הנהלת חשבונות בגיליון אלקטרוני: מתי זה מפסיק לעבוד

אפשר לנהל הנהלת חשבונות בגיליון אלקטרוני?

כן. IRS מאפשר לבחור כל שיטה לשמירת רישומים שמראה בבירור את ההכנסות וההוצאות, והחוק לא דורש סוג מיוחד של רישומים, מלבד מקרים בודדים (IRS: שמירת רישומים). התקנה דורשת ספרים או רישומים קבועים שמספיקים כדי לקבוע הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). גיליון אלקטרוני יכול לעמוד בדרישה הזאת כשהוא מתאים לדוח המס, אפשר לאתר בו את מסמכי המקור, והוא מותאם לבנק בכל חודש (כל רישום מותאם לדף החשבון, שורה אחר שורה), כפי ש-⁠IRS ממליץ. פרסום 583 מוסיף מבחנים לרישומים ממוחשבים, וגיליון רגיל עלול לא לעמוד בהם בלי עבודה נוספת. לא הפרסום ולא Revenue Procedure 98-25 מזכירים גיליונות אלקטרוניים, אבל ה-⁠Revenue Procedure חל על כל מערכת שמעבדת רישומים בדרך שאינה ידנית, כולל מערכת עצמאית על מחשב אישי. כשהגיליון מחזיק את הספרים היחידים שלכם, התייחסו למבחנים האלה כאל התקן.

קשה יותר להסתמך על גיליון אלקטרוני כאשר:

• אף אחד לא מתאים אותו לדפי החשבון של הבנק בכל חודש;
• כל מי שיש לו את הקובץ יכול לשנות חודשים סגורים בלי להשאיר עקבות;
• יש לכם עובדים, אתם משלמים לקבלנים עצמאיים או מוכרים מלאי;
• מלווה, משקיע, שותף בעלות או IRS צריכים להסתמך עליו;
• חודשים של פעילות בנק לא נרשמו מעולם.

אם כמה מהמצבים האלה נכונים, או שחודשים לא נרשמו, לרוב צריך לבנות את הגיליון מחדש לספרים מותאמים ולא לתקן אותו נקודתית. הפרק האחרון מסביר לאן כל מקרה מוביל.

קודם אוספים: דפי חשבון של כל חשבון בנק וכרטיס אשראי לאורך השנה; הגיליון האלקטרוני וכל עותק ישן שלו; חשבוניות וקבלות; הדוח האחרון שהוגש; רישומי שכר וקבלנים, אם יש.

מה הרישומים בגיליון חייבים להראות, ואילו מסמכים מצורפים אליהם?

הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ומאחורי כל רישום צריך להיות מסמך מקור. פרסום 583 קובע שהספרים מסכמים את העסקאות שלכם, ושהמידע שנכנס אליהם מגיע מתלושי מכירה, חשבונות ששולמו, חשבוניות, קבלות, שוברי הפקדה ושיקים שנפרעו. לגבי רכישות והוצאות, IRS אומר שהמסמכים צריכים לזהות את מקבל התשלום, הסכום, הוכחת התשלום, התאריך ומה נקנה (IRS: אילו רישומים כדאי לשמור).

נהלו חשבון בנק עסקי נפרד מהחשבון הפרטי, וציינו את מקור כל הפקדה: הכנסה עסקית, כסף פרטי או הלוואה (פרסום 583). רישום שהוכן במחשב נחשב כרישום בכתב להוצאות נסיעה, רכב ומתנות, אבל כדאי לרשום אותן בזמן שהן קורות או סמוך לו (פרסום 463). אם אתם שומרים סריקות או תמונות במקום נייר, מערכת האחסון האלקטרונית חייבת לאנדקס, לאחסן ולשחזר אותן בצורה קריאה, ואפשר להשמיד את הנייר רק אחרי שהמערכת נבדקה ועומדת בדרישות IRS (פרסום 583, רישומים אלקטרוניים).

רישום בודד או כפול: מה גיליון אלקטרוני עושה טוב?

