Para quem é
- Empresários individuais, sociedades e corporações dos EUA cuja escrituração contábil está em uma planilha
- Proprietários que decidem se devem migrar para um software de contabilidade
- Proprietários cujo banco, sócio, contador ou o IRS pediu a escrituração contábil
Não abordado aqui
- Qual software de contabilidade comprar
- Escrituração de imóveis alugados e a escolha entre regime de caixa e de competência
- Reconstrução de meses sem escrituração e valores de multas
- Por quanto tempo guardar cada tipo de registro
Posso fazer a escrituração contábil em uma planilha?
Sim. O IRS deixa você escolher qualquer sistema de registros que mostre com clareza suas receitas e despesas, e a lei não exige um tipo especial de registro, salvo em poucos casos (IRS: guarda de registros). A regulamentação pede livros ou registros permanentes suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1). Uma planilha pode atender a esse padrão se bater com a declaração, levar até os documentos de origem e for conciliada com o banco todo mês (cada lançamento conferido com o extrato bancário, linha por linha), como o IRS recomenda. A Publication 583 acrescenta testes para registros em computador, e uma planilha simples pode não passar neles sem trabalho extra. Nem ela nem o Revenue Procedure 98-25 citam planilhas, mas o procedimento cobre qualquer sistema que processe registros por meios que não sejam manuais, inclusive um microcomputador isolado. Use esses testes como padrão para uma planilha que guarda toda a sua escrituração.
Uma planilha fica menos confiável quando:
- ninguém a concilia com os extratos bancários todo mês;
- qualquer pessoa com o arquivo pode alterar meses já fechados sem deixar rastro;
- você tem empregados, paga prestadores de serviços ou revende mercadorias;
- um banco, investidor, sócio ou o IRS precisa se apoiar nela;
- meses de movimentação bancária nunca foram registrados.
Se vários desses pontos se aplicam, ou se meses ficaram sem registro, a planilha costuma precisar ser refeita como escrituração conciliada, e não remendada. A última seção indica para onde vai cada caso.
Reúna antes: extratos de todas as contas bancárias e de cartão do ano; a planilha e todas as cópias antigas dela; faturas e recibos; a última declaração entregue; registros de folha de pagamento e de prestadores de serviços, se houver.
O que a minha planilha precisa mostrar, e quais documentos acompanham os registros?
A escrituração contábil precisa mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e cada lançamento precisa de um documento de origem. A Publication 583 diz que os livros resumem suas transações e que notas de venda, contas pagas, faturas, recibos, comprovantes de depósito e cheques compensados guardam as informações que alimentam esses livros. Nas compras e despesas, o IRS diz que os documentos devem identificar quem recebeu, o valor, a prova de pagamento, a data e o que foi comprado (IRS: quais registros guardar).
| Registro | Documentos de origem | O que cada linha da planilha deve permitir encontrar |
|---|---|---|
| Receita | Faturas, comprovantes de depósito, talões de recibo, comprovantes de cartão, Forms 1099-NEC e 1099-MISC | O documento e o depósito em que o valor entrou |
| Estoque comprado para revenda | Faturas, prova de pagamento | A fatura do fornecedor e o que foi comprado |
| Despesas | Faturas, recibos, extratos de contas, comprovantes de caixa pequeno | Quem recebeu, a data, a finalidade comercial e a forma de pagamento |
| Bens da empresa | Faturas de compra, demonstrativos de fechamento | Data de aquisição, custo, melhorias e depreciação já deduzida |
Mantenha uma conta bancária da empresa separada da pessoal e anote a origem de cada depósito: receita da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo (Publication 583). Um registro feito em computador vale como registro escrito para despesas de viagem, carro e presentes, mas você deve anotá-las na hora ou logo depois que acontecem (Publication 463). Se você guarda digitalizações ou fotos no lugar do papel, o sistema de armazenamento eletrônico precisa indexar, guardar e reproduzir os documentos de forma legível, e o papel só pode ser destruído depois que o sistema for testado e atender às exigências do IRS (Publication 583, registros eletrônicos).
