스프레드시트로 장부 관리하기: 한계와 전환 시점

스프레드시트로 장부를 관리해도 되나요?

네, 가능합니다. IRS(미국 국세청)는 소득과 비용이 명확히 드러나는 기록 방식이면 무엇이든 선택할 수 있도록 하고 있고, 일부 예외를 제외하면 특정한 형태의 기록을 요구하지 않습니다(IRS: Recordkeeping). 규정은 총소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분한 영구적인 장부 또는 기록을 요구합니다(26 CFR 1.6001-1). IRS가 권고하듯 스프레드시트가 신고서와 일치하고, 원본 증빙 서류까지 추적할 수 있으며, 매달 은행 거래와 대사(모든 입력 내역을 은행 명세서와 한 줄씩 맞춰 보는 작업)되어 있다면 이 기준을 충족할 수 있습니다. Publication 583은 컴퓨터로 관리하는 기록에 추가 기준을 두고 있어서, 일반 스프레드시트는 별도 작업 없이는 이 기준을 충족하지 못할 수 있습니다. 이 문서와 Revenue Procedure 98-25 모두 스프레드시트를 직접 언급하지는 않지만, 이 Revenue Procedure는 독립형 마이크로컴퓨터 시스템을 포함해 수작업이 아닌 방식으로 기록을 처리하는 모든 시스템에 적용됩니다. 스프레드시트가 유일한 장부라면 이 기준을 그대로 적용해야 합니다.

다음과 같은 경우 스프레드시트는 믿고 쓰기 어려워집니다.

• 매달 은행 명세서와 대사하는 사람이 없는 경우
• 파일을 가진 사람이면 누구나 흔적 없이 마감된 달의 내용을 바꿀 수 있는 경우
• 직원이 있거나, 독립 계약자에게 대금을 지급하거나, 재고를 사서 되파는 경우
• 대출 기관, 투자자, 공동 소유주 또는 IRS가 이 기록을 근거로 삼아야 하는 경우
• 몇 달 치 은행 거래가 아예 기록되지 않은 경우

여러 항목에 해당하거나 기록하지 않은 달이 있다면, 시트를 고쳐 쓰기보다 대사된 장부로 새로 만들어야 하는 경우가 많습니다. 각 경우를 어디서 다루는지는 마지막 섹션에 안내합니다.

먼저 준비할 자료: 모든 은행·카드 계좌의 연간 명세서, 스프레드시트와 이전 사본 전부, 청구서와 영수증, 가장 최근에 제출한 신고서, 급여와 독립 계약자 기록(있는 경우).

스프레드시트 기록에는 무엇이 나와야 하고, 어떤 서류가 함께 있어야 하나요?

장부에는 총소득, 공제, 세액공제가 드러나야 하고, 모든 입력 내역 뒤에는 원본 증빙 서류가 있어야 합니다. Publication 583에 따르면 장부는 거래를 요약한 것이고, 그 정보의 근거는 매출 전표, 지급한 청구서, 인보이스, 영수증, 입금 전표, 취소된 수표입니다. 구매와 비용의 경우 IRS는 지급 상대방, 금액, 지급 증빙, 날짜, 구매 내용이 증빙 서류에 나와야 한다고 설명합니다(IRS: 어떤 기록을 보관해야 하나요?).

사업용 은행 계좌는 개인 계좌와 분리하고, 입금마다 사업 소득, 개인 자금, 대출 중 어디서 온 돈인지 기록하세요(Publication 583). 출장, 차량, 선물 비용은 컴퓨터로 작성한 기록도 서면 기록으로 인정되지만, 비용이 발생한 때 또는 그 직후에 기록해야 합니다(Publication 463). 종이 대신 스캔본이나 사진을 보관한다면 전자 저장 시스템이 이를 색인하고, 저장하고, 읽을 수 있게 재현해야 합니다. 종이 원본은 이 시스템이 IRS 요건을 충족하는지 시험해 본 뒤에만 폐기할 수 있습니다(Publication 583, Electronic records).

