Buchhaltung in einer Tabelle: Wann sie nicht mehr reicht

Kann ich meine Buchhaltung in einer Tabelle führen?

Ja. Der IRS lässt Ihnen die Wahl des Systems, solange es Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und das Gesetz verlangt außer in wenigen Fällen keine besondere Art von Unterlagen (IRS: Recordkeeping). Die Vorschrift verlangt dauerhafte Bücher oder Unterlagen, die ausreichen, um Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachzuweisen (26 CFR 1.6001-1). Eine Tabelle kann diesen Maßstab erfüllen, wenn sie zur Steuererklärung passt, auf Originalbelege zurückführbar ist und, wie der IRS rät, jeden Monat mit der Bank abgestimmt wird (jeder Eintrag wird Zeile für Zeile mit dem Kontoauszug verglichen). Publication 583 nennt zusätzliche Anforderungen an computergeführte Unterlagen, die eine einfache Tabelle ohne Mehraufwand womöglich nicht erfüllt. Weder die Publication noch Revenue Procedure 98-25 nennt Tabellen. Die Revenue Procedure erfasst aber jedes System, das Unterlagen nicht manuell verarbeitet, auch ein eigenständiges Mikrocomputersystem. Legen Sie diese Anforderungen als Maßstab an, wenn eine Tabelle Ihre einzige Buchhaltung ist.

Eine Tabelle wird weniger verlässlich, wenn:

• niemand sie jeden Monat mit den Kontoauszügen abstimmt;
• jeder, der die Datei hat, abgeschlossene Monate spurlos ändern kann;
• Sie Arbeitnehmer haben, Auftragnehmer bezahlen oder Waren weiterverkaufen;
• sich ein Kreditgeber, Investor, Miteigentümer oder der IRS auf sie verlassen muss;
• Monate an Kontobewegungen nie erfasst wurden.

Trifft mehreres davon zu oder fehlen ganze Monate, muss die Tabelle oft zu abgestimmten Büchern neu aufgebaut statt nur geflickt werden. Im letzten Abschnitt steht, wohin welcher Fall gehört.

Zuerst bereithalten: Kontoauszüge für jedes Bank- und Kartenkonto des Jahres; die Tabelle und jede ältere Kopie davon; Rechnungen und Belege; die zuletzt eingereichte Steuererklärung; Lohn- und Auftragnehmerunterlagen, falls vorhanden.

Was müssen meine Tabellenunterlagen zeigen, und welche Belege gehören dazu?

Die Bücher müssen Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, und hinter jedem Eintrag braucht es einen Beleg. Publication 583 sagt, dass die Bücher Ihre Geschäftsvorfälle zusammenfassen und dass Kassenbons, bezahlte Rechnungen, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege und eingelöste Schecks die Angaben enthalten, die in die Bücher einfließen. Für Einkäufe und Ausgaben sollen die Belege laut IRS den Zahlungsempfänger, den Betrag, den Zahlungsnachweis, das Datum und den Kaufgegenstand erkennen lassen (IRS: Welche Unterlagen aufbewahren).

Führen Sie ein Geschäftskonto getrennt vom privaten Konto, und vermerken Sie bei jeder Einzahlung, ob sie aus Geschäftseinkünften, privaten Mitteln oder einem Darlehen stammt (Publication 583). Eine am Computer erstellte Aufzeichnung gilt für Reise-, Fahrzeug- und Geschenkkosten als schriftlich, Sie sollten diese Kosten aber zum Zeitpunkt des Anfalls oder zeitnah erfassen (Publication 463). Bewahren Sie statt Papier Scans oder Fotos auf, muss das elektronische Ablagesystem sie ordnen, speichern und lesbar wiedergeben können. Das Papier darf erst vernichtet werden, nachdem das System auf die Anforderungen des IRS geprüft wurde (Publication 583, Electronic records).

Einfache oder doppelte Buchführung: Was kann eine Tabelle gut?

