیں
کیا میں اپنا حساب کتاب اسپریڈشیٹ میں رکھ سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ IRS آپ کو ریکارڈ رکھنے کا کوئی بھی ایسا نظام چننے دیتا ہے جو آپ کی آمدنی اور اخراجات واضح دکھائے، اور چند صورتوں کے سوا قانون کسی خاص قسم کے ریکارڈ کا تقاضا نہیں کرتا (IRS: ریکارڈ رکھنا)۔ ضابطہ ایسی مستقل کتابوں یا ریکارڈ کا تقاضا کرتا ہے جو کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس ثابت کرنے کے لیے کافی ہوں (26 CFR 1.6001-1)۔ اسپریڈشیٹ اس معیار پر پوری اتر سکتی ہے، بشرطیکہ وہ گوشوارے سے مل جائے، ماخذ کاغذات تک سراغ دے اور ہر مہینے بینک سے ملائی جائے (ہر اندراج بینک اسٹیٹمنٹ کی لائن سے ملایا جائے)، جیسا کہ IRS مشورہ دیتا ہے۔ Publication 583 کمپیوٹر پر رکھے ریکارڈ کے لیے مزید شرائط بتاتی ہے، اور سادہ اسپریڈشیٹ اضافی محنت کے بغیر انہیں پورا نہیں کر سکتی۔ نہ یہ اور نہ Revenue Procedure 98-25 اسپریڈشیٹ کا نام لیتی ہے، لیکن یہ revenue procedure ہر اس نظام پر لاگو ہوتی ہے جو ریکارڈ ہاتھ سے ہٹ کر کسی اور طریقے سے پروسیس کرے، جس میں الگ سے چلنے والا مائیکرو کمپیوٹر نظام بھی شامل ہے۔ جس شیٹ میں آپ کا واحد حساب کتاب ہو، اس کے لیے ان شرائط کو معیار سمجھیں۔
اسپریڈشیٹ پر بھروسا کرنا اس وقت مشکل ہو جاتا ہے جب:
- کوئی بھی ہر مہینے اسے بینک اسٹیٹمنٹس سے نہ ملائے؛
- فائل رکھنے والا کوئی بھی شخص بند مہینوں میں بغیر نشان چھوڑے تبدیلی کر سکے؛
- آپ کے ملازمین ہوں، آپ ٹھیکیداروں کو ادائیگی کرتے ہوں، یا مال آگے بیچتے ہوں؛
- قرض دینے والے، سرمایہ کار، شریک مالک یا IRS کو اس پر انحصار کرنا پڑے؛
- بینک کی کئی مہینوں کی سرگرمی کبھی درج ہی نہ ہوئی ہو۔
اگر ان میں سے کئی باتیں لاگو ہوں، یا کئی مہینے درج ہی نہ ہوئے ہوں، تو اکثر شیٹ کو جوڑ توڑ سے ٹھیک کرنے کے بجائے بینک سے ملائے ہوئے حساب کتاب کی صورت میں دوبارہ بنانا پڑتا ہے؛ آخری حصہ بتاتا ہے کہ ہر صورت کہاں جاتی ہے۔
پہلے جمع کریں: سال بھر کے ہر بینک اور کارڈ اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس؛ اسپریڈشیٹ اور اس کی ہر پرانی کاپی؛ انوائسز اور رسیدیں؛ آخری جمع کرایا گیا گوشوارہ؛ پے رول اور ٹھیکیداروں کا ریکارڈ، اگر ہو۔
میری اسپریڈشیٹ کے ریکارڈ میں کیا دکھانا ضروری ہے، اور ان کے ساتھ کون سے کاغذات ہوں؟
کھاتوں میں کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس دکھانا ضروری ہے، اور ہر اندراج کے پیچھے ایک ماخذ کاغذ ہونا چاہیے۔ Publication 583 کہتی ہے کہ کھاتے آپ کے لین دین کا خلاصہ ہوتے ہیں، اور سیلز سلپس، ادا شدہ بل، انوائسز، رسیدیں، ڈپازٹ سلپس اور کیش شدہ چیک وہ معلومات رکھتے ہیں جو ان میں درج ہوتی ہے۔ خریداری اور اخراجات کے لیے IRS کہتا ہے کہ کاغذات میں ادائیگی وصول کرنے والا، رقم، ادائیگی کا ثبوت، تاریخ اور خریدی گئی چیز ظاہر ہونی چاہیے (IRS: کس قسم کا ریکارڈ)۔
| ریکارڈ | ماخذ کاغذات | اسپریڈشیٹ کی ہر قطار سے آپ کو کیا ڈھونڈنے کے قابل ہونا چاہیے |
|---|---|---|
| آمدنی | انوائسز، ڈپازٹ سلپس، رسید بکیں، کارڈ سلپس، Forms 1099-NEC اور 1099-MISC | کاغذ، اور وہ ڈپازٹ جس میں رقم آئی |
| دوبارہ فروخت کے لیے خریدا گیا مال | انوائسز، ادائیگی کا ثبوت | سپلائر کی انوائس اور خریدی گئی چیز |
| اخراجات | انوائسز، رسیدیں، اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس، چھوٹی نقد رقم (petty cash) کی سلپس | ادائیگی وصول کرنے والا، تاریخ، کاروباری مقصد اور ادائیگی کا طریقہ |