גיליון אלקטרוני מתאים לרישום בודד, כי השיטה הזאת רושמת רק את זרימת ההכנסות וההוצאות. פרסום 583 מכנה אותה הפשוטה ביותר לתחזוקה, ואומר שהיא לא מתאימה לכולם. רישום כפול רושם כל עסקה פעמיים, כחיוב בחשבון אחד וכזיכוי בחשבון אחר, ו-⁠IRS אומר שיש בו בדיקות ואיזונים מובנים.

מה חסר בגיליון אלקטרוני ממה שבוחן של IRS או מלווה מחפשים?

בגיליון אלקטרוני רגיל חסרים לרוב הבקרות, התיאור הכתוב ומסלול הביקורת ש-⁠IRS מפרט לרישומים ממוחשבים. פרסום 583 קובע שרישומים ממוחשבים חייבים להתאים לספרים ולדוח שלכם ולזהות את מסמכי המקור, והתיעוד שלכם חייב להראות בקרות שמונעות הוספה, שינוי או מחיקה לא מורשים. Revenue Procedure 98-25 מפרט את הפרטים.

ה-⁠Revenue Procedure חל על רישומים שמנוהלים בדרך שאינה ידנית. בעסק קטן יותר הוא חל, למשל, כשחלק מהמידע הנדרש קיים רק ברישומים אלקטרוניים. אף אחד משני הטקסטים לא מזכיר גיליונות אלקטרוניים, ולכן ההכרעה אם גיליון מסוים נכלל בהם היא עניין ל-⁠CPA, וגיליון שמחזיק את הספרים היחידים שלכם הוא המקרה שהכי סביר שייכלל.

אם נישום לא עומד ב-⁠Revenue Procedure, IRS יכול להוציא Notice of Inadequate Records (הודעה על רישומים לא מספקים) לפי ⁦26 CFR 1.6001-1(d)⁩, וה-⁠Revenue Procedure (סעיף 12) מונה את קנס הדיוק בין ההשלכות. ראו קנסות על אי-שמירה של רישומים עסקיים. ייבוא שורות בנק לגיליון לא מתאים אותו לבנק. ראו עדכוני בנק אוטומטיים אינם התאמה.

איך מגדירים גיליון אלקטרוני שעומד בתקן?

השתמשו בשורה אחת לכל עסקה, התאימו כל חודש לבנק ושמרו עותקים עם תאריך של חודשים סגורים. כל שורה צריכה לכלול את התאריך, את מקבל התשלום או הלקוח ואת הסכום; קטגוריה שממופה לשורה בדוח; החשבון שממנו שולם או שאליו הופקד; הפניה למסמך, כמו מספר חשבונית או שם קובץ; מטרת ההוצאה העסקית, בהוצאות; וסימון של חודש דף החשבון שאליו התאמתם.

בכל חודש, התאימו כל חשבון ליתרה בדף החשבון, שמרו עותק לקריאה בלבד עם תאריך, ורשמו כל שינוי בנוסחה או בעמודה בלשונית הערות. בחלק מתוכנות הגיליונות יש היסטוריית גרסאות או אפשרות לנעול תאים. אף אחד ממסמכי IRS לא קובע אם זה עומד במבחן הבקרה, ולכן ראו בזה עזרה ושמרו גם את העותקים עם התאריך.

שווה לעבור לתוכנה אם כבר יש לי רואה חשבון?

תוכנה יכולה לספק חלק מהבדיקות שחסרות בגיליון רגיל, אבל רואה חשבון לא משנה את התקן: IRS אומר שהנישומים אחראים לשמור את הספרים והרישומים שתומכים בדוחות שלהם (שאלות נפוצות של IRS, תשובה 8). הבדיקות האלה הן חשבונות שחייבים להתאזן, דפי חשבון, וקובץ גיבוי שהוא עותק מדויק של ספרי הרישום הראשוני (הרישומים כפי שהוזנו לראשונה). המבחנים של פרסום 583 לרישומים ממוחשבים עדיין חלים עליו, והוא לא מתאים את הבנק במקומכם. IRS אומר שהוא יכול לבדוק את שלמות הקובץ הזה, ושאינו יכול לבדוק כראוי רישומים שכבר הומרו מתוכנה לגיליונות אלקטרוניים (שאלות נפוצות של IRS, תשובה 11).