Eine Tabelle kann die einfache Buchführung gut, denn dieses System erfasst nur den Fluss von Einnahmen und Ausgaben. Publication 583 nennt sie das am einfachsten zu führende System und sagt, es passe möglicherweise nicht für jeden. Die doppelte Buchführung erfasst jeden Geschäftsvorfall zweimal, als Soll auf einem Konto und als Haben auf einem anderen. Laut IRS hat sie eingebaute Kontrollen und Gegenprüfungen.

Was fehlt einer Tabelle, wonach ein Prüfer oder Kreditgeber sucht?

Einer einfachen Tabelle fehlen oft die Kontrollen, die schriftliche Beschreibung und der Prüfpfad, die der IRS für computergeführte Unterlagen aufführt. Publication 583 sagt, computergeführte Unterlagen müssten mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen und die Quellbelege erkennen lassen. Ihre Dokumentation müsse außerdem Kontrollen belegen, die unbefugtes Hinzufügen, Ändern oder Löschen verhindern. Revenue Procedure 98-25 regelt die Einzelheiten.

Die Revenue Procedure gilt für Unterlagen, die nicht manuell geführt werden. Für ein kleineres Unternehmen greift sie zum Beispiel, wenn ein Teil der verlangten Angaben nur in elektronischen Unterlagen steht. Keiner der beiden Texte nennt Tabellen. Ob eine bestimmte Tabelle darunter fällt, entscheidet ein CPA, und eine Tabelle, die Ihre einzige Buchhaltung ist, ist der Fall, in dem es am ehesten zutrifft.

Hält sich ein Steuerpflichtiger nicht an die Revenue Procedure, kann der IRS eine Notice of Inadequate Records nach 26 CFR 1.6001-1(d) ausstellen, und die Revenue Procedure (Abschnitt 12) nennt den Strafzuschlag wegen unrichtiger Angaben unter den Folgen. Siehe Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen. Wer Bankzeilen in eine Tabelle importiert, hat sie damit nicht abgestimmt; siehe Bankanbindungen ersetzen keine Abstimmung.

Wie richte ich eine Tabelle ein, die den Maßstab erfüllt?

Legen Sie eine Zeile pro Geschäftsvorfall an, stimmen Sie jeden Monat ab und bewahren Sie datierte Kopien abgeschlossener Monate auf. Jede Zeile braucht das Datum, den Zahlungsempfänger oder Kunden und den Betrag; eine Kategorie, die einer Zeile der Steuererklärung zugeordnet ist; das Konto, von dem bezahlt oder auf das eingezahlt wurde; einen Belegverweis wie eine Rechnungsnummer oder einen Dateinamen; bei Ausgaben den geschäftlichen Zweck; und eine Markierung, mit welchem Kontoauszugsmonat die Zeile abgestimmt wurde.

Gleichen Sie jeden Monat jedes Konto mit dem Saldo des Kontoauszugs ab, speichern Sie eine schreibgeschützte datierte Kopie und vermerken Sie jede Änderung an Formeln oder Spalten auf einem Notizblatt. Manche Tabellenprogramme führen einen Versionsverlauf oder erlauben das Sperren von Zellen. Keines der beiden IRS-Dokumente sagt, ob das den Kontrolltest erfüllt. Betrachten Sie es deshalb als Hilfe und bewahren Sie zusätzlich die datierten Kopien auf.

Lohnt sich Software, wenn ich schon einen Buchhaltungsexperten habe?

Software kann einige Kontrollen liefern, die einer einfachen Tabelle fehlen, aber ein Buchhaltungsexperte ändert den Maßstab nicht: Laut IRS sind die Steuerpflichtigen selbst dafür verantwortlich, die Bücher und Unterlagen zu führen, die ihre Steuererklärungen belegen (IRS FAQ, Antwort 8). Diese Kontrollen sind Konten, die aufgehen müssen, Abrechnungen und eine Sicherungsdatei, die eine exakte Kopie der Grundbuchungen ist (der Unterlagen in der Form, wie sie zuerst erfasst wurden). Die Anforderungen aus Publication 583 an computergeführte Unterlagen gelten dafür weiterhin, und die Software stimmt die Bank nicht für Sie ab. Der IRS sagt, er könne die Integrität dieser Datei prüfen, aber Unterlagen, die schon aus Software in Tabellen umgewandelt wurden, nicht ausreichend testen (IRS FAQ, Antwort 11).

