Elektronik Tabloda Muhasebe Kayıtları: Ne Zaman Yetmez?

Muhasebe kayıtlarımı elektronik tabloda tutabilir miyim?

Evet. IRS, gelir ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini seçmenize izin verir; kanun da birkaç istisna dışında özel bir kayıt türü şart koşmaz (IRS: Kayıt tutma). Yönetmelik, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini ispatlamaya yeten kalıcı defterler veya kayıtlar ister (26 CFR 1.6001-1). Elektronik tablo, IRS'nin önerdiği gibi beyannameyle örtüşüyorsa, kaynak belgelere kadar izlenebiliyorsa ve her ay bankayla mutabakat yapılıyorsa (her kayıt hesap özetindeki satırla tek tek eşleştirilir) bu ölçüyü karşılayabilir. Publication 583, bilgisayarda tutulan kayıtlar için ek testler getirir; düz bir elektronik tablo ek çalışma yapılmadan bu testleri karşılamayabilir. Ne bu yayın ne de Revenue Procedure 98-25 elektronik tablo adını anmaz; ancak tebliğ, el ile yapılmayan yöntemlerle işlenen her kayıt sistemini kapsar ve tek başına çalışan bir mikrobilgisayar sistemi de buna dahildir. Tek muhasebe kaydınız bir elektronik tablo ise bu testleri ölçü olarak alın.

Elektronik tabloya güvenmek şu durumlarda zorlaşır:

• aylık hesap özetleriyle mutabakat yapan kimse yoksa;
• dosyaya erişen herkes kapanmış ayları iz bırakmadan değiştirebiliyorsa;
• çalışanlarınız varsa, yüklenicilere ödeme yapıyorsanız veya stok alıp satıyorsanız;
• kredi veren kurum, yatırımcı, ortak veya IRS bu kayıtlara dayanmak zorundaysa;
• aylarca banka hareketi hiç kaydedilmediyse.

Bunlardan birkaçı geçerliyse veya aylar hiç kaydedilmediyse, tablo çoğu zaman yama yapılarak değil, mutabakatı yapılmış kayıtlara dönüştürülerek yeniden kurulmalıdır; son bölümde her durumun nereye gittiği anlatılıyor.

Önce toplayın: yıl boyunca her banka ve kart hesabının özetleri; elektronik tablo ve eski tüm kopyaları; faturalar ve makbuzlar; en son verilen vergi beyannamesi; varsa bordro ve yüklenici kayıtları.

Elektronik tablodaki kayıtlarda neler görünmeli ve yanında hangi belgeler olmalı?

Kayıtlar brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermeli; her kaydın arkasında bir kaynak belge bulunmalıdır. Publication 583, defterlerin işlemlerinizi özetlediğini; satış fişlerinin, ödenmiş faturaların, makbuzların, para yatırma slipslerinin ve ödenmiş çeklerin deftere girecek bilgiyi taşıdığını söyler. Alımlar ve giderler için IRS, belgelerde ödeme yapılan tarafın, tutarın, ödeme kanıtının, tarihin ve neyin alındığının görünmesi gerektiğini belirtir (IRS: hangi kayıtlar).

İşletme banka hesabınızı kişisel hesabınızdan ayrı tutun ve her para girişinin kaynağını işletme geliri, kişisel para veya kredi olarak not edin (Publication 583). Bilgisayarda hazırlanan kayıt, seyahat, araç ve hediye giderleri için yazılı kayıt sayılır; yine de bu giderleri olduğu sırada veya hemen sonra kaydetmelisiniz (Publication 463). Kâğıt yerine tarama veya fotoğraf saklarsanız elektronik saklama sistemi bunları dizinlemeli, saklamalı ve okunaklı biçimde yeniden üretebilmelidir; kâğıt belge ancak sistem IRS şartlarını karşıladığı test edildikten sonra imha edilebilir (Publication 583, Electronic records).

