مسك الدفاتر في جدول بيانات: متى لا يكفي وكيف تنتقل

هل يمكنني مسك دفاتري في جدول بيانات؟

نعم. يتيح لك IRS اختيار أي نظام لحفظ السجلات يُظهر دخلك ومصروفاتك بوضوح، ولا يشترط القانون نوعًا خاصًا من السجلات إلا في حالات قليلة (IRS: حفظ السجلات). وتطلب اللائحة دفاتر أو سجلات دائمة تكفي لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). ويمكن لجدول البيانات أن يستوفي هذا المعيار إذا ارتبط بالإقرار، وأمكن تتبعه إلى المستندات المصدرية، وسُوّي مع البنك كل شهر (أي تُطابَق كل حركة مع كشف الحساب المصرفي سطرًا بسطر)، كما ينصح IRS. ويضيف المنشور 583 اختبارات للسجلات المحوسبة، وقد لا يستوفيها جدول بسيط دون عمل إضافي. ولا يذكر المنشور ولا Revenue Procedure 98-25 جداول البيانات بالاسم، لكن الإجراء يشمل أي نظام يعالج السجلات بغير الطرق اليدوية، بما فيه نظام الحاسوب المستقل. فاعتبر هذه الاختبارات هي المعيار لجدول يحمل دفاترك الوحيدة.

يصبح الاعتماد على جدول البيانات أصعب في الحالات التالية:

• لا أحد يسوّيه مع كشوف الحساب المصرفي كل شهر؛
• يستطيع أي شخص يملك الملف تعديل الأشهر المغلقة دون أن يترك أثرًا؛
• لديك موظفون، أو تدفع لمقاولين، أو تعيد بيع بضاعة؛
• يعتمد عليه مقرض أو مستثمر أو شريك في الملكية أو IRS؛
• لم تُسجَّل حركة أشهر من الحساب المصرفي.

إذا انطبق أكثر من بند، أو إذا كانت هناك أشهر غير مسجَّلة، فغالبًا ما يلزم إعادة بناء الجدول في دفاتر مسوّاة بدل ترقيعه؛ ويبيّن القسم الأخير وجهة كل حالة.

اجمع أولًا: كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة عن السنة؛ وجدول البيانات وكل نسخة قديمة منه؛ والفواتير والإيصالات؛ وآخر إقرار قُدّم؛ وسجلات الرواتب والمقاولين إن وُجدت.

ما الذي يجب أن تُظهره سجلات جدول البيانات، وما المستندات التي ترافقها؟

يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، وأن يستند كل قيد إلى مستند مصدري. يقول المنشور 583 إن الدفاتر تلخّص معاملاتك، وإن إيصالات البيع والفواتير المدفوعة والإيصالات وإيصالات الإيداع والشيكات الملغاة تحمل المعلومات التي تدخل فيها. وبالنسبة إلى المشتريات والمصروفات، يقول IRS إن المستندات ينبغي أن تحدد المستفيد من الدفع والمبلغ وإثبات السداد والتاريخ وما جرى شراؤه (IRS: ما نوع السجلات).

احتفظ بحساب مصرفي للنشاط منفصل عن حسابك الشخصي، ودوّن مصدر كل إيداع: دخل من النشاط، أو أموال شخصية، أو قرض (المنشور 583). وتُعدّ السجلات المعدّة بالحاسوب مكتوبة بالنسبة إلى نفقات السفر والسيارة والهدايا، لكن ينبغي تسجيلها وقت حدوثها أو قريبًا منه (المنشور 463). وإذا احتفظت بنسخ ممسوحة ضوئيًا أو صور بدل الورق، فيجب أن يفهرس نظام التخزين الإلكتروني هذه النسخ ويخزّنها ويعيد إنتاجها بوضوح، ولا يجوز إتلاف الورق إلا بعد اختبار النظام والتأكد من أنه يستوفي متطلبات IRS (المنشور 583، قسم السجلات الإلكترونية).