| کاروباری اثاثے | خریداری کی انوائسز، کلوزنگ اسٹیٹمنٹس | حاصل کرنے کی تاریخ، لاگت، بہتری پر خرچ اور اب تک لی گئی فرسودگی |
کاروباری بینک اکاؤنٹ اپنے ذاتی اکاؤنٹ سے الگ رکھیں، اور ہر ڈپازٹ کا ماخذ لکھیں کہ وہ کاروباری آمدنی ہے، ذاتی رقم ہے یا قرض (Publication 583)۔ سفر، گاڑی اور تحائف کے اخراجات کے لیے کمپیوٹر پر تیار کیا گیا ریکارڈ تحریری مانا جاتا ہے، لیکن انہیں واقعہ کے وقت یا اس کے قریب درج کرنا چاہیے (Publication 463)۔ اگر آپ کاغذ کے بجائے اسکین یا تصاویر رکھتے ہیں تو الیکٹرانک اسٹوریج سسٹم کو انہیں انڈیکس کرنا، محفوظ رکھنا اور صاف پڑھنے کے قابل شکل میں دوبارہ پیش کرنا آنا چاہیے، اور کاغذ صرف اس کے بعد تلف کیا جا سکتا ہے جب سسٹم کو آزما لیا گیا ہو کہ وہ IRS کے تقاضے پورے کرتا ہے (Publication 583، الیکٹرانک ریکارڈ)۔
واحد اندراج یا دوہرا اندراج: اسپریڈشیٹ کیا اچھی طرح کر سکتی ہے؟
اسپریڈشیٹ واحد اندراج (single-entry) اچھی طرح کر لیتی ہے، کیونکہ یہ نظام صرف آمدنی اور اخراجات کا بہاؤ درج کرتا ہے۔ Publication 583 اسے برقرار رکھنے میں سب سے آسان کہتی ہے، اور یہ بھی کہ ہو سکتا ہے یہ ہر کسی کے لیے موزوں نہ ہو۔ دوہرا اندراج (double-entry) ہر لین دین کو دو بار درج کرتا ہے، ایک اکاؤنٹ میں ڈیبٹ اور دوسرے میں کریڈٹ، اور IRS کے مطابق اس میں جانچ اور توازن کا نظام پہلے سے شامل ہوتا ہے۔
| واحد اندراج | دوہرا اندراج | |
|---|---|---|
| ریکارڈ | آمدنی اور اخراجات | آمدنی، اخراجات، اثاثے، واجبات اور خالص مالیت |
| تیار کرتا ہے | نفع و نقصان کا گوشوارہ | نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ |
| غلطی کی اندرونی جانچ | کوئی نہیں؛ آپ بینک سے ملاتے ہیں | کل ڈیبٹ کل کریڈٹ کے برابر ہونے چاہییں |
| اسپریڈشیٹ میں | ہر لین دین کے لیے ایک قطار | ممکن ہے، لیکن ڈیبٹ اور کریڈٹ کے کالم اور توازن کی جانچ آپ کو خود بنانی ہوگی |
اسپریڈشیٹ میں وہ کیا کمی ہے جو IRS کا جانچ افسر یا قرض دینے والا دیکھتا ہے؟
سادہ اسپریڈشیٹ میں اکثر وہ کنٹرولز، تحریری وضاحت اور آڈٹ ٹریل نہیں ہوتی جو IRS کمپیوٹر پر رکھے ریکارڈ کے لیے بتاتا ہے۔ Publication 583 کہتی ہے کہ کمپیوٹر ریکارڈ آپ کے کھاتوں اور گوشوارے سے مل جانے چاہییں اور ماخذ دستاویزات کی نشاندہی کریں، اور آپ کی دستاویز بندی میں ایسے کنٹرولز نظر آنے چاہییں جو اجازت کے بغیر اضافہ، تبدیلی یا حذف روکیں۔ Revenue Procedure 98-25 تفصیل بتاتی ہے۔
| IRS کیا دیکھتا ہے | کہاں لکھا ہے | ڈھیلی اسپریڈشیٹ میں اکثر کیا نہیں ہوتا |
|---|---|---|
| اکاؤنٹ کے حساب سے کل رقوم جو کھاتوں اور گوشوارے سے مل جائیں | Rev. Proc. 98-25 سیکشن 5؛ Publication 583 | ہر بینک اسٹیٹمنٹ سے ماہانہ ملان، اور سال کے آخر کی رقوم جو گوشوارے کی لائنوں سے جڑی ہوں |
| لین دین کی ایسی تفصیل جو ماخذ دستاویزات کی نشاندہی کرے | Rev. Proc. 98-25 سیکشن 5؛ Publication 583 | ہر لین دین کے لیے ایک قطار جس میں دستاویز کا حوالہ ہو، یکمشت اندراجات نہیں |
| اجازت کے بغیر اضافے، تبدیلی یا حذف کے خلاف کنٹرولز | Rev. Proc. 98-25 سیکشن 6؛ Publication 583 | کوئی بھی خانہ بدلا جا سکتا ہے، قطار ہٹائی جا سکتی ہے یا کالم دوبارہ ترتیب دیا جا سکتا ہے، اور اس کا کوئی ریکارڈ نہیں بنتا |