Partida simples ou partida dobrada: o que uma planilha faz bem?
Uma planilha faz bem a partida simples, porque esse sistema registra apenas o fluxo de receitas e despesas. A Publication 583 a chama de a mais simples de manter e diz que pode não servir para todos. A partida dobrada registra cada transação duas vezes, como débito em uma conta e crédito em outra, e o IRS diz que ela tem verificações e contrapesos embutidos.
| Partida simples | Partida dobrada | |
|---|---|---|
| Registros | Receitas e despesas | Receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido |
| Gera | Uma demonstração do resultado | Uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial |
| Verificação de erros embutida | Nenhuma; você concilia com o banco | O total de débitos deve ser igual ao total de créditos |
| Em uma planilha | Uma linha por transação | É possível, mas você mesmo precisa montar as colunas de débito e crédito e a conferência de saldo |
O que falta em uma planilha e que um fiscal ou um banco procura?
Uma planilha simples costuma não ter os controles, a descrição escrita e a trilha de auditoria que o IRS lista para registros em computador. A Publication 583 diz que os registros em computador devem bater com seus livros e sua declaração e identificar os documentos de origem, e que a sua documentação deve mostrar controles contra inclusão, alteração ou exclusão não autorizada. O Revenue Procedure 98-25 traz os detalhes.
| O que o IRS procura | Onde isso está escrito | O que uma planilha solta costuma não ter |
|---|---|---|
| Totais por conta que batem com os livros e com a declaração | Rev. Proc. 98-25, seção 5; Publication 583 | Uma conferência mensal com cada extrato bancário e totais do fim do ano ligados às linhas da declaração |
| Detalhe de cada transação que identifique os documentos de origem | Rev. Proc. 98-25, seção 5; Publication 583 | Uma linha por transação com a referência do documento, e não lançamentos agrupados |
| Controles contra inclusão, alteração ou exclusão não autorizada | Rev. Proc. 98-25, seção 6; Publication 583 | Qualquer célula pode ser sobrescrita, uma linha apagada ou uma coluna reordenada, sem deixar registro |
| Uma descrição escrita: fluxo dos dados, controles, plano de contas (a lista de categorias em que você classifica os lançamentos) e alterações com data | Rev. Proc. 98-25, seção 6 | Uma nota dizendo o que cada coluna e cada código significam e quando uma fórmula mudou |
| Controles internos que um fiscal consiga avaliar | IRS FAQ, resposta 11 | Meses fechados bloqueados ou guardados em cópias datadas |
O procedimento cobre registros mantidos por meios que não sejam manuais. Para uma empresa menor, ele se aplica, por exemplo, quando parte das informações exigidas existe apenas em registros eletrônicos. Nenhum dos dois textos cita planilhas; por isso, saber se uma planilha específica está coberta é uma decisão do CPA (contador público habilitado), e uma planilha que guarda toda a sua escrituração é o caso mais provável.
Se o contribuinte não cumpre o procedimento, o IRS pode emitir um Notice of Inadequate Records (aviso de registros inadequados) com base no 26 CFR 1.6001-1(d), e o procedimento (seção 12) inclui a multa por imprecisão entre as consequências. Veja multas por não manter registros da empresa. Importar linhas do banco para uma planilha não equivale a conciliá-la; veja feed bancário não é conciliação.
Como montar uma planilha que atenda ao padrão?
Use uma linha por transação, confira todo mês e guarde cópias datadas dos meses fechados. Cada linha precisa da data, de quem recebeu ou pagou e do valor; de uma categoria ligada a uma linha da declaração; da conta de onde saiu o pagamento ou em que entrou o depósito; de uma referência ao documento, como o número da fatura ou o nome do arquivo; da finalidade comercial, no caso de despesas; e de uma marca que mostre com qual mês de extrato a linha foi conciliada.