القيد المفرد أم المزدوج: ما الذي يجيده جدول البيانات؟

يجيد جدول البيانات القيد المفرد، لأن هذا النظام يسجّل حركة الدخل والمصروفات فقط. ويصفه المنشور 583 بأنه الأبسط في الإمساك، ويقول إنه قد لا يناسب الجميع. أما القيد المزدوج فيسجّل كل معاملة مرتين، مدينًا في حساب ودائنًا في حساب آخر، ويقول IRS إن فيه ضوابط وموازين مدمجة.

ما الذي ينقص جدول البيانات مما يبحث عنه فاحص IRS أو المقرض؟

كثيرًا ما يفتقر جدول البيانات البسيط إلى الضوابط والوصف المكتوب وسجل التتبع التي يذكرها IRS للسجلات المحوسبة. يقول المنشور 583 إن السجلات المحوسبة يجب أن تتطابق مع دفاترك وإقرارك وأن تحدد المستندات المصدرية، وإن توثيقك يجب أن يُظهر ضوابط تمنع الإضافة أو التعديل أو الحذف غير المصرّح به. ويورد Revenue Procedure 98-25 التفاصيل.

يشمل الإجراء السجلات التي تُحفظ بغير الطرق اليدوية. وبالنسبة إلى نشاط صغير، ينطبق مثلًا عندما يوجد جزء من المعلومات المطلوبة في سجلات إلكترونية فقط. ولا يذكر أي من النصين جداول البيانات بالاسم، لذا فإن تحديد ما إذا كان جدول معين مشمولًا هو قرار محاسب قانوني معتمد (CPA)، والجدول الذي يحمل دفاترك الوحيدة هو الحالة الأرجح.

إذا لم يلتزم دافع الضرائب بالإجراء، يجوز لـ IRS أن يصدر إشعار عدم كفاية السجلات (Notice of Inadequate Records) بموجب ⁦26 CFR 1.6001-1(d)⁩، ويدرج الإجراء (القسم 12) الغرامة المتعلقة بالدقة ضمن العواقب. راجع غرامات عدم الاحتفاظ بسجلات النشاط. واستيراد سطور البنك إلى جدول لا يعني تسويته؛ راجع الاستيراد المصرفي ليس تسوية.

كيف أُعدّ جدول بيانات يستوفي المعيار؟

استخدم صفًا واحدًا لكل معاملة، وسوِّ الحساب كل شهر، واحتفظ بنسخ مؤرخة من الأشهر المغلقة. يحتاج كل صف إلى التاريخ والجهة المستفيدة أو العميل والمبلغ؛ وفئة تقابل سطرًا في الإقرار؛ والحساب الذي دُفع منه المبلغ أو أُودع فيه؛ ومرجع المستند مثل رقم الفاتورة أو اسم الملف؛ والغرض التجاري في المصروفات؛ وعلامة تبيّن مع كشف أي شهر سُوّي الصف.

في كل شهر، طابِق كل حساب مع رصيد كشفه، واحفظ نسخة مؤرخة للقراءة فقط، ودوّن أي تغيير في صيغة أو عمود في ورقة ملاحظات. تحفظ بعض برامج جداول البيانات سجل الإصدارات أو تتيح قفل الخلايا. ولا تبيّن أي من وثيقتي IRS ما إذا كان ذلك يستوفي اختبار الضوابط، فاعتبره عونًا واحتفظ بالنسخ المؤرخة أيضًا.

هل يستحق البرنامج العناء إذا كان لدي محاسب؟

قد يوفّر البرنامج بعض الفحوص التي ينقصها الجدول البسيط، لكن وجود محاسب لا يغيّر المعيار: يقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن حفظ الدفاتر والسجلات التي تدعم إقراراتهم (الأسئلة الشائعة لدى IRS، الإجابة 8). وهذه الفحوص هي حسابات يجب أن تتوازن، وكشوف، وملف نسخ احتياطي هو نسخة مطابقة تمامًا لدفاتر القيد الأصلي (السجلات كما أُدخلت أول مرة). وتبقى اختبارات المنشور 583 للسجلات المحوسبة سارية عليه، وهو لا يسوّي الحساب المصرفي نيابة عنك. ويقول IRS إنه يستطيع اختبار سلامة ذلك الملف، ولا يستطيع اختبار السجلات التي حُوّلت من البرنامج إلى جداول بيانات اختبارًا كافيًا (الأسئلة الشائعة لدى IRS، الإجابة 11).