단식부기와 복식부기 중, 스프레드시트는 무엇을 잘 하나요?

단식부기는 소득과 비용의 흐름만 기록하기 때문에 스프레드시트로도 잘 관리할 수 있습니다. Publication 583은 단식부기를 관리하기 가장 간단한 방식이라고 하면서도 모든 사업에 맞지는 않을 수 있다고 설명합니다. 복식부기는 거래마다 한 계정에는 차변, 다른 계정에는 대변으로 두 번 기록하며, IRS는 복식부기에 자체 검증 장치가 내장되어 있다고 설명합니다.

조사관이나 대출 기관이 찾는 것 중 스프레드시트에 없는 것은 무엇인가요?

일반 스프레드시트에는 IRS가 컴퓨터 기록에 요구하는 통제 장치, 서면 설명, 감사 추적(audit trail)이 없는 경우가 많습니다. Publication 583에 따르면 컴퓨터 기록은 장부 및 신고서와 일치해야 하고 원본 증빙 서류를 확인할 수 있어야 하며, 관련 문서에는 무단 추가·변경·삭제를 막는 통제 장치가 드러나야 합니다. 자세한 내용은 Revenue Procedure 98-25에 나와 있습니다.

이 Revenue Procedure는 수작업이 아닌 방식으로 관리하는 기록에 적용됩니다. 소규모 사업체라도 예를 들어 필요한 정보 일부가 전자 기록에만 있다면 적용됩니다. 두 문서 모두 스프레드시트를 직접 언급하지 않으므로 특정 시트가 적용 대상인지는 CPA(공인회계사)가 판단할 사안이며, 유일한 장부로 쓰는 시트는 대상일 가능성이 가장 높습니다.

납세자가 이 Revenue Procedure를 따르지 않으면, IRS는 26 CFR 1.6001-1(d)에 따라 기록 미비 통지(Notice of Inadequate Records)를 보낼 수 있고, 이 Revenue Procedure(section 12)는 그 결과로 정확성 관련 가산세를 들고 있습니다. 사업 기록을 보관하지 않았을 때의 가산세를 참고하세요. 은행 거래를 시트로 가져온다고 대사가 되는 것은 아닙니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.

기준을 충족하는 스프레드시트는 어떻게 만드나요?

거래당 한 행을 쓰고, 매달 대사하고, 마감된 달은 날짜가 적힌 사본으로 보관하세요. 각 행에는 날짜, 지급 상대방 또는 고객, 금액, 신고서 항목과 연결되는 분류, 대금을 낸 계좌 또는 입금된 계좌, 인보이스 번호나 파일 이름 같은 서류 참조, 비용인 경우 사업 목적, 어느 달 명세서와 대사했는지 표시가 있어야 합니다.

매달 모든 계좌를 명세서 잔액과 맞추고, 읽기 전용 사본을 날짜와 함께 저장하고, 수식이나 열을 바꾸었다면 메모 탭에 적어 두세요. 일부 스프레드시트 프로그램은 버전 기록을 남기거나 셀을 잠글 수 있습니다. 이것이 통제 기준을 충족하는지는 IRS 문서 어디에도 나와 있지 않으므로 보조 수단으로만 생각하고, 날짜가 적힌 사본도 함께 보관하세요.

이미 회계사가 있는데도 소프트웨어가 필요한가요?

소프트웨어는 일반 스프레드시트에 없는 검증 기능을 일부 제공하지만, 회계사가 있다고 기준이 달라지지는 않습니다. IRS는 신고서를 뒷받침하는 장부와 기록을 보관할 책임이 납세자에게 있다고 설명합니다(IRS FAQ, answer 8). 그 검증 기능이란 균형이 맞아야 하는 계정, 명세서, 최초 입력 기록(books of original entry)의 정확한 사본인 백업 파일을 말합니다. 소프트웨어를 쓰더라도 컴퓨터 기록에 대한 Publication 583의 기준은 그대로 적용되고, 소프트웨어가 은행 대사를 대신해 주지도 않습니다. IRS는 이 백업 파일의 무결성은 시험할 수 있지만, 소프트웨어에서 스프레드시트로 변환한 기록은 제대로 시험할 수 없다고 밝히고 있습니다(IRS FAQ, answer 11).