| تحریری وضاحت: ڈیٹا کا بہاؤ، کنٹرولز، اکاؤنٹس کی فہرست (chart of accounts، یعنی وہ زمرے جن میں آپ اندراجات چھانٹتے ہیں)، اور تاریخ کے ساتھ تبدیلیاں | Rev. Proc. 98-25 سیکشن 6 | ایک نوٹ جو بتائے کہ ہر کالم اور کوڈ کا کیا مطلب ہے، اور فارمولا کب بدلا |
| اندرونی کنٹرولز جن کا جانچ افسر جائزہ لے سکے | IRS FAQ، جواب 11 | بند مہینے مقفل ہوں یا تاریخ والی کاپیوں کی صورت میں رکھے جائیں |
Revenue procedure ان ریکارڈ پر لاگو ہوتی ہے جو ہاتھ سے ہٹ کر کسی اور طریقے سے رکھے جائیں۔ چھوٹے کاروبار پر یہ اس وقت لاگو ہوتی ہے جب، مثال کے طور پر، مطلوبہ معلومات کا کچھ حصہ صرف الیکٹرانک ریکارڈ میں ہو۔ کسی بھی متن میں اسپریڈشیٹ کا نام نہیں، اس لیے کوئی خاص شیٹ اس کے دائرے میں آتی ہے یا نہیں، یہ CPA (لائسنس یافتہ پیشہ ور اکاؤنٹنٹ) کا فیصلہ ہے، اور جس شیٹ میں آپ کا واحد حساب کتاب ہو اس کے آنے کا امکان سب سے زیادہ ہے۔
اگر ٹیکس دہندہ revenue procedure کی پابندی نہ کرے تو IRS 26 CFR 1.6001-1(d) کے تحت ناکافی ریکارڈ کا نوٹس (Notice of Inadequate Records) جاری کر سکتا ہے، اور revenue procedure (سیکشن 12) نتائج میں درستی سے متعلق جرمانے کو شمار کرتی ہے۔ دیکھیں کاروباری ریکارڈ نہ رکھنے کے جرمانے۔ بینک کی لائنیں شیٹ میں درآمد کرنے سے شیٹ بینک سے نہیں ملتی؛ دیکھیں بینک فیڈز حسابات ملانے کا متبادل نہیں۔
میں ایسی اسپریڈشیٹ کیسے ترتیب دوں جو اس معیار پر پوری اترے؟
ہر لین دین کے لیے ایک قطار رکھیں، ہر مہینے ملان کریں اور بند مہینوں کی تاریخ والی کاپیاں رکھیں۔ ہر قطار میں یہ ہونا چاہیے: تاریخ، ادائیگی وصول کرنے والا یا گاہک اور رقم؛ ایسا زمرہ جو گوشوارے کی کسی لائن سے جڑتا ہو؛ وہ اکاؤنٹ جس سے ادائیگی ہوئی یا جس میں رقم جمع ہوئی؛ دستاویز کا حوالہ جیسے انوائس نمبر یا فائل کا نام؛ اخراجات کے لیے کاروباری مقصد؛ اور ایک نشان جو بتائے کہ یہ کس اسٹیٹمنٹ کے مہینے سے ملایا گیا۔
ہر مہینے ہر اکاؤنٹ کو اس کی اسٹیٹمنٹ کے بیلنس سے ملائیں، صرف پڑھنے والی تاریخ دار کاپی محفوظ کریں، اور فارمولے یا کالم کی کسی بھی تبدیلی کو نوٹس ٹیب پر لکھ دیں۔ کچھ اسپریڈشیٹ پروگرام ورژن کی تاریخ رکھتے ہیں یا خانے مقفل کرنے دیتے ہیں۔ IRS کی کوئی بھی دستاویز یہ نہیں بتاتی کہ یہ کنٹرول کے ٹیسٹ پر پورا اترتا ہے یا نہیں، اس لیے اسے مددگار سمجھیں اور تاریخ والی کاپیاں بھی رکھیں۔
اگر میرا اکاؤنٹنٹ پہلے سے ہے تو کیا سافٹ ویئر لینا فائدہ مند ہے؟
سافٹ ویئر کچھ ایسی جانچیں دے سکتا ہے جو سادہ اسپریڈشیٹ میں نہیں ہوتیں، لیکن اکاؤنٹنٹ ہونے سے معیار نہیں بدلتا: IRS کہتا ہے کہ ٹیکس دہندگان خود ان کھاتوں اور ریکارڈ کو رکھنے کے ذمہ دار ہیں جو ان کے گوشواروں کی تائید کرتے ہیں (IRS FAQ، جواب 8)۔ یہ جانچیں ہیں: وہ اکاؤنٹس جو متوازن ہونے چاہییں، اسٹیٹمنٹس، اور بیک اپ فائل جو اصل اندراج کے کھاتوں (جیسے ریکارڈ پہلی بار درج ہوا) کی ہوبہو کاپی ہو۔ کمپیوٹر ریکارڈ کے لیے Publication 583 کی شرائط پھر بھی اس پر لاگو ہوتی ہیں، اور یہ آپ کے لیے بینک سے حسابات نہیں ملاتا۔ IRS کہتا ہے کہ وہ اس فائل کی سالمیت جانچ سکتا ہے، لیکن سافٹ ویئر سے اسپریڈشیٹ میں تبدیل کیے جا چکے ریکارڈ کو مناسب طور پر نہیں جانچ سکتا (IRS FAQ، جواب 11)۔
اکاؤنٹنٹ ایسی اسپریڈشیٹ سے گوشوارہ تیار کر سکتا ہے جو بینک سے مل جائے۔ جو نہ ملے اسے عموماً پہلے دوبارہ بنانا پڑتا ہے؛ دیکھیں بینک اسٹیٹمنٹس سے حساب کتاب دوبارہ بنانا۔ ایپ کو کیا کرنا چاہیے، اس کے لیے دیکھیں Schedule C کے لیے حساب کتاب کی ایپ۔