Todo mês, confira o saldo de cada conta com o saldo do extrato, salve uma cópia datada somente para leitura e anote em uma aba de notas qualquer mudança de fórmula ou de coluna. Alguns programas de planilha guardam o histórico de versões ou permitem bloquear células. Nenhum dos documentos do IRS diz se isso atende ao teste de controles; por isso, trate o recurso como uma ajuda e guarde também as cópias datadas.
Vale a pena usar software se já tenho um contador?
Um software pode oferecer algumas verificações que uma planilha simples não tem, mas ter um contador não muda o padrão: o IRS diz que os contribuintes são responsáveis por manter os livros e registros que sustentam suas declarações (IRS FAQ, resposta 8). Essas verificações são contas que precisam fechar, extratos e um arquivo de backup que seja uma cópia exata dos livros de lançamento original (os registros como foram lançados pela primeira vez). Os testes da Publication 583 para registros em computador continuam valendo para ele, e ele não concilia o banco por você. O IRS diz que consegue testar a integridade desse arquivo, mas não consegue testar de forma adequada registros que já foram convertidos de um software para planilhas (IRS FAQ, resposta 11).
Um contador consegue preparar a declaração a partir de uma planilha que bate com o banco. Uma planilha que não bate costuma precisar ser refeita antes; veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários. Para saber o que um aplicativo precisa fazer, veja aplicativo de escrituração para o Schedule C.
Quando estoque, folha de pagamento ou formulários de prestadores obrigam a migrar para um software?
Nenhuma regra exige software em nenhum desses casos. Cada um acrescenta registros que precisam bater com uma declaração, e uma lista de vendas e despesas não tem lugar para isso.
| Gatilho | O que as regras exigem | O que a planilha precisa acrescentar |
|---|---|---|
| Mercadorias para revenda | Quando as mercadorias são um fator de geração de renda, em geral é necessário manter estoque, e as compras e vendas usam o regime de competência. Uma pequena empresa contribuinte, com receita bruta anual média dos três anos fiscais anteriores de $32.000.000 ou menos e que não seja um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal), pode optar por não manter estoque, mas ainda precisa usar um método que reflita com clareza a renda: tratar as mercadorias como materiais e suprimentos não incidentais, ou seguir o tratamento das suas demonstrações financeiras ou, se não houver, dos seus livros e registros (26 U.S.C. 471(c)). Se você mantém estoque, precisa avaliá-lo todo ano para apurar o custo das mercadorias vendidas, e mudar um método de estoque já existente exige entregar o Form 3115 (Publication 538; instruções do Schedule C) | Estoque inicial, compras, contagem no fim do ano e o cálculo do custo das mercadorias vendidas |
| Empregados | Guarde os registros de impostos sobre a folha por no mínimo quatro anos, e por mais tempo no caso de alguns créditos (Publication 583). Eles incluem nomes, endereços, números de Social Security, datas e valores de salários, Forms W-4, datas e valores dos depósitos e as declarações entregues (IRS: guarda de registros de impostos sobre a folha). Os Forms W-2 e W-3 (os informes anuais de salários) devem concordar com os Forms 941 (as declarações trimestrais de impostos sobre a folha), ou com o Form 944 para quem entrega uma vez por ano; se não concordarem, o IRS ou a Social Security Administration podem entrar em contato com você (Publication 15) | Conferências de retenção, depósito e conciliação que você mesmo monta e testa |
| Prestadores de serviços | O Form 1099-NEC (o informe anual de pagamentos a prestadores de serviços) vence em 31 de janeiro após o fim do ano para pagamentos por serviços de $2.000 ou mais a um mesmo beneficiário no ano fiscal, com exceções, como a maioria dos pagamentos a corporações e os pagamentos feitos com cartão, que a processadora do cartão informa no Form 1099-K (instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC; IRS: preciso entregar um Form 1099) | Um total anual para cada beneficiário, com nome, endereço e número de identificação fiscal (do Form W-9), separado das demais despesas |
Os registros de imposto sobre vendas seguem as regras de cada estado; veja entrega das declarações de imposto sobre vendas. Para a configuração, veja como configurar a folha de pagamento, quais prestadores recebem um formulário de imposto e estoque ou suprimentos para pequenos vendedores.