Ein Buchhaltungsexperte kann aus einer Tabelle, die mit der Bank übereinstimmt, eine Steuererklärung erstellen. Eine Tabelle, die das nicht tut, muss meist zuerst neu aufgebaut werden; siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Was eine App leisten muss, steht in Buchhaltungs-App für Schedule C.

Wann zwingen Warenbestand, Lohnabrechnung oder Auftragnehmer-Formulare zum Wechsel auf Software?

Keine Regel schreibt für diese Fälle Software vor. Jeder Fall bringt aber Unterlagen mit sich, die zu einer Steuererklärung passen müssen, und eine Liste aus Verkäufen und Ausgaben hat dafür keinen Platz.

Die Unterlagen zur Sales Tax folgen den Regeln des jeweiligen Bundesstaates; siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen. Zur Einrichtung siehe Lohnabrechnung einrichten, welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten und Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Händlern.

Wann macht ein Kreditgeber, Investor, Miteigentümer oder Buchhaltungsexperte eine Tabelle unbrauchbar?

Eine Tabelle reicht nicht mehr, wenn sie nicht liefern kann, was der andere Leser braucht. Dass sich Dritte darauf verlassen, erhöht die Anforderungen, verlangt aber für sich genommen keine Software. Publication 583 sagt, die Bücher sollten Abschlüsse hervorbringen, die im Umgang mit einer Bank oder Gläubigern helfen: eine Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen und Ausgaben eines Zeitraums zeigt, und eine Bilanz, die Vermögen, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu einem Stichtag zeigt.

Wie wechsle ich von der Tabelle zu Software, ohne Verlauf zu verlieren oder Einkommen doppelt zu zählen?

Wählen Sie einen Umstellungstag, stimmen Sie die Tabelle bis dahin ab, übernehmen Sie entweder Eröffnungssalden oder alte Buchungen, aber nicht beides, und bewahren Sie die Originaldatei auf. Zum Wechsel zwischen zwei Programmen mitten im Jahr siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

1. Tag festlegen. Die Tabelle endet am Tag vor dem Start der Software, sodass weder eine Lücke noch eine Überschneidung entsteht. Am saubersten ist der erste Tag eines Steuerjahres.
2. Zuerst abstimmen. Gleichen Sie die Tabelle bis zum Umstellungstag mit jedem Bank- und Kartenauszug ab und beheben Sie Abweichungen, bevor Sie etwas übernehmen (Publication 583 sagt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen).
3. Salden oder Verlauf übernehmen, nicht beides. Eröffnungssalden enthalten bereits die Wirkung früherer Einnahmen und Ausgaben. Laden Sie zusätzlich alte Buchungen, zählen Sie sie doppelt. Stellen Sie mitten im Jahr nur mit Salden um, beginnt die Gewinn- und Verlustrechnung der Software an diesem Tag. Bewahren Sie deshalb die Jahressummen der Tabelle bis zum Stichtag auf, denn die Steuererklärung braucht beide. Laden Sie die früheren Einnahmen und Ausgaben des Jahres, hat die Software sie schon. Fügen Sie sie nicht noch einmal hinzu. Zu Eröffnungssalden siehe Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt.
4. Unbezahlte Rechnungen einmal erfassen. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode zählen Einnahmen, wenn Sie sie erhalten, bei einer periodengerechten Methode, wenn sie erwirtschaftet sind (Publication 538). Erfassen Sie in der periodengerechten Buchhaltung jede unbezahlte Rechnung als offenen Posten gegen die Eröffnungssalden, damit kein neuer Verkauf und keine neue Ausgabe entsteht, und buchen Sie die Zahlung dagegen. Führen Sie in der Buchhaltung nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine Liste unbezahlter Posten und erfassen Sie jeden, wenn er bezahlt wird. In beiden Fällen darf ein Posten, den die Tabelle schon gezählt hat, nicht noch einmal gezählt werden; die Eröffnungsbuchungen stehen in Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.
5. Summen vergleichen. Gleichen Sie die Eröffnungssalden der Software am Umstellungstag mit den Schlusszahlen der Tabelle ab. Fassen Sie zum Jahresende nur Zeiträume zusammen, die sich nicht überschneiden: die Tabelle bis zum Umstellungstag plus die Software danach (es sei denn, die Software enthält die früheren Monate schon). Stimmen Sie das Ergebnis mit der Steuererklärung ab.
6. Das Original unangetastet lassen. Der IRS hat in einer Prüfung erklärt, eine Datei, die durch erneutes Eingeben von Geschäftsvorfällen neu aufgebaut wurde, seien nicht die Grundbuchungen (IRS FAQ, Antwort 10). Speichern Sie die Tabelle daher schreibgeschützt in einem Format, das Sie noch öffnen und verarbeiten können, auch wenn die Software denselben Verlauf enthält.