Tek taraflı mı çift taraflı mı kayıt: elektronik tablo neyi iyi yapar?

Elektronik tablo tek taraflı kaydı iyi yapar, çünkü bu sistem yalnızca gelir ve gider akışını kaydeder. Publication 583 bunu tutması en kolay sistem olarak niteler ve herkese uymayabileceğini söyler. Çift taraflı kayıt her işlemi iki kez yazar: bir hesaba borç, başka bir hesaba alacak. IRS bu sistemin kendi içinde kontrol ve denge mekanizmaları olduğunu belirtir.

Elektronik tabloda, bir denetçinin veya kredi veren kurumun aradığı neler eksik kalır?

Düz bir elektronik tabloda çoğu zaman kontroller, yazılı açıklama ve denetim izi bulunmaz; oysa IRS bunları bilgisayarda tutulan kayıtlar için sayar. Publication 583, bilgisayar kayıtlarının defterlerinizle ve beyannamenizle mutabık olması ve kaynak belgeleri göstermesi gerektiğini söyler; belgelendirmeniz de yetkisiz ekleme, değiştirme veya silmeyi önleyen kontrolleri göstermelidir. Ayrıntıyı Revenue Procedure 98-25 verir.

Bu tebliğ, el ile tutulmayan kayıtları kapsar. Küçük bir işletme için, örneğin gerekli bilgilerin bir kısmı yalnızca elektronik kayıtlarda duruyorsa geçerli olur. İki metin de elektronik tablo adını anmaz; dolayısıyla belirli bir tablonun kapsama girip girmediğine CPA karar verir. Tek muhasebe kaydınızı tutan bir tablo, kapsama girme ihtimali en yüksek olan durumdur.

Mükellef bu tebliğe uymazsa IRS, 26 CFR 1.6001-1(d) uyarınca Yetersiz Kayıt Bildirimi (Notice of Inadequate Records) gönderebilir; tebliğin 12. bölümü de sonuçlar arasında doğruluk ile ilgili cezayı sayar. Bkz. iş kayıtlarını tutmamanın cezaları. Banka satırlarını tabloya aktarmak tabloyu mutabık hale getirmez; bkz. banka bağlantısı mutabakat değildir.

Standardı karşılayan bir elektronik tabloyu nasıl kurarım?

İşlem başına bir satır kullanın, her ay mutabakat yapın ve kapanan ayların tarihli kopyalarını saklayın. Her satırda tarih, ödeme yapılan taraf veya müşteri ve tutar bulunmalı; ayrıca beyanname satırına karşılık gelen bir kategori, paranın çıktığı veya yattığı hesap, fatura numarası ya da dosya adı gibi bir belge referansı, giderler için işle ilgisi ve hangi ayın hesap özetiyle mutabık olduğunu gösteren bir işaret yer almalıdır.

Her ay her hesabı hesap özeti bakiyesiyle eşleştirin, salt okunur ve tarihli bir kopya kaydedin, formül veya sütun değişikliklerini bir not sayfasına yazın. Bazı elektronik tablo programları sürüm geçmişi tutar veya hücreleri kilitlemenize izin verir. IRS belgelerinin hiçbiri bunun kontrol testini karşılayıp karşılamadığını söylemez; bunu yardımcı bir araç sayın ve tarihli kopyaları da saklayın.

Zaten muhasebecim varsa yazılım değer mi?

Yazılım, düz bir elektronik tablonun sunmadığı bazı kontroller sağlayabilir; ama muhasebeci olması standardı değiştirmez: IRS, beyannameleri destekleyen defter ve kayıtları tutma sorumluluğunun mükelleflerde olduğunu söyler (IRS SSS, 8. yanıt). Bu kontroller, dengelenmesi gereken hesaplar, hesap özetleri ve ilk giriş defterlerinin (kayıtların ilk girildiği hâliyle) birebir kopyası olan bir yedek dosyadır. Publication 583'teki bilgisayar kaydı testleri bu dosya için de geçerlidir ve yazılım bankayla mutabakatı sizin yerinize yapmaz. IRS bu dosyanın bütünlüğünü test edebildiğini, yazılımdan elektronik tablolara çevrilmiş kayıtları ise yeterince test edemediğini söyler (IRS SSS, 11. yanıt).