انوینٹری، پے رول یا ٹھیکیداروں کے فارم کب سافٹ ویئر پر جانا ضروری کر دیتے ہیں؟
کسی بھی صورت میں کوئی قاعدہ سافٹ ویئر کا نام نہیں لیتا۔ ہر صورت ایسے ریکارڈ بڑھاتی ہے جو گوشوارے سے جڑنے چاہییں، اور فروخت اور اخراجات کی فہرست میں اس کی کوئی جگہ نہیں۔
| وجہ | قواعد کیا تقاضا کرتے ہیں | اسپریڈشیٹ میں کیا اضافہ کرنا ہوگا |
|---|---|---|
| آگے بیچنے کا مال | جہاں مال آمدنی پیدا کرنے کا اہم عنصر ہو، وہاں عموماً انوینٹری ضروری ہے اور خریداری اور فروخت کے لیے استحقاقی (accrual) طریقہ استعمال ہوتا ہے۔ چھوٹا کاروباری ٹیکس دہندہ، جس کی پچھلے تین ٹیکس سالوں کی اوسط سالانہ مجموعی آمدنی $32,000,000 یا اس سے کم ہو اور جو ٹیکس شیلٹر نہ ہو، انوینٹری نہ رکھنے کا انتخاب کر سکتا ہے، لیکن اسے پھر بھی ایسا طریقہ اپنانا ہوگا جو آمدنی کو واضح طور پر ظاہر کرے: مال کو غیر ضمنی مواد اور سپلائیز (non-incidental materials and supplies) سمجھیں، یا اپنے مالی گوشواروں کا طریقہ اپنائیں، یا ان کے نہ ہونے پر اپنے کھاتوں اور ریکارڈ کا طریقہ (26 U.S.C. 471(c))۔ اگر آپ انوینٹری رکھتے ہیں تو ہر سال اس کی قدر لگا کر فروخت شدہ مال کی لاگت (cost of goods sold) نکالتے ہیں، اور انوینٹری کا موجودہ طریقہ بدلنے کے لیے Form 3115 جمع کرانا پڑتا ہے (Publication 538؛ Schedule C کی ہدایات) | ابتدائی مال، خریداریاں، سال کے آخر میں مال کی گنتی اور فروخت شدہ مال کی لاگت کا حساب |
| ملازمین | ملازمت کے ٹیکس کا ریکارڈ کم از کم چار سال تک رکھیں، اور بعض کریڈٹس کے لیے اس سے زیادہ (Publication 583)۔ اس میں نام، پتے، سوشل سیکیورٹی نمبر، اجرت کی تاریخیں اور رقوم، Forms W-4، ڈپازٹ کی تاریخیں اور رقوم، اور جمع کرائے گئے گوشوارے شامل ہیں (IRS: ملازمت کے ٹیکس کا ریکارڈ)۔ Forms W-2 اور W-3 (سالانہ اجرت کے گوشوارے) کو Forms 941 (سہ ماہی پے رول ٹیکس گوشوارے) سے مطابقت رکھنی چاہیے، یا سالانہ جمع کرانے والوں کے لیے Form 944 سے؛ اگر مطابقت نہ ہو تو IRS یا امریکی سوشل سیکیورٹی ایڈمنسٹریشن (SSA) آپ سے رابطہ کر سکتی ہے (Publication 15) | پے رول کے ودہولڈنگ، ڈپازٹ اور ملان کی جانچیں جو آپ خود بناتے اور آزماتے ہیں |
| ٹھیکیدار | Form 1099-NEC (ٹھیکیداروں کو ادائیگیوں کی سالانہ رپورٹ) اس سال کے بعد 31 جنوری تک جمع کرانا ہوتا ہے، اگر ٹیکس سال میں ایک وصول کنندہ کو خدمات کی ادائیگیاں $2,000 یا زیادہ ہوں؛ استثنا میں زیادہ تر کارپوریشنز کو ادائیگیاں اور کارڈ سے ادائیگیاں شامل ہیں، جنہیں کارڈ پراسیسر Form 1099-K پر رپورٹ کرتا ہے (Forms 1099-MISC اور 1099-NEC کی ہدایات؛ IRS: کیا مجھے Form 1099 جمع کرانا ضروری ہے) | ہر وصول کنندہ کا سالانہ مجموعہ، اس کے نام، پتے اور ٹیکس شناختی نمبر (Form W-9 سے) کے ساتھ، جو دوسرے اخراجات سے الگ رکھا جائے |
سیلز ٹیکس کے ریکارڈ ہر ریاست کے قواعد کے مطابق ہوتے ہیں؛ دیکھیں سیلز ٹیکس گوشوارے جمع کرانا۔ ترتیب کے لیے دیکھیں پے رول ترتیب دینا، کن ٹھیکیداروں کو ٹیکس فارم ملتا ہے اور چھوٹے بیچنے والوں کے لیے انوینٹری یا سپلائیز۔
قرض دینے والا، سرمایہ کار، شریک مالک یا اکاؤنٹنٹ اسپریڈشیٹ کو کب ناکافی بنا دیتے ہیں؟
یہ اس وقت ناکافی ہو جاتی ہے جب وہ دوسرے فریق کی ضرورت کی چیز تیار نہ کر سکے؛ بیرونی انحصار معیار کو بلند کرتا ہے لیکن اپنے آپ میں سافٹ ویئر کا تقاضا نہیں کرتا۔ Publication 583 کہتی ہے کہ کھاتوں سے ایسے مالی گوشوارے بننے چاہییں جو بینک یا قرض خواہوں سے معاملات میں مدد دیں: نفع و نقصان کا گوشوارہ، جو کسی مدت کی آمدنی اور اخراجات دکھاتا ہے، اور بیلنس شیٹ، جو کسی تاریخ پر اثاثے، واجبات اور آپ کی ایکویٹی دکھاتی ہے۔