רואה חשבון יכול להכין דוח מגיליון אלקטרוני שמותאם לבנק. גיליון שלא מותאם לרוב צריך לבנות מחדש קודם. ראו בנייה מחדש של הספרים מדפי חשבון בנק. על מה שאפליקציה צריכה לעשות, ראו אפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C.

מתי מלאי, שכר או טפסי קבלנים מחייבים לעבור לתוכנה?

אף כלל לא קובע תוכנה לאף אחד מהם. כל אחד מוסיף רישומים שחייבים להתאים לדוח, ורשימה של מכירות והוצאות אין בה מקום לזה.

רישומי מס מכירה כפופים לכללים של כל מדינה. ראו הגשת דוחות מס מכירה. להקמה, ראו הקמת מערכת שכר, אילו קבלנים מקבלים טופס מס ומלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים.

מתי מלווה, משקיע, שותף בעלות או רואה חשבון גורמים לגיליון אלקטרוני להפסיק לעבוד?

הגיליון מפסיק לעבוד כשהוא לא יכול לספק את מה שהצד השני צריך. הסתמכות של גורם חיצוני מעלה את הרף, אבל לא מחייבת תוכנה בפני עצמה. פרסום 583 קובע שהספרים צריכים להפיק דוחות כספיים שעוזרים מול בנק או נושים: דוח רווח והפסד, שמראה הכנסות והוצאות לתקופה, ומאזן, שמראה נכסים, התחייבויות והון עצמי בתאריך מסוים.

איך עוברים מגיליון אלקטרוני לתוכנה בלי לאבד היסטוריה ובלי לספור הכנסה פעמיים?

בחרו תאריך מעבר אחד, התאימו אליו את הגיליון, העבירו יתרות פתיחה או עסקאות ישנות אבל לא את שניהם, ושמרו את הקובץ המקורי. למעבר בין שתי תוכנות באמצע שנה, ראו מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע השנה.

1. בחרו תאריך. הגיליון מסתיים יום לפני שהתוכנה מתחילה, כך שאין פער ואין חפיפה. היום הראשון של שנת מס הוא הנקי ביותר.
2. התאימו קודם. התאימו את הגיליון לכל דף חשבון בנק וכרטיס אשראי עד תאריך המעבר, ותקנו הבדלים לפני שמעבירים משהו (פרסום 583 אומר להתאים את חשבון העו״ש בכל חודש).
3. טוענים יתרות או היסטוריה, לא את שניהם. יתרות פתיחה כבר כוללות את השפעת ההכנסות וההוצאות הקודמות, ולכן טעינת עסקאות ישנות מעליהן סופרת אותן פעמיים. אם עוברים באמצע שנה עם יתרות בלבד, דוח הרווח וההפסד של התוכנה מתחיל בתאריך הזה, ולכן שמרו את סכומי תחילת השנה עד היום מהגיליון: הדוח צריך את שניהם. אם טוענים את ההכנסות וההוצאות מתחילת השנה, התוכנה כבר מחזיקה אותן ואין להוסיף אותן שוב. על יתרות פתיחה, ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור.
4. מזינים חשבוניות וחשבונות שלא שולמו פעם אחת. בשיטת מזומן, הכנסה נספרת כשמקבלים אותה, ובשיטת צבירה כשהיא נצברת (פרסום 538). בספרי צבירה, הזינו כל חשבונית או חשבון שלא שולמו כפריט פתוח מול יתרות הפתיחה, כך שלא נוספת מכירה או הוצאה חדשה, ורשמו את התשלום מולו. בספרי מזומן, נהלו רשימה של פריטים שלא שולמו ורשמו כל אחד כשהוא משולם. בשני המקרים, פריט שהגיליון כבר ספר אסור לספור שוב. ראו מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע השנה לרישומי הפתיחה.
5. משווים סכומים. התאימו את יתרות הפתיחה בתוכנה לנתוני הסגירה בגיליון בתאריך המעבר. בסוף השנה, חברו רק תקופות שלא חופפות: הגיליון עד תאריך המעבר ועוד התוכנה אחריו (אלא אם התוכנה כבר מחזיקה את החודשים הקודמים), והתאימו את התוצאה לדוח.
6. שומרים את המקור בלי לגעת בו. בביקורת, IRS אמר שקובץ שנבנה מחדש על ידי הזנה חוזרת של עסקאות אינו ספרי הרישום הראשוני (שאלות נפוצות של IRS, תשובה 10). לכן שמרו את הגיליון לקריאה בלבד, בפורמט שעדיין אפשר לפתוח ולעבד, גם אחרי שהתוכנה מחזיקה את אותה היסטוריה.