Muhasebeci, bankayla mutabık bir elektronik tablodan beyanname hazırlayabilir. Mutabık olmayan tablo ise genellikle önce yeniden kurulmalıdır; bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturmak. Bir uygulamanın neleri yapması gerektiği için bkz. Schedule C için muhasebe uygulaması.

Stok, bordro veya yüklenici formları ne zaman yazılıma geçişi zorunlu kılar?

Hiçbir kural bunlar için yazılım şart koşmaz. Her biri bir beyannameyle eşleşmesi gereken kayıtlar ekler ve yalnızca satış ve gider listesi bunlara yer vermez.

Satış vergisi kayıtları her eyaletin kurallarına göre tutulur; bkz. satış vergisi beyannamesi vermek. Kurulum için bkz. bordro kurmak, hangi yüklenicilere vergi formu verilir ve küçük satıcılar için stok mu sarf malzemesi mi.

Kredi veren kurum, yatırımcı, ortak veya muhasebeci elektronik tabloyu ne zaman yetersiz kılar?

Tablo, karşı tarafın ihtiyaç duyduğunu üretemediğinde yetersiz kalır; dışarıdan birinin buna güvenmesi çıtayı yükseltir, ama tek başına yazılım gerektirmez. Publication 583, defterlerin banka veya alacaklılarla ilişkilerde işe yarayacak mali tablolar üretmesi gerektiğini söyler: belirli bir dönemin gelir ve giderlerini gösteren gelir tablosu ile belirli bir tarihteki varlıkları, borçları ve öz sermayenizi gösteren bilanço.

Geçmişi kaybetmeden ve geliri iki kez saymadan elektronik tablodan yazılıma nasıl geçerim?

Tek bir geçiş tarihi seçin, elektronik tabloyu o tarihe kadar mutabık hale getirin, açılış bakiyelerini veya eski işlemleri taşıyın ama ikisini birden değil, ve özgün dosyayı saklayın. Yıl ortasında iki program arasında geçiş için bkz. muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek.

1. Tarihi seçin. Elektronik tablo, yazılımın başladığı günün bir önceki günü biter; böylece ne boşluk ne de çakışma kalır. En temizi, vergi yılının ilk günüdür.
2. Önce mutabakat yapın. Hiçbir şeyi taşımadan önce, tabloyu geçiş tarihine kadarki her banka ve kart hesap özetiyle eşleştirin ve farkları düzeltin (Publication 583, çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını söyler).
3. Bakiyeleri veya geçmişi yükleyin, ikisini birden değil. Açılış bakiyeleri önceki gelir ve giderlerin etkisini zaten içerir; üstüne eski işlemleri de yüklerseniz bunları iki kez saymış olursunuz. Yıl ortasında yalnızca bakiyelerle geçerseniz yazılımın kâr ve zarar tablosu o tarihte başlar; bu yüzden tablonun yıl başından beri toplamlarını saklayın, çünkü beyanname ikisine de ihtiyaç duyar. Yılın önceki gelir ve giderlerini yüklediyseniz yazılımda zaten vardır; bunları tekrar eklemeyin. Açılış bakiyeleri için bkz. defterler geç başladığında açılış bakiyeleri.
4. Ödenmemiş fatura ve borçları bir kez girin. Nakit esasında gelir, aldığınızda; tahakkuk esasında kazanıldığında sayılır (Publication 538). Tahakkuk esaslı kayıtlarda ödenmemiş her faturayı veya borcu açılış bakiyelerine karşı açık kalem olarak girin; böylece yeni bir satış veya gider oluşmaz, ödemesini de o kaleme karşı kaydedin. Nakit esaslı kayıtlarda ödenmemiş kalemlerin listesini tutun ve her birini ödendiğinde kaydedin. İki durumda da tablonun zaten saydığı bir kalem tekrar sayılmamalıdır; açılış kayıtları için bkz. muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek.
5. Toplamları karşılaştırın. Yazılımın açılış bakiyelerini, tablonun geçiş tarihindeki kapanış rakamlarıyla eşleştirin. Yıl sonunda yalnızca çakışmayan dönemleri birleştirin: geçiş tarihine kadar tablo, sonrası için yazılım (yazılım önceki ayları zaten tutuyorsa hariç); sonucu beyannameyle eşleştirin.
6. Özgün dosyaya dokunmayın. IRS bir incelemede, işlemlerin yeniden girilmesiyle oluşturulan dosyanın ilk giriş defteri sayılmayacağını söylemiştir (IRS SSS, 10. yanıt). Bu nedenle, yazılım aynı geçmişi tutsa bile tabloyu salt okunur ve hâlâ açıp işleyebileceğiniz bir biçimde saklayın.