Was verlangt der IRS bei elektronischen Büchern, und wie lange bewahre ich jede Version auf?

Der IRS verlangt die elektronischen Bücher selbst, nicht nur Ausdrucke, und Sie bewahren sie mindestens so lange auf, bis die Frist abläuft, in der der IRS für die jeweilige Steuererklärung weitere Steuer festsetzen darf. Die IRS FAQ richtet sich an Buchhaltungssoftware. Sie sagt, Prüfer forderten die elektronischen Dateien früh in einer Prüfung schriftlich an und könnten Geschäftsvorfälle einsehen, die im geprüften Jahr angelegt oder geändert wurden. Revenue Procedure 98-25 verlangt, elektronische Unterlagen so lange aufzubewahren, auf Anforderung bereitzustellen und verarbeitbar zu halten. Die Systemdokumentation muss Änderungen mit ihren Daten enthalten, und die Revenue Procedure empfiehlt sicher aufbewahrte Sicherungskopien. Keine Quelle nennt eine Zahl aufzubewahrender Versionen. Datierte Kopien zum Monats- und Jahresende sind ein einfacher Weg, zu zeigen, was sich wann geändert hat.

Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren, steht in Geschäftsunterlagen: Aufbewahrungsfristen und Topic no. 305.

Was gebe ich meinem Buchhaltungsexperten, wenn meine Bücher in einer Tabelle liegen?

Geben Sie die Arbeitsdatei, keinen Ausdruck, mit allem unter „Zuerst bereithalten“ und zusätzlich:

• die datierten Kopien abgeschlossener Monate und einen Vermerk zu jedem Monat, der noch nicht abgestimmt ist;
• Darlehensabrechnungen und Rechnungen für gekauftes Anlagevermögen;
• Einlagen und Entnahmen der Eigentümer, getrennt von Einnahmen und Ausgaben;
• einen einseitigen Vermerk, was jede Spalte und jeder Code bedeutet (Revenue Procedure 98-25 verlangt einen Kontenplan und Kontenbeschreibungen).

Für eine einfache Routine siehe Unterlagen führen als Selbstständiger.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine Beraterin mit einem gleichmäßigen, einfachen Jahr

Eine Beraterin stellt im Jahr $90.000 in Rechnung, bei etwa 40 Geschäftsvorfällen im Monat. Sie führt eine Zeile pro Geschäftsvorfall mit Belegverweis, stimmt jeden Monat mit der Bank ab und speichert zum Monatsende eine datierte Kopie. Diese Tabelle kann den Maßstab des IRS erfüllen. An dem Tag, an dem ein Kreditgeber eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz verlangt, hat sie nur die erste und muss Vermögen, Verbindlichkeiten sowie ihre eigenen Einlagen und Entnahmen ergänzen.