Quando um banco, investidor, sócio ou contador faz a planilha deixar de servir?
Ela deixa de servir quando não consegue entregar o que o outro leitor precisa; a dependência de terceiros eleva o nível de exigência, mas, por si só, não obriga a usar software. A Publication 583 diz que a escrituração deve gerar demonstrações financeiras que ajudem no trato com bancos e credores: uma demonstração do resultado, que mostra receitas e despesas de um período, e um balanço patrimonial, que mostra ativos, passivos e o seu patrimônio líquido em uma data.
| Leitor | O que ele pede | Por que uma planilha simples fica aquém |
|---|---|---|
| Banco | Em geral, uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial que batam com os extratos bancários e com as declarações entregues | Uma planilha de receitas e despesas é só a primeira demonstração; o balanço patrimonial precisa de ativos, passivos e patrimônio líquido. Veja como comprovar renda para um banco |
| Investidor ou comprador | As mesmas demonstrações de períodos passados | Os períodos fechados devem ficar congelados, com as alterações datadas. Veja como arrumar sua escrituração antes de captar investimento |
| Sócio | A parte de cada proprietário na renda e o que cada um pôs e retirou | Uma sociedade de pessoas entrega a cada sócio um Schedule K-1 e deve manter registros que sustentem a parte de cada sócio nos lucros, prejuízos e no capital (instruções do Form 1065). Várias pessoas editando um mesmo arquivo tornam os controles acima ainda mais importantes |
| A declaração de imposto de renda | Um balanço patrimonial (Schedule L) junto com a declaração de sociedade de pessoas ou de corporação, a menos que a declaração atenda aos testes de pequeno porte | O Schedule L precisa concordar com a escrituração (Form 1065, Form 1120-S e Form 1120 e suas instruções); uma planilha só com receitas e despesas não consegue preenchê-lo |
| O IRS | A escrituração, quando solicitada | Os registros devem estar disponíveis quando solicitados e poder ser processados (Rev. Proc. 98-25, seção 5) |
Como passar da planilha para um software sem perder o histórico nem contar renda duas vezes?
Escolha uma data de corte, concilie a planilha até essa data, traga os saldos iniciais ou as transações antigas, mas não os dois, e guarde o arquivo original. Para trocar de um programa para outro no meio do ano, veja como trocar de software de contabilidade no meio do ano.
- Escolha a data. A planilha termina no dia anterior ao início do software, sem lacuna e sem sobreposição. O primeiro dia de um ano fiscal é o mais limpo.
- Concilie primeiro. Confira a planilha com cada extrato bancário e de cartão até a data de corte e corrija as diferenças antes de migrar qualquer coisa (a Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês).
- Carregue saldos ou histórico, não os dois. Os saldos iniciais já contêm o efeito das receitas e despesas anteriores; carregar também as transações antigas as conta duas vezes. Se você migrar no meio do ano só com saldos, a demonstração do resultado do software começa nessa data; por isso, guarde os totais do ano até aquela data da planilha, porque a declaração precisa dos dois. Se você carregar as receitas e despesas anteriores do ano, o software já as tem; não as acrescente de novo. Para os saldos iniciais, veja saldos iniciais quando a escrituração começa tarde.
- Lance faturas e contas a pagar em aberto uma só vez. No regime de caixa, a renda conta quando você a recebe; no regime de competência, conta quando é ganha (Publication 538). Na escrituração por competência, lance cada fatura ou conta em aberto como um item pendente contra os saldos iniciais, de modo que não crie nova venda nem nova despesa, e registre o pagamento contra ele. Na escrituração por caixa, mantenha uma lista dos itens em aberto e registre cada um quando for pago. Em ambos os casos, um item que a planilha já contou não pode ser contado de novo; veja como trocar de software de contabilidade no meio do ano para os lançamentos de abertura.
- Compare os totais. Confira os saldos iniciais do software com os valores finais da planilha na data de corte. No fim do ano, some apenas períodos que não se sobrepõem: a planilha até a data de corte mais o software depois dela (a menos que o software já tenha os meses anteriores), e confira o resultado com a declaração.