Kayıtlar elektronikse IRS ne ister ve her sürümü ne kadar saklarım?

IRS yalnızca çıktıları değil, elektronik defterlerin kendisini ister; bunları, IRS'nin her beyanname için ek vergi tarh edebileceği süre dolana kadar saklarsınız. IRS SSS muhasebe yazılımı için yazılmıştır. İncelemelerde denetçilerin elektronik dosyaları yazılı talepla erkenden istediğini ve incelenen yılda oluşturulan veya değiştirilen işlemleri gözden geçirebildiğini söyler. Revenue Procedure 98-25, elektronik kayıtların o süre boyunca saklanmasını, istenince sunulmasını ve işlenebilir olmasını şart koşar. Sistem belgelendirmesi değişiklikleri ve tarihlerini içermelidir; ayrıca yedek kopyaların güvenli saklanması önerilir. Hiçbir kaynak saklanacak sürüm sayısını belirtmez. Ay sonu ve yıl sonu tarihli kopyalar, neyin ne zaman değiştiğini göstermenin basit bir yoludur.

Her kayıt türünün ne kadar saklanacağı için bkz. iş kayıtları ne kadar saklanır ve Topic no. 305.

Kayıtlarım elektronik tablodaysa muhasebeciye ne vermeliyim?

Baskı değil, çalışma dosyasını verin; "Önce toplayın" altındaki her şeyi ve ayrıca şunları ekleyin:

• kapanmış aylar için tarihli kopyalar ve henüz mutabakatı yapılmamış ayların notu;
• kredi hesap özetleri ve satın alınan varlıkların faturaları;
• gelir ve giderlerden ayrı tutulan sahip katkıları ve çekimleri;
• her sütunun ve kodun ne anlama geldiğini anlatan tek sayfalık bir not (Revenue Procedure 98-25 hesap planı ve hesap açıklamaları ister).

Basit bir düzen için bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Sade ve düzenli bir yıl geçiren danışman

Bir danışman yılda $90.000 fatura eder ve ayda yaklaşık 40 işlem yapar. İşlem başına bir satır tutar, satıra belge referansı yazar, her ay bankayla mutabakat yapar ve ay sonunda tarihli bir kopya kaydeder. Bu elektronik tablo IRS standardını karşılayabilir. Kredi veren kurum kâr ve zarar tablosu ile bilanço istediği gün danışmanın elinde yalnızca ilki vardır; varlıkları, borçları ve kendi koyduğu ile çektiği tutarları eklemesi gerekir.