מה IRS מבקש כשהספרים אלקטרוניים, וכמה זמן שומרים כל גרסה?

IRS מבקש את הספרים האלקטרוניים עצמם, לא רק הדפסות, ושומרים אותם לפחות עד שהזמן שבו IRS יכול לקבוע מס נוסף על כל דוח פג. השאלות הנפוצות של IRS נכתבו עבור תוכנות הנהלת חשבונות. הן אומרות שבוחנים מבקשים את הקבצים האלקטרוניים בתחילת הביקורת, בבקשה בכתב, ויכולים לבדוק עסקאות שנוצרו או שונו בשנה הנבדקת. Revenue Procedure 98-25 דורש לשמור רישומים אלקטרוניים כל הזמן הזה, להעמיד אותם לרשות IRS לפי בקשה ולוודא שאפשר לעבד אותם. תיעוד המערכת חייב לכלול שינויים ותאריכיהם, והוא ממליץ על עותקי גיבוי שמורים בצורה מאובטחת. אף מקור לא קובע כמה גרסאות לשמור. עותקים עם תאריך בסוף כל חודש ובסוף כל שנה הם דרך פשוטה להראות מה השתנה ומתי.

כמה זמן שומרים כל סוג של רישום, ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים ונושא 305.

מה למסור לרואה החשבון אם הספרים שלי בגיליון אלקטרוני?

מסרו את קובץ העבודה, לא הדפסה, עם כל מה שמופיע תחת “קודם אוספים”, ובנוסף:

• העותקים עם תאריך של חודשים סגורים, והערה על כל חודש שעדיין לא הותאם;
• דפי חשבון של הלוואות וחשבוניות של נכסים שנקנו;
• הפקדות ומשיכות של בעלים, בנפרד מהכנסות והוצאות;
• הערה של עמוד אחד שמסבירה מה כל עמודה וכל קוד אומרים (Revenue Procedure 98-25 מבקש מפתח חשבונות ותיאורי חשבונות).

לשגרה פשוטה, ראו שמירת רישומים לעצמאים.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד ובדולרים אמריקאיים.

יועצת עם שנה יציבה ופשוטה

יועצת מחייבת ⁦$90,000⁩ בשנה, עם כ-⁠40 עסקאות בחודש. היא מנהלת שורה אחת לכל עסקה עם הפניה למסמך, מתאימה לבנק בכל חודש ושומרת עותק עם תאריך בסוף החודש. הגיליון הזה יכול לעמוד בתקן של IRS. ביום שמלווה מבקש ממנה דוח רווח והפסד ומאזן, יש לה רק את הראשון, והיא צריכה להוסיף נכסים, התחייבויות והפקדות ומשיכות שלה עצמה.