회계사는 은행과 대사된 스프레드시트로 세금 신고서를 작성할 수 있습니다. 대사되지 않은 시트는 대개 먼저 장부를 새로 만들어야 합니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요. 앱이 갖추어야 할 기능은 Schedule C 신고를 위한 장부 관리 앱을 참고하세요.

재고, 급여, 독립 계약자 신고서 때문에 소프트웨어로 옮겨야 하나요?

이들 중 어느 것도 소프트웨어를 쓰도록 규정하지는 않습니다. 다만 각각 신고서와 일치해야 하는 기록이 늘어나는데, 매출·비용 목록에는 그런 기록을 넣을 자리가 없습니다.

판매세 기록은 각 주의 규정에 따릅니다. 판매세 신고서 제출을 참고하세요. 설정 방법은 급여 지급 시스템 설정, 세금 신고서를 줘야 하는 독립 계약자, 소규모 판매자의 재고와 소모품 구분을 참고하세요.

대출 기관, 투자자, 공동 소유주, 회계사 때문에 스프레드시트가 한계에 부딪히는 경우는 언제인가요?

다른 사람이 필요로 하는 자료를 만들어 내지 못할 때 한계에 부딪힙니다. 외부에서 의존하면 요구 수준은 높아지지만, 그것만으로 소프트웨어가 필요해지지는 않습니다. Publication 583은 장부에서 은행이나 채권자를 상대할 때 도움이 되는 재무제표가 나와야 한다고 설명합니다. 손익계산서는 일정 기간의 소득과 비용을, 재무상태표는 특정 날짜의 자산, 부채, 본인 지분을 보여 줍니다.

과거 기록을 잃거나 소득을 이중으로 계산하지 않고 스프레드시트에서 소프트웨어로 옮기려면 어떻게 하나요?

전환 날짜를 하나 정하고, 그 날짜까지 스프레드시트를 대사한 뒤, 기초 잔액이나 과거 거래 중 한 가지만 옮기고, 원본 파일은 그대로 보관하세요. 연중에 두 프로그램 사이를 바꾸는 경우는 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 참고하세요.

1. 날짜를 정합니다. 소프트웨어를 시작하는 날의 전날까지를 스프레드시트에서 관리해야 빈 기간도 겹치는 기간도 생기지 않습니다. 과세연도 첫날이 가장 깔끔합니다.
2. 먼저 대사합니다. 전환 날짜까지 스프레드시트를 모든 은행·카드 명세서와 맞추고, 차이는 옮기기 전에 바로잡으세요(Publication 583은 당좌 계좌를 매달 대사하라고 안내합니다).
3. 잔액이나 거래 내역 중 하나만 옮깁니다. 기초 잔액에는 이미 이전 소득과 비용의 영향이 들어 있으므로, 그 위에 과거 거래를 또 올리면 이중으로 계산됩니다. 연중에 잔액만 가지고 전환하면 소프트웨어의 손익계산서는 그 날짜부터 시작하므로, 신고서에는 두 가지가 모두 필요하니 스프레드시트의 연초부터 현재까지 합계를 보관하세요. 올해 앞부분의 소득과 비용을 옮겼다면 소프트웨어에 이미 들어 있으니 다시 더하지 마세요. 기초 잔액은 장부를 늦게 시작할 때의 기초 잔액을 참고하세요.
4. 미지급 청구서와 대금은 한 번만 입력합니다. 현금주의에서는 돈을 받은 때 소득으로 잡고, 발생주의에서는 소득이 발생한 때 소득으로 잡습니다(Publication 538). 발생주의 장부라면 미결제 청구서와 미지급 대금을 기초 잔액에 대한 미결 항목으로 입력해 새 매출이나 비용이 생기지 않게 하고, 결제는 그 항목에 맞춰 기록하세요. 현금주의 장부라면 미결제 항목 목록을 따로 두고 결제할 때 기록하세요. 어느 쪽이든 스프레드시트가 이미 계산한 항목을 다시 계산하면 안 됩니다. 기초 분개 방법은 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 참고하세요.
5. 합계를 비교합니다. 전환 날짜 기준으로 소프트웨어의 기초 잔액이 스프레드시트의 마감 수치와 같은지 확인하세요. 연말에는 겹치지 않는 기간만 합치고(스프레드시트는 전환 날짜까지, 소프트웨어는 그 이후. 소프트웨어에 이미 앞선 달이 들어 있다면 제외), 그 결과를 신고서와 맞추세요.
6. 원본은 손대지 않고 보관합니다. IRS는 세무조사에서 거래를 다시 입력해 만든 파일은 최초 입력 기록(books of original entry)이 아니라고 밝힌 바 있습니다(IRS FAQ, answer 10). 따라서 소프트웨어에 같은 내역이 들어간 뒤에도 스프레드시트는 읽기 전용으로, 지금도 열고 처리할 수 있는 형식으로 저장해 두세요.

