Contabilidad en una hoja de cálculo: cuándo deja de funcionar

¿Puedo llevar mi contabilidad en una hoja de cálculo?

Sí. El IRS le deja elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos, y la ley no exige un tipo especial de registros salvo en pocos casos (IRS: registros contables). El reglamento pide libros o registros permanentes que basten para establecer el ingreso bruto, las deducciones y los créditos (26 CFR 1.6001-1). Una hoja de cálculo puede cumplir ese estándar si coincide con la declaración, se puede rastrear hasta los documentos de origen y se concilia con el banco cada mes (cada asiento se compara línea por línea con el estado de cuenta bancario), como aconseja el IRS. La Publication 583 agrega pruebas para los registros computarizados, y una hoja simple quizá no las cumpla sin trabajo adicional. Ni esa publicación ni el Revenue Procedure 98-25 mencionan las hojas de cálculo, pero el revenue procedure abarca cualquier sistema que procese registros por medios que no sean manuales, incluido un sistema de microcomputadora independiente. Tome esas pruebas como el estándar para una hoja que contiene toda su contabilidad.

Una hoja de cálculo es menos confiable cuando:

• nadie la concilia con los estados de cuenta bancarios cada mes;
• cualquiera que tenga el archivo puede cambiar meses cerrados sin dejar rastro;
• usted tiene empleados, paga a contratistas o revende mercancía;
• un prestamista, un inversionista, un copropietario o el IRS tiene que confiar en ella;
• hay meses de movimientos bancarios que nunca se registraron.

Si se cumplen varios de estos puntos, o hay meses sin registrar, lo común es reconstruir la hoja en una contabilidad conciliada en lugar de parcharla; la última sección indica adónde va cada caso.

Reúna primero: los estados de cuenta de todas las cuentas bancarias y de tarjeta del año; la hoja de cálculo y todas sus copias anteriores; facturas y recibos; la última declaración presentada; y los registros de nómina y de contratistas, si los hay.

¿Qué deben mostrar los registros de mi hoja de cálculo y qué documentos los acompañan?

La contabilidad debe mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos, y cada asiento necesita un documento de origen que lo respalde. La Publication 583 dice que los libros resumen sus transacciones, y que los comprobantes de venta, las facturas pagadas, las facturas, los recibos, las boletas de depósito y los cheques cancelados contienen la información que alimenta esos libros. Para compras y gastos, el IRS indica que los documentos deben identificar a quien recibió el pago, el monto, la prueba del pago, la fecha y lo que se compró (IRS: qué tipo de registros).

Mantenga una cuenta bancaria del negocio separada de la personal, y anote el origen de cada depósito: ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583). Un registro preparado en computadora cuenta como registro escrito para los gastos de viaje, de automóvil y de regalos, pero conviene anotarlos en el momento o poco después de que ocurran (Publication 463). Si conserva escaneos o fotos en lugar de papel, el sistema de almacenamiento electrónico debe indexarlos, guardarlos y reproducirlos de forma legible, y el papel solo puede destruirse después de comprobar que el sistema cumple los requisitos del IRS (Publication 583, registros electrónicos).

Partida simple o partida doble: ¿qué hace bien una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo maneja bien la partida simple, porque ese sistema solo registra el flujo de ingresos y gastos. La Publication 583 la describe como la más sencilla de mantener y advierte que puede no servirle a todos. La partida doble registra cada transacción dos veces, como un débito en una cuenta y un crédito en otra, y el IRS dice que tiene controles y contrapesos integrados.

¿Qué le falta a una hoja de cálculo que un examinador o un prestamista buscan?

A una hoja de cálculo simple suelen faltarle los controles, la descripción escrita y el rastro de auditoría que el IRS enumera para los registros computarizados. La Publication 583 dice que los registros computarizados deben conciliarse con sus libros y su declaración e identificar los documentos de origen, y que su documentación debe mostrar controles que impidan agregar, alterar o eliminar datos sin autorización. El Revenue Procedure 98-25 da el detalle.