- Mantenha o original intacto. Em uma auditoria, o IRS já disse que um arquivo refeito pela digitação de novo das transações não é o livro de lançamento original (IRS FAQ, resposta 10). Por isso, salve a planilha somente para leitura, em um formato que você ainda consiga abrir e processar, mesmo depois que o software tiver o mesmo histórico.
O que o IRS pede quando a escrituração é eletrônica, e por quanto tempo guardo cada versão?
O IRS pede os próprios livros eletrônicos, e não só impressões, e você os guarda pelo menos até acabar o prazo em que o IRS pode lançar mais imposto sobre cada declaração. O IRS FAQ foi escrito para software de contabilidade. Ele diz que os fiscais pedem os arquivos eletrônicos no início de uma auditoria, por solicitação escrita, e podem revisar transações criadas ou alteradas durante o ano auditado. O Revenue Procedure 98-25 exige que os registros eletrônicos sejam guardados por esse prazo, fiquem disponíveis quando solicitados e possam ser processados. A documentação do sistema deve incluir as alterações e suas datas, e o procedimento recomenda cópias de backup guardadas com segurança. Nenhuma fonte fixa um número de versões a salvar. Cópias datadas do fim de cada mês e do fim do ano são uma forma simples de mostrar o que mudou e quando.
Para saber por quanto tempo guardar cada tipo de registro, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa e o Topic no. 305.
O que entrego ao meu contador se a escrituração está em uma planilha?
Entregue o arquivo de trabalho, e não uma impressão, com tudo o que está em “Reúna antes”, mais:
- as cópias datadas dos meses fechados e uma nota sobre qualquer mês ainda não conciliado;
- extratos de empréstimos e faturas dos bens comprados;
- aportes e retiradas dos proprietários, separados das receitas e despesas;
- uma nota de uma página sobre o que cada coluna e cada código significam (o Revenue Procedure 98-25 pede um plano de contas e a descrição das contas).
Para uma rotina simples, veja guarda de registros para autônomos.
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.
Uma consultora com um ano simples e estável
Uma consultora fatura US$90.000 por ano, com cerca de 40 transações por mês. Ela mantém uma linha por transação com a referência do documento, concilia com o banco todo mês e salva uma cópia datada no fim de cada mês. Essa planilha pode atender ao padrão do IRS. No dia em que um banco pedir uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial, ela terá só a primeira e precisará acrescentar ativos, passivos e os próprios aportes e retiradas.
Uma LLC de paisagismo com dois empregados
Uma LLC (empresa de responsabilidade limitada) de paisagismo com US$180.000 de receita paga dois empregados e US$6.000 por cheque a um subcontratado da equipe. Ela precisa guardar os registros de salários, retenções e depósitos por no mínimo 4 anos. Os Forms 941 devem concordar com os Forms W-2 e W-3 e, se o subcontratado não for uma corporação (uma LLC tributada como corporação conta), ela soma os pagamentos a esse subcontratado para um Form 1099-NEC. Uma planilha única de vendas e despesas não guarda nada disso. O proprietário monta e testa as conferências ele mesmo, ou passa os registros de folha e de prestadores para um software.
Uma vendedora online de artesanato
Uma vendedora tem US$40.000 em vendas, em 600 pedidos, e compra mercadorias. Se mantiver estoque, ela conta as mercadorias no fim do ano e calcula o custo das mercadorias vendidas: US$3.000 de estoque inicial mais US$14.000 de compras menos US$4.000 de estoque final resultam em US$13.000. Ela pode se enquadrar como pequena empresa contribuinte e optar por não manter estoque, mas ainda precisa seguir um dos dois tratamentos aceitos: as mercadorias como suprimentos não incidentais, ou seus livros e registros. Uma planilha com vendas e despesas e sem registros de compras e de contagem não sustenta nenhuma das duas escolhas.
E no seu caso?