| فریق | وہ کیا مانگتے ہیں | سادہ اسپریڈشیٹ کیوں کم پڑتی ہے |
|---|---|---|
| قرض دینے والا | اکثر نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ جو بینک اسٹیٹمنٹس اور جمع کرائے گئے گوشواروں سے ملیں | آمدنی اور اخراجات کی شیٹ صرف پہلا گوشوارہ ہے؛ بیلنس شیٹ کے لیے اثاثے، واجبات اور ایکویٹی چاہییں۔ دیکھیں قرض دینے والے کو آمدنی ثابت کرنا |
| سرمایہ کار یا خریدار | گزشتہ مدتوں کے وہی گوشوارے | بند مدتیں مستقل رہنی چاہییں، اور تبدیلیوں پر تاریخ درج ہو۔ دیکھیں فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنے حساب کتاب کی صفائی |
| شریک مالک | ہر مالک کی آمدنی میں حصہ، اور ہر ایک نے کتنا لگایا یا نکالا | شراکت داری ہر شریک کو Schedule K-1 دیتی ہے اور اسے ہر شریک کے منافع، نقصانات اور سرمائے میں حصے کی تائید کرنے والا ریکارڈ رکھنا ہوتا ہے (Form 1065 کی ہدایات)۔ ایک فائل میں کئی لوگوں کے ترمیم کرنے سے اوپر بیان کیے گئے کنٹرولز اور بھی اہم ہو جاتے ہیں |
| ٹیکس گوشوارہ | شراکت داری یا کارپوریشن کے گوشوارے کے ساتھ بیلنس شیٹ (Schedule L)، جب تک گوشوارے کے چھوٹے سائز کے ٹیسٹ پورے نہ ہوں | Schedule L کھاتوں سے مطابقت رکھے (Form 1065، Form 1120-S اور Form 1120 اور ان کی ہدایات)؛ صرف آمدنی اور اخراجات کی شیٹ سے اسے نہیں بھرا جا سکتا |
| IRS | درخواست پر کھاتے | ریکارڈ درخواست پر دستیاب ہونے چاہییں اور پروسیس کیے جانے کے قابل ہونے چاہییں (Rev. Proc. 98-25، سیکشن 5) |
میں تاریخ کھوئے بغیر یا آمدنی دو بار گنے بغیر اسپریڈشیٹ سے سافٹ ویئر پر کیسے جاؤں؟
منتقلی کی ایک تاریخ چنیں، اسپریڈشیٹ کو اس تاریخ تک ملائیں، ابتدائی بیلنس یا پرانے لین دین لائیں لیکن دونوں نہیں، اور اصل فائل محفوظ رکھیں۔ سال کے درمیان ایک پروگرام سے دوسرے پر جانے کے لیے دیکھیں سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا۔
- تاریخ چنیں۔ اسپریڈشیٹ اس دن سے ایک دن پہلے ختم ہو جس دن سافٹ ویئر شروع ہو، تاکہ نہ خلا رہے نہ دہرائی۔ ٹیکس سال کا پہلا دن سب سے صاف رہتا ہے۔
- پہلے ملان کریں۔ منتقلی کی تاریخ تک اسپریڈشیٹ کو ہر بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹ سے ملائیں، اور کچھ بھی منتقل کرنے سے پہلے فرق درست کریں (Publication 583 کہتی ہے کہ چیکنگ اکاؤنٹ ہر مہینے ملائیں)۔
- بیلنس یا تاریخ لائیں، دونوں نہیں۔ ابتدائی بیلنس میں پچھلی آمدنی اور اخراجات کا اثر پہلے سے شامل ہوتا ہے، اس لیے ان کے اوپر پرانے لین دین لوڈ کرنے سے وہ دو بار گنے جاتے ہیں۔ اگر آپ سال کے درمیان صرف بیلنس لے کر منتقل ہوں تو سافٹ ویئر کا نفع و نقصان اسی تاریخ سے شروع ہوتا ہے، اس لیے اسپریڈشیٹ کی سال کے آغاز سے اب تک کی رقوم سنبھال کر رکھیں: گوشوارے کو دونوں چاہییں۔ اگر آپ سال کی پہلے کی آمدنی اور اخراجات لوڈ کر دیں تو سافٹ ویئر کے پاس وہ پہلے سے ہیں؛ انہیں دوبارہ شامل نہ کریں۔ ابتدائی بیلنس کے لیے دیکھیں حساب کتاب دیر سے شروع ہو تو ابتدائی بیلنس۔