يستطيع المحاسب إعداد إقرار من جدول بيانات مسوّى مع البنك. أما الجدول الذي لم يُسوَّ فيلزم عادةً إعادة بنائه أولًا؛ راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي. ولمعرفة ما يجب أن يؤديه التطبيق، راجع تطبيق مسك الدفاتر لـ Schedule C.

متى يفرض المخزون أو الرواتب أو نماذج المقاولين الانتقال إلى برنامج؟

لا توجد قاعدة تشترط برنامجًا لأي منها. لكن كلًّا منها يضيف سجلات يجب أن ترتبط بإقرار، وقائمة المبيعات والمصروفات لا تتسع لها.

تتبع سجلات ضريبة المبيعات قواعد كل ولاية؛ راجع تقديم إقرارات ضريبة المبيعات. وللإعداد، راجع إعداد كشوف الرواتب والمقاولون الذين يحصلون على نموذج ضريبي والمخزون أم اللوازم للبائعين الصغار.

متى يجعل المقرض أو المستثمر أو الشريك أو المحاسب جدول البيانات غير كافٍ؟

يتوقف الجدول عن الكفاية حين لا يستطيع إنتاج ما يحتاجه القارئ الآخر؛ فاعتماد جهة خارجية عليه يرفع المعيار لكنه لا يفرض بحد ذاته برنامجًا. يقول المنشور 583 إن الدفاتر ينبغي أن تنتج قوائم مالية تساعد في التعامل مع البنك أو الدائنين: قائمة دخل تُظهر الدخل والمصروفات عن فترة، وميزانية عمومية تُظهر الأصول والالتزامات وحقوق ملكيتك في تاريخ معين.

كيف أنتقل من جدول البيانات إلى برنامج دون أن أفقد السجل التاريخي أو أحتسب الدخل مرتين؟

اختر تاريخ تحويل واحدًا، وسوِّ جدول البيانات إلى ذلك التاريخ، وانقل الأرصدة الافتتاحية أو المعاملات القديمة لا الاثنين معًا، واحتفظ بالملف الأصلي. وللتحويل بين برنامجين في منتصف السنة، راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

1. اختر التاريخ. ينتهي جدول البيانات في اليوم السابق لبدء البرنامج، فلا فجوة ولا تداخل. وأنظف تاريخ هو أول يوم في السنة الضريبية.
2. سوِّ أولًا. طابِق جدول البيانات مع كل كشف حساب مصرفي وبطاقة حتى تاريخ التحويل، وصحّح الفروق قبل نقل أي شيء (يقول المنشور 583 إن عليك تسوية الحساب الجاري كل شهر).
3. انقل الأرصدة أو السجل التاريخي، لا الاثنين. تتضمن الأرصدة الافتتاحية أثر الدخل والمصروفات السابقة، فإذا حمّلت المعاملات القديمة فوقها احتُسبت مرتين. وإذا حوّلت في منتصف السنة بالأرصدة فقط، فإن قائمة الأرباح والخسائر في البرنامج تبدأ من ذلك التاريخ، فاحتفظ بإجماليات جدول البيانات منذ بداية السنة حتى تاريخه: يحتاج الإقرار إلى الاثنين. وإذا حمّلت دخل السنة ومصروفاتها السابقة فهي موجودة في البرنامج بالفعل؛ فلا تضفها مرة ثانية. وللأرصدة الافتتاحية، راجع الأرصدة الافتتاحية عندما تبدأ الدفاتر متأخرة.
4. أدخل الفواتير غير المسددة مرة واحدة. على الأساس النقدي يُحتسب الدخل عند استلامه، وعلى أساس الاستحقاق المحاسبي يُحتسب عند كسبه (المنشور 538). في دفاتر الاستحقاق، أدخل كل فاتورة بيع أو فاتورة مورّد غير مسددة بوصفها بندًا مفتوحًا مقابل الأرصدة الافتتاحية، حتى لا تضيف بيعًا أو مصروفًا جديدًا، ثم سجّل سدادها عليها. وفي الدفاتر النقدية، احتفظ بقائمة بالبنود غير المسددة وسجّل كلًّا منها عند سداده. وفي الحالتين، يجب ألا يُحتسب مجددًا بند احتسبه جدول البيانات بالفعل؛ وللقيود الافتتاحية راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.
5. قارن الإجماليات. طابِق الأرصدة الافتتاحية في البرنامج مع أرقام الإقفال في جدول البيانات عند تاريخ التحويل. وفي نهاية السنة، اجمع فقط الفترات التي لا تتداخل، أي جدول البيانات حتى تاريخ التحويل زائد البرنامج بعده (إلا إذا كان البرنامج يحتوي بالفعل الأشهر السابقة)، وطابِق الناتج مع الإقرار.
6. احتفظ بالأصل دون مساس. قال IRS في أحد الفحوص إن الملف الذي أُعيد بناؤه بإعادة إدخال المعاملات ليس دفاتر القيد الأصلي (الأسئلة الشائعة لدى IRS، الإجابة 10). لذا احفظ جدول البيانات للقراءة فقط، بصيغة ما زال يمكنك فتحها ومعالجتها، حتى بعد أن يحتوي البرنامج السجل التاريخي نفسه.