장부가 전자 기록일 때 IRS는 무엇을 요구하고, 각 버전을 얼마나 보관해야 하나요?

IRS는 출력물만이 아니라 전자 장부 자체를 요구하며, 각 신고서에 대해 IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간이 끝날 때까지는 최소한 보관해야 합니다. IRS FAQ는 회계 소프트웨어를 기준으로 작성되었습니다. 이 FAQ에 따르면 조사관은 조사 초기에 서면으로 전자 파일을 요청하고, 조사 대상 연도에 만들거나 변경한 거래를 검토할 수 있습니다. Revenue Procedure 98-25는 전자 기록을 그 기간 동안 보관하고, 요청 시 제공하며, 처리 가능한 상태로 유지하도록 요구합니다. 시스템 문서에는 변경 내용과 날짜가 포함되어야 하고, 백업 사본은 안전하게 보관할 것을 권고합니다. 몇 개의 버전을 저장해야 하는지는 어느 출처에도 나와 있지 않습니다. 월말과 연말 기준으로 날짜가 적힌 사본을 두면 무엇이 언제 바뀌었는지 보여 주는 간단한 방법이 됩니다.

기록별 보관 기간은 사업 기록 보관 기간과 Topic no. 305를 참고하세요.

장부가 스프레드시트에 있다면 회계사에게 무엇을 줘야 하나요?

출력물이 아니라 작업 파일을 보내세요. "먼저 준비할 자료"의 모든 항목에 더해 다음을 함께 주세요.

• 마감된 달의 날짜가 적힌 사본, 그리고 아직 대사하지 않은 달에 대한 메모
• 대출 명세서와 구입한 자산의 인보이스
• 수입·비용과 분리해 기록한 소유주 출자금과 인출금
• 각 열과 코드의 의미를 적은 한 쪽짜리 메모(Revenue Procedure 98-25는 계정과목표와 계정 설명을 요구합니다)

간단한 관리 방법은 자영업자의 기록 관리를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러 기준입니다.

단순한 한 해를 보낸 컨설턴트

한 컨설턴트가 연 $90,000을 청구하고 한 달에 약 40건의 거래가 있습니다. 거래당 한 행에 서류 참조를 달고, 매달 은행과 대사하고, 월말에 날짜가 적힌 사본을 저장합니다. 이 스프레드시트는 IRS 기준을 충족할 수 있습니다. 그런데 대출 기관이 손익계산서와 재무상태표를 요구하는 날, 이 컨설턴트에게는 손익계산서밖에 없습니다. 자산, 부채, 본인의 출자금과 인출금을 추가로 정리해야 합니다.