El revenue procedure abarca los registros llevados por medios que no son manuales. Para un negocio pequeño se aplica, por ejemplo, cuando parte de la información requerida existe solo en registros electrónicos. Ninguno de los dos textos menciona las hojas de cálculo, así que decidir si una hoja concreta queda cubierta le corresponde a un contador público, y una hoja que contiene toda su contabilidad es el caso con más probabilidad de estarlo.

Si un contribuyente no cumple con el revenue procedure, el IRS puede emitir un Notice of Inadequate Records (aviso de registros inadecuados) conforme a 26 CFR 1.6001-1(d), y el revenue procedure (sección 12) incluye la multa por precisión entre las consecuencias. Vea multas por no llevar registros del negocio. Importar movimientos bancarios a una hoja no la concilia; vea las conexiones bancarias no son conciliación.

¿Cómo preparo una hoja de cálculo que cumpla el estándar?

Use una fila por transacción, concilie cada mes y guarde copias con fecha de los meses cerrados. Cada fila necesita la fecha, el nombre de quien recibió el pago o del cliente, y el monto; una categoría que corresponda a una línea de la declaración; la cuenta de la que se pagó o en la que se depositó; una referencia al documento, como un número de factura o el nombre del archivo; el propósito comercial, en el caso de los gastos; y una marca que indique con qué mes de estado de cuenta se concilió.

Cada mes, compare cada cuenta con el saldo de su estado de cuenta, guarde una copia con fecha de solo lectura y anote en una pestaña de notas cualquier cambio de fórmula o de columna. Algunos programas de hoja de cálculo guardan un historial de versiones o permiten bloquear celdas. Ningún documento del IRS dice si eso cumple la prueba de controles, así que tómelo como una ayuda y conserve también las copias con fecha.

¿Vale la pena el software si ya tengo un contador?

El software puede aportar algunos controles que una hoja simple no tiene, pero contar con un contador no cambia el estándar: el IRS dice que los contribuyentes son responsables de llevar los libros y registros que respaldan sus declaraciones (Preguntas frecuentes del IRS, respuesta 8). Esos controles son cuentas que deben cuadrar, estados financieros y un archivo de respaldo que sea una copia exacta de los libros de entrada original (los registros tal como se capturaron por primera vez). Las pruebas de la Publication 583 para registros computarizados siguen aplicándole, y el software no concilia el banco por usted. El IRS dice que puede comprobar la integridad de ese archivo, pero no puede probar de manera adecuada registros ya convertidos de un software a hojas de cálculo (Preguntas frecuentes del IRS, respuesta 11).

Un contador puede preparar una declaración a partir de una hoja de cálculo que concilie con el banco. Una que no concilie normalmente debe reconstruirse primero; vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios. Para saber qué debe hacer una aplicación, vea una aplicación de contabilidad para el Schedule C.

¿Cuándo obligan a pasar a un software el inventario, la nómina o los formularios de contratistas?

Ninguna regla exige un software para ninguno de ellos. Cada uno agrega registros que deben coincidir con una declaración, y una lista de ventas y gastos no tiene dónde ponerlos.

Los registros del impuesto sobre las ventas siguen las reglas de cada estado; vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas. Para la puesta en marcha, vea cómo configurar la nómina, a qué contratistas corresponde un formulario de impuestos y inventario o suministros para vendedores pequeños.

¿Cuándo un prestamista, un inversionista, un copropietario o un contador hacen que una hoja de cálculo deje de funcionar?

Deja de funcionar cuando no puede producir lo que necesita el otro lector; la confianza de terceros eleva el nivel exigido, pero por sí sola no obliga a usar un software. La Publication 583 dice que los libros deben producir estados financieros que ayuden en el trato con un banco o con acreedores: un estado de resultados, que muestra los ingresos y gastos de un período, y un balance general, que muestra los activos, los pasivos y su patrimonio en una fecha.

¿Cómo paso de una hoja de cálculo a un software sin perder el historial ni contar ingresos dos veces?

Elija una sola fecha de cambio, concilie la hoja de cálculo hasta esa fecha, traslade los saldos iniciales o las transacciones anteriores, pero no ambos, y conserve el archivo original. Si cambia entre dos programas a mitad de año, vea cómo cambiar de software contable a mitad de año.