- Um banco, comprador ou investidor quer uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial, e a sua planilha não os produz: veja como comprovar renda para um banco e como arrumar sua escrituração antes de captar investimento. Saber se a planilha pode ser refeita como escrituração conciliada é assunto para a ajuda com escrituração contábil.
- Você recebeu uma carta do IRS pedindo registros: entram em jogo o arquivo eletrônico, suas conciliações e o histórico de alterações. Veja multas por não manter registros da empresa. A resposta sobre a própria declaração é assunto para um profissional de impostos; saber se a escrituração por trás dela bate é assunto para a ajuda com escrituração contábil.
- Meses de movimentação bancária nunca foram registrados: veja como atualizar uma escrituração atrasada e como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários e, depois, a ajuda com escrituração contábil para migrar para um software sem lacuna na virada do ano.
- Sócios dividem a renda, ou uma conta mistura dinheiro pessoal e da empresa: veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal e pagamentos garantidos ou retiradas de sócios; um arquivo compartilhado também precisa de ajuda com escrituração contábil para configurar as contas dos proprietários.
- Você tem empregados ou prestadores de serviços, ou revende mercadorias, e tudo está em uma única planilha: veja como configurar a folha de pagamento e estoque ou suprimentos para pequenos vendedores. O imposto retido da folha e não recolhido pode alcançar proprietários e diretores pessoalmente: veja penalidade de recuperação de impostos retidos. Levar os registros de folha, de prestadores e de estoque para uma escrituração que bata com os Forms 941, W-2, 1099-NEC e com o custo das mercadorias vendidas é trabalho para a ajuda com escrituração contábil.
- Você tem uma corporação, ou ela pertence a alguém de fora dos EUA: veja configuração da escrituração de uma corporação S e escrituração de uma empresa americana de propriedade estrangeira; as contas dos proprietários e o balanço patrimonial são assunto para a ajuda com escrituração contábil.
- Você tem imóveis alugados: veja escrituração de imóveis alugados, planilha ou software.
- Você é proprietário único e tem um ano simples: veja guarda de registros para autônomos e fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
- A sua escolha de método afeta os números: veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Teste de receita bruta de estoque de pequena empresa Receita bruta média anual dos três anos fiscais anteriores, conforme a seção 448(c); outras condições se aplicam à exceção do método de estoque. | $32.000.000 Ano fiscal 2026 | IRS: Boletim do Internal Revenue 2025-45 Verificado |
| Guarda dos registros de impostos de emprego dos EUA Mínimo, contado a partir da data em que o imposto vence ou é pago, a que for posterior | Quatro anos | IRS: Publication 583, como abrir um negócio e manter registros Verificado |
| Limite de declaração do Form 1099-NEC para pagamentos feitos em 2026 Em geral, pagamentos de serviços declaráveis a um beneficiário durante 2026; a retenção de backup (backup withholding) pode exigir a entrega em qualquer valor | $2.000 Ano fiscal 2026 | IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa? Verificado |
Fontes primárias
- IRS: Publication 583, como abrir um negócio e manter registros
- IRS: guarda de registros
- IRS: quais registros guardar
- IRS: Topic no. 305, guarda de registros
- 26 CFR 1.6001-1, registros
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: uso de registros de software de contabilidade eletrônico, perguntas frequentes
- IRS: Publication 538, períodos e métodos contábeis
- IRS: instruções do Schedule C (Form 1040)
- IRS: Publication 463, despesas de viagem, presentes e carro
- IRS: guarda de registros de impostos sobre a folha
- IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC
- IRS: Publication 15, guia de impostos do empregador
- IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa?
- IRS: instruções do Form 1065
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 (Revenue Procedure 2025-32)
- 26 U.S.C. 471, regra geral para estoques
- IRS: Form 1065, declaração de imposto de renda de sociedade de pessoas dos EUA
- IRS: Form 1120-S, declaração de imposto de renda de corporação S dos EUA
- IRS: Form 1120, declaração de imposto de renda de corporação dos EUA
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
Alterações no original em inglês
- : Primeira publicação.