직원이 두 명인 조경 LLC

매출이 $180,000인 조경 유한책임회사(LLC)가 직원 두 명에게 급여를 지급하고, 작업팀 하도급업자에게 수표로 $6,000을 지급합니다. 급여, 원천징수, 납부 기록을 최소 4년 보관해야 합니다. Form 941은 Form W-2 및 W-3과 일치해야 하고, 하도급업자가 법인이 아니라면(법인으로 과세되는 LLC는 법인으로 봄) 그 하도급업자에게 지급한 대금을 합산해 Form 1099-NEC를 작성해야 합니다. 매출과 비용만 적은 시트 한 장에는 이런 기록이 없습니다. 소유주는 검증 장치를 직접 만들고 시험하거나, 급여와 독립 계약자 기록을 소프트웨어로 옮겨야 합니다.

온라인 수공예품 판매자

한 판매자의 매출이 $40,000이고 주문이 600건이며 재고를 매입합니다. 재고를 관리한다면 연말에 재고를 세어 매출원가를 계산합니다. 기초 재고 $3,000에 매입 $14,000을 더하고 기말 재고 $4,000을 빼면 $13,000입니다. 이 판매자는 소규모 사업체에 해당해 재고를 관리하지 않기로 선택할 수도 있지만, 그래도 인정되는 두 가지 처리 방식 중 하나(재고를 부수적이지 않은 소모품으로 처리하거나 장부와 기록에 따르는 방식)를 따라야 합니다. 매출과 비용만 있고 매입 기록이나 재고 조사 기록이 없는 시트로는 어느 쪽도 뒷받침할 수 없습니다.

상황이 다르다면?

• 대출 기관, 인수자, 투자자가 손익계산서와 재무상태표를 요구하는데 스프레드시트로는 만들 수 없는 경우: 대출 기관에 소득 입증하기와 투자 유치 전 장부 정리를 참고하세요. 시트를 대사된 장부로 새로 만들 수 있는지는 장부 관리 서비스에 문의하세요.
• IRS로부터 기록을 요청하는 서신을 받은 경우: 전자 파일, 대사 내역, 변경 이력이 쟁점이 됩니다. 사업 기록을 보관하지 않았을 때의 가산세를 참고하세요. 신고서 자체에 대한 회신은 세무 전문가가 다룰 일이고, 그 바탕이 되는 장부가 대사되어 있는지는 장부 관리 서비스에 문의하세요.
• 몇 달 치 은행 거래가 기록되지 않은 경우: 밀린 장부 따라잡기와 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 본 다음, 연도 경계에서 빈틈 없이 소프트웨어로 옮기려면 장부 관리 서비스에 문의하세요.
• 공동 소유주가 소득을 나누거나, 한 계좌에 개인 자금과 사업 자금이 섞여 있는 경우: 사업 자금과 개인 자금이 섞였을 때 바로잡기와 파트너 보장 지급금과 파트너 인출금 비교를 참고하세요. 파일을 함께 쓴다면 소유주별 계정을 설정하는 데도 장부 관리 서비스가 필요합니다.
• 직원이나 독립 계약자가 있거나 재고를 되파는데 모두 한 시트에 있는 경우: 급여 지급 시스템 설정과 소규모 판매자의 재고와 소모품 구분을 참고하세요. 원천징수한 급여세를 납부하지 않으면 소유주와 임원이 개인적으로 책임을 질 수 있습니다. 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요. 급여, 독립 계약자, 재고 기록을 Form 941, W-2, 1099-NEC, 매출원가와 일치하는 장부로 정리하는 일은 장부 관리 서비스가 맡을 수 있습니다.
• 법인을 운영하거나 해외 소유인 경우: S corporation 장부 관리 설정과 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리를 참고하세요. 소유주 계정과 재무상태표는 장부 관리 서비스에 문의하세요.
• 임대 부동산을 소유한 경우: 임대 부동산 장부 관리: 스프레드시트와 소프트웨어 비교를 참고하세요.
• 혼자 운영하고 한 해가 단순한 경우: 자영업자의 기록 관리와 직접 장부 관리하기와 장부 담당자 고용 비교를 참고하세요.
• 어떤 방식을 택하느냐에 따라 수치가 달라지는 경우: 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.