- غیر ادا شدہ انوائسز اور بل ایک ہی بار درج کریں۔ نقد طریقے پر آمدنی اس وقت گنی جاتی ہے جب آپ کو ملے؛ استحقاقی طریقے پر اس وقت جب کمائی جائے (Publication 538)۔ استحقاقی کھاتوں میں ہر غیر ادا شدہ انوائس یا بل کو ابتدائی بیلنس کے مقابل کھلی مد کے طور پر درج کریں، تاکہ اس سے نئی فروخت یا خرچ نہ بنے، اور اس کی ادائیگی اسی کے مقابل درج کریں۔ نقد کھاتوں میں غیر ادا شدہ مدوں کی فہرست رکھیں اور ہر ایک ادا ہونے پر درج کریں۔ دونوں صورتوں میں جو مد اسپریڈشیٹ پہلے گن چکی ہو اسے دوبارہ نہ گنا جائے؛ ابتدائی اندراجات کے لیے دیکھیں سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا۔
- رقوم کا موازنہ کریں۔ سافٹ ویئر کے ابتدائی بیلنس کو منتقلی کی تاریخ پر اسپریڈشیٹ کے اختتامی اعداد سے ملائیں۔ سال کے آخر میں صرف وہ مدتیں ملائیں جو ایک دوسرے پر نہ چڑھتی ہوں، یعنی منتقلی کی تاریخ تک اسپریڈشیٹ اور اس کے بعد سافٹ ویئر (جب تک سافٹ ویئر میں پہلے کے مہینے پہلے سے نہ ہوں)، اور نتیجے کو گوشوارے سے ملائیں۔
- اصل فائل کو چھیڑے بغیر رکھیں۔ معائنے میں IRS کہہ چکا ہے کہ لین دین دوبارہ درج کر کے بنائی گئی فائل اصل اندراج کے کھاتے نہیں ہوتی (IRS FAQ، جواب 10)۔ اس لیے اسپریڈشیٹ کو صرف پڑھنے کی حالت میں ایسے فارمیٹ میں محفوظ کریں جو آپ اب بھی کھول اور پروسیس کر سکیں، چاہے سافٹ ویئر کے پاس وہی تاریخ موجود ہو۔
کھاتے الیکٹرانک ہوں تو IRS کیا مانگتا ہے، اور ہر ورژن کتنی دیر رکھوں؟
IRS الیکٹرانک کھاتے خود مانگتا ہے، صرف پرنٹ آؤٹ نہیں، اور آپ انہیں کم از کم اس وقت تک رکھتے ہیں جب تک ہر گوشوارے پر مزید ٹیکس لگانے کی IRS کی مدت ختم نہ ہو جائے۔ IRS FAQ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے لیے لکھی گئی ہے۔ اس کے مطابق جانچ افسر معائنے کے شروع میں تحریری درخواست سے الیکٹرانک فائلیں مانگتے ہیں اور زیر معائنہ سال کے دوران بنائے یا بدلے گئے لین دین کا جائزہ لے سکتے ہیں۔ Revenue Procedure 98-25 تقاضا کرتی ہے کہ الیکٹرانک ریکارڈ اتنی دیر رکھے جائیں، درخواست پر دستیاب ہوں اور پروسیس کیے جا سکیں۔ اس کے سسٹم کی دستاویز بندی میں تبدیلیاں اور ان کی تاریخیں شامل ہونی چاہییں، اور یہ محفوظ طریقے سے رکھی گئی بیک اپ کاپیوں کی سفارش کرتی ہے۔ کوئی ماخذ محفوظ کیے جانے والے ورژنز کی تعداد مقرر نہیں کرتا۔ مہینے کے آخر اور سال کے آخر کی تاریخ والی کاپیاں یہ دکھانے کا سادہ طریقہ ہیں کہ کیا کب بدلا۔
ہر قسم کا ریکارڈ کتنی دیر رکھنا ہے، اس کے لیے دیکھیں کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں اور Topic no. 305۔
اگر میرا حساب کتاب اسپریڈشیٹ میں ہو تو اکاؤنٹنٹ کو کیا دوں؟
پرنٹ آؤٹ کے بجائے کام کی فائل دیں، اور "پہلے جمع کریں" کے تحت سب کچھ، ساتھ ہی:
- بند مہینوں کی تاریخ والی کاپیاں، اور ایسے کسی مہینے کا نوٹ جو ابھی ملایا نہیں گیا؛
- قرض کی اسٹیٹمنٹس اور خریدے گئے اثاثوں کی انوائسز؛
- مالک کی لگائی گئی اور نکالی گئی رقوم، جو آمدنی اور اخراجات سے الگ رکھی گئی ہوں؛
- ایک صفحے کا نوٹ کہ ہر کالم اور کوڈ کا کیا مطلب ہے (Revenue Procedure 98-25 اکاؤنٹس کی فہرست اور اکاؤنٹس کی تفصیل مانگتی ہے)۔
ایک سادہ معمول کے لیے دیکھیں خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا۔
مثال
یہ مثالیں صرف وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔
ایک کنسلٹنٹ جس کا سال مستحکم اور سادہ ہے
ایک کنسلٹنٹ سال میں $90,000 کے بل بناتی ہے اور مہینے میں تقریباً 40 لین دین ہوتے ہیں۔ وہ ہر لین دین کے لیے ایک قطار رکھتی ہے جس میں دستاویز کا حوالہ ہے، ہر مہینے بینک سے ملان کرتی ہے اور مہینے کے آخر میں تاریخ والی کاپی محفوظ کرتی ہے۔ ایسی اسپریڈشیٹ IRS کے معیار پر پوری اتر سکتی ہے۔ جس دن قرض دینے والا نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ مانگے، اس کے پاس صرف پہلا ہوگا، اور اسے اثاثے، واجبات اور اپنی لگائی اور نکالی گئی رقوم شامل کرنا ہوں گی۔