ماذا يطلب IRS إذا كانت الدفاتر إلكترونية، وكم أحتفظ بكل نسخة؟

يطلب IRS الدفاتر الإلكترونية نفسها لا المطبوعات فقط، وتحتفظ بها على الأقل حتى تنتهي المدة التي يحق فيها لـ IRS تقدير ضريبة إضافية عن كل إقرار. وقد كُتبت الأسئلة الشائعة لدى IRS لبرامج المحاسبة. وتقول إن الفاحصين يطلبون الملفات الإلكترونية مبكرًا في الفحص، بطلب كتابي، ويستطيعون مراجعة المعاملات التي أُنشئت أو عُدّلت خلال السنة قيد الفحص. ويشترط Revenue Procedure 98-25 حفظ السجلات الإلكترونية طوال تلك المدة، وإتاحتها عند الطلب، وأن تكون قابلة للمعالجة. ويجب أن يتضمن توثيق نظامها التغييرات وتواريخها، ويوصي بنسخ احتياطية تُحفظ بأمان. ولا يحدد أي مصدر عددًا من النسخ يجب حفظه. والنسخ المؤرخة لنهاية كل شهر ونهاية كل سنة وسيلة بسيطة لإظهار ما تغيّر ومتى.

لمعرفة مدة الاحتفاظ بكل نوع من السجلات، راجع المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط والموضوع رقم 305.

ماذا أعطي محاسبي إذا كانت دفاتري في جدول بيانات؟

أعطه ملف العمل لا نسخة مطبوعة، مع كل ما ورد تحت «اجمع أولًا»، إضافة إلى:

• النسخ المؤرخة للأشهر المغلقة، وملاحظة بأي شهر لم يُسوَّ بعد؛
• كشوف القروض وفواتير الأصول المشتراة؛
• مساهمات المالك وسحوباته، منفصلة عن الدخل والمصروفات؛
• ملاحظة من صفحة واحدة تشرح معنى كل عمود ورمز (يطلب Revenue Procedure 98-25 دليل حسابات ووصفًا للحسابات).

لروتين بسيط، راجع حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

مستشار بسنة ثابتة وبسيطة

يُصدر مستشار فواتير بقيمة 90,000 دولار سنويًا بنحو 40 معاملة شهريًا. يحتفظ بصف واحد لكل معاملة مع مرجع المستند، ويسوّي الحساب مع البنك كل شهر، ويحفظ نسخة مؤرخة في نهاية الشهر. قد يستوفي هذا الجدول معيار IRS. لكن في اليوم الذي يطلب فيه مقرض قائمة أرباح وخسائر وميزانية عمومية، لا يملك إلا الأولى، وعليه أن يضيف الأصول والالتزامات ومساهماته وسحوباته.