1. Elija la fecha. La hoja de cálculo termina el día anterior al inicio del software, de modo que no haya huecos ni traslapes. Lo más limpio es el primer día de un año fiscal.
2. Concilie primero. Compare la hoja de cálculo con cada estado de cuenta bancario y de tarjeta hasta la fecha de cambio, y corrija las diferencias antes de trasladar nada (la Publication 583 indica conciliar la cuenta de cheques cada mes).
3. Cargue saldos o historial, no ambos. Los saldos iniciales ya contienen el efecto de los ingresos y gastos anteriores, así que cargar además las transacciones antiguas los cuenta dos veces. Si cambia a mitad de año solo con saldos, el estado de resultados del software empieza en esa fecha; conserve entonces los totales acumulados del año de la hoja de cálculo, porque la declaración necesita ambos. Si carga los ingresos y gastos anteriores del año, el software ya los tiene; no los agregue otra vez. Sobre los saldos iniciales, vea saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde.
4. Registre las facturas y cuentas por pagar pendientes una sola vez. Con el método de efectivo, el ingreso cuenta cuando lo recibe; con un método de acumulación, cuenta cuando se gana (Publication 538). En una contabilidad de acumulación, registre cada factura o cuenta pendiente como una partida abierta frente a los saldos iniciales, de modo que no genere una venta ni un gasto nuevos, y registre su pago contra esa partida. En una contabilidad de efectivo, lleve una lista de las partidas pendientes y registre cada una cuando se pague. En ambos casos, una partida que la hoja de cálculo ya contó no debe contarse otra vez; para los asientos iniciales, vea cómo cambiar de software contable a mitad de año.
5. Compare los totales. Haga coincidir los saldos iniciales del software con las cifras de cierre de la hoja de cálculo en la fecha de cambio. Al cierre del año, combine solo períodos que no se traslapen: la hoja de cálculo hasta la fecha de cambio más el software a partir de ella (salvo que el software ya tenga los meses anteriores), y concilie el resultado con la declaración.
6. Conserve el original sin tocarlo. En un examen, el IRS ha dicho que un archivo reconstruido al volver a capturar las transacciones no es el libro de entrada original (Preguntas frecuentes del IRS, respuesta 10). Por eso guarde la hoja de cálculo en modo de solo lectura, en un formato que todavía pueda abrir y procesar, aun cuando el software ya contenga el mismo historial.

¿Qué pide el IRS cuando la contabilidad es electrónica y cuánto tiempo conservo cada versión?

El IRS pide los libros electrónicos mismos, no solo copias impresas, y usted debe conservarlos al menos hasta que venza el plazo que tiene el IRS para determinar impuesto adicional sobre cada declaración. Las preguntas frecuentes del IRS están escritas para el software contable. Indican que los examinadores piden los archivos electrónicos al comienzo de un examen, mediante una solicitud escrita, y pueden revisar las transacciones creadas o modificadas durante el año examinado. El Revenue Procedure 98-25 exige conservar los registros electrónicos por ese tiempo, tenerlos disponibles cuando se soliciten y poder procesarlos. La documentación de su sistema debe incluir los cambios y sus fechas, y recomienda guardar copias de respaldo de forma segura. Ninguna fuente fija un número de versiones por guardar. Las copias con fecha de cada cierre de mes y de año son una forma sencilla de mostrar qué cambió y cuándo.

Para saber cuánto tiempo conservar cada tipo de registro, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio y el Topic no. 305.

¿Qué le entrego a mi contador si mi contabilidad está en una hoja de cálculo?

Entregue el archivo de trabajo, no una copia impresa, con todo lo indicado en «Reúna primero», además de:

• las copias con fecha de los meses cerrados y una nota de los meses que aún no se concilian;
• los estados de cuenta de préstamos y las facturas de los activos comprados;
• los aportes y retiros del propietario, separados de los ingresos y gastos;
• una nota de una página que explique qué significa cada columna y cada código (el Revenue Procedure 98-25 pide un catálogo de cuentas y descripciones de las cuentas).