دو ملازمین والی لینڈ اسکیپنگ LLC
ایک لینڈ اسکیپنگ LLC کی $180,000 آمدنی ہے، وہ دو ملازمین کو تنخواہ دیتی ہے اور ایک عملے کے سب کنٹریکٹر کو چیک سے $6,000 ادا کرتی ہے۔ اسے اجرت، ودہولڈنگ اور ڈپازٹ کا ریکارڈ کم از کم 4 سال رکھنا ہوگا۔ اس کے Forms 941 کو Forms W-2 اور W-3 سے مطابقت رکھنی چاہیے، اور اگر سب کنٹریکٹر کارپوریشن نہیں ہے (جو LLC کارپوریشن کے طور پر ٹیکس دیتی ہو وہ کارپوریشن شمار ہوتی ہے) تو وہ Form 1099-NEC کے لیے اس کی ادائیگیوں کا مجموعہ نکالتی ہے۔ فروخت اور اخراجات کی ایک شیٹ میں ان میں سے کچھ نہیں ہوتا۔ مالک یا تو جانچیں خود بنا کر آزمائے، یا پے رول اور ٹھیکیداروں کا ریکارڈ سافٹ ویئر میں لے جائے۔
ایک آن لائن دستکاری بیچنے والی
ایک بیچنے والی کی 600 آرڈرز میں $40,000 کی فروخت ہے اور وہ مال خریدتی ہے۔ اگر وہ انوینٹری رکھتی ہے تو سال کے آخر میں مال گنتی ہے اور فروخت شدہ مال کی لاگت نکالتی ہے: $3,000 ابتدائی مال جمع $14,000 کی خریداریاں منفی $4,000 اختتامی مال کا نتیجہ $13,000 ہے۔ وہ چھوٹے کاروباری ٹیکس دہندہ کے طور پر اہل ہو سکتی ہے اور انوینٹری نہ رکھنے کا انتخاب کر سکتی ہے، لیکن اسے پھر بھی دو قابل قبول طریقوں میں سے ایک پر چلنا ہوگا: مال کو غیر ضمنی سپلائیز سمجھنا، یا اپنے کھاتے اور ریکارڈ۔ جس شیٹ میں فروخت اور اخراجات ہوں مگر خریداری یا گنتی کا ریکارڈ نہ ہو، وہ کسی بھی انتخاب کی تائید نہیں کرتی۔
آپ کی صورت مختلف ہے؟
- قرض دینے والا، خریدار یا سرمایہ کار نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ مانگتا ہے، اور آپ کی اسپریڈشیٹ انہیں تیار نہیں کر سکتی: دیکھیں قرض دینے والے کو آمدنی ثابت کرنا اور فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنے حساب کتاب کی صفائی۔ شیٹ کو بینک سے ملائے ہوئے حساب کتاب میں دوبارہ بنایا جا سکتا ہے یا نہیں، یہ حساب کتاب میں مدد کا سوال ہے۔
- آپ کو IRS کا خط ملا ہے جس میں ریکارڈ مانگا گیا ہے: الیکٹرانک فائل، اس کے ملان اور تبدیلیوں کی تاریخ سامنے آتی ہے۔ دیکھیں کاروباری ریکارڈ نہ رکھنے کے جرمانے۔ خود گوشوارے پر جواب دینا ٹیکس پروفیشنل کا معاملہ ہے؛ اس کے پیچھے کا حساب کتاب ملتا ہے یا نہیں، یہ حساب کتاب میں مدد کا سوال ہے۔
- بینک کی کئی مہینوں کی سرگرمی کبھی درج نہیں ہوئی: دیکھیں تاخیر شدہ حساب کتاب کو نمٹانا اور بینک اسٹیٹمنٹس سے حساب کتاب دوبارہ بنانا، پھر سال کی سرحد پر خلا کے بغیر سافٹ ویئر پر جانے کے لیے حساب کتاب میں مدد۔
- شریک مالک آمدنی بانٹتے ہیں، یا ایک اکاؤنٹ میں ذاتی اور کاروباری رقم ملی ہوئی ہے: دیکھیں کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا اور ضمانتی ادائیگیاں بمقابلہ شریک کی نکاسیاں؛ مشترکہ فائل کو مالکان کے اکاؤنٹس بنانے کے لیے بھی حساب کتاب میں مدد چاہیے۔
- آپ کے ملازمین یا ٹھیکیدار ہیں، یا آپ مال آگے بیچتے ہیں، اور سب کچھ ایک شیٹ میں ہے: دیکھیں پے رول ترتیب دینا اور چھوٹے بیچنے والوں کے لیے انوینٹری یا سپلائیز۔ ادا نہ کیا گیا کاٹا ہوا پے رول ٹیکس مالکان اور افسران تک ذاتی طور پر پہنچ سکتا ہے: دیکھیں ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ (trust fund recovery penalty)۔ پے رول، ٹھیکیداروں اور مال کے ریکارڈ کو ایسے حساب کتاب میں لانا جو Forms 941، W-2، 1099-NEC اور فروخت شدہ مال کی لاگت سے ملے، حساب کتاب میں مدد کا کام ہے۔