Eine Gartenbau-LLC mit zwei Arbeitnehmern

Eine Gartenbau-LLC mit $180.000 Umsatz beschäftigt zwei Arbeitnehmer und zahlt einem Subunternehmer für die Kolonne $6.000 per Scheck. Sie muss Lohn-, Einbehalts- und Einzahlungsunterlagen mindestens 4 Jahre aufbewahren. Ihre Form 941 sollten mit den Form W-2 und W-3 übereinstimmen, und ist der Subunternehmer keine Kapitalgesellschaft (eine LLC, die als solche besteuert wird, zählt dazu), summiert sie dessen Zahlungen für eine Form 1099-NEC. Eine einzige Tabelle mit Verkäufen und Ausgaben enthält nichts davon. Der Eigentümer baut die Kontrollen entweder selbst auf und testet sie, oder er verlagert Lohn- und Auftragnehmerunterlagen in Software.

Ein Online-Händler für Kunsthandwerk

Ein Händler hat $40.000 Umsatz mit 600 Bestellungen und kauft Ware ein. Führt er einen Warenbestand, zählt er die Ware zum Jahresende und berechnet den Wareneinsatz: $3.000 Anfangsbestand plus $14.000 Einkäufe minus $4.000 Endbestand ergeben $13.000. Er kann als kleines Unternehmen gelten und sich gegen einen Warenbestand entscheiden, muss aber weiter eine von zwei anerkannten Behandlungen befolgen: die Ware als nicht nebensächliches Verbrauchsmaterial oder nach seinen Büchern und Unterlagen. Eine Tabelle mit Verkäufen und Ausgaben, aber ohne Einkaufs- und Zählunterlagen, stützt keine der beiden Möglichkeiten.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Kreditgeber, Käufer oder Investor verlangt eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz, und Ihre Tabelle kann sie nicht liefern: siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen und Bücher vor einer Finanzierungsrunde aufräumen. Ob sich die Tabelle zu abgestimmten Büchern umbauen lässt, ist eine Frage für die Buchhaltungshilfe.
• Sie haben ein IRS-Schreiben mit der Anforderung von Unterlagen erhalten: Dann kommen die elektronische Datei, ihre Abstimmungen und ihr Änderungsverlauf ins Spiel. Siehe Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen. Eine Antwort zur Steuererklärung selbst ist Sache einer Fachperson für Steuern; ob die Bücher dahinter abgestimmt sind, ist eine Frage für die Buchhaltungshilfe.
• Monate an Kontobewegungen wurden nie erfasst: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen, danach die Buchhaltungshilfe, um ohne Lücke an der Jahresgrenze auf Software umzustellen.
• Miteigentümer teilen das Einkommen, oder ein Konto vermischt private und geschäftliche Mittel: siehe Vermischte private und geschäftliche Mittel in Ordnung bringen und garantierte Zahlungen oder Entnahmen der Gesellschafter; für eine gemeinsame Datei braucht es außerdem die Buchhaltungshilfe, um Eigentümerkonten einzurichten.
• Sie haben Arbeitnehmer oder Auftragnehmer oder verkaufen Ware weiter, und alles steht in einer Tabelle: siehe Lohnabrechnung einrichten und Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Händlern. Nicht abgeführte einbehaltene Lohnsteuer kann Eigentümer und Officers (Führungskräfte) persönlich treffen: siehe Trust Fund Recovery Penalty. Lohn-, Auftragnehmer- und Warenbestandsunterlagen in Bücher zu bringen, die zu Form 941, W-2, 1099-NEC und zum Wareneinsatz passen, ist ein Fall für die Buchhaltungshilfe.
• Sie führen eine Kapitalgesellschaft, oder sie gehört Eigentümern im Ausland: siehe Buchhaltung einer S Corporation einrichten und Buchhaltung einer US-Gesellschaft in ausländischem Besitz; Eigentümerkonten und die Bilanz sind eine Frage für die Buchhaltungshilfe.
• Sie besitzen Mietobjekte: siehe Buchhaltung für Mietobjekte, Tabelle oder Software.
• Sie sind Alleineigentümer mit einem einfachen Jahr: siehe Unterlagen führen als Selbstständiger und Eigene Buchhaltung oder einen Buchhalter einstellen.
• Ihre Methodenwahl wirkt sich auf die Zahlen aus: siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode im kleinen Unternehmen.