Para una rutina sencilla, vea cómo llevar registros si es trabajador independiente.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una consultora con un año estable y sencillo

Una consultora factura $90,000 al año, con unas 40 transacciones por mes. Lleva una fila por transacción con una referencia al documento, concilia con el banco cada mes y guarda una copia con fecha al cierre del mes. Esa hoja de cálculo puede cumplir el estándar del IRS. El día en que un prestamista le pida un estado de resultados y un balance general, solo tiene el primero, y debe agregar los activos, los pasivos y sus propios aportes y retiros.

Una LLC de jardinería con dos empleados

Una LLC de jardinería con $180,000 de ingresos paga a dos empleados y le paga $6,000 con cheque a un subcontratista de su cuadrilla. Debe conservar los registros de salarios, retenciones y depósitos por al menos 4 años. Sus Forms 941 deben coincidir con los Forms W-2 y W-3, y si el subcontratista no es una corporación (una LLC que tributa como corporación cuenta como tal), debe sumar los pagos a ese subcontratista para un Form 1099-NEC. Una sola hoja de ventas y gastos no contiene nada de eso. El propietario debe crear y probar los controles, o pasar la nómina y los registros de contratistas a un software.

Una vendedora de artesanías en línea

Una vendedora tiene $40,000 en ventas repartidas en 600 pedidos y compra mercancía. Si lleva inventario, cuenta la mercancía al cierre del año y calcula el costo de los bienes vendidos: $3,000 de inventario inicial más $14,000 de compras menos $4,000 de inventario final dan $13,000. Puede calificar como contribuyente de pequeño negocio y optar por no llevar inventario, pero aun así debe seguir uno de dos tratamientos aceptados: la mercancía como suministros no incidentales, o sus libros y registros. Una hoja con ventas y gastos, sin registros de compras ni de conteo, no respalda ninguna de las dos opciones.

¿Su caso es distinto?

• Un prestamista, comprador o inversionista quiere un estado de resultados y un balance general, y su hoja de cálculo no puede producirlos: vea cómo demostrar ingresos ante un prestamista y cómo ordenar su contabilidad antes de buscar financiamiento. Si la hoja se puede reconstruir en una contabilidad conciliada es una pregunta para la ayuda con la contabilidad.
• Usted recibió una carta del IRS que pide registros: entran en juego el archivo electrónico, sus conciliaciones y su historial de cambios. Vea multas por no llevar registros del negocio. Responder sobre la declaración misma es un asunto para un profesional de impuestos; si la contabilidad que la respalda concilia es una pregunta para la ayuda con la contabilidad.
• Pasaron meses de movimientos bancarios sin registrarse: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios, y luego la ayuda con la contabilidad para pasar a un software sin huecos en el límite del año.
• Los copropietarios se reparten los ingresos, o una misma cuenta mezcla dinero personal y del negocio: vea cómo corregir la mezcla de fondos personales y del negocio y pagos garantizados frente a retiros de los socios; un archivo compartido también requiere la ayuda con la contabilidad para crear las cuentas de los propietarios.
• Usted tiene empleados o contratistas, o revende mercancía, y todo está en una sola hoja: vea cómo configurar la nómina y inventario o suministros para vendedores pequeños. El impuesto de nómina retenido y no pagado puede recaer personalmente en propietarios y ejecutivos: vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso. Lograr que los registros de nómina, de contratistas y de mercancía queden en una contabilidad que coincida con los Forms 941, W-2, 1099-NEC y con el costo de los bienes vendidos es un trabajo para la ayuda con la contabilidad.
• Usted dirige una corporación, o su propiedad es del extranjero: vea configuración de la contabilidad de una corporación S y contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera; las cuentas de los propietarios y el balance general son una pregunta para la ayuda con la contabilidad.
• Usted tiene propiedades de alquiler: vea contabilidad de propiedades de alquiler: hoja de cálculo o software.
• Usted es un propietario único con un año sencillo: vea cómo llevar registros si es trabajador independiente y cómo llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.
• Su elección de método afecta las cifras: vea método de efectivo o de acumulación para un pequeño negocio.