İki çalışanı olan peyzaj LLC'si

$180.000 gelirli bir peyzaj LLC'si iki çalışana ve bir ekip taşeronuna çekle $6.000 öder. Ücret, stopaj ve yatırma kayıtlarını en az 4 yıl saklamalıdır. Form 941'leri Form W-2 ve W-3'lerle uyuşmalıdır; taşeron şirket değilse (şirket olarak vergilendirilen bir LLC buna girer) taşeronun ödemelerini Form 1099-NEC için toplamalıdır. Satış ve gider yazan tek bir sayfa bunların hiçbirini tutmaz. Sahip ya bu kontrolleri kurup test eder ya da bordro ve yüklenici kayıtlarını yazılıma taşır.

Çevrimiçi el işi satıcısı

Bir satıcının 600 siparişe yayılan $40.000 satışı vardır ve stok alır. Stok tutarsa yıl sonunda stoku sayar ve satılan malın maliyetini hesaplar: $3.000 açılış stoku artı $14.000 alım eksi $4.000 kapanış stoku, $13.000 eder. Küçük işletme mükellefi sayılıp stok tutmamayı seçebilir; ancak yine kabul edilen iki uygulamadan birini izlemelidir: stoku tali olmayan sarf malzemesi saymak ya da defter ve kayıtlarındaki uygulamayı izlemek. Satış ve giderleri olan, ama alım ve sayım kaydı bulunmayan bir tablo bu seçeneklerden hiçbirini desteklemez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kredi veren kurum, alıcı veya yatırımcı kâr ve zarar tablosu ile bilanço istiyor ve elektronik tablonuz bunları üretemiyor: bkz. kredi veren kuruma gelir kanıtlamak ve yatırım turu öncesi defterleri düzeltmek. Tablonun mutabık defterlere dönüştürülüp dönüştürülemeyeceği muhasebe kayıtları desteği konusudur.
• IRS'den kayıt isteyen bir yazı aldınız: elektronik dosya, mutabakatları ve değişiklik geçmişi devreye girer. Bkz. iş kayıtlarını tutmamanın cezaları. Beyannamenin kendisine verilecek yanıt vergi uzmanının işidir; arkasındaki kayıtların mutabık olup olmadığı ise muhasebe kayıtları desteği konusudur.
• Aylarca banka hareketi kaydedilmedi: bkz. gecikmiş defterleri yetiştirmek ve defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturmak; ardından yıl sınırında boşluk bırakmadan yazılıma geçmek için muhasebe kayıtları desteği.
• Ortaklar geliri paylaşıyor veya bir hesapta kişisel ve işletme parası karışık: bkz. işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltmek ve garantili ödemeler ile ortak çekimleri; ortak kullanılan dosya için sahip hesaplarını kurmak da muhasebe kayıtları desteği gerektirir.
• Çalışanlarınız veya yükleniciniz var ya da stok yeniden satıyorsunuz ve hepsi tek tabloda duruyor: bkz. bordro kurmak ve küçük satıcılar için stok mu sarf malzemesi mi. Stopaj yapılıp yatırılmayan bordro vergisi sahiplerin ve yöneticilerin kişisel sorumluluğuna ulaşabilir: bkz. güven fonu kurtarma cezası. Bordro, yüklenici ve stok kayıtlarını Form 941, W-2, 1099-NEC ve satılan malın maliyetiyle eşleşen defterlere dönüştürmek muhasebe kayıtları desteği işidir.
• Şirket işletiyorsunuz veya şirketin sahibi yurt dışında: bkz. S şirketi muhasebe kurulumu ve yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe; sahip hesapları ve bilanço muhasebe kayıtları desteği konusudur.
• Kiralık mülkünüz var: bkz. kiralık mülk muhasebesi, elektronik tablo mu yazılım mı.
• Tek başına çalışıyorsunuz ve yılınız sade: bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma ve muhasebe kayıtlarını kendiniz mi tutmalı yoksa muhasebe sorumlusu mu tutmalı.
• Yöntem seçiminiz rakamları etkiliyor: bkz. küçük işletmede nakit mi tahakkuk mu.