شركة LLC لتنسيق الحدائق بموظفين اثنين

تبلغ إيرادات شركة LLC لتنسيق الحدائق 180,000 دولار، وتدفع لموظفين اثنين، ولمقاول من الباطن في الطاقم 6,000 دولار بشيك. عليها أن تحتفظ بسجلات الأجور والاستقطاع والإيداعات 4 سنوات على الأقل. ويجب أن تتطابق نماذجها 941 مع النماذج ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩، وإذا لم يكن المقاول من الباطن شركة (وتُحتسب LLC الخاضعة للضريبة كشركة منها)، فإنها تجمع مدفوعاته لتقديم النموذج ⁦1099-NEC⁩. وجدول واحد للمبيعات والمصروفات لا يحتوي شيئًا من ذلك. فإما أن يبني المالك الفحوص ويختبرها، أو ينقل سجلات الرواتب والمقاولين إلى برنامج.

بائع حرف يدوية عبر الإنترنت

لدى بائع مبيعات بقيمة 40,000 دولار عبر 600 طلب، ويشتري بضاعة. فإذا احتفظ بمخزون، فإنه يعدّ البضاعة في نهاية السنة ويحسب تكلفة البضاعة المباعة: مخزون افتتاحي 3,000 دولار زائد مشتريات 14,000 دولار ناقص مخزون ختامي 4,000 دولار يساوي 13,000 دولار. وقد يكون مؤهلًا بوصفه دافع ضرائب من الأعمال الصغيرة ويختار ألا يحتفظ بمخزون، لكن عليه مع ذلك أن يتبع إحدى معاملتين مقبولتين: معاملة البضاعة بوصفها لوازم غير عرضية، أو اتباع دفاتره وسجلاته. والجدول الذي فيه مبيعات ومصروفات دون سجلات مشتريات أو جرد لا يدعم أيًّا من الاختيارين.

هل وضعك مختلف؟

• يطلب مقرض أو مشترٍ أو مستثمر قائمة أرباح وخسائر وميزانية عمومية، ولا يستطيع جدولك إنتاجهما: راجع إثبات الدخل أمام المقرض وتنظيف دفاترك قبل جمع التمويل. وهل يمكن إعادة بناء الجدول في دفاتر مسوّاة سؤال تجيب عنه مساعدة مسك الدفاتر.
• وصلك خطاب من IRS يطلب سجلات: يأتي هنا دور الملف الإلكتروني وتسوياته وسجل تغييراته. راجع غرامات عدم الاحتفاظ بسجلات النشاط. والرد على الإقرار نفسه شأن متخصص في الضرائب؛ أما هل تتطابق الدفاتر التي وراءه فسؤال تجيب عنه مساعدة مسك الدفاتر.
• أشهر من حركة البنك لم تُسجَّل قط: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي، ثم مساعدة مسك الدفاتر للانتقال إلى برنامج دون فجوة عند حدّ السنة.
• يتقاسم الشركاء الدخل، أو يخلط حساب واحد الأموال الشخصية والتجارية: راجع معالجة اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية والمدفوعات المضمونة مقابل سحوبات الشريك؛ ويحتاج الملف المشترك أيضًا إلى مساعدة مسك الدفاتر لإعداد حسابات المالكين.
• لديك موظفون أو مقاولون، أو تعيد بيع بضاعة، وكل ذلك في جدول واحد: راجع إعداد كشوف الرواتب والمخزون أم اللوازم للبائعين الصغار. وقد تمتد ضريبة الرواتب المستقطعة غير المسددة إلى المالكين والمسؤولين التنفيذيين شخصيًا: راجع غرامة استرداد ضريبة الأمانة. أما نقل سجلات الرواتب والمقاولين والبضاعة إلى دفاتر تتطابق مع النماذج 941 و⁦W-2⁩ و⁦1099-NEC⁩ وتكلفة البضاعة المباعة فمهمة تتولاها مساعدة مسك الدفاتر.
• تدير شركة، أو تملكها جهة من الخارج: راجع إعداد مسك الدفاتر لشركة S ومسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجانب؛ وحسابات المالكين والميزانية العمومية سؤال تجيب عنه مساعدة مسك الدفاتر.
• تملك عقارًا مؤجَّرًا: راجع مسك دفاتر العقار المؤجَّر: جدول بيانات أم برنامج.
• أنت مالك فرد وسنتك بسيطة: راجع حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص ومسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك الدفاتر.
• اختيارك للطريقة يؤثر في الأرقام: راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق لنشاط صغير.