- آپ کارپوریشن چلاتے ہیں، یا اس کی ملکیت بیرون ملک سے ہے: دیکھیں S کارپوریشن کے حساب کتاب کی ترتیب اور غیر ملکی ملکیت والی امریکی کمپنی کا حساب کتاب؛ مالکان کے اکاؤنٹس اور بیلنس شیٹ حساب کتاب میں مدد کا سوال ہیں۔
- آپ کرایے کی جائیداد کے مالک ہیں: دیکھیں کرایے کی جائیداد کا حساب کتاب، اسپریڈشیٹ یا سافٹ ویئر۔
- آپ اکیلے مالک ہیں اور آپ کا سال سادہ ہے: دیکھیں خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا اور اپنا حساب کتاب خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا۔
- آپ کے طریقے کا انتخاب اعداد پر اثر ڈالتا ہے: دیکھیں چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی طریقہ۔
اس صفحے کے اعداد و شمار
| اعداد و شمار | قدر | ماخذ |
|---|---|---|
| چھوٹے کاروبار کی انوینٹری کے لیے مجموعی آمدنی کا ٹیسٹ section 448(c) کے تحت پچھلے تین ٹیکس سالوں کی اوسط سالانہ مجموعی آمدنی؛ انوینٹری کے طریقے کے استثنا کے لیے دوسری شرائط لاگو ہیں۔ | $32,000,000 ٹیکس سال 2026 | IRS: انٹرنل ریونیو بلیٹن 2025-45 جانچا گیا |
| امریکی ملازمتی ٹیکس کا ریکارڈ محفوظ رکھنا کم از کم، اس تاریخ سے شمار ہوتی ہے جب ٹیکس واجب الادا ہو یا ادا کیا جائے، جو بھی بعد میں ہو | چار سال | IRS: Publication 583، کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا جانچا گیا |
| 2026 میں کی گئی ادائیگیوں کے لیے Form 1099-NEC رپورٹنگ کی حد عموماً 2026 کے دوران ایک ہی وصول کنندہ کو قابل رپورٹ خدمات کی ادائیگیاں؛ بیک اپ ودہولڈنگ کسی بھی رقم پر فائلنگ لازم کر سکتی ہے | $2,000 ٹیکس سال 2026 | IRS: کیا مجھے Form 1099 یا دوسرا معلوماتی گوشوارہ جمع کرانا ضروری ہے؟ جانچا گیا |
بنیادی ذرائع
- IRS: Publication 583، کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا
- IRS: ریکارڈ رکھنا
- IRS: کس قسم کا ریکارڈ رکھنا چاہیے
- IRS: Topic no. 305، ریکارڈ رکھنا
- 26 CFR 1.6001-1، ریکارڈ
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: الیکٹرانک اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر ریکارڈ کا استعمال، اکثر پوچھے جانے والے سوالات
- IRS: Publication 538، حساب کی مدتیں اور طریقے
- IRS: Schedule C (Form 1040) کی ہدایات
- IRS: Publication 463، سفر، تحائف اور گاڑی کے اخراجات
- IRS: ملازمت کے ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا
- IRS: Forms 1099-MISC اور 1099-NEC کی ہدایات
- IRS: Publication 15، آجر کے لیے ٹیکس گائیڈ
- IRS: کیا مجھے Form 1099 یا دوسرا معلوماتی گوشوارہ جمع کرانا ضروری ہے؟
- IRS: Form 1065 کی ہدایات
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 (Revenue Procedure 2025-32)
- 26 U.S.C. 471، انوینٹری کا عمومی قاعدہ
- IRS: Form 1065، شراکت داری کی آمدنی کا امریکی گوشوارہ
- IRS: Form 1120-S، S کارپوریشن کا امریکی انکم ٹیکس گوشوارہ
- IRS: Form 1120، کارپوریشن کا امریکی انکم ٹیکس گوشوارہ
اس رہنما کے بارے میں
انگریزی رہنما مضمون سے ترجمہ شدہ · انگریزی اصل پڑھیں
یہ دکھائے گئے ٹیکس سال کے عمومی اصول بیان کرتا ہے۔ یہ آپ کی صورت حال کے لیے مشورہ نہیں ہے۔
انگریزی اصل میں ہونے والی تبدیلیاں
- : پہلی بار شائع ہوا۔