LLC של גינון עם שני עובדים

LLC של גינון עם הכנסות של ⁦$180,000⁩ משלמת לשני עובדים ולקבלן משנה של צוות ⁦$6,000⁩ בשיק. היא חייבת לשמור רישומי שכר, ניכוי במקור והפקדות לפחות 4 שנים. טפסי 941 שלה צריכים להתאים לטפסים ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩, ואם קבלן המשנה אינו חברה (גם LLC שמחויבת במס כחברה נחשבת), היא מסכמת את התשלומים אליו לטופס ⁦1099-NEC⁩. גיליון אחד של מכירות והוצאות לא מחזיק שום דבר מזה. הבעלים צריך לבנות ולבדוק את הבקרות בעצמו, או להעביר את רישומי השכר והקבלנים לתוכנה.

מוכרת אונליין של מוצרי יצירה

מוכרת עם מכירות של ⁦$40,000⁩ ב-⁠600 הזמנות קונה מלאי. אם היא מנהלת מלאי, היא סופרת אותו בסוף השנה ומחשבת את עלות המכר: מלאי פתיחה של ⁦$3,000⁩ ועוד רכישות של ⁦$14,000⁩ פחות מלאי סגירה של ⁦$4,000⁩ נותנים ⁦$13,000⁩. ייתכן שהיא עומדת בהגדרה של נישום עסק קטן ובוחרת שלא לנהל מלאי, אבל עדיין חייבת לפעול לפי אחד משני טיפולים מקובלים: מלאי כציוד מתכלה שאינו אגבי, או לפי הספרים והרישומים שלה. גיליון עם מכירות והוצאות וללא רישומי רכישה וספירה לא תומך באף אחת מהבחירות.

המצב שלכם שונה?

• מלווה, קונה או משקיע רוצים דוח רווח והפסד ומאזן, והגיליון שלכם לא יכול להפיק אותם: ראו הוכחת הכנסה למלווה וניקוי הספרים לפני גיוס כספים. השאלה אם אפשר לבנות את הגיליון מחדש לספרים מותאמים שייכת לעזרה בהנהלת חשבונות.
• קיבלתם מכתב מ-⁠IRS שמבקש רישומים: הקובץ האלקטרוני, ההתאמות שלו והיסטוריית השינויים שלו נכנסים לתמונה. ראו קנסות על אי-שמירה של רישומים עסקיים. מענה בנוגע לדוח עצמו הוא עניין לאיש מקצוע במסים. השאלה אם הספרים שמאחוריו מותאמים שייכת לעזרה בהנהלת חשבונות.
• חודשים של פעילות בנק לא נרשמו מעולם: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור ובנייה מחדש של הספרים מדפי חשבון בנק, ואז עזרה בהנהלת חשבונות כדי לעבור לתוכנה בלי פער בגבול השנה.
• שותפי בעלות מחלקים הכנסה, או שחשבון אחד מערבב כסף פרטי ועסקי: ראו תיקון ערבוב בין כספים עסקיים לפרטיים ותשלומים מובטחים מול משיכות שותפים. קובץ משותף גם צריך עזרה בהנהלת חשבונות להקמת חשבונות לבעלים.
• יש לכם עובדים או קבלנים, או שאתם מוכרים מלאי, והכול בגיליון אחד: ראו הקמת מערכת שכר ומלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים. מס שכר שנוכה ולא הועבר יכול להגיע אישית לבעלים ולנושאי משרה. ראו קנס אחריות אישית על מס שכר שלא הועבר. להכניס רישומי שכר, קבלנים ומלאי לספרים שמתאימים לטפסי 941, ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩ ולעלות המכר זו עבודה לעזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מנהלים חברה, או שהיא בבעלות מחו״ל: ראו הקמת הנהלת חשבונות לחברת S והנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה. חשבונות בעלים והמאזן הם שאלה לעזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם נכס להשכרה: ראו הנהלת חשבונות לנכס להשכרה, גיליון אלקטרוני או תוכנה.
• אתם בעלים יחיד עם שנה פשוטה: ראו שמירת רישומים לעצמאים ולנהל את הספרים בעצמכם או להעסיק איש מקצוע להנהלת חשבונות.
• בחירת השיטה משפיעה על המספרים: ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.